ICQ Versi 1/2012

1

BAHAGIAN 4

KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN

PTJ: .

Tempoh Pengauditan: .

Disediakan Oleh :

Nama: .

Tarikh: .

Disemak Oleh :

Nama: .

Tarikh: ...

ICQ Versi 1/2012

2

BAHAGIAN 4

KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN

Tujuan :

Bagi menentukan sama ada rekod-rekod harta modal, inventori dan bekalan pejabat ada diselenggarakan, mengikut peraturan dan kemas kini dan juga bagi menentukan harta modal dan inventori yang diperoleh diguna dan disimpan mengikut peraturan. Peraturan:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Bil. 6/1999 Inden Minyak Bil. 8/1999 Touch n Go Bil. 2/1980 Kenderaan Jabatan Bil. 5 Tahun 2009 - Tatacara Pengurusan Stor

2. Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat 3. Dasar Keselamatan ICT MAMPU Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan : BAB A - PENERIMAAN KEW.PA 1 : Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan BAB B - PENDAFTARAN KEW.PA 2 : Daftar Harta Modal KEW.PA 3 : Daftar Inventori KEW.PA 4 : Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA 5 : Senarai Daftar Inventori KEW.PA 6 : Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori KEW.PA 7 : Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 8 : Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori Bagi Tahun ......... BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN KEW.PA 9 : Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 10 : Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA 11 : Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA 12 : Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori

ICQ Versi 1/2012

3

BAB D - PENYELENGGARAAN KEW.PA 13 : Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan KEW.PA 14 : Daftar Penyelenggaraan Harta Modal BAB E - PELUPUSAN KEW.PA 15 : Surat Lantikan Lembaga Pemeriksa KEW.PA 16 : Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA 17 : Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA 18 : Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 19 : Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 20 : Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 21 : Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 22 : Borang Tender Aset Alih Kerajaan KEW.PA 23 : Jadual Tender Pelupusan KEW.PA 24 : Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 25 : Borang Sebutharga Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 26 : Jadual Sebut Harga Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 27 : Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 27(A) : Senarai Aset Yang Dilelong BAB F KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA KEW.PA 28 : Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 29 : Perlantikan Jawatankuasa Penyiasatan KEW.PA 30 : Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 31 : Sijil Hapuskira Aset Alih Kerajaan KEW.PA 32 : Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Buku Log Kenderaan Fail Sejarah Kenderaan Daftar Penggunaan Kad Inden Minyak Daftar Touch n Go Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) Kad Petak (KEW. 300 J4/KEW.PS -4) Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

ICQ Versi 1/2012

4

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.1 AM

Dapatkan maklumat aset yang dibeli dalam tahun yang diaudit.

4.1.1 Adakah Unit Pengurusan Aset diwujudkan.

4.1.2 Setiap PTJ mempunyai seorang Pegawai Aset

4.1.3 Pegawai Aset adalah menjadi setiausaha JKPAK

4.2 BAB A : PENERIMAAN

4.2.1 Pegawai Penerima dilantik secara bertulis untuk bertanggungjawab menerima dan mengesahkan aset

yang diperolehi.

4.2.2 Bagi pembelian aset teknikal, adakah diperiksa oleh

pegawai teknikal yang bertauliah mengikut kesesuaian.

4.2.3 Adakah langkah-langkah berikut dipatuhi:

(a) Adakah aset yang diterima menepati

spesifikasi yang dipesan. (Rujuk Baucar Pembelian)

(b) Aset diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji sebelum mengesahkan penerimaannya.

(c) Adakah pengesahan dilakukan dengan serta

merta.

Jika tidak adakah catatan diterima dengan

syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji

dicatatkan.

(d) Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima menyediakan borang laporan

penerimaan aset alih kerajaan KEW.PA-1

disediakan jika terdapat kerosakan atau perselisihan.

(e) Borang KEW.PA-1 yang disahkan dan

ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada ejen pembekal/ syarikat dengan serta

merta.

(f) Pegawai penerima memastikan aset diterima

berserta surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan (jika ada).

ICQ Versi 1/2012

5

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.3 BAB B : PENDAFTARAN

4.3.1 Adakah aset didaftarkan dalam tempoh 14 hari dari

tarikh penerimaan.

4.3.2 Pengesahan pendaftaran hendaklah di cop pada dokumen punca maklumat (Pesanan Kerajaan/ Nota

Serahan/ Invois/ Dokumen Kontrak).

Telah direkodkan pada .......(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset .......(seperti nombor pada daftar)

4.3.3 Dokumen Pendaftaran: Daftar Harta Modal KEW.PA-2;

Daftar Inventori KEW.PA-3

(a) Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) disediakan dengan

lengkap dan kemas kini dan maklumat adalah

lengkap dan tepat

(b) Daftar Harta Modal dan Inventori menggunakan format yang sama dengan

pekeliling.

(c) Daftar Harta Modal Dan Inventori

ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

(d) Salinan asal Daftar KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 ditempatkan dilokasi aset sekiranya jarak

lokasi aset jauh dari PTJ.

(e) Adakah KEW.PA 2 dan KEW.PA-3 disimpan

dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.

(f) Ambil 10 sampel harta modal dan 10 sampel

inventori bagi setiap unit yang dilawati untuk mengesahkan butiran aset.

4.3.4 Senarai Harta Modal (KEW.PA-4) Senarai Inventori (KEW.PA-5)

(a) Adakah semua aset yang dimiliki disenaraikan

dalam daftar:

(i) KEW.PA-4 Senarai Harta Modal (ii) KEW.PA-5 Senarai Inventori

(b) Ambil 10 sampel harta modal dan 10 inventori bagi setiap unit yang dilawati untuk

mengesahkan aset telah disenaraikan.

ICQ Versi 1/2012

6

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.3.5 Pelabelan Aset

(a) Adakah semua aset dilabelkan Hak Kerajaan

Malaysia (HKM) dan Nama Kementerian/Jabatan di tempat yang mudah

dilihat.

(b) Kenderaan penyamaran dilabel di tempat yang tidak mudah dilihat. Adakah kebenaran dari

Kementerian Kewangan telah diperolehi.

(c) Adakah aset dilabel mengikut nombor siri

pendaftaran yang betul dan lengkap.

4.3.6 Pergerakan Aset

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara direkod dalam Buku Daftar

Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) dan

disimpan dalam kabinet berkunci.

4.3.7 Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7)

(a) Disediakan oleh Pegawai Aset dan

ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab.

(b) Disediakan dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan

oleh pegawai aset manakala 1 salinan lagi

disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab dan dikemas kini sekiranya

berlaku perubahan.

4.3.8 Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8) dikemukakan kepada

JKN/KKM/Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun

berikutnya.

4.4 BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

4.4.1 Adakah aset yang dibeli digunakan.

Jika tidak, sila nyatakan sebabnya.

4.4.2 Adakah kerosakan aset dilaporkan dengan

menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) dan tindakan susulan diambil.

4.4.3 Adakah aset disimpan di tempat yang selamat dan

sentiasa berada di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.

ICQ Versi 1/2012

7

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.4.4 Adakah pemeriksaan aset dilakukan.

(Semak KEW.PA-10 dan KEW.PA-11)

(a) Adakah sekurang-kurangnya 2 orang pegawai pemeriksa dilantik oleh KSU.

(b) Adakah pegawai pemeriksa adalah pegawai

yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset.

(c) Adakah pemeriksaan aset dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

4.4.5 Adakah pegawai pemeriksa mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua

Jabatan.

4.4.6 Adakah Ketua Jabatan mengemukakan KEW.PA-10

dan KEW.PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12)

kepada KSU.

4.4.7 Adakah Ketua Jabatan melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa dan

direkod dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut (AM28).

4.5 BAB D : PENYELENGGARAAN

4.5.1 Pegawai Aset yang bertanggungjawab

melaksanakan langkah-langkah berikut kecuali bagi penyelenggaraan dan pemantauan yang dilakukan

oleh syarikat konsesi:-

(a) Adakah aset yang memerlukan

penyelenggaraan disenaraikan mengikut KEW.PA-13.

(b) Adakah program penyelenggaraan dirancang.

(c) Adakah penyelenggaraan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.

(d) Adakah penyelenggaraan direkod dalam

Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) dengan lengkap dan kemas kini.

ICQ Versi 1/2012

8

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

(e) Menilai program penyelenggaraan bagi

(i) Menentukan matlamat program

penyelenggaraan tercapai. (ii) Berkualiti/ bersesuaian

(iii) Kos yang munasabah

(iv) Masa yang diambil

(f) Adakah tarikh penyelenggaraan yang seterusnya dikenalpasti dan dikemas kini

dalam daftar

4.5.2 Bagi penyelenggaraan dan pemantauan yang dilakukan oleh syarikat konsesi:-

Adakah penyelenggaraan oleh syarikat konsesi diselia

dan dipantau oleh SIHAT seperti syarat-syarat yang

ditetapkan.

4.6 BAB E : PELUPUSAN

4.6.1 Fail Pelupusan disedia dan diselenggarakan.

4.6.2

Jabatan/pejabat mempunyai perancangan

melupuskan aset sama ada secara Tahunan

Bulanan

Masa ke semasa

4.6.3 Adakah unit pengurusan aset bertanggungjawab dan berperanan sebagai Urusetia Pelupusan.

4.6.4 Adakah Lembaga Pemeriksa ada ditubuhkan dan ahli dilantik bagi membuat pemeriksaan ke atas aset

yang hendak dilupuskan (KEW.PA-15)

Tempoh lantikan tidak melebihi dua

(2) tahun berdasarkan jawatan.

Ahli tidak terlibat secara langsung dalam

pengendalian aset Lantikan Pegawai Pemeriksa oleh KSU

4.6.5 Lembaga Pemeriksa menyediakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan.

4.6.6 Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan

dari tarikh diarahkan oleh Jabatan

4.6.7 Adakah Perakuan Pelupusan [PEP] (KEW.PA-16)

disediakan bagi aset mekanikal, teknikal, elektronik dan perkakasan komputer

ICQ Versi 1/2012

9

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

PEP bagi perkakasan komputer disediakan oleh

Pegawai Sistem Maklumat

PEP bagi peralatan pergigian disediakan oleh

Juruteknologi Pergigian Merujuk kepada JKR atau Jabatan yang

mempunyai bengkel bagi peralatan tertentu

PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai

pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset

berkenaan Pastikan nilai aset di PEP sah digunakan untuk

tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya

melebihi 1 tahun, Jabatan perlu mendapat

pengesahan nilai semasa yang baru

4.6.8 Adakah kaedah pelupusan aset dibuat berdasarkan syor Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)

4.6.9

Lembaga Pemeriksa menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urusetia Pelupusan

4.6.10 Adakah kelulusan pelupusan diperoleh daripada:

(a) Perbendaharaan:

(i) Perolehan asal satu aset melebihi

RM500,000 untuk setiap barang individu dan lebih RM1,000,000 nilai agregat.

(ii) Pelupusan tanpa mengisi nilai perolehan

asal seperti hadiah, pindahan dari

Jabatan Persekutuan ke Negeri, tukar beli, tukar barang.

(b) KSU

(i) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 untuk setiap barang

individu dan tidak melebihi RM1,000,000 nilai agregat

(ii) Pindahan aset antara Jabatan

Persekutuan bagi nilai perolehan satu

aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan tidak melebihi

RM500,000

(c) Ketua Pengarah

Perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregat.

ICQ Versi 1/2012

10

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

(d) Jabatan/ Bahagian/ Timbalan Ketua

Pengarah

Perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM25,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregat.

(e) Negeri Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Jabatan

Perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM10,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM100,000 nilai agregat.

4.6.11 Adakah pelaksanaan pelupusan dibuat mengikut kaedah pelupusan yang disyorkan oleh Lembaga

Pemeriksa (KEW. PA-17) setelah mendapat kelulusan.

Sekiranya tidak, adakah permohonan untuk meminda kaedah pelupusan dikemukakan kepada Kuasa

Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.

4.6.12 Adakah aset dilupuskan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan pelupusan.

4.6.13 Pelanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh

pelupusan.

4.6.14

Kelulusan terbatal sekiranya tindakan pelupusan tidak

dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan (perlu mendapat kelulusan baru).

4.6.15 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan

(KEW.PA-18) disediakan selepas pelupusan kaedah

musnah selesai dijalankan.

4.6.16 Adakah Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) disediakan selepas proses pelupusan dan ditandatangani oleh

Ketua Jabatan.

4.6.17 KEW.PA-19 hendaklah dikemukakan kepada Kuasa

Melulus beserta:- Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan

Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah

pindahan/hadiah

KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah

ICQ Versi 1/2012

11

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.6.18 Adakah tindakan berikut diambil:

(a) Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama

Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan.

(b) Borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi aset

yang dilupuskan disimpan dalam Fail Pelupusan.

(c) Bagi kenderaan:

Kad Pendaftaran Kenderaan dibatalkan

dan dimaklumkan kepada JPJ Diserahkan kepada pembeli kecuali

pelupusan secara sisa

4.6.19 Adakah Laporan Tahunan Pelupusan (KEW.PA-20) dikemukakan ke PTJ 1/Ibu Pejabat dan ke

Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

4.7 BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

4.7.1 Adakah unit pengurusan aset jabatan/pejabat

bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan dan Hapuskira.

4.7.2 Sekiranya berlaku kehilangan aset di sesebuah

jabatan/pejabat adakah Ketua Jabatan/ Pegawai

yang bertanggungjawab ke atas kehilangan/yang menjaga aset/ yang mengetahui kehilangan berlaku:

(a)

Melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam

dari waktu kehilangan diketahui.

(b) Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal

Kehilangan Aset (KEW.PA-28).

(c) Ketua Jabatan mengemukakan laporan awal dan salinan laporan polis kepada KSU

Kementerian dan Perbendaharaan dalam

tempoh 2 hari bekerja dan salinan kepada Akauntan Negara dan Ketua Audit Negara.

4.7.3 Adakah Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara

bertulis (KEW.PA-29) dengan segera dalam tempoh 2

minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani dan melaksanakan tanggungjawabnya.

ICQ Versi 1/2012

12

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.7.4 Adakah Laporan Akhir (KEW.PA-30) disediakan oleh

Jawatankuasa Penyiasat dan dikemukakan kepada Urusetia Kehilangan dan Hapuskira dalam tempoh 2

bulan dari tarikh pelantikan.

(a) Laporan Akhir disertakan dengan dokumen

sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/Inventori, gambar lokasi kejadian (jika

perlu).

(b) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal dikemukakan

kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat

(4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikeluarkan.

(c) Laporan Akhir perlu dikemukakan mengikut tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan

Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

4.7.5 Adakah hapuskira mendapat kelulusan:

(a) Perbendaharaan

Perolehan asal satu aset melebihi RM500,000

untuk setiap barang individu dan lebih

RM1,000,000 nilai agregat.

Semua kehilangan yang melibatkan

peralatan elektronik, komunikasi dan ICT

seperti telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, PDA,

LCD Projector, pemain CD/DVD dan smart phone.

Semua kehilangan melibatkan kecurian,

penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai asal perolehan

(b) Pegawai Pengawal

Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM200,000 untuk setiap barang individu dan tidak melebihi RM1,000,000 nilai agregat

Kehilangan melibatkan kecurian, penipuan

atau kecuaian yang tidak melibatkan

pegawai awam

ICQ Versi 1/2012

13

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

(c) Ketua Pengarah

Perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 untuk setiap barang individu dan

tidak lebih RM500,000 nilai agregat.

(d) Jabatan/ Bahagian/ Timbalan Ketua

Pengarah

Perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM25,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregat.

(e) Negeri Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua

Jabatan

Perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM10,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM100,000 nilai agregat

4.7.6 Adakah kelulusan hapuskira telah direkodkan di Daftar Harta Modal/Inventori.

4.7.7 Adakah Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) dikemukakan

dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan kepada Kuasa Melulus.

4.7.8 Syor surcaj/ Tatatertib hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib Kementerian/ Jabatan dalam

tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.

4.8 KENDERAAN JABATAN

Lampiran 1

4.8.1 Jabatan /Agensi ada melantik seorang Pegawai Pengangkutan/pegawai yang diberi kuasa.

4.8.2 Di Pejabat yang mempunyai lebih daripada 20 buah

kenderaan, Pegawai Pengangkutan yang mempunyai

sijil dalam bidang kejuruteraan motor ada dilantik untuk menguruskan fleet kenderaan.

4.8.3 Seorang pemandu bertanggungjawab ke atas sebuah

kenderaan.

4.8.4 Pegawai selain pemandu hendaklah diberi kuasa

untuk memandu kenderaan bagi setiap perjalanan oleh Ketua Jabatan

ICQ Versi 1/2012

14

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.8.5 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai

Pengangkutan bagi setiap perjalanan.

4.8.6 Fail sejarah kenderaan diselenggara bagi setiap kenderaan dan lengkap dengan maklumat seperti

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2), sijil pemeriksaan

daripada JKR, kad pendaftaran, rekod pusat kenderaan , invois penyelenggaraan kenderaan,

rekod kemalangan kenderaan (sekiranya berlaku kemalangan) dan lain-lain

4.8.7 Pastikan Buku Log diselenggara dengan lengkap dan

kemas kini.

Lampiran 2

4.8.8 Tiap-tiap catitan dalam Buku Log dibuat berpendua

dan dimulakan dengan muka helai yang baru bagi sesuatu bulan

4.8.9

Buku Log hendaklah diperiksa dan ditandatangani oleh Pegawai Pengangkutan pada hari akhir setiap

minggu.

4.8.10 Keratan salinan asal Buku Log yang telah dicatitkan hendaklah dicerai dan disimpan di pejabat dan

diperiksa sekurang- kurangnya sebulan sekali oleh

Ketua Jabatan atau Pegawai yang dilantik bagi tujuan tersebut.

4.8.11 Semakan fizikal kenderaan untuk memastikan jarak

kenderaan yang dicatitkan dalam Buku Log adalah

bersamaan dengan angka meter/odometer di kenderaan.

4.8.12 Kenderaan ada dihantar untuk diservis mengikut

tempoh jarak yang disyorkan oleh pembuat

kenderaan.

4.8.13 Pemeriksaan tahunan ada dijalankan. [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1980)

4.8.14 Kos pembaikan dan penyenggaraan kenderaan ada

direkodkan dalam fail sejarah kenderaan atau Daftar

Harta Modal.

4.8.15 Adakah pembaikan/ penyenggaraan kenderaan dijalankan dengan kerap.

4.8.16

Kenderaan disimpan dengan selamat.

ICQ Versi 1/2012

15

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

4.8.17

Kunci disimpan oleh pegawai pengangkutan dan

diserahkan kepada pemandu bila diperlukan.

4.8.18 Adakah terdapat kenderaan yang buruk, usang dan tidak dapat digunakan yang tersadai.

4.8.19 Penggunaan minyak bulanan ada dikira dan dicatatkan di ruangan bawah helaian buku log.

4.8.20 Kad Touch N Go [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1999]

(a)

Kad Elektronik bagi pembayaran tol dikawal

oleh Pegawai Pengangkutan dan hanya dikeluarkan apabila diperlukan.

Lampiran 3

(b) Kad hendaklah disimpan oleh Pegawai

Pengangkutan/Kenderaan

(c) Buku daftar penggunaan kad hendaklah

diselenggara dan semua transaksi direkod dengan kemaskini bagi memastikan baki nilai

kad adalah tepat.

(d) Dapatkan/cetak dan semak salinan penyata

dari syarikat untuk memastikan tidak berlaku penyalahgunaan.

(e) Kehilangan kad ini hendaklah dilaporkan

sebagai kehilangan wang awam [AP 315 (a)].

4.8.25 Kad Inden Minyak [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6/1999]

Lampiran 4

(a) Resit pembelian minyak disimpan secara tersusun dan semua butiran pembelian

minyak direkod dalam buku log oleh pemandu.

(b) Penyata pembelian bulanan hendaklah disahkan oleh pemandu/ pegawai

pengangkutan dan semua perbezaan dilaporkan kepada Pegawai Kenderaan/

Pengangkutan.

(c) Pastikan penggunaan bahan api berpatutan

dengan jumlah jarak perjalanan

ICQ Versi 1/2012

16

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

(d) Sediakan analisis mengenai jumlah jarak

perjalanan sebulan dibandingkan dengan jumlah penggunaan bahan api dalam bulan

berkenaan

(e) Kad hendaklah disimpan oleh Pegawai

Pengangkutan/Kenderaan kecuali bagi Pegawai Kanan Gred Jusa C dan keatas.

(f) Setiap pergerakan kenderaan secara guna

sama mesti ada surat arahan.

(g)

Kad adalah untuk pembelian minyak

petrol/diesel sahaja.

(h) Kad inden khas (kad induk) hanya digunakan dalam keadaan kecemasan bagi membeli

minyak petrol/diesel, air bateri dan lain-lain

keperluan kenderaan

(i) Buku rekod pergerakan kad inden pemandu hendaklah diselenggara dan diperiksa oleh

Ketua Jabatan.

4.9 Bekalan Pejabat [Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009]

4.9.1 Penerimaan

(a) Adakah pegawai yang terima barang diberi

kuasa oleh Ketua Pejabat sebagai Pegawai

Penerima? (Tentukan Pegawai Penerima Stok dan dapatkan salinan surat kuasanya)

(b) Adakah penerimaan barang daripada pembekal mengambil langkah-langkah

berikut:

Dokumen seperti pesanan kerajaan,

nota serahan, invois, kontrak, kad jaminan, perakuan kualiti diterima

daripada pembekal. Diperiksa secara dikira, diukur,

ditimbang dengan disaksikan oleh

seorang pegawai yang lain.

4.9.2

Merekod Stok

(a) Adakah Kad Petak (Kew.PS-4) digunakan

untuk merekod terimaan stok dan diisikan dengan lengkap

ICQ Versi 1/2012

17

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

(b) Adakah penggunaan warna kad berikut:

Kad Kawalan Stok (Kew.PS-3) Putih Kad Petak (Kew.PS-4) Hijau

Stok Bertarikh Luput Merah Jambu

(c) Kad Petak ditempatkan bersama dengan stok

barang

(d) Tatacara penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dalam pen

hitam/biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

(e) Senarai Daftar Kad Kawalan Stok (Kew.PS-5) diselenggarakan

4.9.3 Pengeluaran Stok

(a) Semua pesanan kepada Stor Unit

menggunakan Kew.PS-11. Tentukan tindakan diambil atas KEW.PS-11

yang diterima : Mendaftarkan KEW.PS-11 dan

memberi nombor permohonan;

Menentukan kuantiti pengeluaran;

Mendapatkan kelulusan pengeluaran

dan Mencatatkan pengeluaran di Kad

Petak.

(b) Semua pengeluaran stok diluluskan oleh Pegawai Stok dan seorang Pelulus yang

diberi kuasa oleh Ketua Pejabat.

(c) Semua borang KEW.PS 11 ditandatangani

dan ditarikhkan oleh Pegawai Stor.

4.9.4 Pengiraan Stok

Dilaksanakan secara terus menerus sepanjang tahun. Setelah pengiraan dilakukan, adakah satu garisan

merah dibuat pada akhir transaksi.

4.9.5 Keselamatan Dan Kebersihan

(a) Tentukan kawalan keselamatan stor adalah

yang sesuai, mencukupi dan berkesan

dengan mengambil kira aspek-aspek berikut:

ICQ Versi 1/2012

18

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

Terhindar dari bahaya banjir/bahang

matahari Stor mempunyai sistem peredaran

udara seperti air cond, exhaust fan, kipas

Peraturan penyimpanan kunci

Fire alarm, smoke detector Fire extinguisher dan hose reel

ditempatkan di kawasan strategik

Tanda-tanda amaran seperti

Dilarang Merokok;Mudah Terbakar Kawalan pencegah serangga perosak

4.9.6 Semak baki fizikal dan rekod bagi sekurang-

kurangnya 10 sampel.

Lampiran 5

4.10 Keselamatan

4.10.1 Alat Pemadam Api diperiksa oleh pihak Bomba dan

Sijil Pemeriksaan diperolehi. [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 tahun 2007]

4.10.2 Bilik Server Selamat

(i) Bilik Server sentiasa ditutup dan hanya diakses oleh pegawai yang dibenarkan

(ii) Bilik Server dibekalkan Split Air Condition (iii) Tiada Barangan Mudah Terbakar tersimpan

didalam Bilik Server seperti kertas, bahan kimia

dan lain-lain barangan mudah terbakar.

ICQ Versi 1/2012

19

LAMPIRAN 1

(Perenggan 4.8)

SENARAI KENDERAAN YANG DIMILIKI PEJABAT

BIL NOMBOR

KENDERAAN JENIS KENDERAAN CATATAN

LAMPIRAN 2

(Perenggan 4.8.4)

PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN

BIL NOMBOR

KENDERAAN

FA

IL S

EJA

RA

H D

IBU

KA

UN

TU

K

SE

TIA

P K

EN

DE

RA

AN

SA

TU

SE

T D

IKU

NC

I DIS

IMP

AN

PE

MA

ND

U D

AN

SA

TU

LA

GI

DIS

IMP

AN

PE

GA

WA

I

BU

KU

LO

G D

ISE

DIA

UN

TU

K

SE

TIA

P K

EN

DE

RA

AN

CA

TIT

AN

DIB

UA

T P

ER

PE

ND

UA

DI

BU

KU

LO

G

DIM

UL

AK

AN

HE

LA

IAN

BA

RU

BA

GI

SE

SU

AT

U B

UL

AN

DI B

UK

U L

OG

SE

MU

A R

UA

NG

AN

DI B

UK

U L

OG

DIL

EN

GK

AP

KA

N

BU

KU

LO

G D

IPE

RIK

SA

DA

N

DIT

AN

DA

TA

NG

AN

PD

AK

HIR

TIA

P

MIN

GG

U

KE

RA

TA

N S

AL

INA

N A

SA

L B

UK

U

LO

G D

ISIM

PA

N D

I PE

JAB

AT

DA

N

PE

RIK

S =

A S

EK

AL

I SE

BU

LA

N

JUM

LA

H P

EN

GG

UN

AA

N

BA

HA

NA

PI D

AN

MIN

YA

K Y

AN

G

DIT

ER

IMA

DIC

AT

AT

DI B

UK

U L

OG

KE

ND

ER

AA

N D

IHA

NT

AR

SE

RV

IS

ME

NG

IKU

T T

EM

PO

H D

AN

JU

ML

AH

JAR

AK

YA

NG

DIS

YO

RK

AN

CATATAN

LAMPIRAN 3

(Perenggan 4.8.12)

PENYELENGGARAAN KAD ELEKTRONIK

BIL

NOMBOR KENDERAAN / NOMBOR KAD

ELEKTRONIK

KA

D D

ISIM

PA

N O

LE

H P

EG

AW

AI

& D

IBE

RI K

EP

AD

A P

EM

AN

DU

AP

AB

ILA

PE

RL

U

DA

FT

AR

PE

NG

GU

NA

AN

KA

D

DIS

EL

EN

GG

AR

A &

DIS

IMP

AN

SE

LA

MA

T O

LE

H P

EG

AW

AI

BU

TIR

PE

NG

GU

NA

AN

KA

D

DIR

EK

OD

DA

LA

M D

AF

TA

R

SA

LIN

AN

PE

NY

AT

A T

RA

NS

AK

SI

PE

NG

GU

NA

AN

KA

D D

IPE

RO

LE

HI

DR

PD

SY

AR

IKA

T U

NT

UK

SE

MA

KA

N

CATATAN

LAMPIRAN 4

(Perenggan 4.8.13)

PENYELENGGARAAN KAD INDEN MINYAK

BIL

NOMBOR KENDERAAN / NOMBOR KAD INDEN

MINYAK

SE

MU

A R

ES

IT P

EM

BE

LIA

N

MIN

YA

K D

ISIM

PA

N S

EC

AR

A

TE

RS

US

UN

UN

TU

K P

EN

GE

SA

HA

N

PE

NY

AT

A P

EM

BE

LIA

N D

ISA

HK

AN

& D

ITA

ND

AT

AN

GA

NI

BE

RD

AS

AR

RE

SIT

PE

MB

EL

IAN

BU

KU

RE

KO

D P

ER

GE

RA

KA

N K

AD

IND

EN

DIS

ED

IAK

AN

& D

IPE

RIK

SA

KE

TU

A J

AB

AT

AN

DA

RI S

EM

AS

A

KE

SE

MA

SA

INV

OIS

DIS

EM

AK

DE

NG

AN

PE

NY

AT

A P

EM

BE

LIA

N Y

AN

G

TE

LA

H D

ISA

HK

AN

PE

NY

AT

A A

KA

UN

, PE

NY

AT

A

PE

MB

EL

IAN

DA

N L

AP

OR

AN

AN

AL

ISA

KE

ND

ER

AA

N

DIF

AIL

AK

AN

ME

NG

IKU

T B

UL

AN

CATATAN

LAMPIRAN 5

(Perenggan 4.9.2)

SEMAKAN FIZIKAL BEKALAN PEJABAT

BIL. JENIS BEKALAN BAKI PADA KAD PETAK

BAKI FIZIKAL