spkws dan tatacara kewangan · contoh format borang aduan : lampiran ... laporan penyata kewangan...
TRANSCRIPT
SPKWS DAN TATACARA KEWANGAN
TAKLIMAT AKAUN SEKOLAH
K H A D I J A H J A I L A N I
SISTEM SPKWS
Akaun sekolah
K H A D I J A H J A I L A N I
SETIAP KALI
TRANSAKSI
BULANAN HUJUNG TAHUN
1. Resit Terimaan
2. Baucar Bayaran
3. Pelarasan untuk
baucar (*)
1. Buku Tunai (*)
2. Buku Tunai PWR
3. Laporan Daftar
Bil (*)
4. Penyata Bank (*)
berserta Lampiran
A1-A6 yang mana
ada nilai
1. Subsidiari
2. Senarai Cek Batal & Cek Rosak
3. Senarai ABB & ABT
4. Senarai Deposit Diterima &
Deposit Dibayar
5. Pindah Peruntukan
6. Senarai Terimaan / Bayaran Batal
7. Senarai Pelarasan
CETAKAN DOKUMEN
K H A D I J A H J A I L A N I
(*) Memerlukan pengesahan dan penutupan dari GB / Pengetua terlebih dahulu
baru boleh dicetak. (Kenyataan cetakan komputer di bahagian bawah, baru sah)
1. Setiap Akhir Bulan, buat PROSES PENJANAAN BUKU TUNAI
(ID PT) - Papar Buku Tunai Terimaan, kemudian papar Buku Tunai
Bayaran.
2. Penutupan Buku Tunai, dan Pengesahan Daftar Bil perlu dilakukan pada
hari bekerja yang terakhir bagi bulan tersebut. (Penting! Audit akan cek
TARIKH TUTUP dan ianya membawa markah)
3. Pengesahan Penyata Bank perlu dilakukan pada hari yang sama Penyata
Penyesuaian Bank disimpan.
PENTING !!!
K H A D I J A H J A I L A N I
FAIL BIL KETERANGAN
Buku Tunai
1 File
Dicantumkan mengikut kumpulan wang
Kerajaan & SUWA yang dipisahkan oleh
divider/transition di dalam fail tersebut.
Buku Tunai PWR
Daftar Bil
Resit Terimaan
Subsidiari
Penyata Bank 2-3 File Mengikut Kumpulan Wang Sekolah (KWK/S/A)
Baucar Bayaran
ABT/ABB/ Cek
Batal/Rosak/Deposit
/Terimaan-Bayaran
Batal
1 File Dicantumkan semua mengikut kumpulan wang
yang dipisahkan oleh divider/transition
DOKUMENTASI FAIL SISTEM
K H A D I J A H J A I L A N I
Dikecualikan bagi Bekalan dan Dibolehkan bagi Perkhidmatan
Format borang : 3 muka surat. (LAMPIRAN)
Dilengkapkan dengan No Siri GST (JBA1234/15/1) dan no Pesanan
Tempatan (LO) Sekolah.
Diisi bersama-sama LO berkuatkuasa mulai 1/4/15
Disediakan dalam 3 Salinan
o 1 salinan bersama baucar bayaran
o 1 salinan difailkan di dalam fail COGSTR
o 1 salinan diberikan kepada pembekal.
BORANG COGSTR
K H A D I J A H J A I L A N I
1. Baucar Bayaran
2. Inbois
3. Pesanan Tempatan (Local Order/LO)
4. Borang COGSTR
5. Nota Minta
6. Dokumen Sokongan / Kertas Kerja
7. Salinan Cek & Resit (jika ada)
SUSUNAN DOKUMEN
K H A D I J A H J A I L A N I
Resit Terimaan (Asal & Salinan) / Baucar Bayaran yang hendak
diBATALkan perlulah di CETAK terlebih dahulu dan diFAILkan mengikut
turutan dengan mengecap cop batal. (melalui Button X)
Cek sekolah yang dikembalikan akibat cek ditendang bank atau hilang perlu
dimasukkan semula di Modul Terimaan melalui TERIMAAN CEK
BATAL.
Bayaran yang batal, jika hendak membayar kembali, tidak perlu daftar bil
baru dan boleh terus bayar dengan menggunakan perihal Pengantian Cek
no xxxxxx. (Dokumen sokongan hanya Baucar, Resit Asal, Salinan Cek).
Jika bil asal terdapat perubahan item, batalkan bil tersebut dengan pilih
sebab 2 kali, dan mendaftarkn kembali bil baru.
PEMBATALAN
K H A D I J A H J A I L A N I
Buat laporan aduan mengunakan FORMAT BORANG bagi kesilapan
yang tidak boleh diubah oleh sekolah.
Aduan perlu dihantar ke email : [email protected] untuk semakan
dan akan dibantu untuk disalurkan ke KPM.
Contoh Format Borang Aduan : LAMPIRAN
Template Borang Aduan di Web
Permohonan ID Penyedia atau Pelulus mestilah menggunakan borang
permohonan ID berserta salinan IC yang telah disahkan.
ADUAN
K H A D I J A H J A I L A N I
1. Setiap aduan perlulah dimasukkan ke dalam buku log.
2. Sistem error, slow, down perlulah dicatat dalam buku log
3. Buku tunai tidak dapat tutup pada tarikhnya perlu dinyatakan didalam
buku log.
4. Contoh borang / buku log : LAMPIRAN
BUKU LOG
K H A D I J A H J A I L A N I
1. Kunci Kira – Kira
2. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
3. Penyata Penerimaan dan Pembayaran
4. Nota Kepada Akaun
5. Penyata Penyesuaian Bank
6. Penyata Bank 31/12
7. Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit
8. Buku Tunai
9. Subsidiari
10. ABB / ABT
11. Deposit Dibayar / Diterima
12. Senarai Cek Batal / Cek Rosak
LAPORAN PENYATA KEWANGAN
K H A D I J A H J A I L A N I
5 Salinan
1 Salinan
ISU – ISU AUDIT
Akaun Sekolah
K H A D I J A H J A I L A N I
1. Tarikh di setiap tandatangan GB/Pengetua (Salinan Slip Bank, Penyata
Bank)
2. Setiap pembatalan dokumen LO, Cek perlukan tandatangan ringkas GB/P
3. Segala penerimaan bantuan khas untuk tahun semasa perlukan dikeluarkan
dengan segera dan pada tahun semasa juga. (BPS,KWAPM,EMK).
Walaupun diterima pada akhir-akhir tahun, harus keluarkan dahulu.
4. Kelulusan membeli barang wajib mohon bagi yang berkaitan dan dah
diluluskan baru lakukan pembelian.
5. Jangan salah lajur perbelanjaan dan salah belanja. Sila sentiasa
berpandukan SPK 8/Tahun 2012 pindaan.
ISU – ISU AUDIT
K H A D I J A H J A I L A N I
6. Lengkapkan perakuan penerima (masuk stok)
- masukkan kod barang di sebelah item di LO dengan menggunakan
warna pen selain pen di perihal barang.
7. Penggunaan KEW PA (2,3,4,5,6,7,10,11) & KEW PS (4,5)
8. Kelulusan barang-barang ICT (JPICT)
9. Permohonan pembelian melebihi had (RM20,000)
10. Pembelian pengkelasan 1 item (cnth: Kertas A3,A4,Warna)
- pembelian terus (kurang dari RM20,000)
- Sebutharga (RM20,000 – RM50,000) – Lampiran Q
ISU – ISU AUDIT
K H A D I J A H J A I L A N I
Pertanyaan SPKWS dan Tatacara Kewangan
SESI SOAL JAWAB
K H A D I J A H J A I L A N I