apakah maksud mesyuarat dan mini mesyuarat pj

8/13/2019 Apakah Maksud Mesyuarat Dan Mini Mesyuarat pj

1/7

SOPANA KALAICHELVAM

APAKAH MAKSUD MESYUARAT?

Membawa makna berhimpun, berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata

sepakat untuk melakukan sesuatu pekerjaan.

Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai, Perundingan (untuk

membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan).

Secara amnya, mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk

mendapatkan buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan bagi

mendapatkan satu keputusan.

Kepentingan Mesyuarat

Menjelaskan hal hal yang tidak jelas.

Pengagihan tugas

Menilai dan mengawal aktiviti

Menyelesaikan banyak masalah rumit

Mencari sokongan dan kerjasama sesame ahli

Mendapatkan mandat

Menyebarkan maklumat

Merancang strategi

Mengetahui kekuatan dan kelemahan

JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Agung Tahunan

Merupakan mesyuarat utama dalam siri mesyuarat sesebuah pertubuhan/

persatuan/ perkumpulan kerana ia melibatkan semua anggota yang berdaftar.

perlu diadakan mengikut peruntukan undang-undang negara di bawah aktaPendaftar Pertubuhan bagi semua persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang

diwujudkan diluar sekolah.

Namun begitu persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu

mengadakan mesyuarat agung tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli.

Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang secara


2/7

SOPANA KALAICHELVAM

menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan.Mengikut undang-

undang tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan kepada

semua ahli dalam masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap persatuan, biasanya1/3 atau

daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan mesyuarat agung dilaksanakan.

Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah

(i) Aluan Pengerusi.

(ii) Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu.

(iii) Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan.

(iv) Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru.

(v)Membincangkan usul dan cadangan.

(vi) Ucapan penangguhan

(vii)Hal-hal lain.

Mesyuarat Agung Tergempar / Luar Biasa

Diadakan secara tergempar apabila sesuatu isu timbul dan tidak dapat

dilaksanakan atau diselesaikan di peringkat jawatankuasa.

Agenda yang dibincangkan biasanya hanyalah yang ditentukan atas cadanganahli atau mengikut peraturan tertentu.

Mesyuarat ini kadang-kadang dikenali sebagai Mesyuarat Agung Khas.

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk

Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat Jawatankuasa Kerja amat

penting sebagai nadi persatuan atau pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah

segala perancangan dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan,

diperinci untuk dilaksanakan.

Melalui mesyuarat inilah Jawatankuasa Kecil yang bersesuaian dengan corak

projek ditubuhkan.


3/7

SOPANA KALAICHELVAM

Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui perbincangan dengan

semua ahli jawatankuasa lain.

Kekerapan mesyuarat ini amatbergantung kepada keperluan. Lagi banyak projek

yang hendak dilaksanakan, lagi kerap jawatankuasa ini bersidang.

Notis untuk mesyuarat ini disampaikan oleh setiausaha,biasanya satu minggu

daripada tarikh mesyuarat.

Kuorom mesyuaratbiasanya 1/3 daripada jumlah semua ahli jawatankuasa.

Agenda am untuk mesyuarat jawatankuasa kerja ialah

(i) Ucapan Pengerusi.

(ii) Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Lalu

(iii) Perkara Berbangkit.

(iv) Agenda-agenda yang Ditentukan/Laporan Aktiviti.

Hal-hal Lain.

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ialah mesyuarat yang paling bawah.

Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas tertentu untuk

dilaksanakan, misalnya Jawatankuasa Makanan, Jawatankuasa Persiapan,

Jawatankuasa Buku Cenderamata, Jawatankuasa Penjurucaraan, JawatankuasaSambutan dan sebagainya.

Agendanya berbincang cara hendak melaksanakan tugas yang diberikan kepada

jawatankuasa tersebut termasuk jumlah kewangan yang diperlukan untuk

dibentangkan dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan dalam tempoh

masa terdekat.

Dalam Jawatankuasa Kecil,semua orang akan menjalankan tugas walaupun di

kalangan anggota terdapat pengerusi dan setiausaha yang bertugas

menyelaraskan Jawatankuasa berkenaan.


4/7

SOPANA KALAICHELVAM

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara

Dikendalikan secara tidak berjadual.

Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu persatuan,

yakni sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan

perjalanan persatuan seperti mendaftarkannya dan sebagainya.

Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk mengendalikan

tugas-tugas yang juga dibincangkan dalam mesyuarat berkenaan.

TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA

Pengerusi

bertugas untuk mengendalikan mesyuarat dengan berwibawa dan

berketrampilan.

Biasanya ia mengalu-alukan kehadiran anggota,memperkenalkan ahli baru,

mengucapkan terima kasih kepada ahli lama yang tidak terlantik lagi kerana jasa

masing-masing.

Pengerusi juga akan dengan ringkas menyatakan pengalamannya berhubung

dengan perjalanan persatuan selepas mesyuarat yang lepas.

mengemukakan perkara-pekara yang hendak dibincangkan (agenda) denganringkas dan jelas. Selain itu, ia harus menjadi perantara yang baik,mengawal

perjalanan mesyuarat dengan cara menjadi pendengar yang baik dan tidak pula

berpihak kepada mana-mana anggota.

Setiausaha

Setiausaha persatuan/pertubuhan, sesuai dengan gelaran jawatannya setiadan

usaha, hendaklah harus setia kepada persatuan dan berusaha untuk

menggerakkan jentera pentadbiran persatuan.

ia hendaklah bekerjasama dengan pengerusi.

mengedar surat jemputan mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat terdahulu

untuk diedarkan sebelum mesyuarat, menyediakan agenda dan tempat

mesyuarat, menyediakan segala peralatan mesyuarat yang diperlukan,


5/7

SOPANA KALAICHELVAM

mengedar borang kehadiran, mencatat dan menyiapkan minit mesyuarat dengan

baik dan segera serta mengedarkan minit mesyuarat tersebut dengan kadar

segera kepada setiap anggota yang terlibat.

Ahli Jawatankuasa

bertanggung jawab untuk memberikanbuah fikiran yang bernas untuk

memajukan pertubuhan atau untuk menjayakan projek.


6/7

SOPANA KALAICHELVAM

MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat ialah hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu

mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut.

Ini bermakna catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan

tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak berkenaan dengan berkesan.

Minit mesyuarat menjadi panduan pelaksanaan kepada yang terlibat.

Tanpa penulisan minit yang baik dan sempurna, pelaksanaan tidak akan

sempurna.

KAEDAH MENULIS MINIT MESYUARAT

Bilangan, Tarikh dan Tempat Mesyuarat

Bilangan mesyuarat biasanya ditulis di atas sekali, contohnya

MinitMesyuarat Jawatankuasa Perancangan Akademik (JKPA) yang ke-89 Bil.06/2000

Atau Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Projek Pelajar Cemerlang, Negara

Gemilang yang ke-3 Bil3/2000.

Tarikh, Masa dan Tempat ditulis dengan cara diindent danlangkau dua baris selepas

bilangan minit mesyuarat.

Senarai Kehadiran

Dalam bahagian ini, semua nama anggota mesyuarat dicatatkan di bawahtajuk kecil

Hadir, Tidak Hadir dengan Kenyataan dan Tidak Hadir, Tanpa Kenyataan. Biasanya

nama Pengerusi dicatatkan paling atas danSetiausaha paling bawah.

Agenda Mesyuarat serta Catatan

Dalam bahagian ini, agenda mesyuarat ditulis sebagai kepala tajuk diikuti

dengan catatan isi penting yang dinyatakan atau dibincangkan.

Biasanya catatan pada bahagian ini dibahagikan kepada dua ruangan, satu

untuk catatan perbincangan yang dibuat dan satu lagi ruangan untuk ditulis


7/7

SOPANA KALAICHELVAM

siapakah pihak yang akan bertindak melaksanakan keputusan yang telah

dicapai.

Dalam bahagian Aluan Pengerusi, biasanya dicatat makluman yang disampaikan

oleh pengerusi majlis berhubung dengan ruang litup

pertubuhan/persatuan/projek yang dilaksanakan.

Dalam bahagian Membentang dan Mengesahkan Minit Mesyuarat lalu biasanya

dicatatkan Mesyuarat bersetuju mengesahkan minit mesyuarat tersebut dengan

pindaan berikut (jika terdapat pindaan, pindaan tersebutdicatatkan di bahagian

bawahnya satu persatu).

Dalam bahagian Perkara Berbangkit dicatatkan segala keputusan mengenai hal-

hal yang dibangkitkan bersangkutan dengan kandungan minit mesyuarat lalu.

Dalam bahagian Agenda, biasanya ayat yang digunakan untuk catatan minit

ialah

(a) Mesyuarat mengambil maklum. diikuti dengan pecahankecil

perkara-perkara yang dibincangi oleh anggota mesyuarat dan

(b)Mesyuarat bersetuju diikuti oleh pecahan persetujuan yang dicapai

berdasarkan perkara-perkara yang dibincangkan.

(b) Pada bahagian sebelahkanan (biasanya dalam ruangan kecil yang

disediakan) ditulis pihak yang akan bertanggungjawab terhadappelaksanaan keputusan yang dicapai pada para.

Dalam bahagian Hal-Hal Lain, dicatatkan segala perbincangan dan keputusan

yang dicapai berhubungan dengan hal-hal lain yang dikemukakan oleh anggota

yang tidak berkaitan dengan agenda tetapi berkaitan dengan kepentingan

persatuan/pertubuhan/perjalanan projek secara keseluruhan.Dalam bahagian

Penutup, biasanya dicatatkan tarikh mesyuarat ditangguhkan dan ucapan terima

kasih kepada pengerusi.

Tandatangan Penyedia Minit

Pada bahagian ini, setiausaha atau penolong setiausaha akan menurunkan

tandatangannya sebagai pengesahan pertanggungjawab terhadap kandungan

minit mesyuarat.

apakah maksud mesyuarat dan mini mesyuarat pj

Documents