babiv analisisdanpembahasan uksw, denganalamat:...

BABBABBABBAB IVIVIVIVANALISISANALISISANALISISANALISIS DANDANDANDAN PEMBAHASANPEMBAHASANPEMBAHASANPEMBAHASAN

4.14.14.14.1.... GambaranGambaranGambaranGambaran UmumUmumUmumUmum LokasiLokasiLokasiLokasi PenelitianPenelitianPenelitianPenelitianPenelitian ini dilakukan di Perpustakaan

Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.Perpustakaan ini terletak dalam komplek kampusUKSW, dengan alamat :

Perpustakaan Universitas, UniversitasKristen Satya Wacana. Jl. Diponegoro 52-60Salatiga, Jawa Tengah - Indonesia 507110298-321212. ext.212. [email protected].

edu.

Keberadaan Perpustakaan Universitas,Universitas Kristen Satya Wacana (PU,UKSW) dimulaibersamaan dengan didirikannya Perguruan TinggiPendidikan Guru Kristen Indonesia (PTPGKI) padatanggal 20 November 1956. Ketika itu PTPGKImenempati beberapa ruang di kompleks perkantoranGereja Kristen Jawa Tengah (GKJT) yang berlokasi diJalan Dr. Sumardi 5 Salatiga. Perpustakaan pindah kelokasi kampus Universitas Kristen Satya Wacana mulaitahun 1967 dan menempati Gedung Dr. Hayes StudentCentre (sekarang Gedung Fakultas Seni Pertunjukan, didepan Gedung F). Mulai tahun 1970, PU, UKSWmenempati gedung perpustakaan berlantai dua dengannama Perpustakaan Pusat.

Pada tahun 1992 Gedung Perpustakaan Pusatdirenovasi dan diberi nama Gedung Notohamidjojo,mulai bulan Desember 1993, Perpustakaan menempatisebagian lantai 1, lantai 2, 3 dan sebagian lantai 4 dari

Gedung Notohamidjojo. Pada tahun 2013 ini BagianPelayanan Teknik pindah dari lantai 1 ke lantai 2,untuk mendekatkan antara pengolahan bahan pustakadengan pemustaka, rencana jangka menengah padatahun 2014 nanti lantai 5 akan digunakanperpustakaan sebagai ruang baca. Perpustakaan inidilengkapi dengan sarana dan prasarana yang cukupmemadahi sebagai perpustakaan modern, gedung initerdapat ornamen sebuah lambang berupa kaca patrimenggambarkan 4 figur wanita terkenal dalam ceritaRamayana (pewayangan), yaitu:

o Dewi Saraswati yang menggambarkan Pengetahuano Dewi Kamaratih yang menggambarkan Persahabatano Dewi Sri yang menggambarkanPengertian

o Dewi Kunthi yangmenggambarkan Kearifan

Sejak tahun 1995, Perpustakaan menggunakannama "Perpustakaan Universitas, UKSW" untukmenunjukkan bahwa pelayanan perpustakaan dikelolasecara tersentral. Sempat beberapa tahun mengelolaPelayanan Cabang Pascasarjana dan Penelitian, danPelayanan Cabang Biblioterapi; namun denganberkembangnya dan bertambahnya program studimaka Pelayanan Cabang Biblioterapi dileburmenjadi Laboratorium Konseling - Fakultas Psikologi.Sedangkan Pelayanan Cabang Pascasarjana danPenelitian beralih fungsi sebagai Ruang BacaPascasarjana dan dilayani di Gedung G 103 ( Agustus2007 sampai September 2012), sejak awal 2013 semua

layanan perpustakaan di pusatkan di PerpustakaanUniversitas sampai sekarang.

4.1.1.4.1.1.4.1.1.4.1.1. Visi,Visi,Visi,Visi, MisiMisiMisiMisi PerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan Universitas.Universitas.Universitas.Universitas.a.a.a.a. VisiVisiVisiVisiMenjadi suatu pusat pengetahuan untuk kebutuhanakademik serta pengembangannya

b.b.b.b. MisiMisiMisiMisi1. Menyediakan akses informasi yangefisien dan efektif terhadap informasi keilmuan,penelitian, dan kebudayaan dari berbagai lokasisimpan.

2. Menyediakan koleksi dalam berbagaiformat tekstual dalam beragam media gunamendukung pencapaian kegiatan akademik yangberkualitas.

3. Memajukan nilai-nilai profesionaldalam hal kebebasan intelektual, hak kekayaanintelektual, privasi dan kerahasiaan pemustaka,kolaborasi, dan layanan yang berpusat padapemustaka

4. Menyediakan pelayanan yang diakonia.5. Menopang dan mengembangkanketrampilan pemustaka dalam menemukan danmemberdayakan informasi.

6. Menyediakan ruang (space) yangkondusif untuk membangun atmosfir akademik.

4.1.2.4.1.2.4.1.2.4.1.2. Kedudukan,Kedudukan,Kedudukan,Kedudukan, Fungsi,Fungsi,Fungsi,Fungsi, dandandandan Tujuan.Tujuan.Tujuan.Tujuan.

a.a.a.a. KedudukanKedudukanKedudukanKedudukan

Perpustakaan di dalam Universitas Kristen SatyaWacana, selanjutnya disebut PerpustakaanUniversitas adalah bagian integral dari UKSW denganperan mendukung pelaksanaan proses pembelajarandan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi.

b.b.b.b. FungsiFungsiFungsiFungsiPerpustakaan Universitas berfungsi sebagai pusat

pembelajaran yang menyediakan informasi dan aksesterhadap informasi yang dibutuhkan untuk pendidikan,referensi, penelitian, kebudayaan, dan rekreasikhususnya bagi sivitas akademika.

c.c.c.c. TujuanTujuanTujuanTujuanPerpustakaan Universitas bertujuan memenuhi

kebutuhan informasi yang bersifat ilmiah maupunumum melalui:1. penyediaan dan pengelolaan (pengaturan) koleksidengan standard nasional dan internasional.

2. penyediaan perangkat dengan kapabilitas yangmemadai untuk mengakses informasi intelektual,ilmiah, dan kebudayaan baik yang tersedia di UKSWmaupun yang berada di luar UKSW.

3. peningkatan sumber daya informasi perpustakaanyang efektif oleh seluruh sivitas akademika.

4. penciptaan suasana dan lingkungan belajar yangoptimal, nyaman dan menjadi gerbangkebijaksanaan bagi sivitas akademika denganmembuka wawasan yang luas terhadapperkembangan ilmu pengetahuan global.

4.1.3.4.1.3.4.1.3.4.1.3. StrukturStrukturStrukturStruktur organisasiorganisasiorganisasiorganisasi PerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan Universitas,Universitas,Universitas,Universitas,UniversitasUniversitasUniversitasUniversitas KristenKristenKristenKristen SatyaSatyaSatyaSatya WacanaWacanaWacanaWacana Salatiga.Salatiga.Salatiga.Salatiga.

Struktur organisasi Perpustakaan Universitas,Universitas Kristen Satya Wacana Salkatiga terdiri dari:1. Kepala Perpustakaan disebut Direktur , tugasdirektur adalah memimpin, mengkoordinasi PU,dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor I(bidang Akademik ).

2. Panitia Perpustakaan , panitia perpustakaanberanggotakan perwakilan dari fakultas/jurusan,para ahli di bidang perpustakaan , tugasnya sebagaiteam pengembang (pengembangan perpustakaan danpengembangan koleksi).

3. Sekretaris Perpustakaan , tugas nya mengkoordinirstaf perpustakan lingkup internal dan membantuDirektur dalam bidang administrasi dan SDM ,bertanggung jawab kepada Direktur PU.

4. Kepala Bagian tugasnya memimpin/mengkoordinirstaf pada bagiannya dan bertanggung jawablangsung kepada Direktur. (Gambar 4.1)

Sumber: Administrasi PU , 2013

GambarGambarGambarGambar 4.14.14.14.1StrukturStrukturStrukturStruktur OrganisasiOrganisasiOrganisasiOrganisasi PerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan UniversitasUniversitasUniversitasUniversitas

TabelTabelTabelTabel 4.14.14.14.1RekapitulasiRekapitulasiRekapitulasiRekapitulasi StafStafStafStaf PerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan Univeritas,Univeritas,Univeritas,Univeritas,UniversitasUniversitasUniversitasUniversitas KristenKristenKristenKristen SatyaSatyaSatyaSatya WacanaWacanaWacanaWacana SalatigaSalatigaSalatigaSalatiga

Sumber : Administrasi , 2014

N0.N0.N0.N0. JABATANJABATANJABATANJABATAN JUMLAHJUMLAHJUMLAHJUMLAH

1 Direktur 12 Sekretaris 1

3Kepala Bagian Pelayanan Teknis (PengolahanBahan Pustaka)

1

4Kepala Bagian Pelayanan dan PendidikanPembaca (P3)

1

5 Kepala Bagian Teknologi dan Sistem Informasi 16 Staf Layanan Akuisisi 37 Staf Layanan Referens 28 Staf Layanan Reserve 29 Staf Layanan Serial 210 Staf Layanan Sirkulasi 711 Staf Layanan Meja Informasi 112 Staf Layanan Teknik 713 Staf Bagian Administrasi dan lain-lain 114 Staf Bagian Teknologi dan Sistem Informasi 2

Jumlah 31

Jika dilihat dari sarana dan prasaranaPerpustakaan Universitas, Universitas Kristen SatyaWacana Salatiga, ini banyak memiliki prestasi dankeunggulan.

4.2.4.2.4.2.4.2. GambaranGambaranGambaranGambaran UmumUmumUmumUmum Responden.Responden.Responden.Responden.

Dalam gambaran umum mengenai responden iniakan disajikan data yang telah diperolah dari penelitianyang telah dilakukan pada seluruh staf PU, sebanyak31 orang sebagai responden. Pengumpulan data daripenelitian efektivitas dan kendala dalam penerapansistem manajemen mutu (ISO 9001:2008) diPerpustakaan Universitas, Universitas Kristen SatyaWacana Salatiga , dilakukan dengan cara studidokumen dan wawancara secara langsung untukmemperoleh data sekunder maupun informasi yangrelevan dengan permasalahannya. Dalam laporan iniakan disajikan data mengenai profil 31 responden yangterdiri atas jenis kelamin, umur, tingkat pendidikandan jenis bidang studi (perpustakaan dan non-perpustakaan).

TabelTabelTabelTabel 4.2.14.2.14.2.14.2.1SebaranSebaranSebaranSebaran KarakteristikKarakteristikKarakteristikKarakteristik RespondenRespondenRespondenResponden

KakateristikResponden

KategoriPengukuran

Jumlah

orang %

JenisKelamin

Laki-laki 26 83,87

Perempuan 5 16,13

Umur

< 30 7 22,58

31 - 40 6 19,35

41 - 50 10 32,26

51 > 8 25,81

TingkatPendidikan

SLTP 3 9,65

SLTA 9 29,02

Diploma 9 29,02

Sarjana (S1) 7 22,66

Magister (S2) 3 9,65

DisiplinIlmu

Perpustakaan 13 41,93

Non-perpustakaan 18 58,07

Sumber : data sekunder diolah (2014)

4.3.4.3.4.3.4.3. AnalisisAnalisisAnalisisAnalisis

Efektivitas dalam penerapan SMM ISO 9001:2008di Perpustakaan Universitas, Universitas Kristen SatyaWacana Salatiga. Dalam upaya meningkatkan mutulayanan perpustakaan, terdapat beberapa langkahyang diupayakan terkait dengan delapan prinsip SMMISO 9001:2008, prinsip-prinsip tersebut adalah Fokuspada pemustaka, Kepemimpinan, Keterlibatan stafperpustakaan, Pendekatan proses, Pendekatan sistempada manajemen, Peningkatan mutu yangberkesinambungan, Pendekatan faktual untukpengambilan keputusan, Hubungan yangmenguntungkan bagi keduanya. Hasil data yangdiperoleh dari kuesioner Perpustakaan Universitas,UKSW Salatiga berupaya dalam setiap prinsip-prinsiptersebut.

4.3.1.Efektivitas4.3.1.Efektivitas4.3.1.Efektivitas4.3.1.Efektivitas penerapanpenerapanpenerapanpenerapan prinsip-prinsipprinsip-prinsipprinsip-prinsipprinsip-prinsip SMMSMMSMMSMMISOISOISOISO 9001:20089001:20089001:20089001:2008 didididi PU,PU,PU,PU, UKSWUKSWUKSWUKSW Salatiga.Salatiga.Salatiga.Salatiga.

a.a.a.a. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam fokusfokusfokusfokus padapadapadapada pemustaka.pemustaka.pemustaka.pemustaka.

Perpustakaan fokus pada pemustakanya,sehingga semua daya dan upaya seluruh unsurmanajemen perpustakaan diarahkan untuk memenuhikebutuhan dan harapan pemustakannya, baiksekarang dan masa yang akan datang. Selanjutnyaperpustakaan tidak hanya sekedar memenuhikebutuhan pemustakanya tapi terus berjuang untukmelampaui kebutuhan dan harapan pemustakanya.

Dalam indikator fokus pada pemustaka inipeneliti menetapkan lima item yaitu : (1) Meneliti,memahami kebutuhan dan harapan pemustaka.

(2) Memastikan bahwa tujuan organisasi perpustakaanselaras dengan kebutuhan dan harapan pemustaka. (3)Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhandan harapan pemustaka di seluruh tingkatanorganisasi perpustakaan. (4) Melaksanakanpengukuran kepuasan pemustaka dengan melakukansurvey kepuasan pemustaka dan menindaklanjutihasilnya. (5) Memastikan pendekatan yang seimbangantara kepuasan pemustaka dan kepuasan pihakberkepentingan lainnya (staf perpustakaan,perpustakaan lain, pemasok, Pemerintah).

Upaya yang telah dilakukan oleh PerpustakaanUniversitas dalam upayanya menerapkan prinsip yangpertama SMM ISO 9001:2008 yaitu fokus pada

pemustaka adalah : empat dari lima item indikatorfokus pada pemustaka dengan hasil jawaban dalamkuesioner menunjukkan nilai total rata-rata 3,56,terletak pada rentang antara 3,4 – 4,19 berada dalamkategori efektif. Satu item yang belum efektif (cukupefektif) dari jawaban kuesioner para staf PU yaitumeneliti, memahami kebutuhan dan harapanpemustaka menunjukkan nilai rata-rata 3,32 tersajidalam tabel 4.3.1.

TabelTabelTabelTabel 4.3.14.3.14.3.14.3.1HasilHasilHasilHasil PenilaianPenilaianPenilaianPenilaian StafStafStafStaf PU-UKSWPU-UKSWPU-UKSWPU-UKSW SalatigaSalatigaSalatigaSalatiga terhadapterhadapterhadapterhadap

PerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan dalamdalamdalamdalam prinsipprinsipprinsipprinsip FokusFokusFokusFokus padapadapadapada PelangganPelangganPelangganPelanggan(Pemustaka)(Pemustaka)(Pemustaka)(Pemustaka)

NoNoNoNo IndikatorIndikatorIndikatorIndikator Rata-Rata-Rata-Rata-ratarataratarata STDSTDSTDSTD

1. Meneliti dan memahami kebutuhan danharapan pemustaka 3,32 0,90

2.Memastikan bahwa tujuan organisasiperpustakaan selaras dengan kebutuhandan harapan pemustaka

3,64 0,66

3Mengkomunikasikan pentingnyamemenuhi kebutuhan dan harapanpelanggan di seluruh tingkatan organisasiperpustakaan

3,83 0,73

4Melaksanakan pengukuran kepuasanpelanggan dengan melakukan surveykepuasan pelanggan dan menindaklanjutihasilnya.

3,58 1,08

5. Memastikan pendekatan yang seimbang 3,45 0,80

antara kepuasan pemustaka dankepuasan pihak berkepentingan lainnya(staf perpustakaan, pepustakaan lain,pemasok, Pemerintah)

RataRataRataRata –––– RataRataRataRata 3,56 0,84

Sumber : Data Primer, 2014

b.b.b.b. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam KepemimpinanKepemimpinanKepemimpinanKepemimpinanKepala perpustakaan tidak hanya sekedar

sebagai manajer, tapi kepala perpustakaan dituntutuntuk menjadi leadership dalam menetapkan arah dantujuan perpustakaan, mereka harus bisa menciptakansituasi dan kondisi lingkungan yang baik dan dapatmengkoordinasikan semua personil untuk mencapaitujuan perpustakaan. Ada lima item yang ditetapkandalam indikator kepemimpinan ini yaitu :

(1) Memperhatikan kebutuhan semua pihak yangberkepentingan. (2) Membangun visi yang jelas tentangmasa depan organisasi perpustakaan. (3) Menetapkantujuan dan target yang SMART (Spesific, Measurable,Achievable, Realistic, Time Target). (4) MenyediakanSumberdaya yang diperlukan baik Sumber dayamanusia atau assset. (5) Memberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi stafperpustakaan.

Pimpinan Perpustakaan Universitas dalamupayanya melaksanakan tugas sebagai Direktur PU,dari hasil kuesioner mendapat nilai total rata-rata3,49 berada pada kategori efektif, hasil kuesioner initersaji dalam tabel 4.3.2. Hal tersebut

menunjukkan bahwa Direktur PU, UKSW telahmelaksanakan prinsip kepemimpinan dalammenjalankan tugas sebagai kepala perpustakaan.


KepemimpinanKepemimpinanKepemimpinanKepemimpinan

No.No.No.No. IndikatorIndikatorIndikatorIndikator Rata-Rata-Rata-Rata-ratarataratarata STDSTDSTDSTD

1 Memperhatikan kebutuhan semua pihakyang berkepentingan termasuk 3,74 0,81

Sumber data primer 2014

c.c.c.c. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam MelibatkanMelibatkanMelibatkanMelibatkan StafStafStafStaf Perpustaka-Perpustaka-Perpustaka-Perpustaka-an.an.an.an.Melibatkan semua staf perpustakaan dalam

segala kegiatan adalah memanfaatkan seluruh stafperpustakaan mulai dari yang paling rendah sampaikepala perpustakaan, personil disetiap tingkatanadalah sesuatu hal yang penting dari organisasiperpustakaan, keterlibatannya dan kemampuanmereka akan menjadi nilai tambah bagi perpustakaan.Item yang di tetapkan dalam indikator keterlibatan stafsebanyak lima, yaitu : (1) Memahami pentingnyakontribusi dan perannya dalam organisasiperpustakaan. (2) Mengidentifikasi hambatan terhadapkinerjanya. (3) Para staf PU memahami tugas dantanggung jawabnya. (4) Aktif mencari kesempatanuntuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan danpengalaman. (5) Bebas berbagi pengetahuan danpengalaman.

pemustaka, staf perpustakaan,pepustakaan lain, pemasok, Pemerintah

2 Membangun visi yang jelas tentang masadepan organisasi perpustakaan 3,61 0,88

3Menetapkan tujuan dan target yangSMART (Spesific, Measurable, Achievable,Realistic, Time Target)

3,61 0,98

4Menyediakan Sumberdaya yangdiperlukan baik Sumber daya manusiaatau assset.

3,35 095

5Memberikan pelatihan-pelatihan untukmeningkatkan kompetensi stafperpustakaan

3,16 1,00

Rata-rataRata-rataRata-rataRata-rata 3,49 0,92

Perpustakaan Universitas, UKSW dalamupayanya melibatkan staf dalam mengambilankeputusan sesuai dengan item-item dalam indikatorketelibatan karyawan, dari hasil jawaban kuesioner stafperpustakaan berada dalam kategori efektif dengannilai total rata – rata : 3,89.


KeterlibatanKeterlibatanKeterlibatanKeterlibatan StafStafStafStaf


d.d.d.d. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam PendekatanPendekatanPendekatanPendekatan Proses.Proses.Proses.Proses.Kegiatan dalam penerapan sistem pada organisasi

perpustakaan mengikuti alur proses. Pendekatan


1Memahami pentingnya kontribusi danperannya dalam organisasiperpustakaan

3,90 0,70

2 Mengidentifikasi hambatan terhadapkinerjanya 3,87 0,56

3 Para staf PU memahami tugas dantanggung jawab nya 3,93 0,67

4Aktif mencari kesempatan untukmeningkatkan kompetensi, pengetahuandan pengalaman.

3,58 0,92

5 Bebas berbagi pengetahuan danpengalaman 4,16 0,63


pengelolaan proses dipetakan melalui pengelolaanbisnis, sehingga pemborosan bisa dihindari.Pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itusendiri akan berdampak pada hilangnya kepercayaanpemustaka (pelanggan).

Dalam indikator pendekatan proses iniditetapkan enam item, yaitu : (1) Mendefinisikan danmenetapkan semua kegiatan yang diperlukan untukmemperoleh hasil yang diinginkan. (2) Menetapkantanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untukmengelola kegiatan kunci utama (meningkatkan mutulayanan) organisasi perpustakaan. (3) Menganalisis danmengukur dari kemampuan kegiatan kunci utama. (4)Mengidentifikasi interaksi proses antara suatu bagiandengan bagian yang lain di dalam organisasiperpustakaan. (5) Berfokus pada faktor-faktor sepertisumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akanmeningkatkan kegiatan kunci utama dari organisasiperpustakaan. (6) Mengevaluasi risiko, konsekuensidan dampak dari kegiatan pada pemustaka, pemasokdan pihak berkepentingan lainnya.

Pendapat para staf PU dalam upayamelaksanakan indikator pendekatan sistem prosesmendapat nilai total rata-rata 3,98. Hal inimenunjukkan bahwa PU telah melaksanakan item-itemdalam indikator tersebut dengan efektif.


pelaksanaanpelaksanaanpelaksanaanpelaksanaan kerjakerjakerjakerja mengikutimengikutimengikutimengikuti aluraluraluralur prosesprosesprosesproses

Sumber data primer 2014.

e.e.e.e. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam PendekatanPendekatanPendekatanPendekatan SistemSistemSistemSistem Manajemen.Manajemen.Manajemen.Manajemen.Pendekatan sistem pada manajemen dalam

mengelola perpustakaan bukan sekedar menghilangkanmasalah yang terjadi. Tetapi mengidentifikasi,memahami, dan menangani semua proses yangberhubungan antara satu bagian dengan bagianlainnya sebagai suatu sistem yang dapat memberikontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasiperpustakaan dalam mencapai tujuannya.

No.No.No.No. IndikatorIndikatorIndikatorIndikator RataRataRataRata-rata-rata-rata-rata STDSTDSTDSTD

1Mendefinisikan dan menetapkan semuakegiatan yang diperlukan untukmemperoleh hasil yang diinginkan

3,90 0,53

2

Menetapkan tanggung jawab yang jelasdan akuntabilitas untuk mengelolakegiatan kunci utama (meningkatkanmutu layanan) organisasi perpustakaan

4,12 0,56

3 Menganalisis dan mengukur darikemampuan kegiatan kunci utama 4,03 0,54

4Mengidentifikasi interaksi proses antarasuatu bagian dengan bagian yang lain didalam organisasi perpustakaan

3,87 0,61

5

Berfokus pada faktor-faktor sepertisumber daya, metode, dan bahan-bahanyang akan meningkatkan kegiatan kunciutama dari organisasi perpustakaan

4,09 0,53

6

Mengevaluasi risiko, konsekuensi dandampak dari kegiatan pada pemustaka,pemasok dan pihak berkepentinganlainnya

3,90 0,59


Dalam indikator pendekatan sistem manajemenini ditetapkan enam item, yaitu : (1) Penataan sistemuntuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yangpaling efektif dan efisien. (2) Memahami keterkaitanantara proses-proses dalam suatu system. (3)Menyelaraskan dan mengintegrasikan proses-prosesyang ada. (4) Memberikan pemahaman yang lebih baiktentang peran dan tanggung jawab yang diperlukanuntuk mencapai tujuan bersama. (5) Memahamikemampuan dan menetapkan kendala sumber dayasebelum mengambil tindakan. (6) Meningkatkan sistemmelalui pengukuran dan evaluasi.

Perpustakaan Universitas telah melakukanupayanya dalam penerapan indikator pendekatansistem manajemen. Hasil dalam kuesioner stafperpustakaan mendapat nilai total rata-rata 3,98,bukti ini menunjukkan bahwa PU telah melaksanakanprinsip tersebut dengan efektif.

TabelTabelTabelTabel 4.3.54.3.54.3.54.3.5

HasilHasilHasilHasil PenilaianPenilaianPenilaianPenilaian StafStafStafStaf PU-UKSWPU-UKSWPU-UKSWPU-UKSW SalatigaSalatigaSalatigaSalatiga terhadapterhadapterhadapterhadapPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan dalamdalamdalamdalam pengelolapengelolapengelolapengelola perpustakaanperpustakaanperpustakaanperpustakaan dengandengandengandengan

systemsystemsystemsystem manajemenmanajemenmanajemenmanajemen

Sumber data primer 2014

f.f.f.f. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam meningkatkanmeningkatkanmeningkatkanmeningkatkan mutumutumutumutu layananlayananlayananlayanansecarasecarasecarasecara berkelanjutan.berkelanjutan.berkelanjutan.berkelanjutan.

Peningkatan mutu secara berkelanjutan harusmenjadi tujuan tetap dari organisasi perpustakaan, haltersebut merupakan roh penerapan SMM ISO9001:2008. Ada dua item dalam indikator peningkatanmutu secara berkelanjutan yaitu : (1) Secara periodikmelakukan pemeriksaan sistem seperti menjalankankegiatan internal audit dan (2) Secara periodikmengadakan rapat khusus yang membahas masalah


1Penataan sistem untuk mencapai tujuanorganisasi dengan cara yang paling efektifdan efisien.

4,16 0,58

2 Memahami keterkaitan antara proses-proses dalam suatu sistem 4 0,57

3 Menyelaraskan dan mengintegrasikanproses-proses yang ada. 4,06 0,51

4

Memberikan pemahaman yang lebih baiktentang peran dan tanggung jawab yangdiperlukan untuk mencapai tujuanbersama.

4,03 0,60

5Memahami kemampuan dan menetapkankendala sumber daya sebelum mengambiltindakan.

3,93 0,67

6 Terus meningkatkan sistem melaluipengukuran dan evaluasi. 3,70 0,82


yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu (biasadisebut rapat tinjauan manajemen).

Mendapat dukungan dari staf PU dalamkuesioner dengan nilai total rata-rata 3,62,menunjukkan bahwa PU telah melaksanakan item-itemdalam indikator peningkatan mutu yang berkelanjutandengan efektif.


HasilHasilHasilHasil PenilaianPenilaianPenilaianPenilaian StafStafStafStaf PerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan PerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanUniv.Univ.Univ.Univ. UKSWUKSWUKSWUKSW SalatigaSalatigaSalatigaSalatiga dalamdalamdalamdalam prinsipprinsipprinsipprinsip PerbaikanPerbaikanPerbaikanPerbaikan

BerkelanjutanBerkelanjutanBerkelanjutanBerkelanjutan


g.g.g.g. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam PengambilanPengambilanPengambilanPengambilan KeputusanKeputusanKeputusanKeputusandidasarkandidasarkandidasarkandidasarkan padapadapadapada Fakta.Fakta.Fakta.Fakta.

NoNoNoNo IndikatorIndikatorIndikatorIndikatorRataRataRataRata––––

ratarataratarataSTDSTDSTDSTD

1Secara periodik melakukan pemeriksaansistem seperti menjalankan kegiataninternal audit

3,61 0,95

2

Secara periodik mengadakan rapat khususyang membahas masalah yang berkaitandengan sistem manajemen mutu (biasadisebut rapat tinjauan manajemen).

3,64 0,91


Keputusan yang efektif dalam organisasiperpustakaan didasarkan pada informasi dan analisadata untuk mengatasi masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif danefisien. Tidak ada data (bukti penerapan) sama dengantidak dilaksanakannya SMM ISO 9001:2008. Dalamindikator pengambilan keputusan didasarkan padafakta, peneliti menetapkan empat item, yaitu:(1) Memastikan bahwa data dan informasi yang adacukup akurat dan dapat diandalkan. (2) Membuat datayang dapat diakses oleh mereka yangmembutuhkannya. (3) Menganalisis data dan informasimenggunakan metode yang valid. (4) Membuatkeputusan dan mengambil tindakan berdasarkan padaanalisis faktual, seimbang dengan pengalaman danintuisi.

Dari hasil kuesioner, Pimpinan PU telahmelaksanakan sesuai dengan item-item dalam indikatorpengambilan keputusan didasarkan atas fakta dengankategori efektif, dengan nilai total rata-rata 3,66.


HasilHasilHasilHasil PenilaianPenilaianPenilaianPenilaian StafStafStafStaf PU-UKSWPU-UKSWPU-UKSWPU-UKSW SalatigaSalatigaSalatigaSalatiga terhadapterhadapterhadapterhadapPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan dalamdalamdalamdalam pengambilanpengambilanpengambilanpengambilan keputusankeputusankeputusankeputusan

didasarkandidasarkandidasarkandidasarkan atasatasatasatas faktafaktafaktafakta


1Memastikan bahwa data dan informasiyang ada cukup akurat dan dapatdiandalkan

3,41 0,99

2 Membuat data yang dapat diakses olehmereka yang membutuhkannya. 3,70 0,90


h.h.h.h.EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas dalamdalamdalamdalam KerjasamaKerjasamaKerjasamaKerjasama dengandengandengandengan RekananRekananRekananRekananKerjaKerjaKerjaKerja didasarkandidasarkandidasarkandidasarkan atasatasatasatas KeuntunganKeuntunganKeuntunganKeuntungan Bersama.Bersama.Bersama.Bersama.

Kerjasama yang saling menguntungkan antaraperpustakaan dengan rekanan kerja seperti kerja samadengan pemustaka, perpustakaan lain, penerbit, agen,toko buku dan distributor bahkan kerjasama denganPemerintah. Dalam indikator kerjasama salingmenguntungkan ini, peneliti menetapkan dua item,yaitu : Membangun hubungan yang seimbang antarakeuntungan jangka pendek dengan pertimbanganjangka panjang serta melakukan seleksi dan evaluasiterhadap semua rekanan kerja sehingga dapatmempengaruhi hasil nya.

Dalam upayanya yang telah dijalankan olehPerpustakaan Universitas, dari hasil jawaban kuesioner,para staf berpendapat Perpustakaan Universitas telahmelaksanakan prinsip kerjasama salingmenguntungkan dengan rekanan kerja (Hubunganpelanggan yang bermanfaat bagi kedua pihak) denganefektif. Pendapat para staf perpustakaan ini terlihatdari hasil kuesioner dengan nilai total rata – rata 3,91.

3 Menganalisis data dan informasimenggunakan metode yang valid 3,67 0,74

4

Membuat keputusan dan mengambiltindakan berdasarkan pada analisisfaktual, seimbang dengan pengalamandan intuisi

3,87 0,84

RataRataRataRata ---- ratarataratarata 3,66 0,87


HasilHasilHasilHasil PenilaianPenilaianPenilaianPenilaian StafStafStafStaf PU-UKSWPU-UKSWPU-UKSWPU-UKSW SalatigaSalatigaSalatigaSalatiga terhadapterhadapterhadapterhadapPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaanPerpustakaan dalamdalamdalamdalam menjalinmenjalinmenjalinmenjalin kerjasamakerjasamakerjasamakerjasama dengandengandengandengan

rekananrekananrekananrekanan kerja.kerja.kerja.kerja.


1

Membangun hubungan yangmenyeimbangkan keuntungan jangkapendek dengan pertimbangan jangkapanjang

3,93 0,62

2

Melakukan seleksi dan evaluasiterhadap semua pemasok produk(barang / jasa) yang mempengaruhihasil akhir produk organisasi.

3,90 0,70



4.3.2.4.3.2.4.3.2.4.3.2. KendalaKendalaKendalaKendala yangyangyangyang dihadapidihadapidihadapidihadapi dalamdalamdalamdalam PenerapanPenerapanPenerapanPenerapan SMMSMMSMMSMMISOISOISOISO 9001:20089001:20089001:20089001:2008 didididi PU,PU,PU,PU, UKSWUKSWUKSWUKSW Salatiga.Salatiga.Salatiga.Salatiga.

Kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapanSMM 9001:2008 yaitu: (1) Kurangnya komitmenmanajemen puncak, (2) Kurang dukunganinfrastruktur, (3) Kualitas manajemen parsial, (4)Kurangnya pengetahuan tentang konsep SMM ISO9001. (5) Budaya organisasi yang kurang mendukung,

(6) Ketidaksempurnaan penerapan SMM. di PU, UKSW.Kendala yang terjadi di PU, UKSW adalah :

a.a.a.a. KurangnyaKurangnyaKurangnyaKurangnya DukunganDukunganDukunganDukungan ManajemenManajemenManajemenManajemen PuncakPuncakPuncakPuncak

Kurangnya dukungan manajemen puncakditunjukkan oleh dukungannya yang hanyaberpengaruh secara signifikan terhadap manajemenarus proses (sarana dan prasarana). Hal inimenunjukkan bahwa manajemen puncak belummenganggap proses produksi merupakan proses yangberhubungan dengan proses-proses yang lainnya,sehingga menyebabkan berbagai proses dalamorganisasi belum terpadu. Proses produksi dalamperpustakaan diantaranya adalah : pengadaan bahanpustaka, penyediaan sarana kerja dan Sumber DayaManusia (Staf). Dari hasil wawancara dengan DirekturPU :

Dukungan Pimpinan UKSW dalam hal penyediaananggaran, misalnya pengembangan koleksi,penyediaan sarana kerja, sudah cukup baik.Permasalahan yang dihadapi selama ini adalahterkait masalah sumberdaya manusia, sebagaipengelola informasi dan sumber informasi yangdimiliki perpustakaan. Sejak anggaranpengembangan SDM tidak lagi berada dalampengelolaan unit anggaran, maka programpengembangan SDM tidak lagi dapat dilakukan.

Selain itu masalah mutasi staf yang kurangberkompeten dari unit lain ke PU, yang akhirnya PUmenjadi ‘tempat buangan’. Hal ini terjadi hampir disemua perpustakaan dan menimbulkan keprihatinanpara pustakawan, bahkan dalam media sosialfacebook terbentuk sebuah kelompok ‘Solidaritas

Pustakawan Tolak Penempatan Pegawai Bermasalahdi Perpustakaan’.

Dalam beberapa tahun terakhir ini, PU berupayauntuk bernegosiasi dengan pimpinan universitasuntuk mengurangi atau bahkan menolak mutasi stafyang tidak atau kurang berkompeten ke PU.Pimpinan universitas juga memberikan kesempatanuntuk merekrut tenaga yang memiliki latar belakangpendidikan dalam bidang perpustakaan daninformasi”.

b.b.b.b. KurangnyaKurangnyaKurangnyaKurangnya DukunganDukunganDukunganDukungan InfrastrukturInfrastrukturInfrastrukturInfrastruktur

Kurangnya dukungan infrastruktur diantaranyaadalah Sarana dan prasarana, arti infrastruktur lebihluas lagi dalam perpustakaan diantaranya : hubungandengan pemustaka , sikap kerja staf perpustakan(pustakawan), dukungan manajemen puncak,manajemen sumberdaya manusia (SDM pustakawan),hubungan dengan pemasok (penerbit, distributor, agen,toko buku). Hasil wawancara dengan Direktur PUmengenai dukungan infrastruktur adalah :

PU telah berupaya untuk menyediakan sarana danprasarana yang mendukung kebutuhan pemustaka,yaitu di titik layan lantai 2-4, mebeler, komputer,jaringan, dll. Sedangkan kebutuhan untuk lantai 5dan 7 akan diajukan dalam anggaran tahun2014/2015, karena renovasi baru selesai beberapabulan yang lalu. Selain menambah juga diperlukanperemajaan, misalnya, mebeler, karena yang ada

sekarang ini adalah mebeler lama, usianya kuranglebih 20 tahun, bentuknya kaku, tidak nyamanuntuk belajar dalam waktu lama, out of date.

c.c.c.c. KualitasKualitasKualitasKualitas ManajemenManajemenManajemenManajemen Parsial.Parsial.Parsial.Parsial.

Penerapan SMM yang masih bersifat parsial yanghanya berorientasi pada bidang produksi (jumlah bukuyang diproses, jumlah koleksi yang dipinjam). Hal inimenunjukkan bahwa penerapan SMM tidak mencakupkeseluruhan sistem organisasi perpustakaan.Seharusnya SMM diintegrasikan ke dalam strategi yanglebih luas. Belum meratanya perhatian pengelolaan tiapbagian dikarenakan tidak meratanya kualitas SDMpada bagian-bagian tertentu mengakibatkanketimpangan antara satu bagian dengan bagian yanglain, terutama layanan pembaca. Hasil wawancaradengan direktur PU mengenai kualitas manajemenparsial adalah :

Idealnya setiap titik layan saling mendukung danmelakukan segala upaya untuk memberikanpelayanan terbaik kepada pemustaka. Hal ini telahdilakukan PU, meskipun dalam pelaksanaannyamasih perlu perbaikan dan peningkatan agar kualitaslayanan di setiap titik layan semakin baik.

Kepuasan pemustaka akan tercapai bila layanan danfasilitas yang disediakan sesuai kebutuhanpemustaka, dan yang tidak kalah pentingnya adalahkualitas sumberdaya manusia yang tersebar di setiaptitik layan. SDM berkualitas yang dimaksud disinibukan hanya dalam hal latar belakang pendidikan,

namun termasuk juga kemampuan dan sikap stafdalam memberikan pelayanan kepada pemustaka.

d.d.d.d. KurangnyaKurangnyaKurangnyaKurangnya PengetahuanPengetahuanPengetahuanPengetahuan tentangtentangtentangtentang KonsepKonsepKonsepKonsep SMM.SMM.SMM.SMM.

Kurangnya pengetahuan tentang konsep SMMakan mempersulit staf perpustakaan untuk menerimadan menerapkan SMM, sehingga arah dan tujuanpenerapan SMM menjadi tidak efektif. Sebagian daristaf PU belum memahami konsep SMM ISO 9001:2008,sehingga dalam penerapannya masih banyak menemuikendala.

Hasil wawancara dengan direktur PU mengenaikurangnya pengetahuan tentang konsep SMM adalah :

Konsep SMM belum dipahami oleh seluruh staf. Halini disebabkan oleh banyak faktor, antara lain karenakurangnya sosialisasi, belum tersedianya saranauntuk berbagi pengetahuan. Selain itu ada yangberanggapan bahwa penerapan ISO menambahpekerjaan, karena setiap tahap kegiatan harusterdokumentasi.

e.e.e.e. BudayaBudayaBudayaBudaya OrganisasiOrganisasiOrganisasiOrganisasi yangyangyangyang KurangKurangKurangKurang Mendukung.Mendukung.Mendukung.Mendukung.

Budaya organisasi perpustakaan kurangmendukung, yakni belum sepenuhnya berfokus padapelanggan. (pemustaka). Organisasi perpustakaan

belum mengagap penting untuk menjalin hubunganjangka panjang dengan pemustaka maupun pemasok,serta betapa sulitnya pustakawan senior melaksanakanperubahan ke dalam budaya mutu. Inilah hasilwawancara dengan Direktur tentang kurangnyadukungan mengenai budaya mutu :

Respon terhadap perubahan selalu menuai pro dankontra. Hal tsb terjadi karena beberapa alasan,diantaranya adalah karena kurangnya pemahamansecara menyeluruh terhadap tujuan dilakukannyaperubahan tersebut. Oleh sebab itu diperlukansosialisasi. Perubahan tidak dapat dilihatberdasarkan senior atau yunior-nya staf – belumtentu staf senior menolak dan staf yunior pasti dapatmenerima suatu perubahan, karena bisa juga terjadisebaliknya.Menurut saya, staf senior PU dapat menerimaperubahan ke arah budaya mutu, sebab selama iniprinsip-prinsip SMM sebenarnya telah dilakukan,hanya saja belum terdokumentasi dengan baik.

Sebagai staf perpustakaan merupakan pelayan bagipemustaka, segala sesuatu yang dilakukan untukkepentingan pemustaka, dalam hal fakus padapemustaka ini masih perlunya meningkatkan mutulayanan sehingga kebutuhan dan harapan pemustakadapat terpenuhi.

f.f.f.f. KetidakKetidakKetidakKetidak SempurnaanSempurnaanSempurnaanSempurnaan PenerapanPenerapanPenerapanPenerapan SMMSMMSMMSMMKetidaksempurnaan penerapan suatu sistem

telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, salahsatu sebab ketidaksempurnaan penerapan SMM ISO9001:2008 di PU, UKSW, adanya pendapat bahwa stafperpustakaan, yang tidak memiliki kompetensi bidangperpustakaan merasa tersisih atau bahkan sampaidiberhentikan oleh organisasi perpustakaan. Hasil

wawancara dengan Direktur mengenai ketidaksempurnaan penerapan SMM adalah :

Sebenarnya kekawatiran semacam itu tidak perluterjadi di PU, karena para staf PU yang seniorbanyak yang telah mengikuti pelatihan, seminar,workshop bidang perpustakaan, bahkan para stafbanyak yang berlatar belakang pendidikanperpustakaan.

Menurut saya sebenarnya semua staf PU telahmelaksanakan prinsip-prinsip SMM, namun masihperlu peningkatan agar pelayanan menjadi semakinbaik dan memenuhi kebutuhan dan harapanpemustaka.

4.4.Pembahasan.4.4.Pembahasan.4.4.Pembahasan.4.4.Pembahasan.

Dari hasil analisis tersebut di atas, makapenelitian ini akan membahas efektivitas, dan kendaladalam penerapan SMM ISO 9001:2008 diPerpustakaan Universitas, UKSW Salatiga.

4.4.1.Efektivitas4.4.1.Efektivitas4.4.1.Efektivitas4.4.1.Efektivitas dalamdalamdalamdalam MelaksanakanMelaksanakanMelaksanakanMelaksanakan prinsip-prinsip-prinsip-prinsip-prinsipprinsipprinsipprinsip SMMSMMSMMSMM ISOISOISOISO 9001:20089001:20089001:20089001:2008 didididi PUPUPUPU UKSWUKSWUKSWUKSWSalatiga.Salatiga.Salatiga.Salatiga.

a.a.a.a. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas FokusFokusFokusFokus padapadapadapada Pemustaka.Pemustaka.Pemustaka.Pemustaka.

Dalam prinsip fokus pada pemustaka,Perpustakaan Universitas, UKSW Salatiga melakukanlangkah-langkah untuk memenuhi kebutuhan danharapan pemustaka dengan memberikan lima item

dalam indikator fokus pada pemustaka. Denganindikator tersebut PU berupaya untuk memenuhikebutuhan dan harapan pemustaka. Seperti yangdikemukakan oleh Sallis, (2008) : apabila sistemmanajemen mutu bertujuan untuk memiliki relevansiterhadap perpustakaan, maka ia harus memberipenekanan pada penyediaan mutu layanan terhadaptiap-tiap pemustakanya sehingga lembagaperpustakaan dapat dikatakan berhasil dalam memberikepuasan kepada pemustakanya.

Langkah PU, UKSW Salatiga dalam melakukanupayanya yang pertama yaitu meneliti, memahamikebutuhan dan harapan pemustaka, hasil kuesionerpara staf perpustakaan didapat nilai total rata-rata3,32., berada pada rentang kategori ragu-ragu. Hal inimembuktikan bahwa staf PU belum sepenuhnyamemahami kebutuhan dan harapan pemustaka,dalam melaksanakan item pertama dalam indikatorfokus pada pemustka. sehingga apa yang dikemukanoleh Bend (Nasution, 2010) yaitu kepuasan pelanggansebagai perbandingan antara barang atau jasa yangdirasakan keinginan, kebutuhan, dan harapanpelanggan, belum dilaksanakan sepenuhnya oleh stafPU. Selanjutnya Bend mengemukakan apabila telahtercapai kepuasan pelanggan, maka akan timbulpembelian ulang dan kesetiaan. Pendapat Bend ini jugabelum dilakukan oleh sebagian staf PU. Hal inidirasakan juga oleh salah satu pemustaka darimahasiswa FEB angkatan 2010, dalam wawancaranyamenyatakan :

Saya rasakan bahwa kebutuhan dan harapan sayabelum seluruhnya terpenuhi, terutama saatmeninjam buku, belum tentu buku yang sayabutuhkan tersedia, mungkin sedang dipinjam oranglain, atau memang bukunya terbatas jumlahnya,bahkan sering buku dalam katalog tidak sedangdipinjam tapi buku tidak diketemukan. Masalahakses internet belum menjangkau di setiap sudutruangan perpustakaan, bahkan sering lemot,kebersihan toiletpun masih kotor dan bau terutamatoilet putri.

Langkah selanjutnya yang menggambarkan itemkedua tentang memastikan bahwa tujuan organisasiperpustakaan selaras dengan kebutuhan dan harapanpemustaka. Menurut pendapat staf PU dalam kuesionerdidapat nilai total rata-rata 3,64, ini membuktikanbahwa para staf PU telah melaksanakan tujuanPerpustakaan selaras dengan kebutuhan dan harapanpemustaka. Hal tersebut sejalan dengan pendapatGesperz (Nasution, 2010) yaitu mekanisme untukmemahami kebutuhan dan harapan pemustaka.

PU, UKSW melakukan langkah berikutnya dalamupayanya yang ketiga yaitu mengkomunikasikanpentingnya memenuhi kebutuhan dan harapanpemustaka di seluruh tingkatan organisasiperpustakaan. Dalam hal ini PU selalu melakukankomunikasi antar bagian terutama dalam bidangpengadaan koleksi yang diusulkan atau disarankanoleh pemustaka, sehingga apa yang menjadi kebutuhan

dan harapan pemustakan akan terpenuhi. Hal inimendapat dukungan dari staf perpustakaan dalamkuesioner dengan nilai total rata-rata 3,83. Hal inimembuktikan bahwa komunikasi antar bagian dalammemenuhi kebutuhan dan harapan pemustakaberjalan efektif. Langkah yang dilakukan oleh PU,UKSW telah sejalan dengan pendapat Gesperz(Nasution, 2010) yaitu mendifinisikan keluhan denganmengkomunikasikan sehingga kebutuhan dan harapanpemustaka dapat terpenuhi.

Dalam upayanya melaksanakan pengukurankepuasan pemustaka PU UKSW melakukan surveykepuasan pemustaka dan menindaklanjuti hasilnya.Hal tersebut telah dilakukan oleh PU sejak penerapanSMM ISO 9001:2008. Setiap semester PU telahmelakukan survey kepuasan pengguna, sehingga haltersebut hasil kuesioner para staf PU mendapat nilairata-rata 3,58, berada pada kategori efektif, artinyapara staf telah menindaklanjuti hasil survey kepuasanpengguna tersebut. Langkah ke-empat ini sejalandengan yang dikemukakan oleh Kotler (Nasution, 2010)bahwa perusahaan akan memperoleh tanggapan danumpan balik secara langsung dari pelanggan dansekaligus juga memberi tanda (signal) positip bahwaperusahaan menaruh perhatian terhadap parapelanggan.

Selanjutnya dalam memenuhi harapanpemustaka dengan langkah yang kelima dalamupayanya PU untuk memastikan pendekatan yang

seimbang antara kepuasan pemustaka dan kepuasanpihak berkepentingan lainnya. Dengan hasil kuesionerpara staf dengan nilai rata-rata 3,45, artinya PU telahmelaksanakan apa yang menjadi kebutuhan danharapan pemustaka, sehingga kepuasan pemustakaseimbang dengan kepuasan yang berkepentinganlainnya.

Beberapa bukti yang dilakukan oleh PU, UKSWdalam pemenuhan kebutuhan dan harapan pemustakaini dapat disimpulkan bahwa dalam penerapannyaprinsip pertama dari SMM ISO 9001:2008menunjukkan hasil efektif (3,56). Dari lima itemindikator, hanya satu yang belum efektif yaitu dalamupayanya meneliti, memahami kebutuhan danharapan pemustaka sehingga dalam indikator ini PUtelah sejalan dengan apa yang dikemukankan olehZulfikar (Sutarno, 2006), di mana peningkatan mutulayanan perpustakaan harus dilakukan untukmemenuhi harapan pemustaka, dan pendapatTampubolon (2001) bahwa “Mutu suatu perpustakaanharus sesuai dengan persyaratan dan fokus padakeinginan pemustaka“ telah dilaksanakan sepenuhnyaoleh PU, UKSW. Hal ini juga mendapat dukungan daripengguna perpustakaan mahasiswa FBS angkatan2010, dalam wawancaranya dengan peneliti :

“Saya merasa puas dengan fasilitas dan pelayananyang ada di Perpustakaan ini, sebagaian besarkebutuhan saya dalam mengerjakan tugasperkuliahan dapat dipenuhi oleh buku-buku yang

tersedia di perpustakaan ini, sehingga saya tidakperlu repot mencari buku di tempat lain”. Tentangfasilitas lainnya sudah cukup bagus”.

b.b.b.b. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas KepemimpinanKepemimpinanKepemimpinanKepemimpinanSalah satu faktor penting bagi seorang pemimpin

Menurut Anderson (Matondang, 2008) adalah dimanapemimpin dapat dikatakan efektif apabila seorangpemimpin dapat mampu mempengaruhi bawahannyauntuk dapat melakukan aktivitas yang dikehendakinyaguna mencapai tujuan perusahaan. Kemampuanseorang pemimpin untuk dapat mempengaruhibawahannya dinamakan kepamimpinan atauleadership.

Langkah yang dilakukan kepala perpustakaandalam item pertama dari indikator kepemimpinanyaitu : upaya pimpinan PU dalam memperhatikankebutuhan semua pihak yang berkepentingantermasuk pemustaka, staf perpustakaan, perpustakaanlain, pemasok, manajemen puncak. Menurutpendapat staf perpustakaan dalam kuesioner berkaitandengan item pertama dalam kepemimpinan ini para stafPU dengan mendapat nilai total rata-rata 3,74, beradadalam kategori efektif. Hal tersebut sejalan denganpendapat Neuschel dalam bukunya Pemimpin yangmelayani, Mengembangkan kualitas pemimpin yangmelayani adalah hal yang sulit karena pemimpin yangmelayani (memperhatikan kepentingan semua pihak)harus mementingkan orang lain dari pada kepentingansendiri.

Item selanjutnya dalam indikator kepemimpinanyaitu Pimpinan Perpustakaan membangun visi yangjelas tentang masa depan organisasi perpustakaanberjalan efektif (3,61). Artinya bahwa kepala PU dalamupayanya untuk membangun visi yang jelas tentangmasa depan perpustakaan telah dilaksanakan, hal inisejalan dengan apa yang dikemukakan oleh Matondang(2008) yaitu : peranan pemimpin sangat dominanbahkan determinan dalam pencapaian pokok organisasidan mewujudkan visi.

Langkah berikutnya adalah Pimpinanperpustakaan menetapkan tujuan dan target yangSMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, TimeTarget, Efektivitas). Dalam upayanya Kepala PU, UKSWmenetapkan tujuan dan target yang jelas, terukur,dapat dicapai, realitis dan tepat sasaran dalamkuesioner mendapat nilai total rata-rata 3,61, iniartinya dalam menetapkan tujuan dan target berjalanefektif. Hasil ini sejalan dengan pendapat Matondang,(2008) dan Neuschel, (2008) bahwa Pemimpin yangefektif harus memiliki kapasitas untuk membuat ide,visi dan kemampuan untuk membuat konsep.

Kepala PU UKSW dalam upayanya menyediakansumberdaya yang diperlukan baik sumber dayamanusia atau asset, dalam hal ini langkah yangdilakukan kepala PU, UKSW belum berjalan efektif.Terbukti dari hasil kuesioner dengan total nilai rata-rata 3,35. Hal ini dikarenakan bahwa penyediaantenaga kerja merupakan wewenang pimpinan puncak,PU hanya mengusulkan saja, begitu juga dalam

penyediaan asset. Berikut wawancara dengan DirekturPU tentang penyediaan tenaga kerja dan asset :

Dalam penyediaan tenaga kerja dan asset merupakanwewenang Pimpinan Universitas , yaitu Wakil Rektor Iurusan akademik, PU hanya sebatas mengusulkan,jadi belum tentu apa yang diharapkan dapatdisetujuhi, bahkan seringnya mendapat tenaga kerjayang tidak memenuhi kreteria yang diharapkan,begitu juga tentang asset masih menunggupersetujuan dari Pimpinan Universitas.

Langkah Kepala PU dalam upayanyamemberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkankompetensi staf perpustakaan, dalam peningkatankompentensi, upaya yang dilakukan oleh Pimpinan PUmasih sangat memprihatinkan, dalam kurun waktubeberapa tahun terakhir ini tidak pernah dilakukan,karena keterbatasan dana, tenaga dan kurangnyadukungan dari Pimpinan Universitas, ini dibuktikanoleh pendapat staf PU dalam kuesioner mendapat nilaitotal rata-rata paling rendah yaitu 3,16, dari kelimaitem dalam indikator kepemimpinan.

Dalam prinsip kedua SMM ISO 9001:2008 yaitukepemimpinan ini dapat disimpulkan bahwaPerpustakaan Universitas, UKSW Salatiga dalamupayanya menerapkan prinsip ini berjalan efektif (3,49),sehingga hasil ini sejalan dengan apa yang dikemukaholeh Anderson (Matondang, 2008) yaitu : pemimpindapat dikatakan efektif apabila seorang pemimpindapat mampu mempengaruhi bawahannya untuk dapat

melakukan aktivitas yang dikehendakinya gunamencapai tujuan perusahaan.

c.c.c.c. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas KeterlibatanKeterlibatanKeterlibatanKeterlibatan KaryawanKaryawanKaryawanKaryawan

Langkah PU, UKSW Salatiga dalam upayanyamelibatkan seluruh staf PU dalam setiap kegiatanuntuk peningkatan mutu layanan perpustakaan.Keterlibatan staf PU, UKSW dalam membuat rencanakerja telah dilakukan sejak lama. Sebagai bukti yaituPU setiap tahun nya mengajak rapat kerja kepadaseluruh staf perpustakaan, sehingga program kerjauntuk satu tahun ke depan telah dibuat bersama-sama.Seperti yang dikatakan Direktur PU dalam wawancara :

“Raker memang sudah menjadi tradisi kegiatantahunan yang dilakukan oleh PU sejak direkturnyaBu Roosi dulu, saya tinggal melanjutkan saja, rakerdiawali rapat bagian selanjutnya hasil rapat bagiandibawa ke raker sehingga semua hasil keputusanrapat merupakan rencana yang diputuskan bersama,untuk dilaksanakan setahun ke depan”.

Langkah yang diupayakan dalam keterlibatankaryawan, sesuai dengan item yang pertama dariindicator keterlibatan staf yaitu : setiap karyawanharus memahami pentingnya kontribusi dan peranmereka dalam organisasi, dalam memahami pentingnyakontribusi dan perannya dalam perpustakaan telahberjalan efektif, hal ini dibuktikan dari hasil kuesionersebesar 3,90, artinya para staf PU telah memberikan

peranan dan kontribusi kepada PU, UKSW. Langkahyang telah dilakukan PU ini dalam upayanya stiap stafPU member kontribusi dan peran dalam organisasi,ternyata sejalan dengan pendapat Tjiptono dan Diana(2001), bahwa setiap staf dapat memberikan kontribusidan terlibat aktif dalam program yang diadakanorganisasi.

Langkah kedua dimana setiap karyawan harusdapat mengidentifikasi hambatan terhadap kinerjamereka. Dalam melaksanakan pekerjaan setiap stafharus dapat mengindetifikasi persoalan dan hambatanyang terjadi, sehingga tujuan yang telah ditetapkandapat tercapai. Dalam upaya ini PU, UKSW mendapatkreteria efektif (3,87) dalam kuesioner staf PU, artinyadalam kinerja para staf PU dapat mengatasi hambatanyang terjadi.

Langkah ketiga setiap karyawan harusmemahami tugas dan tanggung jawab mereka, Dalampelaksanaan tugas staf PU diharapkan memahamiuraian tugas yang telah diberikan dan mereka harusmenpertanggungjawabkan tugas-tugas yang diberikan,Hal ini upaya yang dilakukan oleh staf perpustakaandalam hasil kuesioner mendapat predikat efektif (3,93),ini dapat diartikan para staf PU dalam kinerjanyabertanggung jawab atas tugas-tugas yang diberikanoleh Pimpinan PU.

Langkah yang keempat dalam keterlibatankaryawan yaitu Setiap karyawan harus secara aktif

mencari kesempatan untuk meningkatkan kompetensi,pengetahuan dan pengalaman. PerpustakaanUniversitas dalam upaya memberikan peluangkesempatan untuk meningkatkan kompetensi lewatpelatihan, penataran, seminar, workshop dan studilanjut, bahkan beberapa staf yang memenuhi kreteriauntuk mengikuti studi lanjut S1, S2 baik itu programstudi perpustakaan maupun program studi yangrelevan dengan kebutuhan perpustakan saat inimaupun masa yang akan datang. Hasil kuesioner daripendapat staf PU dalam hal ini berjalan efektif (3,58).Langkah PU, UKSW dalam upayapeningkatan/pengembangan sumber daya manusia inisejalan dengan pendapat Bangun, (2012) yaitukemampuan sumber daya manusia dalam perusahaandapat ditingkatkan melalui program-program pelatihandan pendidikan, program ini akan memberikan manfaatbagi dirinya maupun bagi lembaganya.

Langkah yang terakhir dalam keterlibatankaryawan yaitu Para staf PU bebas berbagipengetahuan dan pengalaman, Dalam upaya iniPerpustakaan Universitas mewajibkan bagi staf yangtelah mengikuti pelatihan, seminar, maupun workshopuntuk membagi pengalamannya/pengetahuannyakepada staf yang lainnya, sehingga pengalaman danpengetahuan yang di dapatnya dapat dibagikan kepadastaf yang lainnya. Dalam hal ini hasil kuesioner stafmendapat kreteria efektif (4,16).

Langkah yang dilakukan oleh PU, UKSW dalamupayanya melibatkan staf dalam pengambilankeputusan dapat disimpulkan bahwa PU telah

melaksanakan secara efektif. Meskipun PU, UKSWSalatiga sudah melaksanakan berbagai upaya untukketerlibatan staf perpustakaan seperti di atas, yangjuga terlihat dari hasil Skala Likert hasil jawaban stafPU tentang keterlibatan karyawan 3,89 (efektif),namun masih ada hal yang belum dilakukan tentangperan staf PU dalam keterlibatan staf dalamperpustakaan yaitu untuk memutuskan suatu hal,yang sifatnya sangat berdampak pada staf, sehinggastaf hanya dapat memberikan ide atau pendapatnyadan pimpinan yang memutuskan.

d.d.d.d.EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas PendekatanPendekatanPendekatanPendekatan ProsesProsesProsesProses

Dalam langkah pendekatan proses PU, UKSWsetelah diteliti telah mengambil langkah semuakegiatan yang dilakukan dengan menggunakanpendekat proses.

Langkah pendekatan proses dalam upayanyamelaksanakan item pertama yaitu: mendefinisikandan menetapkan semua kegiatan yang diperlukanuntuk memperoleh hasil yang diinginkan. Para Staf PUdalam melaksanakan program kerja/aktivitas telahdirencanakan sebelumnya yaitu dengan caramendifiniskan dan menetapkan kegiatan untukmemperoleh hasil yang telah inginkan. Merencanakanprogram kerja dan kegiatan dalam rangkapeningkatkan mutu perpustakaan, PU telah melakukanhal tersebut dengan didukung staf dalam jawabankuesioner yaitu dengan kategori efektif (3,90), sehingga

hampir semua kegiatan atau program kerja yang telahdirencanakan sebelumnya perlu didifinisikan terlebihdahulu sehingga lebih efektif dan efisien, baik arahdan tujuan dapat terdekteksi tingkat keberhasilannyamaupun kegagalnya. Seperti yang dikatakan direkturPU dalam wawancara dengan peneliti :

“Seperti organisasi yang lain perpustakaanpunmelakukan kegiatannya sudah direncanakan setahunsebelumnya, seperti penganggaran penambahankoleksi bahan pustaka, studi lanjut untuk staf,pelatihan, seminar dll, sehingga rencana merupakanawal dari segala kegiatan”.

Dalam langkah yang pertama ini PU, UKSW telahsejalan dengan yang dikemukakan oleh Tenner danDeToro (Nasution, 2010) yaitu : mendifinisikan masalahproses suatu model perbaikan proses dimulai daripenetapan atau spesifikasi system mana yang terlibatagar usaha-usaha dapat terpokus pada proses bukanpada output.

Langkah ke dua dalam upayanya PU menetapkantanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untukmengelola kegiatan kunci (utama) perpustakaan,menetapkan tanggung jawab dan pembagian tugassecara rinci, ini merupakan bagian dari koordinasi(pembagian tugas dan tanggung jawab) agar arah dantujuan yang telah direncanakan dapat tercapai denganefektif dan efisien bila terkoordinir dengan baik. Dalampenilaian staf PU yang di dapat dalam kuesioner 4,12(efektif). Upaya ini telah sejalan dengan yangdikemukan oleh Terry (2006). yaitu koordinasi adalah

suatu usaha yang sinkron/teratur untuk menyediakanjumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkanpelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yangseragam dan harmonis pada sasaran yang telahditentukan.

Langkah ketiga dalam upaya PU untukmenganalisis dan mengukur dari kemampuan kegiatankunci utama. Dengan cara menganalisis kekuatan yangada, sarana dan prasarana, SDM, maupun sumberdana. Dengan berbekal analisis tersebut, PU dapatmengukur kemampuan untuk melaksanakan kegiatanpelayanan yang berkualitas untuk memenuhikebutuhan dan harapan pemustaka. Dalam langkahketiga ini total nilai rata-rata hasil kuesioner 4,03,berada dalam kategori efektif.

Langkah ke-empat dalam upayanya PUmelakukan identifikasi interaksi proses antara satubagian dengan bagian yang lain. Yang dilakukan olehkepala PU adalah mengidentifikasi interaksi prosesantara bagian dengan bagian yang lain di dalamperpustakaan sehingga antara bagian satu denganlainnya akan menjadi satu kesatuan dalam melayanipemustaka dengan lebih baik, dalam hasil kuesioneryang didukung oleh staf PU dengan kategori efektif(3,87), hal ini sejalan dengan pendapat Neuschel,(2008) bahwa kapasitas untuk mengidentifikasi danmenilai dengan cepat apa yang penting menjadikarakter umum eksekutip yang sukses.

Langkah ke lima upaya perpustakaan berfokuspada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, danbahan-bahan yang akan meningkatkan kegiatan kunci

dari organisasi. Fokus pada sumber daya yang ada,dengan sumber daya yang dipunyai oleh PU danmetode melaksanaan program kerja yang telahditentukan dengan tersedianya bahan-bahan yangdimiliki untuk meningkatkan mutu layananperpustakaan dalam hal ini hasil kuesioner pada stafPU mendapat kategori efektif (4,09).

Langkah yang terakhir dalam pendekatan prosesyaitu mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampakdari kegiatan pada pemustaka, pemasok dan pihakberkepentingan lainnya. Hal yang dilakukan oleh PU inimerupakan bentuk evaluasi program kerja dengan caramengukur tingkat keberhasilannya maupun tingkatkegagalannya, mengontrol apa yang kurang agarprogram kerja sesuai dengan tujuannya, selanjutnyamelapor baik keberhasilan maupun kegiatan yangmasih belum terlaksana, sehingga program kerja yangmasih belum terlaksana maupun gagal akan dilakukanperbaikan, sedangkan dampak kepada pemustaka,pemasok dan yang berkepentingan perlunyapengukuran tentang sesuatu yang telah dilakukan.Hasil kuesioner dalam langkah ini mendapat total nilairata-rata 3,90, berada dalam kategori efektif.

Langkah yang dilakukan oleh PU dalampenerapannya prinsip ketiga dari SMM ISO 9001:2008yaitu pendekatan proses, dapat disimpulkan bahwa PU,UKSW telah melaksanakannya dengan efektif (3,98).Hal ini sejalan dengan pendapat Sallis (2010) yaitutujuan akhir adalah kepuasan dari perspektifpemustakanya (pelanggan) dan kepuasan harusterukur.

e.e.e.e. EfektifitasEfektifitasEfektifitasEfektifitas PendekatanPendekatanPendekatanPendekatan SistemSistemSistemSistem padapadapadapada ManajemenManajemenManajemenManajemen

Langkah pendekatan sistem pada manajementelah dilakukan oleh PU, manajemen denganpendekatan sistem (system approach to management) :Mengidentifikasi dan menangani semua proses yangberhubungan sebagai suatu sistem yang dapatmemberi kontribusi pada efektivitas dan efisiensiorganisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.

Langkah pertama yang dilakukan oleh PU dalamupayanya Penataan sistem untuk mencapai tujuanorganisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien,penataan sistem artinya kegiatan mengatur dan menataseluruh unsur secara menyeluruh dalam suatususunan yang sistematis sehingga tidak terjadipenyimpangan ataupun pemborosan, dalam penataansistem ini PU telah melakukan beberapa langkah yangberkaitan dengan penataan diataranya penataan SDM,peningkatan kualitas SDM lewat pendidikan pelatihanberbasis kompetensi, penataan sofhware dan hardwaredalam sistem layanan, penataan ruang agar nyamanuntuk kegiatan belajar. Dalam upayanya ini PU telahmelaksanakan dengan efektif (4,16). Hal tersebutdidukung oleh pendapat staf dalam kuesioner.Penjelasan di atas menunjukkan bahwa PU telahmelaksanakan pendekatan sistem pada item pertamadalam penataan sistem untuk mencapai tujuanorganisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.

Langkah yang kedua dalam upayanyaPerpustakaan dalam memahami keterkaitan antaraproses-proses dalam suatu sistem. Proses dalam suatu

sistem adalah proses yang dapat dipengaruhi atau punterpengaruhi oleh proses lain yang sedang dijalankandalam sistem (saling berkomunikasi) dengan kata lainproses merupakan sesuatu yang sedang dilaksanakanuntuk mencapai tujuan telah ditentukan sebelumnya,upaya ini telah dilakukan oleh PU dengan bukti hasildalam kuesioner rata-rata 4,00, berada dalam kategoriefektif.

Langkah yang dilakukan oleh PU sehubungandengan upaya menyelaraskan dan mengintegrasikanproses-proses yang ada. Seorang menajer mengatahuibahwa organisasi yang sukses adalah organisasi yangdapat menyesuaikan diri terhadap perubahan yangterjadi. Proses bisnis menggambarkan bagaimana paramanajer menganalisa, mendesain ulang, danmeningkatkan proses bisnis yang mereka kelola,sehingga manajer dapat tahu bagaimana perusahaandapat mencapai efisiensi dengan mengintegrasikan danmeningkatkan proses bisnis mereka danmenyelaraskan proses bisnis mereka dengan strategidan tujuan perusahaan. PU dalam Menyelaraskan danmengintegrasikan proses-proses yang ada didapat hasilkuesioner yang didukung oleh staf dengan nilai totalrata-rata 4,06 (efektif).

Langkah berikutnya memberikan pemahamanyang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yangdiperlukan untuk mencapai tujuan bersama dandengan demikian mengurangi hambatan lintas-fungsional. Peran dan tanggung jawab sebagaipustakawan pengelola sumber informasi dalammenghadapi perkembangan teknologi komunikasi dan

informasi yang semakin pesat dewasa ini. Denganadanya perkembangan teknologi komunikasi daninformasi sangat berhubungan langsung terhadapperkembangan layanan informasi prima. Hal iniberkaitan langsung dengan status dan perananpustakawan sebagai pengelola informsi. Sebagaikomponen penting dalam pengelolaan dan pelayananinformasi IPTEK, pustakawan merupakan motorpenggerak kemajuan peradaban. Untuk itu parapustakawan dituntut memiliki kualitas yang memadai,dan benar-benar bersikap dan bertindak professional,dalam upaya nya PU pemahami peran dan tanggungjawab ini dalam pendapat kuesioner staf PU denganefektif (4,03).

Langkah ke lima dalam upayanya memahamikemampuan organisasi dan menetapkan kendalasumber daya sebelum mengambil tindakan. Inimerupakan mengidentifikasi masalah sebelummengambil keputusan. Mengatasi masalah dengancara mengidentifikasikan masalah terlebih dahulu,kemampuan mengenali, mengidentifikasi, danmenganalisis masalah. Memecahkan masalah yangsulit melalui evaluasi yang seksama dan sistematisterhadap informasi, alternatif yang mungkin dankonsekuensinya. Staf PU yang kompeten, secaramendalam mampu menghasilkan solusi yang tepatuntuk masalah-masalah yang sulit. Merekamempertimbangkan banyak sumber informasi, secarasistematis mengolah dan mengevaluasi informasidengan membandingkan berbagai arah tindakan, dansecara hati-hati mendiskusikannya sebelum membuat

keputusan akhir, hal ini di dukung oleh semua staf PUdalam hasil kuesioner dengan nilai rata-rata 3,93(efektif) . Hal tersebut sejalan dengan pendapatSupranto, (1998) : mengidentifikasikan masalahadalah menelusuri sebab-sebab munculnya masalah.mengidentifikasikan masalah-masalah tersebutmenjadi data/informasi, selajutnya data tadimerupakan informasi sebagai masukan sebagaipengambilan keputusan, kemampuan mengambilkeputusan atas alternatif yang ada didasarkan atasdata-data tersebut.

Langkah terakhir dalam upayanyameningkatkan sistem melalui pengukuran dan evaluasi.Langkah yang dilakukan dalam sebuah pengukuranadalah mengetahui standar penilaian yang telah telahditetapkan sebagai acuan dasar, sehingga dari situpimpinan perpustakaan mampu melakukanpengukuran sesuai dengan apa yang seharusnyadiakur dalam bidang perpustakaan . Umumnya sebuahpengukuran, akan dapat dilakukan dengan baikapabila pimpinan perpustakaan mengetahui denganpasti objek apa yang akan diukur, dengan begitu parapelaksana dapat menentukan instrument yangdigunakan dalam pengukuran. Dalam upaya ini staf PU,UKSW telah melaksanakan dengan efektif dengan totalrata-rata 3,70. Hal tersebut sejalan dengan yangdikemukakan oleh Tenner dan DeToro (Nasution, 2010)yaitu : untuk melanjutkan pengukuran danmengevaluasi efektifitas dari proses yang diperbaiki itu.Informasi yang diperoleh kemudian dijadikan umpanbalik untuk melaksanakan perbaikan proses

selanjutnya, sehingga diperoleh suatu perbaikan prosessecara terus-menerus.

Dalam langkah-langkah yang dilakukan dalamupayanya pendekatan system manajemen tersebutdapat disimpulkan bahwa PU telah melaksanakannyadengan efektif (3,98).

f.f.f.f. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas PeningkatanPeningkatanPeningkatanPeningkatan MutuMutuMutuMutu yangyangyangyang Berkesinam-Berkesinam-Berkesinam-Berkesinam-bungan.bungan.bungan.bungan.

Langkah peningkatan mutu yangberkesinambungan yang telah dilakukan oleh PU,UKSW Salatiga yaitu PU Secara periodik melakukanpemeriksaan sistem seperti menjalankan kegiataninternal audit. Dengan didapatkannya sertifikat ISO9001, PU selalu melakukan internal audit baik yangdilakukan oleh PU sendiri maupun yang dilakukan olehteam peningkatan mutu layanan UKSW, sebagai buktidilakukannya audit internal di bawah ini hasilwawancara dengan Direktur PU :

Kami selalu melakukan diaudit internal dalam kinerjakami, disamping itu kami juga diaudit oleh teampeningkatan mutu UKSW, agar layanan kepadapengguna yaitu mahasiswa terjaga mutunya,. Selainitu audit sistem manajemen mutu dariorganisasi/lembaga yang telah memperoleh sertifikatISO 9001:2008 akan dilakukan pemeriksaan secaraperiodik oleh badan yang melakukan registrasi yaitubadan sertifikasi, yang ditunjuk oleh ISO. Sehinggahal ini mesti kami lakukan.

Dengan bukti tersebut di atas para staf PUdalam kuesioner mendapat total nilai rata-rata 3,61(efektif), sehingga apa yang telah dilakukan oleh PUsejalan dengan pendapat Gesperz (Nasution, 2010)

yaitu suatu disiplin manajemen harus ditetapkanuntuk menjamin peninjauan ulang secara periodikterhadap proses dan memprioritaskan usaha-usahaperbaikan berikutnya secara terus-menerus, sepertimenjalankan kegiatan internal audit, hal ini jugadikemukakan oleh Tugiman (1977) yaitu suatu fungsipenilaian yang independen dalam suatu organisasiuntuk menguji.

Langkah yang kedua dalam peningkatan mutusecara terus- menerus yaitu secara periodikmengadakan rapat khusus yang membahas masalahyang berkaitan dengan sistem manajemen mutu (biasadisebut rapat tinjauan manajemen). Dalam upayanyaPU, UKSW telah melakukannya walaupun tidak se-rutin dahulu, karena peneliti sendiri yang diserahitugas menjadi ketua dengan sepuluh anggota yangdiambil merata setiap bagian. Dalam masalahpeningkatan mutu ini, hasil kuesioner staf PUmendapat total nilai rata-rata 3,64 (efektif).

Dari kedua item dalam indikator peningkatanmutu secara terus-menerus tersebut dapatdisimpulkan bahwa PU, UKSW telah menjalankanperbaikan sebagaimana yang diharapkan secara efektif,dengan hasil kuesioner 3,63. Hal tersebut sejalandengan apa yang dikemukan oleh Sallis (2008), di manaperpustakaan berusaha untuk melakukan perbaikandan perubahan tanpa henti.

g.g.g.g. EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas PendekatanPendekatanPendekatanPendekatan FaktualFaktualFaktualFaktual untukuntukuntukuntuk Pengambil-Pengambil-Pengambil-Pengambil-anananan KeputusanKeputusanKeputusanKeputusan

Langkah pertama dalam pengambilan keputusandidasarkan fakta yaitu memastikan bahwa data daninformasi yang ada cukup akurat dan dapat diandalkan.Maksudnya yaitu dengan penerapan prinsippendekatan faktual dalam pembuatan keputusantersebut akan membawa sebuah organisasiperpustakaan memilki jaminan data dan informasi yangakurat dan dapat di andalkan. Sehingga perpustakaandapat dipercaya dalam menyampaikan informasi-informasi, langkah ini telah dilakukan oleh oleh PU,UKSW dalam menyediakan data koleksi perpustakaandan dapat diasses langsung lewat internet, sehinggadata tentang keadaan koleksi perpustakaan dapatdipertanggungjawabkan keberadaanya, dalam upaya iniPU, UKSW mendapat dukungan oleh sebagaian besarstaf PU dalam kuesioner 3,42 (efektif). Hal tersebutmengindikasikan bahwa PU telah menyediakan datadapat diandalkan.

Langkah kedua dalam upaya pengambilankeputusan berdasarkan fakta yaitu membuat data yangdapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya.Dengan adanya teknologi informasi PU berusaha untukmelengkapi sarananya lewat teknologi informasi dankomunikasi (internet), sehingga data dapat diaksesdimana saja oleh siapa saja dan kapan saja, tanpa adapenyekat waktu dan tempat, terutama bagi penggunaperpustakaan (pemustaka) UKSW. Dalam upaya ini PU

didukung oleh staf dalam kuesioner mendapat kategoriefektif (3,70).

Langkah ketiga dalam upayanya pengambilankeputusan didasarkan pada fakta yaitu menganalisisdata dan informasi menggunakan metode yang valid.Menganalis data dan informasi menggunakan metode-metode yang valid. Maksudnya yaitu denganpenerapan dalam pembuatan keputusan tersebut akanmembawa sebuah perpustakaan memilkikeseimbangan dalam pengambilan keputusan. Haltersebut memiliki dasar sebuah fakta yang terjadi dandari pengalaman perpustakaan. Selain itupengambilan tindakan atau langkah ke depanperpustakaan akan lebih menuju dengan dasar faktayang ada pada perpustakaan , bukan dari sesuatu yanghanya bersifat fiktif yang terjadi pada sebuahperpustakaan. Dalam upaya ini PU, UKSW telahmelakukannya, hasil kuesioner staf PU dengan nilairata-rata 3,67 (efektif).

Langkah terakhir pada pengambilan keputusandidasarkan atas fakta yaitu membuat keputusan danmengambil tindakan berdasarkan pada analisis faktual,seimbang dengan pengalaman dan intuisi : yaituPengambilan keputusan yang diperoleh dapatdigunakan untuk memperkirakan apa yang menjadilatar belakang masalah dan bagaimana arahpenyelesaiannya. Hal tersebut telah dilakukan PUdengan didukung oleh semua staf dalam kuesionermendapat nilai rata-rata 3,87 (efektif). Apa yang telahdilakukan oleh PU, UKSW sejalan dengan yang

dikemukakan oleh Supranto, (1998), dan Drucker(Salusu, 2002) yaitu pengambilan keputusanmerupakan merupakan tindakan memilih dari satuatau lebih kemungkinan. Keputusan yang berdasarkananalisa dan pengalaman sangat bermanfaat bagipengetahuan praktis di kemudian hari, hal tersebutsejalan dengan teori Terry (2006) yaitu : pengambilankeputusan adalah pemilihan alternatif perilaku daridua alternatif atau lebih. (tindakan pimpinan untukmenyelesaikan masalah yang dihadapi dalamorganisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihansatu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan).

Dalam pengambilan keputusan didasarkan atasfakta ini dapat disimpulkan bahwa PU, UKSW telahmelaksanakan dengan efektif (3,66). Hal tersebutsejalan dengan pendapat Morgan dan Cerullo, (Salusu,2002) yaitu keputusan sebagai sebuah kesempatanyang dicapai sesudah dilakukan pertimbangan, yangterjadi setelah satu kemungkinan dipilih, sementarayang lain dikesampingkan, melalui pertimbangandilakukan analisis untuk beberapa kemungkinan ataualternatif, sesudah itu dipilih satu diantaranya.h.h.h.h.EfektivitasEfektivitasEfektivitasEfektivitas KerjasamaKerjasamaKerjasamaKerjasama yangyangyangyang BermanfaatBermanfaatBermanfaatBermanfaat bagibagibagibagiKeduaKeduaKeduaKedua Pihak.Pihak.Pihak.Pihak.

Langkah PU dalam hubungan dengan rekanankerja yang saling menguntungkan keduanya. PU telahmelakukan langkah-langkah terkait terhadaphubungan kerja dengan rekanan.

Langkah PU yang pertama membangunhubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangkapendek dengan pertimbangan jangka panjang. PUdalam menjalin hubungan jangka pendek denganmempertimbangkan hubungan jangka panjang, telahdilakukan antara lain menjalin kerjasama lewat Forumkerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi(Jasapusperti) se Jawa Tengah, dengan adanyakerjasama itu tujuannya adalah para anggotaperpustakaan perguruan tinggi se-Jawa Tengah yangmenjadi anggotanya dapat menggunakan fasilitaslayanan semua perpustakaan PT yang bergabungdengan Jasapusperti.

Langkah yang dilakukan PU terhadap item yangpertama tentang kerjasama jangka pendek denganmempertimbangkan kerjasama jangka panjangmenurut pendapat staf PU dalam kuesioner mendapathasil dengan nilai rata-rata 3,93 dalam rentangkategori efektif. Pelaksanaan kerjasama hanya dapattercapai apabila diperoleh manfaat bersama bagi semuapihak yang terlibat di dalamnya (win-win). Apabila satupihak dirugikan didalam proses kerjasama, makakerjasama tidak lagi terpenuhi, asas manfaat saat inimaupun manfaat jangka panjang. Hal ini sejalandengan hasil penelitian Ganesan (1994) yaitu bahwakepuasan agen terhadap hasil sebelumnyaberhubungan positif dengan orientasi relationshipjangka panjang. Hasil ini mengindikasikan bahwaketidakpuasan agen terhadap hasil sebelumnya akan

berdampak pada keinginan agen untuk menjalinhubungan yang bersifat jangka pendek.

Langkah kedua dalam upayanya kerjasama salingmenguntungkan dengan rekanan kerja yaitumelakukan seleksi dan evaluasi terhadap semuarekanan kerja yang mempengaruhi hasil akhir produk(barang/jasa) perpustakaan. Terkait melakukan seleksidan evaluasi terhadap rekanan kerja ini, PUbekerjasama di dasarkan atas kepentingan bersama,PU berupaya melakukan hal tersebut dengan rekanankerja seperti Perpustakaan lainnya, Penerbit,distributor, agen maupun toko buku, Pemerintah(Dispora Salatiga, Perpusda Jawa Tengah, maupunPerpustakaan kota Salatiga) , hal tersebut telahmendapat dukungan dari staf PU lewat kuesionerdengan efektif. (3,90). Hal tersebut sejalan denganpendapat Zainudin, (2009) tentang kerjasamadidasarkan atas kepentingan yaitu memandangkerjasama sebagai kepedulian satu orang atau satupihak dengan orang atau pihak lain yang tercermindalam suatu kegiatan dengan prinsip saling percaya,menghargai, dan adanya norma yang mengatur. Maknakerjasama dalam hal ini adalah kerjasama dalamkonteks organisasi, yaitu kerja antar anggota organisasiuntuk mencapai tujuan organisasi (seluruh anggota).Sehingga perlunya diadakan seleksi dan evaluasi agarkerjasama berjalan efektif dan efisien.

Dalam upayanya PU, UKSW dalam prinsipkedelapan ini dapat disimpulkan bahwa PU telahmelaksanakannya dengan efektif (3,91). Kerjasama

yang telah dilakukan oleh PU, UKSW selama initernyata sejalan dengan yang dikemukan oleh Berrydan Parasuraman (Morgan & Hunt, 1994),mengemukakan bahwa relationship dibangun dengandasar komitmen yang saling menguntungkan sepertidalam proses pada satu konsumen menjadi setia padamerk tertentu dan kemudian melakukan pembelianberulang. Bagian dari partnership mengidentifikasibahwa komitmen antara mereka adalah sebagai kunciuntuk mencapai hasil yang membuat nilai bagi mereka.

4.4.2.Kendala4.4.2.Kendala4.4.2.Kendala4.4.2.Kendala yangyangyangyang terjaditerjaditerjaditerjadi dalamdalamdalamdalam penerapkanpenerapkanpenerapkanpenerapkan SMMSMMSMMSMMISOISOISOISO 9001:2008.9001:2008.9001:2008.9001:2008. didididi PU,PU,PU,PU, UKSWUKSWUKSWUKSW Salatiga.Salatiga.Salatiga.Salatiga.

Pembahasan terhadap kendala-kendala yangdihadapi dalam penerapan SMM ISO 9001:2008, darihasil analisis diatas akan dilakukan sebagaimanadisajikan dengan urutan pembahasan sebagai berikut:hasil analisis deskriptif yang digunakan untukmengetahui kurangnya dukungan manajemen puncak,kurangnya dukungan infrastruktur, kualitasmanajemen parsial, kurangnya pengetahuan tentangkonsep SMM ISO 9001, budaya organisasi yang kurangmendukung, ketidaksempurnaan penerapan SMM.

a.a.a.a. KurangnyaKurangnyaKurangnyaKurangnya DukunganDukunganDukunganDukungan ManajemenManajemenManajemenManajemen Puncak.Puncak.Puncak.Puncak.

Manajemen puncak harus menjadikan SMM ISO9001:2008 sebagai prioritas utama dalam organisasiperpustakaan, visi yang jelas dan dapat dicapai,menyusun tujuan yang agresif bagi organisasiperpustakaan dan yang terpenting menunjukkankomitmen terhadap SMM melalui aktivitas mereka.Didasarkan hasil wawancara dengan Direktur PUtersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa dukungandari top management (manajemen puncak) sudahcukup baik, terutama menyangkut anggaranpengadaan koleksi bahan pustaka, sarana (ruangan),dan prasarana yang terkait dengan program yangdilaksanakan oleh PU kecuali dukungan masalah SDM.Hal tersebut membuktikan bahwa dukunganmanajemen puncak untuk PU, UKSW sudah cukupbaik. Sehingga hal ini tidak sejalan dengan pendapatHanik (2011) yaitu manajemen puncak belummenganggap proses produksi merupakan proses yangberhubungan dengan proses-proses yang lainnya,sehingga menyebabkan berbagai proses dalamorganisasi belum terpadu.

Masalah kurangnya dukungan manajemenpuncak UKSW terhadap SDM, dari wawancara denganDirektur PU adalah kurangannya dukungan mengenaianggaran untuk pengembangan sumberdaya manusia(SDM) dan recrutmen tenaga yang relevan dengankebutuhan PU. Dalam hal pengembangan diantaranya

tidak tersedianya anggaran untuk mengirimkan stafmengikuti pelatihan, seminar maupun studi lanjut.Berikutnya dalam mengisi kekurangan tenagaperpustakaan sampai sekarang masih diberikan tenagayang kurang relevan untuk kebutuhan PU, (tenagayang sudah tidak terpakai di unit lain atau di fakultaslain), sehingga tidak sesuai dengan kompentensiperpustakaan. Hal ini terjadi juga di Perpustakaan lain,sepertinya nasib organisasi perpustakaan sebagaitempat pembuangan tenaga yang sudah tidak terpakai.

b.b.b.b. KurangnyaKurangnyaKurangnyaKurangnya DukunganDukunganDukunganDukungan Infrastruktur.Infrastruktur.Infrastruktur.Infrastruktur.

Kurangnya dukungan infrastruktur merupakankebutuhan dasar perpustakaan diataranya adalahfasilitas gedung/ruangan, teknologi pendukung, koleksi,layanan, dan SDM. Disamping kebutuhan dasartersebut, arti infrastruktur perpustakaan dapatdiperluas menyangkut hubungan dengan pemustaka ,sikap kerja staf perpustakan (pustakawan), dukunganmanajemen puncak (Pimpinan Universitas), manajemensumberdaya manusia, hubungan dengan rekanan kerjaseperti dengan perpustakaan lain, Pemerintah,pemasok (penerbit, distributor, agen, toko buku).

Dari hasil wawancara tersebut di atas dapatditarik kesimpulan bahwa masalah dukunganinfrastruktur di PU, UKSW pada saat ini bukanmerupakan hambatan untuk memenuhi kebutuhandan harapan pemustaka, tetapi dalam memenuhantersebut masih menunggu anggaran pada tahun

anggaran 2014/2015, sambil menunggu penyelesaiaanlantai 5 dan lantai 7, karena kebutuhan universitaspada tahun ini begitu banyak, sehingga perpustakaanmendapat prioritas pada tahun anggaran berikutnya.PU merasa sangat terbantu dengan adanya dana hibahdari ASHA pada tahun 2008, sehingga dapatmengembangkan sarana dan prasarana sepertisekarang ini.

Pada tahun 2010, PU, UKSW menambahjaringan internet secara terintegrasi pada semuabagian, penambahaan sarana komputer 200 unit,mengganti software yang dulunya sipisis digantidengan Sisirdenix dari Australia, juga penambahankoleksi bahan pustaka lainnya. Dengan adanya danahibah tersebut PU, UKSW cukup tertolong sehinggadapat disejajar dengan perpustakaan PT lain, yanglebih dulu mendapat dukungan infrastrukturnya.Dalam dukungan infrastruktur ini dapat disimpulkanbahwa PU, UKSW telah mengupayakan agar kebutuhandan harapan pemustakan dapat terpenuhi.

c.c.c.c. KualitasKualitasKualitasKualitas ManajemenManajemenManajemenManajemen Parsial,Parsial,Parsial,Parsial,Penerapan SMM ISO 9001:2008 di PU, UKSW

masih bersifat parsial. Hal ini memerlukan perhatiandari semua pihak termasuk dari lembaga induknyayaitu UKSW. SMM merupakan konsep yang hanya akanberhasil jika diterapkan sebagai sistem yangmenyeluruh (total) tidak hanya diterapkan pada suatu

area atau program tertentu (titik layanan). SMM jugaharus diintegrasikan ke dalam strategi yang lebihdalam organisasi perpustakaan , bersifat a crossfunctions, melibatkan seluruh staf perpustakaan (darikepala perpustakaan sampai tingkat terendah) danmelibatkan pihak pemustaka (customer chain) maupunrekanan seperti pemasok (Supply chain).

Dari hasil wawancara dengan Direktur PUtentang kualitas manajemen parsial ini dapatdisimpulkan bahwa PU, UKSW dalammelaksanakannya masih perlu perbaikan danpeningkatan agar kualitas layanan di setiap titiklayanan merata dan berkualitas. Sehingga apa yangmenjadi kebutuhan dan harapan pemustaka dapatterpenuhi. Kepuasan pemustaka akan tercapai bilalayanan dan fasilitas yang disediakan sesuaikebutuhan pemustaka, dan yang tidak kalahpentingnya adalah kualitas sumberdaya manusia yangtersebar di setiap titik layan. SDM berkualitas yangdimaksud disini bukan hanya dalam hal latar belakangpendidikan, namun termasuk juga kemampuan dansikap staf dalam memberikan pelayanan kepadapemustaka.

d.d.d.d. KurangnyaKurangnyaKurangnyaKurangnya PengetahuanPengetahuanPengetahuanPengetahuan tentangtentangtentangtentang KonsepKonsepKonsepKonsep SMMSMMSMMSMMISOISOISOISO 9001:2008.9001:2008.9001:2008.9001:2008.Kurangnya pengetahuan tentang konsep SMM

yang berorientasi pada pelanggan (pemustaka) akanmempersulit pustakawan untuk menerima danmenerapkan konsep tersebut (Sastroputro, 1988). Hal

ini ditunjukkan dengan sikap kerja yang hanyaberpengaruh terhadap proses desain produk (total hasilkoleksi bahan pustaka yang selesai diproses danjumlah koleksi yang dipinjam).

Hasil wawancara dengan Direktur PU dalamanalisis tersebut di atas adalah konsep SMM belumseluruhnya dipahami oleh staf PU, hal ini disebabkanoleh banyak faktor, antara lain karena kurangnyasosialisasi, belum tersedianya sarana untuk berbagipengetahuan. Selain itu ada yang beranggapan bahwapenerapan ISO 9001:2008 menambah pekerjaan,karena setiap tahap kegiatan harus terdokumentasi.Dari hasil wawancara dengan Direktur PU dapatdisimpulkan bahwa kurang pengetahuan tentangkonsep SMM ini dikarenakan kurangnya sosialisasi,sehingga banyak staf yang belum mengetahuinya.

e.e.e.e. BudayaBudayaBudayaBudaya OrganisasiOrganisasiOrganisasiOrganisasi yangyangyangyang KurangKurangKurangKurang Mendukung.Mendukung.Mendukung.Mendukung.

Budaya organisasi harus diubah paradigmanya,sehingga setiap staf perpustakaan dan setiap prosesmenyertakan konsep SMM, menjadi fokus padapemustaka dan segala sesuatu yang dikerjakan olehperpustakaan diselaraskan untuk memenuhikebutuhan dan harapan pemustaka. Mengembangkanbudaya mutu memerlukan waktu yang relatif lama dandituntut kerja keras, jika dua hal itu tidak berjalan baik,maka mekanisme kerja mutu akan terhambat (Sallis,2010). Pelaksanaan SMM membutuhkan kesadaran

seluruh pustakawan mulai dari pimpinan perpustakaansampai staf yang paling bawah. Sistem manajemenmutu ini menuntut keterlibatan seluruh pustakawan,seluruh pustakawan inilah yang nantinya diharapkanakan dapat mendukung proses perubahan ke arahbudaya mutu. Ariani, (1999) menegaskan bahwabudaya mutu harus dibangun dengan memberikankepercayaan kepada pustakawan, sehingga diharapkanpara pustakawan bisa memberikan yang terbaik untukkepuasan pemustaka.

Dari hasil wawancara dengan direktur PU, UKSWdapat disimpulkan bahwa PU telah melaksanakanprinsip-prinsip manajemen mutu, tetapi hal tersebutbelum terdokumentasi, seperti yang menjadipersyaratan dalam ISO 9001:2008. Respon terhadapperubahan mutu selalu menuai pro dan kontra. Haltersebut terjadi karena beberapa alasan, diantaranyaadalah kurangnya pemahaman secara menyeluruhterhadap tujuan dilakukannya perubahan menujubudaya mutu. Respon terhadap perubahan tidak dapatdilihat berdasarkan staf senior atau yunior-nya, belumtentu staf senior menolak dan staf yunior pasti dapatmenerima suatu perubahan, karena bisa juga terjadisebaliknya.

Budaya mutu yang telah dilaksanakan di PU,UKSW, yaitu budaya mutu dengan memberikankepercayaan pada seluruh staf perpustakaan untukmelayani pemustaka dengan sebaik-baiknya, sehinggakepuasan pemustaka dapat terealisasikan. Hal tersebutsejalan dengan pendapat Ariani (1999) bahwa budayamutu harus dibangun dengan memberikan

kepercayaan kepada pustakawan, sehingga diharapkanpara pustakawan bisa memberikan yang terbaik untukkepuasan pemustaka. Ini membuktikan bahwapendapat Hessel (Nasution, 2010) bahwa budayaorganisasi kurang mendukung, tidak terbuktiseluruhnya.

f.f.f.f. KetidaksempurnaanKetidaksempurnaanKetidaksempurnaanKetidaksempurnaan PenerapanPenerapanPenerapanPenerapan SMM.SMM.SMM.SMM.Ketidaksempurnaan penerapan praktik SMM. Ini

bisa disebabkan oleh adanya kekhawatiran stafperpustakaan mengenai adanya kemungkinan down-sizing. Jika penerapan praktik SMM ini dapatmeningkatkan efisiensi maka akan banyak tenaga kerja,terutama yang tidak memiliki kompetensi yang tinggimungkin tidak diperlukan lagi oleh Perpustakaan(Kolesar, 1995). Selanjutnya Sallis (2010)menandaskan bahwa : Sistem manajemen mutumengharuskan kesetiaan jangka panjang bagipustakawan senior terhadap organisasi perpustakaan,tidak tertutup kesempatan pustakawan senior sendiribisa menjadi penghambat dalam menjalankan sistemmanajemen mutu.

Hasil wawancara dengan Direktur PU tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa para staf PU telah

melaksanakan prinsip-prinsip SMM, namun masihperlu peningkatan agar pelayanan menjadi semakinbaik dan memenuhi kebutuhan dan harapanpemustaka. Jadi bukan masalah staf senior dan junioryang menjadi penghambat ketidaksempurnaan dalampenerapan SMM.

Sehubungan dengan hambatan yang terjadikarena ketidaksempurnaan dalam penerapan SMM,hal tersebut tidak sesuai dengan teori Sallis (2010)yaitu : bahwa Staf perpustakaan senior seringkaliberharap hasil positif dari penerapan SMM, namunmereka tidak sepenuh hati memberikan dukungan padaSMM tersebut. Bukti lain juga dikemukan oleh DirekturPU dalam wawancaranya yaitu: ketidaksempurnaanpenerapan manajemen mutu tidak dapat dilihatberdasarkan senior atau yunior-nya staf, belum tentustaf senior atau staf yunior pasti dapat dengansempurna dalam menerapkan SMM, tergantung darikinerja staf yang bersangkutan.

babiv analisisdanpembahasan uksw, denganalamat:...

Documents