8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori Dasar / Umum

2.1.1 Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005, p.5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur

apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya

data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah

organisasi.

Menurut Whitten & Bentley (2007, p6), sistem informasi adalah suatu pengaturan

dari orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan output yang berupa

informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.

Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu

organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data.

(http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi)

2.1.2 Jenis-Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada

kebutuhan bisnis.

9 Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk

memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan

inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang yang memungkinkan organisasi

bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat

dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang

biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi

sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untuk memanipulasinya dengan

cara-cara tertentu sebelum menyebarkan secara keseluruhan dengan organisasi dan

kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek AOS seperti word processing,

spreadsheet, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video

conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan

dokter dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka

mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS, tetapi mendukung spektrum tugas-tugas

organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat

keputusan. SIM menghasikan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan

juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah

terkomputerisasi (basis data).

10 4. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data.

DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan

di selutuh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif

pembuat keputusan.

5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas.

Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan

menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan

logikanya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk

menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga

disebut knowledge – based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan

pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu

organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat

keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah

khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-based yakni suatu mesin

interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan

pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan antarmuka pengguna.

6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative

Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-

terstruktur dan tak terstruktur, maka group decision support systems membuat suatu

solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan

masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan

11 skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung

perangkat lunak yang disebut dengan ”groupware” untuk kolaborasi tim melalui

komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu

eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan

grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti

kantor.

(http://willis.comze.com/jenis_jenis_si.html)

2.1.3 Enterprise Resource Planning

2.1.3.1 Pengertian ERP

Menurut Olson (2004, p9), ERP adalah sebuah sistem software yang memberikan

pengaruh yang besar dalam suatu organisasi. ERP merupakan sistem yang terintegrasi

untuk menerapkan suatu best practice dalam organisasi. Sistem ERP menentukan satu

prosedur untuk keseluruhan organisasi, yang membutuhkan setiap orang untuk

menyesuaikan diri dengan suatu sistem yang baru. Dalam sistem ERP, data di entri

sekali saja secara akurat dan kemudian semua user dapat menggunakan data yang sama.

Sistem ERP juga menawarkan suatu cara yang terbaik untuk melakukan berbagai hal,

konsep ini sering juga disebut sebagai best practice.

Menurut Whitten & Bentley (2007, p26), ERP adalah sebuah aplikasi software yang

mengintegrasikan suatu sistem informasi dan fungsi bisnis (termasuk transaction

processing dan management information untuk semua fungsi bisnis dalam perusahaan)

12

Menurut Wijaya & Darudiato (2009, p27) ERP merupakan konsep untuk

merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi

program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung

berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions),

sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi

konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan

maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.

2.1.3.2 Sejarah ERP

Tabel 2.1 Sejarah ERP

TAHUN PERISTIWA

1960an Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory

Control)

1970an Fokus bergeser pada MRP ( Material Requirement Planning), yang

menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan

berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang

sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.

1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup

pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan

distribusi

1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan,

sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir

semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang

13

kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning

(ERP)

2000an- now Extended ERP menjadi ERP II

(Sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p15)

2.1.3.3 Infrastruktur Sistem ERP

Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP,

karena dengan adanya infrastruktur yang kuat maka dapat dikatakan bahwa perusahaan

telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur ERP terdiri dari :

1. People

Orang-orang yang terlibat dalam penerapan system ERP merupakan faktor yang

sangat penting terutama dalam komitmen waktu, dukungan top management, rasa

memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.

2. Process

Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis dengan adanya

penerapan sistem ERP.

3. Technology

Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana

teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, sofware, dan database.

14

Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP

(Sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p24)

2.1.3.4 Konsep dalam ERP

Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan interpretasi berikut :

1. Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis.

2. Metode dan teknik berkomunikasi.

3. Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis.

4. Koordinasi operasi bisnis.

Konsep dasar ERP adalah sebagai berikut :

1. ERP terdiri dari pake software komersial yang menjamin integrasi yang mulus

atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi,

sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.

2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat di konfigurasi, yang

mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan

melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.

OPERATION

PEOPLE

TECHNOLOGY

PROCESS

15

3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antar muka di

seluruh enterprise.

4. Software ERP merupakan cerminan utama proses bisnis perusahaan, antara lain :

customer order fullfilment dan manufacturing.

Gambar 2.2 Information Integration Through ERP system

(Sumber : Leon, 2000, p4)

2.1.4 SAP

2.1.4.1 Sejarah SAP (SAP Strategic Evolution)

SAP AG beroperasi pada tahun 1972 dan meraih sukses pada tahun 1980an

dengan produknya SAP R/2 solution. SAP merupakan singkatan dari Systems,

Applications and Products dalam pemrosesan data. Setelah terjadi pengenalan produk

SAP R/3 pada tahun 1992, SAP AG menjadi vendor utama untuk standard software

aplikasi. SAP R/3 merupakan solusi bisnis yang menempatkan SAP sebagai leader dan

16 berkembang menjadi perusahaan yang sukses pada tahun 1990an. Pada tahun 1996

dikenalkan produk R/3 3.1 yang menghasilkan SAP Internet-enabled solutions untuk

pertama kalinya. Pada tahun 1998 SAP berubah dari sebuah single product company

menjadi global business solutions company. Pada tahun 1999 diperkenalkan konsep

pertama dari mySAP.com strategy. Antara tahun 2001-2003, mySAP.com mengalami

peningkatan dalam fondasi teknologinya lewat pengenalan SAP Web Application

Server yang dapat menjalankan program-program seperti ABAP atau Java engine.

Selama tahun ini pula, mySAP.com juga siap untuk menawarkan pengembangan dan

keuntungan secara besar-besaran dengan adanya Web services-based architecture, yang

sekarang ini dikenal sebagai SAP NetWeaver yang merupakan realisasi dari platform

yang integrasi. (Hernandez, Keogh, Martinez, 2006, p1-2).

SAP Awalnya merupakan Penyedia software sampai menjadi Pemimpin pangsa

pasar keseluruhan. Selama melewati tiga dekade, SAP sudah berkembang dari kecil,

bisnis regional menjadi Perusahaan Internasional kelas dunia. Sekarang, SAP adalah

pemimpin pangsa pasar keseluruhan in collaborative, solusi didalam bisnis perusahaan.

Perusahaan sekarang mempekerjakan karyawan lebih dari 48500 orang, yang

berkomitmen dan mempunyai jiwa inovasi untuk melangkah ke sukses yang akan

dicapai di masa depan.

2.1.4.2 Produk-produk SAP

Ada berbagai produk SAP, diantaranya adalah:

1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang

menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan proses dan oleh karena

itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite

17

menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang

mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah (SAP

AG, 2006, p1-14).

2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari mySAP

business suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang

efektif. Solusi mySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box

dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-25).

3. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi

untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara

10 sampi beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan

segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (SAP AG,

2006, p1-27).

2.1.5 Microsoft

2.1.5.1 Sejarah Microsoft

Microsoft Corporation didirikan 1975, berkantor pusat di Redmond, Washington,

Amerika Serikat, adalah perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia (dengan lebih

dari 50.000 karyawan di berbagai negara, hingga Mei 2004). Microsoft

mengembangkan, membuat, melisensikan dan mendukung beragam jenis

produk software untuk berbagai peralatan perkomputeran. Produknya yang paling

terkenal adalah kelompok sistem operasi Microsoft Windows, yang telah ada di mana-

mana dalam pasar komputer desktop.

Strategi bisnis Microsoft yang agresif telah mengakibatkan beberapa

penyelidikan pemerintah, termasuk tuntutan hukum federal pada tahun1998 di mana

18 Microsoft dinyatakan telah secara ilegal menggunakan kekuatan monopolinya untuk

mengalahkan pesaingnya melalui aksi banding dan negosiasi, Microsoft telah

mengurangi pengaruh dari keputusan ini pada pengoperasian perusahaan dan status

keuangannya.

Microsoft menjual beragam produk software. Banyak dari produk tersebut

dikembangkan secara internal, misalnya Microsoft Basic. Beberapa produk dibeli dari

pihak lain lalu dimerek ulang oleh Microsoft untuk distribusinya, seperti Microsoft

Project, sebuah program manajemen projek; Visio, sebuah program pentabelan;

DoubleSpace; Virtual PC yang dibeli dari Connectix; dan bahkan MS-DOS sendiri, yang

menjadi awal kesuksesan Microsoft dalam dunia pembuatan dan pemasaran perangkat

lunak. Pada bulan April 2002, Microsoft diorganisasi-ulang menjadi tujuh unit bisnis

utama,yaitu:

- Windows Client (mengelola client, server dan sistem operasi bernama Microsoft

Windows)

- Information Worker (mengelola produk software perkantoran)

- Microsoft Business Solutions (mengelola jasa bisnis dan aplikasi proses)

- Server and Tools (mengelola perangkat pengembangan dan software server

terintegrasi)

- Mobile and Embedded Devices (mengelola palmtop dan jasa telepon)

- MSN (mengelola jasa berbasis-web)

- Home and Entertainment (mengelola hardware dan software konsumen)

19

Microsoft Dynamics merupakan salah satu produk business software yang didesain

oleh Microsoft. Sebelumnya nama Microsoft Dynamics ini dikenal dengan ”project

green” yang menggantikan Microsoft Business Solution.

(http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Corporation)

2.1.5.2 Komposisi dan Produk dari Microsoft Dynamics

1. Customer Relationship Management (CRM)

Microsoft Dynamics CRM . Merupakan sebuah software CRM yang dihasilkan oleh

microsoft yang dilengkapi dengan alat dan kemampuan untuk membuat dan

mempermudah perusahaan untuk mengelola hubungan dengan customer, target

untuk customer yang baru, kegiatan promosi, sentralisasi data dan menggerakan

pendapatan dari penjualan.

2. Enterprise Resource Planning (ERP)

- Microsoft Dynamics AX (dahulunya disebut Axapta). Merupakan produk untuk

mengintegrasikan fungsi-fungsi dalam perusahaan untuk meningkatkan

keamanan dan performance perusahaan dan mengefektifkan operasional.

- Microsoft Dynamics GP (dahulunya disebut Great Plains Software). Merupakan

sebuah produk software accounting untuk perusahaan berskala menengah.

Dynamics GP membantu perusahaan dengan menyediakan modul analytics,

customization tools, supply chain management, foundation, financial

management, field service, human resource management, manufacturing, project

accounting.

- Microsoft Dynamics NAV (dahulunya disebut Navision). Merupakan sebuah

produk untuk mengefektifkan produk dari sebuah perusahaan berdasarkan sistem

20

manajemen bisnis berdasarkan proses-proses accounting. Dynamics NAV dapat

dengan mudah di customize untuk menghasilkan fungsi tambahan dalam bisnis.

- Microsoft Dynamics SL (dahulunya disebut Solomon IV). Merupakan sebuah

produk dengan beberapa fungsi yaitu finance, project accounting,

manufacturing, field service, supply chains, analytics, dan electronic commerce.

Produk ini ditargetkan untuk perusahaan berskala kecil-menengah.

3. Retail Management

Microsoft Dynamics RMS (Retail Management System) (formerly QuickSell)

Microsoft Dynamics Point of Sale

4. Office Integration

Dynamics Snap

2.1.6 Investasi

Menurut Sutojo (2000,p1) investasi adalah upaya menanamkan faktor-faktor

produksi langka (dana, sumber alam, tenaga ahli dan teknologi) pada proyek tertentu.

Proyek tersebut dapat bersifat baru sama sekali atau perluasan proyek yang ada.

Ciri-ciri khusus investasi proyek : (Sutojo, 2000, p2)

1. Investasi tersebut menyerap dan mengikat dana dalam jumlah besar dan dalam

jangka waktu yang lama. Apabila terjadi kesalahan dalam perencanaan investasi

dampak yang diderita perusahaan pun akan berlangsung lama.

2. Manfaat yang akan diperoleh perusahaan baru dapat dinikmati sepenuhnya beberapa

masa (bulan atau tahun) setelah investasi dilakukan.

21 3. Tingkat resiko yang ditanggung perusahaan lebih tinggi, bilamana dibandingkan

misalnya dengan investasi harta lancar. Penyebabnya adalah besarnya jumlah dana

yang terikat dan jangka waktu ikatannya.

4. Keputusan investasi proyek yang keliru, tidak dapat direvisi begitu saja.

Menurut Reily & Brown (2006, p708) adalah komitmen pendanaan untuk periode

waktu tertentu yang akan memberikan hasil sebagai kompensasi bagi investor selama

waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebut dan resiko yang termasuk

didalamnya.

Investasi adalah suatu istilah dengan beberapa pengertian yang berhubungan dengan

keuangan dan ekonomi. Istilah tersebut berkaitan dengan akumulasi suatu bentuk aktiva

dengan suatu harapan mendapatkan keuntungan dimasa depan. Terkadang, investasi

disebut juga sebagai penanaman modal. (http://id.wikipedia.org/wiki/Investasi).

2.1.7 Kelayakan

Menurut Whitten & Bentley (2007, p89) Kelayakan adalah suatu ukuran dari

keuntungan yang diperoleh dalam pengembangan sebuah sistem informasi dalam suatu

organisasi.

2.1.7.1 Jenis-jenis Kelayakan

Menurut Whitten & Bentley (2004, p382-384) ada 4 Jenis kelayakan, yaitu :

1. Operational feasibility, merupakan ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja

dalam organisasi. Kriteria kelayakan operasional mengukur tingkat kepentingan

masalah atau tingkat penerimaan solusi.

22 2. Technical feasibilty, merupakan ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan

ketersediaan sumber dan pakar teknis. 3 masalah pokok dalam kelayakan teknis

yaitu teknologi yang praktis, teknologi yang memadai, pakar teknis yang memadai.

3. Schedule feasibility, merupakan ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek

tersebut.

4. Economic fasibility, merupakan ukuran efektifitas biaya sebuah proyek. Analisis

kelayakan ini akan menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari penyelesaian

masalah.

2.1.8 Studi kelayakan

Menurut Husnan & Muhammad (2000, p4) Studi kelayakan adalah penelitian

tentang dapat tidaknya suatu proyek(Biasanya proyek investasi) dilaksanakan dengan

berhasil.

Menurut Whitten & Bentley (2007, p89) Studi kelayakan adalah serangkaian

aktivitas untuk mengukur dan menilai sebuah kelayakan.

Faktor yang mempengaruhi intensitas studi kelayakan, antara lain : (Husnan &

Muhammad 2000, p8) :

1. Besarnya dana yang ditanamkan.

Pada umumnya semakin besar jumlah dana yang ditanamkan, maka semakin

mendalam studi yang diperlukan

2. Tingkat ketidakpastian proyek.

Semakin sulit kita memperkirakan penghasilan penjualan, biaya, aliran kas, dan lain-

lain, semakin berhati-hati kita dalam melakukan studi kelayakan. Berbagai cara

23

ditempuh untuk mengatasi ketidakpastian ini dengan analisa sensitifitas, taksiran

konservatif, dsb.

3. Kompleksitas elemen-elemen yang mempengaruhi proyek.

Setiap proyek dipengaruhi dan juga mempengaruhi faktor-faktor lainnya. Faktor-

faktor yang mempengaruhi suatu proyek mungkin menjadi sangat kompleks.

2.1.9 Proses Bisnis

Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau lebih

jenis masukan dan menciptakan keluaran yang bernilai bagi pelanggan. Proses bisnis

melibatkan beberapa area fungsional dan fungsi bisnis dalam area tersebut.(Brady et al,

2001,p3).

Menurut Rama (2006, p.4),. Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang

dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi, dan penjualan barang

dan jasa.

2.1.10 Biaya

Menurut Simamora (2002,p40), biaya adalah kas atau setara kas yang dikorbankan

(dibayarkan) untuk barang atau jasa yang diharapkan memberikan manfaat (pendapatan)

pada saat ini atau dimasa mendatang bagi organisasi. Informasi tentang biaya dipakai

oleh manajer untuk lima tujuan umum(Simamora 2002,p41):

1. Penilaiaan persediaan. Manajemen harus mengetahui biaya mana yang akan

dilekatkan dalam persediaan perusahaan.

24 2. Penentuan laba usaha. Manajemen perlu mengetahui biaya mana saja yang akan

dikurangkan dari pendapatan dalam laporan laba rugi untuk menentukan laba usaha

selama periode.

3. Perencanaan keuangan. Manajemen membutuhkan informasi biaya untuk

merencanakan masa depan dengan tujuan finansial yang dikehendaki.

4. Pengendalian kegiatan usaha. Manajemen membutuhkan informasi perihal hasil

biaya sesungguhnya dibandingkan dengan biaya dianggarkan.

5. Pengambilan keputusan. Manajemen kerapkali mesti mengevaluasi biaya yang

berhubungan dengan serangkaian alternatif tindakan yang darinya lantas dipilih opsi

yang paling baik.

2.1.10.1 Macam-macam Biaya

Biaya untuk tujuan perencanaan dan pengendalian, dan pengambilan keputusan

digolongkan menjadi (Simamora, 2002, p51-58):

1. Biaya langsung dan tidak langsung

Biaya langsung (direct cost) adalah biaya yang dapat ditelusuri kepada sebuah obyek

biaya. Biaya tidak langsung adalah biaya bersama terhadap beberapa obyek biaya

sehingga tidak dapat ditelusuri secara langsung kepada obyek biaya tertentu.

2. Biaya terkendalikan dan tidak terkendalikan

Suatu biaya dianggap terkendalikan pada jenjang manajemen tertentu manakala

lapisan manajemen tersebut mempunyai kekuasaan untuk mengotorisasi biaya,

karena setiap biaya harus diotorisasi oleh manajer yang bertanggung jawab. Biaya

tidak terkendalikan berada diluar kendali manajer karena dia tidak dapat

mengotorisasinya.

25 3. Biaya bergabung dan bersama

Biaya bersama dikeluarkan untuk menyediakan manfaat kepada lebih dari satu

aktivitas. Biaya bersama terjadi manakala dua produk, yang mungkin dihasilkan

secara terpisah, diproduksi bersama. Biaya bergabung diterapkan dalam situasi

dimana bermacam-macam keluaran berasal dari satu sumber.

4. Biaya relevan dan tidak relevan

Biaya relevan adalah biaya yang muncul dalam situasi dimana pengambil keputusan

harus memilih diantara dua atau lebih opsi. Biaya tidak relevan adalah biaya yang

tidak berubah untuk semua alternatif.

5. Biaya terbenam

Biaya yang sudah dikeluarkan dan tidak dapat diganti dengan keputusan sekarang

atau dimasa yang akan datang

6. Biaya diferensial

Disebut juga biaya incremental adalah perbedaan jumlah biaya diantara dua

alternatif. Biaya diferensial akan muncul baik sebagai biaya langsung pemilihan

sebuah alternatif atau sebagai biaya tidak langsung yang berhubungan dengan

pilihan diantara alternatif-alternatif.

7. Biaya tunai dan biaya kesempatan

Biaya tunai adalah biaya yang memerlukan pengeluaran kas atau sumber daya

lainnya. Biaya kesempatan adalah manfaat potensial yang hilang atau dikorbankan

ketika memilih suatu tindakan yang perlu mengorbankan tindakan lainnya.

26 2.1.11 Manfaat

Menurut Remenyi (1995, p40) manfaat dari TI merupakan keuntungan atau

kebaikan yang diperoleh oleh suatu organisasi yang bersedia untuk membayar atas

penggunaan TI tersebut.

Menurut Parker, manfaat yang dapat dihitung dapat dibedakan menjadi tiga jenis:

1. Tangible benefits, yaitu manfaat yang tidak kasat mata, berdampak langsung dan

dapat dihitung. Misalnya penurunan biaya operasional. Analisis terhadap tangible

benefit atau yang bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode

simpleROI-Traditional Cost-Benefit Analysis (TCBA).

2. Quasi-tangible benefits, yaitu manfaat yang berada di ruang “abu-abu”, atau yang

berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi masih susah dihitung ataupun

sebaliknya, tidak berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat

dihitung. Contohnya memperbaiki proses perencanaan, perbaikan pengambilan

keputusan, dan sebagainya.

3. Intangible benefits, manfaat yang bersifat kasat mata dan berorientasi pada

peningkatan efektifitas perusahaan. Contohnya meningkatkan moral pegawai,

meningkatkan citra perusahaan, dan sebagainya.

2.1.12 Teknik Pengumpulan Data

Terdapat dua hal utama yang mempengaruhi kualitas data hasil penelitian, yaitu,

kualitas instrumen penelitian, dan kualitas pengumpulan data. Kualitas instrumen

penelitian berkenaan dengan validitas dan reliabilitas instrumen dan kualitas

pengumpulan data berkenaan ketepatan cara-cara yang digunakan untuk mengumpulkan

data.

27

Teknik-teknik untuk pengumpulan data yang ada adalah wawancara, angket, dan

observasi.

1. Interview (Wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin

melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti,

dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

a. Wawancara Terstruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti

atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang

akan diperoleh. Pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian berupa

pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah disiapkan,

dan setiap responden diberi pertanyaan yang sama.

b. Wawancara Tidak Terstruktur

Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di mana peneliti

tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis

dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan

hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. Dalam

wawancara ini peneliti belum mengetahui secara pasti data apa yang akan

diperoleh, sehingga peneliti lebih banyak mendengarkan apa yang diceriterakan

oleh responden. (Sugiyono, 2004, p129-133)

2. Kuesioner (Angket)

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara

memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk

28

dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila

peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa

diharapkan dari responden, dimana kuesioner ini lebih cocok digunakan bila jumlah

responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas.

Beberapa prinsip dalam penulisan angket yaitu : prinsip penulisan, pengukuran dan

penampilan fisik.

a. Prinsip Penulisan Angket : menyangkut beberapa faktor yaitu : isi dan tujuan

pertanyaan, bahasa yang digunakan mudah, pertanyaan tertutup terbuka-negatif

positif, pertanyaan tidak mendua, tidak menanyakan hal-hal yang sudah lupa,

pertanyaan tidak mengarahkan, panjang pertanyaan, dan urutan pertanyaan.

b. Penampilan Fisik Angket : sebagai alat pengumpul data akan mempengaruhi

respon atau keseriusan responden dalam mengisi angket. Angket yang dibuat di

kertas buram, akan kurang menarik bagi responden. Tetapi angket yang dicetak

di kertas yang bagus dan berwarna akan menjadi mahal. (Sugiyono, 2004, p135-

p138)

3. Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila

dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Observasi

tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain. Teknik

pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan

perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala dan bila responden yang diamati tidak

terlalu besar. Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat

dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non

participant observation selanjutnya dari segi instrumentasi yang digunakan, maka

29

observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur. (2004,

p138-139)

2.1.13 Skala Pengukuran

Menurut Sugiyono (2004, p84), Skala Pengukuran merupakan kesepakatan yang

digunakan sebagai acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam

alat ukur, sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan

menghasilkan data kuantitatif.

Ada 5 macam skala yang dapat digunakan untuk penelitian Bisnis, namun 2

diantaranya adalah: (Sugiyono, 2004, p86)

1. Skala Likert

Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang

atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Jawaban setiap item instrument

yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai

sangat negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain:

a. Sangat Setuju

b. Setuju

c. Ragu-ragu

d. Tidak Setuju

e. Sangat tidak setuju

Instrumen penelitian yang menggunakan skala Likert dapat dibuat dalam bentuk

checklist ataupun pilihan ganda.

30 2. Rating Scale

Dengan rating-scale, data mentah yang diperoleh berupa angka kemudian

ditafsirkan dalam pengertian kualitatif. Responden akan menjawab salah satu

jawaban kuantitatif yang telah disediakan. Rating-scale ini lebih fleksibel, tidak

terbatas untuk pengukuran sikap saja tetapi untuk mengukur persepsi responden

terhadap fenomena lainnya, seperti skala untuk mengukur status sosial ekonomi,

kelembagaan, pengetahuan, kemampuan, proses kegiatan dan lain-lain.

2.2 Teori-teori Khusus

2.2.1 SAP Business One

2.2.1.1 Overview SAP Business One

Komponen utama dari aspek compact solution yang ada dalam SAP Business

One adalah SDK (System Development Kit).

SAP Business One dilengkapi dengan fungsi-fungsi standard yang diperlukan

oleh perusahaan kecil hingga menengah ke atas. SAP Business One mencakup beberapa

area fungsional berikut :

1. Contact Management and Opportunity Analysis (CRM). Dengan fungsi ini,

perusahaan dapat memonitor semua customer contact yang dikumpulkan

melalui telepon, rapat, dan berbagai metode lainnya yang dimiliki perusahaan.

2. Administration (Customizing SAP Business One). Kegunaan dari administration

ini adalah untuk melakukan proses pengelolaan yang dilakukan oleh

administrator dan mencakup fungsi-fungsi yang umum dalam sistem, seperti

user administration, system intialization, workflow definitions, dan sebagainya.

31

3. Financials. Fungsi untuk melakukan pengaturan dan pengelolaan account-

account yang dimiliki perusahaan, termasuk general budgeting, journal entries,

dan lain sebagainya.

4. Sales/Order Processing. Fungsi untuk mengatur semua proses yang berkaitan

dengan penjualan antara lain, sales offers, customer orders, master record and

discount structures, returns, dan fungsi-fungsi sales lainnya.

5. Purchase and Procurement. Dengan fungsi ini perusahaan dapat mengelola order

pembelian yang dlakukan, goods receipt, dan incoming invoice.

6. Business Partner. Fungsi ini digunakan untuk memelihara hubungan baik dengan

vendor maupun dengan customer. Sebagai contoh, data-data spesifik dapat

dilihat oleh fungsi sales dan purchasing sesuai dengan kondisi bisnis yang

terjadi.

7. Cost Accounting/Cost Calculation. Dengan fungsi ini, perusahaan dapat

membuat profit centre sesuai dengan struktur cost centre, dan selanjutnya dapat

dilacak dan dievaluasi sesuai dengan tipe Profit&Loss Statements.

8. Inventory Management. Fungsi ini untuk mengatur Item master management

(terdiri dari, bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi), item

management, standard price list, dan inventory transaction (goods issued, goods

receipt, transfer posting, dsb).

9. Production. Fungsi ini digunakan untuk mengevaluasi dan menjamin material

availability, merealisasikan production orders, dan mendefinisikan bill of

materials.

10. Invoicing/payment. Fungsi ini untuk mengatur electronic payment transactions

baik untuk pembayaran domestik dan pembayaran luar negeri.

32

11. Material Resources Planning (MRP). MRP menghitung gross requirement

dalam bill of material, sesuai dengan sales orders dan forecast demands. Selain

itu MRP juga berfungsi untuk menjadwalkan order recommendations sesuai

dengan lead time yang telah didefinisikan.

12. Service. Fungsi ini melakukan optimalisasi potensi-potensi dalam bagian sales

dan service. Selain itu service berfungsi untuk mengatur service contract

management and planning, customer interaction tracking, customer support, dan

sales opportunities management.

13. Human Resources. Menintegrasikan interface yang tersedia untuk bagian HR.

Fungsi ini dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan atau permintaan personnel

system yang ada dalam mySAP.

14. Reports. Fungsi report ini menyajikan berbagai macam laporan, yaitu business,

accounting, warehouse, dan financial statements.

15. Internet sales. Mengintegrasikan interface yang tersedia untuk sistem internet

sales B2C atau B2B dari SAP.

List dari area proses yang ada dalam SAP Business One menggambarkan keseluruhan

proses dalam perusahaan. Walaupun jangkauan fungsi yang dimiliki oleh SAP Business

One tidak seluas SAP R/3, tetapi SAP Business One dimaksudkan sebagai compact

solution untuk perusahaan dengan skala menengah yang didesain untuk memenuhi

kebutuhan khusus yang ada pada customer. Walaupun SAP Business One tidak memiliki

kemampuan seperti SAP R/3, tetapi secara menyeluruh SAP Business One sudah

merupakan sebuah complete ERP package. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p4-5)

33 Biaya Yang Berhubungan Dengan Pengambilan Keputusan

Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan implementasi sebuah software yang baru

dibedakan menjadi dua bagian yaitu implementation cost dan operating cost. Biaya

implementasi utama yang harus dipertimbangkan adalah biaya client licensing. Biaya

implementasi lainnya yang harus dipertimbangkan antara lain :

1. Untuk user workstation dibutuhkan PC dengan pentium III atau lebih dengan

paling sedikit 256MB RAM.

2. Arsitektur dari SAP Business One yang berbasis pada tipe konsep client/server.

3. Seperti yang telah dicatat sebelumnya, dengan sedikit pendekatan, implementasi

awal juga termasuk konfigurasi klien perorangan sehingga hanya diperlukan

bentuk / bidang tertentu yang diimpor.

4. Aspek kritis lain dalam pelaksanaan implementasi tentu saja adalah dukungan.

Biasanya dukungan yang terkandung dalam mendukung tingkat pertama, namun

sebagai bagian dari instalasi awal, sehingga disebut Hot paket disediakan situs

yang memungkinkan untuk customatization spesifik dan error correction.

ROI tentu saja merupakan biaya yang paling kritis dalam proses implementasi. Secara

umum, penerapan SAP Business One sangat menempel pada syarat-syarat yang

dibutuhkan untuk ROI berikut ini :

1. Kustomisasi / add-on program tersedia melalui sebuah SDK.

2. Skalabilitas melalui integrasi dengan produk lain, terutama solusi berbasis web.

3. Kepatuhan terhadap standar terbuka (misalnya, XML)

(Teuful, Nam, & Heun, 2005, p6-8)

34 2.2.1.2 Posisi dari SAP Business One dalam dunia SAP

Sebagai bagian dari perhatian SAP terhadap perusahaan dengan skala kecil dan

menengah, SAP telah mengembangkan industry specific solutions dibawa nama All in

One. SMB (Small-Medium Business) merupakan solusi bisnis yang berbasis pada

mySAP (R/3). Keuntungan dari solusi ini ketika dibandingkan dengan produk mySAP

R/3 adalah untuk perusahaan berskala kecil hingga menengah, SAP R/3 terlalu bersifat

oversized atau melebihi business requirement dari perusahaan (dalam semua level, mulai

dari biaya sampai tingkat kompleksitas dalam proses implementasi) . Faktor kunci lain

yang membedakan SAP Business One adalah program yang berbeda dari produk SAP

yang terdahulu. SAP Business One menggunakan bahasa C++ , oleh karena itu customer

extensions tidak termasuk dalam source code tetapi lewat tampilan yang telah

didefinisikan sebelumnya dengan objek component object model (COM), seperti add-

ons dikembangkan lewat SDK. Saat ini, SAP memiliki 52 COM object yang tersedia

sebagai partner saat akan melakukan implementasi. Pertimbangan tambahan dalam

struktur pemrograman yang membedakan R/3 dan SAP Business One adalah secara

menyeluruh kita susah untuk mengukur ongoing support cost untuk R/3 solution, karena

setiap perusahaan menggambarkan proses instalasi yang unik dan dibutuhkan

modifikasi-modifikasi khusus.

Hal yang perlu di pertimbangkan untuk semua pelaku bisnis yang ingin

menerapkan ERP-based solution adalah ongoing support dan implementation. Hal yang

paling membedakan SAP dengan lainnya adalah SAP berfokus pada proses bisnis

perusahaan kemudian teknologi, dan tidak hanya berfokus pada teknologinya saja.

Proses bisnis yang ada didalam perusahaan harus difasilitasi dan kemudian selanjutnya

diperluas dengan menggunakan ERP solution. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p9-10)

35 2.2.1.3 Technology dari SAP Business One

Teknologi yang terdapat dalam SAP Business One digambarkan dengan konsep

Less is More, dimana SAP Business One di integrasikan dengan teknologi yang sudah

cukup familiar oleh kebanyakan user yaitu Microsoft Office Suite sehingga user tidak

membutuhkan waktu yang lama untuk beradaptasi lagi.

Keuntungan yang ditawarkan oleh struktur teknologi dari SAP Business One

adalah :

- integrasi

- keterbukaan

- user interface yang intuitif (MS Windows)

- kemampuan untuk mengkonvert data ke MS Word dan Excel

- expandability ( industry-standard development)

- multinasional fungsi (country-specific accounting systems)

- multilingualism (available in more thant eight languages)

- migration ability/scalability (growth path to mySAP R/3)

- koneksi dengan aplikasi mySAP via XI

SAP Business One juga hanya menggunakan database Microsoft SQL server

enterprise, dimana automatic administration dari versi SQL server dapat dimanfaatkan

untuk membantu konsistensi dari aplikasi client/server. SAP Business One mendukung

adanya proses upgrade secara otomatis ketika client software yang baru telah di load

oleh server database. Database dalam SAP Business One menawarkan perlindungan

terhadap sistem ketika terjadi data loss dan unauthorized access. SAP Business One

memiliki konsep tersendiri tentang user authorization, sehingga user hanya dapat

36 mengakses data spesifik yang sesuai dengan area yang menjadi tanggung jawab user.

(Teuful, Nam & Heun, 2005, p11-13)

Manfaat dari SAP Business One adalah :

1. Enhanced produktivitas - sederhana, antarmuka pengguna intuitif memungkinkan

semua karyawan di semua tingkat bekerja dengan cepat dan efisien.

2. Lebih cepat dan keputusan bisnis yang lebih baik - manajer dapat dengan cepat dan

efektif memperoleh informasi strategis dari setiap aspek dari perusahaan,

membiarkan mereka membuat keputusan bisnis terbaik.

3. Merampingkan operasinya dengan mulus kunci mengintegrasikan proses bisnis

seperti penjualan, pembelian, inventaris dan keuangan. Ini out-of-the-box integrasi

memungkinkan Anda untuk menghapus data yang berlebihan masukan dan

kesalahan di seluruh bisnis Anda.

4. Kuat skalabilitas - Fleksibel, teknologi terbuka memungkinkan Anda dengan mudah

mengubah dan menyesuaikan solusi Anda sebagai bisnis Anda berkembang dan

kebutuhan Anda berubah.

5. Jangkauan global - Dengan SAP Business One, Anda dapat melakukan dan

melaporkan semua transaksi bisnis dalam berbagai mata uang.

6. Kontrol biaya - Meningkatkan produktivitas karyawan, meningkatkan komunikasi

dengan pemasok, dan peningkatan efisiensi operasi dari semua menambahkan

hingga tak tertandingi kontrol biaya.

7. Peningkatan pendapatan - Cepat dan mudah akses ke informasi yang real-time di

mana saja di sistem membantu Anda mengidentifikasi peluang penjualan baru,

membawa produk baru ke pasar dengan cepat, dan pengembangan bisnis

menyediakan tingkat layanan dan dukungan pelanggan.

37 8. Peluang penjualan penuh - Solusi menyampaikan alat-alat yang penting bisnis perlu

mengelola peluang penjualan, termasuk laba kotor dan inventaris informasi.

(http://it.toolbox.com/blogs/crm-trends/sap-business-one-4120)

2.2.1.4 Modul-modul dalam SAP Business One

1. Modul Administrasi (Administration Module)

Modul Administrasi terdiri dari semua pengaturan bentuk dasar sistem,

termasuk konversi mata uang, inisialisasi sistem, definisi, impor/ekspor data,

kegunaan, prosedur persetujuan, lisensi add-ons, dan tanda-tanda fungsi

manajemen. Dalam modul ini, data umum perusahaan disimpan dan diakses

untuk informasi dari sistem software vendor yang berbeda juga dapat

memungkinkan untuk mengaksesnya.

Fungsi-fungsi penting dari inisialisasi sistem adalah:

a. Detail Perusahaan

b. Pengaturan Umum

c. Otorisasi

d. Pengaturan dokumen dan penomoran

e. Neraca terbuka

f. Pilihan mencetak

2. Modul Keuangan / Akuntasi Biaya

Modul keuangan memungkinkan pengguna untuk melakukan seluruh

transaksi akuntansi khususnya yang biasa dilakukan setiap hari di perusahaan,

38

termasuk membuat entri jurnal, rekonsiliasi hasil pajak, dan menghasilkan

seluruh laporan untuk pemakai yang berbeda jabatan di perusahaan.

Modul keuangan SAP Business One termasuk:

a. Sebuah Chart of Accounts dan Edit Charts of Accounts

b. Journal Entry dan Journal Voucher Exchange Rate Differences dan

Conversion Differences

c. Sebuah fungsi Budget

d. Cost Accounting

3. Modul Peluang Penjualan (The Sales Opportunities Module)

Modul ini dipakai untuk memberikan jalan dan analisis peluang penjualan

untuk dapat meningkatkan aktivitas-aktivitas penjualan.

4. Modul Penjualan- Piutang ( The Sales- A/R Module)

Modul penjualan-piutang mencakup keseluruhan proses penjualan, dari

membuat quotes untuk customers dan potensial customers untuk invoice.

Business One menghasilkan bermacam-macam variasi dari dokumen-dokumen

penjualan untuk pemakai, tiap dokumen berhubungan dengan tingkat yang

berbeda dalam proses penjualan.

Modul ini menghasilkan pilihan yang berbeda-beda, termasuk Sales Quotes,

Sales Order, Delivery, Returns, A/R Invoice, Dunning Wizard, dan Sales Reports.

Semua fungsi-fungsi dapat diorganisasikan dengan referensi ke dokumen

terdahulu.

39

5. Modul Pembelian-Utang (Purchasing-A/P Module)

Modul pembelian membolehkan kita untuk mengontrol keseluruhan proses

pembelian, dari negoisasi dengan penjual dan permintaan pembelian sampai

pengiriman barang yang diorder dan proses datangnya tagihan. Dokumen

Pembelian yang disediakan SAP Business One:

a. Purchase Order

b. Receiving PO

c. A/P Invoice

6. Modul Partner Bisnis (The Business Partners Module)

Modul ini membolehkan untuk manajemen data dari seluruh partner bisnis

perusahaan. Modul ini juga terdiri dari seluruh informasi tentang customers dan

vendors. Informasi ini diperuntukan untuk dapat memegang transaksi-transaksi

bisnis dan untuk menyiapkan dokumen-dokumen bisnis.

Spesifik informasi untuk partner bisnis yang dicatat didalam sistem disebut

master data . Informasi-informasi yang merepresentasikan master data:

a. Company name, addresses(s), and telephone number(s)

b. Contact person’s name, telephone number, e-mail address, and so on.

c. Payment terms/price list

d. Payment system

e. Accounting –related data

40

7. Modul Bank (The Banking Module)

Modul Bank ini memfasilitasi transaksi keuangan secara lengkap, termasuk

penerimaan uang, deposito, pembayaran, sistem pembayaran, rekening bank, dan

rekonsiliasi.

8. Modul Persediaan (The Inventory Module)

Dalam SAP Business One modul persediaan, perusahaan dapat mengelola

semua barang di pembelian, penjualan, prosedur, atau perolehan. Modul

persediaan terdiri dari seluruh informasi tentang data master barang, manajemen

barang, transaksi persediaan, list harga,pengambilan/pengepakan, dan laporan

persediaan. Dalam modul persediaan ada tiga jenis barang yang berbeda:

a. Purchase item, adalah barang yang dibeli dari vendor.

b. Sales item, adalah barang yang dijual kepada customer.

c. Warehouse item, adalah barang yang dapat dipakai dalam manajemen

persediaan.

9. Modul Produksi (The Production Module)

Modul produksi mendefinisikan bills of material (BOM) dalam produk kita,

membuat dan memelihara Production Orders, mengontrol penerimaan dari dan

hasil permintaan untuk produksi, menghasilkan laporan produksi, dan dapat

mengupdate harga barang induk secara umum. Informasi dalam BOM dapat

dipakai untuk meyakinkan bahwa adanya kuantitas yang sesuai dari komponen

yang diminta sudah ada ditangan.

41

10. Modul MRP

Modul MRP memungkinkan perusahaan untuk membuat perencanaan

terhadap permintaan material yang akan digunakan untuk mendukung proses

manufacturing. MRP dapat memberikan perencanaan rekomendasi bagi

perusahaan untuk memenuhi gross requirements dengan pertimbangan dari stock

yang tersedia, pembelian yang tersedia, dan order produksi. Modul MRP

dilengkapi dengan adanya MRP Wizard guides yang dapat memungkinkan

perusahaan untuk :

a. Membuat dan mengelola MRP Scenarios.

b. Menyimpan MRP Scenario.

c. Mengupdate dan mendefinisikan perkiraan individual.

d. Melampirkan perkiraan individual yang telah dibuat ke dalam skenario

khusus.

e. Menjalankan MRP

11. Modul Layanan (The Service Module)

Modul service mengoptimalkan potensi yang ada dalam bagian Sales dan

Service dengan mendukung proses service operations, service contract

management, service planning, tracking of customer interaction activities,

customer support, dan management of sales opportunities. Sub fungsi yang

dimiliki oleh modul service, yaitu :

a. Service call. Sebuah feature yang memampukan perusahaan untuk

memberikan solusi terhadap pertanyaan-pertanyaan customer.

42

b. Customer Equipment Card. Merupakan database yang memuat semua

informasi terhadap semua barang yang dapat diservice

c. Service Contract. Sebuah Service Contract merupakan persetujuan legal yang

memampukan customer untuk menerima service terhadap sebuah items

selama periode tertentu

d. Knowledge Base Solution. Memiliki key solutions untuk memecahkan

berbagai macam masalah dan kasus.

e. Service Reports. Memungkinkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis

data yang berkaitan dengan service contracts, customer equipment, dan

service calls.

12. Modul Human Resources (The Human Resources Module)

Modul human resources dapat memungkinkan user untuk melakukan entry

dan mengelola informasi mengenai karyawan dalam perusahaan dan dapat

menampilkan tugas-tugas berikut ini :

a. Entry dan mengelola informasi tentang karyawan baik yang bersifat general

maupun personal, seperti umur, status perkawinan, nomor passport, no ID,

nomor telepon, dan alamat.

b. Mengelola informasti yang berkaitan dengan pendidikan customer, catatan

pekerjaan sebelumnya, hasil dari professional review, dan absensi.

c. Menganalisis biaya dan gaji karyawan.

d. Membuat berbagai macam reports dan daftar karyawan untuk lebih

mengefisiensikan operasi bisnis.

43

13. Modul Laporan(The Reports Module)

SAP Business One memiliki sebuah modul report yang terintegrasi dan luas.

Dalam modul report ini terdapat berbagai macam jenis report, antara lain

business reports, accounting reports, warehouse reports, financial reports, dan

account statements. Modul report memiliki banyak report yang telah dijabarkan

dan dapat dianalisis dalam berbagai cara dengan menggunakan fungsi selection

dan sort. Untuk membantu user dalam membuat report, maka modul ini

dilengkapi dengan sebuah Reports Wizard yang memberikan instruksi untuk

mendefinisikan sebuah query. Dalam modul ini juga di mungkinkan untuk

mengkonvert semua report menjadi dokumen MS.Excel atau MS.word.

(Teuful, Nam & Heun, 2005, p17-36)

2.2.2 Microsoft Dynamics AX

Microsoft Dynamics AX pada awalnya dikembangkan oleh Damgaard di Denmark

dan pada saat itu dikenal sebagai Axapta, sebelum di merger oleh perusahaan Navision

pada tahun 2000. Hasil dari merger ini kemudian diakuisisi oleh Microsoft pada tahun

2002 dan produknya sekarang telah berkembang ke seluruh penjuru dunia.

Microsoft Dynamics AX (sebelumnya Axapta) adalah solusi yang tersedia saat ini

yang paling tepat memberikan cakupan yang paling luas bagi perusahaan yang memiliki

penghasilan menengah ke atas. Dengan memiliki system ini dapat membantu

perkembangan bisnis secara cepat bahkan perluasan yang cepat di internet. Dynamic AX

juga menyediakan dasar yang kuat untuk kesuksesan kolaborasi dengan para klien mitra

kerja, karyawan dan vendor.

44

Microsoft Dynamics AX dibangun untuk memudahkan kegiatan bisnis local dan

antar Negara, dengan konsolidasi dan proses standarisasi, membantu meningkatkan

produktivitas, menyediakan visibilitas diantara organisasi, dan membantu

menyederhanakan kepatuhan. Dengan Microsoft Dynamics AX, Anda dapat yakin

mengenai solusi manajemen bisnis Anda - dan akan terus-relevan dengan kebutuhan

orang-orang dan tuntutan industri dan bisnis.

Dynamic AX mendukung bisnis secara keseluruhan dimana di dalamnya dapat

ditemukan semua standard aplikasi ERP, yang merupakan satu kesatuan yang mudah

digunakan secara menyeluruh yaitu :

a. Analytics

b. Customization

c. Distribution

d. E-commerce

e. Financial management

f. HR Management

g. IT infrastructure management

h. Manufacturing

i. Project management

j. Sales and marketing

k. Supply chain management

(http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/products/ax-overview.aspx)

45 Manfaat dari Microsoft Dynamics AX :

Meningkatkan produktivitas (improve productivity)

Dalam dunia bisnis yang sedang bergejolak, produktivitas dan efektivitas

individu memiliki dampak langsung pada profitabilitas. Membuat orang akrab,

mudah menggunakan alat-alat yang memungkinkan mereka untuk bekerja dengan

cepat dan pintar, proaktif keputusan. Bisnis Anda dapat memperoleh manfaat

dengan memberikan kepada eksekutif, manajer, dan karyawan pengetahuan yang

mereka butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang sehat. Microsoft Dynamics

AX dapat memberikan informasi dan alat-alat analisis yang mereka butuhkan untuk

membuat manfaat itu tercapai. Dengan kemampuan untuk menyesuaikan informasi

yang mereka butuhkan dengan tanggung jawab khusus mereka, Microsoft Dynamics

AX dapat mengatur pengambilan keputusan dan meningkatkan produktivitas di

seluruh perusahaan Anda.

Mengelola perubahan dan pertumbuhan (Manage Change)

Untuk mengikuti kompetisi, perusahaan masih perlu diperluas ke wilayah-

wilayah baru, meluncurkan produk dan layanan baru, dan meningkatkan kekuatan

bisnis melalui merger dan akuisisi. Dengan Microsoft Dynamics AX, Anda dapat

berhasil mengelola pertumbuhan dan perubahan dengan membangun hubungan

rantai supply yang menguntungkan dan cepat menyesuaikan proses internal untuk

memenuhi tuntutan perubahan.

Bersaing secara global (Compete Globally)

Hari ini, peluang bisnis dapat berarti memperluas basis pelanggan Anda

sehingga termasuk di seluruh dunia atau mengembangkan melintasi perbatasan

menjadi situs-situs baru atau kantor-kantor cabang. Microsoft Dynamics AX

46

dirancang untuk mengelola kompleksitas organisasi global dengan cara konsolidasi

dan standarisasi proses dan menyediakan visibilitas di dalam seluruh organisasi

Anda.

Menyederhanakan kepatuhan terhadap peraturan (Simplify compliance)

Perusahaan menghadapi segudang persyaratan peraturan yang sangat bervariasi

antar daerah dan negara. Microsoft Dynamics AX dapat membantu Anda

mengurangi resiko dan tanggung jawab yang terkait dengan pengelolaan perusahaan,

kepatuhan terhadap peraturan, dan inisiatif pelanggan.

(http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/using/ax-using.aspx)

2.2.2.1 Modul-modul dalam Microsoft Dynamics AX

a. Traditional core

1. General Ledger, menyusun buku besar, pajak penjualan, mata uang dan

aktiva tetap di masa yang akan datang

2. Bank Management, dimana kas diterima dan dibayarkan

3. Customer Relationship Management (CRM), dimana partner bisnis

(pelanggan, penjual, dan pemimpin) berhubungan dan terpelihara.

4. Accounts Receivable, dimana pada saat menerima pesanan, di kirimkan dan

ditagih.

5. Accounts Payable, dimana order pembelian di terbitkan dan menerima

barang sebagai persediaan.

6. Inventory Management, dimana persediaan di nilai dan di kelola.

7. Master Planning, dimana pembelian dan rencana produksi menggantikan

produksi, dimana tagihan material ditetapkan dan manufaktur di jalankan.

47

8. Product Builder, dimana model produksi dibikin dan di pelihara

9. Human Resources, dimana informasi pegawai disimpan

10. Project Accounting, dimana proyek dibuat dan dijalankan utamanya dari

prespektif akuntansi.

11. Basic, dimana konfigurasi data dilakukan

12. Administration module, dimana configurasi sistem dilakukan

b. Extended core

1. Shop Floor Control

2. Cost Accounting

3. Questionnaire

4. Balanced Scorecards

5. Service Management

6. Expense Management

7. Payroll Management

8. Environmental Management

(http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics_AX)

2.2.3 Analisis Fit/Gap

Analisis fit/gap merupakan sebuah komponen yang sangat penting dalam sebuah

project life cycle. Fase ini di lakukan untuk mengidentifikasi apakah sistem yang sedang

berjalan sudah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan, jika ditemukan adanya gap,

maka akan dicatat dalam sebuah format yang ditentukan.

(http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis).

48

Analisis Fit/Gap membandingkan proses bisnis perusahaan dengan fungsi-fungsi

yang ada dalam software untuk melihat apakah perusahaan harus mengubah proses-

proses yang ada dalam perusahaan dan melihat apakah perusahaan butuh untuk

melakukan proses customize.

(http://www.brandeis.edu/projects/peak/financials/help/glossary/fitgap.html).

Tinjauan analisis Fit/Gap :

• Masing-masing proses bisnis dengan bidang fungsional,

• Semua elemen data kunci yang perlu dikonversi,

• Metode untuk penggunaan elemen data tertentu.

2.2.3.1 Langkah-langkah dalam Analisis Fit/Gap

Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisis Fit/Gap :

1. Ranking Requirements

Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses

bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru. Selain itu,

berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi

organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi

perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.

Tabel 2.2 Ranking Requirements dalam analisa Fit/Gap

Rank Keterangan

H HIGH/mission critical requirements – adalah kebutuhan

yang merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk

operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;

49

termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting

bagi internal dan eksternal

M MEDIUM/value add requirements – adalah kebutuhan

yang jika ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan

proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses

sistem bisnis yang bukan merupakan tugas kritis/penting

bagi bisnis organisasi, tetapi jika ditemukan akan

mempengaruhi cost benefit organisasi

L LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang

bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai

yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan

mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau

perubahan pada proses bisnis.

2. Degree of Fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru.

Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit.

Tabel 2.3 Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap

Kode Keterangan

F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh

software.

G GAP – software tidak dapat memenuhi kebutuhan.

Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang

50

dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk

melakukan customization terhadap software.

P Partial fit – software mempunyai fungsional yang

memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara,

laporan khusus atau customizations, bagaimanapun

akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi

kebutuhan secara maksimal.

3. Gap Resolution

Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan merekomendasikan solusi

untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan untuk menyelesaikan gap

seperti mengubah proses bisnis mendesai lingkungan bisnis. Pilihan-pilihan untuk

gap resolution, diantaranya adalah:

1. Package Work-around – pertama kali tim akan mengidentifikasikan jalan

alternatif untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada.

2. Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika package work-around tidak

mungkin, tim akan merekomendasikan perubahan potensial pada proses

bisnis untuk disesuaikan dengan proses dan mengeliminasi gap yang terjadi.

3. Customization sebagai jalan terakhir- jika customization dibutuhkan, strategi

yang dipilih adalah membangun fungsionalitas baru di luar teknologi dan

memisahkan package dibandingkan dengan merubah package.

Definisi dari customization di dalam proyek adalah sebagai berikut :

Yang merupakan customization dari paket adalah perubahan pada aplikasi yang

memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang

51

dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada software yang

akan datang. (http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)

2.2.4 Information Economics

Information Economics adalah sekumpulan peralatan komputasi untuk

mengkuantifikasi biaya dan manfaat (cost and benefit) dari suatu proyek teknologi

informasi (Parker, Benson & Trainor, 1988, p5). Metode ini dikembangkan oleh Marilyn

M. Parker dan rekan-rekan satu timnya pada tahun 1985 selama bekerja di International

Business Machine (IBM), dan merupakan pengembangan dari metode Cost-Benefit-

Analysis (CBA) tradisional dengan cara mengkuantifikasi biaya dan manfaat dari

implementasi proyek teknologi informasi yang hasilnya diharapkan dapat memberikan

manfaat kepada perusahaan. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan

perangkat keras, pembelian perangkat lunak, seluruh biaya perawatan dan biaya tenaga

kerja. Sedangkan menurut Robson (1997, p237) Information Economics secara eksplisit

mengevaluasi alternatif investasi sistem informasi dengan mengidentifikasi dan lalu

mengevaluasi (evaluating), pemberian skor (scoring), dan pemberian peringkat

(ranking), faktor positif (nilai) dan faktor negatif (resiko atau ketidakpastian) yang

potensial dari sekumpulan kandidat investasi.

Latar belakang yang mendasari dibutuhkannya Information Economics adalah :

1. Dalam mengevaluasi manfaat yang ditimbulkan oleh adanya Sistem Informasi

ternyata berbeda-beda sehingga nilai yang diperoleh juga berbeda-beda.

2. Pada umumnya sumber daya perusahaan yang dapat digunakan untuk

membangun Sistem Informasi sangat terbatas jumlahnya.

52

3. Perusahaan perlu melakukan keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya

dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas

alokasi biaya yang dikeluarkan.

4. Alat (tools) untuk melakukan analisa cost benefit tradisional tidak cukup

memadai untuk menghitung semua nilai investasi TI yang ada.

2.2.4.1 Cost, Benefit, dan Value

Yang dimaksud dengan cost, benefit dan value dalam konsep ini adalah :

1. Cost (biaya) dari Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variable

yang dikeluarkan untuk membangun sistem.

2. Benefit (manfaat) dari Domain Teknologi yang berwujud penurunan biaya

investasi dan atau peningkatan pendapatan (revenue).

3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang

tercermin pada peningkatan kinerja perusahaan saat sekarang maupun masa yang

akan datang.

2.2.4.2 Model dan Variabel Dari Information Economics

Skor akhir dari proyek teknologi informasi didapat dari penjumlahan bobot

Simple Return On Investment (ROI sederhana) ditambah dengan hasil penilaian business

domain dan technology domain. Rumus atau perhitungan yang digunakan adalah :

Tabel 2.4 Perhitungan Skor Akhir Proyek

Project Score = Weighted Simple ROI (Quantification) + Weighted Business

Domain (Assessment) + Weighted Technology Domain (Assessment)

53 2.2.4.2.1 Simple Return On Investment

Perhitungan simple Return On Investment (ROI sederhana) didapat dari

penjumlahan traditional cost and benefit, value linking, value acceleration, value

restructuring dan innovation valuation.

Tabel 2.5 Perhitungan Simple ROI

Simple ROI = Traditional Cost-Benefit + Value Linking + Value Acceleration + Value

Restructuring + Innovation Valuation

Economic impact worksheet (lembar dampak ekonomis), meliputi perhitungan dan

analisis cost and benefit (biaya dan manfaat) yang digunakan untuk memperoleh hasil

perhitungan ROI sederhana dan skor proyek teknologi informasi. Perhitungan biaya ini

meliputi biaya pengembangan sistem (development cost) dan biaya pemeliharaan atau

operasional sistem (maintenance or on-going expenses).

54

A. Net Investment Required (From Development Costs Worksheet) B. Yearly Cash Flows : Based on five 12-month periods following

implementation of the proposed system. Cash flow can be negative YEARS TOTAL

YEAR 1 YEAR 2 YEAR 3 YEAR 4 YEAR 5 Net economic Benefit

0 0 0 0 0

Pengurangan biaya Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

.= Pre-tas Income Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

(-) Ongoing expense from worksheet

Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

= Net Cash Flow Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

xxx %

C. Simple ROI, calculated as B / # YRS / A D. Scoring, Economic Impact

Score Simple Return On Investment

0 Zero or less 1 1% - 299% 2 300% - 499% 3 500% - 699% 4 700% - 899% 5 over

Gambar 2.3 Economic impact worksheet

Perhitungan manfaat pada economic impact worksheet dihasilkan dari

penjumlahan value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation

valuation.

55 2.2.4.2.2 Net Present Value (NPV)

Metode ini menggunakan discount rate yang ditentukan dari biaya modal

perusahaan untuk membuat nilai uang dari proyek. Discount rate kemudian digunakan

untuk menyajikan nilai dari manfaat yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan, dan

digunakan untuk merefleksikan criteria lain yang dibuat oleh perusahaan seperti

penyesuaian kompensasi bagi resiko yang dapat dilihat.

Menurut Sutojo (2000, p117), nilai saat ini sejumlah uang, keuntungan atau net

cash flow yang akan diterima pada masa yang akan datang, dapat dihitung dengan

menggunakan rumus present value yang berikut :

Dimana PV adalah simbol nilai saat ini (present value) yang dicari, FV adalah

simbol nilai uang, keuntungan atau net cash flow yang akan diterima pada masa yang

akan datang, r adalah simbol masa (tahun) uang, keuntungan atau net cash flow itu akan

diterima. Sebagai catatan dikatakan, dalam istilah manajemen keuangan suku bunga

yang dipergunakan untuk mendiskonto nilai uang pada masa yang akan datang, agar

ditemukan present value nya, disebut tingkat pendiskonto (discount rate ataui discount

factor).

Present value uang, keuntungan, atau net cash flow, yang dinyatakan dalam

satuan,

Selanjutnya dapat dijelaskan bahwa net present value (NPV) adalah selisih

antara nilai saat ini (present value) seluruh net cash flow tahunan yang akan diterima

investor selama umur ekonomis proyek, dan nilai (anggaran) investasi proyek. Dalam

PV = FV / (1+r) n

1/(1+r)n

56 studi kelayakan proyek, yang dimaksud dengan nilai saat ini adalah nilai pada saat

proyek selesai dibangun.

Sebagai pedoman umum dikatakan apabila net present value proyek positif,

ditinjau dari segi profitabilitas, proyek yang direncanakan akan dibangun cukup layak.

Sebaliknya apabila net present value negative, rencana investasi proyek yang

bersangkutan tidak layak.

Net present value dapat dihitung dengan mempergunakan rumus persamaan

matematis yang berikut :

Dimana NPV adalah simbol net present value proyek yang dicari, CFI adalah

simbol net cash flow tahunan dari tahun ke satu sampai tahun ke-n, Io adalah simbol

jumlah investasi yang telah tertanam dalam proyek, r adalah discount rate yang

dipergunakan untuk mencari present value. Dalam praktek sehari-hari discount rate

yang dipergunakan adalah biaya modal (cost of capital) yang berlaku di pasar uang,

misalnya suku bunga deposito, atau suku bunga kredit yang harus dibayar investor.

2.2.4.2.3 Internal Rate of Return (IRR)

IRR disebut juga dengan metode Discounted Cash Flow atau Internal Rate of

Return yang biasa digunakan dalam teknik analitikal.

Menurut Garrison & Noreen (2003, p643), IRR adalah tingkat bunga yang akan

menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol.

Sedangkan menurut Sutojo (2000, p120), Internal Rate of Return (IRR) adalah

cara mengevaluasi profitabilitas rencana investasi proyek kedua yang mempergunakan

NPV = CFI1/(1+r)1 + CFI2/(1+r)2 + CFI3/(1+r)3 + … + CFIn/(1+r)n - Io

57 nilai waktu uang. Internal Rate of Return (IRR) adalah discount rate yang apabila

digunakan untuk mendiskonto net cash flows dan salvage value akan menghasilkan

jumlah present value yang sama dengan jumlah investasi proyek. Internal Rate of Return

(IRR) merupakan tingkat keuntungan yang akan diperoleh investor dari investasi proyek

mereka.

Cara untuk menghitung rumus IRR ini dapat dilakukan :

a. Secara coba-coba

b. Secara interpolasi

c. Prosedur matematik

d. Kalkulator atau komputer keuangan

2.2.4.2.4 Payback Period

Metode periode pembayaran kembali didefinisikan sebagai banyaknya waktu

yang diperlukan oleh suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas

yang ditimbulkannya. Metode pembayaran kembali bukan ukuran profitabilitas yang

sebenarnya dari suatu investasi. Metode ini mengatakan berapa tahun yang akan

diperlukan untuk menutupi kembali investasi. Metode ini tidak mempertimbangkan nilai

waktu uang (Garrison & Noreen, 2003, p653).

Metode payback dapat dinyatakan sebagai berikut :

Payback = Payback minus + Jumlah tahun minus

Benefit per tahun

58 2.2.4.2.5 Value Linking And Value Acceleration

Value linking adalah evaluasi secara keuangan terhadap manfaat yang merupakan

efek dari penerapan teknologi informasi pada perusahaan secara gabungan, misalnya

terciptanya komunikasi antar departemen yang lebih efisien.

Value acceleration adalah evaluasi secara keuangan terhadap setiap percepatan

waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa penyelesaian

kerja lebih cepat.

Manfaat dari value linking dan value acceleration dapat berbentuk penghematan,

kinerja yang lebih baik, dan peningkatan keuntungan. (Parker, 1988, p111-120).

2.2.4.2.6 Value Restructuring

Value restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsi-

fungsi tugas divisional. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang

dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah beralih

menjadi kegiatan yang bernilai lebih tinggi. (Parker, 1988, p122-132).

2.2.4.2.7 Innovation Valuation

Innovation valuation adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam

business domain perusahaan yang mempengaruhi tata cara pemimpin perusahaan dalam

memimpin usahanya. Manfaat berupa penyediaan wahana untuk mengubah strategi

bisnis perusahaan, terciptanya suatu produk baru atau area bisnis baru.

59 2.2.4.3 Faktor-faktor dalam Business Domain

Nilai manfaat tentunya tidak dapat langsung tampak pada perhitungan ROI,

karena sebagian manfaat ini bersifat unik terhadap business domain dan sebagian lagi

unik terhadap technology domain. Dalam business domain, masih ada empat faktor yang

di luar perhitungan ROI sederhana yang perlu dievaluasi agar pembobotan ini menjadi

lebih baik dan skor proyek tampak lebih realistis. Kelima faktor unik dalam business

domain adalah :

1. Faktor Strategic match, difokuskan pada derajat dukungan atau keselarasan

hubungan langsung maupun tidak langsung antara yang dibangun dengan tujuan

strategis perusahaan.

2. Faktor Competitive advantage, memperhatikan evaluasi terhadap kebijakan

umum perusahaan yang telah dijalankan dalam kaitannya meningkatkan

kemampuan perusahaan dalam berkompetisi.

3. Faktor Competitive Response mengukur tingkat kegagalan dalam menjalankan

sistem yang mengakibatkan kegagalan kompetitif perusahaan. Hal ini dapat

terjadi karena pesaing telah lebih dulu menyediakan jasa layanan, produk atau

pertukaran data.

4. Faktor Stakeholder Values adalah nilai yang mempresentasikan strategi yang

berfokus pada dukungan terhadap eksternal, pelanggan dan produk. Adapun yang

merupakan stakeholder values pada domain bisnis adalah services and quality,

agility, learning and empowerment, cycle time, environmental quality, dan mass

customization.

60

5. Faktor Management Information for Critical Success Factors, yang dibobot

adalah tingkat dukungan manajemen informasi terhadap kegiatan utama

perusahaan (Management Information Support of Core Activitied/MISCA).

6. Faktor Service and Quality, penyampaian produk dan pelayanan yang benar,

bebas dari kesalahan dan tepat waktu dengan harga yang sesuai adalah indikator

dan kriteria pengukuran yang dipertimbangkan oleh para stakeholder (Parker et

al., 1988, p353). Suatu proses perbaikan pelayanan dan tingkat kualitas adalah

strategi organisasi, yang seharusnya dikenali sebagai prioritas investasi yang

memiliki efek sinergis dan kumulatif terhadap kesuksesan organisasi secara

keseluruhan.

7. Faktor Agility, Learning, and Empowerment, secara berkesinambungan

memusatkan perhatian pada peningkatan fleksibilitas, intelijen dan kemampuan

adaptasi untuk mengubah kedua faktor penting organisasi yaitu tenaga kerja dan

proses bisnis. Lebih jauh lagi, memperkuat investasi organisasi dengan

menyediakan informasi yang diperlukan, pertanggungjawaban dan otoritas dalam

pengambilan keputusan.

8. Faktor Cycle-Time, peningkatan cycle time adalah suatu keharusan dalam

berkompetisi. Cycle time berfokus pada semua elemen yang masih dalam proses,

mulai dari menyelenggarakan budaya inovatif untuk memacu ide baru melalui

pengembangan dan produksi yang sukses dan penyalurannya ke konsumen

dengan tepat waktu sampai pada pembangunan standar industri baru atau praktik

terbaik (Parker, 1996, p323).

9. Faktor Environmental quality menjadi penggabungan yang umum untuk

beberapa stakeholders perusahaan (Parker, 1996, p323). Dengan adanya

61

environmental quality maka pekerja dapat bekerja pada lingkungan yang bersih,

pelanggan menunjukkan kepedulian tentang keamanan dari produk yang

digunakan, dan investor menunjukkan kepedulian tentang pertanggungjawaban

(liability) potensial sebagai hasil dari produksi produk.

10. Faktor Mass Customization, mensyaratkan kemampuan untuk memproduksi

lebih cepat pada keanekaragaman produk yang lebih besar melalui customization

(Parker, 1996, p324). Ketika kita berpikir kebanyakan dari Mass customization

untuk produksi barang-barang konsumen (consumer goods), prinsip mass

customization dapat juga diterapkan untuk personalisasi dari pelayanan.

11. Faktor Competitive Strategy Risks, manajemen organisasi harus mendefinisikan

dengan jelas respon terhadap resiko dan ketidakpastian lalu mengkomunikasikan

posisi tersebut kepada semua elemen dari organisasi. Resiko dan ketidakpastian

yang ada sangat mempengaruhi bahkan ikut menentukan keseluruhan strategi

sukses.

12. Faktor Business Strategy Risk, mencerminkan level kesuksesan strategi bisnis itu

sendiri, memberikan pasar yang dinamis, perusahaan yang dinamis, dan waktu

(Parker, 1996, p325). Business strategy risk berfokus pada resiko jangka panjang

di sekitar strategi kompetitif dan merubah lingkungan pasar dengan tujuan

merubah hubungan pemasok-pelanggan, political realignment, demographic

trends, atau regulatory trends.

13. Faktor Business Organization Risk, memusatkan pada tingkat dimana organisasi

mampu melaksanakan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek SIM.

Evaluasinya memperhatikan pengguna atau organisasi Business Domain, dan

bukan organisasi teknis. Komponen-komponen kapasitas organisasi meliputi

62

dukungan perubahan manajemen, kematangan penggunaan komputer dalam

organisasi, dan penilaian realitas atas tugas dalam menyelesaikan proyek melalui

bisnis proses dan fungsinya.

2.2.4.4 Faktor-Faktor dalam Technology Domain

Ada empat faktor technology domain yang mempengaruhi pemilihan investasi di

bidang teknologi informasi, yaitu :

1. Faktor strategic I/T Architecture mengevaluasi tingkat keselarasan suatu proyek

dengan seluruh strategi sistem informasi yang tercermin dalam IS blueprint.

2. Faktor I/T definitional uncertainty, menganalisis tingkat kompleksitas dari suatu

area, kemungkinan perubahan-perubahan yang ada dan spesifikasi suatu

pekerjaan.

3. Faktor I/T Strategy risk, adalah evaluasi tingkat investasi di luar proyek yang

merupakan risiko dalam mengakomodasi proyek untuk menghindari terjadinya

penambahan biaya infrastuktur.

4. Faktor I/T Technical and Implementation Risk menilai tingkat ketergantungan

pada risiko kemampuan mengambil alih bidang pengetahuan, ketergantungan

pada perangkat keras tertentu, ketergantungan pada kemampuan perangkat lunak

dan kemampuan pengembangan aplikasi perangkat lunak.

5. Faktor IT Services Delivery Risk, digunakan untuk mengetahui seberapa besar

resiko yang akan dihadapi perusahaan dengan adanya sistem yang baru.

Penilaian ini dipusatkan pada resiko jangka pendek yang mungkin dihadapi oleh

organisasi. Resiko ini ditekangkan pada tingkat perubahan yang diperlukan

63

LINE OF

BUSINESS Kuat

Derajat dimana bisnis

menguntungkan, bersaing

Lemah

Lemah Kuat

Computer Derajat dimana

Support Komputer yang ada

cukup kuat dan efektif

organisasi, termasuk biaya awal, integrasi, manajemen pelatihan, kebutuhan

reorganisasi, dan ancaman terhadap ekulibrium yang ada.

2.2.4.5 Corporate Value

Menurut Parker (1988, p186) metode yang digunakan untuk mendapatkan nilai

organisasi adalah dengan menentukan seberapa besaran dan pentingnya dari setiap

kategori nilai dan resiko. Dalam menilai organisasi ini kita perlu menganilisis batas

bisnis dan dukungan dari sistemnya. Batas bisnis yang dimaksud disini adalah tingkatan

pada bisnis yang menguntungkan, kompetitif, sehat dan memiliki kekuatan dalam

menghadapi gejolak bisnis maupun krisis ekonomi. Sedangkan dukungan sistem atau

teknologi informasi adalah tingkatan ketergantungan sebuah organisasi terhadap

teknologi informasi apakah kuat dan efektif atau tidak.

Untuk menggambarkan dari hubungan antara batas dari kegiatan bisnis dan

dukungan sistem atau teknologi informasi dibuatlah menjadi empat kuadran yang

masing-masing akan menerangkan seberapa besar ketergantungan suatu organisasi

terhadap sistem informasi yang mereka gunakan.

Gambar 2.4 Corporate Value (Parker, 1988, p187)

Kuadran A

Investasi

Kuadran B

Strategis

Kuadran C

Infrastruktur

Kuadran D

Breakthrough

64 a. Kuadran A : Investment

Pada posisi kuadran A, sebuah organisasi memiliki kekuatan bisnis yang kuat,

namun memiliki ketergantungan pada sistem informasi yang lemah. Biasanya organisasi

ini baru menginvestasikan sistem informasi pada bisnis mereka, sehingga masih harus

terus meningkatkan kekuatan bisnis yang berjalan. Dengan kekuatan bisnis yang ada,

mereka memiliki kesempatan untuk meningkatkan investasi yang mereka miliki di masa

mendatang, dengan konsekuensi mereka harus terus berfokus pada pembangunan

infrastrukturnya. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai negatifnya -10.

b. Kuadran B : Strategic

Pada kuadran ini menggambarkan adanya kekuatan bisnis yang kuat dengan

dukungan sistem informasi yang kuat pula. Organisasi sangat bergantung pada sistem

informasi untuk menjalankan bisnis yang mereka jalani. Kedua dari sistem infrastruktur

dan backbone systems sangat kuat. Untuk organisasi pada kuadran B mempunyai nilai

korporat positif 20 dan nilai korporat negatif -5.

c. Kuadran C : Infrastructure

Organisasi yang berada pada kuadran ini digambarkan memiliki kekuatan bisnis

yang lemah dan diikuti pula dengan dukungan sistem informasi yang lemah pula.

Tingkat ketergantungan organisasi pada sistem informasi dinilai sangat lemah. Nilai

korporat positinya 20 dan nilai korporat negatifnya -12.

65 d. Kuadran D : Breakthrough or Management

Pada kuadran ini, organisasi memiliki kekuatan bisnis yang lemah namun

dukungan dari sistem informasi yang ada dinilai kuat. Dengan adanya dukungan dari

sistem informasi yang kuat akan memungkinkan terciptanya kekuatan pada potensial

bisnis yang ada. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai korporat negatifnya -10.

2.2.4.6 Information Economics Scorecard

Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, skor pembobotan keempat

faktor domain bisnis dan ketiga faktor domain teknologi juga diperoleh, langkah

selanjutnya adalah memasukan skor tersebut ke dalam scorecard. Skor ini kemudian

dikalikan dengan nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot skor. Setelah itu

masing-masing bobot skor ini dijumlahkan untuk mendapatkan total skor proyek.

2.2.5 Analisis perilaku Biaya

Pemahaman atas hubungan antara biaya dan aktivitas bisnis sangat menentukan

keberhasilan dalam merencanakan dan mengendalikan biaya. Analisis atas dampak

aktivitas bisnis dan biaya akan menghasilkan klasifikasi tiap pengeluaran sebagai :

(Carter & Usry, 2004, p57-67)

1. Biaya tetap, merupakan biaya yang secara total tidak berubah saat aktivitas bisnis

meningkat atau menurun.

2. Biaya variabel, merupakan biaya yang secara total meningkat secara proporsional

terhadap peningkatan dalam aktivitas dan menurun secara proporsional terhadap

penurunan dalam aktivitas.

66 3. Biaya semivariabel, merupakan biaya yang memperlihatkan baik karakteristik dari

biaya tetap maupun biaya variabel.

Untuk merencanakan, menganalisis, mengendalikan, atau mengevaluasi biaya

pada tingkat aktivitas yang berbeda, biaya tetap dan biaya variabel harus dipisahkan.

Perbaikan teknologi dalam teknik atau fasilitas produksi juga dapat mempengaruhi

perilaku biaya. Salah satu tujuan dari pemisahan biaya tetap dan biaya variabel adalah

untuk melakukan analisis terhadap anggaran modal. Pada umumnya, klasifikasi dan

estimasi biaya dapat diperoleh dengan menggunakan metode perhitungan. Salah satu

metode perhitungan tersebut adalah metode kuadrat terkecil (Least Square).

Metode kuadrat terkecil (Least Square), sering disebut juga analisis regresi,

menentukan secara matematis garis yang paling sesuai, atau garis regresi linear, melalu

sekelompok titik. Metode ini memberi tingkat objektivitas yang tinggi dalam

analisisRumus yang digunakan dalam menentukan biaya tetap dan biaya variabel , yaitu:

1. Biaya variabel

∑∑

−

−−=

2)())((

xxyyxx

bi

ii

b = biaya variabel

iy = biaya

y = biaya rata-rata

ix = aktivitas bisnis

x = rata-rata aktivitas bisnis.

2. Biaya tetap

xbay +=

67

y = biaya rata-rata

a = biaya tetap

b = biaya variable

x = rata-rata aktivitas bisnis.

2.2.6 Analisis Value Chain

Menurut McLeod & Schell (2004, p 31), perusahaan menciptakan nilai dengan

melaksanakan aktivitas, yang disebut oleh Michael Porter sebagai aktivitas nilai (value

activities). Aktivitas nilai terbagi menjadi dua kategori besar, yaitu utama dan

pendukung. Aktivitas nilai utama (primary value activities) adalah aktivitas yang

berubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan

daripada yang dilakukan pesaing. Aktivitas nilai pendukung (support value activities)

menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung.

Aktivitas nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa kaitan untuk

membentuk rantai nilai (value chain).

Aktivitas utama tampak di lapisan bawah dan mencakup logistik masuk yang

memperoleh bahan baku dan pasokan dari pemasok, operasi perusahaan itu yang

mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logistik keluar yang mengangkut barang ke

pelanggan, operasi pemasaran dan penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan

pelanggan dan mendapatkan pesanan, serta kegiatan pelayanan yang memelihara

hubungan baik dengan pelanggan setelah penjualan.

Aktivitas nilai pendukung tampak pada lapisan atas dan mencakup infrastruktur

perusahaan – pengaturan organisasional yang mempengaruhi semua aktivitas utama

68 secara umum. Manajemen sumber daya manusia terdiri dari semua aktivitas yang

berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan. Pengembangan teknologi

mencakup semua aktivitas yang melibatkan teknologi, termasuk penerapan teknologi

tersebut secara efektif. Procurement berhubungan dengan aktivitas mendapatkan sumber

daya seperti material dan mesin, yang digunakan oleh aktivitas-aktivitas utama.

Gambar 2.5 Rantai Nilai (McLeod & Schell, 2004, p 31)

Infrastructure

Value

added

–

Cost

=

Profit

Human Resources Management

Technology Development dan product

Procurement

INBOUND

LOGISTICS

OPERATIONS OUTBOND

LOGISTICS

SALES

&

MARKETING

SERVICING