seminar setiausaha - ww2.sabah.gov.myww2.sabah.gov.my/insan/secretary_md fauzi.pdf · tanggungjawab...

SEMINAR SETIAUSAHA

What an awesome secretary looks like?

Dr. Md Fauzi Md Ismail

Don’t be

same,

be better.

Bagaimana individu belajar?

70:20:10Pengalaman

Hubungan

Pembelajaran formal

Tanggungjawab Utama Setiausaha

Dokumentasi, rekod

dan fail

Menyediakan

dokumen

Tanggungjawab Utama Setiausaha

Komunikasi- Email

- Telefon

Tanggungjawab Utama Setiausaha

Mengumpul

maklumat

Tanggungjawab Utama Setiausaha

Diari

Tanggungjawab Utama Setiausaha

Perjalanan

Tanggungjawab Utama Setiausaha

4 Perkara PentingUntuk MenjadiSetiausaha Yang

Efisien

• Mengemaskini inbox

• Sync calendar

• To do list

• Mengemaskini inbox

• Konsisten

• Menggunakan ICT dengan cekap

• Peralatan pejabat yang lengkap

Setiausaha yang efisyen haruslah

teratur dalam menjalankan tugas1

• Menepati masa – 15 minit buffer time

• Mental yang bersedia setiap masa

• Ingat jadual boss dan orang yang pentingkepada boss

• Sentiasa bersedia dengan material yang sesuai

Contoh: agenda mesyuarat/kedudukanboss semasa majlis

Setiausaha yang efisyen haruslah

sentiasa bersedia2

• Mempunyai skrip dalam perkara-perkara penting

• Cekap mengambil nota

• Friendly dalam telefon

• Tatabahasa dan ejaan

• Pengesahan kehadiran

Setiausaha yang efisyen haruslah

berkomunikasi dengan berkesan3

• Tahu kecenderungan pengurusan masa

• Kaedah komunikasi yang digemari

• Makanan/minuman/sesi foto

Setiausaha yang efisyen haruslah

mampu menjangkakan apa yang diperlukan boss4

TEST

What is my style?

Memahami

boss

Bagaimana cara mengenali boss?

• Berapa orang pegawai bawahan yang diselia?

• Berapa orang boss kepada boss anda?

• Berapa banyak masa yang digunakan boss dalammengurus jabatan? (briefing / perbincangan /mesyuarat / menyemak kertas

kerja / latihan etc)

• Apakah jenis keputusan yang harus dibuat oleh boss?

Mengurus boss bermakna…

• Mengetahui cara kerja beliau & danbagaimana cara anda bekerja

• Berkomunikasi dengan cara disukai boss

• Mengetahui nilai-nilai yang disukai danmencari persamaan

• Boleh mewakili beliau untuk menyatakankeperluan kepada pegawai lain

• Menjangkakan apa yang diperlukan

• Menjadi pembangkang yang setia

• Memberi maklumat yang tepat

Mengurus boss bermakna…

Test

Mengenali Boss Anda

Organisasi anda akan mengadakan satu majlis yang besar danpersiapan sudahpun hampir 100% siap. Anda baru sahaja mendapatidea baru untuk memastikan majlis tersbut mendapat liputan media. Anda mencuri masa untuk mencadangkan idea baru kepada boss. Respon boss ialah:

a) Menyatakan ianya sudah terlewat dan tidak mempertimbangkanidea anda

b) Akan mempertimbangkan sekiranya idea anda dibuat dengan telitidan bertulis

c) Menerima idea anda dan membuat perubahan seperti cadangananda.

Know your boss…

Bureaucratic

Bagaimana mengenali mereka?

• Sentiasa mengikut arahan & peraturan

• Gemarkan paper work

Bagaimana membuat mereka happy?

• Jangan menganggap peraturan sesuatu yang remeh

• Pastikan semua perkara dibuat secara bertulis

Know your boss

Anda memaklumkan kepada boss bahawa terdapatkesilapan dalam dokumen yang diterima. Anda berjumpaboss dan menyatakan perkara tersebut. Respon boss adalah:

a) Meminta anda supaya jangan risau asalkan semuamaklumat ada dalam dokumen tersebut

b) Meminta anda berjumpa dengan pegawai yang menyediakan dokumen untuk memperbaikinya

c) Berjumpa pegawai yang menyediakan dokumen danmemarahi mereka

Laid back

Bagaimana mengenali mereka?

• Lebih relaks

• Lebih mementingkan hasil dari proses

Bagaimana membuat mereka happy?

• Utamakan hasil kerja lebih dari bagaimana untukmenghasilkan kerja

Know your boss

Jabatan anda akan berpindah ke tempat lain tahunhadapan. Adakah boss anda…

a) Memberitahu kepada anda dan bertanyabertanya pendapat anda mengenai perkara ini

b) Menunggu sehingga proses separuh jalan, dankemudian memaklum kepada anda

c) Memberi tahu 2-3 minggu sebelum berpindah

Consultative

Bagaimana mengenali mereka?

• Suka terlibat dalam pembuatan keputusan

• Gemarkan perbincangan dalam pembuatan keputusan

Bagaimana membuat mereka happy?

• Jangan berahsia

Know your boss

Terdapat satu kertas kerja yang mencadangkan satuprojek baru. Pegawai kanan dan bos andamembincangkannya. Bos anda…

a) Tidak menceritakan kepada pegawai lain

b) Memberikan sedikit maklumat tentang cadangantersebut

c) Meminta pegawai lain turut terlibat dalamperbincangan

Non consultative

Bagaimana mengenali mereka?

• Tidak berkongsi maklumat sehingga ianya benar-benarperlu

Bagaimana membuat mereka happy?

• Tidak perlu meminta maklumat yang tidak perlu

• Sekiranya anda perlu, jalaskan sebab anda perlumaklumat tersebut

Know your boss…

Boss meminta pegawai untuk mengumpul maklumatmengenai sesuatu perkara. Semasa pegawai sedangmengumpul maklumat berkenaan, boss akan…

a) Bertanya perkembangan beberapa kali sehari danmencadangkan tempat yang maklumat bolehdiperolehi

b) Menyemak maklumat yang diperolehi oleh pegawaisetiap hari

a) Membiarkan sahaja pegawai mengumpul maklumat

Concern with the Detail

Bagaimana mengenali mereka?

• Mempunyai persamaan dengan bureaucratic boss

• Memberi perhatian kepada perkara-perkara kecil

• Selalu bertanya kenapa

Bagaimana membuat mereka happy?

• Memaklumkan progress sesuatu tugasan

• Elakkan kesilapan kecil

Know your boss…

Anda mengesyaki pembekal menaikkan harga. Anda memaklumkan kepada boss. Boss akan…

a) Menyatakan kepada anda terpulang bagaimanauntuk menyelesaikannya

b) Mendapatkan pembekal lain

c) Meminta anda mengumpulkan beberapaquotation dan membandingkan harga

Focused on the Big Picture

Bagaimana mengenali mereka?

• Tidak memberi perhatian kepada perkara-perkara kecil

• Hanya mahu melihat hasil kerja

Bagaimana membuat mereka happy?

• Tidak perlu memberitahu bagaimana anda menjalankantugasan

• Hanya beri cadangan yang boleh membantu mencapaihasil kerja yang lebih baik

Know your boss…

Boss anda mendapati tugasan-tugasan yang beliauberikan tidak memenuhi ekspektasi beliau, danmemerlukan penambahbaikan. Beliau akan…

a) Mencadangkan aktiviti yang boleh meningkatkanproduktiviti seperti retreat dan team building

b) Memanggil semua pegawai untuk sesi brainstorming

c) Meminta setiap orang memberi satu cadanganringkas untuk meningkatkan produktiviti secarabertulis

Creative

Bagaimana mengenali mereka?

• Suka kepada idea-idea kreatif

Bagaimana membuat mereka happy?

• Pastikan anda menjadi kreatif

• Dapatkan idea baru melalui buku, internet etc

Know your boss…

Anda menemui kaedah baru dalam menyiapkansesuatu tugasan. Anda berkongsi perkara inidengan boss. Boss anda…

a) Meminta penerangan yang lebih detail mengenai cadangan anda

b) Meminta anda menerangkan mengenai kaedahbaru dalam satu muka surat

c) Berasa seronok dan terus melaksanakannya.

Logical

Bagaimana mengenali mereka?

• Bertentangan dengan boss yang kreatif

• Perbincangan dan cadangan perlu berasaskan fakta

Bagaimana membuat mereka happy?

• Setiap isu yang diutarakan mesti disokong dengan data

Know your boss…

Anda memohon untuk bercuti sehari padaenam bulan akan datang. Boss anda akan…

a) Menyemak diari terlebih dahulu

b) Meminta anda memohon secara bertulis

c) Terus meluluskan cuti dan akanmemikrkan pengganti anda apabila tibamasanya

Organized

Bagaimana mengenali mereka?

• Meja & bilik yang kemas

• Suka merancang jadual

Bagaimana membuat mereka happy?

• Pastikan meja anda kemas

• Tepati masa

Know your boss…

Boss anda meminjam buku rujukan anda. Setelahbeberapa minggu, anda perlu merujuk buku tersebut danmeminta agar boss anda mengembalikan buku tersebut. Boss anda…

a) Kelihatan terkejut dan mencari di celah-celahbuku/fail di biliknya

b) Meminta masa 5 minit untuk mencari buku tersebutdan memulangkannya kembali selepas 20 minit

c) Mengambil buku tersebut di rak danmemulangkannya.

Unorganized

Bagaimana mengenali mereka?

• Tempat kerja yang berselerak

• Tidak fokus

• Melakukan beberapa perkara dalam satu masa

Bagaimana membuat mereka happy?

• Perlu sentiasa menjangkakan apa yang mereka mahu

• Sentiasa mengingatkan mengenai datelines, tetapijangan sehingga mereka rasa dikawal

Know your boss…

Sudah hujung tahun, semua pegawai sibuk dan sedikittertekan untuk mencapai KPI masing-masing. Boss anda…

a) Mencadangkan projek baru, walaupun terdapatbeberapa projek yang sedang berjalan.

b) Membincangkan dengan pegawai tentang kaedahterbaik menyiapkan projek sedia ada

c) Cuba menggembirakan pegawai dengan pelbagaicara seperti keluar lunch bersama

Proaktif

Bagaimana mengenali mereka?

• Sentiasa excited dengan projek-projek baru

Bagaimana membuat mereka happy?

• Tidak perlu meminta maklumat yang tidak perlu

• Sekiranya anda perlu, jalaskan sebab anda perlumaklumat tersebut

Know your boss

Anda dan rakan mencadangkan beberapa idea baruuntuk meningkatkan produktiviti. Boss anda…

a) Menyatakan pada masa ini banyak program sedangberjalan, dan minta menyimpan idea sehinggakeadaan kurang sibuk

b) Meminta anda menulis idea tersebut danmenyerahkannya kepada anda

c) Bersetuju dan terus ingin melaksanakannya

Reaktif

Bagaimana mengenali mereka?

• Banyak mesyelesaikan isu/idea sedia ada berbandingmebuat inisiatif baru

• Mempunyai persamaan dengan boss bureaucratic

Bagaimana membuat mereka happy?

• Bantu mereka menyelesaikan tugasan sehingga siap

Are you part of the problem

or part of the

solution?

KARISMA

SEORANG

SETIAUSAHA

(1)

Penampilan

Smart & professional

Posture – berdiri/duduk tegak

Eye contact

Open gensture

Tips:

berpenampilan “sama” tetapi jangan melebihibos

First impression yang menunjukkan andakompeten

Berjalan, bercakap, menjawab salan, memberiarahan

Sekiranya anda tidak yakin, yakinlah denganboss anda

(2)

Keyakinan

• Bercakap dengan jelas

• Senyum

• Bersalam dengan yakin

• Bercakap dan mendengar dengan penuhminat

• Bertindak dengan cepat, tetapi tidaktergesa-gesa

(3)

Bertenaga

Gunakan ayat-ayat yang positif.

“Saya OK dengan cadangan tu, tapi sayabimbang masa tak mencukupi untuk

buat cadangan tu.”

(4)

Positif

Sesetengah perkara adalah rahsiawalaupun ianya tidak dinyatakan

Melaksanakan tugas yang diberikan

(5)

Boleh dipercayai

Boss anda sentiasa melihat bagaimanaanda berurusan dengan orang lain.

(6)

Likeable - disenangi

Likeablity Test

Skala (1=rendah, hingga 5=tinggi)

Anda berminat untuk mengenali orang lain

Anda adalah seorang pendengar yang baik

Anda gemar berjenaka

Anda tidak bergosip

Anda tidak sombong

Anda tidak merendah-rendahkan orang lain

Skor 6-10

Terima kasih atas kejujuran anda.

Tetapi anda perlu mengubah diri andadalam banyak perkara agar lebih

disenangi.

Dalam hubungan anda di pejabat, andabiasa-biasa saja. Tidak ada orang yang suka atau pun tidak suka kepada anda.

Anda perlu berusaha lagi agar lebihdisenangi

Skor 12-17

Anda mempunya banyak rakan di pejabat, tetapi anda masih boleh mengenalpasti

beberapa perkara agar disukai rakan danboss.

Skor 18-23

Anda seorang yang disenangi dan ramaiorang menyenangi anda.

Skor 24-29

Anda adalah seorang penipu!

Skor 30

MEMASTIKAN

HUBUNGAN

BAIK DENGAN

BOSS

Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…

popular!

Sopan dan sentiasa membantu

Amalkan:• Menjawab mesej dengan segera

• Membalas panggilan setefon jika berjanji

• Memenuhi janji

tidak berkira

Melakukan tugas walaupun ia bukan tugasanda

Tidak semestinya jika anda mempunyai komitmenkeluarga anda tidak boleh bekerja lebih untuk

organisasi

Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…

menerima kritikan dengan positif

• Tidak perlu defensive apabila dikritik

• Tunjukkan kematangan

• Berterima kasih

Kegagalan anda untuk mengawal diri apabila dikritikmenunjukkan diri anda lemah

Untuk memastikan hubungan baik dengan boss, anda perlu…

menulis dengan sempurna

• Ayat yang tersusun

• Dapatkan bantuan

• Layout yang kemas

• Gunakan perenggan & subheadings

• Jangan bergantung kepadagoogle/spellcheackers etc

Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…

mencadangkan penyelesaian apabilamemberitahu suatu masalah

Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…

memuji tetapi tidak berlebihan

• Memuji hanya sekali-sekala

• Simpan pujian yang hebat

• Pujian yang simple

Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…

setia

• Tunjukkan kesetiaan kepada boss walaupun di hadapan orang lain

• Tidak bergossip mengenai boss

• Kesetiaan adalah lebih utama daripadapendapat peribadi

Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…

under promise, over deliver

Siapkan tugas lebih awal / lebih baik dariyang dijanjikan

Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…

HANDLE YOUR

BOSS

Boss yang tidak memberi

perhatian semasa anda bercakap

• Minta mereka ulang kembali –

“Saya tak pasti OK tak penerangan saya tadi,

boleh ingat tak apa saya cakap tadi…?”

• Jangan tanya open ended

• Engage mereka semasa bercakap

• Rekod secara bertulis melalui email/catatan

• Mereka menganggap orang lain tahu apa dalam

fikirannya

• Gunakan open ended question – Apa topik

perbincangan kita petang ni?

• Teknik “tanya dan diam”

Boss yang kurang berkomunikasi

• Power game – mereka mahu tahu lebih dari anda.

Hormati mereka.

• Sekiranya anda perlukan maklumat, nyatakan

anda tahu yang mereka tahu dan berikan sebab

yang jelas kenapa anda perlu tahu.

Boss yang berahsia

• Prejudis terhadap umur, status, jantina, bangsa

• Elakkan berbincang mengenai perkara ini

• Sebaliknya buktikan melalui tindakan dan prestasi

Boss yang prejudis

• Sediakan sistem/perancangan untuk diikuti

• Beritahu kesan sekiranya sesuatu yang tidak baik

berlaku

• Hanya fokus kepada perkara yang memberi kesan

kepada anda secara langsung

• Kebanyakan boss tahu yang mereka sebenarnya

tidak organized

Boss yang unorganized

• Bos yang berprestasi rendah akan memberi kesan

kepada anda & organisasi

• Pastikan ada black & white

• CC kepada pegawai lain yang perlu tahu

Boss yang berprestasi rendah

• Pastikan ada black & white

• Jangan menyalahkan beliau kembali

• Gunakan perkataan kita, bukan saya

Boss yang suka menyalahkan

anda

• Jangan menghadapi dengan emosi

• Perlu tenang, rasional dan berasaskan fakta

• Sekiranya keadaan tidak terkawal, minta diri dan

nyatakan anda akan datang semula apabila beliau

tenang

• Minta rakan anda menggunakan teknik yang sama

agar mereka sedar

Boss yang suka mengamuk

• Adakah beliau melakukan perkara ini hanya

kepada anda

• Periksa sama ada perkara yang diperkatakan itu

betul

• Sekiranya anda mampu, abaikan. Jika tidak,

berterus terang

Boss yang merendah-rendahkan

anda di khalayak ramai

• Sekiranya ia tidak memberi kesan kepada anda, iabukanlah satu masalah

• Bantu boss anda:

- kurangkan tugas

- delegate kerja

- pecahkan tugas-tugas besar

• Sekitanya beliau minta anda turut kerja lebihmasa, maklumkan kepada boss ia hanya untuktempoh tertentu sahaja

Boss yang workaholic

Your boss has a crush on you

Memberi perhatian yang luarbiasa kepada anda

Flirt

Your boss has a crush on you

Selalu minta anda pulang lewat

Your boss has a crush on you

Berkongsi banyak perkara rahsia

Your boss has a crush on you

Mengajak makan/minum berdua

Your boss has a crush on you

Memuji terutamanya dalam perkara yang tidak berkaitan kerja.

Your boss has a crush on you

Mengajak melakukan aktiviti luarberdua.

Your boss has a crush on you

Body Language

Eye contact dan cara bercakap.

Your boss has a crush on you

Ingat semua perkara mengenai diri anda.

Your boss has a crush on you

Memberi hadiah.

Your boss has a crush on you

Blushing

Your boss has a crush on you

Menyentuh secara fizikal

Your boss has a crush on you

Menelefon/menghantar mesej tanpasebab

Your boss has a crush on you

Bagaimana menolak a flirting boss?

Tegas tetapi sopan

“Terima kasih, tapi saya tidak berminat mempunyai

hubungan yang lebih dari tugas”

“Saya sangat menghargainya, tapi saya tak berminat”

Elakkan menggunakan ayat-ayat sepertiini…

“Itu mustahil…” Nyatakan perkara yang boleh dicapai.

“Saya tak boleh kerja dengan pegawai A"Boss hanya ingin sesuatu perkara selesai dan tidak berminat untuktahu tentang hubungan anda dengan pegawai lain.

“Saya dah cakap kan hari tu…"Elakkan bercakap seperti ini dikhalayak ramai.

“Ini bukan salah saya"Menyalahkan orang lain menunjukkan anda sendiri yang tidak cekap.

Elakkan menggunakan ayat-ayat sepertiini…

“Boss tak suruh pun saya buat”Boss anda bukan ibu anda.

“Susah la boss…"

"Tu bukan kerja saya”Kebiasaannya boss sudah tahu itu memang bukan kerja anda.

“Boss lama saya dulu dia buat macam ni…”

“Saya sibuk"Sebaliknya, tanya perkara mana yang harus didahulukan.

Jangan janjikan lebihdari yang anda / boss

anda mampu lakukan!

Exercise

Tulis sebanyak mungkin kelebihan yang ada pada diri anda.

Exercise

Tulis sebanyak mungkin kelebihan yang ada pada diri anda.

Pilih 5 kelebihan yang paling utama.

PERANCANGAN

&

PENGURUSAN

MASA

Perancangan Diari Tahunan

• Acara rasmi

• Mesyuarat berkala

• Majlis berkala

• Tarikh peribadi yang penting – anniversary, tarikh lahir ketua jabatan, etc

Perancangan Diri Bulanan

• Menyedia / menyemak laporan

• Menyediakan kertas kerja

• Menyedia / menyemak surat

Anda mungkin perlu memperuntukkansatu/setengah hari yang

khusus untuk perkara-perkara ini.

Perancangan Diri Mingguan

Perlu dibuat setiap pagi Isnin:

• Menyemak panggilan telefon yang perludibuat

• Menyemak email yang perlu dijawab

• Menyemak kerja-kerja pentadbiran

Ujian Pengurusan

Masa

Tips Pengurusan Masa

• Rancang dengan spesifik

• Sediakan to-do-list mengikut kepentingan

• Asingkan tugas-tugas rutin

• Pecahkan tugas-tugas yang besar

• Buat pengagihan tugas

• Semak pencapaian secara harian

• Pastikan ada rehat

• Berani berkata TIDAK

MATRIX PENGURUSAN MASA

SEGERA TIDAK SEGERA

PENTING

• Krisis• Dateline• Majlis penting• Solat fardhu

• Merancang• Motivasi• Membangun staf• Pencegahan masalah prestasi• Majlis kurang penting

TIDAK PENTING

• Panggilan telefon yang tidak penting

• Mesyuarat yang tidakberkaitan

• Email peribadi• Panggilan telefon yang tidak

penting• Membuang masa

Kesilapan lazim dalam pengurusan masa

• Tidak memberi prioriti

• Tiada perancangan

• Terlalu merancang

• Memulakan hari dengan lambat

• Mudah terganggu

• Perfectionist

• Bertangguh

• Menganggap sibuk itu efektif

Perkara yang selalu mencuri masa

• Internet

• Telefon

• TV / Media

• Berfikiran negatif

• Orang lain

• Perjalanan

• Dokumen yang terlalu panjang

KOMUNIKASI

Perkara yang paling pentingdalam komunikasi ialah

mendengar apa yang tidakdiperkatakan.

PETER DRUCKER

Komunikasi dengan boss

Masa yang sesuai

Bersedia

Komunikasi dengan boss

Faham & jelas apa yang

disampaikan

Komunikasi dengan boss

Komunikasi dengan ketua

• Mendengar dengan aktif – angguk, rephrase etc

• Tanya soalan

• Bersedia dengan maklumat yang diperlukan boss

• Bersiap sedia dengan cadangan

• Take notes

• Straight to the point

DON’ Ts

Menyatakan perkara yang tidak baik

mengenai boss lama anda

Merungut mengenai perkara kecil

Berbincang dengan boss kepada boss anda

tanpa kebenaran

Mengulangi kesalahan yang sama

Elakkan…

Mengganggu boss ketika mereka

sibuk

Menyorokkan perkara-perkara yang

sepatutnya boss tahu

Anda dikritik oleh boss dengancara yang tidak adil

• Bincang apa yang membuat anda tidak puas hati,

bukan membalas kritikan.

• Sama seperti rumah tangga, tidak perlu

merosakkan hubungan dengan boss semata-mata

suatu perkara.

Apa perlu dibuat sekiranya anda dikritik boss?

Kritikan adalah peluang untuk bekerja bersama dengan lebih baik.

Kritikanbukan

serangan. Ia adalahmaklumatberharga.

Buang ego. Ia tiada

tempat di pejabat.

Kawal diriagar tidakemosi dandefensif.

Ujian

Kemahiran

Mendengar

ASSERTIVE(tegas, bukan garang/agresif)

Terima kasih

&

Have a Nice Day