membina setiausaha

Membina Pembantu Peribadi Dan

Setiausaha yang Cemerlang MENGENAL WATAK.pps

16 & 17 JUNE 2003

Times Management Training Sdn Bhd

Kandungan Kursus9.00Pagi Ice breakers 9.00Pagi Ice Breakers

Kandungan Program Kemahiran Bekerja Dlm KumpulanObjektif Kursus Kes KajianPeranan dan Tanggungjawab Permainan PengurusanPembantu Peribadi &Setiausaha

10.15am Rehat 10.15am Rehat

10.30am Apayang dimaksudkan 4M1K 10.30am Kemahiran Membuat keputusanKemahiran Komunikasi Yang dan Menyelesaikan Masalahberkesan

12.30pm Makan Tengahari 12.30pm Makan Tengahari

1.30pm Pengurusan Masa 1.30pm Pengurusan Pejabat Melalui 5S

3.15pm Rehat 3.15pm Rehat

3.30pm Pengertian Kualiti Perkhidmatan 3.30pm Pengurusan Pengatahuandan Kualiti Penilaian Kursus

Kesimpulan5.00pm Tamat 5.00pm Penyerahan Sijil

Objektif Kursus Mempraktikkan Teknik Pengurusan Masa

Yang Berkesan Meningkatkan perkhidmatan berkualiti. Menggunakan teknik berkomunikasi yang

efektif Mengendalikan pengurusan kerja melalui

perancangan yang teratur Membina hubungan interpersonal yang

baik

PRINSIP – PRINSIP SETIAUSAHA YANG PROFESIONAL

Tugas dan Tanggungjawab yang Jelas

Mengenali Organisasi Memahami Tugas Ketua anda

Tanggung Jawab.. Menyokong dan melaksanakan dasar

pengurusan yang telah disediakan oleh pihak pengurusan.

Menyusun atur jadual dan pengurusan masa bagi setiap aktiviti ketua.

Mencorak serta melaksanakan sistem dan prosedur bagi pengurusan pejabat

Perancangan logistik yang efektif Menyediakan laporan, draf koresponden, minit

mesyuarat dsb. Memastikan perkhidmatan yan g berkualiti.

Ciri-Ciri Kecemerlangan Pro-Aktif

Sentiasa berfikiran pro-aktif dan berupaya mengenali masalah sebelum ianya berlaku.

AmanahMemegang kepercayaan syarikat mengenai sulit dan rahsia secara tegas

Mempamirkan KeyakinanSentiasa memupuk keyakinan dalam diri dalam berhadapan dengan cabaran

Bersedia menyesuaikan diri dengan perubahanDapat menyesuaikan diri dalam apa jua keadaan dan perubahan

Kesilapan dalam Tugas Setiausaha

Tidak Dapat Mengawal Emosi Gosip dan membawa cerita Sikap kerja negatif Membazir waktu Gagal membuat perancangan yang baik Tiada inisiatif Suka menyalahkan orang lain Tidak amanah Tidak faham deskripsi tugas

Memahami Keperluan Bos

Untuk Mengetahui keperluan atau “Expectation” yang menepati kehendak Ketua kita, Kita perlu lihat dari pelbagai Sudut seperti :– Keperibadian

Kita kena pandai menganalisa kelemahan dan kekuatannya

Tahu apa yang dia suka dan tidak suka Faham akan pendirian dan cara beliau membuat

keputusan– Cara Bekerja

Adakah dia suka menyelia kita selalu Adakah Dia mahukan sesuatu secara pantas dan tepat Adakah Dia beri kita peluang untuk mengendalikannya Apa reaksinya terhadap kesilapan

– Hasil Kerja Adakah dia berikan masa yang cukup Adakah dia menepati masa Adakah dia menekankan kualiti atau kuantiti Dia memberikan kebebasan melakukannya Dia perlukan laporan sekerap yang mungkin

– Berinteraksi Agresif Emosional Banyak Berdiam

– Latarbelakang Keluarga Sosial Akademik Pengalaman kerja

KES KAJIAN

Rose seorang PA yang telah berkhidmat dengan syarikat ABC lebih 6 tahun. Baru baru ini beliau telah mendapat ketua baru yang ditukar kan dari HQ. Ketua baru beliau suka memberikan kerja “last minute” tetapi hendakkan segera. Rose agak lemah dalam pengurusan masa mengahadapi saat yang sukar untuk menyesuaikan dirinya dengan kerenah ketua baru tersebut.

Disamping itu Rose juga agak lambat dalam menyediakan lapuran kerana tidak mahir dengan MS Excel. Kekerapan beliau datang lewat memburukkan keadaan.

Bincangkan dengan kumpulan anda :

1. Apakah yang perlu di lakukan untuk membantu Rose memperbaiki prestasinya. – 10 minit

Apa yang dimaksudkan dengan4M dan 1K

Dalam membuat perancangan konsep 4M dan 1K adalah konsep yang banyak di pakai guna bagi memastika ianya berkesan

Merancang, Mengendali, Mengagih, Mengawal dan Keputusan

Merancang

Perancangan yang berkesan memerlukan proses sistematik seperti berikut:– Penetapan Sasaran / Objektif .

Ia bertindak sebagai Kompas atau rumah api

– Analisis Keadaan Membuat penilaian terhadap SWOT dan

menyenaraikan tindakan

– Mengambil Tindakan Tindakan perlu diambil berdasarkan senarai

tadi bagi mengatasi / memastikan sasaran tercapai

– Kemajuan Yang berterusan Jangan mudah berpuas hati terhadap

tindakan/ hasil yang kita capai kerana pesaing akan berusaha setiap saat mengatasi kita.

Mengendalikan Setiap tugas yang dirancang perlu di

kendalikan dengan teratur. Ia juga kadangkala melibatkan

pengurusan sumber seperti masa, kecekapan, alat dll

Memastikan sentiasa berada di landasan yang betul

Mengagih Perlu pandai membezakan

Pengagihan dan penyerahan Mengenal pasti apa yang perlu diagih

dan siapa yang kita agihkan tugas Kemahiran rakan/pekerja bawahan Kepercayaan dan kecekapan perlu di

titikberatkan

Keputusan Memastikan Keputusan seperti

apa yang Ketua mahukan Menepati masa dan kualiti Lazimnya bukan setakat

menepati tetapi melebihi

KEMAHIRAN KOMUNIKASI

Kemahiran Komunikasi Yang Berkesan

Komunikasi adalah satu proses yang melibatkan :

Penghantar Maklumat

Penerima

Halangan Komunikasi Yang berkesan

Tidak memberikan perhatian pada pendengaran – Pengalaman yang lepas kadangkala menjadikan kita

beranggapan benda yang sama.Komunikasi1.pps Mengenepikan apa yang kita dengar berbanding apa yang kita

tahu Tidak memberi ruang untuk menganalisa rasional/logik

pesanan tersebut dan secara terburu-buru menolaknya apabila kita sangkakan apa yang kita ketahui melebihi logik apa yang kita dengar

Menyertakan anggapan atau prasangka pada pengirim atau penyampai maklumat

Prasangka di sertakan jika bermusuhan dengan penyampai atau rentetan peristiwa menjadikan kita membuat anggapan negatif terhadap maklumat tersebut

Perkataan yang mempunyai berbagai maksud pada berbagai penerima

Contohnya Sayang , selalu Bahasa

Penggunaan bahasa yang sukar difaham Komunikasi sehala drawing object.pps

Tidak membuka ruang untuk pengesahan atau soal jawab Dominasi oleh kumpulan yang bising

Rangkaian yang panjang bola ahmad.pps Mengirim pesanan tidak secara langsung pada menerima

sebaliknya melalui orang ketiga, keempat dll. Mengikut membuta tuli pada penyampai dan tidak pada apa

yang disampaikan

Mengatasi Halangan Komunikasi

Gunakan Komunikasi 2 hala– Ambil perhatian– Sahkan Pemahaman– Buka peluang soal jawab

Komunikasi 4 mata – Tidak melalui orang lain

Jadi Pendengar yang sabar– Buka ruang untuk penjelasan dan penerangan

Gunakan Bahasa yang mudah dan jelas. Terus pada maksud dan berterus terang Jangan sertakan anggapan pada maklumat

sebaliknya fahami rasional Berfikiran terbuka Gunakan sentuhan pandangan Bantu dengan pergerakkan tubuh badan Jangan mengunyah ketika bercakap

Penggunaan Media Elektronik E-Mail

– Media paling pantas dalam saluran data maklumat dengan menggunakan Modem atau server dan talian data

Internet– Media mendapatkan semua jenis maklumat tanpa

terkawal Telefaks

– Penghantaran maklumat melalui salinan data dan talian data

Telefon– Penghantaran maklumat mengunakan suara

Teknik Menjawab Telefon Yang Baik

Penting menjawab telefon dengan teknik yang baik kerana ia mencerminkan imej syarikat.

Adakala gagal menjawab dengan baik menyebabkan anda kehilangan pelanggan, tawaran, projek sekaligus mencemar nama baik syarikat.

Had kan deringan tidak melebih 3 kali– Deringan yang berpanjangan bukan sahaja menganggu rakan

kerja yang lain malah menjadikan pemanggil menunggu dengan lama sedangkan masa itu berharga.

Meneutralkan emosi tatkala mengangkat telefon– Jangan terbawa-bawa dengan suasana ketegangan atau

kebisingan luar kawalan. Menjawab dengan ucap selamat diikuti dengan jabatan dan nama

penerima– Agar mudah berurusan dan pemanggil merasakan ia dihormati.

Tawarkan bantuan atau mengambil pesanan jika orang yang hendak dihubungi tiada atau perlukan bantuan lain.

– Menyertakan nilai pada perkhidmatan anda Jangan menjawab dengan ada sesuatu berada di dalam mulut/makan Ucapkan terima kasih dan meletakkan ganggang telefon dengan perlahan.

Berkomunikasi dengan Rakan Sekerja

Rakan sekerja merupakan ahli kumpulan yang membantu bekerjasama.

Kerjasama dapat dijalinkan melalui komunikasi yang baik

Perlu ada toleransi, memahami dunia rakan sekerja anda sebelum berkomunikasi dengan mereka.

Pengurusan Masa Ia lebih diterjemahkan sebagai

bagaimana kita membahagikan masa kerja dengan efektif seperti menyiapkan tugas dalam tempoh waktu yang diberi.

Mengenal Pasti Pembaziran Masa

Waktu mula dan akhir Kerja – 20 minit– Adakalanya kita masuk tepat tapi lewat memulakan kerja

ataupun setengah jam sebelum waktu tamat kerja kita sudah mula bersembang dan sebagainya.

Waktu keluar dan masuk selepas rehat/solat –20 minit Tatkala melakukan photostat/fax – 20 /30 minit

– Sempat berbual yang panjang dan kadankala mempromosikan MLM

Tidak pandai membezakan kerja-kerja yang Penting, Segera, tidak penting dan tidak segera 1Jam

Email berantai yang tidak berfaedah 30 minit Melayari internet 1 jam

Menentukan Keutamaan Kerja

Segera Dan Penting Segera Tidak Penting

Penting & Tidak Penting &

Tidak Segera Tidak SegeraKES PENGURUSAN MASA.pps

Bagaimana Menguruskan Masa Yang Berkesan

– Langkah 1 Buat senarai Perkara yang hendak dilakukan “To do

List”

-Kenal Pasti apa yang hendak dilakukan hari ini dan lihat kalenda tugas mana yang perlu diselesaikan hari ini.

– Langkah 2 Senaraikan Keutamaan tugas menggunakan Carta tadi untuk

menentukan segera, penting dll.

– Langkah 3 Jadualkan keutamaan anda dalan diary, scheduler, organizer

Langkah 4– Elakkan pembaziran masa dan displinkan diri

mematuhi ketepatan masa– Elakkan dari melakukan mesyuarat yang

berpanjangan Langkah ke 5

– Menilai kegagalan mematuhi masa dan atasi kelemahan tersebut.

Langkah 6– Berikan kredit pada setiap kejayaan mematuhi

keperluan masa

Penggunaan Diary,organizer dll

KUALITI PERKHIDMATAN

DAN PRODUKTIVITI

Pengertian Kualiti Perkhidmatan

Kualiti tidak hanya tertumpu kepada produk malah ia juga di kaitkan dengan perkhidmatan

Bagi kumpulan sokongan, kualiti diukur dari kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan yang diberikan.wajah-wajah.pps

Kualiti bukan merupakan tanggungjawab jabatan kualiti sahaja tetapi ia merupakan tanggungjawab semua

Ia boleh diterjemahkan sebagai:

“Perkhidmatan yang memenuhi kehendak dan keperluan Pelanggan”

Pengertian Produktiviti

Ia bermaksud hasil kerja yang kita lakukan dengan mengguna semua bentuk sumber yang sedia ada.

John Kendriks mentafsir Produktiviti sebagai hubungan antara keluaran barangan dengan penggunaan sumber manusia dan bukan manusia. KES KAJIAN PERKHIDMATAN.pps

Kemajuan Berterusan Dalam istilah bahasa Jepun ia dipanggil “Kaizen” Ia bermaksud kemajuan yang berterusan atau

“Continuous Improvement” Bagi berhadapan dengan persaingan dan cabaran,

kita perlu lakukan Kemajuan yang berterusan. Untuk melakukannya kita perlu lihat bagaimana kita

boleh buat sesuatu tugas itu dengan cara yang berbeza atau “ How can we do thing differently/better”

Azmi:

Piping straw

Azmi:

Piping straw

Kemajuan berterusan boleh memberi impak kepada :– Kemajuan atau penjimatan kos– Kerja lebih cekap dan pantas– Kita tidak mudah berpuas hati dengan tugas

kebiasaan– Mampu menandingi pesaing– Mewujudkan peluang kemajuan dan

pembangunan pekerja– Mengelakkan pembaziran sumber

Penglibatan Komunikasi Dan Kerja Kumpulan Dalam Peningkatan

Kualiti Perkhidmatan

Peningkatan Kualiti Perkhidmatan dan produktiviti bergantung penuh pada Komunikasi yang efektif dan juga kerja kumpulan yang baik

Perkhidmatan juga melalui beberapa proses dan menjadi tanggungjawab kita untuk memastikan kualiti terpelihara di bahagian kita sebelum di lepas kan ke proses yang lain.

Adalah penting untuk kita bersuara jika kita dapati perkhidmatan yang tidak berkualiti dari proses sebelumnya melepasi ke bahagian kita. Jika kita mempunyai sikap “Tidak Apa atau Asal boleh”, rakan kumpulan tidak akan tahu atau mempelajari kesilapan mereka dan ini akan jadi satu budaya kerja yang negatif.

FROM NOW ON.. LETS DO SOMETHING NEW AS A PART OF KAIZEN TO

OURSELVES

“ If you want to change the action, you have to change your thinking”

– Zig Ziglar

WE DID NOT PLAN TO FAIL..

WE FAIL TO PLAN !!

KEMAHIRAN BEKERJA DALAM

KUMPULAN

Kerja Kumpulan Sebagai kumpulan sokongan, kita

masih tetap sebuah kumpulan dan mempunyai matlamat yang sama.

Kerja Kumpulan beerti sekumpulan individu yang bersatu dan memainkan peranan mereka demi mencapai satu matlamat.

Azmi:

Sesat dlm hutan

Azmi:

Sesat dlm hutan

KES KAJIAN – SESAT DALAM HUTAN

Anda dan kumpulan anda menyertai lawatan ke Hanoi selama 5 hari dengan menaiki pesawat Air Asia. Oleh kerana maklumat yang diterima bahawa cuaca di Hanoi ketika ini agak panas, anda hanya memakai Jeans dan T.shirt.

Didalam penerbangan, juruterbang ada memberitahu bahawa penerbangan mengambil masa 3 jam dan anda di jangka tiba Jam 3. Pagi. Ketika pengumuman dibuat anda dimaklumkan bahawa anda kini berada di ruang udara Timur Thailand iaitu 60,000 kaki dari paras laut , berhampiran hutan tebal yang terletak 300km dari perkampungan orang asli.

Sebaik sahaja pengumuman tersebut tamat, tiba-tiba salah satu enjin di sayap kiri meletup dan pesawat terus menjunam dan mendarat cemas. Semua anak kapal termasuk juruterbang terbunuh kecuali anda dan kumpulan anda. Api mula merebak dan anda di kehendakki keluar dari pesawat segera.

Ketika hendak keluar anda melihat barangan berikut berselerak di lantai:

Pistol signal, wisel, parang, cermin, botol kosong, cokelat, alkohol, pembesar suara, tali, peta, kompas dan selimut.

Soalan :

Semua barangan tersebut MESTI dibawa keluar tetapi senaraikan mengikut keutamaan/kepentingan barangan mana yang diambil 1,2,3,4 dan seterusnya.

Buat keputusan samada untuk tinggal atau teruskan perjalan mencari bantuan. Berikan alasan akan keputusan tersebut.

Peranan Kita sebagai Ahli Kumpulan

Memainkan peranan yang diamanahkan Memikul tanggungjawab dan masalah

bersama Mencapai matlamat yang ditentukan Membantu rakan yang lain dimana perlu Memahami SWOT rakan ahli kumpulan

Halangan Kerja Kumpulan Pentingkan diri sendiri Tidak memainkan peranan yang

sepatutnya Tidak memahami matlamat Komunikasi yang tidak efektif antara ahli Kepimpinan yang lemah Tidak memahami ahli kumpulan Punyai sikap ego dan tidak berfikiran

terbuka

Pentingkan Diri Sendiri Mempunyai sikap “masalah awak bukan

masalah saya” Apabila ini berlaku, anda akan hanya

melakukan sesuatu yang ada kepentingan dan tidak akan membantu rakan lain

Begitu juga jika jabatan/kumpulan anda ada masalah, anda kan hanya cuba untuk melepas kan diri anda dengan apa cara sekalipun.

Tidak memainkan Peranan Kerja Kumpulan ibarat satu pasukan

Bolasepak. Sekiranya antara pemain tidak memainkan peranan mereka, Pasukan tersebut pasti tewas.

Begitu juga boleh diibaratkan sebagai pendayung bot naga. Jika beberapa pendayung berdiam diri atau mendayung arah yang berlainan, pasti mereka tidak akan berjaya.

Azmi:

Menara straw

Azmi:

Menara straw

Tidak Memahami Matlamat

Matlamat adalah samar atau Ketua tidak memastikan mereka faham akan matlamat - ibarat berjalan tanpa tujuan atau kompas.

Ahli dalam kumpulan akan bergerak mengikut hala tuju sendiri atau arah yang berlainan.

Komunikasi Yang tidak efektif

Ahli dalam kumpulan tidak berkomunikasi antara satu sama lain samada mempunyai masalah dengan rakan sekerja dll.

Jika ini berlaku, proses komunikasi dalam menyalurkan maklumat, arahan dll akan terjejas menjadikan kumpulan tidak berfungsi.

CUBA KENAL PASTI 5 KELEMAHAN KERJA KUMPULAN ( TEAMWORK) DI TEMPAT KERJA ANDA DAN BINCANGKAN :

A. Pada pandangan anda punca

ianya berlaku

B. Pada pandangan KUMPULAN

anda bagaimana ia boleh di atasi.

Kepimpinan Yang Lemah Pemimpin gagal melaksanakan kepimpinan

mereka dengan wujudnya dominisasi atau dikuasai oleh segelintir ahli.

Adakalanya Pemimpin itu sendiri tidak membina kumpulan malah membiarkan ahli bertelagah

Pemimpin gagal memastikan ahli memainkan peranan dan juga faham matlamat yang hendak dicapai

Pemimpin tidak menunjukkan contoh teladan yang baik.

Persefahaman Antara ahli tidak memahami sikap

dan tingkah laku sesama sendiri. Tidak mengatahui kelebihan dan

kelemahan yang kadangkala boleh menjurus kepada pergeseran dan perpecahan.

Tidak tahu bagaimana nak mewujudkan satu padu

Elemen Kerja Kumpulan Yang Berkesan

Keakraban dan Persefahaman Percaya mempercayai Saling membantu Berganding bahu Satu Matlamat dan Satu hala tuju Bertanggungjawab dan berinisiatif Utamakan Kepentingan kumpulan

Azmi:

balloon

Azmi:

balloon

DEVELOPING A SYNERGY TEAM WE HAVE A TEAM AND WE KEEP

ON EMPHASIZE TEAMWORK We have section team We have departmental team We have division team We have organizational team

Good Teamwork not only need those elements but they also :

Evaluating themselve Trust and transparent Offer solution rather than pink point Giving priority on solutions and not

entertain emotion Treat problem as our problem Balance their strength and minimized their

weaknesses Support each members not killing them

MOTIVASI DIRI DAN SIKAP KERJA

POSITIF

Apa Yang di maksudkan dengan motivasi ?

Motivasi merupakan satu dorongan untuk kita melaksanakan sesuatu.

Motive + Action = Motivation Motif/dorongan + Tindakan = Motivasi 5 PERKARA MOTIVASI.pps

Mengapa Kita perlukan Motivasi ?

Suasana pekerjaan merupakan ibarat putaran roda. Adakala seronok, riang dan adakala marah, kecewa dll.

Motivasi perlu untuk dijadikan sebagai satu tekanan mendorong kita untuk terus bekerja dengan semangat yang positif

Pembentukan Budaya Kerja Positif

Tingkah laku organisasi terbahagi kepada 3 teori iaitu :– Teori X : Manusia bekerja kerana

terpaksa– Teori Y : Manusia bekerja memenuhi

masa lapang– Teori Z : Manusia bekerja untuk mencari

rezeki dan juga mempertingkatkan produktiviti serta kerjaya mereka.

Tingkah Laku Negatif Berpunca dari latarbelakang dan

faktor persekitaran budaya kerja. Namun ianya boleh dibentuk dengan

amalan-amalan berikut :1. Hormat Menghormati antara satu sama

lain2. Sentiasa ucap selamat dan tidak

kedekut menyatakan terima kasih mahupun maaf jika membuat kesilapan

Tips Sikap Kerja positif

3. Saling membantu tanpa menunding jari sebaliknya tawarkan apa yang boleh kita lakukan untuk membantu.

4. Berfikiran terbuka dan jadi pendengar yang baik.

5. Amalkan sikap Menang-menang dalam konflik

6. Mendisplinkan diri dalam pengurusan masa

7. Jauhkan Gosip dan mengata

8. Bersedia menerima perubahan dan cabaran.

9. Menganggap masalah sebagai peluang.

TIPS MOTIVASI Selalu Menilai diri sendiri

Amalkan setiap malam sebelum tidur mengimbas kembali apa yang telah dilakukan sepanjang hari tersebut.

Berazam untuk tidak mengulangi kesilapan dan akan melaksanakan 1 kemajuan sehari.

Melihat Masalah sebagai peluang Jangan menganggap masalah sebagai

beban sebaliknya ia mewujudkan peluang:a. Melahirkan Idea

b. Kemahiran menyelesaikan masalah

c. Berkomunikasi

d. Menguji kerja kumpulan

e. Memperbaiki Kelemahan

f. Panduan masa akan datang

Motivasi tidak tertumpu kepada Wang Ringgit Adakala kita bekerja kerana kepuasan bekerja itu

sendiri termasuk suasana persekitaran, beban tugas, dan pencapaian yang telah kita buat

Mungkin juga faktor keperluan cita-cita mahpun keperluan kehidupan/keluarga yang mendorong kita bekerja bersungguh.

Jangan letakkan wang ringit sebagai faktor motivasi utama kerana ianya takkan berkesudahan dan manusia terbukti tak pernah puas dengan apa yang diperolehi.

Senaraikan Apa yang ingin anda capai dalam masa 3 tahun dari sekarang

Kenal pasti masalah untuk hasrat tersebut. Bagaimana Masalah itu dapat diatasi

Apa yang anda perlukan Siapa yang anda perlukan Bila anda perlukan Mengapa anda perlukan

Azmi:

Latihan

Azmi:

Latihan

Belajar melihat jauh akan kemana hala tuju kita.. 10 tahun/ 15 tahun lagi..

Apa yang perlu kita lakukan bagi meneruskan saki baki kehidupan sebagai seorang pekerja.

Sebutkan kata-kata inspirasi setiap kali anda bersedia untuk ke tempat kerja.

Mulakan hari dengan segalanya positif.

We should also look into

NATURE ORGANIZATIONAL PERFORMANCE – PRODUCTIVITY AND

EFFECTIVENESS

Are we keeping a head of competitor Have we improve all our weaknesses Have we minimize the business threat Have we optimize the opportunity Have we sharpen our strength

THE FOCUS ON OUTPUTS AND RESULTS What we have achieve this year. What do our competitor achieve this year What are we lack off this year and plan to

improve next year in such of: Attitude Skills Knowledge

What are our achievement this year that we need to continue with more improvement

What are the weakness and mistake that we have done that killing our business which we should stop it from exist next year

Pengurusan Pejabat Melalui

5S

Apa itu 5S 5S merupakan satu sistem

pengurusan kebersihan yang teratur yang diasaskan di Jepun.

Ia berasal dari 5 perkataan Jepun iaitu

SEIRI, SEISO, SEITON, SEIKETSU, SHITSUKE

SEIRI - ASINGKAN Kenal pasti barang yang tidak

diperlukan atau tiada kaitan dengan keperluan mahupun persekitaran tempat kerja untuk dibuang.

A A A A A A

B B B B B B

D D D D D D

C C C C C C

E E E E E E

•Selepas SEIRI

•Barang yang perlu disusun

•Menjadi mudah dan teratur

•Sebelum SEIRI

SUPERSUPERSEIRISEIRISUPERSUPERSEIRISEIRI

SEITON –SUSUN ATUR Barangan yang tinggal yang masih

diperlukan hendaklah diatur sentiasa agar mudah diperolehi dan di cari bila perlu

•Dapat dicari dalam30 saat

•Bila dilabel mudah dikesan

•Menggunakan warna

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

8 102 9 111 3 4 5 6 7 12

SUPERSUPERSEITONSEITONSUPERSUPERSEITONSEITON

SEISO

Melakukan pembersihan atau mengemas di kawasan tempat kerja secara konsisten dan dijadikan amalan berterusan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112

•Suasana tersusun

•Menjadi lebih kems

•Tiada barang di lantai

SUPERSUPERSEITONSEITONSUPERSUPERSEITONSEITON

SEIKETSUMendisplinkan diri untuk

melakukan SEIRI, SEITON dan SEISO secara berterusan dan komited

SHITSUKE Melatih rakan atau orang baru akan

amalan ini agar ia menjadi budaya kerja cemerlang yang berterusan dan dapat di nikmati dan diamalkan oleh generasi akan datang.

Implimentasi 5S Ianya boleh dilakukan di tempat kerja

dan persekitaran Penyusunan fail Penyusunan peralatan pejabat

Kebaikan 5S Menekankan ciri-ciri kebersihan dan

keselamatan Penjimatan ruang dan kos Mengelakkan pembaziran Mewujud persekitaran yang selesa

dan indah Meningkatkan kecekapan/kepantasan

Principle of Record keeping Must be kept in a file, diskette and

etc. Should be label ( indicate date, type

of data, person in-charge) To authorize certain level of staff to

access on certain record. Easy to locate and traceable

Essential of Good record keeping

Proper filing system Using proper type of file Kept in proper cabinet/equipment Filing system and cabinet system

should be match Record which the retention period

was expired should be moved away to create space.

Filing System Alphabet System. – It is according to the

1st alphabet of the subject.– Advantage : Easier to collect information for

small office.– Disadvantage: difficult for similar name/subject

Numbering system – set a number for a filing– Advantage : You can use filing number as

reference number.– Disadvantage : Take time to locate because

you need to have a log book to trace.

Subject System – filing based on subject Subject –numbering system – combination of

subject and numbering which easier to access. No limitation and can be extend if the record increase.

Or can use subject/activity/date system All file must be registered to a master list which

consist of location, retention period etc. Movement of such file should use a log book. For confidential file should be using a confidential

sticker / chop and kept at restricted area.

Retention Period This is important to comply with legal

requirement such as In-come tax, Labor, audit & accountant firm, custom and immigration, ISO quality system and etc.

The objective is for reference or evident. During the retention period, file cannot be

destroy

Pengurusan Pengetahuan

Memperlengkapkan diri dengan Pengetahuan Kerja

Kemahiran baru seperti Kemahiran Komputer

Menghadiri sebarang kursus atau mempelajari teknik pekerjaan yang baru

Mengisi jurang kelemahan dengan latihan.

Teknik penilaian diri ialah melalui Deskripsi tugas iaitu sejauh mana anda melaksanakan tugas seperti yang dikehendakki.

Untuk cemerlang, bukan sekadar menepati atau memenuhi akan tetapi melebihi kehendak ketua jabatan.

Pengetahuan perlu di urus dengan sempurna agar ianya tidak hilang dan utuk menggantikan kehilangan tersebut kos nya agak tinggi seperti menghadiri kursus dll.

Selain dari itu, mempelbagaikan kemahiran – multi skilling – juga perlu agar menjadikan kita berdaya saing.

Bagaimana Menguruskan Pengetahuan

Mereka yang menghadiri kursus / seminar berkongsi pengetahuan dan nota

Mereka yang dah lama bekerja , memberikan latihan mengenai sesuatu perkara kemahiran.

Lakukan promosi kesedaran dengan adanya sudut membaca/mendapatkan maklumat, kain rentang, poster mahupun majalah bulanan.

Berhadapan Dengan Perubahan

Perubahan akan terus berlaku dan terserah kepada kita bagaimana kita mengurus pengetahuan demi berhadapan dengan perubahan

Pengetahuan perlu diuruskan dengan baik agar perubahan yang berlaku menjadikan kita lebih produktif

Pusingan Perubahan

Perubahan BaruMenyesuaikan

diri

Menjadi amalan

Perbincangan Nyatakan apakah 5 kemahiran /

pengetahuan baru yang anda boleh laksanakan pada diri anda dan ditempat kerja.- 10 minit

Tuliskan 5 halangan yang anda bakal hadapi untuk melaksanakan apa yang anda pelajari selama 2 hari ini di tempat kerja anda. – di atas belon.- 10 minit

Penampilan Imej Dan Personaliti

Gaya Berpakaian – sesuai dengan keadaan sekitar, keperluan dan trend semasa

Gaya berinteraksi – berpengetahuan, ramah dan sering menawarkan bantuan tanpa mengambil alih tanggungjawab

Boleh mengurus Stress

STRESS-FREE TIP # 1STRESS-FREE TIP # 1

WHEN IN DOUBT, WHEN IN DOUBT, ASK.ASK.

You can’t solve a problem if you don’t

know what is it.


WATCH WHERE WATCH WHERE YOU’RE GOING.YOU’RE GOING.

Setting clear objectives and directions could

save you from potential pitfalls.


AVOID RUMOUR-AVOID RUMOUR-MONGERING.MONGERING.

Loose lips sink ships.And it could be the boat

you’re on.


THINK POSITIVE.THINK POSITIVE.

Work hard but work smart.

Where possible, delegate.

Share your positivity,it’s contagious.


GIVE YOURSELF GIVE YOURSELF SOME SPACE.SOME SPACE.

When you’re up against the wall, stop.

Take a deep breath or go for a walk.

Some fresh air will do you a lot of good.


BREAK AWAY FROM BREAK AWAY FROM ROUTINES.ROUTINES.

Take a different road to work tomorrow.

You never know what you may find.


SPEAK YOUR MIND.SPEAK YOUR MIND.

If you have something to say, say it.

Keeping frustrations to yourself will do you more

harm than good.XX


RELAX.RELAX.

PUT YOUR FEET UP.PUT YOUR FEET UP.

Stop every now and thenand smell the roses.

Be proud of what you’ve done.


FREE YOUR MIND.FREE YOUR MIND.

Think outside the boxand you won’t paint

yourself into a corner.


MULTI-TASK.MULTI-TASK.

Juggle your time well andyou’ll end up with enough

timefor both work and play.


PLAN AHEAD.PLAN AHEAD.

Learn from your mistakes.Make full use of what you’ve

learnt to avoid going round in circles.


CHILL OUT.CHILL OUT.

When the pressure starts to rise, don’t get cooked. Let off some steam with a few games of tennis or golf.

Learning Point.. Saya Dengar, Saya

lupa Saya lihat, Saya

Ingat Saya lakukan saya

faham

membina setiausaha

Documents