seminar setiausaha - ww2.sabah.gov.myww2.sabah.gov.my/insan/secretary_md fauzi.pdf · tanggungjawab...
TRANSCRIPT
SEMINAR SETIAUSAHA
What an awesome secretary looks like?
Dr. Md Fauzi Md Ismail
Don’t be
same,
be better.
Bagaimana individu belajar?
70:20:10Pengalaman
Hubungan
Pembelajaran formal
Tanggungjawab Utama Setiausaha
Dokumentasi, rekod
dan fail
Menyediakan
dokumen
Tanggungjawab Utama Setiausaha
Komunikasi- Email
- Telefon
Tanggungjawab Utama Setiausaha
Mengumpul
maklumat
Tanggungjawab Utama Setiausaha
Diari
Tanggungjawab Utama Setiausaha
Perjalanan
Tanggungjawab Utama Setiausaha
4 Perkara PentingUntuk MenjadiSetiausaha Yang
Efisien
• Mengemaskini inbox
• Sync calendar
• To do list
• Mengemaskini inbox
• Konsisten
• Menggunakan ICT dengan cekap
• Peralatan pejabat yang lengkap
Setiausaha yang efisyen haruslah
teratur dalam menjalankan tugas1
• Menepati masa – 15 minit buffer time
• Mental yang bersedia setiap masa
• Ingat jadual boss dan orang yang pentingkepada boss
• Sentiasa bersedia dengan material yang sesuai
Contoh: agenda mesyuarat/kedudukanboss semasa majlis
Setiausaha yang efisyen haruslah
sentiasa bersedia2
• Mempunyai skrip dalam perkara-perkara penting
• Cekap mengambil nota
• Friendly dalam telefon
• Tatabahasa dan ejaan
• Pengesahan kehadiran
Setiausaha yang efisyen haruslah
berkomunikasi dengan berkesan3
• Tahu kecenderungan pengurusan masa
• Kaedah komunikasi yang digemari
• Makanan/minuman/sesi foto
Setiausaha yang efisyen haruslah
mampu menjangkakan apa yang diperlukan boss4
TEST
What is my style?
Memahami
boss
Bagaimana cara mengenali boss?
• Berapa orang pegawai bawahan yang diselia?
• Berapa orang boss kepada boss anda?
• Berapa banyak masa yang digunakan boss dalammengurus jabatan? (briefing / perbincangan /mesyuarat / menyemak kertas
kerja / latihan etc)
• Apakah jenis keputusan yang harus dibuat oleh boss?
Mengurus boss bermakna…
• Mengetahui cara kerja beliau & danbagaimana cara anda bekerja
• Berkomunikasi dengan cara disukai boss
• Mengetahui nilai-nilai yang disukai danmencari persamaan
• Boleh mewakili beliau untuk menyatakankeperluan kepada pegawai lain
• Menjangkakan apa yang diperlukan
• Menjadi pembangkang yang setia
• Memberi maklumat yang tepat
Mengurus boss bermakna…
Test
Mengenali Boss Anda
Organisasi anda akan mengadakan satu majlis yang besar danpersiapan sudahpun hampir 100% siap. Anda baru sahaja mendapatidea baru untuk memastikan majlis tersbut mendapat liputan media. Anda mencuri masa untuk mencadangkan idea baru kepada boss. Respon boss ialah:
a) Menyatakan ianya sudah terlewat dan tidak mempertimbangkanidea anda
b) Akan mempertimbangkan sekiranya idea anda dibuat dengan telitidan bertulis
c) Menerima idea anda dan membuat perubahan seperti cadangananda.
Know your boss…
Bureaucratic
Bagaimana mengenali mereka?
• Sentiasa mengikut arahan & peraturan
• Gemarkan paper work
Bagaimana membuat mereka happy?
• Jangan menganggap peraturan sesuatu yang remeh
• Pastikan semua perkara dibuat secara bertulis
Know your boss
Anda memaklumkan kepada boss bahawa terdapatkesilapan dalam dokumen yang diterima. Anda berjumpaboss dan menyatakan perkara tersebut. Respon boss adalah:
a) Meminta anda supaya jangan risau asalkan semuamaklumat ada dalam dokumen tersebut
b) Meminta anda berjumpa dengan pegawai yang menyediakan dokumen untuk memperbaikinya
c) Berjumpa pegawai yang menyediakan dokumen danmemarahi mereka
Laid back
Bagaimana mengenali mereka?
• Lebih relaks
• Lebih mementingkan hasil dari proses
Bagaimana membuat mereka happy?
• Utamakan hasil kerja lebih dari bagaimana untukmenghasilkan kerja
Know your boss
Jabatan anda akan berpindah ke tempat lain tahunhadapan. Adakah boss anda…
a) Memberitahu kepada anda dan bertanyabertanya pendapat anda mengenai perkara ini
b) Menunggu sehingga proses separuh jalan, dankemudian memaklum kepada anda
c) Memberi tahu 2-3 minggu sebelum berpindah
Consultative
Bagaimana mengenali mereka?
• Suka terlibat dalam pembuatan keputusan
• Gemarkan perbincangan dalam pembuatan keputusan
Bagaimana membuat mereka happy?
• Jangan berahsia
Know your boss
Terdapat satu kertas kerja yang mencadangkan satuprojek baru. Pegawai kanan dan bos andamembincangkannya. Bos anda…
a) Tidak menceritakan kepada pegawai lain
b) Memberikan sedikit maklumat tentang cadangantersebut
c) Meminta pegawai lain turut terlibat dalamperbincangan
Non consultative
Bagaimana mengenali mereka?
• Tidak berkongsi maklumat sehingga ianya benar-benarperlu
Bagaimana membuat mereka happy?
• Tidak perlu meminta maklumat yang tidak perlu
• Sekiranya anda perlu, jalaskan sebab anda perlumaklumat tersebut
Know your boss…
Boss meminta pegawai untuk mengumpul maklumatmengenai sesuatu perkara. Semasa pegawai sedangmengumpul maklumat berkenaan, boss akan…
a) Bertanya perkembangan beberapa kali sehari danmencadangkan tempat yang maklumat bolehdiperolehi
b) Menyemak maklumat yang diperolehi oleh pegawaisetiap hari
a) Membiarkan sahaja pegawai mengumpul maklumat
Concern with the Detail
Bagaimana mengenali mereka?
• Mempunyai persamaan dengan bureaucratic boss
• Memberi perhatian kepada perkara-perkara kecil
• Selalu bertanya kenapa
Bagaimana membuat mereka happy?
• Memaklumkan progress sesuatu tugasan
• Elakkan kesilapan kecil
Know your boss…
Anda mengesyaki pembekal menaikkan harga. Anda memaklumkan kepada boss. Boss akan…
a) Menyatakan kepada anda terpulang bagaimanauntuk menyelesaikannya
b) Mendapatkan pembekal lain
c) Meminta anda mengumpulkan beberapaquotation dan membandingkan harga
Focused on the Big Picture
Bagaimana mengenali mereka?
• Tidak memberi perhatian kepada perkara-perkara kecil
• Hanya mahu melihat hasil kerja
Bagaimana membuat mereka happy?
• Tidak perlu memberitahu bagaimana anda menjalankantugasan
• Hanya beri cadangan yang boleh membantu mencapaihasil kerja yang lebih baik
Know your boss…
Boss anda mendapati tugasan-tugasan yang beliauberikan tidak memenuhi ekspektasi beliau, danmemerlukan penambahbaikan. Beliau akan…
a) Mencadangkan aktiviti yang boleh meningkatkanproduktiviti seperti retreat dan team building
b) Memanggil semua pegawai untuk sesi brainstorming
c) Meminta setiap orang memberi satu cadanganringkas untuk meningkatkan produktiviti secarabertulis
Creative
Bagaimana mengenali mereka?
• Suka kepada idea-idea kreatif
Bagaimana membuat mereka happy?
• Pastikan anda menjadi kreatif
• Dapatkan idea baru melalui buku, internet etc
Know your boss…
Anda menemui kaedah baru dalam menyiapkansesuatu tugasan. Anda berkongsi perkara inidengan boss. Boss anda…
a) Meminta penerangan yang lebih detail mengenai cadangan anda
b) Meminta anda menerangkan mengenai kaedahbaru dalam satu muka surat
c) Berasa seronok dan terus melaksanakannya.
Logical
Bagaimana mengenali mereka?
• Bertentangan dengan boss yang kreatif
• Perbincangan dan cadangan perlu berasaskan fakta
Bagaimana membuat mereka happy?
• Setiap isu yang diutarakan mesti disokong dengan data
Know your boss…
Anda memohon untuk bercuti sehari padaenam bulan akan datang. Boss anda akan…
a) Menyemak diari terlebih dahulu
b) Meminta anda memohon secara bertulis
c) Terus meluluskan cuti dan akanmemikrkan pengganti anda apabila tibamasanya
Organized
Bagaimana mengenali mereka?
• Meja & bilik yang kemas
• Suka merancang jadual
Bagaimana membuat mereka happy?
• Pastikan meja anda kemas
• Tepati masa
Know your boss…
Boss anda meminjam buku rujukan anda. Setelahbeberapa minggu, anda perlu merujuk buku tersebut danmeminta agar boss anda mengembalikan buku tersebut. Boss anda…
a) Kelihatan terkejut dan mencari di celah-celahbuku/fail di biliknya
b) Meminta masa 5 minit untuk mencari buku tersebutdan memulangkannya kembali selepas 20 minit
c) Mengambil buku tersebut di rak danmemulangkannya.
Unorganized
Bagaimana mengenali mereka?
• Tempat kerja yang berselerak
• Tidak fokus
• Melakukan beberapa perkara dalam satu masa
Bagaimana membuat mereka happy?
• Perlu sentiasa menjangkakan apa yang mereka mahu
• Sentiasa mengingatkan mengenai datelines, tetapijangan sehingga mereka rasa dikawal
Know your boss…
Sudah hujung tahun, semua pegawai sibuk dan sedikittertekan untuk mencapai KPI masing-masing. Boss anda…
a) Mencadangkan projek baru, walaupun terdapatbeberapa projek yang sedang berjalan.
b) Membincangkan dengan pegawai tentang kaedahterbaik menyiapkan projek sedia ada
c) Cuba menggembirakan pegawai dengan pelbagaicara seperti keluar lunch bersama
Proaktif
Bagaimana mengenali mereka?
• Sentiasa excited dengan projek-projek baru
Bagaimana membuat mereka happy?
• Tidak perlu meminta maklumat yang tidak perlu
• Sekiranya anda perlu, jalaskan sebab anda perlumaklumat tersebut
Know your boss
Anda dan rakan mencadangkan beberapa idea baruuntuk meningkatkan produktiviti. Boss anda…
a) Menyatakan pada masa ini banyak program sedangberjalan, dan minta menyimpan idea sehinggakeadaan kurang sibuk
b) Meminta anda menulis idea tersebut danmenyerahkannya kepada anda
c) Bersetuju dan terus ingin melaksanakannya
Reaktif
Bagaimana mengenali mereka?
• Banyak mesyelesaikan isu/idea sedia ada berbandingmebuat inisiatif baru
• Mempunyai persamaan dengan boss bureaucratic
Bagaimana membuat mereka happy?
• Bantu mereka menyelesaikan tugasan sehingga siap
Are you part of the problem
or part of the
solution?
KARISMA
SEORANG
SETIAUSAHA
(1)
Penampilan
Smart & professional
Posture – berdiri/duduk tegak
Eye contact
Open gensture
Tips:
berpenampilan “sama” tetapi jangan melebihibos
First impression yang menunjukkan andakompeten
Berjalan, bercakap, menjawab salan, memberiarahan
Sekiranya anda tidak yakin, yakinlah denganboss anda
(2)
Keyakinan
• Bercakap dengan jelas
• Senyum
• Bersalam dengan yakin
• Bercakap dan mendengar dengan penuhminat
• Bertindak dengan cepat, tetapi tidaktergesa-gesa
(3)
Bertenaga
Gunakan ayat-ayat yang positif.
“Saya OK dengan cadangan tu, tapi sayabimbang masa tak mencukupi untuk
buat cadangan tu.”
(4)
Positif
Sesetengah perkara adalah rahsiawalaupun ianya tidak dinyatakan
Melaksanakan tugas yang diberikan
(5)
Boleh dipercayai
Boss anda sentiasa melihat bagaimanaanda berurusan dengan orang lain.
(6)
Likeable - disenangi
Likeablity Test
Skala (1=rendah, hingga 5=tinggi)
Anda berminat untuk mengenali orang lain
Anda adalah seorang pendengar yang baik
Anda gemar berjenaka
Anda tidak bergosip
Anda tidak sombong
Anda tidak merendah-rendahkan orang lain
Skor 6-10
Terima kasih atas kejujuran anda.
Tetapi anda perlu mengubah diri andadalam banyak perkara agar lebih
disenangi.
Dalam hubungan anda di pejabat, andabiasa-biasa saja. Tidak ada orang yang suka atau pun tidak suka kepada anda.
Anda perlu berusaha lagi agar lebihdisenangi
Skor 12-17
Anda mempunya banyak rakan di pejabat, tetapi anda masih boleh mengenalpasti
beberapa perkara agar disukai rakan danboss.
Skor 18-23
Anda seorang yang disenangi dan ramaiorang menyenangi anda.
Skor 24-29
Anda adalah seorang penipu!
Skor 30
MEMASTIKAN
HUBUNGAN
BAIK DENGAN
BOSS
Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…
popular!
Sopan dan sentiasa membantu
Amalkan:• Menjawab mesej dengan segera
• Membalas panggilan setefon jika berjanji
• Memenuhi janji
tidak berkira
Melakukan tugas walaupun ia bukan tugasanda
Tidak semestinya jika anda mempunyai komitmenkeluarga anda tidak boleh bekerja lebih untuk
organisasi
Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…
menerima kritikan dengan positif
• Tidak perlu defensive apabila dikritik
• Tunjukkan kematangan
• Berterima kasih
Kegagalan anda untuk mengawal diri apabila dikritikmenunjukkan diri anda lemah
Untuk memastikan hubungan baik dengan boss, anda perlu…
menulis dengan sempurna
• Ayat yang tersusun
• Dapatkan bantuan
• Layout yang kemas
• Gunakan perenggan & subheadings
• Jangan bergantung kepadagoogle/spellcheackers etc
Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…
mencadangkan penyelesaian apabilamemberitahu suatu masalah
Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…
memuji tetapi tidak berlebihan
• Memuji hanya sekali-sekala
• Simpan pujian yang hebat
• Pujian yang simple
Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…
setia
• Tunjukkan kesetiaan kepada boss walaupun di hadapan orang lain
• Tidak bergossip mengenai boss
• Kesetiaan adalah lebih utama daripadapendapat peribadi
Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…
under promise, over deliver
Siapkan tugas lebih awal / lebih baik dariyang dijanjikan
Untuk memastikan hubungan baikdengan boss, anda perlu…
HANDLE YOUR
BOSS
Boss yang tidak memberi
perhatian semasa anda bercakap
• Minta mereka ulang kembali –
“Saya tak pasti OK tak penerangan saya tadi,
boleh ingat tak apa saya cakap tadi…?”
• Jangan tanya open ended
• Engage mereka semasa bercakap
• Rekod secara bertulis melalui email/catatan
• Mereka menganggap orang lain tahu apa dalam
fikirannya
• Gunakan open ended question – Apa topik
perbincangan kita petang ni?
• Teknik “tanya dan diam”
Boss yang kurang berkomunikasi
• Power game – mereka mahu tahu lebih dari anda.
Hormati mereka.
• Sekiranya anda perlukan maklumat, nyatakan
anda tahu yang mereka tahu dan berikan sebab
yang jelas kenapa anda perlu tahu.
Boss yang berahsia
• Prejudis terhadap umur, status, jantina, bangsa
• Elakkan berbincang mengenai perkara ini
• Sebaliknya buktikan melalui tindakan dan prestasi
Boss yang prejudis
• Sediakan sistem/perancangan untuk diikuti
• Beritahu kesan sekiranya sesuatu yang tidak baik
berlaku
• Hanya fokus kepada perkara yang memberi kesan
kepada anda secara langsung
• Kebanyakan boss tahu yang mereka sebenarnya
tidak organized
Boss yang unorganized
• Bos yang berprestasi rendah akan memberi kesan
kepada anda & organisasi
• Pastikan ada black & white
• CC kepada pegawai lain yang perlu tahu
Boss yang berprestasi rendah
• Pastikan ada black & white
• Jangan menyalahkan beliau kembali
• Gunakan perkataan kita, bukan saya
Boss yang suka menyalahkan
anda
• Jangan menghadapi dengan emosi
• Perlu tenang, rasional dan berasaskan fakta
• Sekiranya keadaan tidak terkawal, minta diri dan
nyatakan anda akan datang semula apabila beliau
tenang
• Minta rakan anda menggunakan teknik yang sama
agar mereka sedar
Boss yang suka mengamuk
• Adakah beliau melakukan perkara ini hanya
kepada anda
• Periksa sama ada perkara yang diperkatakan itu
betul
• Sekiranya anda mampu, abaikan. Jika tidak,
berterus terang
Boss yang merendah-rendahkan
anda di khalayak ramai
• Sekiranya ia tidak memberi kesan kepada anda, iabukanlah satu masalah
• Bantu boss anda:
- kurangkan tugas
- delegate kerja
- pecahkan tugas-tugas besar
• Sekitanya beliau minta anda turut kerja lebihmasa, maklumkan kepada boss ia hanya untuktempoh tertentu sahaja
Boss yang workaholic
Your boss has a crush on you
Memberi perhatian yang luarbiasa kepada anda
Flirt
Your boss has a crush on you
Selalu minta anda pulang lewat
Your boss has a crush on you
Berkongsi banyak perkara rahsia
Your boss has a crush on you
Mengajak makan/minum berdua
Your boss has a crush on you
Memuji terutamanya dalam perkara yang tidak berkaitan kerja.
Your boss has a crush on you
Mengajak melakukan aktiviti luarberdua.
Your boss has a crush on you
Body Language
Eye contact dan cara bercakap.
Your boss has a crush on you
Ingat semua perkara mengenai diri anda.
Your boss has a crush on you
Memberi hadiah.
Your boss has a crush on you
Blushing
Your boss has a crush on you
Menyentuh secara fizikal
Your boss has a crush on you
Menelefon/menghantar mesej tanpasebab
Your boss has a crush on you
Bagaimana menolak a flirting boss?
Tegas tetapi sopan
“Terima kasih, tapi saya tidak berminat mempunyai
hubungan yang lebih dari tugas”
“Saya sangat menghargainya, tapi saya tak berminat”
Elakkan menggunakan ayat-ayat sepertiini…
“Itu mustahil…” Nyatakan perkara yang boleh dicapai.
“Saya tak boleh kerja dengan pegawai A"Boss hanya ingin sesuatu perkara selesai dan tidak berminat untuktahu tentang hubungan anda dengan pegawai lain.
“Saya dah cakap kan hari tu…"Elakkan bercakap seperti ini dikhalayak ramai.
“Ini bukan salah saya"Menyalahkan orang lain menunjukkan anda sendiri yang tidak cekap.
Elakkan menggunakan ayat-ayat sepertiini…
“Boss tak suruh pun saya buat”Boss anda bukan ibu anda.
“Susah la boss…"
"Tu bukan kerja saya”Kebiasaannya boss sudah tahu itu memang bukan kerja anda.
“Boss lama saya dulu dia buat macam ni…”
“Saya sibuk"Sebaliknya, tanya perkara mana yang harus didahulukan.
Jangan janjikan lebihdari yang anda / boss
anda mampu lakukan!
Exercise
Tulis sebanyak mungkin kelebihan yang ada pada diri anda.
Exercise
Tulis sebanyak mungkin kelebihan yang ada pada diri anda.
Pilih 5 kelebihan yang paling utama.
PERANCANGAN
&
PENGURUSAN
MASA
Perancangan Diari Tahunan
• Acara rasmi
• Mesyuarat berkala
• Majlis berkala
• Tarikh peribadi yang penting – anniversary, tarikh lahir ketua jabatan, etc
Perancangan Diri Bulanan
• Menyedia / menyemak laporan
• Menyediakan kertas kerja
• Menyedia / menyemak surat
Anda mungkin perlu memperuntukkansatu/setengah hari yang
khusus untuk perkara-perkara ini.
Perancangan Diri Mingguan
Perlu dibuat setiap pagi Isnin:
• Menyemak panggilan telefon yang perludibuat
• Menyemak email yang perlu dijawab
• Menyemak kerja-kerja pentadbiran
Ujian Pengurusan
Masa
Tips Pengurusan Masa
• Rancang dengan spesifik
• Sediakan to-do-list mengikut kepentingan
• Asingkan tugas-tugas rutin
• Pecahkan tugas-tugas yang besar
• Buat pengagihan tugas
• Semak pencapaian secara harian
• Pastikan ada rehat
• Berani berkata TIDAK
MATRIX PENGURUSAN MASA
SEGERA TIDAK SEGERA
PENTING
• Krisis• Dateline• Majlis penting• Solat fardhu
• Merancang• Motivasi• Membangun staf• Pencegahan masalah prestasi• Majlis kurang penting
TIDAK PENTING
• Panggilan telefon yang tidak penting
• Mesyuarat yang tidakberkaitan
• Email peribadi• Panggilan telefon yang tidak
penting• Membuang masa
Kesilapan lazim dalam pengurusan masa
• Tidak memberi prioriti
• Tiada perancangan
• Terlalu merancang
• Memulakan hari dengan lambat
• Mudah terganggu
• Perfectionist
• Bertangguh
• Menganggap sibuk itu efektif
Perkara yang selalu mencuri masa
• Internet
• Telefon
• TV / Media
• Berfikiran negatif
• Orang lain
• Perjalanan
• Dokumen yang terlalu panjang
KOMUNIKASI
Perkara yang paling pentingdalam komunikasi ialah
mendengar apa yang tidakdiperkatakan.
PETER DRUCKER
Komunikasi dengan boss
Masa yang sesuai
Bersedia
Komunikasi dengan boss
Faham & jelas apa yang
disampaikan
Komunikasi dengan boss
Komunikasi dengan ketua
• Mendengar dengan aktif – angguk, rephrase etc
• Tanya soalan
• Bersedia dengan maklumat yang diperlukan boss
• Bersiap sedia dengan cadangan
• Take notes
• Straight to the point
DON’ Ts
Menyatakan perkara yang tidak baik
mengenai boss lama anda
Merungut mengenai perkara kecil
Berbincang dengan boss kepada boss anda
tanpa kebenaran
Mengulangi kesalahan yang sama
Elakkan…
Mengganggu boss ketika mereka
sibuk
Menyorokkan perkara-perkara yang
sepatutnya boss tahu
Anda dikritik oleh boss dengancara yang tidak adil
• Bincang apa yang membuat anda tidak puas hati,
bukan membalas kritikan.
• Sama seperti rumah tangga, tidak perlu
merosakkan hubungan dengan boss semata-mata
suatu perkara.
Apa perlu dibuat sekiranya anda dikritik boss?
Kritikan adalah peluang untuk bekerja bersama dengan lebih baik.
Kritikanbukan
serangan. Ia adalahmaklumatberharga.
Buang ego. Ia tiada
tempat di pejabat.
Kawal diriagar tidakemosi dandefensif.
Ujian
Kemahiran
Mendengar
ASSERTIVE(tegas, bukan garang/agresif)
Terima kasih
&
Have a Nice Day