spkws dan tatacara kewangan · contoh format borang aduan : lampiran ... laporan penyata kewangan...

SPKWS DAN TATACARA KEWANGAN

TAKLIMAT AKAUN SEKOLAH

K H A D I J A H J A I L A N I

SISTEM SPKWS

Akaun sekolah

K H A D I J A H J A I L A N I

SETIAP KALI

TRANSAKSI

BULANAN HUJUNG TAHUN

1. Resit Terimaan

2. Baucar Bayaran

3. Pelarasan untuk

baucar (*)

1. Buku Tunai (*)

2. Buku Tunai PWR

3. Laporan Daftar

Bil (*)

4. Penyata Bank (*)

berserta Lampiran

A1-A6 yang mana

ada nilai

1. Subsidiari

2. Senarai Cek Batal & Cek Rosak

3. Senarai ABB & ABT

4. Senarai Deposit Diterima &

Deposit Dibayar

5. Pindah Peruntukan

6. Senarai Terimaan / Bayaran Batal

7. Senarai Pelarasan

CETAKAN DOKUMEN

K H A D I J A H J A I L A N I

(*) Memerlukan pengesahan dan penutupan dari GB / Pengetua terlebih dahulu

baru boleh dicetak. (Kenyataan cetakan komputer di bahagian bawah, baru sah)

1. Setiap Akhir Bulan, buat PROSES PENJANAAN BUKU TUNAI

(ID PT) - Papar Buku Tunai Terimaan, kemudian papar Buku Tunai

Bayaran.

2. Penutupan Buku Tunai, dan Pengesahan Daftar Bil perlu dilakukan pada

hari bekerja yang terakhir bagi bulan tersebut. (Penting! Audit akan cek

TARIKH TUTUP dan ianya membawa markah)

3. Pengesahan Penyata Bank perlu dilakukan pada hari yang sama Penyata

Penyesuaian Bank disimpan.

PENTING !!!

K H A D I J A H J A I L A N I

FAIL BIL KETERANGAN

Buku Tunai

1 File

Dicantumkan mengikut kumpulan wang

Kerajaan & SUWA yang dipisahkan oleh

divider/transition di dalam fail tersebut.

Buku Tunai PWR

Daftar Bil

Resit Terimaan

Subsidiari

Penyata Bank 2-3 File Mengikut Kumpulan Wang Sekolah (KWK/S/A)

Baucar Bayaran

ABT/ABB/ Cek

Batal/Rosak/Deposit

/Terimaan-Bayaran

Batal

1 File Dicantumkan semua mengikut kumpulan wang

yang dipisahkan oleh divider/transition

DOKUMENTASI FAIL SISTEM

K H A D I J A H J A I L A N I

Dikecualikan bagi Bekalan dan Dibolehkan bagi Perkhidmatan

Format borang : 3 muka surat. (LAMPIRAN)

Dilengkapkan dengan No Siri GST (JBA1234/15/1) dan no Pesanan

Tempatan (LO) Sekolah.

Diisi bersama-sama LO berkuatkuasa mulai 1/4/15

Disediakan dalam 3 Salinan

o 1 salinan bersama baucar bayaran

o 1 salinan difailkan di dalam fail COGSTR

o 1 salinan diberikan kepada pembekal.

BORANG COGSTR

K H A D I J A H J A I L A N I

1. Baucar Bayaran

2. Inbois

3. Pesanan Tempatan (Local Order/LO)

4. Borang COGSTR

5. Nota Minta

6. Dokumen Sokongan / Kertas Kerja

7. Salinan Cek & Resit (jika ada)

SUSUNAN DOKUMEN

K H A D I J A H J A I L A N I

Resit Terimaan (Asal & Salinan) / Baucar Bayaran yang hendak

diBATALkan perlulah di CETAK terlebih dahulu dan diFAILkan mengikut

turutan dengan mengecap cop batal. (melalui Button X)

Cek sekolah yang dikembalikan akibat cek ditendang bank atau hilang perlu

dimasukkan semula di Modul Terimaan melalui TERIMAAN CEK

BATAL.

Bayaran yang batal, jika hendak membayar kembali, tidak perlu daftar bil

baru dan boleh terus bayar dengan menggunakan perihal Pengantian Cek

no xxxxxx. (Dokumen sokongan hanya Baucar, Resit Asal, Salinan Cek).

Jika bil asal terdapat perubahan item, batalkan bil tersebut dengan pilih

sebab 2 kali, dan mendaftarkn kembali bil baru.

PEMBATALAN

K H A D I J A H J A I L A N I

Buat laporan aduan mengunakan FORMAT BORANG bagi kesilapan

yang tidak boleh diubah oleh sekolah.

Aduan perlu dihantar ke email : jb.espkws@gmail.com untuk semakan

dan akan dibantu untuk disalurkan ke KPM.

Contoh Format Borang Aduan : LAMPIRAN

Template Borang Aduan di Web

Permohonan ID Penyedia atau Pelulus mestilah menggunakan borang

permohonan ID berserta salinan IC yang telah disahkan.

ADUAN

K H A D I J A H J A I L A N I

1. Setiap aduan perlulah dimasukkan ke dalam buku log.

2. Sistem error, slow, down perlulah dicatat dalam buku log

3. Buku tunai tidak dapat tutup pada tarikhnya perlu dinyatakan didalam

buku log.

4. Contoh borang / buku log : LAMPIRAN

BUKU LOG

K H A D I J A H J A I L A N I

1. Kunci Kira – Kira

2. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan

3. Penyata Penerimaan dan Pembayaran

4. Nota Kepada Akaun

5. Penyata Penyesuaian Bank

6. Penyata Bank 31/12

7. Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit

8. Buku Tunai

9. Subsidiari

10. ABB / ABT

11. Deposit Dibayar / Diterima

12. Senarai Cek Batal / Cek Rosak

LAPORAN PENYATA KEWANGAN

K H A D I J A H J A I L A N I

5 Salinan

1 Salinan

ISU – ISU AUDIT

Akaun Sekolah

K H A D I J A H J A I L A N I

1. Tarikh di setiap tandatangan GB/Pengetua (Salinan Slip Bank, Penyata

Bank)

2. Setiap pembatalan dokumen LO, Cek perlukan tandatangan ringkas GB/P

3. Segala penerimaan bantuan khas untuk tahun semasa perlukan dikeluarkan

dengan segera dan pada tahun semasa juga. (BPS,KWAPM,EMK).

Walaupun diterima pada akhir-akhir tahun, harus keluarkan dahulu.

4. Kelulusan membeli barang wajib mohon bagi yang berkaitan dan dah

diluluskan baru lakukan pembelian.

5. Jangan salah lajur perbelanjaan dan salah belanja. Sila sentiasa

berpandukan SPK 8/Tahun 2012 pindaan.

ISU – ISU AUDIT

K H A D I J A H J A I L A N I

6. Lengkapkan perakuan penerima (masuk stok)

- masukkan kod barang di sebelah item di LO dengan menggunakan

warna pen selain pen di perihal barang.

7. Penggunaan KEW PA (2,3,4,5,6,7,10,11) & KEW PS (4,5)

8. Kelulusan barang-barang ICT (JPICT)

9. Permohonan pembelian melebihi had (RM20,000)

10. Pembelian pengkelasan 1 item (cnth: Kertas A3,A4,Warna)

- pembelian terus (kurang dari RM20,000)

- Sebutharga (RM20,000 – RM50,000) – Lampiran Q

ISU – ISU AUDIT

K H A D I J A H J A I L A N I

Pertanyaan SPKWS dan Tatacara Kewangan

SESI SOAL JAWAB

K H A D I J A H J A I L A N I