8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Dasar / Umum
2.1.1 Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005, p.5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur
apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya
data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi.
Menurut Whitten & Bentley (2007, p6), sistem informasi adalah suatu pengaturan
dari orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan output yang berupa
informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.
Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu
organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi)
2.1.2 Jenis-Jenis Sistem Informasi
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada
kebutuhan bisnis.
9 Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk
memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan
inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang yang memungkinkan organisasi
bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat
dilihat atau digunakan oleh manajer.
2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang
biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi
sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untuk memanipulasinya dengan
cara-cara tertentu sebelum menyebarkan secara keseluruhan dengan organisasi dan
kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek AOS seperti word processing,
spreadsheet, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video
conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan
dokter dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka
mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS, tetapi mendukung spektrum tugas-tugas
organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat
keputusan. SIM menghasikan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan
juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah
terkomputerisasi (basis data).
10 4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data.
DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan
di selutuh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif
pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas.
Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan
menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan
logikanya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk
menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga
disebut knowledge – based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan
pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu
organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat
keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah
khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-based yakni suatu mesin
interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan
pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan antarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative
Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-
terstruktur dan tak terstruktur, maka group decision support systems membuat suatu
solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan
masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan
11 skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung
perangkat lunak yang disebut dengan ”groupware” untuk kolaborasi tim melalui
komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu
eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan
grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti
kantor.
(http://willis.comze.com/jenis_jenis_si.html)
2.1.3 Enterprise Resource Planning
2.1.3.1 Pengertian ERP
Menurut Olson (2004, p9), ERP adalah sebuah sistem software yang memberikan
pengaruh yang besar dalam suatu organisasi. ERP merupakan sistem yang terintegrasi
untuk menerapkan suatu best practice dalam organisasi. Sistem ERP menentukan satu
prosedur untuk keseluruhan organisasi, yang membutuhkan setiap orang untuk
menyesuaikan diri dengan suatu sistem yang baru. Dalam sistem ERP, data di entri
sekali saja secara akurat dan kemudian semua user dapat menggunakan data yang sama.
Sistem ERP juga menawarkan suatu cara yang terbaik untuk melakukan berbagai hal,
konsep ini sering juga disebut sebagai best practice.
Menurut Whitten & Bentley (2007, p26), ERP adalah sebuah aplikasi software yang
mengintegrasikan suatu sistem informasi dan fungsi bisnis (termasuk transaction
processing dan management information untuk semua fungsi bisnis dalam perusahaan)
12
Menurut Wijaya & Darudiato (2009, p27) ERP merupakan konsep untuk
merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi
program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung
berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions),
sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi
konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan
maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.
2.1.3.2 Sejarah ERP
Tabel 2.1 Sejarah ERP
TAHUN PERISTIWA
1960an Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory
Control)
1970an Fokus bergeser pada MRP ( Material Requirement Planning), yang
menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan
berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang
sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.
1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup
pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan
distribusi
1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan,
sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir
semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang
13
kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning
(ERP)
2000an- now Extended ERP menjadi ERP II
(Sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p15)
2.1.3.3 Infrastruktur Sistem ERP
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP,
karena dengan adanya infrastruktur yang kuat maka dapat dikatakan bahwa perusahaan
telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur ERP terdiri dari :
1. People
Orang-orang yang terlibat dalam penerapan system ERP merupakan faktor yang
sangat penting terutama dalam komitmen waktu, dukungan top management, rasa
memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.
2. Process
Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis dengan adanya
penerapan sistem ERP.
3. Technology
Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana
teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, sofware, dan database.
14
Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP
(Sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p24)
2.1.3.4 Konsep dalam ERP
Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan interpretasi berikut :
1. Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis.
2. Metode dan teknik berkomunikasi.
3. Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis.
4. Koordinasi operasi bisnis.
Konsep dasar ERP adalah sebagai berikut :
1. ERP terdiri dari pake software komersial yang menjamin integrasi yang mulus
atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi,
sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.
2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat di konfigurasi, yang
mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan
melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
OPERATION
PEOPLE
TECHNOLOGY
PROCESS
15
3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antar muka di
seluruh enterprise.
4. Software ERP merupakan cerminan utama proses bisnis perusahaan, antara lain :
customer order fullfilment dan manufacturing.
Gambar 2.2 Information Integration Through ERP system
(Sumber : Leon, 2000, p4)
2.1.4 SAP
2.1.4.1 Sejarah SAP (SAP Strategic Evolution)
SAP AG beroperasi pada tahun 1972 dan meraih sukses pada tahun 1980an
dengan produknya SAP R/2 solution. SAP merupakan singkatan dari Systems,
Applications and Products dalam pemrosesan data. Setelah terjadi pengenalan produk
SAP R/3 pada tahun 1992, SAP AG menjadi vendor utama untuk standard software
aplikasi. SAP R/3 merupakan solusi bisnis yang menempatkan SAP sebagai leader dan
16 berkembang menjadi perusahaan yang sukses pada tahun 1990an. Pada tahun 1996
dikenalkan produk R/3 3.1 yang menghasilkan SAP Internet-enabled solutions untuk
pertama kalinya. Pada tahun 1998 SAP berubah dari sebuah single product company
menjadi global business solutions company. Pada tahun 1999 diperkenalkan konsep
pertama dari mySAP.com strategy. Antara tahun 2001-2003, mySAP.com mengalami
peningkatan dalam fondasi teknologinya lewat pengenalan SAP Web Application
Server yang dapat menjalankan program-program seperti ABAP atau Java engine.
Selama tahun ini pula, mySAP.com juga siap untuk menawarkan pengembangan dan
keuntungan secara besar-besaran dengan adanya Web services-based architecture, yang
sekarang ini dikenal sebagai SAP NetWeaver yang merupakan realisasi dari platform
yang integrasi. (Hernandez, Keogh, Martinez, 2006, p1-2).
SAP Awalnya merupakan Penyedia software sampai menjadi Pemimpin pangsa
pasar keseluruhan. Selama melewati tiga dekade, SAP sudah berkembang dari kecil,
bisnis regional menjadi Perusahaan Internasional kelas dunia. Sekarang, SAP adalah
pemimpin pangsa pasar keseluruhan in collaborative, solusi didalam bisnis perusahaan.
Perusahaan sekarang mempekerjakan karyawan lebih dari 48500 orang, yang
berkomitmen dan mempunyai jiwa inovasi untuk melangkah ke sukses yang akan
dicapai di masa depan.
2.1.4.2 Produk-produk SAP
Ada berbagai produk SAP, diantaranya adalah:
1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang
menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan proses dan oleh karena
itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite
17
menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang
mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah (SAP
AG, 2006, p1-14).
2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari mySAP
business suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang
efektif. Solusi mySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box
dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-25).
3. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi
untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara
10 sampi beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan
segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (SAP AG,
2006, p1-27).
2.1.5 Microsoft
2.1.5.1 Sejarah Microsoft
Microsoft Corporation didirikan 1975, berkantor pusat di Redmond, Washington,
Amerika Serikat, adalah perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia (dengan lebih
dari 50.000 karyawan di berbagai negara, hingga Mei 2004). Microsoft
mengembangkan, membuat, melisensikan dan mendukung beragam jenis
produk software untuk berbagai peralatan perkomputeran. Produknya yang paling
terkenal adalah kelompok sistem operasi Microsoft Windows, yang telah ada di mana-
mana dalam pasar komputer desktop.
Strategi bisnis Microsoft yang agresif telah mengakibatkan beberapa
penyelidikan pemerintah, termasuk tuntutan hukum federal pada tahun1998 di mana
18 Microsoft dinyatakan telah secara ilegal menggunakan kekuatan monopolinya untuk
mengalahkan pesaingnya melalui aksi banding dan negosiasi, Microsoft telah
mengurangi pengaruh dari keputusan ini pada pengoperasian perusahaan dan status
keuangannya.
Microsoft menjual beragam produk software. Banyak dari produk tersebut
dikembangkan secara internal, misalnya Microsoft Basic. Beberapa produk dibeli dari
pihak lain lalu dimerek ulang oleh Microsoft untuk distribusinya, seperti Microsoft
Project, sebuah program manajemen projek; Visio, sebuah program pentabelan;
DoubleSpace; Virtual PC yang dibeli dari Connectix; dan bahkan MS-DOS sendiri, yang
menjadi awal kesuksesan Microsoft dalam dunia pembuatan dan pemasaran perangkat
lunak. Pada bulan April 2002, Microsoft diorganisasi-ulang menjadi tujuh unit bisnis
utama,yaitu:
- Windows Client (mengelola client, server dan sistem operasi bernama Microsoft
Windows)
- Information Worker (mengelola produk software perkantoran)
- Microsoft Business Solutions (mengelola jasa bisnis dan aplikasi proses)
- Server and Tools (mengelola perangkat pengembangan dan software server
terintegrasi)
- Mobile and Embedded Devices (mengelola palmtop dan jasa telepon)
- MSN (mengelola jasa berbasis-web)
- Home and Entertainment (mengelola hardware dan software konsumen)
19
Microsoft Dynamics merupakan salah satu produk business software yang didesain
oleh Microsoft. Sebelumnya nama Microsoft Dynamics ini dikenal dengan ”project
green” yang menggantikan Microsoft Business Solution.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Corporation)
2.1.5.2 Komposisi dan Produk dari Microsoft Dynamics
1. Customer Relationship Management (CRM)
Microsoft Dynamics CRM . Merupakan sebuah software CRM yang dihasilkan oleh
microsoft yang dilengkapi dengan alat dan kemampuan untuk membuat dan
mempermudah perusahaan untuk mengelola hubungan dengan customer, target
untuk customer yang baru, kegiatan promosi, sentralisasi data dan menggerakan
pendapatan dari penjualan.
2. Enterprise Resource Planning (ERP)
- Microsoft Dynamics AX (dahulunya disebut Axapta). Merupakan produk untuk
mengintegrasikan fungsi-fungsi dalam perusahaan untuk meningkatkan
keamanan dan performance perusahaan dan mengefektifkan operasional.
- Microsoft Dynamics GP (dahulunya disebut Great Plains Software). Merupakan
sebuah produk software accounting untuk perusahaan berskala menengah.
Dynamics GP membantu perusahaan dengan menyediakan modul analytics,
customization tools, supply chain management, foundation, financial
management, field service, human resource management, manufacturing, project
accounting.
- Microsoft Dynamics NAV (dahulunya disebut Navision). Merupakan sebuah
produk untuk mengefektifkan produk dari sebuah perusahaan berdasarkan sistem
20
manajemen bisnis berdasarkan proses-proses accounting. Dynamics NAV dapat
dengan mudah di customize untuk menghasilkan fungsi tambahan dalam bisnis.
- Microsoft Dynamics SL (dahulunya disebut Solomon IV). Merupakan sebuah
produk dengan beberapa fungsi yaitu finance, project accounting,
manufacturing, field service, supply chains, analytics, dan electronic commerce.
Produk ini ditargetkan untuk perusahaan berskala kecil-menengah.
3. Retail Management
Microsoft Dynamics RMS (Retail Management System) (formerly QuickSell)
Microsoft Dynamics Point of Sale
4. Office Integration
Dynamics Snap
2.1.6 Investasi
Menurut Sutojo (2000,p1) investasi adalah upaya menanamkan faktor-faktor
produksi langka (dana, sumber alam, tenaga ahli dan teknologi) pada proyek tertentu.
Proyek tersebut dapat bersifat baru sama sekali atau perluasan proyek yang ada.
Ciri-ciri khusus investasi proyek : (Sutojo, 2000, p2)
1. Investasi tersebut menyerap dan mengikat dana dalam jumlah besar dan dalam
jangka waktu yang lama. Apabila terjadi kesalahan dalam perencanaan investasi
dampak yang diderita perusahaan pun akan berlangsung lama.
2. Manfaat yang akan diperoleh perusahaan baru dapat dinikmati sepenuhnya beberapa
masa (bulan atau tahun) setelah investasi dilakukan.
21 3. Tingkat resiko yang ditanggung perusahaan lebih tinggi, bilamana dibandingkan
misalnya dengan investasi harta lancar. Penyebabnya adalah besarnya jumlah dana
yang terikat dan jangka waktu ikatannya.
4. Keputusan investasi proyek yang keliru, tidak dapat direvisi begitu saja.
Menurut Reily & Brown (2006, p708) adalah komitmen pendanaan untuk periode
waktu tertentu yang akan memberikan hasil sebagai kompensasi bagi investor selama
waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebut dan resiko yang termasuk
didalamnya.
Investasi adalah suatu istilah dengan beberapa pengertian yang berhubungan dengan
keuangan dan ekonomi. Istilah tersebut berkaitan dengan akumulasi suatu bentuk aktiva
dengan suatu harapan mendapatkan keuntungan dimasa depan. Terkadang, investasi
disebut juga sebagai penanaman modal. (http://id.wikipedia.org/wiki/Investasi).
2.1.7 Kelayakan
Menurut Whitten & Bentley (2007, p89) Kelayakan adalah suatu ukuran dari
keuntungan yang diperoleh dalam pengembangan sebuah sistem informasi dalam suatu
organisasi.
2.1.7.1 Jenis-jenis Kelayakan
Menurut Whitten & Bentley (2004, p382-384) ada 4 Jenis kelayakan, yaitu :
1. Operational feasibility, merupakan ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja
dalam organisasi. Kriteria kelayakan operasional mengukur tingkat kepentingan
masalah atau tingkat penerimaan solusi.
22 2. Technical feasibilty, merupakan ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan
ketersediaan sumber dan pakar teknis. 3 masalah pokok dalam kelayakan teknis
yaitu teknologi yang praktis, teknologi yang memadai, pakar teknis yang memadai.
3. Schedule feasibility, merupakan ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek
tersebut.
4. Economic fasibility, merupakan ukuran efektifitas biaya sebuah proyek. Analisis
kelayakan ini akan menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari penyelesaian
masalah.
2.1.8 Studi kelayakan
Menurut Husnan & Muhammad (2000, p4) Studi kelayakan adalah penelitian
tentang dapat tidaknya suatu proyek(Biasanya proyek investasi) dilaksanakan dengan
berhasil.
Menurut Whitten & Bentley (2007, p89) Studi kelayakan adalah serangkaian
aktivitas untuk mengukur dan menilai sebuah kelayakan.
Faktor yang mempengaruhi intensitas studi kelayakan, antara lain : (Husnan &
Muhammad 2000, p8) :
1. Besarnya dana yang ditanamkan.
Pada umumnya semakin besar jumlah dana yang ditanamkan, maka semakin
mendalam studi yang diperlukan
2. Tingkat ketidakpastian proyek.
Semakin sulit kita memperkirakan penghasilan penjualan, biaya, aliran kas, dan lain-
lain, semakin berhati-hati kita dalam melakukan studi kelayakan. Berbagai cara
23
ditempuh untuk mengatasi ketidakpastian ini dengan analisa sensitifitas, taksiran
konservatif, dsb.
3. Kompleksitas elemen-elemen yang mempengaruhi proyek.
Setiap proyek dipengaruhi dan juga mempengaruhi faktor-faktor lainnya. Faktor-
faktor yang mempengaruhi suatu proyek mungkin menjadi sangat kompleks.
2.1.9 Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau lebih
jenis masukan dan menciptakan keluaran yang bernilai bagi pelanggan. Proses bisnis
melibatkan beberapa area fungsional dan fungsi bisnis dalam area tersebut.(Brady et al,
2001,p3).
Menurut Rama (2006, p.4),. Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang
dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi, dan penjualan barang
dan jasa.
2.1.10 Biaya
Menurut Simamora (2002,p40), biaya adalah kas atau setara kas yang dikorbankan
(dibayarkan) untuk barang atau jasa yang diharapkan memberikan manfaat (pendapatan)
pada saat ini atau dimasa mendatang bagi organisasi. Informasi tentang biaya dipakai
oleh manajer untuk lima tujuan umum(Simamora 2002,p41):
1. Penilaiaan persediaan. Manajemen harus mengetahui biaya mana yang akan
dilekatkan dalam persediaan perusahaan.
24 2. Penentuan laba usaha. Manajemen perlu mengetahui biaya mana saja yang akan
dikurangkan dari pendapatan dalam laporan laba rugi untuk menentukan laba usaha
selama periode.
3. Perencanaan keuangan. Manajemen membutuhkan informasi biaya untuk
merencanakan masa depan dengan tujuan finansial yang dikehendaki.
4. Pengendalian kegiatan usaha. Manajemen membutuhkan informasi perihal hasil
biaya sesungguhnya dibandingkan dengan biaya dianggarkan.
5. Pengambilan keputusan. Manajemen kerapkali mesti mengevaluasi biaya yang
berhubungan dengan serangkaian alternatif tindakan yang darinya lantas dipilih opsi
yang paling baik.
2.1.10.1 Macam-macam Biaya
Biaya untuk tujuan perencanaan dan pengendalian, dan pengambilan keputusan
digolongkan menjadi (Simamora, 2002, p51-58):
1. Biaya langsung dan tidak langsung
Biaya langsung (direct cost) adalah biaya yang dapat ditelusuri kepada sebuah obyek
biaya. Biaya tidak langsung adalah biaya bersama terhadap beberapa obyek biaya
sehingga tidak dapat ditelusuri secara langsung kepada obyek biaya tertentu.
2. Biaya terkendalikan dan tidak terkendalikan
Suatu biaya dianggap terkendalikan pada jenjang manajemen tertentu manakala
lapisan manajemen tersebut mempunyai kekuasaan untuk mengotorisasi biaya,
karena setiap biaya harus diotorisasi oleh manajer yang bertanggung jawab. Biaya
tidak terkendalikan berada diluar kendali manajer karena dia tidak dapat
mengotorisasinya.
25 3. Biaya bergabung dan bersama
Biaya bersama dikeluarkan untuk menyediakan manfaat kepada lebih dari satu
aktivitas. Biaya bersama terjadi manakala dua produk, yang mungkin dihasilkan
secara terpisah, diproduksi bersama. Biaya bergabung diterapkan dalam situasi
dimana bermacam-macam keluaran berasal dari satu sumber.
4. Biaya relevan dan tidak relevan
Biaya relevan adalah biaya yang muncul dalam situasi dimana pengambil keputusan
harus memilih diantara dua atau lebih opsi. Biaya tidak relevan adalah biaya yang
tidak berubah untuk semua alternatif.
5. Biaya terbenam
Biaya yang sudah dikeluarkan dan tidak dapat diganti dengan keputusan sekarang
atau dimasa yang akan datang
6. Biaya diferensial
Disebut juga biaya incremental adalah perbedaan jumlah biaya diantara dua
alternatif. Biaya diferensial akan muncul baik sebagai biaya langsung pemilihan
sebuah alternatif atau sebagai biaya tidak langsung yang berhubungan dengan
pilihan diantara alternatif-alternatif.
7. Biaya tunai dan biaya kesempatan
Biaya tunai adalah biaya yang memerlukan pengeluaran kas atau sumber daya
lainnya. Biaya kesempatan adalah manfaat potensial yang hilang atau dikorbankan
ketika memilih suatu tindakan yang perlu mengorbankan tindakan lainnya.
26 2.1.11 Manfaat
Menurut Remenyi (1995, p40) manfaat dari TI merupakan keuntungan atau
kebaikan yang diperoleh oleh suatu organisasi yang bersedia untuk membayar atas
penggunaan TI tersebut.
Menurut Parker, manfaat yang dapat dihitung dapat dibedakan menjadi tiga jenis:
1. Tangible benefits, yaitu manfaat yang tidak kasat mata, berdampak langsung dan
dapat dihitung. Misalnya penurunan biaya operasional. Analisis terhadap tangible
benefit atau yang bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode
simpleROI-Traditional Cost-Benefit Analysis (TCBA).
2. Quasi-tangible benefits, yaitu manfaat yang berada di ruang “abu-abu”, atau yang
berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi masih susah dihitung ataupun
sebaliknya, tidak berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat
dihitung. Contohnya memperbaiki proses perencanaan, perbaikan pengambilan
keputusan, dan sebagainya.
3. Intangible benefits, manfaat yang bersifat kasat mata dan berorientasi pada
peningkatan efektifitas perusahaan. Contohnya meningkatkan moral pegawai,
meningkatkan citra perusahaan, dan sebagainya.
2.1.12 Teknik Pengumpulan Data
Terdapat dua hal utama yang mempengaruhi kualitas data hasil penelitian, yaitu,
kualitas instrumen penelitian, dan kualitas pengumpulan data. Kualitas instrumen
penelitian berkenaan dengan validitas dan reliabilitas instrumen dan kualitas
pengumpulan data berkenaan ketepatan cara-cara yang digunakan untuk mengumpulkan
data.
27
Teknik-teknik untuk pengumpulan data yang ada adalah wawancara, angket, dan
observasi.
1. Interview (Wawancara)
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin
melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti,
dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih
mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.
a. Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti
atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang
akan diperoleh. Pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian berupa
pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah disiapkan,
dan setiap responden diberi pertanyaan yang sama.
b. Wawancara Tidak Terstruktur
Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di mana peneliti
tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis
dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan
hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. Dalam
wawancara ini peneliti belum mengetahui secara pasti data apa yang akan
diperoleh, sehingga peneliti lebih banyak mendengarkan apa yang diceriterakan
oleh responden. (Sugiyono, 2004, p129-133)
2. Kuesioner (Angket)
Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk
28
dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila
peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa
diharapkan dari responden, dimana kuesioner ini lebih cocok digunakan bila jumlah
responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas.
Beberapa prinsip dalam penulisan angket yaitu : prinsip penulisan, pengukuran dan
penampilan fisik.
a. Prinsip Penulisan Angket : menyangkut beberapa faktor yaitu : isi dan tujuan
pertanyaan, bahasa yang digunakan mudah, pertanyaan tertutup terbuka-negatif
positif, pertanyaan tidak mendua, tidak menanyakan hal-hal yang sudah lupa,
pertanyaan tidak mengarahkan, panjang pertanyaan, dan urutan pertanyaan.
b. Penampilan Fisik Angket : sebagai alat pengumpul data akan mempengaruhi
respon atau keseriusan responden dalam mengisi angket. Angket yang dibuat di
kertas buram, akan kurang menarik bagi responden. Tetapi angket yang dicetak
di kertas yang bagus dan berwarna akan menjadi mahal. (Sugiyono, 2004, p135-
p138)
3. Observasi
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila
dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Observasi
tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain. Teknik
pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan
perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala dan bila responden yang diamati tidak
terlalu besar. Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat
dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non
participant observation selanjutnya dari segi instrumentasi yang digunakan, maka
29
observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur. (2004,
p138-139)
2.1.13 Skala Pengukuran
Menurut Sugiyono (2004, p84), Skala Pengukuran merupakan kesepakatan yang
digunakan sebagai acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam
alat ukur, sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan
menghasilkan data kuantitatif.
Ada 5 macam skala yang dapat digunakan untuk penelitian Bisnis, namun 2
diantaranya adalah: (Sugiyono, 2004, p86)
1. Skala Likert
Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang
atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Jawaban setiap item instrument
yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai
sangat negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain:
a. Sangat Setuju
b. Setuju
c. Ragu-ragu
d. Tidak Setuju
e. Sangat tidak setuju
Instrumen penelitian yang menggunakan skala Likert dapat dibuat dalam bentuk
checklist ataupun pilihan ganda.
30 2. Rating Scale
Dengan rating-scale, data mentah yang diperoleh berupa angka kemudian
ditafsirkan dalam pengertian kualitatif. Responden akan menjawab salah satu
jawaban kuantitatif yang telah disediakan. Rating-scale ini lebih fleksibel, tidak
terbatas untuk pengukuran sikap saja tetapi untuk mengukur persepsi responden
terhadap fenomena lainnya, seperti skala untuk mengukur status sosial ekonomi,
kelembagaan, pengetahuan, kemampuan, proses kegiatan dan lain-lain.
2.2 Teori-teori Khusus
2.2.1 SAP Business One
2.2.1.1 Overview SAP Business One
Komponen utama dari aspek compact solution yang ada dalam SAP Business
One adalah SDK (System Development Kit).
SAP Business One dilengkapi dengan fungsi-fungsi standard yang diperlukan
oleh perusahaan kecil hingga menengah ke atas. SAP Business One mencakup beberapa
area fungsional berikut :
1. Contact Management and Opportunity Analysis (CRM). Dengan fungsi ini,
perusahaan dapat memonitor semua customer contact yang dikumpulkan
melalui telepon, rapat, dan berbagai metode lainnya yang dimiliki perusahaan.
2. Administration (Customizing SAP Business One). Kegunaan dari administration
ini adalah untuk melakukan proses pengelolaan yang dilakukan oleh
administrator dan mencakup fungsi-fungsi yang umum dalam sistem, seperti
user administration, system intialization, workflow definitions, dan sebagainya.
31
3. Financials. Fungsi untuk melakukan pengaturan dan pengelolaan account-
account yang dimiliki perusahaan, termasuk general budgeting, journal entries,
dan lain sebagainya.
4. Sales/Order Processing. Fungsi untuk mengatur semua proses yang berkaitan
dengan penjualan antara lain, sales offers, customer orders, master record and
discount structures, returns, dan fungsi-fungsi sales lainnya.
5. Purchase and Procurement. Dengan fungsi ini perusahaan dapat mengelola order
pembelian yang dlakukan, goods receipt, dan incoming invoice.
6. Business Partner. Fungsi ini digunakan untuk memelihara hubungan baik dengan
vendor maupun dengan customer. Sebagai contoh, data-data spesifik dapat
dilihat oleh fungsi sales dan purchasing sesuai dengan kondisi bisnis yang
terjadi.
7. Cost Accounting/Cost Calculation. Dengan fungsi ini, perusahaan dapat
membuat profit centre sesuai dengan struktur cost centre, dan selanjutnya dapat
dilacak dan dievaluasi sesuai dengan tipe Profit&Loss Statements.
8. Inventory Management. Fungsi ini untuk mengatur Item master management
(terdiri dari, bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi), item
management, standard price list, dan inventory transaction (goods issued, goods
receipt, transfer posting, dsb).
9. Production. Fungsi ini digunakan untuk mengevaluasi dan menjamin material
availability, merealisasikan production orders, dan mendefinisikan bill of
materials.
10. Invoicing/payment. Fungsi ini untuk mengatur electronic payment transactions
baik untuk pembayaran domestik dan pembayaran luar negeri.
32
11. Material Resources Planning (MRP). MRP menghitung gross requirement
dalam bill of material, sesuai dengan sales orders dan forecast demands. Selain
itu MRP juga berfungsi untuk menjadwalkan order recommendations sesuai
dengan lead time yang telah didefinisikan.
12. Service. Fungsi ini melakukan optimalisasi potensi-potensi dalam bagian sales
dan service. Selain itu service berfungsi untuk mengatur service contract
management and planning, customer interaction tracking, customer support, dan
sales opportunities management.
13. Human Resources. Menintegrasikan interface yang tersedia untuk bagian HR.
Fungsi ini dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan atau permintaan personnel
system yang ada dalam mySAP.
14. Reports. Fungsi report ini menyajikan berbagai macam laporan, yaitu business,
accounting, warehouse, dan financial statements.
15. Internet sales. Mengintegrasikan interface yang tersedia untuk sistem internet
sales B2C atau B2B dari SAP.
List dari area proses yang ada dalam SAP Business One menggambarkan keseluruhan
proses dalam perusahaan. Walaupun jangkauan fungsi yang dimiliki oleh SAP Business
One tidak seluas SAP R/3, tetapi SAP Business One dimaksudkan sebagai compact
solution untuk perusahaan dengan skala menengah yang didesain untuk memenuhi
kebutuhan khusus yang ada pada customer. Walaupun SAP Business One tidak memiliki
kemampuan seperti SAP R/3, tetapi secara menyeluruh SAP Business One sudah
merupakan sebuah complete ERP package. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p4-5)
33 Biaya Yang Berhubungan Dengan Pengambilan Keputusan
Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan implementasi sebuah software yang baru
dibedakan menjadi dua bagian yaitu implementation cost dan operating cost. Biaya
implementasi utama yang harus dipertimbangkan adalah biaya client licensing. Biaya
implementasi lainnya yang harus dipertimbangkan antara lain :
1. Untuk user workstation dibutuhkan PC dengan pentium III atau lebih dengan
paling sedikit 256MB RAM.
2. Arsitektur dari SAP Business One yang berbasis pada tipe konsep client/server.
3. Seperti yang telah dicatat sebelumnya, dengan sedikit pendekatan, implementasi
awal juga termasuk konfigurasi klien perorangan sehingga hanya diperlukan
bentuk / bidang tertentu yang diimpor.
4. Aspek kritis lain dalam pelaksanaan implementasi tentu saja adalah dukungan.
Biasanya dukungan yang terkandung dalam mendukung tingkat pertama, namun
sebagai bagian dari instalasi awal, sehingga disebut Hot paket disediakan situs
yang memungkinkan untuk customatization spesifik dan error correction.
ROI tentu saja merupakan biaya yang paling kritis dalam proses implementasi. Secara
umum, penerapan SAP Business One sangat menempel pada syarat-syarat yang
dibutuhkan untuk ROI berikut ini :
1. Kustomisasi / add-on program tersedia melalui sebuah SDK.
2. Skalabilitas melalui integrasi dengan produk lain, terutama solusi berbasis web.
3. Kepatuhan terhadap standar terbuka (misalnya, XML)
(Teuful, Nam, & Heun, 2005, p6-8)
34 2.2.1.2 Posisi dari SAP Business One dalam dunia SAP
Sebagai bagian dari perhatian SAP terhadap perusahaan dengan skala kecil dan
menengah, SAP telah mengembangkan industry specific solutions dibawa nama All in
One. SMB (Small-Medium Business) merupakan solusi bisnis yang berbasis pada
mySAP (R/3). Keuntungan dari solusi ini ketika dibandingkan dengan produk mySAP
R/3 adalah untuk perusahaan berskala kecil hingga menengah, SAP R/3 terlalu bersifat
oversized atau melebihi business requirement dari perusahaan (dalam semua level, mulai
dari biaya sampai tingkat kompleksitas dalam proses implementasi) . Faktor kunci lain
yang membedakan SAP Business One adalah program yang berbeda dari produk SAP
yang terdahulu. SAP Business One menggunakan bahasa C++ , oleh karena itu customer
extensions tidak termasuk dalam source code tetapi lewat tampilan yang telah
didefinisikan sebelumnya dengan objek component object model (COM), seperti add-
ons dikembangkan lewat SDK. Saat ini, SAP memiliki 52 COM object yang tersedia
sebagai partner saat akan melakukan implementasi. Pertimbangan tambahan dalam
struktur pemrograman yang membedakan R/3 dan SAP Business One adalah secara
menyeluruh kita susah untuk mengukur ongoing support cost untuk R/3 solution, karena
setiap perusahaan menggambarkan proses instalasi yang unik dan dibutuhkan
modifikasi-modifikasi khusus.
Hal yang perlu di pertimbangkan untuk semua pelaku bisnis yang ingin
menerapkan ERP-based solution adalah ongoing support dan implementation. Hal yang
paling membedakan SAP dengan lainnya adalah SAP berfokus pada proses bisnis
perusahaan kemudian teknologi, dan tidak hanya berfokus pada teknologinya saja.
Proses bisnis yang ada didalam perusahaan harus difasilitasi dan kemudian selanjutnya
diperluas dengan menggunakan ERP solution. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p9-10)
35 2.2.1.3 Technology dari SAP Business One
Teknologi yang terdapat dalam SAP Business One digambarkan dengan konsep
Less is More, dimana SAP Business One di integrasikan dengan teknologi yang sudah
cukup familiar oleh kebanyakan user yaitu Microsoft Office Suite sehingga user tidak
membutuhkan waktu yang lama untuk beradaptasi lagi.
Keuntungan yang ditawarkan oleh struktur teknologi dari SAP Business One
adalah :
- integrasi
- keterbukaan
- user interface yang intuitif (MS Windows)
- kemampuan untuk mengkonvert data ke MS Word dan Excel
- expandability ( industry-standard development)
- multinasional fungsi (country-specific accounting systems)
- multilingualism (available in more thant eight languages)
- migration ability/scalability (growth path to mySAP R/3)
- koneksi dengan aplikasi mySAP via XI
SAP Business One juga hanya menggunakan database Microsoft SQL server
enterprise, dimana automatic administration dari versi SQL server dapat dimanfaatkan
untuk membantu konsistensi dari aplikasi client/server. SAP Business One mendukung
adanya proses upgrade secara otomatis ketika client software yang baru telah di load
oleh server database. Database dalam SAP Business One menawarkan perlindungan
terhadap sistem ketika terjadi data loss dan unauthorized access. SAP Business One
memiliki konsep tersendiri tentang user authorization, sehingga user hanya dapat
36 mengakses data spesifik yang sesuai dengan area yang menjadi tanggung jawab user.
(Teuful, Nam & Heun, 2005, p11-13)
Manfaat dari SAP Business One adalah :
1. Enhanced produktivitas - sederhana, antarmuka pengguna intuitif memungkinkan
semua karyawan di semua tingkat bekerja dengan cepat dan efisien.
2. Lebih cepat dan keputusan bisnis yang lebih baik - manajer dapat dengan cepat dan
efektif memperoleh informasi strategis dari setiap aspek dari perusahaan,
membiarkan mereka membuat keputusan bisnis terbaik.
3. Merampingkan operasinya dengan mulus kunci mengintegrasikan proses bisnis
seperti penjualan, pembelian, inventaris dan keuangan. Ini out-of-the-box integrasi
memungkinkan Anda untuk menghapus data yang berlebihan masukan dan
kesalahan di seluruh bisnis Anda.
4. Kuat skalabilitas - Fleksibel, teknologi terbuka memungkinkan Anda dengan mudah
mengubah dan menyesuaikan solusi Anda sebagai bisnis Anda berkembang dan
kebutuhan Anda berubah.
5. Jangkauan global - Dengan SAP Business One, Anda dapat melakukan dan
melaporkan semua transaksi bisnis dalam berbagai mata uang.
6. Kontrol biaya - Meningkatkan produktivitas karyawan, meningkatkan komunikasi
dengan pemasok, dan peningkatan efisiensi operasi dari semua menambahkan
hingga tak tertandingi kontrol biaya.
7. Peningkatan pendapatan - Cepat dan mudah akses ke informasi yang real-time di
mana saja di sistem membantu Anda mengidentifikasi peluang penjualan baru,
membawa produk baru ke pasar dengan cepat, dan pengembangan bisnis
menyediakan tingkat layanan dan dukungan pelanggan.
37 8. Peluang penjualan penuh - Solusi menyampaikan alat-alat yang penting bisnis perlu
mengelola peluang penjualan, termasuk laba kotor dan inventaris informasi.
(http://it.toolbox.com/blogs/crm-trends/sap-business-one-4120)
2.2.1.4 Modul-modul dalam SAP Business One
1. Modul Administrasi (Administration Module)
Modul Administrasi terdiri dari semua pengaturan bentuk dasar sistem,
termasuk konversi mata uang, inisialisasi sistem, definisi, impor/ekspor data,
kegunaan, prosedur persetujuan, lisensi add-ons, dan tanda-tanda fungsi
manajemen. Dalam modul ini, data umum perusahaan disimpan dan diakses
untuk informasi dari sistem software vendor yang berbeda juga dapat
memungkinkan untuk mengaksesnya.
Fungsi-fungsi penting dari inisialisasi sistem adalah:
a. Detail Perusahaan
b. Pengaturan Umum
c. Otorisasi
d. Pengaturan dokumen dan penomoran
e. Neraca terbuka
f. Pilihan mencetak
2. Modul Keuangan / Akuntasi Biaya
Modul keuangan memungkinkan pengguna untuk melakukan seluruh
transaksi akuntansi khususnya yang biasa dilakukan setiap hari di perusahaan,
38
termasuk membuat entri jurnal, rekonsiliasi hasil pajak, dan menghasilkan
seluruh laporan untuk pemakai yang berbeda jabatan di perusahaan.
Modul keuangan SAP Business One termasuk:
a. Sebuah Chart of Accounts dan Edit Charts of Accounts
b. Journal Entry dan Journal Voucher Exchange Rate Differences dan
Conversion Differences
c. Sebuah fungsi Budget
d. Cost Accounting
3. Modul Peluang Penjualan (The Sales Opportunities Module)
Modul ini dipakai untuk memberikan jalan dan analisis peluang penjualan
untuk dapat meningkatkan aktivitas-aktivitas penjualan.
4. Modul Penjualan- Piutang ( The Sales- A/R Module)
Modul penjualan-piutang mencakup keseluruhan proses penjualan, dari
membuat quotes untuk customers dan potensial customers untuk invoice.
Business One menghasilkan bermacam-macam variasi dari dokumen-dokumen
penjualan untuk pemakai, tiap dokumen berhubungan dengan tingkat yang
berbeda dalam proses penjualan.
Modul ini menghasilkan pilihan yang berbeda-beda, termasuk Sales Quotes,
Sales Order, Delivery, Returns, A/R Invoice, Dunning Wizard, dan Sales Reports.
Semua fungsi-fungsi dapat diorganisasikan dengan referensi ke dokumen
terdahulu.
39
5. Modul Pembelian-Utang (Purchasing-A/P Module)
Modul pembelian membolehkan kita untuk mengontrol keseluruhan proses
pembelian, dari negoisasi dengan penjual dan permintaan pembelian sampai
pengiriman barang yang diorder dan proses datangnya tagihan. Dokumen
Pembelian yang disediakan SAP Business One:
a. Purchase Order
b. Receiving PO
c. A/P Invoice
6. Modul Partner Bisnis (The Business Partners Module)
Modul ini membolehkan untuk manajemen data dari seluruh partner bisnis
perusahaan. Modul ini juga terdiri dari seluruh informasi tentang customers dan
vendors. Informasi ini diperuntukan untuk dapat memegang transaksi-transaksi
bisnis dan untuk menyiapkan dokumen-dokumen bisnis.
Spesifik informasi untuk partner bisnis yang dicatat didalam sistem disebut
master data . Informasi-informasi yang merepresentasikan master data:
a. Company name, addresses(s), and telephone number(s)
b. Contact person’s name, telephone number, e-mail address, and so on.
c. Payment terms/price list
d. Payment system
e. Accounting –related data
40
7. Modul Bank (The Banking Module)
Modul Bank ini memfasilitasi transaksi keuangan secara lengkap, termasuk
penerimaan uang, deposito, pembayaran, sistem pembayaran, rekening bank, dan
rekonsiliasi.
8. Modul Persediaan (The Inventory Module)
Dalam SAP Business One modul persediaan, perusahaan dapat mengelola
semua barang di pembelian, penjualan, prosedur, atau perolehan. Modul
persediaan terdiri dari seluruh informasi tentang data master barang, manajemen
barang, transaksi persediaan, list harga,pengambilan/pengepakan, dan laporan
persediaan. Dalam modul persediaan ada tiga jenis barang yang berbeda:
a. Purchase item, adalah barang yang dibeli dari vendor.
b. Sales item, adalah barang yang dijual kepada customer.
c. Warehouse item, adalah barang yang dapat dipakai dalam manajemen
persediaan.
9. Modul Produksi (The Production Module)
Modul produksi mendefinisikan bills of material (BOM) dalam produk kita,
membuat dan memelihara Production Orders, mengontrol penerimaan dari dan
hasil permintaan untuk produksi, menghasilkan laporan produksi, dan dapat
mengupdate harga barang induk secara umum. Informasi dalam BOM dapat
dipakai untuk meyakinkan bahwa adanya kuantitas yang sesuai dari komponen
yang diminta sudah ada ditangan.
41
10. Modul MRP
Modul MRP memungkinkan perusahaan untuk membuat perencanaan
terhadap permintaan material yang akan digunakan untuk mendukung proses
manufacturing. MRP dapat memberikan perencanaan rekomendasi bagi
perusahaan untuk memenuhi gross requirements dengan pertimbangan dari stock
yang tersedia, pembelian yang tersedia, dan order produksi. Modul MRP
dilengkapi dengan adanya MRP Wizard guides yang dapat memungkinkan
perusahaan untuk :
a. Membuat dan mengelola MRP Scenarios.
b. Menyimpan MRP Scenario.
c. Mengupdate dan mendefinisikan perkiraan individual.
d. Melampirkan perkiraan individual yang telah dibuat ke dalam skenario
khusus.
e. Menjalankan MRP
11. Modul Layanan (The Service Module)
Modul service mengoptimalkan potensi yang ada dalam bagian Sales dan
Service dengan mendukung proses service operations, service contract
management, service planning, tracking of customer interaction activities,
customer support, dan management of sales opportunities. Sub fungsi yang
dimiliki oleh modul service, yaitu :
a. Service call. Sebuah feature yang memampukan perusahaan untuk
memberikan solusi terhadap pertanyaan-pertanyaan customer.
42
b. Customer Equipment Card. Merupakan database yang memuat semua
informasi terhadap semua barang yang dapat diservice
c. Service Contract. Sebuah Service Contract merupakan persetujuan legal yang
memampukan customer untuk menerima service terhadap sebuah items
selama periode tertentu
d. Knowledge Base Solution. Memiliki key solutions untuk memecahkan
berbagai macam masalah dan kasus.
e. Service Reports. Memungkinkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis
data yang berkaitan dengan service contracts, customer equipment, dan
service calls.
12. Modul Human Resources (The Human Resources Module)
Modul human resources dapat memungkinkan user untuk melakukan entry
dan mengelola informasi mengenai karyawan dalam perusahaan dan dapat
menampilkan tugas-tugas berikut ini :
a. Entry dan mengelola informasi tentang karyawan baik yang bersifat general
maupun personal, seperti umur, status perkawinan, nomor passport, no ID,
nomor telepon, dan alamat.
b. Mengelola informasti yang berkaitan dengan pendidikan customer, catatan
pekerjaan sebelumnya, hasil dari professional review, dan absensi.
c. Menganalisis biaya dan gaji karyawan.
d. Membuat berbagai macam reports dan daftar karyawan untuk lebih
mengefisiensikan operasi bisnis.
43
13. Modul Laporan(The Reports Module)
SAP Business One memiliki sebuah modul report yang terintegrasi dan luas.
Dalam modul report ini terdapat berbagai macam jenis report, antara lain
business reports, accounting reports, warehouse reports, financial reports, dan
account statements. Modul report memiliki banyak report yang telah dijabarkan
dan dapat dianalisis dalam berbagai cara dengan menggunakan fungsi selection
dan sort. Untuk membantu user dalam membuat report, maka modul ini
dilengkapi dengan sebuah Reports Wizard yang memberikan instruksi untuk
mendefinisikan sebuah query. Dalam modul ini juga di mungkinkan untuk
mengkonvert semua report menjadi dokumen MS.Excel atau MS.word.
(Teuful, Nam & Heun, 2005, p17-36)
2.2.2 Microsoft Dynamics AX
Microsoft Dynamics AX pada awalnya dikembangkan oleh Damgaard di Denmark
dan pada saat itu dikenal sebagai Axapta, sebelum di merger oleh perusahaan Navision
pada tahun 2000. Hasil dari merger ini kemudian diakuisisi oleh Microsoft pada tahun
2002 dan produknya sekarang telah berkembang ke seluruh penjuru dunia.
Microsoft Dynamics AX (sebelumnya Axapta) adalah solusi yang tersedia saat ini
yang paling tepat memberikan cakupan yang paling luas bagi perusahaan yang memiliki
penghasilan menengah ke atas. Dengan memiliki system ini dapat membantu
perkembangan bisnis secara cepat bahkan perluasan yang cepat di internet. Dynamic AX
juga menyediakan dasar yang kuat untuk kesuksesan kolaborasi dengan para klien mitra
kerja, karyawan dan vendor.
44
Microsoft Dynamics AX dibangun untuk memudahkan kegiatan bisnis local dan
antar Negara, dengan konsolidasi dan proses standarisasi, membantu meningkatkan
produktivitas, menyediakan visibilitas diantara organisasi, dan membantu
menyederhanakan kepatuhan. Dengan Microsoft Dynamics AX, Anda dapat yakin
mengenai solusi manajemen bisnis Anda - dan akan terus-relevan dengan kebutuhan
orang-orang dan tuntutan industri dan bisnis.
Dynamic AX mendukung bisnis secara keseluruhan dimana di dalamnya dapat
ditemukan semua standard aplikasi ERP, yang merupakan satu kesatuan yang mudah
digunakan secara menyeluruh yaitu :
a. Analytics
b. Customization
c. Distribution
d. E-commerce
e. Financial management
f. HR Management
g. IT infrastructure management
h. Manufacturing
i. Project management
j. Sales and marketing
k. Supply chain management
(http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/products/ax-overview.aspx)
45 Manfaat dari Microsoft Dynamics AX :
Meningkatkan produktivitas (improve productivity)
Dalam dunia bisnis yang sedang bergejolak, produktivitas dan efektivitas
individu memiliki dampak langsung pada profitabilitas. Membuat orang akrab,
mudah menggunakan alat-alat yang memungkinkan mereka untuk bekerja dengan
cepat dan pintar, proaktif keputusan. Bisnis Anda dapat memperoleh manfaat
dengan memberikan kepada eksekutif, manajer, dan karyawan pengetahuan yang
mereka butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang sehat. Microsoft Dynamics
AX dapat memberikan informasi dan alat-alat analisis yang mereka butuhkan untuk
membuat manfaat itu tercapai. Dengan kemampuan untuk menyesuaikan informasi
yang mereka butuhkan dengan tanggung jawab khusus mereka, Microsoft Dynamics
AX dapat mengatur pengambilan keputusan dan meningkatkan produktivitas di
seluruh perusahaan Anda.
Mengelola perubahan dan pertumbuhan (Manage Change)
Untuk mengikuti kompetisi, perusahaan masih perlu diperluas ke wilayah-
wilayah baru, meluncurkan produk dan layanan baru, dan meningkatkan kekuatan
bisnis melalui merger dan akuisisi. Dengan Microsoft Dynamics AX, Anda dapat
berhasil mengelola pertumbuhan dan perubahan dengan membangun hubungan
rantai supply yang menguntungkan dan cepat menyesuaikan proses internal untuk
memenuhi tuntutan perubahan.
Bersaing secara global (Compete Globally)
Hari ini, peluang bisnis dapat berarti memperluas basis pelanggan Anda
sehingga termasuk di seluruh dunia atau mengembangkan melintasi perbatasan
menjadi situs-situs baru atau kantor-kantor cabang. Microsoft Dynamics AX
46
dirancang untuk mengelola kompleksitas organisasi global dengan cara konsolidasi
dan standarisasi proses dan menyediakan visibilitas di dalam seluruh organisasi
Anda.
Menyederhanakan kepatuhan terhadap peraturan (Simplify compliance)
Perusahaan menghadapi segudang persyaratan peraturan yang sangat bervariasi
antar daerah dan negara. Microsoft Dynamics AX dapat membantu Anda
mengurangi resiko dan tanggung jawab yang terkait dengan pengelolaan perusahaan,
kepatuhan terhadap peraturan, dan inisiatif pelanggan.
(http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/using/ax-using.aspx)
2.2.2.1 Modul-modul dalam Microsoft Dynamics AX
a. Traditional core
1. General Ledger, menyusun buku besar, pajak penjualan, mata uang dan
aktiva tetap di masa yang akan datang
2. Bank Management, dimana kas diterima dan dibayarkan
3. Customer Relationship Management (CRM), dimana partner bisnis
(pelanggan, penjual, dan pemimpin) berhubungan dan terpelihara.
4. Accounts Receivable, dimana pada saat menerima pesanan, di kirimkan dan
ditagih.
5. Accounts Payable, dimana order pembelian di terbitkan dan menerima
barang sebagai persediaan.
6. Inventory Management, dimana persediaan di nilai dan di kelola.
7. Master Planning, dimana pembelian dan rencana produksi menggantikan
produksi, dimana tagihan material ditetapkan dan manufaktur di jalankan.
47
8. Product Builder, dimana model produksi dibikin dan di pelihara
9. Human Resources, dimana informasi pegawai disimpan
10. Project Accounting, dimana proyek dibuat dan dijalankan utamanya dari
prespektif akuntansi.
11. Basic, dimana konfigurasi data dilakukan
12. Administration module, dimana configurasi sistem dilakukan
b. Extended core
1. Shop Floor Control
2. Cost Accounting
3. Questionnaire
4. Balanced Scorecards
5. Service Management
6. Expense Management
7. Payroll Management
8. Environmental Management
(http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics_AX)
2.2.3 Analisis Fit/Gap
Analisis fit/gap merupakan sebuah komponen yang sangat penting dalam sebuah
project life cycle. Fase ini di lakukan untuk mengidentifikasi apakah sistem yang sedang
berjalan sudah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan, jika ditemukan adanya gap,
maka akan dicatat dalam sebuah format yang ditentukan.
(http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis).
48
Analisis Fit/Gap membandingkan proses bisnis perusahaan dengan fungsi-fungsi
yang ada dalam software untuk melihat apakah perusahaan harus mengubah proses-
proses yang ada dalam perusahaan dan melihat apakah perusahaan butuh untuk
melakukan proses customize.
(http://www.brandeis.edu/projects/peak/financials/help/glossary/fitgap.html).
Tinjauan analisis Fit/Gap :
• Masing-masing proses bisnis dengan bidang fungsional,
• Semua elemen data kunci yang perlu dikonversi,
• Metode untuk penggunaan elemen data tertentu.
2.2.3.1 Langkah-langkah dalam Analisis Fit/Gap
Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisis Fit/Gap :
1. Ranking Requirements
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses
bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru. Selain itu,
berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi
organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi
perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.
Tabel 2.2 Ranking Requirements dalam analisa Fit/Gap
Rank Keterangan
H HIGH/mission critical requirements – adalah kebutuhan
yang merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk
operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;
49
termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting
bagi internal dan eksternal
M MEDIUM/value add requirements – adalah kebutuhan
yang jika ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan
proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses
sistem bisnis yang bukan merupakan tugas kritis/penting
bagi bisnis organisasi, tetapi jika ditemukan akan
mempengaruhi cost benefit organisasi
L LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang
bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai
yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan
mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau
perubahan pada proses bisnis.
2. Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru.
Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit.
Tabel 2.3 Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap
Kode Keterangan
F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh
software.
G GAP – software tidak dapat memenuhi kebutuhan.
Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang
50
dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk
melakukan customization terhadap software.
P Partial fit – software mempunyai fungsional yang
memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara,
laporan khusus atau customizations, bagaimanapun
akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi
kebutuhan secara maksimal.
3. Gap Resolution
Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan merekomendasikan solusi
untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan untuk menyelesaikan gap
seperti mengubah proses bisnis mendesai lingkungan bisnis. Pilihan-pilihan untuk
gap resolution, diantaranya adalah:
1. Package Work-around – pertama kali tim akan mengidentifikasikan jalan
alternatif untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada.
2. Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika package work-around tidak
mungkin, tim akan merekomendasikan perubahan potensial pada proses
bisnis untuk disesuaikan dengan proses dan mengeliminasi gap yang terjadi.
3. Customization sebagai jalan terakhir- jika customization dibutuhkan, strategi
yang dipilih adalah membangun fungsionalitas baru di luar teknologi dan
memisahkan package dibandingkan dengan merubah package.
Definisi dari customization di dalam proyek adalah sebagai berikut :
Yang merupakan customization dari paket adalah perubahan pada aplikasi yang
memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang
51
dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada software yang
akan datang. (http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)
2.2.4 Information Economics
Information Economics adalah sekumpulan peralatan komputasi untuk
mengkuantifikasi biaya dan manfaat (cost and benefit) dari suatu proyek teknologi
informasi (Parker, Benson & Trainor, 1988, p5). Metode ini dikembangkan oleh Marilyn
M. Parker dan rekan-rekan satu timnya pada tahun 1985 selama bekerja di International
Business Machine (IBM), dan merupakan pengembangan dari metode Cost-Benefit-
Analysis (CBA) tradisional dengan cara mengkuantifikasi biaya dan manfaat dari
implementasi proyek teknologi informasi yang hasilnya diharapkan dapat memberikan
manfaat kepada perusahaan. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan
perangkat keras, pembelian perangkat lunak, seluruh biaya perawatan dan biaya tenaga
kerja. Sedangkan menurut Robson (1997, p237) Information Economics secara eksplisit
mengevaluasi alternatif investasi sistem informasi dengan mengidentifikasi dan lalu
mengevaluasi (evaluating), pemberian skor (scoring), dan pemberian peringkat
(ranking), faktor positif (nilai) dan faktor negatif (resiko atau ketidakpastian) yang
potensial dari sekumpulan kandidat investasi.
Latar belakang yang mendasari dibutuhkannya Information Economics adalah :
1. Dalam mengevaluasi manfaat yang ditimbulkan oleh adanya Sistem Informasi
ternyata berbeda-beda sehingga nilai yang diperoleh juga berbeda-beda.
2. Pada umumnya sumber daya perusahaan yang dapat digunakan untuk
membangun Sistem Informasi sangat terbatas jumlahnya.
52
3. Perusahaan perlu melakukan keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya
dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas
alokasi biaya yang dikeluarkan.
4. Alat (tools) untuk melakukan analisa cost benefit tradisional tidak cukup
memadai untuk menghitung semua nilai investasi TI yang ada.
2.2.4.1 Cost, Benefit, dan Value
Yang dimaksud dengan cost, benefit dan value dalam konsep ini adalah :
1. Cost (biaya) dari Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variable
yang dikeluarkan untuk membangun sistem.
2. Benefit (manfaat) dari Domain Teknologi yang berwujud penurunan biaya
investasi dan atau peningkatan pendapatan (revenue).
3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang
tercermin pada peningkatan kinerja perusahaan saat sekarang maupun masa yang
akan datang.
2.2.4.2 Model dan Variabel Dari Information Economics
Skor akhir dari proyek teknologi informasi didapat dari penjumlahan bobot
Simple Return On Investment (ROI sederhana) ditambah dengan hasil penilaian business
domain dan technology domain. Rumus atau perhitungan yang digunakan adalah :
Tabel 2.4 Perhitungan Skor Akhir Proyek
Project Score = Weighted Simple ROI (Quantification) + Weighted Business
Domain (Assessment) + Weighted Technology Domain (Assessment)
53 2.2.4.2.1 Simple Return On Investment
Perhitungan simple Return On Investment (ROI sederhana) didapat dari
penjumlahan traditional cost and benefit, value linking, value acceleration, value
restructuring dan innovation valuation.
Tabel 2.5 Perhitungan Simple ROI
Simple ROI = Traditional Cost-Benefit + Value Linking + Value Acceleration + Value
Restructuring + Innovation Valuation
Economic impact worksheet (lembar dampak ekonomis), meliputi perhitungan dan
analisis cost and benefit (biaya dan manfaat) yang digunakan untuk memperoleh hasil
perhitungan ROI sederhana dan skor proyek teknologi informasi. Perhitungan biaya ini
meliputi biaya pengembangan sistem (development cost) dan biaya pemeliharaan atau
operasional sistem (maintenance or on-going expenses).
54
A. Net Investment Required (From Development Costs Worksheet) B. Yearly Cash Flows : Based on five 12-month periods following
implementation of the proposed system. Cash flow can be negative YEARS TOTAL
YEAR 1 YEAR 2 YEAR 3 YEAR 4 YEAR 5 Net economic Benefit
0 0 0 0 0
Pengurangan biaya Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx
.= Pre-tas Income Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx
(-) Ongoing expense from worksheet
Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx
= Net Cash Flow Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx
xxx %
C. Simple ROI, calculated as B / # YRS / A D. Scoring, Economic Impact
Score Simple Return On Investment
0 Zero or less 1 1% - 299% 2 300% - 499% 3 500% - 699% 4 700% - 899% 5 over
Gambar 2.3 Economic impact worksheet
Perhitungan manfaat pada economic impact worksheet dihasilkan dari
penjumlahan value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation
valuation.
55 2.2.4.2.2 Net Present Value (NPV)
Metode ini menggunakan discount rate yang ditentukan dari biaya modal
perusahaan untuk membuat nilai uang dari proyek. Discount rate kemudian digunakan
untuk menyajikan nilai dari manfaat yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan, dan
digunakan untuk merefleksikan criteria lain yang dibuat oleh perusahaan seperti
penyesuaian kompensasi bagi resiko yang dapat dilihat.
Menurut Sutojo (2000, p117), nilai saat ini sejumlah uang, keuntungan atau net
cash flow yang akan diterima pada masa yang akan datang, dapat dihitung dengan
menggunakan rumus present value yang berikut :
Dimana PV adalah simbol nilai saat ini (present value) yang dicari, FV adalah
simbol nilai uang, keuntungan atau net cash flow yang akan diterima pada masa yang
akan datang, r adalah simbol masa (tahun) uang, keuntungan atau net cash flow itu akan
diterima. Sebagai catatan dikatakan, dalam istilah manajemen keuangan suku bunga
yang dipergunakan untuk mendiskonto nilai uang pada masa yang akan datang, agar
ditemukan present value nya, disebut tingkat pendiskonto (discount rate ataui discount
factor).
Present value uang, keuntungan, atau net cash flow, yang dinyatakan dalam
satuan,
Selanjutnya dapat dijelaskan bahwa net present value (NPV) adalah selisih
antara nilai saat ini (present value) seluruh net cash flow tahunan yang akan diterima
investor selama umur ekonomis proyek, dan nilai (anggaran) investasi proyek. Dalam
PV = FV / (1+r) n
1/(1+r)n
56 studi kelayakan proyek, yang dimaksud dengan nilai saat ini adalah nilai pada saat
proyek selesai dibangun.
Sebagai pedoman umum dikatakan apabila net present value proyek positif,
ditinjau dari segi profitabilitas, proyek yang direncanakan akan dibangun cukup layak.
Sebaliknya apabila net present value negative, rencana investasi proyek yang
bersangkutan tidak layak.
Net present value dapat dihitung dengan mempergunakan rumus persamaan
matematis yang berikut :
Dimana NPV adalah simbol net present value proyek yang dicari, CFI adalah
simbol net cash flow tahunan dari tahun ke satu sampai tahun ke-n, Io adalah simbol
jumlah investasi yang telah tertanam dalam proyek, r adalah discount rate yang
dipergunakan untuk mencari present value. Dalam praktek sehari-hari discount rate
yang dipergunakan adalah biaya modal (cost of capital) yang berlaku di pasar uang,
misalnya suku bunga deposito, atau suku bunga kredit yang harus dibayar investor.
2.2.4.2.3 Internal Rate of Return (IRR)
IRR disebut juga dengan metode Discounted Cash Flow atau Internal Rate of
Return yang biasa digunakan dalam teknik analitikal.
Menurut Garrison & Noreen (2003, p643), IRR adalah tingkat bunga yang akan
menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol.
Sedangkan menurut Sutojo (2000, p120), Internal Rate of Return (IRR) adalah
cara mengevaluasi profitabilitas rencana investasi proyek kedua yang mempergunakan
NPV = CFI1/(1+r)1 + CFI2/(1+r)2 + CFI3/(1+r)3 + … + CFIn/(1+r)n - Io
57 nilai waktu uang. Internal Rate of Return (IRR) adalah discount rate yang apabila
digunakan untuk mendiskonto net cash flows dan salvage value akan menghasilkan
jumlah present value yang sama dengan jumlah investasi proyek. Internal Rate of Return
(IRR) merupakan tingkat keuntungan yang akan diperoleh investor dari investasi proyek
mereka.
Cara untuk menghitung rumus IRR ini dapat dilakukan :
a. Secara coba-coba
b. Secara interpolasi
c. Prosedur matematik
d. Kalkulator atau komputer keuangan
2.2.4.2.4 Payback Period
Metode periode pembayaran kembali didefinisikan sebagai banyaknya waktu
yang diperlukan oleh suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas
yang ditimbulkannya. Metode pembayaran kembali bukan ukuran profitabilitas yang
sebenarnya dari suatu investasi. Metode ini mengatakan berapa tahun yang akan
diperlukan untuk menutupi kembali investasi. Metode ini tidak mempertimbangkan nilai
waktu uang (Garrison & Noreen, 2003, p653).
Metode payback dapat dinyatakan sebagai berikut :
Payback = Payback minus + Jumlah tahun minus
Benefit per tahun
58 2.2.4.2.5 Value Linking And Value Acceleration
Value linking adalah evaluasi secara keuangan terhadap manfaat yang merupakan
efek dari penerapan teknologi informasi pada perusahaan secara gabungan, misalnya
terciptanya komunikasi antar departemen yang lebih efisien.
Value acceleration adalah evaluasi secara keuangan terhadap setiap percepatan
waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa penyelesaian
kerja lebih cepat.
Manfaat dari value linking dan value acceleration dapat berbentuk penghematan,
kinerja yang lebih baik, dan peningkatan keuntungan. (Parker, 1988, p111-120).
2.2.4.2.6 Value Restructuring
Value restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsi-
fungsi tugas divisional. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang
dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah beralih
menjadi kegiatan yang bernilai lebih tinggi. (Parker, 1988, p122-132).
2.2.4.2.7 Innovation Valuation
Innovation valuation adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam
business domain perusahaan yang mempengaruhi tata cara pemimpin perusahaan dalam
memimpin usahanya. Manfaat berupa penyediaan wahana untuk mengubah strategi
bisnis perusahaan, terciptanya suatu produk baru atau area bisnis baru.
59 2.2.4.3 Faktor-faktor dalam Business Domain
Nilai manfaat tentunya tidak dapat langsung tampak pada perhitungan ROI,
karena sebagian manfaat ini bersifat unik terhadap business domain dan sebagian lagi
unik terhadap technology domain. Dalam business domain, masih ada empat faktor yang
di luar perhitungan ROI sederhana yang perlu dievaluasi agar pembobotan ini menjadi
lebih baik dan skor proyek tampak lebih realistis. Kelima faktor unik dalam business
domain adalah :
1. Faktor Strategic match, difokuskan pada derajat dukungan atau keselarasan
hubungan langsung maupun tidak langsung antara yang dibangun dengan tujuan
strategis perusahaan.
2. Faktor Competitive advantage, memperhatikan evaluasi terhadap kebijakan
umum perusahaan yang telah dijalankan dalam kaitannya meningkatkan
kemampuan perusahaan dalam berkompetisi.
3. Faktor Competitive Response mengukur tingkat kegagalan dalam menjalankan
sistem yang mengakibatkan kegagalan kompetitif perusahaan. Hal ini dapat
terjadi karena pesaing telah lebih dulu menyediakan jasa layanan, produk atau
pertukaran data.
4. Faktor Stakeholder Values adalah nilai yang mempresentasikan strategi yang
berfokus pada dukungan terhadap eksternal, pelanggan dan produk. Adapun yang
merupakan stakeholder values pada domain bisnis adalah services and quality,
agility, learning and empowerment, cycle time, environmental quality, dan mass
customization.
60
5. Faktor Management Information for Critical Success Factors, yang dibobot
adalah tingkat dukungan manajemen informasi terhadap kegiatan utama
perusahaan (Management Information Support of Core Activitied/MISCA).
6. Faktor Service and Quality, penyampaian produk dan pelayanan yang benar,
bebas dari kesalahan dan tepat waktu dengan harga yang sesuai adalah indikator
dan kriteria pengukuran yang dipertimbangkan oleh para stakeholder (Parker et
al., 1988, p353). Suatu proses perbaikan pelayanan dan tingkat kualitas adalah
strategi organisasi, yang seharusnya dikenali sebagai prioritas investasi yang
memiliki efek sinergis dan kumulatif terhadap kesuksesan organisasi secara
keseluruhan.
7. Faktor Agility, Learning, and Empowerment, secara berkesinambungan
memusatkan perhatian pada peningkatan fleksibilitas, intelijen dan kemampuan
adaptasi untuk mengubah kedua faktor penting organisasi yaitu tenaga kerja dan
proses bisnis. Lebih jauh lagi, memperkuat investasi organisasi dengan
menyediakan informasi yang diperlukan, pertanggungjawaban dan otoritas dalam
pengambilan keputusan.
8. Faktor Cycle-Time, peningkatan cycle time adalah suatu keharusan dalam
berkompetisi. Cycle time berfokus pada semua elemen yang masih dalam proses,
mulai dari menyelenggarakan budaya inovatif untuk memacu ide baru melalui
pengembangan dan produksi yang sukses dan penyalurannya ke konsumen
dengan tepat waktu sampai pada pembangunan standar industri baru atau praktik
terbaik (Parker, 1996, p323).
9. Faktor Environmental quality menjadi penggabungan yang umum untuk
beberapa stakeholders perusahaan (Parker, 1996, p323). Dengan adanya
61
environmental quality maka pekerja dapat bekerja pada lingkungan yang bersih,
pelanggan menunjukkan kepedulian tentang keamanan dari produk yang
digunakan, dan investor menunjukkan kepedulian tentang pertanggungjawaban
(liability) potensial sebagai hasil dari produksi produk.
10. Faktor Mass Customization, mensyaratkan kemampuan untuk memproduksi
lebih cepat pada keanekaragaman produk yang lebih besar melalui customization
(Parker, 1996, p324). Ketika kita berpikir kebanyakan dari Mass customization
untuk produksi barang-barang konsumen (consumer goods), prinsip mass
customization dapat juga diterapkan untuk personalisasi dari pelayanan.
11. Faktor Competitive Strategy Risks, manajemen organisasi harus mendefinisikan
dengan jelas respon terhadap resiko dan ketidakpastian lalu mengkomunikasikan
posisi tersebut kepada semua elemen dari organisasi. Resiko dan ketidakpastian
yang ada sangat mempengaruhi bahkan ikut menentukan keseluruhan strategi
sukses.
12. Faktor Business Strategy Risk, mencerminkan level kesuksesan strategi bisnis itu
sendiri, memberikan pasar yang dinamis, perusahaan yang dinamis, dan waktu
(Parker, 1996, p325). Business strategy risk berfokus pada resiko jangka panjang
di sekitar strategi kompetitif dan merubah lingkungan pasar dengan tujuan
merubah hubungan pemasok-pelanggan, political realignment, demographic
trends, atau regulatory trends.
13. Faktor Business Organization Risk, memusatkan pada tingkat dimana organisasi
mampu melaksanakan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek SIM.
Evaluasinya memperhatikan pengguna atau organisasi Business Domain, dan
bukan organisasi teknis. Komponen-komponen kapasitas organisasi meliputi
62
dukungan perubahan manajemen, kematangan penggunaan komputer dalam
organisasi, dan penilaian realitas atas tugas dalam menyelesaikan proyek melalui
bisnis proses dan fungsinya.
2.2.4.4 Faktor-Faktor dalam Technology Domain
Ada empat faktor technology domain yang mempengaruhi pemilihan investasi di
bidang teknologi informasi, yaitu :
1. Faktor strategic I/T Architecture mengevaluasi tingkat keselarasan suatu proyek
dengan seluruh strategi sistem informasi yang tercermin dalam IS blueprint.
2. Faktor I/T definitional uncertainty, menganalisis tingkat kompleksitas dari suatu
area, kemungkinan perubahan-perubahan yang ada dan spesifikasi suatu
pekerjaan.
3. Faktor I/T Strategy risk, adalah evaluasi tingkat investasi di luar proyek yang
merupakan risiko dalam mengakomodasi proyek untuk menghindari terjadinya
penambahan biaya infrastuktur.
4. Faktor I/T Technical and Implementation Risk menilai tingkat ketergantungan
pada risiko kemampuan mengambil alih bidang pengetahuan, ketergantungan
pada perangkat keras tertentu, ketergantungan pada kemampuan perangkat lunak
dan kemampuan pengembangan aplikasi perangkat lunak.
5. Faktor IT Services Delivery Risk, digunakan untuk mengetahui seberapa besar
resiko yang akan dihadapi perusahaan dengan adanya sistem yang baru.
Penilaian ini dipusatkan pada resiko jangka pendek yang mungkin dihadapi oleh
organisasi. Resiko ini ditekangkan pada tingkat perubahan yang diperlukan
63
LINE OF
BUSINESS Kuat
Derajat dimana bisnis
menguntungkan, bersaing
Lemah
Lemah Kuat
Computer Derajat dimana
Support Komputer yang ada
cukup kuat dan efektif
organisasi, termasuk biaya awal, integrasi, manajemen pelatihan, kebutuhan
reorganisasi, dan ancaman terhadap ekulibrium yang ada.
2.2.4.5 Corporate Value
Menurut Parker (1988, p186) metode yang digunakan untuk mendapatkan nilai
organisasi adalah dengan menentukan seberapa besaran dan pentingnya dari setiap
kategori nilai dan resiko. Dalam menilai organisasi ini kita perlu menganilisis batas
bisnis dan dukungan dari sistemnya. Batas bisnis yang dimaksud disini adalah tingkatan
pada bisnis yang menguntungkan, kompetitif, sehat dan memiliki kekuatan dalam
menghadapi gejolak bisnis maupun krisis ekonomi. Sedangkan dukungan sistem atau
teknologi informasi adalah tingkatan ketergantungan sebuah organisasi terhadap
teknologi informasi apakah kuat dan efektif atau tidak.
Untuk menggambarkan dari hubungan antara batas dari kegiatan bisnis dan
dukungan sistem atau teknologi informasi dibuatlah menjadi empat kuadran yang
masing-masing akan menerangkan seberapa besar ketergantungan suatu organisasi
terhadap sistem informasi yang mereka gunakan.
Gambar 2.4 Corporate Value (Parker, 1988, p187)
Kuadran A
Investasi
Kuadran B
Strategis
Kuadran C
Infrastruktur
Kuadran D
Breakthrough
64 a. Kuadran A : Investment
Pada posisi kuadran A, sebuah organisasi memiliki kekuatan bisnis yang kuat,
namun memiliki ketergantungan pada sistem informasi yang lemah. Biasanya organisasi
ini baru menginvestasikan sistem informasi pada bisnis mereka, sehingga masih harus
terus meningkatkan kekuatan bisnis yang berjalan. Dengan kekuatan bisnis yang ada,
mereka memiliki kesempatan untuk meningkatkan investasi yang mereka miliki di masa
mendatang, dengan konsekuensi mereka harus terus berfokus pada pembangunan
infrastrukturnya. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai negatifnya -10.
b. Kuadran B : Strategic
Pada kuadran ini menggambarkan adanya kekuatan bisnis yang kuat dengan
dukungan sistem informasi yang kuat pula. Organisasi sangat bergantung pada sistem
informasi untuk menjalankan bisnis yang mereka jalani. Kedua dari sistem infrastruktur
dan backbone systems sangat kuat. Untuk organisasi pada kuadran B mempunyai nilai
korporat positif 20 dan nilai korporat negatif -5.
c. Kuadran C : Infrastructure
Organisasi yang berada pada kuadran ini digambarkan memiliki kekuatan bisnis
yang lemah dan diikuti pula dengan dukungan sistem informasi yang lemah pula.
Tingkat ketergantungan organisasi pada sistem informasi dinilai sangat lemah. Nilai
korporat positinya 20 dan nilai korporat negatifnya -12.
65 d. Kuadran D : Breakthrough or Management
Pada kuadran ini, organisasi memiliki kekuatan bisnis yang lemah namun
dukungan dari sistem informasi yang ada dinilai kuat. Dengan adanya dukungan dari
sistem informasi yang kuat akan memungkinkan terciptanya kekuatan pada potensial
bisnis yang ada. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai korporat negatifnya -10.
2.2.4.6 Information Economics Scorecard
Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, skor pembobotan keempat
faktor domain bisnis dan ketiga faktor domain teknologi juga diperoleh, langkah
selanjutnya adalah memasukan skor tersebut ke dalam scorecard. Skor ini kemudian
dikalikan dengan nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot skor. Setelah itu
masing-masing bobot skor ini dijumlahkan untuk mendapatkan total skor proyek.
2.2.5 Analisis perilaku Biaya
Pemahaman atas hubungan antara biaya dan aktivitas bisnis sangat menentukan
keberhasilan dalam merencanakan dan mengendalikan biaya. Analisis atas dampak
aktivitas bisnis dan biaya akan menghasilkan klasifikasi tiap pengeluaran sebagai :
(Carter & Usry, 2004, p57-67)
1. Biaya tetap, merupakan biaya yang secara total tidak berubah saat aktivitas bisnis
meningkat atau menurun.
2. Biaya variabel, merupakan biaya yang secara total meningkat secara proporsional
terhadap peningkatan dalam aktivitas dan menurun secara proporsional terhadap
penurunan dalam aktivitas.
66 3. Biaya semivariabel, merupakan biaya yang memperlihatkan baik karakteristik dari
biaya tetap maupun biaya variabel.
Untuk merencanakan, menganalisis, mengendalikan, atau mengevaluasi biaya
pada tingkat aktivitas yang berbeda, biaya tetap dan biaya variabel harus dipisahkan.
Perbaikan teknologi dalam teknik atau fasilitas produksi juga dapat mempengaruhi
perilaku biaya. Salah satu tujuan dari pemisahan biaya tetap dan biaya variabel adalah
untuk melakukan analisis terhadap anggaran modal. Pada umumnya, klasifikasi dan
estimasi biaya dapat diperoleh dengan menggunakan metode perhitungan. Salah satu
metode perhitungan tersebut adalah metode kuadrat terkecil (Least Square).
Metode kuadrat terkecil (Least Square), sering disebut juga analisis regresi,
menentukan secara matematis garis yang paling sesuai, atau garis regresi linear, melalu
sekelompok titik. Metode ini memberi tingkat objektivitas yang tinggi dalam
analisisRumus yang digunakan dalam menentukan biaya tetap dan biaya variabel , yaitu:
1. Biaya variabel
∑∑
−
−−=
2)())((
xxyyxx
bi
ii
b = biaya variabel
iy = biaya
y = biaya rata-rata
ix = aktivitas bisnis
x = rata-rata aktivitas bisnis.
2. Biaya tetap
xbay +=
67
y = biaya rata-rata
a = biaya tetap
b = biaya variable
x = rata-rata aktivitas bisnis.
2.2.6 Analisis Value Chain
Menurut McLeod & Schell (2004, p 31), perusahaan menciptakan nilai dengan
melaksanakan aktivitas, yang disebut oleh Michael Porter sebagai aktivitas nilai (value
activities). Aktivitas nilai terbagi menjadi dua kategori besar, yaitu utama dan
pendukung. Aktivitas nilai utama (primary value activities) adalah aktivitas yang
berubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan
daripada yang dilakukan pesaing. Aktivitas nilai pendukung (support value activities)
menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung.
Aktivitas nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa kaitan untuk
membentuk rantai nilai (value chain).
Aktivitas utama tampak di lapisan bawah dan mencakup logistik masuk yang
memperoleh bahan baku dan pasokan dari pemasok, operasi perusahaan itu yang
mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logistik keluar yang mengangkut barang ke
pelanggan, operasi pemasaran dan penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan
pelanggan dan mendapatkan pesanan, serta kegiatan pelayanan yang memelihara
hubungan baik dengan pelanggan setelah penjualan.
Aktivitas nilai pendukung tampak pada lapisan atas dan mencakup infrastruktur
perusahaan – pengaturan organisasional yang mempengaruhi semua aktivitas utama
68 secara umum. Manajemen sumber daya manusia terdiri dari semua aktivitas yang
berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan. Pengembangan teknologi
mencakup semua aktivitas yang melibatkan teknologi, termasuk penerapan teknologi
tersebut secara efektif. Procurement berhubungan dengan aktivitas mendapatkan sumber
daya seperti material dan mesin, yang digunakan oleh aktivitas-aktivitas utama.
Gambar 2.5 Rantai Nilai (McLeod & Schell, 2004, p 31)
Infrastructure
Value
added
–
Cost
=
Profit
Human Resources Management
Technology Development dan product
Procurement
INBOUND
LOGISTICS
OPERATIONS OUTBOND
LOGISTICS
SALES
&
MARKETING
SERVICING