langkah-langkah kawalan dan garis panduan …langkah-langkah kawalan dan garis panduan perbelanjaan...

Garis Panduan Perbelanjaan JPN Perlis 2020 1

LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DAN

GARIS PANDUAN PERBELANJAAN TAHUN 2020

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PERLIS

1.0. PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS

1.1. Semua Pengurus Aktiviti hendaklah memastikan prestasi perbelanjaan

yang optimum dan mengikut peraturan-peraturan kewangan yang

berkuatkuasa bagi membolehkan pelepasan baki peruntukan yang

berkaitan daripada Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan

Malaysia. Bahagian Kewangan berhak menarik balik peruntukan

sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan.

1.2. Waran peruntukan (sub waran) yang diturunkan kepada pengurus aktiviti

perlu dibuat perancangan aktiviti (borang template perancangan akan

disediakan oleh Unit Kewangan) dan dihantar semula kepada Unit

Kewangan dalam tempoh 7 hari untuk memastikan proses perbelanjaan

peruntukan yang optimum.

1.3. Permohonan pindah / tambah / pelepasan baki peruntukan Belanja

Mengurus (yang diturunkan oleh bahagian-bahagian KPM) hendaklah

dikemukakan secara bertulis ke Unit Kewangan, Jabatan Pendidikan

Negeri Perlis untuk tindakan penyelarasan sebelum dimajukan ke

bahagian-bahagian berkenaan.


1.4. Permohonan berkenaan boleh dikemukakan dari semasa ke semasa

kepada Bahagian Kewangan, KPM sebelum 30 September 2020.

Sehubungan dengan itu, sebarang permohonan hendaklah dikemukakan

ke Unit Kewangan, JPN Perlis selewat-lewatnya pada 25 haribulan

bulan sebelumnya.

1.5. Permohonan pindah / tambah peruntukan akan dipertimbangkan

berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa dan disertakan dengan:

1.4.1. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan iGFMAS);

1.4.2. Justifikasi yang lengkap; dan

1.4.3.Ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Timbalan / Ketua Penolong

Pengarah Pengurusan / Penolong Pengarah yang

bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan sahaja.

1.6. Tarikh akhir permohonan tarik balik peruntukan ke Kementerian adalah

pada 30 September 2020 kecuali bagi bantuan persekolahan. Pengurus

aktiviti hendaklah mengelakkan daripada mengisytiharkan lebihan

peruntukan pada saat-saat akhir iaitu selepas 30 September 2020.

Sebarang pemulangan baki peruntukan selepas tarikh ini akan diambil

kira dalam pengagihan peruntukan tahun berikutnya.

1.7. Pengurus aktiviti bertanggungjawab memastikan baki peruntukan yang

akan ditarik balik tidak digunakan dan baki mencukupi bagi

membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.

1.8. Pengurus aktiviti hendaklah memastikan tiada sebarang peruntukan

tambahan diterima (kecuali kontrak KBK dan PKK) selepas tarikh 15

Oktober 2020 (sebarang perubahan tarikh akhir akan dimaklumkan

melalui memo rasmi bertulis dari Unit Kewangan) untuk mengelakkan

perolehan dan perbelanjaan saat-saat akhir dan memberi kesan kepada

pertambahan nilai pembayaran di bawah AP58.


1.9. Sebarang permohonan penerimaan waran tambahan dan pengeluaran

pesanan kerajaan selepas tarikh akhir yang ditetapkan oleh Unit

Kewangan, pengurus aktiviti perlu mendapatkan kelulusan daripada Ketua

Jabatan sebelum tindakan selanjutnya oleh pengurus aktiviti.

LANGKAH-LANGKAH KAWALAN DAN PERBELANJAAN BERHEMAH

2.0. KAWALAN PERBELANJAAN BAGI OS 14000

TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA

2.1. Tuntutan elaun lebih masa hanya dibenarkan bagi kes-kes yang

memerlukan tindakan segera atas kepentingan perkhidmatan selaras

dengan Perintah Am Bab G.

2.2. Sekiranya peruntukan sedia ada tidak mencukupi, cuti gantian boleh

diberikan dan kakitangan hendaklah mempunyai 9 jam waktu bekerja

lebih masa bagi melayakkan diberi 1 hari cuti gantian.

2.3 Tuntutan elaun lebih masa hendaklah mengandungi perkara berikut:

a) Penyata tuntutan dan butiran lebih masa.

b) Tandatangan Pengarah/ Timbalan Pengarah dan Ketua Sektor

pada Surat Arahan/ Surat Lantikan sebagai Urusetia program atau

majlis.

c) Surat pengesahan tugas oleh Ketua Unit bagi kerja melebihi 8 jam.

d) Salinan Kad Perakam Waktu/E-Hadir.

e) Rekod kerja/jadual kedatangan (Penyelia Asrama).

f) Salinan buku log (Pemandu).

g) Penyata Akaun Bank/Slip Gaji/ kelulusan tentatif program.


2.4 Elaun lebih masa yang layak dituntut adalah sekurang-kurangnya 60 minit

pertama, masa kerja lebih masa dikira dari tamat masa bekerja rasmi

kakitangan pada sesuatu hari. Sebarang tuntutan yang kurang daripada

tempoh tersebut adalah tidak layak dibayar.

2.5 Sektor dan Sekolah dikehendaki mengemukakan tentatif program dengan

terperinci untuk kelulusan Ketua Penolong Pengarah Pengurusan / Ketua

Unit Pentadbiran bagi Pemandu yang perlu bermalam di luar Jabatan /

Sekolah.

2.6 Arahan dan Tuntutan Elaun Lebih Masa hanya boleh dibuat dengan

kelulusan Pengarah Pendidikan / Timbalan Pengarah Pendidikan / Ketua

Penolong Pengarah / Pengetua / Guru Besar.

2.7 Elaun Lebih Masa dihadkan tidak melebihi 1/3 daripada gaji sebulan.

Kerja lebih masa yang melebihi daripada amaun tersebut akan diganti

dengan cuti gantian kecuali Pemandu.

2.8 Tuntutan Elaun Lebih Masa setiap 9 jam dalam sehari pada hari Sabtu,

Ahad dan Cuti Umum akan ditolak 1 jam.


3.1. KEMUDAHAN WARAN PERJALANAN UDARA

3.1.1. Bagi tahun 2020, kemudahan Waran Perjalanan Udara (WPU)

hanya disediakan untuk Pengarah Pendidikan bagi perjalanan

ke Sarawak, Sabah dan Luar Negara.

3.1.2. Bagi Pegawai dan kakitangan lain yang menghadiri mesyuarat

di luar kawasan ibu pejabat khususnya di Kementerian adalah


digalakkan untuk menggunakan kemudahan kenderaan awam

(bas dan keretapi).

3.1.3. Pegawai-pegawai Gred 41 ke atas yang membeli sendiri tiket

kapal terbang dibenarkan membuat tuntutan semula dengan

mengisi Borang TKT/1/2001 seperti di Lampiran I. Sekiranya

terdapat keperluan bagi kakitangan pelaksana untuk

menggunakan kapal terbang sebagai alternatif menghadiri

mesyuarat di luar kawasan ibu pejabat, kelulusan hendaklah

diperolehi terlebih dahulu daripada Pengarah/Timbalan

Pengarah/ Ketua Penolong Pengarah Pengurusan.

3.2. TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN

3.2.1. Tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan layak dituntut seperti

berikut dalam Jadual 1 dan tertakluk kepada syarat-syarat

serta peraturan yang berkuatkuasa:

Jadual 1: Kelayakan Tuntutan Perjalanan

Jenis Perjalanan Kelayakan

Perjalanan menggunakan kenderaan

sendiri dalam Negeri Perlis.

Layak menuntut Elaun Perjalanan

Kenderaan mengikut kelayakan masing-

masing.

Walau bagaimanapun, tugas rasmi di luar

Ibu Pejabat (dalam negeri Perlis), pegawai

tidak layak menuntut elaun makan, elaun

harian, bayaran sewa hotel atau bayaran

lojing.



Perjalanan menggunakan kenderaan

sendiri ke destinasi luar daripada Negeri

Perlis:

1. Melebihi 240km dari Ibu Pejabat;

a) Format A hendaklah dikemukakan

untuk kelulusan tujuh (7) hari

sebelum pegawai memulakan

perjalanan. Sekiranya Format A

dikemukakan selepas pegawai

pulang dan perjalanan dibuat tanpa

kelulusan, tuntutan perjalanan tidak

akan dibayar bagi urusan tersebut.

Pembayaran tuntutan perjalanan

adalah mengikut kadar tambang

gantian kapal terbang bagi

destinasi yang mempunyai

perkhidmatan terus kapal terbang

dengan nilai maksimum RM550

(pergi/balik); Bagi lain-lain destinasi

pembayaran adalah berdasarkan

tambang keretapi atau teksi satu

tempat duduk.

b) tugas rasmi di luar Ibu Pejabat,

pegawai layak menuntut elaun

makan, elaun harian, bayaran sewa

hotel atau bayaran lojing.

c) Sekiranya peruntukan subwaran

tidak mencukupi untuk pembayaran

tuntutan perjalanan pegawai, hanya

Pengarah sahaja yang dibenarkan

mengubah kadar tuntutan

perbatuan kepada tambang

gantian.



2. Kurang 240km dari Ibu Pejabat.

d) Tugas rasmi di luar Ibu Pejabat,

pegawai layak menuntut elaun

makan, elaun harian, bayaran sewa

hotel atau bayaran lojing.

e) Pembayaran adalah mengikut

kadar tambang teksi satu tempat

duduk atau perbatuan tertakluk

kepada kelulusan Pengarah /

Timbalan Pengarah Perancangan

bagi yang menggunakan

peruntukan DSA.

f) Bagi peruntukan subwaran

pembayaran adalah mengikut

perbatuan berdasarkan peruntukan

yang diterima.


Jadual 2: Kadar Kelayakan Tuntutan Dan Kadar Tambang Gantian Bagi

Perjalanan Lebih 240km

DARI KE

KEDAH PERBATUAN

PULAU PINANG PERBATUAN

PERAK PERBATUAN

KUALA TERENGGANU PERBATUAN

KOTA BHARU PERBATUAN

SELANGOR TAMBANG GANTIAN 550.00

PUTRAJAYA TAMBANG GANTIAN 550.00

KUALA LUMPUR TAMBANG GANTIAN 550.00

NEGERI SEMBILAN TAMBANG GANTIAN 550.00

MELAKA TAMBANG GANTIAN 700.00

JOHOR TAMBANG GANTIAN 900.00

PAHANG TAMBANG GANTIAN 900.00

KELAYAKAN

TUNTUTAN PEGAWAI

KADAR TAMBANG

GANTIAN (RM)

KANGAR

DESTINASI

Perjalanan Lebih 240km Hendaklah Mengemukakan Kelulusan Format A.

Semua Tuntutan Perjalanan Mesti Disokong Dengan Penyata Touch & Go.

Penggunaan motosikal dibenarkan untuk menuntut kadar perbatuan dengan kebenaran

khas pengarah / timbalan pengarah (perancangan).


3.2.2. Keutamaan perlu diberikan untuk menggunakan kenderaan

Jabatan sekiranya terdapat tugas rasmi yang melibatkan

dua (2) orang atau lebih pegawai Jabatan (kecuali Pengarah

dan Timbalan Pengarah) untuk ke satu destinasi yang sama di

luar dari negeri Perlis. Pegawai dan kakitangan yang

menggunakan kenderaan jabatan bagi tugas rasmi dalam

waktu pejabat tidak dibenarkan menuntut elaun perjalanan

daripada rumah ke Ibu Pejabat / tempat menunggu dan

sebaliknya. Penggunaan kenderaan jabatan adalah terhad

kepada program yang tidak melebihi 3 hari 2 malam.

3.2.3. Sekiranya tiada kenderaan Jabatan yang boleh digunakan pada

masa berkenaan, pegawai-pegawai berkenaan perlu

mendapatkan kelulusan daripada Pengarah / Timbalan

Pengarah Perancangan dengan mengisi Borang Permohonan

Kebenaran Menggunakan Kenderaan Sendiri kerana Bertugas /

Berkursus Keluar Negeri mengikut Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 2/1992 dan 4/1992 sebelum sesuatu perjalanan

dilakukan. Hanya seorang pegawai akan dibenarkan untuk

membuat tuntutan elaun perjalanan. Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong Pengarah perlu meminitkan:

a) nama pegawai yang dibenarkan untuk membawa

kenderaan tersebut; dan

b) nama pegawai yang menumpang

pada surat panggilan mesyuarat / kursus / bengkel

berkenaan.

3.2.4. Elaun Tuntutan Perjalanan tidak layak dituntut bagi perjalanan

menggunakan kenderaan sendiri ke destinasi program /


mesyuarat / kursus yang telah disediakan kemudahan

pengangkutan oleh penganjur (contoh: van, bas, coaster).

3.2.5. Penetapan ini juga terpakai bagi tuntutan yang menggunakan

peruntukan subwaran daripada Bahagian-Bahagian dan

Lembaga Peperiksaan di Kementerian. Urus setia program

subwaran hendaklah memastikan surat panggilan program

menyatakan kod aktiviti subwaran yang berkaitan bagi

urusan pembayaran atau jurnal.

3.2.6. Semua resit hendaklah dicop sebagai “Diperakui Bekalan /

Perkhidmatan Atas Urusan Kerajaan” dan salinan dokumen

sokongan perlu ditandatangani oleh Pegawai atau kakitangan

itu sendiri yang menghadiri program / mesyuarat / kursus

sebelum tuntutan dikemukakan ke Unit Akaun. Semua resit

yang dikemukakan untuk tuntutan perjalanan hendaklah

menggunakan resit asal.

3.2.7. Semua Tuntutan Elaun Perjalanan, Elaun Pertukaran dan

Kemudahan / Elaun (Elaun Lebih Masa, Bayaran Balik

Perubatan, Saguhati Penceramah / Fasilitator, Elaun Pakaian

Panas / Istiadat dan lain-lain) yang lengkap hendaklah

dikemukakan ke Unit Akaun / Sekolah PTJ selewat-lewatnya

pada 5 haribulan berikutnya. Tarikh akhir untuk kemukakan

tuntutan Bayaran Balik Perubatan dan Elaun Pakaian Panas /

Istiadat ialah 30 September 2020. Kelewatan mengemukakan

tuntutan akan menyebabkan tuntutan tersebut tidak akan

dibayar.

3.2.8 Pegawai / Pemandu yang menginap di sesuatu tempat sebelum

/ selepas program layak menuntut elaun lojing / bayaran sewa


hotel mengikut kadar kelayakan dengan syarat rumah

penginapan / hotel dalam lingkungan 25km dari tempat yang

diarahkan bertugas.

3.2.9 Semua Pembantu Tadbir Operasi, pembantu Tadbir Kewangan

dan Pembantu Operasi atau “Despatch” yang bertugas

menghantar surat ke jabatan hanya dibenarkan perbatuan

dengan had tuntutan maksimum adalah dinaikkan kepada RM

350.00 (yang menggunakan kereta sendiri) dan RM 120.00

elaun motosikal (yang menggunakan motosikal sendiri).

3.2.10 Setiap tuntutan perjalanan mestilah menggunakan borang kod

aktiviti dan dikemukakan kepada Unit Akaun bersama dengan

penyata tuntutan perjalanan untuk tujuan pembayaran.

3.2.11 Bagi perjalanan yang dibenarkan membuat tuntutan perbatuan,

pegawai yang ingin membuat tuntutan perjalanan rasmi di luar

pejabat melalui tuntutan perjalanan bulanan perlu

mengemukakan resit tol atau e-penyata Touch ‘n Go.

Pendaftaran Touch ‘n Go secara online boleh dibuat di laman

web www.touchngo.com.my dan mendaftar masuk di ruangan

Touch ‘n Go e-Statement. Sekiranya resit tol dan penyata

Touch ‘n Go tidak disertakan, tuntutan tol bagi perjalanan

tersebut tidak akan dibayar. Setiap perjalanan di luar Perlis

perlu mengemukakan resit tol / penyata touch n go sebagai

bukti perjalanan.

http://www.touchngo.com.my/


3.3. TUNTUTAN TAMBANG PENGANGKUTAN AWAM

3.3.1. Tambang pengangkutan awam layak dituntut bagi tambang bas

atau keretapi (ETS, LRT, ERL, komuter). Tambang sebenar

hendaklah disokong dengan resit.


PERHUBUNGAN DAN UTILITI

4.1. Selaras dengan “Arahan Pentadbiran KPM Bil. 1/2014: Langkah Berjimat

Cermat Penggunaan Utiliti Di Semua Bangunan Pejabat, Bangunan

Sewaan dan Premis Pendidikan, Kementerian Pendidikan Malaysia”, kos

utiliti hendaklah dikurangkan sebanyak 5% bagi tahun 2020. Pengurangan

kos utiliti tidak hanya menjurus kepada pengurangan tenaga elektrik

malah diperluaskan juga kepada utiliti air, bekalan air dingin (chilled

water), sistem penyaman udara berpusat dan talian telefon/faksimili.

4.2. Waktu penggunaan tenaga elektrik semua bangunan pejabat dan premis

pendidikan diseragamkan mulai jam 7.00 pagi hingga 6.00 petang.

4.3. Lampu, Unit Penyaman Udara (split unit air conditioner) dan kipas angin

hendaklah dimatikan semasa waktu rehat dan selepas waktu bekerja

kecuali terdapat keperluan rasmi di jabatan.

4.4. Penggunaan tenaga elektrik tidak dibenarkan pada cuti hujung minggu

dan cuti umum kecuali dengan kebenaran Ketua Jabatan.

4.5. Penggunaan air hendaklah sentiasa dipantau supaya tidak berlaku

pembaziran. Sebarang kebocoran paip / pili, tangki dan pam air hendaklah

dilaporkan segera untuk penyelenggaraan.


4.6. Pengetua / Guru Besar hendaklah menghubungi Syarikat Air Perlis (SAP)

bagi mendapatkan bil air setiap bulan supaya tidak berlaku tunggakan

yang terlalu tinggi sehingga tidak dapat dibayar oleh pihak sekolah.

4.7. Waktu operasi sistem penyaman udara berpusat di semua bangunan

pejabat dan premis pendidikan diseragamkan mulai jam 7.00 pagi hingga

6.00 petang. Suhu dalam bangunan hendaklah diselaraskan tidak kurang

daripada 24 darjah celsius. Tiada penggunaan sistem penyaman udara

berpusat dibenarkan pada cuti hujung minggu dan cuti umum kecuali jika

ada keperluan.

4.8. Penggunaan talian telefon / faksimili di semua bangunan pejabat dan

premis pendidikan hendaklah dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.

4.9. Pengetua / Guru Besar hendaklah memainkan peranan penting dalam

memastikan penggunaan utiliti di sekolah dan asrama digunakan secara

berjimat cermat selaras dengan “Arahan Pentadbiran KPM Bil. 1/2014:

Langkah Berjimat Cermat Penggunaan Utiliti Di Semua Bangunan

Pejabat, Bangunan Sewaan dan Premis Pendidikan, Kementerian

Pendidikan Malaysia” supaya kos utiliti dapat dikurangkan sebanyak 5 %

bagi tahun 2020.


SEWAAN

5.1. Butiran perjanjian dalam kontrak sewaan hendaklah diteliti semula

sebelum kontrak diperbaharui bagi memastikan pulangan yang tinggi

berbanding wang Kerajaan yang dibelanjakan.

5.2. Semua Majlis / Kursus / Bengkel / Seminar / Konvensyen / Kolokium /

Forum dan Persidangan Meja Bulat dan lain-lain program yang dianjurkan


perlu mengutamakan premis-premis yang tidak melibatkan kos sewaan

dewan seperti dewan sekolah.

5.3. Bilangan khemah perlu diminimumkan bagi majlis yang melibatkan

sewaan khemah.

5.4. Sistem siaraya hendaklah mengutamakan penggunaan peralatan sedia

ada di Jabatan yang tidak melibatkan kos sewaan ataupun dengan

membuat permohonan pinjaman daripada Jabatan / Agensi Kerajaan

yang lain.

5.5 Walau bagaimanapun sewaan dibenarkan sekiranya terdapat keperluan

sebagaimana yang diputuskan melalui mesyuarat atau kelulusan dari

pegawai atasan.


BEKALAN BAHAN MENTAH

6.1. Peruntukan OS 26000 tidak boleh digunakan untuk membuat bayaran

upah perkhidmatan kepada kontraktor yang melakukan kerja-kerja

penyelenggaraan / pembaikan.

6.2 Bagi bahan mentah minyak (fuel) untuk kenderaan Jabatan (bas, van dan

kereta) yang digunakan untuk urusan bukan rasmi (Kelab / Persatuan)

dan lawatan, kos yang berkenaan berserta bayaran tol hendaklah

ditanggung sendiri oleh pihak penganjur.

6.3 Perolehan bekalan bahan mentah hendaklah diperolehi daripada syarikat

yang telah dilantik melalui jawatankuasa sebut harga JPN Perlis.


6.4 Ketua Aktiviti diminta untuk memantau penggunaan bahan Mentah

supaya tidak berlaku pembaziran dan tidak digunapakai dalam tempoh

segera.


BEKALAN DAN BAHAN-BAHAN LAIN

7.1. Pembelian bekalan alat pejabat seperti kertas, toner pencetak, alat tulis

dan lain-lain (sekiranya ada) hendaklah dibuat secara berhemah dan

diagihkan sewajarnya mengikut keperluan.

7.2. Semua Dokumen Rasmi Kerajaan, Memo, Surat Panggilan Mesyuarat,

Minit Mesyuarat, Laporan dan Maklum Balas Mesyuarat hendaklah

diedarkan melalui email rasmi pegawai. Urus Setia tidak perlu mencetak

semula bahan mesyuarat yang telah diemail untuk edaran semasa

mesyuarat bagi mengelak pembaziran kecuali untuk rujukan Tuan

Pengerusi dan Setiausaha Mesyuarat.

7.3. Bahan-bahan untuk edaran (handouts) dalam mesyuarat tidak perlu

dicetak, memadai dengan memaparkan maklumat berkenaan di skrin.

7.4. Kertas-kertas yang digunakan sebelah muka sahaja haruslah disimpan

dan diguna semula untuk cetakan draf.

7.5. Dokumen yang difotostat dan dicetak (sekiranya mesin pencetak

mempunyai fungsi berkenaan) perlulah menggunakan kedua-dua belah

muka bagi mengurangkan penggunaan kertas.

7.6. Cenderahati untuk pegawai atau tetamu dalam Jabatan/ Kementerian

tidak dibenarkan selaras dengan SPK Bil. 1 Tahun 2004. Pemberian surat

penghargaan kepada pegawai berkenaan melalui Ketua Jabatan adalah

memadai.


7.7. Penyediaan beg / fail bagi kursus / bengkel / seminar adalah tidak

digalakkan.


PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN PERALATAN

8.1. Memandangkan peruntukan di bawah OS28000 terlalu kecil,

Penyelenggaraan Bangunan dan Peralatan hanya akan dilakukan oleh

Jabatan bagi kes-kes kecemasan dan darurat sahaja. Sehubungan itu,

pihak sekolah perlu menggunakan peruntukan LPBT / LPK / Baki Bawa

Ke Tahun Hadapan Bagi PCG Mata Pelajaran dan PCG Bukan Mata

Pelajaran (Peruntukan Tahun-Tahun Sebelumnya) sekolah / asrama yang

mana berkaitan bagi menampung keperluan penyelenggaraan kecil

selaras dengan SPK Bil. 8 Tahun 2012.


9.1. PERKHIDMATAN MAKANAN DAN MINUMAN

9.1.1. Penyediaan makan dan minum untuk mesyuarat yang

dipengerusikan oleh Pengarah / Timbalan Pengarah serta

mesyuarat yang melibatkan Agensi luar adalah dibenarkan.

Walau bagaimanapun penyediaan makan minum ini adalah

tertakluk kepada peruntukan yang masih ada.

9.1.2. Penyediaan makanan dan minuman untuk pelaksanaan

program-program seperti mesyuarat, bengkel, taklimat,

seminar, kursus, dan majlis-majlis rasmi yang tidak dibuat

secara pakej adalah ditetapkan seperti kadar dalam Jadual 2

berikut:


Jadual 2: Kadar Siling (maksimum) penyediaan makan / minum (bukan

secara pakej)

Jenis Penyediaan Kadar Siling/ Bil. Peserta

Minum Pagi / Petang sahaja RM 5.00

Makan Tengah Hari sahaja RM 8.00

Minum Pagi / Minum Petang dan Makan

Tengah Hari (program yang berlangsung

dari pagi hingga petang)

RM 15.00

Minum Pagi / Minum Petang dan Makan

Tengah Hari / Malam (program yang

berlangsung dari pagi hingga malam).

*Kadar ini tidak terpakai bagi program yang

melibatkan Kursus / Bengkel / Seminar /

Konvensyen / Kolokium / Forum /

Persidangan Meja Bulat / latihan.

RM 18.00

9.1.3. Perkhidmatan makan dan minum bagi mesyuarat, bengkel,

taklimat, seminar, kursus, dan majlis-majlis rasmi hendaklah

menggunakan Pesanan Tempatan (L.O.). Penggunaan Panjar

Wang Runcit adalah dibenarkan bagi perkhidmatan makan /

minum yang tidak melebihi RM 150.00 (tertakluk kepada

kes-kes mengejut atau ad-hoc) dengan kelulusan Pengarah

Pendidikan, Timbalan Pengarah Pendidikan atau Ketua

Penolong Pengarah Pengurusan sahaja.

9.1.4 Bagi perkhidmatan makan / minum untuk mesyuarat berkala

yang telah dirancang, perolehan boleh dibuat bersekali di dalam

satu (1) Pesanan Tempatan (L.O.) untuk mengawal

penggunaan Panjar Wang Runcit yang berlebihan. Pemohon

perlulah mengemukakan Surat Program berserta dengan

Nama Peserta Yang Lengkap bagi urusan pembayaran.


9.1.5 Urusetia dilarang sama sekali memendekkan waktu

pelepasan Majlis / Kursus / Bengkel / Seminar / Konvensyen /

Kolokium / Forum dan Persidangan Meja Bulat dan lain-lain

program sebagaimana yang ditetapkan di dalam surat jemputan

program yang dikemukakan kepada Pengetua / Guru Besar dan

Penyelia masing-masing.

9.1.6 Selaras dengan Surat KP(BKEW)(PK)1574/57/A Jld.13(21)

bertarikh 31 Julai 2013, Jabatan Pendidikan Negeri Perlis

membuat kawalan dalaman seperti Jadual 4 berikut:

Jadual 4: Kadar Siling Penyediaan Jamuan bagi Tetamu Kehormat

JPN Perlis

Tetamu Utama / VVIP Kadar Siling

DYMM Raja, DYMM Raja Perempuan,

DYTM Raja Muda, DYTM Raja Perempuan Muda

dan tetamu di meja DiRaja.

Jamuan ringan – RM 8.00 seorang

Makan Tengah Hari – RM 40.00 seorang

Makan Malam – RM 40.00 seorang

Menteri, Timbalan Menteri, Ketua Setiausaha,

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Timbalan

Ketua Setiausaha, Timbalan Ketua Pengarah

Pelajaran Malaysia, Setiausaha Kerajaan Negeri

Jamuan ringan – RM 5.00 seorang

Makan Tengah Hari – RM 30.00 seorang

Makan Malam – RM 30.00 seorang

9.1.5. Penyediaan makanan dan minuman bagi Majlis / Kursus /

Bengkel / Seminar / Konvensyen / Kolokium / Forum dan

Persidangan Meja Bulat dan lain-lain program dan lain-lain

program semasa bulan Ramadan (di siang hari) adalah tidak

dibenarkan. Jika terdapat keperluan untuk mesyuarat / bengkel

/ taklimat / kursus dan lain-lain program yang diadakan pada


sebelah malam yang melibatkan waktu berbuka puasa,

kelulusan khas perlu diperolehi dari Tuan Pengarah.

9.1.6. Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan di bawah PK 7.5

(Perolehan Perkhidmatan Makanan Dan Minuman Untuk

Mesyuarat Dalaman) bertarikh 15 Julai 2019, klausa 2

menyatakan Agensi adalah dibenarkan untuk melaksanakan

perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan makanan

dan minuman tanpa had nilai dan diluluskan oleh Pegawai

Pengawal / Ketua Jabatan / Pegawai yang diturunkan kuasa

oleh Pegawai Pengawal secara bertulis. Klausa 3

memaklumkan kemudahan ini juga terpakai bagi mesyuarat

dalaman yang diadakan di premis yang mensyaratkan

penggunaan pembekal sedia ada seperti pengendali kafe /

kantin dalaman. Selain itu, Agensi dibenarkan untuk

mendapatkan perkhidmatan daripada pembekal luar tertakluk

berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

9.1.7. Justeru, berdasarkan 9.1.6., bagi Jabatan Pendidikan Negeri

Perlis, perkhidmatan makanan dan minuman bagi sebarang

mesyuarat dalaman perlu mengutamakan syarikat kontraktor

kafeteria yang dilantik sebagai pembekal perkhidmatan

makanan dan minuman.

9.1.8.1 Walaubagaimanapun, 7 syarikat kontraktor yang telah dilantik

secara sebut harga oleh Unit Perolehan pada bulan Jun 2019

masih terpakai dan boleh digunakan sekiranya mesyuarat /

kursus / bengkel / seminar / taklimat dilaksanakan di luar premis

jabatan atau syarikat kontraktor kafeteria tidak dapat

membekalkan perkhidmatan makanan dan minuman melalui

makluman secara bertulis kepada pengurus aktiviti.


9.2. PENGURUSAN PAKEJ MESYUARAT / KURSUS / BENGKEL /

SEMINAR / TAKLIMAT

9.2.1. Pengurusan dan pelaksanaan pakej adalah tertakluk kepada:

a) Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bil. 1, Tahun 2014:

Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis / Acara

Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid / Pelajar

di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia.;

b) 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) bawah Bidang

Pengurusan Belanjawan, iaitu Pekeliling PB 3.2 – Garis

Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat bagi Mengawal

Perbelanjaan Awam;

c) Arahan Pegawai Pengawal Tahun 2019, Kementerian

Pendidikan Malaysia.

9.2.2. Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-Langkah

Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus Tahun 2015, KPM

yang berkuatkuasa pada 1 Oktober 2015 di perenggan 4.4 telah

menyatakan seperti berikut:

a) Semua permohonan baharu bagi penganjuran program/

aktiviti secara pakej di premis swasta tidak

dibenarkan.

b) Permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini boleh

diberikan sekiranya Jabatan dapat membuktikan bahawa

harga keseluruhan pakej (termasuk tuntutan perjalanan)

bagi penganjuran program/aktiviti di premis swasta


setara/lebih rendah berbanding pelaksanaan di premis

kerajaan.

c) Premis swasta yang dimaksudkan termasuk hotel,

premis badan berkanun dan syarikat berkaitan

Kerajaan (GLC) yang mengenakan kadar bayaran

penginapan dan makan;

d) Semua kemudahan secara pakej di premis swasta

hendaklah mendapatkan kelulusan pegawai pelulus

seperti berikut;

a. Justifikasi keperluan mengadakan pakej di premis

swasta

b. Justifikasi pakej melebihi hari yang ditetapkan

c. Justifikasi pakej dibuat di luar zon pemohon untuk

kelulusan pegawai pengawal; dan

d. Justifikasi lewat mengemukakan permohonan.

e) Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa

mengira jumlah kos pakej hendaklah mendapat

kelulusan khas Pegawai Pelulus seperti berikut:

Bil. Kos Pakej Pegawai Pelulus

1. RM50,000 dan ke bawah Setiausaha Bahagian

Kewangan, KPM

2. RM50,000 ke atas Pegawai Pengawal

(KSU KPM)

f) Semua program / aktiviti berbentuk mesyuarat

pengurusan atau latihan fungsian (generic) di

peringkat Jabatan atau bersama agensi-agensi di

bawah kawalan Bahagian hendaklah dihadkan


kepada sehari sahaja dan dilaksanakan di premis

sendiri atau premis Kerajaan.

9.3. ELAUN KERAIAN GURU BESAR

9.3.1 Elaun Keraian Guru Besar tidak akan dibayar memandangkan

kekurangan peruntukan di bawah OS 29000 dan sekiranya Guru

Besar atau pihak sekolah perlu meraikan tetamu, Guru Besar

bolehlah menggunakan peruntukan di dalam Akaun SUWA.

10.0. KAWALAN PERBELANJAAN BAGI PERUNTUKAN SUBWARAN

10.1. Bagi Program / Aktiviti yang mempunyai Peruntukan Khas / Subwaran

dengan kelulusan kadar tertentu adalah tidak terikat dengan ketetapan

dalam Kawalan Perbelanjaan Dalaman JPNPs tahun 2020. Dokumen

sokongan perlu dilampirkan untuk rujukan Pegawai Pelulus. Namun

jika tiada sebarang kelulusan kadar yang ditentukan, maka pemohon

perlulah mematuhi arahan Kawalan Perbelanjaan Dalaman JPN 2020.

Walau bagaimanapun semua perbelanjaan adalah tertakluk kepada

pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Bagi peruntukan dari Lembaga

Peperiksaan / Bahagian kadar yang diluluskan oleh Lembaga /

Bahagian perlu dilampirkan setiap kali perolehan dilaksanakan.

10.2. Semua Pegawai Meja yang menyelia penggunaan subwaran perlu

menguruskan vot manual agar perbelanjaan peruntukan subwaran

berkenaan dapat digunakan sebaik mungkin. Semakan berkala perlu

dibuat melalui sistem IGFMAS dan semakan Subwaran boleh dirujuk di

Unit Akaun.


11.0. PEMATUHAN TERHADAP PROSEDUR DAN TATACARA KEWANGAN

11.1. Bagi mengelakkan ketidakpatuhan peraturan kewangan dan berisiko

dengan tindakan bawah AP59, semua pegawai dan kakitangan hendaklah

mengelakkan ketidakpatuhan peraturan seperti berikut:

a) Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;

b) Perolehan tanpa Peruntukan; dan

c) Perolehan tanpa mematuhi tatacara/ peraturan perolehan.

11.2. Semua pegawai dan kakitangan hendaklah mematuhi prosedur dan

tatacara kewangan yang telah ditetapkan. Pesanan Tempatan (L.O.)

hendaklah disediakan terlebih dahulu sebelum sesuatu pembelian /

perkhidmatan dilakukan. Perolehan pembelian terus bagi

barangan/perkhidmatan yang tidak melebihi RM20,000.00 perlu

dilaksanakan tiga (3) kajian pasaran dari syarikat berdaftar dengan

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) dan mempunyai kod bidang

Kementerian Kewangan yang berkaitan kecuali bagi perolehan yang

tertakluk di bawah PK7 Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan

Kerajaan.

11.3. Kegagalan pegawai atau kakitangan berkenaan untuk mematuhi tatacara

yang telah ditetapkan boleh menyebabkan pegawai berkenaan diambil

tindakan surcaj atau tindakan tatatertib di bawah Peraturan-Peraturan

Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993.

11.4. Semua pegawai termasuk Pengetua / Guru Besar yang

dipertanggungjawabkan untuk menandatangani perakuan kerja bagi

perkhidmatan kebersihan bangunan dan kawasan (KBK) serta kawalan

keselamatan (PKK) perlu memastikan syarikat yang dilantik menyediakan

perkhidmatan seperti yang tertakluk di dalam kontrak perjanjian.

Sekiranya pihak syarikat gagal berbuat demikian, pegawai perakuan kerja


hendaklah membuat pemotongan bayaran kontrak. Tindakan surcaj boleh

dikenakan sekiranya pegawai perakuan kerja didapati tidak

memperakukan perkhidmatan sebenar yang diterima daripada syarikat

yang menyediakan perkhidmatan tersebut.

12.0. TANGGUNGJAWAB KETUA PENOLONG PENGARAH, PENGETUA, GURU

BESAR, KETUA UNIT DAN PENOLONG PENGARAH

Dalam usaha untuk memastikan pelaksanaan kawalan perbelanjaan ini dipatuhi

oleh semua pihak, tuan hendaklah menyampaikan isi kandungan surat ini

kepada guru / pegawai / kakitangan di bawah seliaan masing – masing dan

pematuhan kepada peraturan kewangan yang berkuatkuasa perlu sentiasa

ditegaskan dalam setiap pertemuan. Arahan Kawalan Dalaman JPNPs 2020

boleh di muaturun di dalam portal JPN Perlis.

13.0. TARIKH KUATKUASA

13.1. Pelaksanaan Kawalan Perbelanjaan ini berkuatkuasa serta-merta.

Sebarang aktiviti / program yang dijalankan selepas tarikh surat ini

dikeluarkan perlu mematuhi kawalan dalaman ini.

13.2. Kawalan Perbelanjaan ini akan berkuatkuasa sehingga satu kawalan

perbelanjaan lain dikeluarkan kelak.

13.3. Kawalan Perbelanjaan ini juga boleh dipinda tertakluk kepada surat

makluman tambahan yang akan diedarkan (sekiranya ada) daripada

Ketua Jabatan.


13.4. Semua kawalan perbelanjaan ini adalah tertakluk kepada peruntukan

yang masih ada. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi pihak Jabatan

berhak untuk tidak membayar tuntutan tersebut.

Sekian, terima kasih.

Pengarah Pendidikan Perlis

langkah-langkah kawalan dan garis panduan …langkah-langkah kawalan dan garis panduan perbelanjaan...

Documents