bahagian 2 kawalan terimaan - audit.moh.gov.myaudit.moh.gov.my/v2/images/dokumen/icq/bahagian...

ICQ Versi 1/2012

1

BAHAGIAN 2

KAWALAN TERIMAAN

PTJ: ………………………………………………….

Tempoh Pengauditan: ………………………….

Disediakan Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: …………………………………………….

Disemak Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: ..………………………………………….

ICQ Versi 1/2012

2

BAHAGIAN 2

KAWALAN TERIMAAN

Tujuan : Untuk menentukan segala wang awam yang patut diterima, dipungut dengan teratur serta diakaunkan dengan betul dan sempurna. Peringatan : Jika pejabat yang dilawati adalah Pemungut Utama : - Pemungut Utama dikehendaki mengemukakan semua rekod/ dokumen bagi

Pemungut Kecil yang dibawah kawalannya. - Semakan adalah ke atas rekod/dokumen bagi Pemungut Utama dan dua (2)

Pemungut Kecil yang dibawah kawalannya. Peraturan : 1. Arahan Perbendaharaan - Terimaan 60 – 91, 137, 143(b), 145 -147, 309 dan

328(a) 2. Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 3/2008 – Akaun Belum Terima 3. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia

Bil. 2/1986 Bil. 1/1994 Bil. 2/2008 Bil. 9/2011

4. Surat Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 2/1995 5. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM

Bil. 5/2007 Bil. 3/1987

6. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994 – Perjanjian Sewa Kantin

Bil.(9)dlm.KKM(S)-57/T6/26 Jld. II, 18 Mac 2003 - Perjanjian Sewa Kantin

ICQ Versi 1/2012

3

7. Surat Bahagian Khidmat Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 (16) bertarikh 14 September 2007 – Pembayaran Sewa Tanah Persekutuan Yang Diuruskan Oleh Kementerian/Jabatan Pengguna

8. Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24),

Bahagian Perancangan Pembangunan bertarikh 7 Jun 2011 – Urusan Penyewaan Premis Demis Kementerian Kesihatan Malaysia

9. Surat Bahagian Akaun Bil. (61) KKA 173/PA 339 Jld.2 bertarikh 15 Mei 2008 –

Pelaksanaan Kutipan Hasil Secara e-Payment di Hospital/Institusi dan Pelaksanaan Corporate ID Dalam Kutipan Melalui e-Payment

10. Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital – (18)dlm.KKM 203/19

dan Panduan Kerja Perakaunan

11. Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil. Hospital [(72)dlm.KKM-203/03 Bhg.2] 12. Surat Pekeliling Cawangan Pengurusan Hasil Bahagian Kewangan Bil. 12 Tahun

2004 – Bayaran Pekhidmatan Bagi Penyediaan Laporan Perubatan Oleh Pegawai Dan Pakar Perubatan

13. Akta Acara Kewangan dan Akta Fi 1951 14. Panduan Pengguna PTJ eSPKB Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan : (i) Resit (Kew.38) Dan Kupon (ii) Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) (iii) Buku Tunai Kecil (Kew. 249) (iv) Daftar Kaunterfoil (Kew. 67) (v) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68) (vi) Penyata Pemungut “Bank In Slip” (vii) Penyata Penyesuaian Hasil (viii) Penyata Akaun Belum Terima (ix) Penyata Kira-Kira Diserah Untuk Audit (Kew. 253) (x) Daftar Mel (xi) Daftar Cek Tak Laku (xii) Daftar Kompaun (Unit Inspektorat) (xiii) Daftar Jualan Borang Tender (xiv) Daftar Lesen Amalan (Hanya di Ibu Pejabat) (xv) Daftar Sewa (xvi) Perjanjian Sewa Ruang Pejabat, Sewa Kantin dan lain-lain (xvii) Nota Serah Tugas

ICQ Versi 1/2012

4

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

2.1 Kawalan Pejabat Pemungut

Adakah pejabat yang dilawati merupakan Pemungut Utama

(menyelenggara Kew. 248)

Jika ya, senaraikan Pemungut Kecil yang ada dibawahnya dan

ambil maklumat seperti Lampiran 1 bagi pejabat yang dilawati.

A. KAWALAN BORANG HASIL

2.2 Daftar Kaunterfoil (Kew. 67) [A.P. 67] (Pemungut Kecil perlu menyelenggarakannya jika stok resit/kupon melebihi satu bagi setiap jenis)

(a) Segala resit, kupon dan borang hasil yang diterima dan

dikeluarkan direkod dengan lengkap dan bersiri. Jika tidak, lengkapkan Lampiran 2.

(b) Baki fizikal dan rekod bersamaan.

Jika tidak, lengkapkan Lampiran 3.

(c) Ruangan pengeluaran hendaklah ditandatangan dan

bertarikh oleh pegawai yang menerima stok.

2.3 Borang Hasil (Resit (Kew.38) dan Kupon)

(a) Diperiksa sebelum digunakan bagi menentukan nombor

sirinya berturutan. [A.P 66(a)]

(b) Perakuan dibuat di belakang helaian pertama salinan

pejabat sebaik ianya diterima atau semasa

pengeluaran. [A.P. 66(a)]

(c) Dikeluar mengikut susunan – Masuk Dahulu Keluar

Dahulu (FIFO). [A.P. 66(c)]

(d) Memeriksa semua resit dan kupon yang dikeluarkan dari stok sekurang-kurangnya setiap minggu. [A.P. 80(c)]

(e) Stok disimpan dalam kabinet berkunci atau bilik kebal [A.P.68]

(f) Resit dikeluarkan semasa wang diterima. [A.P. 60]

(g) Resit tidak boleh dipinda tetapi hendaklah dibatalkan

ICQ Versi 1/2012

5


termasuk salinan asal oleh pegawai yang diberi kuasa. [A.P. 62]

(h) Resit ditandatangani dengan berkarbon 2 muka oleh pegawai yang menerima wang tetapi mestilah

ditandatangani oleh seorang pegawai yang lain. (Kecuali resit berkomputer). [A.P. 70(a)]

(i) Apabila berlaku pertukaran Pemungut, semua stok

borang hasil hendaklah disemak oleh kedua-dua pegawai yang menyerah dan mengambil alih. Penyata

Bulanan seperti di Lampiran N, AP 66A hendaklah

disediakan.

[A.P. 66A]

(j) Semua Borang Hasil yang hilang direkod dan dilaporkan

dengan segera mengikut cara yang sama ditetapkan dalam AP 315 hingga 324.

[A.P.300 (a)]

(k) Jika resit berkomputer dicetak, adakah ciri-ciri kawalan

dalaman ditetapkan seperti :- (i) Kod operator

(ii) Kod mesin

(iii) Waktu mula & akhir (iv) Tarikh

(v) Jumlah kutipan (vi) No. resit mula dan akhir

(vii) Bilangan resit dibatalkan (viii) Kawalan Kata Laluan

2.4 Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68)

(a) Merekod semua resit/kupon yang digunakan dalam bulan berkenaan serta baki siri yang belum guna. [A.P. 67]

(b) Siri akhir bulan sebelumnya berturutan dengan siri awal

bulan berikutnya. [Kawalan Dalaman]

(c) Diselenggara oleh setiap pemungut. [A.P. 67]

(d) Kew. 68 Pemungut Kecil hendaklah disemak dan

ditandatangan timbal oleh Pemungut Utama. [A.P.80(b), Kawalan Dalaman]

ICQ Versi 1/2012

6


(e) Pada akhir Bulan, Kew. 68 hendaklah diserahkan ke

Pemungut Utama/Unit Hasil KKM. [A.P. 145]

2.5 Daftar Kompaun (Unit Inspektorat) – PKD/PKB/PKK

sahaja [Kawalan Dalaman]

(a) Disediakan dengan lengkap dan kemaskini.

(b) Pastikan Notis Kompaun Bersiri.

2.6 Daftar Jualan Borang Tender (Ibu Pejabat dan JKN sahaja)

[Kawalan Dalaman]

Disediakan dengan lengkap dan kemas kini.

2.7 Daftar Lesen Amalan (Hanya di Ibu Pejabat)

[Kawalan Dalaman]

Disediakan dengan lengkap dan kemas kini.

B. PENERIMAAN WANG

2.8

2.9

Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat kasyer

membuat kutipan hasil.

(Kawalan Dalaman)

Notis Pemberitahuan Mendapatkan Resit [A.P. 61 dan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 3/1987]

Dipamerkan di tempat yang mudah dilihat oleh orang awam dan berbentuk kekal. (Terutama di kaunter bayaran)

2.10 Peti Wang Tunai (Cash Box) [Kawalan Dalaman]

Untuk kasyer menyimpan kutipan di kaunter, berkunci dan

hanya dipegang oleh kasyer.

2.11 Peti Besi

(a) Dua (2) kunci yang berlainan dan dipegang oleh 2

orang pegawai yang berlainan. [A.P. 125]

ICQ Versi 1/2012

7


(b) Hanya wang awam boleh disimpan kecuali dengan

kebenaran Perbendaharaan. [A.P. 132]

2.12 Kutipan Penjualan (Borang Tender, Lesen Pengilang

Ubat)

(a) (i) Adakah nombor siri dicetak ke atas borang/sijil

tersebut dan ianya dikawal melalui daftar.

(ii) Adakah jumlah jualannya sama dengan jumlah

kutipan bagi satu-satu set jualan? (iii) Dapatkan unit dijual dan kadar seunit/jumlah

kutipan serta tarikhnya.

(b) Kod hasil yang betul dikenakan.

Borang Tender – 73105 Lesen Pengilang dll – 73199

(c) Kutipan oleh Unit Hasil diberitahu segera kepada

pegawai yang menyelenggara daftar kutipan untuk

catatan.

2.13 Daftar Mel (Hasil) - Dokumen : I. Daftar Mel

II. Semua cek/kiriman wang dalam tangan yang diterima melalui pos

(a) Disediakan untuk merekod semua terimaan cek/kiriman wang melalui pos.

(b) Mengandungi butir-butir tarikh cek diterima, nama pengirim, nombor cek, amaun, perihal suratan,

tandatangan pembuka mel dan nombor resit yang dikeluarkan. [A.P. 71(a)]

(c) Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.

(d) Disemak setiap hari oleh penyelia dengan Buku Tunai. [A.P. 71(a)]

C. KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK

2.14 Penyata Pemungut “Bank In Slip”

(a) Disediakan bila pungutan dimasukkan ke bank. [A.P. 79(a)]

(b) Nombor penyata hendaklah bersiri dan difailkan dengan teratur. [Kawalan Dalaman]

ICQ Versi 1/2012

8


(c) Diakaunkan pada kod hasil yang betul. [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004]

(d) Kutipan melebihi RM500.00 atau RM2,000 (tunai/cek/wang pos) hendaklah diserah kepada

bank/pemungut utama pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. [A.P. 78(a)] (Jika kelewatan melebihi 5 kali, bangkitkan)

(e) Disemak oleh pegawai kanan selepas ‘bank-in’ untuk menentukan kesahihan tarikh dan jumlah sebenar dan

dicop/tandatangan ringkas kasyer bank. [A.P.80(d)]

2.15 PTJ Yang Menguruskan Terimaan Melalui eSPKB (Panduan Pengguna eSPKB)

(a) Adakah Penyata Pemungut dicop mengikut Format

Pergerakan Dokumen eSPKB (Borang JANM08) oleh penyedia.

(b) Adakah penyedia menyemak ketepatan maklumat dan

dokumen sokongan yang disertakan adalah mencukupi.

(c) Adakah Penyata Pemungut telah diluluskan dengan

sempurna oleh Peraku I sebelum dibankkan. Rujuk proses pengauditan perakuan I dan II.

(d) Adakah Penyata Pemungut dicetak dalam dua salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Peraku I secara

manual.

(e) Adakah kutipan telah dimasukkan ke bank oleh Pegawai yang diberi kuasa dengan membawa kedua-

dua salinan Penyata Pemungut yang telah

ditandatangani oleh Pegawai Peraku I.

(f) Adakah salinan kedua Penyata Pemungut yang mengandungi catatan berkomputer mengenai butiran

kemasukan wang dikembalikan sebagai tanda

pengesahan kutipan telah dibankkan.

(g) Adakah semua transaksi kredit vot di Buku Tunai Cerakinan telah diambilkira dalam sistem.

(h) Adakah telah diluluskan dengan sempurna oleh Peraku

II selepas dibankkan.

(i) Adakah senarai semak dan salinan kedua Penyata

Pemungut disimpan bersama dalam fail untuk rujukan.

ICQ Versi 1/2012

9


(j) Adakah PTJ mencetak laporan BV381 (bagi kredit vot)

untuk memastikan transaksi telah dikemaskini ke sistem dengan menyemak laporan berkenaan.

(k) Adakah tempoh memasukkan wang ke bank mengikut

tempoh yang telah ditetapkan.

D. KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN/HASIL

2.16 Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248)

(a) Buku tunai direkod oleh pegawai selain juruwang. Sekiranya pegawai yang sama, surat kebenaran khusus

dari Akauntan Negara hendaklah diperolehi. [A.P. 73]

(b) Resit/Kupon direkod mengikut siri dan mengikut

pecahan kod yang betul dan pada hari yang sama. [A.P. 72]

(c) Diimbang dan diperiksa pada hujung hari oleh penyelia

serta ditandatangan ringkas. [A.P. 80(b)]

(d) Pemindaan angka ditandatangan ringkas oleh Ketua

Pejabat atau penyelia. [A.P. 147]

(e) Setiap kemasukan ke bank dicatat pada hari yang sama

dalam Buku Tunai Cerakinan. [A.P. 79(b)]

(f) Nombor dan tarikh Resit Perbendaharaan dicatat dalam

Buku Tunai Cerakinan. [A.P.80(d)]

(g) Ringkasan kutipan bulanan mengikut kod di Buku Tunai

Cerakinan. [Kawalan Dalaman] (Dapatkan bulan terakhir disediakan)

(h) Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) hendaklah dihantar

ke Cawangan Hasil, Bahagian Akaun KKM setiap bulan sebelum 10hb bulan berikutnya. [A.P. 145]

ICQ Versi 1/2012

10


2.17 Buku Tunai Kecil (Kew. 249)

(a) Adakah Pemungut Kecil mengemukakan kutipan setiap

hari atau setiap kali kutipan melebihi RM500 (tunai) atau RM2000 (tunai/cek/wang pos) kepada Pemungut

Utama ?

Jika tidak, senaraikan nama Pemungut-Pemungut Kecil

terbabit serta kriteria digunakan bila kutipan diserahkan.

(b) Buku Tunai Kecil beserta resit/kupon dan wang kutipan

hendaklah disemak (dengan menandatangan ringkas

ruangan jumlah kutipan harian) dan dihantar kepada Pemungut Utama. [A.P. 80(b)]

(c) Resit yang dikeluarkan oleh Pemungut Utama ditampal di Buku Tunai Kecil. Ruangan ‘Banyaknya diserah

kepada Bank atau Perbendaharaan’ dan ‘No. Resit

Perbendaharaan dan tarikh’ hendaklah diisi oleh Pemungut Utama. [A.P. 80(d)]

2.18 Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) [Kawalan Dalaman]

(a) Pastikan Laporan Terperinci dicetak setiap bulan untuk perbandingan dengan buku tunai.

(b) Hendaklah dicop tarikh dicetak bagi tujuan menentukan

tempoh penghantaran penyata penyesuaian hasil ke

Akauntan Negara.

2.19 Penyata Penyesuaian Hasil

(a) Disediakan dengan betul dan kemaskini setiap bulan

bagi setiap kod. Catatkan tarikh terakhir penyata penyesuaian yang disediakan. Ambil maklumat bulan

yang tidak disediakan. [A.P.143(b)]

(b) Perbezaan Buku Tunai dan Flimsi C330 dalam penyata

disiasat dan jika perlu pelarasan dibuat. Senaraikan

jenis pelarasan dan amaun yang tidak dibuat. [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia 2/1986]

(c) Penyata Penyesuaian disediakan oleh pegawai yang

tidak ada kaitan dengan pungutan dan memasukkan wang ke bank. [Kawalan Dalaman]

ICQ Versi 1/2012

11


(d) Disediakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh laporan

flimsi boleh dicetak seperti ditetapkan oleh JANM. Ambil maklumat seperti di Lampiran 4. [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia 2/1986]

2.20 Penyata Kira-Kira Diserah Untuk Di Audit (Kew. 253)

(a) Digunakan bagi menyenaraikan dokumen bulanan

untuk dihantar.

(Semenanjung Malaysia - Cawangan Hasil, KKM) (Sabah & Sarawak - Jabatan Akauntan Negara)

(b) Jika tiada kutipan dibuat, Buku Tunai kosong bersama

Kew. 68 dihantar ke Cawangan Hasil KKM/Jabatan Akauntan Negara. [A.P. 79(f)]

E. PENGHUTANG

2.21 Penyata Akaun Belum Terima (Tunggakan/ABT) [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2008, Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil 9 Tahun 2011]

Semua pemungut melaporkan ABT kepada Pegawai Pengawal

selewat-lewatnya sebulan selepas 30 Jun dan 31 Disember setiap tahun.

Nota : Sila ambil penyata ABT terkini. Pastikan notis

kompaun yang dibawa ke mahkamah telah diambil kira sebagai tunggakan hasil.

2.22 Daftar Cek Tak Laku [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 1/1994]

(a) Disediakan untuk menyusul tindakan mendapat cek

gantian.

(b) Butiran yang perlu ada, tarikh terima, nama dan alamat

pembayar, tujuan bayaran, nama bank, amaun, no. dan tarikh cek, no. resit dan kenyataan. Maklumat cek

ganti hendaklah direkodkan.

(c) Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.

F. PENGURUSAN HASIL SEWAAN

2.23 Daftar Kutipan Sewa Kantin/Ruang Pejabat [Kawalan Dalaman]

Disediakan dengan lengkap dan kemas kini seperti di Lampiran 5.

ICQ Versi 1/2012

12


2.24 ‘Vending Machine’

(a) Fail mengenai Vending Machine diselenggara dengan

lengkap dan kemas kini.

(b) Perjanjian Sewa Vending Machine disediakan dan

ditandatangani. [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]

(c) Daftar Kutipan Sewa Vending Machine disediakan

dengan lengkap seperti di Lampiran 6.

(d) Caj elektrik bagi penggunaan mesin minuman dikutip

seperti di Lampiran 7. [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]

2.25 Perjanjian Sewa Ruang Pejabat / Tapak [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994 dan Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24), Bahagian Perancangan Pembangunan]

(a) Ruang pejabat yang dikhaskan/diguna oleh pihak luar

(kelab, syarikat, bank, selain dari pihak Kerajaan).

(b) Disediakan dan ditandatangani antara Penyewa dan JKPTG/Kerajaan Negeri.

(c)

(d)

Adakah klausa amaun sewa, tempoh bayaran, deposit, bayaran utiliti dan denda bayaran lewat dinyatakan

dalam perjanjian.

Kadar sewa yang ditetapkan telah diluluskan oleh Jabatan Penilaian Persekutuan.

(e) Nyatakan tarikh penyewaan berkuat kuasa dan status penyewaan sekarang.

(f) Adakah deposit sewa dikutip mengikut perjanjian.

(g) Adakah sewa dikutip dengan sewajarnya.

(h) Adakah caj utiliti bagi meter guna sama dikutip setiap bulan mengikut perjanjian.

(i) Adakah suatu daftar diselenggarakan bagi kutipan caj

utiliti tersebut (termasuk maklumat resit). Contoh

daftar adalah seperti di Lampiran 8.

(j) Adakah kutipan direkod dalam daftar sewa dengan segera.

ICQ Versi 1/2012

13


(k) Adakah daftar sewa disemak oleh Ketua

Pejabat/Pegawai yang diberi kuasa.

2.26 Perjanjian Sewa Kantin [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 1/1994 dan Bil. (9)dlm.KKM(S)-57/T6/26 Jld. II bertarikh 18 Mac 2003 dan Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24)]

(a) Disediakan dan ditandatangani antara Penyewa dengan

JKPTG.

(b) Adakah klausa amaun sewa, tempoh bayaran, deposit, bayaran utiliti, denda bayaran lewat dinyatakan dalam

perjanjian.

(c)

Adakah deposit dikutip dan rekod deposit disimpan

dengan selamat.

G. TERIMAAN HOSPITAL

2.27 Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital, [(72)dlm.KKM-203/03 Bhg.2] dan Pejabat Kesihatan/Pergigian Daerah [(29)dlm. KKM-203/03 Bhg. 3]

Disedia dan dihantar ke Cawangan Hasil, Kementerian Kesihatan Malaysia sebelum 14hb. bulan berikutnya.

2.28 Bil Hospital [Panduan Bagi Kutipan Dan Perakaunan Hasil Hospital – (18)dlm. KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993]

Adakah Bil Hospital dikeluarkan apabila pesakit disahkan boleh keluar hospital (discaj).

2.29 Kutipan Hasil Menggunakan Kad Kredit [Garispanduan Mengenai Penggunaan Kad Kredit Bagi Menjelaskan Cagaran Dan Bil Hospital – Surat Bahagian Akaun KKM (42)dlm. K.K.Akaun 173/7/4, Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 2 Tahun 2008, Surat Bahagian Akaun Bil. (61) KKA 173/PA 339 Jld.2 bertarikh 15 Mei 2008 – Pelaksanaan Kutipan Hasil Secara e-Payment di Hospital/Institusi dan Pelaksanaan Corporate ID Dalam Kutipan Melalui e-Payment)

a) Logo Kad Kredit ada dipaparkan di kaunter

pendaftaran dan kaunter bayaran dengan jelas untuk menarik perhatian orang ramai.

ICQ Versi 1/2012

14


b) Bayaran daripada syarikat kad kredit dimasukkan ke

bank dan butiran resit serta jumlah penerimaan dicatatkan ke dalam Buku Tunai bagi satu kemasukan

(one entry).

c) Bayaran komisyen diberi tidak melebihi kadar yang

diluluskan (dibawah objek 29000) diberi kepada pihak

syarikat kad kredit. Bayaran ini dibuat sebaik sahaja Resit Perbendaharaan diterima sebagai mengakui

penerimaan deposit diperolehi.

d) Butiran mengenai baucar bayaran komisyen dicatatkan dalam buku daftar. Contoh daftar adalah

seperti di Lampiran 9.

e) Pegawai yang menandatangani baucar bayaran

komisyen ada mengesahkan ketetapan bayaran berkenaan serta memastikan bayaran telah dijelaskan

oleh syarikat kad kredit.

f) Daftar yang mengandungi catatan bagi setiap baucar

bayaran komisyen ada ditandatangani oleh pegawai yang dibenarkan.

g) Penyata Pemungut bagi kutipan secara kad kredit

dicop “e-payment”

2.30 Fail Bil Hospital Selesai [Kawalan Dalaman]

Semua salinan bil yang telah dibayar dimasukkan dalam Fail

Bil Hospital Selesai.

2.31 Fail Bil Hospital Belum Selesai [Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital - (18)dlm. KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993]

a) Semua bil yang belum selesai dimasukkan dalam Fail

Bil Hospital Belum Selesai.

b) Semakan dibuat setiap hari pertama setiap minggu bertujuan untuk menyenangkan tugas menghantar

surat peringatan dan penyediaan penyata tunggakan hasil.

2.32 Surat Peringatan [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]

a) Adakah pihak hospital memaklumkan kepada

Penasihat Undang-Undang KKM sekiranya tidak menerima bayaran selepas Surat Peringatan Ketiga.

ICQ Versi 1/2012

15


b) Bagi kakitangan Kerajaan, adakah Surat Tuntutan

Potongan Gaji dikeluarkan kepada Ketua Jabatan selepas 14 hari daripada tarikh Surat Peringatan

Pertama.

c) Bagi kakitangan swasta adakah dimaklumkan kepada

KKM selepas 30 hari dari tarikh Surat Peringatan

Pertama untuk tuntutan daripada bank yang memberi jaminan.

2.33 Perakuan Hapuskira [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]

a) Perakuan hapuskira hasil disediakan bagi bil-bil yang

dikumpulkan mengikut format yang ditetapkan.

b) Hapuskira hasil hendaklah dibuat setelah segala usaha telah diambil tetapi masih gagal dikutip.

Hapuskira hasil hendaklah dibuat sekurang-kurangnya 1 tahun sekali bagi tunggakan melebihi 6 tahun.

2.34 Daftar Caj Hospital (DCH) [Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital – (18)dlm.KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993 dan Panduan Kerja Perakaunan]

a) Maklumat pesakit direkod mengikut siri Nombor

Pendaftaran Pesakit (RN) diisi dengan lengkap dan

kemaskini.

b) Deposit hendaklah dikutip mengikut kadar deposit yang ditetapkan kecuali yang mendapat

pengecualian.

c) Daripada DCH pilih sampel bagi bulan/hari tertentu

pesakit yang tidak dikenakan apa-apa bayaran (tiada catatan nombor resit). Ambil maklumat seperti di

Lampiran 10 bagi sekurang-kurangnya 5 pesakit yang ditemui.

d) Adakah bil bagi pesakit yang belum diselesaikan dimasukkan dalam fail bil belum selesai ?

e) Daripada DCH (manual/ berkomputer) pilih sampel

bagi bulan/hari tertentu pesakit yang tidak dicatatkan

tarikh discaj dan tiada nombor bil (jika ada) dan ambil maklumat seperti di Lampiran 11.

f) Daripada DCH, pilih sampel (pastikan sampel

mengandungi warganegara dan bukan warganegara) bagi bulan/hari yang tidak mengemukakan deposit

sebagaimana yang sepatutnya. Ambil maklumat

ICQ Versi 1/2012

16



g) Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.

h) Disemak setiap hari oleh penyelia dengan Buku

Tunai. [A.P. 71(a)]

i) Adakah daftar sewa disemak oleh Ketua Pejabat/Pegawai yang diberi kuasa.

2.35 Laporan Perubatan [Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 3/1988 & Surat Bahagian Kewangan, KKM Bil. (96)dlm.KKM-203/29 bertarikh 11.6.1993, Surat Pekeliling Cawangan Pengurusan Hasil Bahagian Kewangan Bil 12 Tahun 2004]

Adakah setiap Laporan Perubatan yang diminta oleh PERKESO dikenakan bayaran yang ditetapkan

mengikut Pekeliling.

a) Tentukan sama ada semua tuntutan laporan

ringkasan oleh Pegawai Perubatan yang tidak melebihi RM40.00 dibayar 100% dan pembayaran

diproses di tempat Pegawai Perubatan bertugas.

b) Bayaran perkhidmatan penyediaan Laporan

Perubatan oleh Pegawai/Pakar Perubatan yang berjumlah RM80 ke atas diberi kelulusan 50%

daripada jumlah tuntutan dan tuntutan tersebut hendaklah dibuat melalui KKM.

c) Adakah daftar laporan perubatan diselenggarakan.

Contoh Daftar Laporan Perubatan adalah seperti di

Lampiran 13. [Kawalan Dalaman]

H. PEMERIKSAAN MENGEJUT

2.36

Pemeriksaan Mengejut di Pemungut Utama dan Pemungut Kecil

Kira wang tunai, cek dan wang pos dan pastikan ia

bersamaan dengan resit dan kupon (manual) atau laporan

resit harian bagi yang menggunakan sistem serta amaun yang diakaunkan dalam Buku Tunai. Isi maklumat semakan


Jalankan pemeriksaan mengejut di kaunter hasil pemungut

utama dan kaunter hasil pemungut kecil yang dilawati.

ICQ Versi 1/2012

17

LAMPIRAN 1 (Perenggan 2.1)

Senarai Pemungut Kecil Di Bawah Pemungut Utama

(Termasuk Pejabat Yang Dilawati)

Bil. Nama Pemungut

Utama/Kecil Lokasi

Ada (√) Atau Tiada (X) Mengendali

Dokumen Berikut:

Surat Kuasa

Kew.67 Kew.248/ Kew.249

Kew.68

ICQ Versi 1/2012

18

LAMPIRAN 2 (Perenggan 2.2(a))

Buku Resit/Kupon Yang Tidak Direkod Satu Persatu Dan Bersiri

Dalam Kew. 67

Jenis Dokumen No. Siri Awal No. Siri Akhir Jumlah Buku Catatan

ICQ Versi 1/2012

19

LAMPIRAN 3 (Perenggan 2.2(b))

Baki Buku Resit/Kupon Yang Direkod Di Kew.67 Tidak Bersamaan Baki

Fizikal Dan Kew. 68

Perkara Jumlah Seperti

Dalam Kew.67

Jumlah Mengikut

Fizikal Catatan

ICQ Versi 1/2012

20

LAMPIRAN 4 (Perenggan 2.19(d))

Penyata Penyesuaian Hasil Tidak Dihantar Ke Cawangan Hasil Ibu Pejabat/

Cawangan Akauntan Negara Dalam Tempoh 14 Hari

Bulan/Tahun Tarikh Flimsi Dicetak Tarikh Penyata

Penyesuaian

Disediakan

Tarikh Dihantar

ICQ Versi 1/2012

21

LAMPIRAN 5 (Perenggan 2.23)

Contoh Daftar Sewa Kantin/Ruang Pejabat

Ruang Bangunan : Nama Penyewa : Alamat Penyewa : No. Rujukan Perjanjian : Tempoh Penyewaan : Sewa Sebulan : Jumlah Deposit : No. Rujukan Deposit : Denda Lewat Bayar Sewa : Maklumat Bayaran Sewa :

Bil. Bulan Amaun (RM)

No. Resit Tarikh Catatan

ICQ Versi 1/2012

22

LAMPIRAN 6 (Perenggan 2.24(c))

Contoh Daftar Kutipan Sewa Vending Machine

Nama Syarikat : Jenis Mesin : Caj Elektrik : Tarikh Pemasangan : Lokasi : Kelab Pengendali :

Bil. Bulan Amaun (RM) No. Resit Tarikh

ICQ Versi 1/2012

23

LAMPIRAN 7 (Perenggan 2.24(d))

Maklumat Vending Machine Yang Dipasang Di Kawasan PTJ

Bil. Jenis Bil. Unit

Caj

Dikenakan (RM)

Tarikh

Dipasang Nama Pengendali

(i)

Sejuk (500-600 watt)

(ii)

Sejuk dengan/ tanpa alat pemanas (4-6

amp)

(iii) Lain-lain (Nyatakan)

Jumlah

ICQ Versi 1/2012

24

Lampiran 8 (Perenggan 2.25(i))

Contoh Daftar Caj Utiliti

Ruang Bangunan : Nama Penyewa : Alamat Penyewa : No. Rujukan Perjanjian : Tempoh Penyewaan : Maklumat Bayaran Utiliti :

Bil. Bulan Amaun

(RM) No. Resit Tarikh Catatan

ICQ Versi 1/2012

25

LAMPIRAN 9

(Perenggan 2.29(d)) VISA

DAFTAR DRAF JUALAN, BAYARAN DAN KOMISEN

RUJUKAN HOSPITAL

DRAF JUALAN VISA BAYARAN DITERIMA KOMISEN DIBAYAR KEPADA VISA Pengesahan dan tandatangan Peg.

Tertinggi Yang Meluluskan

Baucar Komisen BIL. R/N Tarikh Nama Dlm. Kad

Kod Kelulusan

No. Draf Jualan

Jumlah Tarikh hantar ke

VISA

Tarikh No. Cek Jumlah

Tarikh No. VR/

Kelompok

Jumlah

RM SEN RM SEN RM SEN

ICQ Versi 1/2012

26

LAMPIRAN 10 Perenggan 2.34(c))

Senarai Pesakit Yang Tidak Dikenakan Sebarang Bayaran

(Tiada Catatan Nombor Resit)

Bil. No. R/N

Nama Tarikh Daftar

Tarikh Discaj

No. Bil

Jumlah Caj

Sebab Tidak Bayar

Catatan

Ada Dokumen Sokongan Yang Sah

ICQ Versi 1/2012

27

LAMPIRAN 11 (Perenggan 2.34(e))

Maklumat Pesakit Yang Tidak Dicatat Tarikh Discaj Dan

Nombor Bil

Bil. No. R/N Nama Tarikh Daftar Catatan

ICQ Versi 1/2012

28

LAMPIRAN 12 (Perenggan 2.34(f))

Senarai Warganegara Dan Bukan Warganegara

Yang Tidak Membayar Deposit

Bil. No.

R/N Nama Status

Tarikh

Daftar

Jumlah Deposit

Sepatutnya (RM)

Catatan

ICQ Versi 1/2012

29

Lampiran 13 [Perenggan 2.35(c)]

Contoh Daftar Laporan Perubatan

Bil. Tarikh Mohon

Nama Pesakit No. Kad

Pengenalan No. Resit/

Tarikh Jabatan Doktor

Tarikh Tandatangan

Tarikh DiBeri

Nota : Format adalah contoh sahaja dan boleh disesuaikan mengikut keperluan hospital.

ICQ Versi 1/2012

30

Lampiran 14 (Perenggan 2.36)

PEMERIKSAAN MENGEJUT TERIMAAN

Nama Pemungut:________________________

Tarikh dan Masa: ___________________________ 1. Kira dan pastikan wang tunai, cek dan wang pos fizikal berbanding resit/kupon

(manual) atau laporan resit harian bagi yang menggunakan sistem serta rekod dalam Buku Tunai.

A. WANG TUNAI Kiraan Wang Secara Fizikal

Pungutan Bilangan Jumlah

(RM)

RM 100

RM 50

RM 10

RM 5

RM 2

RM 1

Syiling 50 sen

Syiling 20 sen

Syiling 10 sen

Syiling 5 sen

JUMLAH

Jumlah tunai di tangan : RM________ (-) Jumlah rekod : RM________ Perbezaan : RM________

ICQ Versi 1/2012

31

B. WANG POS/CEK

WANG POS/CEK NO./ NAMA BANK/

TARIKH JUMLAH (RM)

Jumlah tunai di tangan : RM________ (-) Jumlah rekod : RM________ Perbezaan : RM________

Disahkan Oleh: Disemak Oleh: Tandatangan (Pegawai Bertanggungjawab): Tandatangan Juruaudit : Tarikh : Tarikh :

bahagian 2 kawalan terimaan - audit.moh.gov.myaudit.moh.gov.my/v2/images/dokumen/icq/bahagian...

Documents