bab 2 landasan teori 2.1 perpustakaan perkembangan

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Perpustakaan

Perkembangan perpustakaan pada era masyarakat informasi dewasa ini telah

dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan,

penelitian, rekreasi dan pelestarian pada ilmu pengetahuan. Peran perpustakaan telah

berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat berkumpul di

perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai

aktifitas keilmuan dan sosial.

2.1.1 Pengertian Perpustakaan

Pengertian perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu. Pada abad ke-19

perpustakaan didefinisikan sebagai "suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan

yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh

masyarakat atau golongan masyarakat tertentu" (Pelayanan Referensi di Perpustakaan,

Sumardji, 1992). Kemudian The American Library Association (ALA) menggunakan

istilah perpustakaan untuk suatu pengertian yang luas yaitu "pusat media, pusat

belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumenstasi dan pusat

rujukan" (Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Sumardji, 1992). Sedangkan menurut

Keputusan Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa "perpustakaan merupakan salah

satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi

sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka

mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional"

(Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Sumardji, 1992).

Universitas Sumatera Utara

18

2.1.2 Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan menurut tujuannya dibagi menjadi dua yaitu (Manajemen dan Tata

Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono, 1994) :

1. Perpustakaan umum

Perpustakaan umum memiliki buku-buku yang terdiri dari berbagai jenis ilmu

pengetahuan dan bersifat terbuka untuk semua kalangan.

2. Perpustakaan khusus

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang memiliki buku-buku dengan

jenis ilmu pengetahuan tertentu dan bersifat tertutup untuk suatu organisasi atau

kelompok tertentu saja.

Dari kedua jenis perpustakaan di atas maka MAN 1 Medan memiliki kategori

perpustakaan khusus. Karena hanya memiliki buku-buku akademis dan diperuntukkan

bagi siswa, guru, dan staf dari MAN 1 Medan saja. Perpustakaan di MAN 1 Medan

dapat didefinisikan sebagai perpustakaan sekolah. Adapun pengertian perpustakaan

sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan

tanggung jawabnya kepada kepala sekolah, yang melayani aktifitas akadernik sekolah

yang bersangkutan (Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono,

1994).

2.1.3 Fungsi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah dalam perannya di dunia pendidikan mempunyai fungsi sebagai

(Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono, 1994) :

1. Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk pendidikan seperti tercantum dalam

kurikulum sekolah.

2. Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan

kreatifitas dan imajinasinya.


19

3. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-

buku hiburan) .

4. Pusat belajar mandiri bagi siswa.

5. Pusat pelayanan peminjaman buku untuk para siswa sehingga siswa dapat

mengembangkan ilmunya di luar perpustakaan.

Dari beberapa fungsi tersebut maka dapat dilihat bahwa sudah semestinya

perpustakaan menjadi bagian integral dari sistem pembelajaran, bukan lagi menjadi

pelengkap saja bagi keberadaan sebuah sekolah.

2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi terdiri dari banyak jenis, salah satunya adalah sistem informasi

manajemen. Adapun sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah kelengkapan

pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna

mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi. Pada

SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data

yang asli, model-model pengolahan data. Kemudian data-data tersebut akan diproses.

Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-

keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan (Sistem Informasi

Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006).

Konsep tentang sistem informasi manajemen dapat dibagi dalam beberapa

tahap yaitu data, informasi, sistem, sistem informasi, dan sistem informasi

manajemen.

2.2.1 Data

Data berupa catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud dan segera

diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Data yang telah diletakkan dalam

konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk


20

digunakan di dalam pembuatan keputusan disebut informasi (Sistem Informasi

Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006). Oleh karena itu, data harus diproses

agar menjadi lebih berarti dan berguna.

Dilihat dari sistem pengolahan data, dapat dibagi dalam tiga tahap dasar yaitu

(Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006):

1. Membaca data atau input data.

2. Mengolah data atau proses

3. Hasil atau output.

Pengolahan data melalui komputer meliputi beberapa bagian antara lain (Pengenalan

Teknologi Informasi, Abdul Kadir, 2005):

1. Recording (Perekaman)

Data yang diolah dan ditulis dalam suatu formulir dasar dari pengolahan data

selanjutnya.

2. Clasifying (Klasifikasi)

Pemberian suatu identifikasi ke dalam data yang diolah, klasifikasi yang sering

dibuat adalah kode-kode seperti numerik, alphanumerik dan sebagainya.

3. Sorting (Pengurutan)

Setelah data yang akan diolah diberi identifikasi maka data perlu diatur/diurut

menurut kode klasifikasinya dan biasanya diurut menurut kode numeriknya.

4. Calculating (Penghitungan)

Pelaksanaan penghitungan sangat diperlukan dalam menghitung data yang masuk

dan data yang keluar.

5. Storing (Penyimpanan)

Penyimpan data yang sejenis dalam bentuk referensi yang akan datang perlu

dilakukan. Periode penyimpanan setiap data berlainan antar data yang satu dengan

yang lain.

6. Summarizing (Penyusunan)

Untuk memungkinkan dilakukannya analisa terhadap, data atau informasi yang

dihasilkan, maka perlu dilakukan pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan


21

keinginan yang membutuhkan informasi.

7. Retrieving (Pencarian )

Pencarian data ke dalam file distore atau disimpan terdiri dari beberapa cara

disesuaikan dengan penyimpanan.

8. Reproducing (Penggandaan)

Data yang dimiliki dapat diperbanyak sesuai dengan keinginan, penggandaan

dapat dilakukan dengan foto copy.

9. Distribute (Pembagian)

Dalam pengolahan data, informasi yang dihasilkan berasal dari beberapa, bagian

sehingga diadakan pembagian laporan.

2.2.2 Informasi

Pengertian informasi menurut sejumlah pakar (Pengenalan Teknologi Informasi,

Abdul Kadir, 2005):

1. Menurut Davis

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat

mendatang.

2. Menurut Andri Kristanto

Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.

3. Menurut Jogiyanto

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya.


22

Adapun pengertian umum Informasi dalam manajemen adalah data yang telah diolah

sehingga menjadi lebih berguna dan berarti untuk pengambilan keputusan.

2.2.3 Sistem

Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu sustema yang artinya adalah

himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai

tujuan bersama. Pengertian sistem menurut Wikipedia Indonesia adalah sistem berasal

dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang

terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan

aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk

menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika

seringkali bisa dibuat. Pengertian umum dari sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pengertian Sistem Menurut Para Ahli (Pengertian dan Manfaat Sistem -

Informasi Manajemen, Duniabaca.com, 2012);

1. L. James Havery

Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu

rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud

untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang

telah ditentukan.

2. John Mc Manama

Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-

fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik

untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.


23

3. C.W. Churchman.

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk

melaksanakan seperangkat tujuan.

4. J.C. Hinggins

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict

Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling

berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling

pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

Esensi sistem terdiri dari (Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety,

2006):

1. Komponen-komponen dalam sistem tersebut, mencakup

- perangkat keras/hardware.

- perangkat lunak/software.

- prosedur-prosedur/procedure.

- perangkat manusia/brainware.

- Informasi/information itu sendiri.

2. Fungsi-fungsi teknologi di dalam sistem yaitu:

- input.

- proses/process.

- output.

- penyimpanan/storage.

- Komunikasi/communication.


24

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen (Sistem Informasi

Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006):

1. Objek

Yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Objek dapat berupa benda

fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus tergantung kepada sifat sistem tersebut.

2. Atribut

Yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.

3. Hubungan internal

Hubungan internal masing–masing objek di dalam sistem.

4. Lingkungan

Tempat di mana sistem berada.

Syarat-syarat sistem (sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006):

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelessikan masalah.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari

pada elemen sistem.

5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.


25

2.2.4 Sistem Informasi

Sistem Informasi menurut beberapa pakar adalah :

1. John F Nash

Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi,

media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi

yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu

manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan

keputusan yang tepat.

2. Henry Lucas

Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang

diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk

mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.

3. John F Nash dan Martil B. Robert

Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media,

prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur

komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal

kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.

Dari ketiga pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi menyediakan

informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan

dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.

Adapun tujuan sistem informasi adalah :

1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen.

2. Membantu petugas di dalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari.

3. Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.


26

2.2.5 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida yaitu

Lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan

sebagainya. Lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung

operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem

informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk

pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk

mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen (Sistem

Jormasi Manajemen dan Fungsi SIM, www.yoyoke.web.ugm.ac.id, 2012).

Pengertian sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal

orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk

menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan

keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model

manajemen dan keputusan, dan sebuah database.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi

manajemen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi

yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing--

masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut

(Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM, www.yoyoke.web.ugm. ac.id, 2012):

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi

para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem

Informasi secara kritis.


27

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dan keterampilan pendukung sistem

informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem

informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan

sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,

mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau

pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan,

membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan

pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil,

dapat tertutup atau terbuka.


28

12. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional

dilaksanakan secara efektif dan efisien.

13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk

mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan

keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dan mengalokasi sumber

daya.

14. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi di mana, suatu

organisasi akan mampu mencapai tujuannya.

15. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi

Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang

didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing

subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses

informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut

database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap,

subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat

aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian

manajemen, dan perencanaan strategis.

2.3 Konsep PHP dan AJAX

PHP dan AJAX digunakan oleh penulis untuk merancang website tentang Sistem

Informasi Manajemen Perpustakaan MAN 1 Medan. Oleh karena itu, perlu

pemahaman tentang website, PHP, dan AJAX.


29

2.3.1 Website

Website berdasarkan strukturnya dapat dikatakan halaman yang berisi informasi yang

dibangun oleh beberapa aplikasi dan bahasa pemrograman yang diorientasikan agar

dapat diakses melalui internet.

Menurut definisi umumnya "Website merupakan kumpulan halaman yang

menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara,

video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis

yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait di mana masing-masing

dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink)" (Website adalah...,

www.proweb.co.id., 2010).

2.3.2 PHP

Website dapat dibuat dengan menggunakan MySQL, PHP, CSS, dan Javascript. PHP

merupakan bahasa pemrograman dengan internet yang digunakan untuk berinteraksi

sepenuhnya dengan server dan memberikan pengembalian informasi kepada client

(Mastering Ajax dan PHP, Abdul Kadir , 2009).

Menurut struktur bahasanya PHP dimulai dengan tag "<?php" dan diakhiri

dengan "?>". File PHP disimpan dengan ekstensi "nama_file.php".

PHP dapat dijelaskan oleh flowchart berikut :

PHP

Gambar 2.1 Flowchart PHP

Dari flowchart di atas dapat disimpulkan bahwa eksekusi permintaan terjadi di server

setelah permintaan client dikirim ke server. Setelah itu, server menanggapi

permintaan dan mengirim balik hasil eksekusi ke client.

CLIENT SERVER


30

2.3.3 AJAX

"AJAX adalah suatu lapisan yang terdiri dari Javascript dan XML yang diproses pada

sisi client sebagai perantara untuk berinteraksi dengan database server" (Mastering

Ajax dan PHP, Abdul Kadir, 2009). Dengan demikian AJAX disimpan dalam bentuk

ekstensi javascript yaitu "nama_file.js". Adapun cara mengaktifkan ajax pada

javascript dapat menggunakan fungsi berikut :

var xmlhttp = buatobjek();

function buatobjek(){

var obj = null;

try{

obj = new ActiveXObject("Microsoft.XMLHTTP”);

catch(e){

try{

obj = new XMLHttpRequest();

}

catch(e){}

}

if(obj == null){

alert(“Browser tidak mendukung Ajax”);

}

return obj;

}

atau

var xmlhttp = buatobjek;

function buatobjek(){

var obj = null;

if(window.ActiveXObject)

obj = new ActiveXObject(“Microsoft.XMLHTTP”);


31

else{

if(window.XMLHttpRequest)

obj = new XMLHttpRequest();

}

if(obj == null)

alert("browser tidak mendukung AJAX”);

return obj;

}

AJAX dapat dijelaskan oleh flowchart berikut :

Gambar 2.2 Flowchart AJAX

Flowchart di atas menjelaskan bahwa client melakukan suatu permintaan dan disaring

oleh lapisan ajax, jika permintaan membutuhkan eksekusi dari server maka

permintaan akan diteruskan ke server. Sebaliknya, jika masih dapat ditangani oleh

lapisan ajax maka permintaan akan di respon langsung oleh javascript.

CLIENT LAPISAN AJAX SERVER


bab 2 landasan teori 2.1 perpustakaan perkembangan

Documents