sistem pengurusan kualiti (quality management systems

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

MS ISO 9000 (Quality Management Systems

– QMS )

Disediakan Oleh :

Mazzleza Ab Wahab

Jabatan Pelajaran Perak

• Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Bagi Perkhidmatan Awam

PKPA Bil 1/1992

• Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam

PKPA Bil 2/1996

• Panduan Tambahan Mengenai Pelaksanaan MS ISO 9000 dan Skim Pensijilan Sistem Kualiti oleh Agensi Kerajaan

SPKPA Bil 1/1997

• Garis Panduan Semakan Semula Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan

PKPA Bil 1/2002

• Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9001:2000 Dalam Perkhidmatan Awam

SPKPA Bil 2/2002

ARAHAN KERAJAAN

•Tarikh : 1 Januari 2010

•Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan malaysia (MAMPU)

PANDUAN PELAKSANAAN MS ISO 9001:2008 DALAM

SEKTOR AWAM

ARAHAN TERBAHARU

PEMBATALAN

PKPA Bil 2/1996

Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan

Awam

SPKPA Bil 1/1997

Panduan Tambahan Mengenai Pelaksanaan MS ISO 9000 dan Skim Pensijilan Sistem Kualiti oleh Agensi

Kerajaan

SPKPA Bil 2/2002

Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9001:2000 Dalam

Perkhidmatan Awam

Satu standard bertulis yang menetap dan

menyenaraikan keperluan-keperluan asas

yang perlu dalam SPK

KEPENTINGAN STANDARD MS ISO 9000

KEPENTINGAN STANDARD MS ISO 9000

•Memantapkan sistem penyampaian perkhidmatan

•Memberi fokus kepada kehendak dan ekspektasi pelanggan

•Melakukan inovasi dalam penambahbaikan

•Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi

Tujuan

MENCAPAI OBJEKTIF

Kaedah PDCA (Putaran Demming)

• Kenalpasti kehendak pelanggan

• Merancang

• Mengawal proses • Latihan

• Penyeragaman • Tindakan susulan

• Pemerhatian • pemantauan

CIRI-CIRI UTAMA SPK

Tindakan pencegahan

Kajian semula yang berterusan ke atas tindakan pembetulan

Bekerja secara konsisten menepati prinsip “betul kali pertama dan setiap kali”

Mematuhi dasar, peraturan, undang-undang serta prosedur yang didokumenkan

Penyenggaraan rekod kualiti

LATAR BELAKANG ISO

Nickname INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (IOS)

ISO ISOS (Bahasa Yunani) bermaksud consistant / berkekalan

ISO

LATAR BELAKANG ISO

NGO, ibupejabat di

Geneva Switzerland

Ditubuh pada 1946

Keahlian 150 negara –

setiap negara diwakili oleh

badan persijilan

Mempunyai lebih dari 180

Technical Committee

meliputi banyak sektor

industri dan produk

Committee bermesyuarat setiap empat tahun untuk

mewujud dan menyemak

standard

ISTILAH MUDAH SPK

• mendokumenkan prosedur

• proses kerja yang memberi kesan kepada kualiti produk.

`Say what you do’

• melaksanakan aktiviti kerja yang dinyatakan dalam prosedur

`Do what you say’

• rekod aktiviti

• bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan

`Record what is done’ -

• perbandingan antara apa yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang dirancangkan.

• Maklumat tersebut boleh membantu sebarang kekurangan kepada sistem kualiti.

`Improve, based on results’

8 PRINSIP SPK

Fokus Pelanggan

Kepimpinan

Penglibatan Anggota Agensi

Pendekatan Proses

Pengurusan Yang Mengamalkan

Pendekatan Sistem

Penambahbaikan Secara Berterusan

Pendekatan Membuat Keputusan

Berasaskan Fakta

Hubungan Dengan Pembekal

Untuk Faedah Bersama

Prinsip 1- Organisasi Berfokuskan Pelanggan

Sesebuah organisasi bergantung kepada

para pelanggan, oleh itu organisasi hendaklah memahami kehendak semasa dan akan datang, memenuhi keperluan

pelanggan dan berusaha untuk melangkaui jangkaan pelanggan

8 PRINSIP PENGURUSAN

Prinsip ke 2 – Kepimpinan Pemimpin mewujudkan kesatuan untuk tujuan dan hala tuju sesebuah organisasi. Mereka harus mencipta dan mengekalkan persekitaran dalaman supaya semua pihak boleh terlibat sepenuhnya dalam mencapai matlamat organisasi

Prinsip ke 3 - Penglibatan Tenaga Pekerja Tenaga pekerja pada semua peringkat merupakan intipati sesebuah organisasi dan penglibatan secara penuh dapat menggunakan kebolehan mereka untuk memberi manfaat kepada organisasi tersebut

Prinsip ke 4 – Pendekatan Proses

Keputusan yang diingini akan tercapai

dengan lebih berkesan apabila sumber dan aktiviti yang

berkaitan diuruskan

sebagai satu proses.

Prinsip ke 5 – Pendekatan Sistem Untuk Pengurusan

Mengenalpasti, memahami dan

menguruskan sistem proses yang berhubungkait untuk matlamat yang

diberikan memperbaiki kecekapan dan keberkesanan organisasi

Prinsip ke 6 – Penambahbaikan

Berterusan

Peningkatan berterusan seharusnya menjadi matlamat tetap bagi sesebuah organisasi.

Prinsip ke 7- Pendekatan berdasarkan fakta untuk

membuat keputusan

Keputusan berkesan berdasarkan analisa data dan maklumat

Prinsip ke 8 – Hubungan Saling Menguntungkan

Dengan Pembekal

Sesebuah organisasi dan para pembekal adalah saling

bergantung, dan hubungan saling menguntungkan ini meningkatkan kebolehan kedua-duanya untuk

mencipta nilai-nilai bersama

SIRI ISO

ISO 9000

• Istilah dan Perbendaharaan Kata

ISO 9001

• Keperluan Standard

ISO 9004

• Garis Panduan Pelaksanaan

ISO 19011

• Garis Panduan Audit

• Malaysia Standard

MS

• International Organization for Standardization

ISO

• Keperluan Standard

9001

• Versi keluaran

2008

MS ISO

9001 : 2008

DOKUMEN KUALITI

MANUAL KUALITI

Dokumen Keperluan Standard, ditetapkan oleh JK Teknikal ISO

Bersifat generik , boleh digunakan oleh semua organisasi

• 1. Pengenalan Kepada Manual Kualiti

•2. Maklumat Organisasi

•3. Sistem Pengurusan Kualiti

•4. Dasar dan Prinsip Asas Sistem PengurusanKualiti

•5. Tanggungjawab Pengurusan

•6. Pengurusan Sumber

•7. Proses Penyampaian Perkhidmatan

•8. Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan

Mempunyai 8 Seksyen/Klausa:

KANDUNGAN MANUAL KUALITI

PROSEDUR KUALITI

•Menepati keperluan standard (8 Seksyen) Manual Kualiti melalui pembinaan Prosedur dan Proses Kerja

•Dibina oleh organisasi mengikut perkhidmatan utama mempunyai hubung kait dengan Manual Kualiti

•Bilangan dan saiz bergantung kepada saiz organisasi / skop

DOKUMEN KUAITI

DOKUMEN SOKONGAN

• Akta/Undang-Undang

• Pekeliling: PKPA, Surat Pekeliling Ikhtisas, Perbendaharaan

• Bahan Cetakan Organisasi : Buku Panduan

REKOD KUALITI

• Bukti Pematuhan

MANUAL KUALITI

• Mandatori

PROSEDUR KUALITI

Mandatori: 6 Prosedur (Prosedur Sistem)

• 1. Kawalan Dokumen

• 2. Kawalan Rekod

• 3. Audit Dalam

• 4. Tindakan Pembetulan

• 5. Tindakan Pencegahan

• 6. Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk

STATUS DOKUMEN KUALITI

Menerangkan

Dokumen menyokong SPK cth SPI,

Arahan Perbendaharaan dan Garis

Panduan

MANUAL

KUALITI

PROSEDUR

KUALITI

DOKUMEN

SOKONGAN

REKOD KUALITI

Menerangkan

Dasar /objektif kualiti

SPK: seksyen standard MS ISO 9001:2008

Menerangkan

Proses-proses pelaksanaan SPK

Menerangkan

Bukti pematuhan SPK

HIRARKI DOKUMEN KUALITI

OVERVIEW VERSI 2008

K E H ENDAK

P E L ANGGAN

K E PUA S AN

P E L ANGGAN

5. Tanggungjawab

Pengurusan

6. Pengurusan

Sumber

7. Penyampaian Perkhidmatan

8. Pengukuran, Analisis &

Penambahbaikan

4 – SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Input Output Produk

Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti

Maklumat

Aktiviti Tambah Nilai

Output sesuatu proses menjadi

input proses berikutnya dan perlu

diurus sebagai satu sistem bagi

mencapai objektif agensi

MODEL SPK MS ISO 9001:2008

Sekian. Terima kasih