slide pelupusan

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSANTATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Kawalan dan PemantauanPerbendaharaan Malaysia

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset AlihPeraturan Pengurusan Aset Alih

Kerajaan

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL

Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan , pdi Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawabPegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanandiberi penekanan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.

(b) Melantik:

(i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab (PTJ);

(ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset;

(iii) L b P ik b i l k k l(iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan

(iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:

(i) Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-8);(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan

Inventori (KEW PA-12);Inventori (KEW. PA-12);(iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan;

(KEW. PA-20); dan(iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib (KEW.PA-32)( ) apo a da a Su caj da atate t b ( 3 )(v) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira

Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-33)

(e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

UNIT PENGURUSAN ASET

( ) M k t lih K j di(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan diKementerian/Jabatan meliputi:

PenerimaanPendaftaranPenggunaan, penyimpanan dan pemeriksaanPenggunaan, penyimpanan dan pemeriksaanPenyelenggaraanPelupusanKehilangan dan Hap s kiraKehilangan dan Hapus kira

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASETUNIT PENGURUSAN ASET

(b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

(c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira(e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASETUNIT PENGURUSAN ASET

(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:

• Harta Modal dan Inventori• Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta ModalSijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal

dan Inventori• Pelupusan Aset Alih Kerajaan

Tindakan Surcaj/Tatatertib• Tindakan Surcaj/Tatatertib• Laporan Tahunan Kehilangan Dan

Hapus Kira

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Pengerusi : Timbalan Ketua SetiausahaPengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha (peringkat Kementerian)Timbalan Ketua Pengarah(peringkat Ibu Pejabat)(p g j )Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)

Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/Jabatan

Ahli : Semua Ketua Bahagian/UnitKetua Unit Audit DalamP i i l i iPegawai-pegawai lain yang sesuai

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

AGENDA MESYUARATAGENDA MESYUARAT:

• Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan• Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih• Laporan Tindakan Pelupusan• Laporan Tindakan Surcaj/TatatertibLaporan Tindakan Surcaj/Tatatertib• Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan

aset alih.

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Hasil mesyuarat di laporkan kepada JawatankuasaHasil mesyuarat di laporkan kepada JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007.

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiapKementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan

t lih ik t TPA l i k jik t d t haset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP PP-TPS PP dan SPP berikut dibatalkan:dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:

(a) AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;p g g j ;

(b) PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja;

(c) PP Bil 2 Tahun 1991;(d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;( ) PP Bil 8 T h 2004 h 8(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8

Pengurusan Stor dan aset sahaja;

PEMBATALAN

(h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja;

(i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

(j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.( )

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing Pekeliling ini dipanjangkan kepadamasing masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada Semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

KANDUNGAN TPA

BAB A

PENDAHULUAN

TPA

BAB A PENERIMAANBAB F

KEHILANGAN/HAPUS KIRA TPA

BAB EBAB B

PENDAFTARAN

/ US

PELUPUSAN

BAB CBAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &

PEMERIKSAANBAB D

PENYELENGGARAAN

PENDAHULUAN

TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modald I t i li tidan Inventori meliputi:

Bab A : PenerimaanBab B : PendaftaranBab C : Penggunaan, Penyimpanan dan

PemeriksaanPemeriksaanBab D : PenyelenggaraanBab E : PelupusanBab F : Kehilangan dan Hapus kiraBab F : Kehilangan dan Hapus kira

DEFINISI ASET

Aset bermaksud harta benda kepunyaan ataumilikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdib li t di b li ddibeli atau yang disewa beli dengan wangKerajaan, yang diterima melalui sumbanganatau hadiah atau diperolehi melalui prosesatau hadiah atau diperolehi melalui prosesperundangan.

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang bolehdipindahkan dari satu tempat ke satudipindahkan dari satu tempat ke satutempat yang lain termasuk aset yangdibekalkan atau dipasang bersekalidengan bangunan.

KUMPULAN ASET ALIHKUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal Inventori

HARTA MODAL

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1 000(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraansecara berjadual tanpa mengira harga perolehanasal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk y gg j jkepada aset yang memerlukan penyelenggaraanseperti yang telah dinyatakan dalam manual/bukupanduan penggunapanduan pengguna.

INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukanpenyelenggaraan berjadualpenyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/Jentera Berat( ) j

(ii) Kenderaan

(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/SukanPejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:p ( ) g

(a) Nilai perolehan asal kurang daripadaRM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:

(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot

(iii) Hamparan, hiasan dan langsir( ) p , g

(iv) Pinggan mangkuk

BAB ABAB APENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki g p g y gkepakaran dalam bidang tertentu.

BAB A - PENERIMAAN

Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.p

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakansempurna dan selamat untuk digunakan.

PERATURAN PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.bertauliah bila perlu.

PERATURAN PENERIMAAN

(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasamenerima aset:

• Semak butiran dalam dokumen.

• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengangsyarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dandiuji”.

PERATURAN PENERIMAAN

(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1jika terdapat kerosakan/perselisihan.

(e) Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atauJabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.

(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

BAB BBAB BPENDAFTARAN

BAB B - PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

OBJEKTIFCARTA ALIRAN DAN

PROSES KERJA

PENDAFTARAN ASET HADIAH

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

PENDAFTARANHADIAH

PENDAFTARAN ASET

INVENTORI

PENGESAHAN PENDAFTARAN

PUNCA MAKLUMAT

LUCUTHAK

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

DOKUMEN PENDAFTARAN BUTIRAN MAKLUMAT

ASET ALIH

Objektif Pendaftaran

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian asetpenggantian aset

TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaanpengesahan penerimaan.

Tempoh daftar : 2 minggu selepas pengesahan

Apa ang perl di isi dalam daftar aset alih ?Apa yang perlu di isi dalam daftar aset alih ?

ELI

ASET

N

< Pesanan Rasmi Kerajaan >

<Nota Serahan >SE

WA

BE < Surat Agreement >

< Dokumen Berkaitan >

LUCUKHAK

< sijil lucuthak >

MB

ELIA

N

< Invois >

< Dokumen Kontrak >

S

PINDAHAN BELUMBERDAFTAR

PEM

< Kad Jaminan >

< Manual Pengguna >

< Daftar Asal/Salinan Aset >

HADIAH

BERDAFTAR

<fizikal aset >< Dokumen berkaitan >

< surat kelulusan hadiah >

<fizikal aset >

< harga angaran >

PENDAFTARAN ASET HADIAHPENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuanpembelajaran dan pameran tidak perlu p j p pdidaftarkan

Kem/Jab hendaklah mewujudkan Satu Senarai aset berkenaan bagi tujuan rekod.

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

• Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan jbercadang menggunakannya.

A t l th k dik t ik di b h• Aset lucuthak yang dikategorikan di bawahakta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yangPengawal untuk menentukan tindakan yangdiambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.j

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Dibeli:

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan(b) Nota Serahan(c) Invois(d) Dokumen Kontrak(e) Kad Jaminan(e) Kad Jaminan(f) Manual Pengguna(g) Dokumen-dokumen lain yang(g) Dokumen dokumen lain yang

berkaitan

PUNCA MAKLUMAT

Aset yang disewa beli:Aset yang disewa beli:

(a) Surat Ikatan Perjanjian(a) Surat Ikatan Perjanjian

(b) Dokumen lain yang berkaitan(b) Dokumen lain yang berkaitan

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

(a) Salinan Daftar jika diterima secarapindahanp

(b) Salinan surat kelulusan menerima hadiah (Pek. Perk Bil. 5 Tahun 2008).hadiah (Pek. Perk Bil. 5 Tahun 2008).

(c) Salinan Sijil Lucuthak oleh MahkamahMahkamah

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat pendaftaranSekiranya tiada punca maklumat, pendaftaranberasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.sumber sumber lain yang berkaitan.

DOKUMEN PENDAFTARAN

(a)Daftar Harta Modal Kew. PA-2

(b) Daftar Inventori Kew. PA-3

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(a) Format yang sama diguna pakai(a) Format yang sama diguna pakai.(b) Daftar hendaklah dicetak.(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicopg p ppada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri pendaftaran aset ………….. seperti nombor padad ftdaftar.

URUSAN PENDAFTARAN

(a)Didaftarkan oleh Pegawai Aset(a)Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Kew. PA-2 & ggKew. PA-3.

(b) S t S i D ft H t M d l(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew PA-5 disediakanInventori Kew. PA-5 disediakan.

URUSAN PENDAFTARAN

(c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut:secara tahunan seperti berikut:

(i) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan p ,Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4)SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

KEMENTERIAN

PERBENDAHARAANKEW. PA-8

Bahagian-bahagian

IBU PEJABATIBU PEJABAT

Jabatan Jabatan Jabatan Jabatan

PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

URUSAN PENDAFTARAN

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/penggantian/penaiktarafanpenaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset(iii) Pelupusan(iv) Hapus kira

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengancara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysiamenunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.

PELABELAN ASET

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:

Kod Kementerian: }Berasaskan kod failKod Jabatan: }oleh MAMPUKod K mp lan sama adaKod Kumpulan sama ada:Harta Modal - HInventori - ITahun Pembelian: - 2007No. Siri: - 1

CONTOH : KK/BKP 10/H/07/1

URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod

d B k D ft P k H t M d l d I t ipada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKew. PA-6.

Penyimpanan Daftar• Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit

k d l k bi t b k ikeras dalam kabinet berkunci.• Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan p g

simpan di lokasi.

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Asethendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawabbertanggungjawab.

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARANPENDAFTARAN

Carta Aliran dan Proses KerjaCarta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.dan Jadual 2.

BAB CBAB CPENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAANDAN PEMERIKSAAN

Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan PemeriksaanObjektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:

(a) Mengurangkan pembaziran(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan

PENGGUNAAN

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d) P l di k dk(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis

d i d K t J b t A t di l kdaripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awalmengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.

PENGGUNAAN

Peraturan mengenai PenggunaanPeraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraankenderaan adalah mengikut peraturane de aa ada a e g ut pe atu asemasa yang berkuatkuasa.(Pek Perkh Bil 9 Tahun 1980 & Bil 12 Tahun 2007-Elaun Tugas Pemandu)(PP Bil. 7 Tahun 1985-Kemalangan Kenderaan Kerajaan)

PENYIMPANAN

• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. A h K l t K j h d kl h ti di t hiArahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan kerosakan atau kehilangan aset di bawahkekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklahAset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan g y g g g ptindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PEMERIKSAAN

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

PEMERIKSAAN

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;(b) Memastikan setiap aset yang mempunyai

daftar/rekod yang lengkap tepat dandaftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN

• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew PA 10 danPemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11kepada Ketua Jabatan.

Tindakan Pegawai Pemeriksa

1. Mengambil maklum akan tarikh dan lokasi pemeriksaan.

2 Menjalankan pemeriksaan pada tarikh2. Menjalankan pemeriksaan pada tarikh seperti yang dijadualkan.

3. Pemeriksaan adalah terhadap k l h t di t b h ikeseluruhan aset di sesuatu bahagian /lokasi.

4. Jika aset di bahagian / lokasi yang4. Jika aset di bahagian / lokasi yang diperiksa banyak, maka tarikh pemeriksaan perlulah dilanjutkan.

Tindakan Pegawai Pemeriksa

5. Pastikan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 yang diserahkan oleh Pegawai Aset Bahagian adalah mengikut lokasi. Pastikan juga Pegawai Aset Bahagian menyerahkan fail yang mengandungi daftar aset/salinan daftar aset di bahagian / lokasi pemeriksaan.

6. Pemeriksaan adalah mengikut aturan lokasi seperti pelan atau floor plan bahagianseperti pelan atau floor plan bahagian. Pemeriksaan perlulah dilakukan bagi setiap kawasan di bahagian/lokasi selagi terdapat aset yang ditemui di bahagian/lokasi tersebutaset yang ditemui di bahagian/lokasi tersebut.

Tindakan Pegawai Pemeriksa

7. Jika terdapat aset yang tidak disenaraikan sepertimana KEW.PA-10 dan KEW.PA-11,maka Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatnya diPegawai Pemeriksa hendaklah mencatatnya di dalam KEW.PA-10 atau KEW.PA-11 berkenaan.

8. Jika tidak terdapat aset seperti yang disenaraikan di dalam KEW PA-10 ataudisenaraikan di dalam KEW.PA-10 atau KEW.PA-11, maka Pegawai Pemeriksa boleh mendapatkan maklumat lanjut mengenainya daripada Pegawai Aset Bahagian dandaripada Pegawai Aset Bahagian dan mencatatkan tindakan sewajarnya di KEW.PA-10 atau KEW.PA-11 berkenaan.

Tindakan Pegawai Pemeriksa

9. Bagi setiap daftar yang telah diperiksa, salah seorang Pegawai Pemeriksa hendaklah menurunkan tandatangannyahendaklah menurunkan tandatangannya pada daftar tersebut.

10. Setelah berpuashati dengan10. Setelah berpuashati dengan pemeriksaan aset yang dijalankan, pegawai hendaklah menyerahkan KEW PA 10 d KEW PA 11 k dKEW.PA-10 dan KEW.PA-11 kepada Pegawai Aset Bahagian untuk tindakan seterusnya.sete us ya.

PEMERIKSAAN

• Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modalbersama sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

Pega ai Penga al dikehendaki mengem kakan• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikanpemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

BAB DPENYELENGGARAAN

Objektif Penyelenggaraan

• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.

• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat • Meningkatkan keupayaan• Mengurangkan kerosakanMengurangkan kerosakan• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan• Menjamin keselamatan pengguna• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta

produktif• Memelihara imej Kerajaan

PENYELENGGARAAN

JENIS PENYELENGGARAN

(a) Pen elenggaraan Pencegahan (Pre enti e Maintenance)(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa menservis membaiki atau mengganti komponenmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi denganlancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitanaset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/J b t/Jabatan:(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan

penyelenggaraan Kew. PA-13.p y gg(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew PA-14(d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

ih k tpihak swasta.

BAB EBAB EPELUPUSAN

ISI KANDUNGAN

• Definisi PelupusanObj ktif• Objektif

• Justifikasi Pelupusan• Kuasa MelulusKuasa Melulus• Urus Setia Pelupusan• Perakuan Pelupusan (PEP)

L b P ik• Lembaga Pemeriksa• Tempoh Tindakan Pelupusan

ISI KANDUNGAN

• Pelanjutan TempohPelanjutan Tempoh• Pinda Kaedah Pelupusan• Kaedah Pelupusan• Pelaksanaan Kaedah Pelupusan• Pelupusan Melalui Kontrak Pusat• Tindakan Semasa Melaksana PelupusanTindakan Semasa Melaksana Pelupusan• Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkanyang ditetapkan.

OBJEKTIF PELUPUSAN

• Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpanaset yang tidak digunakan atau diperlukan.y g g p

• Menjimatkan ruang simpanan/pejabat.

• Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.

• Membolehkan aset milik Kementerian/J b t di i d hk k K t i //Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan lain.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN• Tidak Ekonomik Dibaiki • Pembekal tidak lagi memberi

khidmat sokongankhidmat sokongan• Usang/Obselete • Disyor selepas pemeriksaan aset

• Rosak & tidak boleh • Tidak lagi diperlukan olehdigunakan

g pJabatan

• Luput tempoh penggunaan • Perubahan Teknologi

• Keupayaan aset tidak lagidi peringkat optimum

• Melebihi keperluan

Tiada alat ganti• Tiada alat ganti

KUASA MELULUS PELUPUSANKUASA MELULUS PELUPUSAN

Dua (2) peringkat:

( ) P b d h(a) Perbendaharaan

(b) Kementerian/Jabatan(b) Kementerian/Jabatan

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau j l h k l h l bihi RM500 000 djumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut:seperti berikut:

- Hadiah- Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke NegeriPindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri- Tukar Beli (trade in)- Tukar Barang (barter trade)- Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan p p y g y

dalam tatacara ini.

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50 000 atau(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan

(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai( ) gperolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu ataujumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 .

• Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkankuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

(P U (B)197 b t ikh 29 M 2008)(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

URUS SETIA PELUPUSAN

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa

Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew PA-16Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16

Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.PA-17p p g

Menyemak dan memastikan permohonan pelupusanlengkap dan teratur g p

Mengemukakan permohonan pelupusan kepadaKuasa Melulus

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.

(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan ( ) gjawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.

KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi1 )dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam

pengurusan aset berkenaan.

(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.

(c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yangsetarafsetaraf.

(d) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.j p

TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepadaU S ti P l J b tUrus Setia Pelupusan Jabatan.

(b) Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

(c) Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.

(e) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.( ) g y p p y g

(f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.

EM EN TERIAN / JABATAN : KEM . KESIHATAN / HO SPITAL KUALA LUM PUR (HKL)

KEW. PA-1 7

HARGA PEMBELIAN

LAPO RAN LEM BAGA PEM ERIKSA ASET ALIH KERAJAAN

TEMPOH

SEUNIT JUMLAH SEUNIT JUMLAH(RM) (RM) (RM) (RM)

1 Pentadbiran Kenderaan buah 1 15.9.1997 7 tahun 65,000 65,000 15,000 15,000 masih boleh sebuthargadigunakan

UNIT KUANTITILJABATAN/BA

HAGIANTEMPOH

DIGUNAKAN

HARGA PEMBELIAN ASAL

NILAI SEMASA NYA TA KA N KEA DA A N

A SET DENGA N JELA S

TEMPOH DIGUNAKAN/ SIMPAN

AN

KETERANGAN ASET

SYOR KA EDA H PELUPUSA N DA N JUSTIFIKA SI

digunakan2 Mesin X-Ray buah 1 11.6.1985 18 tahun 150,000 150,000 - - rosak sisa besi

JUMLAH 215 ,00 0 2 15 ,00 0 1 5 ,0 00 15 ,0 00KESELURUHANKESELURUHAN

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tandatangan ………………………………..(Pengerusi)N ama dan Jawatan ………………………………………………

Tarikh pemeriksaan:………………………………….Tandatangan ………………………………………(Ahli)Tandatangan ………………………………………(Ahli)

Tempoh pemeriksaan………………………………………………………… N ama dan Jawatan ………………………………………………

Tandatangan ………………………………………(Ahli)

URUS SETIA PELUPUSANMemaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan

Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedahMelantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan

Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan AsetMendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan AsetKew. PA-18

URUS SETIA PELUPUSAN

Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19

M h t K PA 19 k d K M l lMenghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus

Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan AsetKew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnyatahun berikutnya.

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16

( ) PEP di l k b i t M k ik l El kt ik l d(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal danElektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakarkhusus dalam peralatan-peralatan tertentu.khusus dalam peralatan peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan olehPegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.g g

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh1 tahun.

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSANTEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikutdari tarikh surat kelulusan mengikutkaedah yang diluluskan.

PELANJUTAN TEMPOHPELANJUTAN TEMPOH

P h t k l j t t h dik k• Permohonan untuk lanjut tempoh dikemukakepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelumtamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempohp p p j phanya dibenarkan sekali sahaja.

• Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas• Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepastempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.

PINDA KAEDAH PELUPUSANPINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusandikemuka kepada Kuasa Melulus sebelumdikemuka kepada Kuasa Melulus sebelumtamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempohpelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonanbaru hendaklah dikemukakanbaru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN

(a) Jualan secara :

- Tender- Sebut harga

Lelong- Lelong

(b) Jualan Sisa

(c) Tukar Barang (Barter Trade)

(d) Tukar Beli (Trade in)

(e) Tukar Ganti (Cannibalize)

KAEDAH PELUPUSAN

(g) Pindahan(h) Hadiah(i) Musnah secara:

- Ditanam- Dibakar- Dibuang- Dibuang- Ditenggelam

(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkansesuai.

KAEDAH PELUPUSAN

G

TENDER• Gunakan Kew. PA-21• Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22)• Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui

sekurang-kurangnya 1 akhbar utamasekurang kurangnya 1 akhbar utama• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk

maksima RM10,000T dib t l b l k i d kk• Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan masukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan.

• Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai gPengawal untuk membuka dan menjadual tender.

KAEDAH PELUPUSAN

TENDER• Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.• Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23• Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua

Jabatan.Jabatan.• Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.

Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinaniklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain.T t ti i di ilih tid k k 70%• Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan.

• Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklahmemastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai p g p gtidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak.

KAEDAH PELUPUSAN

TENDER• Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset

tidak dibenarkan menyertai tender.• Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran maka

deposit tender tidak akan dikembalikan.• Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk

membolehkannya menimbang tawaran lain.• Jika tawaran lain terlalu rendah tender boleh dipelawa semulaJika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula

atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan.• Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa

semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.

KAEDAH PELUPUSAN

SEBUT HARGA

• Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan• Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24• Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25

H i b d k il i di K PA 17• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk

maksima RM5,000• Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan p

dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan.

• Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

KAEDAH PELUPUSAN

• Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh

SEBUT HARGA

Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal.

• Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam menggunakan Borang Kew. PA-26J t k P b k S b t H k k J d l• Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan JadualSebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuatperakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untukpertimbangan dan keputusan.p g p

• Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklahmemastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyaisebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.

KAEDAH PELUPUSAN

SEBUT HARGA

• Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, depositsebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut hargasebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut hargamenimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaansebut harga semula.

Pega ai Kementerian/jabatan ang mel p skan aset tidak• Pegawai Kementerian/jabatan yang melupuskan aset tidakdibenar menyertai sebut harga.

KAEDAH PELUPUSAN

LELONG

Dilaksanakan ke atas aset berikut:

• Mempunyai nilai pasaranMempunyai nilai pasaran

• Kuantiti yang banyak

T d t i t ti i t k• Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.

KAEDAH PELUPUSAN

K t L l d i kl t i t ikh

LELONG• Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh,

waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27.• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17

dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong.dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong.• Urusan lelong di adakan atau di dewan.• Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar.

Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000Pembida ang berja a jelaskan ba aran dalam tempoh 7 hari• Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 haridan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan.

• Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripadaharga simpanan rujuk kepada Perbendaharaan.g p j p

KAEDAH PELUPUSAN

• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam

JUALAN SISA• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam

bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam(besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yangmempunyai nilai jualan.

• Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:

- TenderTender- Sebut harga- Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlui )permit)

JAS N i S kJAS Negeri Sarawak

Keterangan Aset : Mini Caravan

Kuantiti : 1 buahKuantiti : 1 buah

Keadaan Aset : Tidak ekonomi dibaiki

Syor kaedah pelupusan : Jualan sisaSyor kaedah pelupusan : Jualan sisa

Kelulusan khas *pengecualian tawaran kpd Syarikat Bukan Bumiputra

KAEDAH PELUPUSAN

• Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhadM i j tifik i d l hi k l l

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

• Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal

• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:- Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakargg p y g p

dalam bidang berkenaan.- Aset yang mempunyai unsur keselamatan.- Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik.

Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar- Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar. - Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai

lesen dan kemahiran.- Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru.y p g g p

hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.

KAEDAH PELUPUSAN

• Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidakdi l k l h K t i /J b t d ti d K t i /

TUKAR BELI (TRADE IN)

diperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekalyang berniaga dalam bidang berkenaan.

• Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaantanpa mengira nilai

Dilaksanakan berasaskan:• Dilaksanakan berasaskan:

- Aset sama jenis- Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasangp p gg p g- Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal

KAEDAH PELUPUSANTUKAR BELI (TRADE IN)

• Dilaksanakan berasaskan:

- Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.P t k k i b i bi i h h t- Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh asetyang akan diganti.

- Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dantidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli.g g y g

- Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syaratdalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan.

KAEDAH PELUPUSANTUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

• Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/kenderaan /perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti b i k d / k k k t l ibagi kenderaan/perkakasan komputer yang lain.

KAEDAH PELUPUSAN

• Dilaksanakan berasaskan:

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

Dilaksanakan berasaskan:

- Aset yang sama jenis dan kegunaannya- Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya olehp y

Pegawai Teknikal- Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih

dan penjimatan

• Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepadaaset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian BK PA 2 b kKew. PA-2 berkenaan.

KAEDAH PELUPUSAN

Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang boleh

PINDAHAN

Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang bolehdigunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

- Melebihi keperluanp- Tidak diperlukan selepas projek siap- Obsolete/obsolescent

• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

- Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan Tid k dik k b- Tidak dikenakan apa-apa bayaran

KAEDAH PELUPUSAN

K d h l dil k k b k

PINDAHAN

Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:- Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan. - Tidak dikenakan apa-apa bayaran.

Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima- Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima.- Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan

penerima.- Aset yang diterima secara pindahan hendaklahAset yang diterima secara pindahan hendaklah

dilupus oleh Kementerian/Jabatan- Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan

kepada Kuasa Melulusp

J b L i ik KDNJabatan Logistik, KDN

Keterangan Aset : Peluru

Kuantiti : 500 000 butirKuantiti : 500,000 butir

Keadaan Aset : Setelah diperiksa dan didapati masih dalam keadaan baik dan boleh digunakan lagi

Syor kaedah pelupusan : Pindahan kepada Jabatan Penjara Malaysiay

KAEDAH PELUPUSAN

HADIAH

Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah

• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau

• Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagaiAset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagaibahan latihan atau pameran.

KAEDAH PELUPUSAN

HADIAH

Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

• Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuanj g jlatihan atau pemeran

• Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-manaorganisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yangdianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.

KAEDAH PELUPUSAN

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

HADIAH

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

• Permohonan atau keperluan penerima• Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung olehKos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh

penerima.• Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat

permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhank l t b d b d l isukarela atau badan-badan lain.

• Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepadaPerbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19.

• Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atauAset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan ataupameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.

KAEDAH PELUPUSAN

MUSNAH

Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi asetyang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsurkeselamatan dengan cara berikut:

• Ditanam• Dibakar• Dibakar• Dibuang• Ditenggelam

KAEDAH PELUPUSAN

MUSNAH

Langkah-langkah yang perlu diambil:

• Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll.p• Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa

berkenaan.• Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah

ditanggal/dikelurkan terlebih dahuluditanggal/dikelurkan terlebih dahulu• Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek

dan sebagainya.• Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah

disediakan.

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSATPELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak Pusat Kementerian/Jabatan hendaklah Menggunakan peraturan berkenaan.

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSANPELUPUSAN

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusanJPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusankenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepadaKad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepadapembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

K d K j d t lih l i t l hKenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJACARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

CONTOH PELUPUSAN

Jabatan Logistik, Kontijen Polis Sabah

Keterangan aset : Peralatan Komunikasi Elektronik Keselamatan

Kuantiti : 5 unit

Keadaan aset :rosak, sukar mendapat alat ganti, obselete

Syor pelupusan : Dimusnah secara ditanam

rangka kenderaan di bengkel kereta secara jualan sisasecara jualan sisa

truck 3 ton terlibat kemalangan secara j l ijualan sisa

tayar kenderaan di Kem Batu Kentomen secara jualan sisa

baju & seluar celoreng tentera secara j gmusnah - dipotong dan ditanam

pedang istiadat secara hadiah kepadapedang istiadat secara hadiah kepada muzeum untuk pameran Hari Pahlawan

BAB FKEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

OBJEKTIF

TAFSIRANCARTA ALIRAN DAN

PROSES KERJA

KUASA MELULUS(e) Tindakan SelepasKelulusan

HAPUS KIRA

PROSES HAPUS KIRA

URUS SETIA KEHILANGAN & HAPUS KIRA

(d) Laporan PROSES HAPUS KIRA(d) LaporanAkhir

(a)Melaporkan Kehilangan(b)Laporan

Awal(c)JawatankuasaPenyiasat

TAFSIRAN KEHILANGANTAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagidalam simpanan disebabkan oleh kecuriandalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaiankesusutan, penipuan atau kecuaianpegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRATAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untukHapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang

hilanghilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWALTAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atauKet a Pengarah JabatanKetua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATANTAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah,daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS HAPUS KIRAKUASA MELULUS HAPUS KIRA

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan

(b) Pegawai Pengawal(b) Pegawai Pengawal

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAANPERBENDAHARAAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b) P l El k ik K ik i d ICT i di b h(b) Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal:

Telefon bimbit walkie talkie kamera digital kamera videoTelefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.(Surat KSP Bertarikh 5 Feb 2009 – Kaedah Alternatif Kepada(Surat KSP Bertarikh 5 Feb 2009 Kaedah Alternatif KepadaTindakan Surcaj)

(c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam ( ) , p p p gtanpa mengira nilai perolehan asal.

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj

Surat Perbendaharaan Bertarikh 5 Feb 2009

Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT yang nilai semasatidak melebihi RM5000 diberi pengecualian tindakan surcajtetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasap y gtertakluk syarat berikut;

(1) Walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA), Pemain CD/DVD dan smartphone

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

(2) Kuasa Melulus Bayaran Balik adalah

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj( ) y

- Ketua Setiausaha dan- Ketua Pengarah Jabatan

(3) Nilai semasa adalah berdasarkan nilai semasa berlaku(3) Nilai semasa adalah berdasarkan nilai semasa berlaku kehilangan.Penentuan adalah daripada Pegawai Mahirdan diperakukan oleh JKPAKdan diperakukan oleh JKPAK

(4) Membuat Laporan Polis dan Laporan Awal

(5) Bayaran balik dikreditkan ke Kod Hasil (Denda Pegawai Awam)( ) y ( g )dan direkodkan dalam Buku Perkhidmatan

(6) Tindakan hapus kira dicatatkan di Daftar Aset

(7) Satu Laporan hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian penipuan atau kecuaian tidakkecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

* (P U (B)197 bertarikh 29 Mac 2008)(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kirasebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang M l l i D ft H t M d l (K PA 2) dT

UMelalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b) M d tk L A l K PA 28 d i dUG

(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.

AS

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

S (d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat denganmenggunakan contoh format Kew. PA-29.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada

Jawatankuasa Penyiasat.

UG

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.

GA

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonanhapus kira lengkap dan teratur.

S (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dik k k l h il i t li b ldikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.

T( ) S

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus SetiaPihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

UG

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

GA

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertibdan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

S (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan TindakanSurcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak jlewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

PROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehilangan

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepadaKetua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktukepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA

2 Laporan Awal Kew PA 282. Laporan Awal – Kew. PA-28

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal Bagi kehilangan yang melibatkan seorangAwal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorangKetua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakanoleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ib P j b tIbu Pejabat.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-28

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilangg g g(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C(c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005( )(e) Harga Perolehan Asal:5,800

2. Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku

Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur

3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui15.5 .2007

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-28

Nyatakan:4. Cara bagaimana kehilangan berlaku:

Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada15.5.2007. Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikutiKursus Pengurusan Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri mulai 15-18g ggMei 2007. Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungioleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapatibilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliaukeluar untuk makan tengah hari. Walau bagimanapun kehilangan hanyag g p g ydisedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebutkeesokan hari.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-28

5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna asetyang hilang

Puan Azura bt. Jamal - PPP Lepasan Diploma Gred DGA29

6. Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke ataskehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya.

Tiada

7. Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerjaTiada

7. No. Rujukan dan Laporan Polis

Dang Wangi/023333/07

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-28

9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku

Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung.

10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalanmaksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci danselamat.

11. Catatan:

Tandatangan Ketua JabatanNama:Mohd Amran HashimJawatan: Guru BesarTarikh: 17.5.2007Cop Jabatan

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(b)Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku(b)Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 haribekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana ( ) g g gkehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantarkepada Ketua Setiausaha Kementerian,pAkauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

( ) P i tid k t lib t d k hil it d(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;

(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai ( ) p g p g gg p p gyang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusikanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(c)Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibatdari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1 Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5 Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulandari tarikh pelantikan.pKeterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAANNyatakan: KEW. PA-30

1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C(c) Kuantiti: 1(c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800

2 Perihal Kehilangan2. Perihal Kehilangan

(a) Tarikh diketahui15.5.2007

(b) Tarikh Sebenar berlaku(b) Tarikh Sebenar berlaku14.5.2007 (12.45 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)

(c) Tempat KejadianBilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

(d) Bagaimana kehilangan diketahui

KEW. PA-30

(d) Bagaimana kehilangan diketahui

Apabila hendak mengambilnya dari dalam almari untuk dibawake bilik kursus di dapati tiada.

(e) Bagaimana kehilangan berlakuBilik No. 1404 City Villa Hotel dimasuki oleh pihak yang tidakbertanggungjawab walaupun bilik telah berkunci.

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.Belum diterima.

4 Nama pegawai yang:4. Nama pegawai yang:(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.

Puan Azura bt. Jamal

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30

4. Nama pegawai yang:(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia

P A bt J lPuan Azura bt. Jamal(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.

Puan Azura bt. Jamal5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:

(i) J t h kiki d k hil(i) Jawatan hakiki pada masa kehilanganPPP Lepasan Diploma DGA 29

(ii) Tugasnya serta senarai tugas(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

T t d bTetap dan berpencen(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau

arahan tertentu.Tiada

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30

( ) T ikh b t t khid t(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

27.10.2020

( i) S d h l k k k l h d h k(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya.(Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)Tiada

( ii) M kl t l i jik d(vii) Maklumat lain, jika ada.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30

5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan KeselamatanKerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi ataudiikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikankepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah6. Apakah langkah langkah yang telah diambil untuk mencegahberulangnya kejadian ini.

Pegawai yang membawa aset Kerajaan hendaklah memastikan keselamatan asetberkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakanberkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakanberlakunya kehilangan.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30

7 Rumusan Siasatan7. Rumusan Siasatan

Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atasnote book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya

tik k l t t b k t b t h b lmemastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelummeninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note bookyang di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasamelihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuaidalam menjaga aset Kerajaan.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30

8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak denganmemberikan justifikasimemberikan justifikasi.

Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Puan Azura bt. Jamal untukmemastikan note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumensokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftarsokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal danInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan d k b k it k P b d hdokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau g g jkedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30

9. Syor dan Ulasan

Syor

Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atasP A bt J lPuan Azura bt. Jamal.

Ulasan

Tindakan surcaj dikenakan kepada Puan Azura bt Jamal di atas kecuaiannyamemastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-30

Tandatangan:Tandatangan:

Nama :

J t K t S ti h K t i P l jJawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

Tarikh :

Cop Kemeterian :

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan d e u a a u tu pe t ba ga dakelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

4. Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada KuasaMelulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira AsetKew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaantempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib ( ) p y jkepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikhkelulusan Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJACARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan danHapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

Laptop ditinggalkan di atas meja

Kamera Digital dalam dashboard keretag

Telefon bimbit di Pasar Ramadhan PutrajayaPutrajaya

Sekolah pecah masuk

Tiang bendera di Kolej Komuniti

Kenderaan Pajero & FortunerKenderaan Pajero & Fortuner

Enjin sangkut dlm Garaj Penyimpanan Bot

Kompressor aircon di Hospital

Tabung Oksigen dlm ambulanTabung Oksigen dlm ambulan

Kabel elektrik di Inst Kemahiran

Walkie Talkie di kem PLKN

Tengkorak di Kolej PergigianTengkorak di Kolej Pergigian

PENJELASAN PEKELILINGPENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)

PERBENDAHARAAN MALAYSIATi k 4 Bl k S lTingkat 4, Blok Selatan

Kompleks Kementerian KewanganPresint 2,

62592 PUTRAJAYA62592 PUTRAJAYA.normah.ahmad@treasury.gov.my

03-88823689

SEKIANTERIMA KASIHTERIMA KASIH