Download - BAB I RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
i
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
DAFTAR ISI
BAB I RANCANGAN AKSI PERUBAHAN ……………………………………....... 1
A. LATAR BELAKANG ……………………………………………………………..… 1
B. TUJUAN ……………………………………………………………………............. 12
C. MANFAAT ………………………………………………………………………….. 12
D. KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS ….………… 12
E. TIM EFEKTIF ………………………………………………………………………. 13
F. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN STRATEGI KOMUNIKASI ………........ 15
G. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/ MASALAH ……………………………... 17
H. PENETAPAN AKSI PERUBAHAN ………………………………………………… 18
BAB II IMPLEMENTASI PERUBAHAN …………………………………………… 23
A. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ……………………………………………. 23
1. CAPAIAN HASIL PERUBAHAN ………………………………………………….. 23
2. MANFAAT HASIL PERUBAHAN ……………………………………………….... 40
B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ………………………………………..... 42
1. MEMBANGUN INTEGRITAS …………………………………………………….. 42
2. PENGELOLAAN TIM KERJA …………………………………………………….. 43
3. PEMBANGUNAN BUDAYA PELAYANAN ……………………………..……….. 43
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN …………………………………..….…. 43
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN …………………………………………….... 46
3.1 KESIMPULAN ……………………………………………………………………... 46
3.2 SARAN ……………………………………………………………………………… 46
LAMPIRAN ……………………………………………………………………………. 48
ii
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Kartu Konsultasi Coach dan Mentor ............................................................ 49
Lampiran 2 : Dokumen Rapat Tim Efektif......................................................................... 51
Lampiran 3 : SK Tim Efektif ............................................................................................. 53
Lampiran 4 : Surat Edaran SP3.......................................................................................... 56
Lampiran 5 : Formulir Pendataan Pendududk.................................................................... 57
Lampiran 6 : Dokumen Sosialisasi Bersama Stakeholders................................................ 58
Lampiran 7 : Pernyataan Dukungan Walikota .................................................................. 62
Lampiran 8 : Pernyataan Dukungan Wakil Walikota.........................................................63
Lampiran 9 : Pernyataan Dukungan Camat Balikpapan Kota........................................... 64
Lampiran 9 : Pernyataan Dukungan Pemilik Kontrakan/Kos............................................ 65
Lampiran 10 : Pernyataan Dukungan RT Kelurahan Prapatan.......................................... 66
Lampiran 11 : Dokumen Evaluasi Implementasi SP3…………...................................... 103
iii
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
iv
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
v
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
vi
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
SISTEM PENGAWASAN PENDUDUK PENDATANG (SP3)
Oleh :
ARINI AMIR S.Sos
NDH : 04
KELURAHAN PRAPATAN KECAMATAN BALIKPAPAN KOTA
KOTA BALIKPAPAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I
PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN DESENTRALISASI
DANOTONOMI DAERAH LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
SAMARINDA 2020
1
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
BAB I
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
A. LATAR BELAKANG (Burning Platform)
Dinamika perkembangan regulasi di level pemerintahan pusat telah secara
nyata membawa perubahan terhadap penyelenggaraan maupun pengelolaan
organisasi di tingkat pemerintahan daerah. Gema reformasi birokrasi yang terus-
menerus disuarakan, seluruh konsepnya bermuara kepada penyelenggaraan
pemerintahan yang lebih efektif dan efisien.Dalam rangka mencapai efektifitas
dan efisiensi tersebut maka berbagai upaya dilakukan, termasuk dalam hal
keorganisasian yaitu berupa perubahan, pemangkasan,hingga peleburan
organisasi perangkat daerah (OPD).
Kelurahan sebagai bagian dari pemerintah daerah juga tidak terlepas dari
arus perubahan yang dimaksud. Terutama sejak dikeluarkannya UU Nomor 23
Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah yang mereduksi tugas dan fungsi
Lurah yang sebelumnya OPD otonom menjadi hanya perangkat daerah dibawah
koordinasi Kecamatan. Itulah sebabnya dalam pendefinisian kelurahan adalah
wilayah kerja Lurah sebagai perangkat daerah kabupaten atau daerah kota
dibawah Kecamatan. Pembentukan kelurahan secara general ditujukan untuk
meningkatkan kemampuan penyelenggara pemerintah kelurahan secara
berdayaguna, pemberdayaan masyarakat dan kualitas pelayanan publik.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 tahun 2012 tentang
pelaksanaan Undang-undang Pelayanan Publik Nomor 25 tahun 2009 yang
mengamantkan pentingnya pelayanan publik dan upaya membangun
kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan penyelenggara
pelayanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan
harapan dan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk tentang peningkatan
pelayanan publik.
Pelayanan publik juga terangkum dalam visi Kota Balikpapan 2016-2021
Yaitu "MEWUJUDKAN BALIKPAPAN SEBAGAI KOTA TERKEMUKA YANG
2
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
NYAMAN DIHUNI, DAN BERKELANJUTAN MENUJU MADINATUL IMAN"
dengan Misi sebagai berikut :
1) Meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan berdaya saing
tinggi;
2) Mewujudkan kota layak huni yang berwawasan lingkungan;
3) Meningkatkan infrastruktur kota yang representatif;
4) Mengembangkan ekonomi kerakyatan yang kreatif;
5) Mewujudkan penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang baik.
Untuk mencapai Visi dan Misi Kota Balikpapan tersebut Sesuai dengan
Peraturan Walikota Balikpapan Nomor 57 Tahun 2016 Kelurahan mempunyai
tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan, pemberdayaan dan pelayanan
masyarakat, ketenteraman dan ketertiban umum serta lingkungan hidup dalam
wilayah kerja Kelurahan.
Gambar 1 Kantor Kelurahan Prapatan
Kelurahan Prapatan merupakan salah satu dari enam Kelurahan yang berada
di wilayah Kecamatan Balikpapan Kota yang ada di Kota Balikpapan Provinsi
Kalimantan Timur, dan beralamat di Jl. Prapatan RT 26 No. 13 Balikpapan Kota,
Kota Balikpapan, Kalimantan Timur dengan batas wilayah sebagai berikut :
Utara : Kelurahan Karang Jati
Selatan : Selat Makassar
3
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Timur : Kelurahan Telaga Sari
Barat : Teluk Balikpapan
Gambar 2 Peta Kelurahan Prapatan
Kelurahan Prapatan Merupakan Kelurahan Pemekaran Yang Berdiri Pada
Tahun 1992 , Dengan Luas Wilayah Saat Ini Sekitar 58,04 Hektar. Jumlah
Penduduk Yang Terdata Sebanyak 11.936, Terdiri Dari 6.585 Laki-Laki Dan 5.351
Perempuan.Saat Ini Pegawai Kantor Kelurahan Prapatan Terdiri Dari 11 Pns Dan
6 Tenaga Bantu Plus 1 Tenaga Pns Penyuluh Keluarga Berencana Yang
Diperbantukan.Secara Administratif Kelurahan Prapatan Terdiri dari 38 RT.
Gambar 3 Struktur Organisasi
LURAH
Sekretaris
Kasi Trantib Kasi Pemberdayaan
Masyarakat
Kasi Pemerintahan dan
pelayanan publik
4
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Terkait pelayanan kepada masyarakat terdapat beberapa jenis
produk layanan yang disediakan oleh pemerintah kelurahan.Layanan tersebut
dapat diakses dengan bebas oleh masyarakat dan tanpa ada pungutan biaya
sesuai dengan kebutuhan dan keperluan masing-masing.Oleh sebab itu
kesadaran masyarakat dalam mengakses layanan merupakan faktor yang paling
menentukan dalam pemanfaatan dari pelayanan yang telah disediakan.Konsep
mendasar dari pelayanan di kelurahan hampir mirip dengan pelayanan yang
disediakan oleh perpajakan yaitu berupa self-report.Meskipun demikian dengan
terjadinya arus baru perubahan yang membawa gerakan-gerakan inovasi dalam
berbagai level pemerintahan, perlahan-lahan konsep-konsep yang masih
konvensional ditinggalkan.Sehingga ada kelurahan dan kecamatan yang tidak
lagi menunggu dibalik loket pelayanan namun langsung turun ke lapangan
menjemput masyarakat yang membutuhkan berbagai macam jenis pelayanan.
Sesuai dengan Peraturan Walikota Balikpapan Nomor 57 Tahun 2016 Kelurahan
mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan, pemberdayaan dan
pelayanan masyarakat serta ketenteraman dan ketertiban umum serta lingkungan
hidup dalam satu wilayah Kelurahan yang berada di wilayah kerja
Kelurahan.Jabatan penulis selaku Kepala seksi Pemerintahan dan Pelayanan
Publik Kelurahan Prapatan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1. Menyusun program dan kegiatan seksi pemerintahan dan pelayanan publik
2. Melaksanakan pelayanan dibidang pemerintahan
3. Melakukan pelayanan administrasi kependudukan dan melaksanakan
koordinasi penyelenggaraan administrasi pelayanan publik
4. Melakukan administrasi pertanahan
5. Melakukan tertib administrasi dan pendataan penduduk
6. Melakukan pembinaan rukun tetangga.
7. Menyusunan Profil Kelurahan.
8. Memfasilitasi pelaksanaan kegiatan pemilihan umum
5
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
9. Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan administrasi pelayanan public
10. Menyusun standar oprasional dan prosedur pelayanan dan menyusun
standar pelayanan lingkup kelurahan
11. Menyelenggarakan pembinaan petugas pemberi layanan
12. Menyusun tatalaksana dan tatakelola penanganan pengaduan dan
pemberian informasi pelayanan publik
13. Mengkoordinasikan pembangunan, pengembangan dan pemeliharaan
aplikasi dengan seksi terkait pemberian pelayanan terhadap warga
14. Melaksanan pengelolahan aduan masyarakat dibidang pelayanan
15. Melaksanakan survei indeks kepuasan masyarakat
16. Melaksanakan administrasi layanan surat keterangan yang berhubungan
dengan pertanahan, kependudkan, pembangunan, ketentraman dan
ketertiban lingkungan hidup dan kesejahteraan sosial yang di koordinasikan
dengan seksi terkait
17. Melaksanakan pengamanan hardware maupun software terhadap aplikasi
yang digunakan secara bersama terkait pelayanan
18. Melaksanakan pengamanan dan kesinambungan data elektronik dan
aplikasiyang digunakan secara bersama secara lintas seksi
19. Melaksanakan monitoring evaluasi ,pngendalain dan pelaporan
pertanggungjawaban pelaksanan tugas, dan
20. Melaksanakan tugas lainnya yang diberiakan oleh pimpinan/atasan sesuai
dengan bidang tugasnya.
Pelayanan merupakan fokus utama kelurahan Prapatan sebagai
penyelenggara pemerintah dan layanan publik yang berhubungan langsung
dengan masyarakat. Adapun jenis pelayanan di yang di selenggarakan di
tingkat Kelurahan sebagai berikut :
6
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Tabel 1
Jenis dan Jumlah Pelayanan di Kelurahan
No Jenis Pelayanan Tahun 2018 Tahun 2019
1 Surat keterangan domisili Penduduk
(Sesuai KK dan KTP Warga Kelurahan
Prapatan)
184 152
2 Surat keterangan domisili Organisasi 17 15
3 Surat keterangan sudah/belum menikah 148 136
4 Surat keterangan tidak mampu bagi
warga gakin
28 19
5 Surat keterangan penghasilan 131 154
6 Surat keterangan duda/ janda 65 76
7 Surat keterangan tidak memiliki rumah 44 31
8 Surat Keterangan orang yang sama 136 124
9 Surat keterangan pemekaran sertifikat
tanah
9 5
10 Surat Keterangan Ahli waris 56 43
11 Form Pisah Kartu Keluarga 162 -
12 Form Permohonan Pindah 53 -
13 Form Isian Biodata Penduduk
(pendatang)
76 -
14 Surat keterangan bertempat tinggal
(Warga Luar Daerah)
52 34
JUMLAH 1164 789
Sumber : Kantor kelurahan Prapatan 2019
Dari hasil evaluasi terkait pelayanan dari tahun ke tahun masih
ditemukan adanya ketidak-validan data dalam pelayanan terutama untuk jenis
pelayanan bagi warga pendatang atau berupa dokumen surat keterangan
bertempat tinggal bagi pendatang dari luar daerah. Akibat dari permasalahan
tersebut secara sekilas memang tidak terlalu mengkhawatirkan, akan tetapi
mengingat pesatnya pertumbuhan pembangunan di Kota Balikpapan yang juga
berdampak kepada semakin meningkatnya jumlah pendatang dari luar daerah
7
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
maka akan berpotensi menimbulkan snow ball effect yang semakin lama jika
dibiarkan akan menjadi masalah yang semakin besar dan semakin kompleks
sehingga akan sukar dicari jalan keluarnya.
Belum lagi dengan kebijakan pemerintah pusat yaitu penetapan
Kabupaten Penajam Paser Utara sebagai Ibu Kota Negara (IKN) baru yang
pasti akan berdampak kepada kabupaten/kota sekitarnya. Terutama Kota
Balikpapan karena secara geografis sangat berdekatan dengan Kabupaten
Penajam Paser Utara. Oleh sebab itu diaksisikan dalam beberapa tahun ke
depan Kota Balikpapan sebagai daerah penyangga IKN akan mengalami
ledakan jumlah imigrasi.
Mengantisipasi hal tersebut sudah tentu Pemerintah Kota Balikpapan
harus mulai mempersiapkan langkah antisipatif yaitu berupa pengawasan dan
pendataan yang lebih intensif kepada pendatang.Baik itu pendatang yang
bersifat sementara maupun para pendatang yang akan menetap di Kota
Balikpapan. Agar masuknya pendatang ke Balikpapan menimbulkan dampak
positif bagi pembangunan dan bukannya menciptakan permasalahan sosial
baru di masyarakat.
Tingginya mobilisasi penduduk juga mengakibatkan semakin
meningkat pula kebutuhan akan tempat tinggal, oleh karena itu jika kita
perhatikan hampir disetiap kota-kota besar termasuk di Balikpapan menjamur
bisnis penginapan, hotel, guest house, rumah-rumah sewaan, serta kos-
kosan.Yang mana selama ini dalam pengawasannya masih lemah karena
minimnya kesadaran masyarakat untuk melapor kepada pihak yang
berwenang.
Kepadatan penduduk yang salah satu penyebabnya adalah akibat dari
mobilitas penduduk ini juga memperbesar peluang terjadinya masalah-masalah
sosial seperti penggangguran, pengemis, gelandangan, kemacetan,
kemiskinan, rendahnya pelayanan kesehatan dan pendidikan, meningkatnya
angka kriminalitas, pemukiman kumuh, lingkungan tempat tinggal yang tidak
layak, dan lain sebagainya.
8
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Uraian sebagaimana dijelaskan sebelumnya jika dianalisis dengan
menggunakan analisis pohon masalah dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 4 Pohon Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah dengan menggunakan metode pohon
masalah diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan belum maksimalnya
pendataan penduduk pendatang di Balikpapan dikarenakan rendahnya
kesadaran masyarakat untuk melaporkan serta kemampuan perangkat RT
yang terbatas dalam melaksanakan pengawasan.
Selanjutnya dari permasalahan yang ada diatas untuk menentukan
pokok permasalahan atau faktor mana yang lebih dominan reformer
menggunakan alat analisis dengan metode USG sebagaimana yang
tercantum dalam tabel berikut.
Data Pendatang yang
Tidak Valid
Menimbulkan
permasalahan sosial
Kesalahan dalam
pengambilan kebijakan
Belum Maksimalnya Pendataan
Penduduk Pendatang
Rendahnya kesadaran mayarakat
untuk melaporkan
Kemampuan perangkat RT yang
terbatas dalam melaksanakan
pengawasan
Minimnya
Sosialisasi/Edukasi
dari Pemerintah
Belum dibangunnya
sistem pengawasan
yang berperan secara
aktif
Minimnya Dukungan
Anggaran
Ak
iba
t P
eny
eba
b
Masalah Utama
9
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Tabel 2
Analisis U-S-G
No Masalah Pokok U S G Total Skor
1. Rendahnya kesadaran mayarakat
untuk melaporkan
4 3 4 11
2. Kemampuan perangkat RT yang
terbatas dalam melaksanakan
pengawasan
5 5 4 14
3. Minimnya Sosialisasi/Edukasi dari
Pemerintah
5 4 4 13
4. Belum dibangunnya sistem
pengawasan yang berperan secara
aktif
5 5 5 15
5. Minimnya Dukungan Anggaran 3 3 4 10
Keterangan :
U :Urgency (Tingkat kegawatan apabila masalah tidak ditanggulangi
akansemakin gawat).
S : Seriousness (Tingkat keseriusan masalah dengan masalah
lainnya)
G : Growth (Tingkat luas atau besarnya masalah)
Skor :
5 : sangat gawat/serius/kuat
4 : gawat/serius/kuat
3 : cukup gawat/serius/kuat
2 : tidak gawat/serius/kuat
1 : tidak ada pengaruhnya
10
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Dari hasil analisis USG tersebut diketahui bahwa dari 5 masalah pokok
yang menyebabkan belum maksimalnya pendataan penduduk pendatang di
Kelurahan Prapatan adalah 2 masalah utama yaitu belum dibangunnya
sistem pengawasan yang berperan secara aktif (skor: 15 dari nilai
maksimal skor 15) serta kemampuan perangkat RT yang terbatas dalam
melaksanakan pengawasan (skor: 14).
Maka guna mengatasi kedua permasalahan utama ini maka reformer
menggagas satu konsep perubahan yaitu Sistem Pengawasan Penduduk
Pendatang (SP3).Konsepnya ialahmelalui pendekatan formal dan informal
kepada institusi pemerintah kelurahan beserta perangkat RT untuk mengubah
mindsetdari yang sebelumnya menunggu laporan diubah menjadi berperan
aktif khususnya dalam bidang pengawasan penduduk pendatang.
Karena reformer berasumsi sebelum menggugah kesadaran
masyarakat, maka pemerintah harus memberikan contoh terlebih dahulu
sebagai suatu itikad bak dengan mengubah prilaku dari yang selama ini
pasifmenjadi aktif dan produktif sehingga menumbuhkan kepercayaan
masyarakat. Perubahan ini akan diawali di satu wilayah RT.23dan RT.24
sebagai percontohan untuk wilayah RT lainnya di Kelurahan Prapatan.
Uraian kegiatan dijelaskan dengan menggunakan Business Process
dapat digambarkan sebagai berikut :
11
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Table 3 Business Process
PENDATANG DAN PEMILIK KOS-KOSAN/KONTRAKAN
KETUA RT KASIPEMERINTAHAN&PELAYANAN PUBLIK / TIM
STAR
FC KK DAN KTP
KOMITMEN BERSAMA
FC KK DAN KTP
PROSES PENDATAAN
TURUN LANGSUNG
KELAPANGAN
DATA PENDUDUK
PENDATANG
LAPORAN
PENDUDUK BERKALA
KOMITMEN
BERSAMA
PROSES PENDATAAN TURUN
LANGSUNG KELAPANGAN
BERSAMA RT
FC KK DAN KTP
DATA PENDUDUK
PENDATANG
END
LAPORAN PENDUDUK
PENDATANG
12
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
B.TUJUAN
Tujuan ini dapat dilaksanakan dengan beberapa kegiatan yaitu sebagai berikut :
A. Tujuan Jangka Pendek :
Meningkatkan Pelayanan Administrasi Kependudukan di RT.23 dan RT.24
Kelurahan Prapatan
B. Tujuan Jangka Menengah :
Meningkatkan Pelayanan Administrasi Kependudukan di seluruh RT (38
RT) di Kelurahan Prapatan.
C. Tujuan Jangka Panjang :
Terwujudnya Tertib AdministrasiKependudukan di Kelurahan Prapatan
C.MANFAAT
Berikut ini merupakan beberapa manfaat yang diharapkan dengan
dilaksanakannya aksi perubahan antara lain:
1. Proses pembinaan melalui kegiatan pendataan dalam jangka pendek dan
jangka menengah dapat memberikan gambaran kondisi sosial dan sebaran
Penduduk sementara yang ada di wilayah kelurahan.
2. Proses pengawasan bermanfaat untuk meminimalisir potensi-potensi
masalah sosial, kriminalitas, terorisme, dan radikalisme.
3. Mendukung terwujudnya ketentraman dan ketertiban di lingkungan
masyarakat
D.KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS
Kebijakan pemerintah pusat yaitu penetapan Kabupaten Penajam Paser
Utara sebagai Ibu Kota Negara (IKN) baru yang pasti akan berdampak kepada
kabupaten/kota sekitarnya. Terutama Kota Balikpapan sangat berdekatan
dengan Kabupaten Penajam Paser Utara. Oleh sebab itu diaksisikan dalam
beberapa tahun ke depan Kota Balikpapan sebagai daerah penyangga IKN
akan mengalami ledakan jumlah imigrasi.Mengantisipasi hal tersebut sudah
tentu Pemerintah Kota Balikpapan harus mulai mempersiapkan langkah
antisipatif yaitu berupa pengawasan dan pendataan yang lebih intensif kepada
13
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
pendatang agar terwujudnya tertib administrasi kependudukanAgar masuknya
pendatang ke Balikpapan menimbulkan dampak positif bagi pembangunan dan
bukannya menciptakan permasalahan sosial baru di masyarakat
E.TIM EFEKTIF (TEAM WORK)
Untuk menjalankan aksi perubahan tentu tidak dapat dilakukan seorang
diri namun memerlukan kerja sama dengan pihak lain, oleh karena perlu
dibentuk sebuah Tim Efektif yang nantinya akan menjadi penggerak aksi
perubahan tersebut. Berikut ini adalah Tim Efektif dalam pelaksanaan aksi
Perubahan ini
Gambar 5
Struktur Tim Aksi Perubahan
LURAH NATALIA Y.BANJARNAHOR
Mentor
COACH VERONIKA HANNA. N
ARINI AMIR
Project Leader
Tim Dokumentasi - SAROH SETIAWAN - DARA ANANDA R
Tim Administrasi - DWI FATMAWATI
- TRIA ASTUTI
Tim Lapangan -SUGIMIN
-WAHYUDI -ZULKIFLI -GUNARTO -SUPARMAN -KETUA RT
CAMAT HERU RESSANDI S.K
Sponsor
14
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Penjelasan tentang uraian tugas masing-masing anggota Tim Aksi Perubahan
adalah sebagai berikut:
1. Sponsor
a) Memberikan dukungan/semangat kepada project leader
terkait pelaksanaan aksi perubahan.
b) Memberikan arahan dan saran terkait kegiatan aksi
perubahan.
c) Memberikan persetujuan terhadap aksi perubahan agar bisa
terlaksana dengan baik
2. Mentor
a) Memberikan masukan atau saran kepada project leader dalam
pelaksanaan aksi perubahan
b) Membantu project leader dalam menyelesaikan permasalahan
yang diluar kewenangan project leader.
c) Memberikan dukungan kepada project leader agar aksi
perubahan dapat berjalan dengan lancar.
3. Coach
a) Memberikan bimbingan kepada project leader dalam
penyusunan rencana aksi perubahan.
b) Memberikan bimbingan kepada project leader dalam
pelaksanaan aksi perubahan.
c) Memantau dan memberikan arahan tentang pelaksanaan aksi
perubahan.
d) Memberi arahan dalam mencari solusi dalam aksi perubahan.
4. Project Leader
a) Menyusun perencanaan aksi perubahan yang akan
dilaksanakan.
b) Membentuk Tim aksiperubahan yang akan membantu
pelaksanaan aksi perubahan.
15
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
c) Melaksanakan aksi perubahan sesuai dengan milestone yang
telah dibuat demi tercapainya tujuan aksi perubahan.
d) Membuat laporan pelaksanaan aksi perubahan.
5. Tim Administrasi
a) Membantu project leader dalam menyiapkan, mengumpulkan,
mengolah dan menyimpan dokumen dan administrasi aksi
perubahan.
b) Membantu project leader dalam menyiapkan bahan-bahan
pelaporan kegiatan seperti undangan, notulensi, daftar hadir,
dsb.
6. Tim Dokumentasi
a) Mendokuemntasikan baik melalui foto maupun video seluruh
rangkaian kegiatan sejak awal hingga akhir implemantasi aksi
perubahan.
7. Tim Lapangan
a) Membantu project leader dalam melaksanakan tugas di
lapangan pada saat pelaksanaan aksi perubahan.
b) Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan bahan pendukung
lainnya yang diperlukan pada saat pelaksanaan aksi perubahan.
F.IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Stakeholders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau
masyarakat baik secara keseluruhan maupun parsial yang memiliki hubungan,
pengaruh, dan atau kepentingan terhadap aksi perubahan. Berikut ini disajikan
identifikasi stakeholeder berdasarkan Influence (Pengaruh) dan Interest (Minat)
nya:
16
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Tinggi Pengaruh Kurang Minat (Laten)
1.Pemilik Kontrakan/Kos-kosan Kelurahan Prapatan 2.Ketua RT
Tinggi Pengaruh Tinggi Minat
(Promoter) 1. Camat 2. Lurah 3. Sekretaris Lurah 4. Kasi Trantib 5. Kasi Pemas 6. Staf Kelurahan 7. Bhabinkamtibmas 8. Babinsa
Kurang Pengaruh Kurang Minat
(Aphatetic)
Penghuni
Kontrakan/Kos-kosan
Tinggi Minat Kurang Pengaruh
(Defender)
1. Ketua LPM
Gambar 6
Identifikasi 4 (Empat) Kelompok Stakeholders dalam Aksi Perubahan
Setelah melakukan identifikasi para stakeholder dan mengelompokannya
berdasarkan pengaruh dan minatnya, berikutnya perlu disusun strategi
komunikasi untuk mengatasi potensi-potensi masalah yang mungkin berasal
dari para stakeholders yang dapat dilihat dalam tabel berikut ini :
Tabel 4 Kelompok Stakeholder
NO KELOMPOK STAKEHOLDER STRATEGI KOMINIKASI
1 Promoters adalah stakeholders
yang memiliki pengaruh dan
minat yang tinggi terhadap aksi
perubahan
1. Konsultasi secara intensif
2. Diskusi tentang aksi perubahan secara
mendetail
3. Memberikan laporan secara berkala
17
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
2 Latents adalah stakeholders
yang memiliki pengaruh besar,
tetapi memiliki minat yang
rendah terhadap keberhasilan
aksi perubahan
Menjelaskan tentang tujuan dan manfaat yang
dapat dirasakan oleh stakeholder di kelompok
ini.
3 Defenders adalah stakeholders
yang memiliki pengaruh kecil,
tetapi memiliki minat yang tinggi
terhadap keberhasilan aksi
perubahan
Menjelaskan tujuan serta manfaat dari aksi
perubahan ini secara luas yang menyangkut
dari banyak aspek
4 Apathetics adalah
stakeholders yang memiliki
pengaruh kecil dan memiliki
minat yang rendah terhadap
aksi perubahan
1. Penyampaian peraturan-peraturan
pemerintah yang melatar belakangi aksi
perubahan ini.
2. Memberikan penekanan bahwa apa yang
dilakukan ini semata-mata adalah untuk
kepentingan bersama
G.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH
Berikut ini hasil identifikasi mengenai potensi kendala/masalah yang
kemungkinan akan dihadapi pada saat pelaksanaan aksi perubahan:
Tabel5
Potensi Kendala
No. Potensi Kendala Strategi
1. Penolakan pemilik kontrakan/
kos-kosan untuk bekerja sama
dalam menjalankan sistem
pengawasan
Melakukan pendekatan secara
personal untuk menjelaskan
tentang aturan atau kebijakan
terkait adminstrasi
kependudukan serta tugas dan
fungsi Kelurahan
18
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
2.
Penolakan penghuni kontrakan/
kos-kosan dalam pendataan
Untuk menghadapi penolakan
oleh penghuni kontrakan/ kos-
kosan maka tim pendata akan
didampingi oleh Babinsa dan
atau Bhabinkamtibmas
Kelurahan.
3 Keterbatasan Waktu RT dalam
melaksanakan pendataan
Untuk mengatasi masalah
keterbatasan waktu maka tim
pendata terus berkoordinasi
secara intensif dengan RT
H.PENTAHAPAN AKSI PERUBAHAN (MILESTONE)
Tahapan yang akan ditempuh dalam melaksanakan aksi perubahan ini
meliputi tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
Gambar 7 Milestone SP3
Milestone Aksi Perubahan
Persiapan Sosialisasi dan
Membangun
Komitmen
Implementasi Monitoring dan
evaluasi
1. Membentuk Tim
Efektif
2. Membuat surat
tugas
3. Pemetaan Target
lokus
4. Membuat surat
edaran
5. Membuat
formulir
pendataan
1.Mengadakan
pertemuan dengan
stake holder untuk
mensosialisasikan
aksi perubahan ,
serta membangun
komitmen bersama
1.Membagiakn
surat edaran
sebelum kegiatan
pendataan
2.Pendataan rumah
kontrakan/kos-
kosan
3.Pendataan
penghuni
kontrakan/kos-
kosan
1.Memeriksa hasil
pendataan
2.Evaluasi hasil
kekurangan-
kekurangan selama
implementasi aksi
perubahan
19
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Penjabaran dari tahapan atau milestones yang akan dilakukan dapat dilihat dalam
tabel berikut ini:
Tabel 6
Milestone dan Uraian Kegiatan
No Uraian Kegiatan
Estimasi Waktu
Output Aktor Maret April Mei
III IV I II III IV I II
I. JANGKA PENDEK
1 Persiapan
a. Rapat Kerja pembentukan tim dan pembagian tugas
Notulen, Daftar hadir, Surat Tugas.
1. Reformer 2. Lurah 3. Kasi
Trantib 4. Staf
Kelurahan 5. Babinsa
Kel. SKT 6. Bhabinka
mtibmas Kel. SKT
b. Menjelaskan Milestone Jangka Pendek Aksi Perubahan
c. Membuat Surat Tugas
d. Mengumpulkan infromasi dasar untuk menetapkan lokus implementasi aksi perubahan jangka pendek
Data informasi dasar dari Ketua RT
Staf Kelurahan
e. Rapat penetapan lokus aksi perubahan jangka pendek
Berita Acara Penetapan Lokus Pendataan
1. Reformer 2. Kasi. Kasi
Trantib 3. Staf
Kelurahan
f. Membuat Surat Edaaran Surat Edaran 1. Reformer 2. Staf
Kelurahan
g. Membuat Formulir Pendataan Formulir Pendataan
1. Reformer 2. Staf
Kelurahan
2 Sosialisasi dan Membangun Komitmen
20
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
a. Mengadakan pertemuan dengan para stakeholder untuk mensosialisasikan aksi perubahan, serta membangun komitmen bersama
Foto, Lembar Dukungan dan Komitmen
Semua Stakeholder Kecuali Penghuni Kontrakan/ Kos-kosan
3 Implementasi
a. Membagikan surat edaran sebelum kegiatan pendataan
Foto 1. Staf Kelurahan
2. Ketua RT
b. Pendataan rumah kontrakan/ kos-kosan
Data rumah kontrkan/ Kos-kosan
1. Reformer 2. Kasi.
Trantib 3. Staf
Kelurahan 4. Babinsa
Kel. SKT 5. Bhabinka
mtibmas Kel. SKT
6. Ketua RT
c. Pendataan Penghuni rumah kontrakan/kos-kosan
Data penghuni rumah kontrkan/ Kos-kosan
4 Monitoring dan Evaluasi
a. Memeriksa hasil pendataan Reformer 1. Lurah 2. Reformer 3. Kasi
trantib 4. Babinsa 5. babinkam
tibmas
b. Evaluasi kekurangan-kekurangan selama implementasi aksi perubahan
Notulen dan Daftar Hadir
II. JANGKA MENENGAH
1 Memperluas jangkauan program
ke RT lainnya serta
mengembangkan sistem
informasi yang menunjang self-
report bagi pendatang.
2021 2022 2023 2024 2025
III. JANGKA PANJANG
1 Mengembangkan kegiatan sistem pengawasan penduduk pendatang di seluruh wilayah Kelurahan Prapatan.
2021 2022 2023 2024 2025
21
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
I.DESAIN AKSI PERUBAHAN SP3
Berikut ini akan dijelaskan mengenai desain atau konsep mengenai
Sistem Pengawasan Penduduk Pendatang.
A. Sistem Pembinaan
Tujuan utama dari sistem pengawasan ini adalah untuk menciptakan
ketertiban administrasi kependudukan bagi penduduk sementara yaitu dengan
mengurus surat pindah dari daerah asal setelah tinggal lebih dari satu tahun.
Setiap penduduk sementara akan mendapatkan Surat Keterangan Tinggal
Untuk Sementara setelah melaporkan diri dan mengisi formulir data penduduk
sementara. Surat Keterangan tersebut berlaku paling lama untuk 1 tahunapabila
setelah masa berlaku surat keterangan ini berakhir, maka pemegang surat
keterangan ini wajib mengurus surat pindah dari asal atau kembali dan menetap
di daerah asal
Penduduk sementara yang tidak dapat menunjukkan bukti proses
kepindahan dari daerah asal setelah masa surat keterangannya habis diancam
untuk tidak dapat memperpanjang sewa rumah kontrakan atau kos-kosan yang
ditempati.
B. Sistem Pengawasan
Tujuan utama sistem pengawasan ini adalah untuk meminimalisir timbulnya
permasalahan sosial dan kriminalisme dari keberadaan penduduk sementara.
Pihak-pihak yang berperan dalam sistem pengawasan ini yaitu: warga
setempat, Ketua RT, pihak Kelurahan, pemilik kontrakan atau kos-kosan, serta
Babinsa dan Bhabinkamtibmas Kelurahan Prapatan.
Sistem pengasawan ini dilaksanakan dengan cara membentuk Tim
Pengawas Penduduk Sementara di tingkat Kelurahan dan di tingkat RT.
22
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Tim di tingkat RT terdiri dari Ketua RT, warga setempat yang tinggal
berdekatan dengan rumah kontrakan atau kos-kosan, wakar, anggota Linmas
setempat. Tugas Tim ditingkat RT adalah mengawasi atau memonitoring secara
langsung aktifitas para peduduk sementara, jika diketemukan indikasi-indikasi
aktifitas yang mencurigakan Tim ditingkat RT segera berkoordinasi dengan Tim di
tingkat kelurahan untuk mengadakan sidak.
23
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
BAB II
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
1. Capaian Hasil Perubahan
Sistem pengawasan penduduk pendatang diimplementasikan untuk
tujuan jangka pendek dengan sasaran terbentuknya Tim Pengawas dan
terdatanya penduduk sementara di salah satu wilayah rukun tetangga (RT) di
Kelurahan Prapatan Kecamatan Balikpapan Kota Kota Balikpapan. Proses
implementasi dilaksanakan berdasarkan tahapan atau milestone yang telah
disusun dalam tahap rancangan proyek perubahan selama 8 (delapan)
minggu, mulai dari tanggal 18Maret s/d 12 Mei 2020.
Adapun pentahapan milestone pada penyusunan laporan proyek
perubahan terbagi kedalam Tahap Monitoring dan Evaluasi yang dapat kami
gambarkan sebagai berikut :
a. Persiapan
a. Melakukan Koordinasi dengan Mentor danSponsor
Koordinasi dengan mentor dilakukan hampir setiap hari, mulai dari
penentuan jadwal rapat pembentukan Tim Efektif hingga kendala-kendala
yang dihadapi sehari-hari. Koordinasi juga dilakukan dengan Camat
Balikpapan Kota sebagai sponsor
Gambar 8 Kordinasi dengan Sponsor dan Mentor
24
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
b. Rapat Koordinasi dan Pembentukan TimEfektif
Dalam melaksanakan aksi perubahannya reformer dibantu oleh Tim
Efektif. Agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan perlu
dilakukan rapat koordinasi dan pembentukan Tim Efektif terlebih
dahulu.Pembentukan tim inti dilakukan dengan mengadakan rapat kerja
dengan seluruh pejabat struktural serta staf kelurahan.
Tahapan pelaksanaan diawali dengan penyampaian gambaran
penyusunan aksi perubahan selanjutnya menyusun pembentukan tim efektif.
Rapat pembentukan Panitia Pelaksana Kegiatan dilaksanakan pada hari
Jumat tanggal 20 Maret 2020 diruang kasi-kasi Kelurahan yang dihadiri oleh
ibu Lurah, Sekretaris Lurah, Seluruh Kasi Kelurahan, Babinsa dan
Babinkamtibmas serta wakil dari RT.23 dan RT.24 dengan hasil :
1. Penyampaian maksud dan tujuan diadakannya rapat staf yaitu
pembentukan tim efektif dan pelaksanaan aksi Perubahan disampaikan
oleh ibu Lurah
2. Penyampaian gambaran aksi perubahan Sistem Pengawasan Penduduk
Pendatang (SP3) di Kelurahan Prapatan
3. Penyampaian tugas dan pembagian tugas-tugas dalam tim efektif di
dalam pelaksanaan aksi perubahan di Kelurahan Prapatan.
Selanjutnya setelah terlaksananya rapat staf dan terbentuknya tim
efektif kemudian ditindaklanjuti dengan membuat Surat Keputusan Lurah
Prapatan Nomor : 188.47/ 05.1 /Ppt tentang Tim Pengawasan Pendatang
Sementara di Kelurahan Prapatan.
25
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Gambar 9 Rapat Tim efektif
Gambar 10
SK Tim efektif
26
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
c. Pembuatan Alur
Pembuatan Alur Sistem Pengawasan Penduduk Pendatang untuk
sebagai acuan dalam penindakan dan pengawasan serta pembinaan aksi
perubahan. Pembuatan alur ini untuk dasar memulai alur tahapan
pelaksanaan aksi perubahan. Hal ini reformer membuat alur yang tecantum
pada Gambar dibawah
Table 7
Alur SP3
WARGA PENDATANG KETUA RT KASIPEMERINTAHAN&PELAYANA
N PUBLIK / TIM
d. Mengumpulkan informasi dasar untuk bahan lokus
Dikarenakan waktu yang terbatas maka implementasi proyek
perubahan dibatasi jangkauan pelaksanaan dengan lokus hanya dua wilayah
RT. Oleh karena itu diperlukan adanya informasi dasar mengenai jumlah dan
potensi masalah yang terkait dengan keberadaan rumah kontrakan/kos di
masing-masing wilayah RT. Proses pengumpulan informasi ini menggunakan
media Whats Up oleh Ketua RT 23 dan Ketua RT 24 Keluarhan Prapatan.
Proses
Pengisian
Biodata
Penduduk
Biodata Penduduk
Basis Data
kependudukan
Memeriksa Pengisian
Biodata Penduduk
Menginput
Pengisian Biodata
Penduduk
Mencetak hasil
data Penduduk
Basis Data
Kependudukan
27
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Berikut hasil yang diperoleh dari inforasi yang bersumber dari Ketua RT 23
dan Ketua RT 24:
Table 8 Jumlah Kontrakan/kos-kosan
No. Wilayah Jumlah Kontrakan/Kos (Pintu)
1. RT.23 43
2. RT.24 31
e. Membuat Surat Edaran
Tahap berikutnya adalah membuat surat edaran. Surat edaran
diperlukan sebagai informasi resmi dari kelurahan mengenai Sistem
Pembinaan dan Pengawasan Penduduk Pendatang sebagai salah satu media
untuk mensosialisasikan aksi perubahan kepada para stakeholders. Surat
edaran ini memuat informasi mengenai Aksi Perubahan Sistem Pengawasan
Penduduk Pendatang (SP3).
Gambar 11 Surat Edaran
28
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
f. Membuat Formulir Pendataan
Formulir pendataan perlu dibuat sebagai tools utama pendataan
penduduk pendatang. Di dalamnya memuat beberapa data yang harus di isi
oleh penduduk sementara.
Gambar 12 Formulir Penduduk
b. Sosialisasi dan Membangun Komitmen
Tahap berikutnya adalah melakukan sosialisasi serta membangun
komitmen dan dukungan bersama para stakeholders.
a. Kegiatan Sosialisasi Kepada Seluruh Ketua RT Se Kelurahan Prapatan
Tahapan pelaksanaan diawali dengan penyampaian secara umum
tentang Sistem Pengawasan Penduduk Pendatang serta pembagian Surat
Edaran kepada Ketua RT.Kegiatan dilaksanakan pada hari Jumat tanggal 27
Maret 2020 di Lapangan LPM Kelurahan Prapatanyang dihadiri oleh ibu
Lurah, Sekretaris Lurah, Seluruh Kasi di Kelurahan, Babinsa,Babinkamtibmas
29
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
serta seluruh Ketua RT, dan LPM. Kegiatan inidilaksanakan dengan
memperhatikan syarat-syarat pencegahan Covid 19dengan hasil :
1. Sosialisasi gambaran aksi perubahan Sistem Pengawasan Penduduk
Pendatang (SP3) di Kelurahan Prapatan dan pelaksanan Aksi Perubahan
dilapangan.
2. Pembagian surat edara kepada Seluruh Ketua RT Kelurahan Prapatan
3. Pembentukan Satgas Covid 19 di Wilayah Kelurahan Prapatan
Gambar 13 Sosialisasi Stakeholder
b. Membangun Komitmen bersama dan dukungan stakeholders
Kegiatan yang telah dilaksanakan dimulai dengan surat pernyataan
dukungan oleh tim dan akan dibagikan kepada para ketua RT dan
stakeholder luar dalam rangka melaksanakan evaluasi terhadap aksi
perubahan yang telah dilakukan dan dilaksanakan pada 19 Maret 2020.
Sebagian lembar surat pernyataan dukungan terlampir.
30
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Gambar 14
Komitmen dan dukungan Stakeholder
1. Walikota Balikpapan
Wali Kota memberi dukungan dan berharap aksi perubahan ini dapat meningkatkan kinerja pelayanan publik khususnya di Klurahan Prapatan 2. Camat Balikpapan Kota dan Lurah Prapatan
Camat Balikpapan Kota dan Lurah Prapatan memberi dukungan dan harapan
agar kegiatan ini terus berkesinambungan agar terciptanya tertib administrasi
di Kelurahan Prapatan
31
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
3. Babinsa dan Bhabinkamtibmas Kelurahan Prapatan.
Babinsa dan Babinkabtibmas mendukung aksi perubahan ini sehingga
penduduk pendatang di kelurahan prapatan bisa terdata dan terpantau untuk
ketetiban dan keamanan lingkungan
4. Ketua LPM dan Tokoh Masyarakat
LPM dan Tokoh masyarakat mendukung aksi perubahan ini dan berharap
kegiatan ini dapat berlangsung secara berkesinambungan.
32
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
5. Ketua RT.23 dan Ketua RT 24 Kelurahan Prapatan
Ketua RT.23 dan RT.24 mendukung aksi perubahan ini dan berharap
kegiatan ini tidak berheni sampai saat ini aja tetapi bisa terus menerus
sehingga terciptanya tertib administrasi RT
c. Kegiatan Sosialisasi dan Penggalangan Dukungan Kepada Pemilik
Kontrakan/Kos di Wilayah RT.23 dan RT.24
Tahapan pelaksanaan sosialisasi dilaksanakan di masing-masing
kediaman pemilik kos/ kontrakan yang ada di wilayah RT.23 dan 24 pada
tanggal 30-31 Maret 2020 bersama Lurah, Kasi Trantib Kelurahan,
Babinsa,Babinkamtibmas serta Ketua RT 23 dan RT.24 sekaligus dengan
penggalangan dukungan oleh pemilik kontrakan/kos di wilayah RT.23 dan
RT.24 dan kegiatan sosialisasi pencegahan Covid 19 dikarnakan Pendemi
covid 19 yang semakin berkembang jumlahnya .
Gambar 15 Sosialisasi dan dukungan dari pemilik Kontrakan/Kos-kosan
33
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
c. Implementasi
a. Membagikan Surat Edaran
Pembagian Surat Edaran dilaksanakan pada tanggal 1-3 April 2020
bersama Lurah, Kasi Trantib Kelurahan, Babinsa,Babinkamtibmas serta
Ketua RT 23 dan RT.24 dan dibagikan langsung ke pemilik rumah kos-kosan
dan pemilik rumah kontrakan .Sebagian surat edaran yang dibagikan belum
seluruhnya dibagikan dikrnakan ada pemilik kontrakan/kos tidak ada
ditempat, oleh karna itu tim memberikan kepada Ketua RTuntuk dibagikan
kepada pemilik kontrakan/kos yang tidak ada.
Gambar 16 Membagikan Edaran ke pemilik Kontrakan/Kos-kosan
34
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
b. Pendataan Rumah Kontrakan/kos
Pendatan rumah kontrakan/kos dilaksanakan pada minggu ke 4
tanggal 5-12 April 2020 oleh Tim . Pendataan jumlah rumah kontrakan/kos
selain didapatkan lagsung dari Pemilik kontrakan/kos pada saat
sosialisasi,tim dan Ketua RT.23 dan RT.24 juga melaksanakan dengan turun
langsung kelapangan di wilayah RT.23 dan RT.24 untuk mendata jumlah
rumah kontrakan/kos. Berikut adalah data rumah kontrakan/kos yang
didapatkan oleh TIM dalam kegiatan tersebut:
Table 9 Jumlah Kontrakan/kos-kosan
No. Nama Pemilik Jumlah Kontrakan/Kos
(Pintu)
1 S.Gunardi 2
2 Latif 1
3 Ernawati 4
4 Sugianto 2
5 Haksakpa 1
6 Maryadi 1
7 Kusyairi A 20
8 Widodo 5
35
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
c. Pendataan Penghuni Rumah Kos/Kontrakan
Setelah diadakan sosialisasi dan pembagian surat edaran tahap
selanjutnya adalah kegiatan pendataan penduduk pendatang. Dalam kegiatan
ini semua anggota Tim Kelurahan dan Ketua RT 23 dan Ketua RT 24
dilibatkan.Tahapan ini diadakan pada minggu ke 5 s/d ke 7, yaitu mulai
tanggal 14 April s/d 28 April 2020. Dalam kegiatan ini semua anggota Tim
Kelurahan dan Tim di RT.23 dan RT.24 dilibatkan.
Pendataan pertama kalikepada kos-kosan No.06 dimana menurut
Ketua RT.23 banyak karyawan perusahaan yang berasal dari luar Balikpapan
tinggal di kos-kosan tersebut. Namun setelah melakukan pengecekan Tim
hanya berhasil mendata 2 orang yang kebetulan sedang tidak bekerja dari 7
karyawan yang ada di kos-kosan tersebut yang kebetulan sedang tidak
bekerja, Akhirnya Tim menitipkan formulir kepada perwakilan karyawan lain
untuk kemudian bisa disampaikan kepada karyawan lain yang memiliki KTP
di luar Balikpapan.
9 Paitiy A 2
10 Mochtar Anshary 3
11 Agus Wahyuni 2
12 Herlina 2
13 Heri 6
14 Saryono 4
15 Sri 3
16 Endang 3
17 Ngatijo 4
18 Uut 4
19 Suyamyani 1
20 Bambang 2
21 Suryanto 1
22 Rosdin 1
Jumlah 74
36
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Pendataan yang kedua dimulai dari kontrakan/kosRT.23 no.
31selanjutnya, pada kesempatan ini Tim menemukan hanya 9 orang
penduduk sementara yang memiliki KTP di luar Balikpapan
Dalam pendataan yang ketiga kepada kos-kosan No.27 dan
No.28menurut RT 24 juga banyak terdapat penduduk sementara. Tim kembali
hanya berhasil mendata 7 orang karena dalam pendataan sama seperti
pendataan pertama dan kedua Tim sering kali menemui rumah kontrkan/kos
yang pintunya tertutup dan ketika diketuk tidak ada respon dari dalam. Oleh
karena itu Tim memutuskan untuk pendataan selanjutnya akan diserahkan
kepada masing-masing pemilik kontrakan/kos.
Hingga akhir masa pendataan berakhir data yang berhasil dikumpulkan
sejumlah 61 orang yang terdiri dari 50 orang yang merupakan warga dari luar
daerah dan 11 orang dari warga balikpapan tapi KK dan KTP bukan
penduduk wilayah Kelurahan Prapatan . Sebagian formulir yang dibagikan
belum seluruhnya dikembalikan kepada Ketua RT dikarnakan ada beberapa
penyewa tidak ada ditempat.
Gambar 17 Pendataan penghuni Kontrakan/kos-kosan
37
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
d. Monitoring dan Evaluasi
a. Memeriksa Hasil Pendataan
Pada tahap ini hasil dari pendataan yang telah dilaksanakan dan
dibuat rekapannya dilakukan pemeriksaan. Dalam pemeriksaan ada
beberapa data yang diminta dalam formulir tidak diisi oleh penduduk
sementara, hal ini disebabkan dalam kegiatan pendataan ada sebagian yang
dilaksanakan oleh pemilik bangunan kontrakan/kos dan tidak didata langsung
oleh tim dan tidak sedikit juga yang mengisi data sudah sesuai dengan
arahan yang telah diberikan Berikut contoh pengisian formulir yang tidak
lengkap:
Gambar 18 Formulir pendataan yang sudah terisi
38
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
b. Pengolahan Data Penduduk Sementara
Setelah proses pendataan, formulir yang telah diisi kemudian
dikumpulkan kemudian akan diproses oleh petugas administrasi untuk dibuat
rekapitulasinya dan selanjutnya dibuatkan Surat Keterangan bertempat
Tinggal.
Gambar 19 Pengelolahan Data
39
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Berikut adalah data Penghuni rumah kontrakan/kos yang didapatkan oleh TIM
Hingga akhir masa pendataan berakhir, data yang berhasil dikumpulkan sejumlah 61
orang Penduduk Pendatang.Sebagai berikut :
Gambar 20 Data Penduduk Pendatang
40
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
41
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
c. Evaluasi Kekurangan-Kekurangan Selama Implementasi Aksi Perubahan.
Rapat evaluasi pelaksanaan perubahan ini dilakukan bersamaan
dengan Rapat Staf yang rutin dilaksanakan. Pada Kamis, 30 April 2020,
dilakukan evaluasi terhadap aksi perubahan yang sedang berjalan. Dari hasil
evaluasi,masih kurangnya kesadaran masyarakat dalam pendataan
penduduk pendatang ini, sehingga disarankan kepada Tim untuk lebih
gencar melakukan sosialisasi dan keberlanjutan pendataan ini sehingga
masyarakat sadar dan ikut berperan aktif dalam pendataan ini. Serta
memastikan agar kegiatan ini terus dilanjutkan hingga tidak ada penduduk
sementara yang tidak terdata.
Gambar 21 Rapat Evaluasi
42
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
d. Kendala dan Strategi Selama Implementasi Aksi Perubahan
Salah satu kendala yang dihadapi Tim dalam pendataan adalah sering
mendapati rumah kos/kontrakan dalam keadaan kosong ketika hendak didata.
Karena kebanyakan penghuni kos jika siang sedang kerja. Ada pula yang
kerja malam kemudian siangnya digunakan untuk istirahat sehingga Tim
pendata merasa kurang nyaman jika mengganggu.Untuk mengatasi masalah
ini reformer berkerja sama dengan pemilik kos/kontrakan untuk memberikan
formulir pendataan kepada penghuni kos dan kemudian menyerahkan kembali
formulir tersebut kepada pemilik untuk selanjutknya diserahkan kepada Ketua
RT. Kemudian Tim akan mengambil formulir pendataan dari Ketua RT.
2. Manfaat Aksi Perubahan
a. Proses pembinaan melalui kegiatan pendataan dapat memberikan
gambaran kondisi sosial dan sebaran Penduduk sementara yang ada di
wilayah kelurahan, dimanaterciptanya ketertiban administrasi kependudukan
bagi penduduk sementara yaitu dengan mengurus surat pindah dari daerah
asal setelah tinggal lebih dari satu tahundan tersedianya data penduduk
pendatang dan kontrakan/rumah kos serta terdatanya penduduk pendatang.
b. Proses pengawasan bermanfaat untuk meminimalisir potensi-potensi
masalah sosial, kriminalitas, terorisme, dan radikalismedari keberadaan
penduduk sementaradimanaterciptanyaTim di tingkat RT yang terdiri dari
Ketua RT, warga setempat yang tinggal berdekatan dengan rumah
kontrakan atau kos-kosan, wakar, anggota Linmas setempat untuk
mengawasi atau memonitoring secara langsung aktifitas para peduduk
sementara, jika diketemukan indikasi-indikasi aktifitas yang mencurigakan
Tim ditingkat RT segera berkoordinasi dengan Tim di tingkat kelurahan
untuk mengadakan sidak.
c. Mendukung terwujudnya ketentraman dan ketertiban di lingkungan
masyarakat , dimana terciptanya keharmonisan penghuni kos-kosan dengan
masyarakat setempat serta partisipasi penghuni kos dalam kegiatan
kemasyarakatan.
43
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Tinggi Pengaruh Kurang Minat (Laten)
1.Pemilik Kontrakan/Kos-kosan Kelurahan Prapatan 2.Ketua RT
Tinggi Pengaruh Tinggi Minat
(Promoter) 1. Camat 2. Lurah 3. Sekretaris Lurah 4. Kasi Trantib 5. Kasi Pemas 6. Staf Kelurahan 7. Bhabinkamtibma 8. Babinsa
Kurang Pengaruh
Kurang Minat (Aphatetic)
Penghuni
Kontrakan/Kos-kosan
Tinggi Minat Kurang
Pengaruh (Defender)
1.Ketua LPM
Selain itu setelah pelaksanaan implementasi Aksi Perubahan dapat di
analisis pengelompokan stakeholders dari sebelumnya terdiri dari 4( empat)
Kelompok , setelah dilakukan pendekatan dan sosialisasi akhirnya kelompok
laten, defenders dapat berpindah menjadi kelompok Promoters memiliki
pengaruh dan minat tinggi terhadap keberhasilan aksi perubahan.
Gambar 22
Stake holder sebelum implementasi aksi perubahan
44
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
Tinggi Pengaruh Kurang Minat (Laten)
Tinggi Pengaruh Tinggi Minat (Promoter)
1. Camat 2. Lurah 3. Sekretaris Lurah 4. Kasi Trantib 5. Kasi Pemas 6. Staf Kelurahan 7. Bhabinkamtibmas 8. Babinsa 9. Ketua RT 10. Pemilik Kontrakan/kos-
kosam
Kurang Pengaruh Kurang Minat
(Aphatetic)
Tinggi Minat Kurang
Pengaruh (Defender)
1. Ketua LPM
2. Penghuni
Kontrakan/Kos-
kosan
Gambar 23
Stake Holder setelah aksi perubahan
B. Deskripsi Proses Kepemimpinan
1. Membangun Integritas
Membangun integritas tim dilakukan melalui beberapa tahap yakni :
a. Rapat penyusunan tim efektif, dimana dalam rapat mengutamakan komitmen
setiap anggota tim untuk bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama,
disamping menjelaskan uraian tugas tiap anggota tim.
b. Penggalangan komitmen dukungan stakeholder melalui kegiatan Sosialisasi
SP3
45
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
2. Pengelolaan Tim Kerja
Pengelolaan tim kerja dilakukan melalui beberapa tahap yakni :
a. Sosialisasi uraian tugas bagi tiap koordinator dan anggota tim
b. Penjadwalan kegiatan dan pemetaan lokus pelaksanaan SP3
c. Pelaksanaan
d. Monitoring dan evaluasi kegiatan SP3
3. Pembangunan Budaya Pelayanan
Kegiatan SP3 membangun budaya pelayanan yang berbeda bagi organisasi
menuju ke arah yang lebih baik yakni:
a. Membangun budaya melayani, dimana kegiatan ini dilakukan langsung turun
kelapangan mendata rumah dan penghuni kos-kosan sehingga
meningkatkan tertib administrasi kependudukan
b. Mendukung pemberdayaan masyarakat untuk berperan aktif dalam
pelaksanaan kegiatan pendataan penduduk dimana Ketua RT memiliki peran
utama sebagai penggerak kegiatan
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Berdasar hasil kegiatan pada jangka pendek, dimana seluruh kegiatan
yang direncanakan sudah tercapai seluruhnya meski terdapat beberapa
perubahan kegiatan akibat pandemi Covid-19.. Capaian hasil dapat dilihat pada
table berikut :
Table 10 Capain Hasil Aksi Perubahan
NO RENCANA JADWAL CAPAIAN
1.Persiapan
1 Rapat Kerja pembentukan tim dan
pembagian tugas
Maret minggu ke III Terlaksana
2 Menjelaskan Milestone Jangka
Pendek Aksi Perubahan
Maret minggu ke III Terlaksana
3 Membuat Surat Tugas Maret minggu ke III Terlaksana
4 Mengumpulkan infromasi dasar untuk Maret minggu ke IV Terlaksana
46
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
lokus implementasi aksi perubahan
jangka pendek
5 Rapat untuk implementasi lokus aksi
perubahan jangka pendek
Maret minggu ke IV Terlaksana
6 Membuat Surat Edaaran dan formulir
prndataan
Maret minggu ke IV Terlaksana
2. Sosialisasi dan Membangun Komitmen
1 Mengadakan pertemuan dengan para
stakeholder untuk mensosialisasikan
aksi perubahan, serta membangun
komitmen bersama
April minggu ke I Terlaksana
3.Implementasi
1 Membagikan surat edaran sebelum
kegiatan pendataan
April minggu ke I Terlaksana
2 Pendataan rumah kontrakan/ kos-
kosan
April minggu ke II
dan III
Terlaksana
3 Pendataan Penghuni rumah
kontrakan/kos-kosan
April minggu ke III
dan IV
Terlaksana
4.Monitoring dan evaluasi
1 Memeriksa hasil pendataan Mei minggu ke I Terlaksana
2 Evaluasi kekurangan-kekurangan
selama implementasi aksi perubahan
Mei minggu ke I
dan II
Terlaksana
Dengan tercapainya aksi perubahan di jangka pendek, maka untuk keberlanjutan
kegiatan pada jangka menengah dan jangka panjang akan dilanjutkan sebagaimana
rencana berikut ;
Table 11 Rencana Jangka Menengah dan Jangka Panjang
II. JANGKA MENENGAH Target
1
2
3
Memperluas jangkauan program ke RT lainnya
Mengembangkan dan memodifikasikan Sistem SP3
yang awal manual menjadi berbasis Teknologi
Dibuatnya aturan Tentang pentingnya pendataan
penduduk sehingga penduduk pendatang ikut berperan
aktif untuk melaporkan kedatangan.
2021-2022
47
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
4 Monitoring dan evaluasi
III. JANGKA PANJANG Target
1
2
Mengembangkan kegiatan sistem pengawasan
penduduk pendatang di seluruh wilayah Kelurahan
Prapatan.
Monitoring dan evaluasi
2023-2025
Untuk menjamin keberlanjutan kegiatan maka diperlukan strategi berikut :
1. Penggalangan komitmen tim setiap awal tahun untuk melaksanakan kegiatan
2. Meningkatkan integritas dan kerjasama tim
3. Adanya SK Tim untuk RT di Semua RT di wilayah Kelurahan Prapatan
4. Penggalangan dukungan stakeholder melalui sosialisasi, rekomitmen, dan
pelaporan kegiatan secara berkala dan berkelanjutan
48
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
BAB III
PENUTUP
a. Kesimpulan
1. Secara umum aksi perubahan yang diimplementasikan pada Kelurahan
Prapatan telah berhasil membangun sistem yang mendorong terdatanya
penduduk-penduduk sementara, dimana sebelumnya bahkan Ketua RT
yang merupakan ujung tombak dari administrasi kependudukan
terkadang tidak memiliki data konkrit mengenai keberadaan dan kondisi
penduduk sementara diwilayahnya. Dengan dibuatnya sistem ini maka
ada keharusan bagi penduduk sementara yang tinggal di wilayah
kelurahan Prapatan untuk melaporkan keberadaanya pada Ketua RT
setempat hingga ke pihak Kelurahan.
2. Permasalah utama dalam proyek perubahan ini adalah mengenai
ketertiban administrasi kependudukan dimana kebanyakan para
penduduk sementara ini enggan untuk mengurus surat pindah dan
memilih untuk tetap menggunakan identitas kependudukan dari daerah
asal bahkan ada sebagian dari mereka sudah bertahun-tahun tinggal di
Kelurahan Prapatan tapi tidak pernah mengurus surat pindah.
II. Saran
1. Kegiatan sistem pendataan penduduk pendatang di wilayah Kelurahan
Prapatan diharapkan dapat berjalan sukses dan lancar
2. Sistem pendataan penduduk pendatang ini harus dilanjutkan sehingga
setiap penduduk sementara yang ada diwilayah Kelurahan Prapatan
terdata secara keseluruhan.
3. Dengan adanya dukungan dan komitmen tim beserta stakeholder,
pelaksanaan kegiatan lebih cepat selesai dan terasamanfaatnya.
4. Komunikasi dalam tim efektif sudah baik, namum perlu ditingkatkan guna
mendapat hasil lebih baik pada pelaksanaan milestone jangka
menengah dan jangka Panjang
49
PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA
DIKLATKEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
5. Kendala yang dihadapi selama pelaksanaan milestone jangka pendek
dan strategi penyelesaiannya dapat dijadikan acuan pembelajaran untuk
pelaksanaan milestone jangka menengah dan jangka panjang.
Demikian kesimpulan dan rekomendasi yang dapat disampaikan, saya
menyadari bahwa laporan aksi perubahan yang saya buat masih jauh dari
sempurna, dan mungkin masih banyak kekurangannya, namun itulah
kemampuan saya untuk menyampaikan, untuk itu saya menerima kritik dan
saran yang bersifat membangun. Dan saya memohon maaf jika dalam
membuat dan menyajikan laporan ini terdapat kesalahan dan kekeliruan.