peraturan dan protokol mesyuarat
Post on 05-Aug-2015
239 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:-
Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu Senarai perkara-perkara baru yang
hendak dibincangkan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup
Agenda ini hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.
Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi
SENARAI AGENDA ANGGARAN WAKTU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Perlu merangka agenda mesyuarat yang bakal diadakan. Anggarkan juga tempoh waktu perbincangan sekiranya mesyuarat tersebut perlu diadakan dalam tempoh 2 jam
CATATAN
Catatkan 5 contoh dari segi pembaziran masa yang sering berlaku dalam mesyuarat yang telah anda hadiri:-
1. ……………………………………………………2. ……………………………………………………3. ……………………………………………………4. ……………………………………………………5. …………………………………………………...
SURAT PANGGILAN MESYUARATRujukan Fail:Tarikh
……………………………………………………………...……………………………...……………………………...
Tuan/puan,
Mesyuarat
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas. Adalah saya menarik perhatian kepada ………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….…... ...…………………………………………………………………………………………….……………... ………………………………………………………………………………………………….……………
3. Dalam perkara ini, adalah dicadangkan satu mesyuarat diadakan seperti berikut:-
Tarikh :
Masa :
Tempat :
Pengerusi :
4. Kehadiran tuan/puan di mesyuarat ini adalah sangat dihargai.
Sekian, terima kasih
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
………………………………………b.p
s.k : ………………………..………………………..
CHECKLIST TUGAS - MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT
Tugas
Tentukan:-
Tindakan Catatan
1. Bilik Mesyuarat ………………..
2. Kerusi dan meja mencukupi
………………..
3. Lampu-lampu boleh digunakan
………………..
4. Kipas dan alat pendingin hawa berjalan baik
………………..
5. Papan putih, pen dan pemadam
6. Alat perojektor dan layar perak
………………..
………………..
7. Alat pembesar suara dipasang
………………..
2.1 Gelas minuman dan air dalam jag
………………..
Sediakan:
2.2 Pensel, pen dan kertas ………………..
Bawa
3.1 Minit mesyuarat yang lalu
………………..
3.2 Peraturan-peraturan mesyuarat
………………..
3.3 Dokumen-dokumen yang diperlukan
………………..
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
MINIMUM 5 FOOT SCREEN EASEL WITH PAPER
OVERHEAD PROJEKTOR TABLE-TOP LECTERN
REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
MINIMUM 5 FOOT SCREEN EASEL WITH PAPER
OVERHEAD PROJEKTOR TABLE-TOP LECTERN
REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT
BERTUJUAN MEMEBERI MAKLUMATEASEL WITH PAPER
REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN
REFRESHMENTS
EASEL WITH PAPER
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU RAMAI
SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT
Dari segi penggunaannya alat-alat pandang dengar (AVA) adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat-alat tersebut boleh membantu untuk:
Menimbulkan minat terhadap persembahan Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang Membantu seseorang pendengar lain memahami
sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah
Alat-alat pandang dengar (AVA) yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk:
Flipcharts Papan putih (whiteboard) Projektor ‘overhead’ Alat perakam video dan TV Tayangan filem/video Model atau contoh projek
CHECKLIST PENGGUNAAN AVA
Apakah saiz kumpulan? ……………….. Apakah jenis alat-alat yang ada? ……………….. Apakah saiz bilik yang akan digunakan ……………….. Apakah media yang biasa anda
gunakan semasa pesembahan ………………..
1. Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan?
2. Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik?
3. Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan?
4. Adakah anda semasa menggunakan lutsinar (transparency) telah:-
Menghadkan jumlah perkataan (tidak lebih daripada 15 hingga 20 perkataan) bagi setiap salinan
Menerangkan maklumat yang ada secara berperingkat-peringkat?
Menggunakan ‘artwork’ yang khas
Menggunakan ‘lettering’ yang terang?
Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan/
5. Adakah anda juga telah menimbang untuk menggunakan alat-alat berikut (mengikut keadaan) bagi mewujudkan imej persembahan yang bermutu?
Computer Graphics
Video
Model projek
…………. (Lain-lain)(Sila catat)
CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT
P
P
S/U
S/U
Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat
Tetapkan tarikh/masa/tempat ahlidan agenda mesyuarat
Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada
Sediakan tempat dan peralatan
Sebelum Mesyuarat
Pengerusikan Mesyuarat• Buka Mesyuarat• Mengawal perbincangan• Merumus mesyuaratSemasa
Mesyuarat
- Catatkan kehadiran ahli-ahli- Catatkan butir-butir
perbincangan- Berikan perjelasan yang perlu
S/UP
S/U
P
S/U
* P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat
Luluskan deraf Minit Mesyuarat
- Edarkan minit mesyuarat- Ambil tindakan “follow-up”- Mengadakan “post mortem”
Sediakan deraf Minit Mesyuarat
SelepasMesyuarat
CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN
Jelaskan objektif mesyuarat
Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat
Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai
Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat
Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara
Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan
Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang
Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat
Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan
Sila catatkan 5 langkah atau cadangan yang perlu diambil bagi membaiki prestasi pengurusan mesyuarat yang anda kendalikan sebagai Setiausahanya.
1. ……………………………………………………………….
2. ………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………
4. ……………………………………………………………..
5. ……………………………………………………………..
CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINITMESYUARAT YANG BERKUALITI
i. Perutusan Pengerusi
ii. Pengesahan Minit
iii. Perkara-perkara Berbangkit
Tajuk:
a) Mesyuarat mengambil maklum:-
i)ii)
a) Mesyuarat membuat keputusan:-
i)ii)
Tindakan:
iv. Pembentangan kertas-kertas kerja
a. Inti kertasb. Mesyuarat mengambil maklum
i)ii)
c. Mesyuarat membuat keputusanTindakan
v. Hal-hal lain
vi. Penutup
LAMPIRAN A
FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT ………(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil ……………. Tahun …..
(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh:
Masa :
Tempat:
HADIR
(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan)
HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
URUSETIA
(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan
di dalam mesyuarat yang lepas
4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan
5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
IV. PERBINCANGAN
6. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda
mesyuarat yang telah ditetap.
V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
7. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-
a) Tajuk kertas kerja berkenaan
b) Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan
c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan
a) Tajuk kertas kerja berkenaan
b) Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan
c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan
d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan
e) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan
f) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan
susulan yang perlu diambil seterusnya.
VI. HAL-HAL LAIN
8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
VII. PENUTUP
9. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-
a) Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkanb) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuaratc) Catatkan mengenai tarikh
mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan
URUSETIA
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
Tarikh
(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)
CONTOH REKOD KHAS YANG DICADANGKAN BAGI PENGESANAN MAKLUMBALAS/
PELAKSANAAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN MESYUARAT
Bil Rujukan Minit
Perkara TarikhHantar
Kementerian/Jabatan
TarikhPatut
Terima
TarikhTerima
TarikhBentang
Status(Tamat/
Sambung)
Maklumbalas
top related