bab i rancangan aksi perubahan

i

PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA

DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020

DAFTAR ISI

BAB I RANCANGAN AKSI PERUBAHAN ……………………………………....... 1

A. LATAR BELAKANG ……………………………………………………………..… 1

B. TUJUAN ……………………………………………………………………............. 12

C. MANFAAT ………………………………………………………………………….. 12

D. KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS ….………… 12

E. TIM EFEKTIF ………………………………………………………………………. 13

F. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN STRATEGI KOMUNIKASI ………........ 15

G. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/ MASALAH ……………………………... 17

H. PENETAPAN AKSI PERUBAHAN ………………………………………………… 18

BAB II IMPLEMENTASI PERUBAHAN …………………………………………… 23

A. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ……………………………………………. 23

1. CAPAIAN HASIL PERUBAHAN ………………………………………………….. 23

2. MANFAAT HASIL PERUBAHAN ……………………………………………….... 40

B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ………………………………………..... 42

1. MEMBANGUN INTEGRITAS …………………………………………………….. 42

2. PENGELOLAAN TIM KERJA …………………………………………………….. 43

3. PEMBANGUNAN BUDAYA PELAYANAN ……………………………..……….. 43

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN …………………………………..….…. 43

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN …………………………………………….... 46

3.1 KESIMPULAN ……………………………………………………………………... 46

3.2 SARAN ……………………………………………………………………………… 46

LAMPIRAN ……………………………………………………………………………. 48

ii



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Kartu Konsultasi Coach dan Mentor ............................................................ 49

Lampiran 2 : Dokumen Rapat Tim Efektif......................................................................... 51

Lampiran 3 : SK Tim Efektif ............................................................................................. 53

Lampiran 4 : Surat Edaran SP3.......................................................................................... 56

Lampiran 5 : Formulir Pendataan Pendududk.................................................................... 57

Lampiran 6 : Dokumen Sosialisasi Bersama Stakeholders................................................ 58

Lampiran 7 : Pernyataan Dukungan Walikota .................................................................. 62

Lampiran 8 : Pernyataan Dukungan Wakil Walikota.........................................................63

Lampiran 9 : Pernyataan Dukungan Camat Balikpapan Kota........................................... 64

Lampiran 9 : Pernyataan Dukungan Pemilik Kontrakan/Kos............................................ 65

Lampiran 10 : Pernyataan Dukungan RT Kelurahan Prapatan.......................................... 66

Lampiran 11 : Dokumen Evaluasi Implementasi SP3…………...................................... 103

iii



iv



v



vi



SISTEM PENGAWASAN PENDUDUK PENDATANG (SP3)

Oleh :

ARINI AMIR S.Sos

NDH : 04

KELURAHAN PRAPATAN KECAMATAN BALIKPAPAN KOTA

KOTA BALIKPAPAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN DESENTRALISASI

DANOTONOMI DAERAH LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

SAMARINDA 2020

1


DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020

BAB I

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

A. LATAR BELAKANG (Burning Platform)

Dinamika perkembangan regulasi di level pemerintahan pusat telah secara

nyata membawa perubahan terhadap penyelenggaraan maupun pengelolaan

organisasi di tingkat pemerintahan daerah. Gema reformasi birokrasi yang terus-

menerus disuarakan, seluruh konsepnya bermuara kepada penyelenggaraan

pemerintahan yang lebih efektif dan efisien.Dalam rangka mencapai efektifitas

dan efisiensi tersebut maka berbagai upaya dilakukan, termasuk dalam hal

keorganisasian yaitu berupa perubahan, pemangkasan,hingga peleburan

organisasi perangkat daerah (OPD).

Kelurahan sebagai bagian dari pemerintah daerah juga tidak terlepas dari

arus perubahan yang dimaksud. Terutama sejak dikeluarkannya UU Nomor 23

Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah yang mereduksi tugas dan fungsi

Lurah yang sebelumnya OPD otonom menjadi hanya perangkat daerah dibawah

koordinasi Kecamatan. Itulah sebabnya dalam pendefinisian kelurahan adalah

wilayah kerja Lurah sebagai perangkat daerah kabupaten atau daerah kota

dibawah Kecamatan. Pembentukan kelurahan secara general ditujukan untuk

meningkatkan kemampuan penyelenggara pemerintah kelurahan secara

berdayaguna, pemberdayaan masyarakat dan kualitas pelayanan publik.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 tahun 2012 tentang

pelaksanaan Undang-undang Pelayanan Publik Nomor 25 tahun 2009 yang

mengamantkan pentingnya pelayanan publik dan upaya membangun

kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan penyelenggara

pelayanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan

harapan dan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk tentang peningkatan

pelayanan publik.

Pelayanan publik juga terangkum dalam visi Kota Balikpapan 2016-2021

Yaitu "MEWUJUDKAN BALIKPAPAN SEBAGAI KOTA TERKEMUKA YANG

2



NYAMAN DIHUNI, DAN BERKELANJUTAN MENUJU MADINATUL IMAN"

dengan Misi sebagai berikut :

1) Meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan berdaya saing

tinggi;

2) Mewujudkan kota layak huni yang berwawasan lingkungan;

3) Meningkatkan infrastruktur kota yang representatif;

4) Mengembangkan ekonomi kerakyatan yang kreatif;

5) Mewujudkan penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang baik.

Untuk mencapai Visi dan Misi Kota Balikpapan tersebut Sesuai dengan

Peraturan Walikota Balikpapan Nomor 57 Tahun 2016 Kelurahan mempunyai

tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan, pemberdayaan dan pelayanan

masyarakat, ketenteraman dan ketertiban umum serta lingkungan hidup dalam

wilayah kerja Kelurahan.

Gambar 1 Kantor Kelurahan Prapatan

Kelurahan Prapatan merupakan salah satu dari enam Kelurahan yang berada

di wilayah Kecamatan Balikpapan Kota yang ada di Kota Balikpapan Provinsi

Kalimantan Timur, dan beralamat di Jl. Prapatan RT 26 No. 13 Balikpapan Kota,

Kota Balikpapan, Kalimantan Timur dengan batas wilayah sebagai berikut :

Utara : Kelurahan Karang Jati

Selatan : Selat Makassar

3



Timur : Kelurahan Telaga Sari

Barat : Teluk Balikpapan

Gambar 2 Peta Kelurahan Prapatan

Kelurahan Prapatan Merupakan Kelurahan Pemekaran Yang Berdiri Pada

Tahun 1992 , Dengan Luas Wilayah Saat Ini Sekitar 58,04 Hektar. Jumlah

Penduduk Yang Terdata Sebanyak 11.936, Terdiri Dari 6.585 Laki-Laki Dan 5.351

Perempuan.Saat Ini Pegawai Kantor Kelurahan Prapatan Terdiri Dari 11 Pns Dan

6 Tenaga Bantu Plus 1 Tenaga Pns Penyuluh Keluarga Berencana Yang

Diperbantukan.Secara Administratif Kelurahan Prapatan Terdiri dari 38 RT.

Gambar 3 Struktur Organisasi

LURAH

Sekretaris

Kasi Trantib Kasi Pemberdayaan

Masyarakat

Kasi Pemerintahan dan

pelayanan publik

4



Terkait pelayanan kepada masyarakat terdapat beberapa jenis

produk layanan yang disediakan oleh pemerintah kelurahan.Layanan tersebut

dapat diakses dengan bebas oleh masyarakat dan tanpa ada pungutan biaya

sesuai dengan kebutuhan dan keperluan masing-masing.Oleh sebab itu

kesadaran masyarakat dalam mengakses layanan merupakan faktor yang paling

menentukan dalam pemanfaatan dari pelayanan yang telah disediakan.Konsep

mendasar dari pelayanan di kelurahan hampir mirip dengan pelayanan yang

disediakan oleh perpajakan yaitu berupa self-report.Meskipun demikian dengan

terjadinya arus baru perubahan yang membawa gerakan-gerakan inovasi dalam

berbagai level pemerintahan, perlahan-lahan konsep-konsep yang masih

konvensional ditinggalkan.Sehingga ada kelurahan dan kecamatan yang tidak

lagi menunggu dibalik loket pelayanan namun langsung turun ke lapangan

menjemput masyarakat yang membutuhkan berbagai macam jenis pelayanan.

Sesuai dengan Peraturan Walikota Balikpapan Nomor 57 Tahun 2016 Kelurahan

mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan, pemberdayaan dan

pelayanan masyarakat serta ketenteraman dan ketertiban umum serta lingkungan

hidup dalam satu wilayah Kelurahan yang berada di wilayah kerja

Kelurahan.Jabatan penulis selaku Kepala seksi Pemerintahan dan Pelayanan

Publik Kelurahan Prapatan memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1. Menyusun program dan kegiatan seksi pemerintahan dan pelayanan publik

2. Melaksanakan pelayanan dibidang pemerintahan

3. Melakukan pelayanan administrasi kependudukan dan melaksanakan

koordinasi penyelenggaraan administrasi pelayanan publik

4. Melakukan administrasi pertanahan

5. Melakukan tertib administrasi dan pendataan penduduk

6. Melakukan pembinaan rukun tetangga.

7. Menyusunan Profil Kelurahan.

8. Memfasilitasi pelaksanaan kegiatan pemilihan umum

5



9. Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan administrasi pelayanan public

10. Menyusun standar oprasional dan prosedur pelayanan dan menyusun

standar pelayanan lingkup kelurahan

11. Menyelenggarakan pembinaan petugas pemberi layanan

12. Menyusun tatalaksana dan tatakelola penanganan pengaduan dan

pemberian informasi pelayanan publik

13. Mengkoordinasikan pembangunan, pengembangan dan pemeliharaan

aplikasi dengan seksi terkait pemberian pelayanan terhadap warga

14. Melaksanan pengelolahan aduan masyarakat dibidang pelayanan

15. Melaksanakan survei indeks kepuasan masyarakat

16. Melaksanakan administrasi layanan surat keterangan yang berhubungan

dengan pertanahan, kependudkan, pembangunan, ketentraman dan

ketertiban lingkungan hidup dan kesejahteraan sosial yang di koordinasikan

dengan seksi terkait

17. Melaksanakan pengamanan hardware maupun software terhadap aplikasi

yang digunakan secara bersama terkait pelayanan

18. Melaksanakan pengamanan dan kesinambungan data elektronik dan

aplikasiyang digunakan secara bersama secara lintas seksi

19. Melaksanakan monitoring evaluasi ,pngendalain dan pelaporan

pertanggungjawaban pelaksanan tugas, dan

20. Melaksanakan tugas lainnya yang diberiakan oleh pimpinan/atasan sesuai

dengan bidang tugasnya.

Pelayanan merupakan fokus utama kelurahan Prapatan sebagai

penyelenggara pemerintah dan layanan publik yang berhubungan langsung

dengan masyarakat. Adapun jenis pelayanan di yang di selenggarakan di

tingkat Kelurahan sebagai berikut :

6



Tabel 1

Jenis dan Jumlah Pelayanan di Kelurahan

No Jenis Pelayanan Tahun 2018 Tahun 2019

1 Surat keterangan domisili Penduduk

(Sesuai KK dan KTP Warga Kelurahan

Prapatan)

184 152

2 Surat keterangan domisili Organisasi 17 15

3 Surat keterangan sudah/belum menikah 148 136

4 Surat keterangan tidak mampu bagi

warga gakin

28 19

5 Surat keterangan penghasilan 131 154

6 Surat keterangan duda/ janda 65 76

7 Surat keterangan tidak memiliki rumah 44 31

8 Surat Keterangan orang yang sama 136 124

9 Surat keterangan pemekaran sertifikat

tanah

9 5

10 Surat Keterangan Ahli waris 56 43

11 Form Pisah Kartu Keluarga 162 -

12 Form Permohonan Pindah 53 -

13 Form Isian Biodata Penduduk

(pendatang)

76 -

14 Surat keterangan bertempat tinggal

(Warga Luar Daerah)

52 34

JUMLAH 1164 789

Sumber : Kantor kelurahan Prapatan 2019

Dari hasil evaluasi terkait pelayanan dari tahun ke tahun masih

ditemukan adanya ketidak-validan data dalam pelayanan terutama untuk jenis

pelayanan bagi warga pendatang atau berupa dokumen surat keterangan

bertempat tinggal bagi pendatang dari luar daerah. Akibat dari permasalahan

tersebut secara sekilas memang tidak terlalu mengkhawatirkan, akan tetapi

mengingat pesatnya pertumbuhan pembangunan di Kota Balikpapan yang juga

berdampak kepada semakin meningkatnya jumlah pendatang dari luar daerah

7



maka akan berpotensi menimbulkan snow ball effect yang semakin lama jika

dibiarkan akan menjadi masalah yang semakin besar dan semakin kompleks

sehingga akan sukar dicari jalan keluarnya.

Belum lagi dengan kebijakan pemerintah pusat yaitu penetapan

Kabupaten Penajam Paser Utara sebagai Ibu Kota Negara (IKN) baru yang

pasti akan berdampak kepada kabupaten/kota sekitarnya. Terutama Kota

Balikpapan karena secara geografis sangat berdekatan dengan Kabupaten

Penajam Paser Utara. Oleh sebab itu diaksisikan dalam beberapa tahun ke

depan Kota Balikpapan sebagai daerah penyangga IKN akan mengalami

ledakan jumlah imigrasi.

Mengantisipasi hal tersebut sudah tentu Pemerintah Kota Balikpapan

harus mulai mempersiapkan langkah antisipatif yaitu berupa pengawasan dan

pendataan yang lebih intensif kepada pendatang.Baik itu pendatang yang

bersifat sementara maupun para pendatang yang akan menetap di Kota

Balikpapan. Agar masuknya pendatang ke Balikpapan menimbulkan dampak

positif bagi pembangunan dan bukannya menciptakan permasalahan sosial

baru di masyarakat.

Tingginya mobilisasi penduduk juga mengakibatkan semakin

meningkat pula kebutuhan akan tempat tinggal, oleh karena itu jika kita

perhatikan hampir disetiap kota-kota besar termasuk di Balikpapan menjamur

bisnis penginapan, hotel, guest house, rumah-rumah sewaan, serta kos-

kosan.Yang mana selama ini dalam pengawasannya masih lemah karena

minimnya kesadaran masyarakat untuk melapor kepada pihak yang

berwenang.

Kepadatan penduduk yang salah satu penyebabnya adalah akibat dari

mobilitas penduduk ini juga memperbesar peluang terjadinya masalah-masalah

sosial seperti penggangguran, pengemis, gelandangan, kemacetan,

kemiskinan, rendahnya pelayanan kesehatan dan pendidikan, meningkatnya

angka kriminalitas, pemukiman kumuh, lingkungan tempat tinggal yang tidak

layak, dan lain sebagainya.

8



Uraian sebagaimana dijelaskan sebelumnya jika dianalisis dengan

menggunakan analisis pohon masalah dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 4 Pohon Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah dengan menggunakan metode pohon

masalah diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan belum maksimalnya

pendataan penduduk pendatang di Balikpapan dikarenakan rendahnya

kesadaran masyarakat untuk melaporkan serta kemampuan perangkat RT

yang terbatas dalam melaksanakan pengawasan.

Selanjutnya dari permasalahan yang ada diatas untuk menentukan

pokok permasalahan atau faktor mana yang lebih dominan reformer

menggunakan alat analisis dengan metode USG sebagaimana yang

tercantum dalam tabel berikut.

Data Pendatang yang

Tidak Valid

Menimbulkan

permasalahan sosial

Kesalahan dalam

pengambilan kebijakan

Belum Maksimalnya Pendataan

Penduduk Pendatang

Rendahnya kesadaran mayarakat

untuk melaporkan

Kemampuan perangkat RT yang

terbatas dalam melaksanakan

pengawasan

Minimnya

Sosialisasi/Edukasi

dari Pemerintah

Belum dibangunnya

sistem pengawasan

yang berperan secara

aktif

Minimnya Dukungan

Anggaran

Ak

iba

t P

eny

eba

b

Masalah Utama

9



Tabel 2

Analisis U-S-G

No Masalah Pokok U S G Total Skor

1. Rendahnya kesadaran mayarakat

untuk melaporkan

4 3 4 11

2. Kemampuan perangkat RT yang

terbatas dalam melaksanakan

pengawasan

5 5 4 14

3. Minimnya Sosialisasi/Edukasi dari

Pemerintah

5 4 4 13

4. Belum dibangunnya sistem

pengawasan yang berperan secara

aktif

5 5 5 15

5. Minimnya Dukungan Anggaran 3 3 4 10

Keterangan :

U :Urgency (Tingkat kegawatan apabila masalah tidak ditanggulangi

akansemakin gawat).

S : Seriousness (Tingkat keseriusan masalah dengan masalah

lainnya)

G : Growth (Tingkat luas atau besarnya masalah)

Skor :

5 : sangat gawat/serius/kuat

4 : gawat/serius/kuat

3 : cukup gawat/serius/kuat

2 : tidak gawat/serius/kuat

1 : tidak ada pengaruhnya

10



Dari hasil analisis USG tersebut diketahui bahwa dari 5 masalah pokok

yang menyebabkan belum maksimalnya pendataan penduduk pendatang di

Kelurahan Prapatan adalah 2 masalah utama yaitu belum dibangunnya

sistem pengawasan yang berperan secara aktif (skor: 15 dari nilai

maksimal skor 15) serta kemampuan perangkat RT yang terbatas dalam

melaksanakan pengawasan (skor: 14).

Maka guna mengatasi kedua permasalahan utama ini maka reformer

menggagas satu konsep perubahan yaitu Sistem Pengawasan Penduduk

Pendatang (SP3).Konsepnya ialahmelalui pendekatan formal dan informal

kepada institusi pemerintah kelurahan beserta perangkat RT untuk mengubah

mindsetdari yang sebelumnya menunggu laporan diubah menjadi berperan

aktif khususnya dalam bidang pengawasan penduduk pendatang.

Karena reformer berasumsi sebelum menggugah kesadaran

masyarakat, maka pemerintah harus memberikan contoh terlebih dahulu

sebagai suatu itikad bak dengan mengubah prilaku dari yang selama ini

pasifmenjadi aktif dan produktif sehingga menumbuhkan kepercayaan

masyarakat. Perubahan ini akan diawali di satu wilayah RT.23dan RT.24

sebagai percontohan untuk wilayah RT lainnya di Kelurahan Prapatan.

Uraian kegiatan dijelaskan dengan menggunakan Business Process

dapat digambarkan sebagai berikut :

11



Table 3 Business Process

PENDATANG DAN PEMILIK KOS-KOSAN/KONTRAKAN

KETUA RT KASIPEMERINTAHAN&PELAYANAN PUBLIK / TIM

STAR

FC KK DAN KTP

KOMITMEN BERSAMA

FC KK DAN KTP

PROSES PENDATAAN

TURUN LANGSUNG

KELAPANGAN

DATA PENDUDUK

PENDATANG

LAPORAN

PENDUDUK BERKALA

KOMITMEN

BERSAMA

PROSES PENDATAAN TURUN

LANGSUNG KELAPANGAN

BERSAMA RT

FC KK DAN KTP

DATA PENDUDUK

PENDATANG

END

LAPORAN PENDUDUK

PENDATANG

12



B.TUJUAN

Tujuan ini dapat dilaksanakan dengan beberapa kegiatan yaitu sebagai berikut :

A. Tujuan Jangka Pendek :

Meningkatkan Pelayanan Administrasi Kependudukan di RT.23 dan RT.24

Kelurahan Prapatan

B. Tujuan Jangka Menengah :

Meningkatkan Pelayanan Administrasi Kependudukan di seluruh RT (38

RT) di Kelurahan Prapatan.

C. Tujuan Jangka Panjang :

Terwujudnya Tertib AdministrasiKependudukan di Kelurahan Prapatan

C.MANFAAT

Berikut ini merupakan beberapa manfaat yang diharapkan dengan

dilaksanakannya aksi perubahan antara lain:

1. Proses pembinaan melalui kegiatan pendataan dalam jangka pendek dan

jangka menengah dapat memberikan gambaran kondisi sosial dan sebaran

Penduduk sementara yang ada di wilayah kelurahan.

2. Proses pengawasan bermanfaat untuk meminimalisir potensi-potensi

masalah sosial, kriminalitas, terorisme, dan radikalisme.

3. Mendukung terwujudnya ketentraman dan ketertiban di lingkungan

masyarakat

D.KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS

Kebijakan pemerintah pusat yaitu penetapan Kabupaten Penajam Paser

Utara sebagai Ibu Kota Negara (IKN) baru yang pasti akan berdampak kepada

kabupaten/kota sekitarnya. Terutama Kota Balikpapan sangat berdekatan

dengan Kabupaten Penajam Paser Utara. Oleh sebab itu diaksisikan dalam

beberapa tahun ke depan Kota Balikpapan sebagai daerah penyangga IKN

akan mengalami ledakan jumlah imigrasi.Mengantisipasi hal tersebut sudah

tentu Pemerintah Kota Balikpapan harus mulai mempersiapkan langkah

antisipatif yaitu berupa pengawasan dan pendataan yang lebih intensif kepada

13



pendatang agar terwujudnya tertib administrasi kependudukanAgar masuknya

pendatang ke Balikpapan menimbulkan dampak positif bagi pembangunan dan

bukannya menciptakan permasalahan sosial baru di masyarakat

E.TIM EFEKTIF (TEAM WORK)

Untuk menjalankan aksi perubahan tentu tidak dapat dilakukan seorang

diri namun memerlukan kerja sama dengan pihak lain, oleh karena perlu

dibentuk sebuah Tim Efektif yang nantinya akan menjadi penggerak aksi

perubahan tersebut. Berikut ini adalah Tim Efektif dalam pelaksanaan aksi

Perubahan ini

Gambar 5

Struktur Tim Aksi Perubahan

LURAH NATALIA Y.BANJARNAHOR

Mentor

COACH VERONIKA HANNA. N

ARINI AMIR

Project Leader

Tim Dokumentasi - SAROH SETIAWAN - DARA ANANDA R

Tim Administrasi - DWI FATMAWATI

- TRIA ASTUTI

Tim Lapangan -SUGIMIN

-WAHYUDI -ZULKIFLI -GUNARTO -SUPARMAN -KETUA RT

CAMAT HERU RESSANDI S.K

Sponsor

14



Penjelasan tentang uraian tugas masing-masing anggota Tim Aksi Perubahan

adalah sebagai berikut:

1. Sponsor

a) Memberikan dukungan/semangat kepada project leader

terkait pelaksanaan aksi perubahan.

b) Memberikan arahan dan saran terkait kegiatan aksi

perubahan.

c) Memberikan persetujuan terhadap aksi perubahan agar bisa

terlaksana dengan baik

2. Mentor

a) Memberikan masukan atau saran kepada project leader dalam

pelaksanaan aksi perubahan

b) Membantu project leader dalam menyelesaikan permasalahan

yang diluar kewenangan project leader.

c) Memberikan dukungan kepada project leader agar aksi

perubahan dapat berjalan dengan lancar.

3. Coach

a) Memberikan bimbingan kepada project leader dalam

penyusunan rencana aksi perubahan.

b) Memberikan bimbingan kepada project leader dalam

pelaksanaan aksi perubahan.

c) Memantau dan memberikan arahan tentang pelaksanaan aksi

perubahan.

d) Memberi arahan dalam mencari solusi dalam aksi perubahan.

4. Project Leader

a) Menyusun perencanaan aksi perubahan yang akan

dilaksanakan.

b) Membentuk Tim aksiperubahan yang akan membantu

pelaksanaan aksi perubahan.

15



c) Melaksanakan aksi perubahan sesuai dengan milestone yang

telah dibuat demi tercapainya tujuan aksi perubahan.

d) Membuat laporan pelaksanaan aksi perubahan.

5. Tim Administrasi

a) Membantu project leader dalam menyiapkan, mengumpulkan,

mengolah dan menyimpan dokumen dan administrasi aksi

perubahan.

b) Membantu project leader dalam menyiapkan bahan-bahan

pelaporan kegiatan seperti undangan, notulensi, daftar hadir,

dsb.

6. Tim Dokumentasi

a) Mendokuemntasikan baik melalui foto maupun video seluruh

rangkaian kegiatan sejak awal hingga akhir implemantasi aksi

perubahan.

7. Tim Lapangan

a) Membantu project leader dalam melaksanakan tugas di

lapangan pada saat pelaksanaan aksi perubahan.

b) Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan bahan pendukung

lainnya yang diperlukan pada saat pelaksanaan aksi perubahan.

F.IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Stakeholders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau

masyarakat baik secara keseluruhan maupun parsial yang memiliki hubungan,

pengaruh, dan atau kepentingan terhadap aksi perubahan. Berikut ini disajikan

identifikasi stakeholeder berdasarkan Influence (Pengaruh) dan Interest (Minat)

nya:

16



Tinggi Pengaruh Kurang Minat (Laten)

1.Pemilik Kontrakan/Kos-kosan Kelurahan Prapatan 2.Ketua RT

Tinggi Pengaruh Tinggi Minat

(Promoter) 1. Camat 2. Lurah 3. Sekretaris Lurah 4. Kasi Trantib 5. Kasi Pemas 6. Staf Kelurahan 7. Bhabinkamtibmas 8. Babinsa

Kurang Pengaruh Kurang Minat

(Aphatetic)

Penghuni

Kontrakan/Kos-kosan

Tinggi Minat Kurang Pengaruh

(Defender)

1. Ketua LPM

Gambar 6

Identifikasi 4 (Empat) Kelompok Stakeholders dalam Aksi Perubahan

Setelah melakukan identifikasi para stakeholder dan mengelompokannya

berdasarkan pengaruh dan minatnya, berikutnya perlu disusun strategi

komunikasi untuk mengatasi potensi-potensi masalah yang mungkin berasal

dari para stakeholders yang dapat dilihat dalam tabel berikut ini :

Tabel 4 Kelompok Stakeholder

NO KELOMPOK STAKEHOLDER STRATEGI KOMINIKASI

1 Promoters adalah stakeholders

yang memiliki pengaruh dan

minat yang tinggi terhadap aksi

perubahan

1. Konsultasi secara intensif

2. Diskusi tentang aksi perubahan secara

mendetail

3. Memberikan laporan secara berkala

17



2 Latents adalah stakeholders

yang memiliki pengaruh besar,

tetapi memiliki minat yang

rendah terhadap keberhasilan

aksi perubahan

Menjelaskan tentang tujuan dan manfaat yang

dapat dirasakan oleh stakeholder di kelompok

ini.

3 Defenders adalah stakeholders

yang memiliki pengaruh kecil,

tetapi memiliki minat yang tinggi

terhadap keberhasilan aksi

perubahan

Menjelaskan tujuan serta manfaat dari aksi

perubahan ini secara luas yang menyangkut

dari banyak aspek

4 Apathetics adalah

stakeholders yang memiliki

pengaruh kecil dan memiliki

minat yang rendah terhadap

aksi perubahan

1. Penyampaian peraturan-peraturan

pemerintah yang melatar belakangi aksi

perubahan ini.

2. Memberikan penekanan bahwa apa yang

dilakukan ini semata-mata adalah untuk

kepentingan bersama

G.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH

Berikut ini hasil identifikasi mengenai potensi kendala/masalah yang

kemungkinan akan dihadapi pada saat pelaksanaan aksi perubahan:

Tabel5

Potensi Kendala

No. Potensi Kendala Strategi

1. Penolakan pemilik kontrakan/

kos-kosan untuk bekerja sama

dalam menjalankan sistem

pengawasan

Melakukan pendekatan secara

personal untuk menjelaskan

tentang aturan atau kebijakan

terkait adminstrasi

kependudukan serta tugas dan

fungsi Kelurahan

18



2.

Penolakan penghuni kontrakan/

kos-kosan dalam pendataan

Untuk menghadapi penolakan

oleh penghuni kontrakan/ kos-

kosan maka tim pendata akan

didampingi oleh Babinsa dan

atau Bhabinkamtibmas

Kelurahan.

3 Keterbatasan Waktu RT dalam

melaksanakan pendataan

Untuk mengatasi masalah

keterbatasan waktu maka tim

pendata terus berkoordinasi

secara intensif dengan RT

H.PENTAHAPAN AKSI PERUBAHAN (MILESTONE)

Tahapan yang akan ditempuh dalam melaksanakan aksi perubahan ini

meliputi tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

Gambar 7 Milestone SP3

Milestone Aksi Perubahan

Persiapan Sosialisasi dan

Membangun

Komitmen

Implementasi Monitoring dan

evaluasi

1. Membentuk Tim

Efektif

2. Membuat surat

tugas

3. Pemetaan Target

lokus

4. Membuat surat

edaran

5. Membuat

formulir

pendataan

1.Mengadakan

pertemuan dengan

stake holder untuk

mensosialisasikan

aksi perubahan ,

serta membangun

komitmen bersama

1.Membagiakn

surat edaran

sebelum kegiatan

pendataan

2.Pendataan rumah

kontrakan/kos-

kosan

3.Pendataan

penghuni

kontrakan/kos-

kosan

1.Memeriksa hasil

pendataan

2.Evaluasi hasil

kekurangan-

kekurangan selama

implementasi aksi

perubahan

19



Penjabaran dari tahapan atau milestones yang akan dilakukan dapat dilihat dalam

tabel berikut ini:

Tabel 6

Milestone dan Uraian Kegiatan

No Uraian Kegiatan

Estimasi Waktu

Output Aktor Maret April Mei

III IV I II III IV I II

I. JANGKA PENDEK

1 Persiapan

a. Rapat Kerja pembentukan tim dan pembagian tugas

Notulen, Daftar hadir, Surat Tugas.

1. Reformer 2. Lurah 3. Kasi

Trantib 4. Staf

Kelurahan 5. Babinsa

Kel. SKT 6. Bhabinka

mtibmas Kel. SKT

b. Menjelaskan Milestone Jangka Pendek Aksi Perubahan

c. Membuat Surat Tugas

d. Mengumpulkan infromasi dasar untuk menetapkan lokus implementasi aksi perubahan jangka pendek

Data informasi dasar dari Ketua RT

Staf Kelurahan

e. Rapat penetapan lokus aksi perubahan jangka pendek

Berita Acara Penetapan Lokus Pendataan

1. Reformer 2. Kasi. Kasi

Trantib 3. Staf

Kelurahan

f. Membuat Surat Edaaran Surat Edaran 1. Reformer 2. Staf

Kelurahan

g. Membuat Formulir Pendataan Formulir Pendataan

1. Reformer 2. Staf

Kelurahan

2 Sosialisasi dan Membangun Komitmen

20



a. Mengadakan pertemuan dengan para stakeholder untuk mensosialisasikan aksi perubahan, serta membangun komitmen bersama

Foto, Lembar Dukungan dan Komitmen

Semua Stakeholder Kecuali Penghuni Kontrakan/ Kos-kosan

3 Implementasi

a. Membagikan surat edaran sebelum kegiatan pendataan

Foto 1. Staf Kelurahan

2. Ketua RT

b. Pendataan rumah kontrakan/ kos-kosan

Data rumah kontrkan/ Kos-kosan

1. Reformer 2. Kasi.

Trantib 3. Staf

Kelurahan 4. Babinsa

Kel. SKT 5. Bhabinka

mtibmas Kel. SKT

6. Ketua RT

c. Pendataan Penghuni rumah kontrakan/kos-kosan

Data penghuni rumah kontrkan/ Kos-kosan

4 Monitoring dan Evaluasi

a. Memeriksa hasil pendataan Reformer 1. Lurah 2. Reformer 3. Kasi

trantib 4. Babinsa 5. babinkam

tibmas

b. Evaluasi kekurangan-kekurangan selama implementasi aksi perubahan

Notulen dan Daftar Hadir

II. JANGKA MENENGAH

1 Memperluas jangkauan program

ke RT lainnya serta

mengembangkan sistem

informasi yang menunjang self-

report bagi pendatang.

2021 2022 2023 2024 2025

III. JANGKA PANJANG

1 Mengembangkan kegiatan sistem pengawasan penduduk pendatang di seluruh wilayah Kelurahan Prapatan.

2021 2022 2023 2024 2025

21



I.DESAIN AKSI PERUBAHAN SP3

Berikut ini akan dijelaskan mengenai desain atau konsep mengenai

Sistem Pengawasan Penduduk Pendatang.

A. Sistem Pembinaan

Tujuan utama dari sistem pengawasan ini adalah untuk menciptakan

ketertiban administrasi kependudukan bagi penduduk sementara yaitu dengan

mengurus surat pindah dari daerah asal setelah tinggal lebih dari satu tahun.

Setiap penduduk sementara akan mendapatkan Surat Keterangan Tinggal

Untuk Sementara setelah melaporkan diri dan mengisi formulir data penduduk

sementara. Surat Keterangan tersebut berlaku paling lama untuk 1 tahunapabila

setelah masa berlaku surat keterangan ini berakhir, maka pemegang surat

keterangan ini wajib mengurus surat pindah dari asal atau kembali dan menetap

di daerah asal

Penduduk sementara yang tidak dapat menunjukkan bukti proses

kepindahan dari daerah asal setelah masa surat keterangannya habis diancam

untuk tidak dapat memperpanjang sewa rumah kontrakan atau kos-kosan yang

ditempati.

B. Sistem Pengawasan

Tujuan utama sistem pengawasan ini adalah untuk meminimalisir timbulnya

permasalahan sosial dan kriminalisme dari keberadaan penduduk sementara.

Pihak-pihak yang berperan dalam sistem pengawasan ini yaitu: warga

setempat, Ketua RT, pihak Kelurahan, pemilik kontrakan atau kos-kosan, serta

Babinsa dan Bhabinkamtibmas Kelurahan Prapatan.

Sistem pengasawan ini dilaksanakan dengan cara membentuk Tim

Pengawas Penduduk Sementara di tingkat Kelurahan dan di tingkat RT.

22



Tim di tingkat RT terdiri dari Ketua RT, warga setempat yang tinggal

berdekatan dengan rumah kontrakan atau kos-kosan, wakar, anggota Linmas

setempat. Tugas Tim ditingkat RT adalah mengawasi atau memonitoring secara

langsung aktifitas para peduduk sementara, jika diketemukan indikasi-indikasi

aktifitas yang mencurigakan Tim ditingkat RT segera berkoordinasi dengan Tim di

tingkat kelurahan untuk mengadakan sidak.

23



BAB II

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

A. Deskripsi Hasil Kepemimpinan

1. Capaian Hasil Perubahan

Sistem pengawasan penduduk pendatang diimplementasikan untuk

tujuan jangka pendek dengan sasaran terbentuknya Tim Pengawas dan

terdatanya penduduk sementara di salah satu wilayah rukun tetangga (RT) di

Kelurahan Prapatan Kecamatan Balikpapan Kota Kota Balikpapan. Proses

implementasi dilaksanakan berdasarkan tahapan atau milestone yang telah

disusun dalam tahap rancangan proyek perubahan selama 8 (delapan)

minggu, mulai dari tanggal 18Maret s/d 12 Mei 2020.

Adapun pentahapan milestone pada penyusunan laporan proyek

perubahan terbagi kedalam Tahap Monitoring dan Evaluasi yang dapat kami

gambarkan sebagai berikut :

a. Persiapan

a. Melakukan Koordinasi dengan Mentor danSponsor

Koordinasi dengan mentor dilakukan hampir setiap hari, mulai dari

penentuan jadwal rapat pembentukan Tim Efektif hingga kendala-kendala

yang dihadapi sehari-hari. Koordinasi juga dilakukan dengan Camat

Balikpapan Kota sebagai sponsor

Gambar 8 Kordinasi dengan Sponsor dan Mentor

24



b. Rapat Koordinasi dan Pembentukan TimEfektif

Dalam melaksanakan aksi perubahannya reformer dibantu oleh Tim

Efektif. Agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan perlu

dilakukan rapat koordinasi dan pembentukan Tim Efektif terlebih

dahulu.Pembentukan tim inti dilakukan dengan mengadakan rapat kerja

dengan seluruh pejabat struktural serta staf kelurahan.

Tahapan pelaksanaan diawali dengan penyampaian gambaran

penyusunan aksi perubahan selanjutnya menyusun pembentukan tim efektif.

Rapat pembentukan Panitia Pelaksana Kegiatan dilaksanakan pada hari

Jumat tanggal 20 Maret 2020 diruang kasi-kasi Kelurahan yang dihadiri oleh

ibu Lurah, Sekretaris Lurah, Seluruh Kasi Kelurahan, Babinsa dan

Babinkamtibmas serta wakil dari RT.23 dan RT.24 dengan hasil :

1. Penyampaian maksud dan tujuan diadakannya rapat staf yaitu

pembentukan tim efektif dan pelaksanaan aksi Perubahan disampaikan

oleh ibu Lurah

2. Penyampaian gambaran aksi perubahan Sistem Pengawasan Penduduk

Pendatang (SP3) di Kelurahan Prapatan

3. Penyampaian tugas dan pembagian tugas-tugas dalam tim efektif di

dalam pelaksanaan aksi perubahan di Kelurahan Prapatan.

Selanjutnya setelah terlaksananya rapat staf dan terbentuknya tim

efektif kemudian ditindaklanjuti dengan membuat Surat Keputusan Lurah

Prapatan Nomor : 188.47/ 05.1 /Ppt tentang Tim Pengawasan Pendatang

Sementara di Kelurahan Prapatan.

25



Gambar 9 Rapat Tim efektif

Gambar 10

SK Tim efektif

26



c. Pembuatan Alur

Pembuatan Alur Sistem Pengawasan Penduduk Pendatang untuk

sebagai acuan dalam penindakan dan pengawasan serta pembinaan aksi

perubahan. Pembuatan alur ini untuk dasar memulai alur tahapan

pelaksanaan aksi perubahan. Hal ini reformer membuat alur yang tecantum

pada Gambar dibawah

Table 7

Alur SP3

WARGA PENDATANG KETUA RT KASIPEMERINTAHAN&PELAYANA

N PUBLIK / TIM

d. Mengumpulkan informasi dasar untuk bahan lokus

Dikarenakan waktu yang terbatas maka implementasi proyek

perubahan dibatasi jangkauan pelaksanaan dengan lokus hanya dua wilayah

RT. Oleh karena itu diperlukan adanya informasi dasar mengenai jumlah dan

potensi masalah yang terkait dengan keberadaan rumah kontrakan/kos di

masing-masing wilayah RT. Proses pengumpulan informasi ini menggunakan

media Whats Up oleh Ketua RT 23 dan Ketua RT 24 Keluarhan Prapatan.

Proses

Pengisian

Biodata

Penduduk

Biodata Penduduk

Basis Data

kependudukan

Memeriksa Pengisian

Biodata Penduduk

Menginput

Pengisian Biodata

Penduduk

Mencetak hasil

data Penduduk

Basis Data

Kependudukan

27



Berikut hasil yang diperoleh dari inforasi yang bersumber dari Ketua RT 23

dan Ketua RT 24:

Table 8 Jumlah Kontrakan/kos-kosan

No. Wilayah Jumlah Kontrakan/Kos (Pintu)

1. RT.23 43

2. RT.24 31

e. Membuat Surat Edaran

Tahap berikutnya adalah membuat surat edaran. Surat edaran

diperlukan sebagai informasi resmi dari kelurahan mengenai Sistem

Pembinaan dan Pengawasan Penduduk Pendatang sebagai salah satu media

untuk mensosialisasikan aksi perubahan kepada para stakeholders. Surat

edaran ini memuat informasi mengenai Aksi Perubahan Sistem Pengawasan

Penduduk Pendatang (SP3).

Gambar 11 Surat Edaran

28



f. Membuat Formulir Pendataan

Formulir pendataan perlu dibuat sebagai tools utama pendataan

penduduk pendatang. Di dalamnya memuat beberapa data yang harus di isi

oleh penduduk sementara.

Gambar 12 Formulir Penduduk

b. Sosialisasi dan Membangun Komitmen

Tahap berikutnya adalah melakukan sosialisasi serta membangun

komitmen dan dukungan bersama para stakeholders.

a. Kegiatan Sosialisasi Kepada Seluruh Ketua RT Se Kelurahan Prapatan

Tahapan pelaksanaan diawali dengan penyampaian secara umum

tentang Sistem Pengawasan Penduduk Pendatang serta pembagian Surat

Edaran kepada Ketua RT.Kegiatan dilaksanakan pada hari Jumat tanggal 27

Maret 2020 di Lapangan LPM Kelurahan Prapatanyang dihadiri oleh ibu

Lurah, Sekretaris Lurah, Seluruh Kasi di Kelurahan, Babinsa,Babinkamtibmas

29



serta seluruh Ketua RT, dan LPM. Kegiatan inidilaksanakan dengan

memperhatikan syarat-syarat pencegahan Covid 19dengan hasil :

1. Sosialisasi gambaran aksi perubahan Sistem Pengawasan Penduduk

Pendatang (SP3) di Kelurahan Prapatan dan pelaksanan Aksi Perubahan

dilapangan.

2. Pembagian surat edara kepada Seluruh Ketua RT Kelurahan Prapatan

3. Pembentukan Satgas Covid 19 di Wilayah Kelurahan Prapatan

Gambar 13 Sosialisasi Stakeholder

b. Membangun Komitmen bersama dan dukungan stakeholders

Kegiatan yang telah dilaksanakan dimulai dengan surat pernyataan

dukungan oleh tim dan akan dibagikan kepada para ketua RT dan

stakeholder luar dalam rangka melaksanakan evaluasi terhadap aksi

perubahan yang telah dilakukan dan dilaksanakan pada 19 Maret 2020.

Sebagian lembar surat pernyataan dukungan terlampir.

30



Gambar 14

Komitmen dan dukungan Stakeholder

1. Walikota Balikpapan

Wali Kota memberi dukungan dan berharap aksi perubahan ini dapat meningkatkan kinerja pelayanan publik khususnya di Klurahan Prapatan 2. Camat Balikpapan Kota dan Lurah Prapatan

Camat Balikpapan Kota dan Lurah Prapatan memberi dukungan dan harapan

agar kegiatan ini terus berkesinambungan agar terciptanya tertib administrasi

di Kelurahan Prapatan

31



3. Babinsa dan Bhabinkamtibmas Kelurahan Prapatan.

Babinsa dan Babinkabtibmas mendukung aksi perubahan ini sehingga

penduduk pendatang di kelurahan prapatan bisa terdata dan terpantau untuk

ketetiban dan keamanan lingkungan

4. Ketua LPM dan Tokoh Masyarakat

LPM dan Tokoh masyarakat mendukung aksi perubahan ini dan berharap

kegiatan ini dapat berlangsung secara berkesinambungan.

32



5. Ketua RT.23 dan Ketua RT 24 Kelurahan Prapatan

Ketua RT.23 dan RT.24 mendukung aksi perubahan ini dan berharap

kegiatan ini tidak berheni sampai saat ini aja tetapi bisa terus menerus

sehingga terciptanya tertib administrasi RT

c. Kegiatan Sosialisasi dan Penggalangan Dukungan Kepada Pemilik

Kontrakan/Kos di Wilayah RT.23 dan RT.24

Tahapan pelaksanaan sosialisasi dilaksanakan di masing-masing

kediaman pemilik kos/ kontrakan yang ada di wilayah RT.23 dan 24 pada

tanggal 30-31 Maret 2020 bersama Lurah, Kasi Trantib Kelurahan,

Babinsa,Babinkamtibmas serta Ketua RT 23 dan RT.24 sekaligus dengan

penggalangan dukungan oleh pemilik kontrakan/kos di wilayah RT.23 dan

RT.24 dan kegiatan sosialisasi pencegahan Covid 19 dikarnakan Pendemi

covid 19 yang semakin berkembang jumlahnya .

Gambar 15 Sosialisasi dan dukungan dari pemilik Kontrakan/Kos-kosan

33



c. Implementasi

a. Membagikan Surat Edaran

Pembagian Surat Edaran dilaksanakan pada tanggal 1-3 April 2020

bersama Lurah, Kasi Trantib Kelurahan, Babinsa,Babinkamtibmas serta

Ketua RT 23 dan RT.24 dan dibagikan langsung ke pemilik rumah kos-kosan

dan pemilik rumah kontrakan .Sebagian surat edaran yang dibagikan belum

seluruhnya dibagikan dikrnakan ada pemilik kontrakan/kos tidak ada

ditempat, oleh karna itu tim memberikan kepada Ketua RTuntuk dibagikan

kepada pemilik kontrakan/kos yang tidak ada.

Gambar 16 Membagikan Edaran ke pemilik Kontrakan/Kos-kosan

34



b. Pendataan Rumah Kontrakan/kos

Pendatan rumah kontrakan/kos dilaksanakan pada minggu ke 4

tanggal 5-12 April 2020 oleh Tim . Pendataan jumlah rumah kontrakan/kos

selain didapatkan lagsung dari Pemilik kontrakan/kos pada saat

sosialisasi,tim dan Ketua RT.23 dan RT.24 juga melaksanakan dengan turun

langsung kelapangan di wilayah RT.23 dan RT.24 untuk mendata jumlah

rumah kontrakan/kos. Berikut adalah data rumah kontrakan/kos yang

didapatkan oleh TIM dalam kegiatan tersebut:

Table 9 Jumlah Kontrakan/kos-kosan

No. Nama Pemilik Jumlah Kontrakan/Kos

(Pintu)

1 S.Gunardi 2

2 Latif 1

3 Ernawati 4

4 Sugianto 2

5 Haksakpa 1

6 Maryadi 1

7 Kusyairi A 20

8 Widodo 5

35



c. Pendataan Penghuni Rumah Kos/Kontrakan

Setelah diadakan sosialisasi dan pembagian surat edaran tahap

selanjutnya adalah kegiatan pendataan penduduk pendatang. Dalam kegiatan

ini semua anggota Tim Kelurahan dan Ketua RT 23 dan Ketua RT 24

dilibatkan.Tahapan ini diadakan pada minggu ke 5 s/d ke 7, yaitu mulai

tanggal 14 April s/d 28 April 2020. Dalam kegiatan ini semua anggota Tim

Kelurahan dan Tim di RT.23 dan RT.24 dilibatkan.

Pendataan pertama kalikepada kos-kosan No.06 dimana menurut

Ketua RT.23 banyak karyawan perusahaan yang berasal dari luar Balikpapan

tinggal di kos-kosan tersebut. Namun setelah melakukan pengecekan Tim

hanya berhasil mendata 2 orang yang kebetulan sedang tidak bekerja dari 7

karyawan yang ada di kos-kosan tersebut yang kebetulan sedang tidak

bekerja, Akhirnya Tim menitipkan formulir kepada perwakilan karyawan lain

untuk kemudian bisa disampaikan kepada karyawan lain yang memiliki KTP

di luar Balikpapan.

9 Paitiy A 2

10 Mochtar Anshary 3

11 Agus Wahyuni 2

12 Herlina 2

13 Heri 6

14 Saryono 4

15 Sri 3

16 Endang 3

17 Ngatijo 4

18 Uut 4

19 Suyamyani 1

20 Bambang 2

21 Suryanto 1

22 Rosdin 1

Jumlah 74

36



Pendataan yang kedua dimulai dari kontrakan/kosRT.23 no.

31selanjutnya, pada kesempatan ini Tim menemukan hanya 9 orang

penduduk sementara yang memiliki KTP di luar Balikpapan

Dalam pendataan yang ketiga kepada kos-kosan No.27 dan

No.28menurut RT 24 juga banyak terdapat penduduk sementara. Tim kembali

hanya berhasil mendata 7 orang karena dalam pendataan sama seperti

pendataan pertama dan kedua Tim sering kali menemui rumah kontrkan/kos

yang pintunya tertutup dan ketika diketuk tidak ada respon dari dalam. Oleh

karena itu Tim memutuskan untuk pendataan selanjutnya akan diserahkan

kepada masing-masing pemilik kontrakan/kos.

Hingga akhir masa pendataan berakhir data yang berhasil dikumpulkan

sejumlah 61 orang yang terdiri dari 50 orang yang merupakan warga dari luar

daerah dan 11 orang dari warga balikpapan tapi KK dan KTP bukan

penduduk wilayah Kelurahan Prapatan . Sebagian formulir yang dibagikan

belum seluruhnya dikembalikan kepada Ketua RT dikarnakan ada beberapa

penyewa tidak ada ditempat.

Gambar 17 Pendataan penghuni Kontrakan/kos-kosan

37



d. Monitoring dan Evaluasi

a. Memeriksa Hasil Pendataan

Pada tahap ini hasil dari pendataan yang telah dilaksanakan dan

dibuat rekapannya dilakukan pemeriksaan. Dalam pemeriksaan ada

beberapa data yang diminta dalam formulir tidak diisi oleh penduduk

sementara, hal ini disebabkan dalam kegiatan pendataan ada sebagian yang

dilaksanakan oleh pemilik bangunan kontrakan/kos dan tidak didata langsung

oleh tim dan tidak sedikit juga yang mengisi data sudah sesuai dengan

arahan yang telah diberikan Berikut contoh pengisian formulir yang tidak

lengkap:

Gambar 18 Formulir pendataan yang sudah terisi

38



b. Pengolahan Data Penduduk Sementara

Setelah proses pendataan, formulir yang telah diisi kemudian

dikumpulkan kemudian akan diproses oleh petugas administrasi untuk dibuat

rekapitulasinya dan selanjutnya dibuatkan Surat Keterangan bertempat

Tinggal.

Gambar 19 Pengelolahan Data

39



Berikut adalah data Penghuni rumah kontrakan/kos yang didapatkan oleh TIM

Hingga akhir masa pendataan berakhir, data yang berhasil dikumpulkan sejumlah 61

orang Penduduk Pendatang.Sebagai berikut :

Gambar 20 Data Penduduk Pendatang

40



41



c. Evaluasi Kekurangan-Kekurangan Selama Implementasi Aksi Perubahan.

Rapat evaluasi pelaksanaan perubahan ini dilakukan bersamaan

dengan Rapat Staf yang rutin dilaksanakan. Pada Kamis, 30 April 2020,

dilakukan evaluasi terhadap aksi perubahan yang sedang berjalan. Dari hasil

evaluasi,masih kurangnya kesadaran masyarakat dalam pendataan

penduduk pendatang ini, sehingga disarankan kepada Tim untuk lebih

gencar melakukan sosialisasi dan keberlanjutan pendataan ini sehingga

masyarakat sadar dan ikut berperan aktif dalam pendataan ini. Serta

memastikan agar kegiatan ini terus dilanjutkan hingga tidak ada penduduk

sementara yang tidak terdata.

Gambar 21 Rapat Evaluasi

42



d. Kendala dan Strategi Selama Implementasi Aksi Perubahan

Salah satu kendala yang dihadapi Tim dalam pendataan adalah sering

mendapati rumah kos/kontrakan dalam keadaan kosong ketika hendak didata.

Karena kebanyakan penghuni kos jika siang sedang kerja. Ada pula yang

kerja malam kemudian siangnya digunakan untuk istirahat sehingga Tim

pendata merasa kurang nyaman jika mengganggu.Untuk mengatasi masalah

ini reformer berkerja sama dengan pemilik kos/kontrakan untuk memberikan

formulir pendataan kepada penghuni kos dan kemudian menyerahkan kembali

formulir tersebut kepada pemilik untuk selanjutknya diserahkan kepada Ketua

RT. Kemudian Tim akan mengambil formulir pendataan dari Ketua RT.

2. Manfaat Aksi Perubahan

a. Proses pembinaan melalui kegiatan pendataan dapat memberikan

gambaran kondisi sosial dan sebaran Penduduk sementara yang ada di

wilayah kelurahan, dimanaterciptanya ketertiban administrasi kependudukan

bagi penduduk sementara yaitu dengan mengurus surat pindah dari daerah

asal setelah tinggal lebih dari satu tahundan tersedianya data penduduk

pendatang dan kontrakan/rumah kos serta terdatanya penduduk pendatang.

b. Proses pengawasan bermanfaat untuk meminimalisir potensi-potensi

masalah sosial, kriminalitas, terorisme, dan radikalismedari keberadaan

penduduk sementaradimanaterciptanyaTim di tingkat RT yang terdiri dari

Ketua RT, warga setempat yang tinggal berdekatan dengan rumah

kontrakan atau kos-kosan, wakar, anggota Linmas setempat untuk

mengawasi atau memonitoring secara langsung aktifitas para peduduk

sementara, jika diketemukan indikasi-indikasi aktifitas yang mencurigakan

Tim ditingkat RT segera berkoordinasi dengan Tim di tingkat kelurahan

untuk mengadakan sidak.

c. Mendukung terwujudnya ketentraman dan ketertiban di lingkungan

masyarakat , dimana terciptanya keharmonisan penghuni kos-kosan dengan

masyarakat setempat serta partisipasi penghuni kos dalam kegiatan

kemasyarakatan.

43




1.Pemilik Kontrakan/Kos-kosan Kelurahan Prapatan 2.Ketua RT

Tinggi Pengaruh Tinggi Minat

(Promoter) 1. Camat 2. Lurah 3. Sekretaris Lurah 4. Kasi Trantib 5. Kasi Pemas 6. Staf Kelurahan 7. Bhabinkamtibma 8. Babinsa

Kurang Pengaruh

Kurang Minat (Aphatetic)

Penghuni

Kontrakan/Kos-kosan

Tinggi Minat Kurang

Pengaruh (Defender)

1.Ketua LPM

Selain itu setelah pelaksanaan implementasi Aksi Perubahan dapat di

analisis pengelompokan stakeholders dari sebelumnya terdiri dari 4( empat)

Kelompok , setelah dilakukan pendekatan dan sosialisasi akhirnya kelompok

laten, defenders dapat berpindah menjadi kelompok Promoters memiliki

pengaruh dan minat tinggi terhadap keberhasilan aksi perubahan.

Gambar 22

Stake holder sebelum implementasi aksi perubahan

44




Tinggi Pengaruh Tinggi Minat (Promoter)

1. Camat 2. Lurah 3. Sekretaris Lurah 4. Kasi Trantib 5. Kasi Pemas 6. Staf Kelurahan 7. Bhabinkamtibmas 8. Babinsa 9. Ketua RT 10. Pemilik Kontrakan/kos-

kosam

Kurang Pengaruh Kurang Minat

(Aphatetic)

Tinggi Minat Kurang

Pengaruh (Defender)

1. Ketua LPM

2. Penghuni

Kontrakan/Kos-

kosan

Gambar 23

Stake Holder setelah aksi perubahan

B. Deskripsi Proses Kepemimpinan

1. Membangun Integritas

Membangun integritas tim dilakukan melalui beberapa tahap yakni :

a. Rapat penyusunan tim efektif, dimana dalam rapat mengutamakan komitmen

setiap anggota tim untuk bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama,

disamping menjelaskan uraian tugas tiap anggota tim.

b. Penggalangan komitmen dukungan stakeholder melalui kegiatan Sosialisasi

SP3

45



2. Pengelolaan Tim Kerja

Pengelolaan tim kerja dilakukan melalui beberapa tahap yakni :

a. Sosialisasi uraian tugas bagi tiap koordinator dan anggota tim

b. Penjadwalan kegiatan dan pemetaan lokus pelaksanaan SP3

c. Pelaksanaan

d. Monitoring dan evaluasi kegiatan SP3

3. Pembangunan Budaya Pelayanan

Kegiatan SP3 membangun budaya pelayanan yang berbeda bagi organisasi

menuju ke arah yang lebih baik yakni:

a. Membangun budaya melayani, dimana kegiatan ini dilakukan langsung turun

kelapangan mendata rumah dan penghuni kos-kosan sehingga

meningkatkan tertib administrasi kependudukan

b. Mendukung pemberdayaan masyarakat untuk berperan aktif dalam

pelaksanaan kegiatan pendataan penduduk dimana Ketua RT memiliki peran

utama sebagai penggerak kegiatan

C. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Berdasar hasil kegiatan pada jangka pendek, dimana seluruh kegiatan

yang direncanakan sudah tercapai seluruhnya meski terdapat beberapa

perubahan kegiatan akibat pandemi Covid-19.. Capaian hasil dapat dilihat pada

table berikut :

Table 10 Capain Hasil Aksi Perubahan

NO RENCANA JADWAL CAPAIAN

1.Persiapan

1 Rapat Kerja pembentukan tim dan

pembagian tugas

Maret minggu ke III Terlaksana

2 Menjelaskan Milestone Jangka

Pendek Aksi Perubahan

Maret minggu ke III Terlaksana

3 Membuat Surat Tugas Maret minggu ke III Terlaksana

4 Mengumpulkan infromasi dasar untuk Maret minggu ke IV Terlaksana

46



lokus implementasi aksi perubahan

jangka pendek

5 Rapat untuk implementasi lokus aksi

perubahan jangka pendek

Maret minggu ke IV Terlaksana

6 Membuat Surat Edaaran dan formulir

prndataan

Maret minggu ke IV Terlaksana

2. Sosialisasi dan Membangun Komitmen

1 Mengadakan pertemuan dengan para

stakeholder untuk mensosialisasikan

aksi perubahan, serta membangun

komitmen bersama

April minggu ke I Terlaksana

3.Implementasi

1 Membagikan surat edaran sebelum

kegiatan pendataan

April minggu ke I Terlaksana

2 Pendataan rumah kontrakan/ kos-

kosan

April minggu ke II

dan III

Terlaksana

3 Pendataan Penghuni rumah

kontrakan/kos-kosan

April minggu ke III

dan IV

Terlaksana

4.Monitoring dan evaluasi

1 Memeriksa hasil pendataan Mei minggu ke I Terlaksana

2 Evaluasi kekurangan-kekurangan

selama implementasi aksi perubahan

Mei minggu ke I

dan II

Terlaksana

Dengan tercapainya aksi perubahan di jangka pendek, maka untuk keberlanjutan

kegiatan pada jangka menengah dan jangka panjang akan dilanjutkan sebagaimana

rencana berikut ;

Table 11 Rencana Jangka Menengah dan Jangka Panjang

II. JANGKA MENENGAH Target

1

2

3

Memperluas jangkauan program ke RT lainnya

Mengembangkan dan memodifikasikan Sistem SP3

yang awal manual menjadi berbasis Teknologi

Dibuatnya aturan Tentang pentingnya pendataan

penduduk sehingga penduduk pendatang ikut berperan

aktif untuk melaporkan kedatangan.

2021-2022

47



4 Monitoring dan evaluasi

III. JANGKA PANJANG Target

1

2

Mengembangkan kegiatan sistem pengawasan

penduduk pendatang di seluruh wilayah Kelurahan

Prapatan.

Monitoring dan evaluasi

2023-2025

Untuk menjamin keberlanjutan kegiatan maka diperlukan strategi berikut :

1. Penggalangan komitmen tim setiap awal tahun untuk melaksanakan kegiatan

2. Meningkatkan integritas dan kerjasama tim

3. Adanya SK Tim untuk RT di Semua RT di wilayah Kelurahan Prapatan

4. Penggalangan dukungan stakeholder melalui sosialisasi, rekomitmen, dan

pelaporan kegiatan secara berkala dan berkelanjutan

48



BAB III

PENUTUP

a. Kesimpulan

1. Secara umum aksi perubahan yang diimplementasikan pada Kelurahan

Prapatan telah berhasil membangun sistem yang mendorong terdatanya

penduduk-penduduk sementara, dimana sebelumnya bahkan Ketua RT

yang merupakan ujung tombak dari administrasi kependudukan

terkadang tidak memiliki data konkrit mengenai keberadaan dan kondisi

penduduk sementara diwilayahnya. Dengan dibuatnya sistem ini maka

ada keharusan bagi penduduk sementara yang tinggal di wilayah

kelurahan Prapatan untuk melaporkan keberadaanya pada Ketua RT

setempat hingga ke pihak Kelurahan.

2. Permasalah utama dalam proyek perubahan ini adalah mengenai

ketertiban administrasi kependudukan dimana kebanyakan para

penduduk sementara ini enggan untuk mengurus surat pindah dan

memilih untuk tetap menggunakan identitas kependudukan dari daerah

asal bahkan ada sebagian dari mereka sudah bertahun-tahun tinggal di

Kelurahan Prapatan tapi tidak pernah mengurus surat pindah.

II. Saran

1. Kegiatan sistem pendataan penduduk pendatang di wilayah Kelurahan

Prapatan diharapkan dapat berjalan sukses dan lancar

2. Sistem pendataan penduduk pendatang ini harus dilanjutkan sehingga

setiap penduduk sementara yang ada diwilayah Kelurahan Prapatan

terdata secara keseluruhan.

3. Dengan adanya dukungan dan komitmen tim beserta stakeholder,

pelaksanaan kegiatan lebih cepat selesai dan terasamanfaatnya.

4. Komunikasi dalam tim efektif sudah baik, namum perlu ditingkatkan guna

mendapat hasil lebih baik pada pelaksanaan milestone jangka

menengah dan jangka Panjang

49



5. Kendala yang dihadapi selama pelaksanaan milestone jangka pendek

dan strategi penyelesaiannya dapat dijadikan acuan pembelajaran untuk

pelaksanaan milestone jangka menengah dan jangka panjang.

Demikian kesimpulan dan rekomendasi yang dapat disampaikan, saya

menyadari bahwa laporan aksi perubahan yang saya buat masih jauh dari

sempurna, dan mungkin masih banyak kekurangannya, namun itulah

kemampuan saya untuk menyampaikan, untuk itu saya menerima kritik dan

saran yang bersifat membangun. Dan saya memohon maaf jika dalam

membuat dan menyajikan laporan ini terdapat kesalahan dan kekeliruan.

bab i rancangan aksi perubahan

Documents