Bagaimana Mengendalikan Sesi Temuduga Temuduga merupakan peluang terbaik bagi penemuduga dan orang yang ditemuduga (calon) mengenali antara satu sama lain. Dengan mengenali calon, kita boleh menjangkakan dengan lebih tepat bagaimana calon akan dapat melaksanakan tugas atau kerja mereka nanti. Calon pula boleh mengenali bidang kerja yang mereka pohon. Sesi temuduga akan lebih berkesan dan berfaedah sekiranya ia dapat dirancang dengan baik dengan mengenalpasti apa yang hendak dinilai pada diri calon, dan apa yang calon perlu pelajari daripada sesi temuduga tersebut. Ada 7 bidang penting yang perlu diberi tumpuan sebelum sesi temuduga: 1. Apa yang diperlukan oleh jawatan tersebut Kenal pasti bidang kerja dan kelayakan yang perlu Kenal pasti tugas penting dan tenggungjawab bagi jawatan tersebut dan mana-mana suasana kerja yang memberi kesan kepada prestasi tugas dan tanggungjawab. Bersedia untuk membincangkan secara ringkas mengenai tugas supaya calon memahami dan bersedia. Maklumat yang Diperlukan daripada Calon untuk Menjangkakan Kejayaannya Melaksanakan Tugas Sediakan set soalan berkaitan tugas penting dan tanggungjawab jawatan berkenaan bagi mengenal pasti kekuatan dan kelemahan calon. Gariskan proses temuduga Memasukkan elemen-elemen asas (rujuk bab Melaksanakan Temuduga). Ini akan memberi kerangka untuk menemuduga semua calon dengan asas yang konsisten dan memastikan semua bidang penting yang perlu dapat terlaksana dengan jayanya. Ini akan membantu penemuduga memantau dan menilai setiap calon serta menjadikan sesi temuduga terarah kepada isi sebenar (tidak tersasar dari matlamat). Perancangan ini akan menjadi panduan perjalanan sesi soaljawab dalam temuduga. Persediaan, serta rujukan kepada permohonan atau resume calon, menunjukkan bahawa penemuduga telah melihat maklumat yang diberikan calon. Ini akan menggalakkan penyertaan calon serta membantu membina hubungan baik antara penemuduga dan calon. Rekod dan catatan ringkas setiap calon Sediakan borang atau format terselaras untuk kegunaan penemuduga (rujuk Lampiran 2 - Contoh borang temuduga). Jadual temuduga Jadualkan masa yang cukup supaya sesi temuduga tidak tergesa-gesa. Jangan jadualkan terlalu ramai calon dalam satu sesi. Jangan membazir masa atau terlalu berlengah. Persediaan tempat, mengambil kira semua golongan calon (termasuk OKU). Pastikan tiada pertindanan kegunaan bilik temuduga. Pilih hari yang sesuai, tanpa melibatkan hari keagamaan yang mungkin menghalang calon untuk hadir. Cuba sediakan semua kemudahan berpatutan yang diperlukan oleh calon. 1

2.

3.

4.

5.

Jadual tidak mengganggu tugasan lain di pejabat. Maklumkan pihak berkenaan supaya memastikan tiada gangguan kepada penemuduga supaya tidak mengganggu tumpuan. 6. Makluman kepada calon Makluman untuk memanggil calon ke sesi temuduga. Makluman termasuk maklumat seperti: Nama jawatan dan gaji Status jawatan tetap, sementara, kontrak dsb Masa dan lokasi temuduga (sediakan pelan lokasi jika perlu) Nama penemuduga Tempat calon melapor diri Keperluan calon seperti resume, portfolio dsb Prosedur penolakan dan penangguhan temuduga menyediakan nama dan nombor perhubungan Kesan jika tidak memberi maklum balas atau tidak hadir ke temuduga Buat rujuk kepada Permohonan Calon, Resume atau bahan-bahan lain yang berkaitan Rujuk (review) semua bahan calon Sediakan borang yang perlu

7.

Melaksanakan Temuduga Pendekatan kerangka minda yang positif perlu digunakan dalam melaksanakan sesi temuduga. Walaupun sesi temuduga dilaksanakan oleh pihak majikan, penemuduga merupakan jurujual bagi agensinya dan pekerjaan yang bakal diisi. Semasa penemuduga menilai calon, calon tersebut juga dalam masa yang sama menilai jawatan dan bakal majikannya. Sikap dan tindakan penemuduga juga penting sebagai menggambarkan majikan dan agensinya. A. 1. Perancangan Enam Langkah Temuduga Langkah-langkah ini boleh diubahsuai mengikut keperluan. Pengenalan Perkenalkan diri dan menyambut calon dengan salam dan senyuman. Cuba kurangkan kegugupan calon. Perbincangan ringan sebagai pengenalan (ice breaking) Review Permohonan Perhatikan maklumat yang ada dalam permohonan dan resume calon, dan minta calon menerangkan lebih terperinci mengenai tanggungjawab kerja terdahulu atau mana-mana penglibatan dalam tugasan khas. Maklumbalas calon yang semulajadi (bersahaja), terarah dan menggalakkan membolehkan penemuduga menilai secara mendalam keupayaan komunikasi calon. Maklum balas calon juga boleh memberikan petunjukbagaimana calon melihat tugas dan tanggungjawab yang bakal dipikul nanti menarik, mencabar dan sesuai dengannya. Menerangkan Tugas Sediakan satu keterangan bertulis mengenai bidang tugas atau piawai untuk calon, dan ringkasan mengenai tanggungjawab utama. Terangkan mengenai jawatan dan kedudukan jawatan dalam struktur organisasi, serta maklumkan individu yang bakal bekerjasama dan berurusan dengannya. 2

2.

3.

4.

5.

6.

Satu senarai semak mengenai elemen-elemen penting dalam kerja, tanggungjawab dan keperluan berkaitan boleh dirujuk bersama oleh penemuduga dan calon bagi membantu melancarkan sesi, serta membolehkan setiap calon mempunyai tanggapan yang sama mengenai tugas dan keperluannya (seperti masa kerja, keperluan untuk bergerak dari satu tempat ke tempat lain dsb). Penilaian Kendiri Calon Galakkan calon menilai sendiri kesesuaiannya dengan tugas yang dipohon. Untuk mendapatkan sebanyak mungkin maklumat mengenai hubungan calon dan tugas/ kerja, gunakan soalan-soalan terbuka, seperti Bagaimana anda dapat melaksanakan tugas ini? atau Bagaimana anda dapat menyumbang kepada kecemerlangan agensi ini?. Elakkan bertanya, Adakan anda rasa dapat melaksanakan kerja ini?. Soalan terbuka juga dapat memberi gambaran sejauh mana penemuduga dapat menerangkan mengenai tugas kerja dan keperluannya. Kejelasan Calon Beri peluang kepada calon bertanyakan keperluan kerja, suasana kerja, bakal rakan sekerja, struktur organisasi dan keperluan-keperluan berkaitan. Penutup Tutup sesi temuduga dengan menerangkan langkah seterusnya dalam proses pengambilan. Hargai (berterima kasih) kepada calon atas masa yang diberikan. Terangkan juga keperluan-keperluan seterusnya juga calon terpilih (seperti pemeriksaan kesihatan dsb). Elakkan memberi sebarang komitmen bahawa calon tersebut telah dipilih walaupun penemuduga dalam keadaan pasti memilihnya. Mengawal Sesi Temuduga Perancangan Enam Langkah Temuduga menyediakan kerangka yang baik untuk mengendalikan sesi temuduga kerja yang efektif dan konsisten. Walau bagaimanapun, bagi mendapatkan maklumat yang lengkap untuk membuat keputusan yang tepat, penemuduga mesti dapat mengawal sesi temuduga tersebut. Keupayaan kawalan ini memerluakan kemahiran mendengar secara efektif dan teknik-teknik bertanya yang baik. Kunci kepada kemahiran mendengar yang baik ialah kurangkan bercakap semasa temuduga. Selepas membina hubungan dan menerangkan keperluan tugasan, beri ruang kepada calon untuk bercakap lebih banyak. Amat penting untuk penemuduga memberi perhatian kepada jawapan calon. Jangan biarkan minda penemuduga membuat jangkaan awal terhadap jawapan calon,atau bertindak awal memikirkan soalan seterusnya. Kadang-kadang, penemuduga boleh mengulang jawapan calon menggunakan bahasa sendiri untuk kepastian. Topik Penilaian Mengenal pasti topik atau bidang penilai bertujuan untuk mendapatkan maklumat mengenai perkembangan kerjaya, kestabilan, pencapaian, kemahiran interpersonal dan minat terhadap tugas. Lakukan penilaian terhadap bidang-bidang berikut: Pengalaman kerja bandingkan tugas dan tanggungjawab, pemantauan dan apa yang disukai dan tidak disukai oleh calon berkaitan tugas kerja terdahulu dan yang dipohon. Tanya calon mengenai perkembangan dan kenaikan gajinya, serta kenapa mahu meninggalkan jawatan lamanya. Kaitan Pendidikan Pilihan pendidikan (pengkhususan major) seseorang boleh menggambarkan personaliti, motivasi, karaktor (sikap) dan minat seseorang. Bidang utama

B.

C.

3

melibatkan subjek yang dipelajari, pencapaian akademik, kehadiran dan pengalaman kerja semasa belajar. Minat Kerana calon mempunyai kebebasan untuk memilih aktiviti masa lapang. Adakalanya, minat, keahlian sesuatu pertubuhan dan kegiatan kesukarelawanan berguna untuk organisasi. Topik sensitif Ada masanya penemuduga perlu bertanya fakta-fakta tertentu yang berupa soalan sensitif, walaupun ia menyebabkan calon kurang selesa. Setelah melalui beberapa soalan, penemuduga sepatutnya boleh mengenal pasti soalan yang boleh dan tidak boleh ditanya kepada calon. Selagi soalan itu berkaitan bidang tugas dan kerja, penemuduga berhak untuk bertanya sebelum membuat keputusan. Jika calon nampak kecewa disebabkan situasi tersebut, terangkan bahawa penilaian yang baik dalam sesi temuduga memerlukan maklumat dari setiap aspek yang perlu berkaitan dengan jawatan tersebut. D. Mencatat Catatan semasa sesi temuduga adalah perlu untuk rujukan semula. Lakukan catatan tanpa mengganggu kelancaran temuduga. Teknik-Teknik Menemuduga Teknik-teknik berikut boleh membantu penemuduga melaksanakan sesi temuduga dengan jayanya: Memberi perhatian/ mendengar - Bahasa tubuh, sikap dan tindakan penemuduga terhadap calon boleh mempengaruhi tanggapan calon. Jangan biarkan reaksi-reaksi negatif yang terlalu nyata kepada calon. Mengulang Mengulang semula jawapan calon dalam bentuk pertanyaan akan menggalakkan calon menerangkan dengan lebih terperinci aspek yang ditekankan tanpa perlu ditanya secara langsung. Contohnya, apabila menyatakan, Saya kurang selesa dengan kerja tersebut. Penemuduga mengulang, Tidak selesa dengan kerja tersebut?, dan calon tahu bahawa penemuduga menginginkan penerangan lebih lanjut. Teknik ini juga membantu mengelakkan pengulangan semula soalan (cross-examination) yang mungkin membuat calon tidak selesa. Tahap bahasa Guna bahasa yang bersesuaian dengan tahap jawatan yang ditemuduga. Menangani Calon-Calon Bermasalah Adakalanya calon menzahirkan masalah semasa temuduga. Bimbing calon tersebut untuk tidak terkeluar dari landasan sepatutnya. Contohnya, jangan biarkan calon yang banyak cakap membebel perkara yang tidak berkaitan. Juga bantu calon yang terlalu gugup dan tidak mampu bercakap.

E.

4

Lampiran 1 Contoh Soalan Temuduga Apakah tugas anda dalam jawatan kamu sebelum ini/ sekarang? Bolehkah anda terangkan tugasan seharian kamu semasa bekerja? Apa yang menarik anda kepada bidang kerja tersebut? Aspek kerja bagaimana yang dianggap mencabar? Aspek kerja yang manakah paling memberikan masalah bagi anda? Kenapa? Jika anda berpeluang melakukan semula tugas tersebut, apakah anda sanggup? Kenapa? Kenapa tidak? Apapandangan anda mengenai perkembangan dan perubahan yang telah anda lakukan? Kenapa anda membuat keputusan untuk berubah? Apakah yang menjadi aspek yang paling mencabar jika anda diterima? Apakah aspek yang paling menyeronokkan dan paling tidak menyeronokkan anda? Apakah sumbangan terbesar yang akan anda berikan? Bagaimana anda melakukannya? Manakah yang anda rasa merupakan penyelesaian tugas yang paling berkesan semasa bertugas? Pelaksanaan tugasan yang manakah dalam tugas terdahulu yang anda paling banggakan? Apakah sumbangan peribadi yang paling membanggakan anda? Apakah matlamat ada berkaitan tugas ini, dalam tempoh satu, dua dan tiga tahun? Apakah tugas yang anda ingin laksanakan dalam kerja terdahulu, tetapi tidak kesampaian. Apa yang menghalang kamu? Apa yang menyebabkan kamu membuat keputusan untuk berada dalam bidang ini? Adakah suatu tugasan yang membanggakan kamu semasa belajar?

5

Lampiran 2 Contoh Borang Penilaian Temuduga

6

Lampiran 3 Senarai Semak Sesi Temuduga Perancangan Tahu tugas Mengenal pasti maklumat yang diperlukan daripada setiap calon Rangka sesi temuduga sebagaimana dikehendaki dan pastikan topik-topik berikut dinilai semasa temuduga: Pengalaman kerja Pendidikan Minat/ hobi Bina borang atau format piawai untuk kegunaan semasa temuduga Buat jadual temuduga Hantar makluman kepada calon Buat rujukan terhadap borang calon atau resume Pelaksanaan Perkenal diri dan buat calon rasa selesa Rujuk borang permohonan/ resume bersama calon Terangkan mengenai bidang tugas, jawatan Tanya penilaian kendiri calon Berikan penjelasan kepada calon Terangkan apa yang akan berlaku seterusnya dan tutup temuduga Selepas temuduga Catat penilaian Kenalpasti calon berpotensi Buat rujukan semakan terhadap calon-calon Buat keputusan Maklum kepada calon terpilih, kemudian calon tidak terpilih

Rujukan: New York State Department of Civil Service, How To Conduct a Job Interview.

http://www.cs.state.ny.us.

7