pengurusan sukan pengurusan stor 1

PJM 3112PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

SUKAN/PJ

Stor secara umum tempat penerimaan, penjagaan, pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan barang-barang

Barang belum guna yang perlu disimpanuntuk kegunaan operasi, penyelenggaraan dll .

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secarateratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:-

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepatikehendak pelanggan

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan caramemberi perlindungan,penjagaan danpenyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalamsimpanan.

• 1.Melakukan perancangan dan perolehan

• 2.Menerima barang-barang yang dipesan

• 3.Memeriksa dan menguji barang sebelum diterima

• 4.Merekodkan barang-barang dalam daftar-daftar tertentu

ketika menerima dan mengeluarkannya

• 5.Menyimpan barang-barang dalam tempat-tempat

yang sesuai mengikut jenisnya dengan selamat

• 6.Mengeluarkan barang-barang kepada penggunaapabila dipesan

• 7.Melupuskan barang-barang dalam keadaantertentu

• 8.Mengamalkan aspek keselamatan iaitu safety dan security

JENIS STOR

i. Depot Bekalan/ PusatBekalan/ StorPusat• Menyedia dan membekal barang kepada pelanggan

melalui rangkaian stor-stor diperingkat Negeri/ Bahagian atau Daerah/Unit

ii.StorUtama/ StorJabatan• Menyedia dan membekal keperluan untuk sesuatu

Kementerian/Jabatan dan pelanggan diarahmendapatkan bekalan dari stor ini

iii.StorOperasi• Menyimpan stok untuk keperluan jangkapendek/ guna

terus.( contoh: bekalan pejabat)

JENIS STOK

i. Material Spesifik•Barang-barang teknikal y ang khusus bagikeperluan/ Kegunaan sesuatu jabatan

ii.Barang Gunasama•Barang yang boleh digunapakai oleh semuajabatan

iii.Barang Bukan Standard• Barang keperluan secara ad hoc atau khusus

untuk sesuatu projek

PERATURAN PENGURUSAN STORA. SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 1/1995 bertarikh 6 April,1995:

Keselamatan Diri Pelajar Semasa Pengajaran PendidikanJasmani dan Kesihatan Serta Kegiatan Kokurikulum danSukan Di Dalam dan Di Luar Kawasan Sekolah

Kandungan:1.Guru Pendidikan Jasmani dan Kesihatan –1.1. Menjaga keselamatan pelajar dengan rapi semasa di

dalam atau di luar bilik darjah.

1.2. Bertanggungjawab untuk mengeluar, menggunadan menyimpan alat –alat sukan, walaupun boleh dibantu oleh pelajar.

2. Guru Kokurikulum dan Sukan

2.1 Guru-guru mestilah mengawasi dan peka terhadap

keselamatan pelajar-pelajar yang melibatkan diri

dalam aktiviti-aktiviti kokurikulum dan sukan.

2.2 Guru-guru hendaklah mempastikan semua alat

sukan berada dalam keadaan baik dan selamat

sebelum digunakan.

3.Stor Sukan

3.1 Stor sukan mestilah kemas dan tersusun.

3.2 Alat-alat sukan mestilah diletakkan pada

tempat-tempat yang mudah diambil untuk

kegunaan.

3.3 Setiap alat yang dikeluarkan dari stor sukan

mestilah direkodkan dalam buku ’keluar dan

masuk alat-alat sukan’

4. Penyelenggaraan Peralatan Sukan

4.1 Ketua Panitia Pendidikan Jasmani dan Kesihatan /

Setiausaha Sukan hendaklah memeriksa dan

bertanggungjawab menyelenggara stor danalat-alat

sukan dari masa ke masa untuk mempastikan semua

peralatan sukan dalam keadaan baik

B.SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 9/2000 bertarikh 30 Mac 2000:

Panduan Keselamatan Diri Pelajar SemasaPengajaran Pendidikan Jasmani dan Kesihatan serta Kegiatan Kokurikulum dan Sukan Di Dalam dan DiLuar Kawasan SekolahKandungan:1. Guru Opsyen Pendidikan Jasmani dan Kesihatan:1.1. Menjaga keselamatan murid dengan rapi semasa di

dalam atau di luar bilik darjah

1.2.Bertanggungjawab mengeluar, mengguna danmenyimpan alat-alat sukan walaupun boleh dibantu oleh murid.

2.Guru Kokurikulum dan Sukan:

2.1. Guru-guru mestilah mengawasi dan peka terhadap

keselamatan murid-murid yang melibatkan diri

dalam aktiviti-aktiviti kokurikulum dan sukan.

2.2. Guru-guru hendaklah memastikan semua alat sukan

berada dalam keadaan baik dan selamatsebelum

digunakan.

3.Penyelenggaraan Peralatan Sukan (Stor Sukan):

3.1 Peralatan sukan yang dianggap merbahaya dan jika

diabaikan boleh membawa maut adalah Lembing,

Peluru, Cakera, Tukul Besi, Tiang Lompat Tinggi,

Tiang Lompat Bergalah, Kayu Hoki, Kayu Golf, Bad

Kriket, Bola Hoki, Bola Kriket, Bola Golf, Bola Baling,

Bola Billiard, Dart, Spikes, Anak Panah dan Peralatan

Gimnastik.

3.2. Peralatan merbahaya hendaklah disimpan, dijaga dandiawasi penggunaannya dengan rapi sepanjang masa.

3.3. Alat-alat sukan mestilah diletakkan pada tempat khas yang mudah diambil oleh orang-orang yang ditugaskansahaja.

3.4. Setiap alat yang dikeluarkan dari stor sukan mestilahdirekodkan dalam buku keluar-masuk alat-alat sukanoleh guru atau jurulatih sahaja.

3.5.Peralatan sukan tidak boleh dibawa pulang ke rumah olehsesiapa pun dan ia hendaklah diambil dan dipulangkanpada hari yang sama.

3.6.Mempunyai kawasan yang selamat untuk

menyimpan semua peralatan yang tidak digunakan.

3.7. Penjaga stor hendaklah memeriksa dan memastikan

peralatan yang baik sahaja yang boleh dikeluarkan.

3.8.Peralatan yang sudah rosak hendaklah dilaporkan

pada pentadbir sama ada untuk diperbaiki atau

dimusnahkan.

4. Peralatan Sukan:4.1.Peralatan sukan seperti tiang gol hendaklah ada

‘warranty’ daripada pembekal selain daripada piawaiyang diluluskan oleh undang-undang persatuan sukan.

4.2. Semua peralatan yang sudah tamat tarikh luputhendaklah dimusnahkan dengan serta merta.

4.3. Adalah salah membeli, meminjam atau memberipinjam,

mengguna peralatan sukan yang tidak mendapatpengiktirafan dari Badan Sukan.

C.TAMBAHAN KEPADA SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 9/2000 bertarikh 10 Mei 2000

Panduan Keselamatan Diri Pelajar SemasaPengajaran Pendidikan Jasmani dan Kesihatan serta Kegiatan Kokurikulum dan Sukan Di Dalam dan Di Luar Kawasan Sekolah.

Kandungan:1. Tanggungjawab Pengetua dan Guru Besar

1.1 Sentiasa memberi keutamaan dan peringatan mengenai keselamatan dan kebajikan pelajar-pelajar semasa berada dikawasan sekolah sama ada diluar atau dalam bilik darjah danjuga semasa menjalankan pengajaran dan pembelajaranPendidikan Jasmani dan Kesihatan, aktiviti sukan dankokurikulum di luar kawasan sekolah.

1.2. Memastikan pengurusan keselamatan dan kebajikan

pelajar dalam pengajaran dan pembelajaran

Pendidikan Jasmani dan Kesihatan, aktiviti sukan

dan kokurikulum adalah tanggungjawab semua guru

dan dilaksanakan secara kolaboratif.

2. Tanggungjawab Guru Pendidikan Jasmani dan

Kesihatan, Guru Sukan dan Guru Kokurikulum

2.1 Merancang aktiviti dengan teliti dengan mengambil

kira ruang dan alatan yang hendak digunakan itu

selamat.

2.2.Sentiasa memberi peringatan secara lisandan

bertulis mengenai aspek-aspek keselamatanpelajar.

3. Peralatan dan Penyenggaraan Peralatan

3.1.Stor mestilah sentiasa kemas dan tersusun.

3.2.Semua peralatan hendaklah direkodkan di dalam

Buku lnventori.

ORGANISASI STOR

• Bahagian Kawalan Stok

• Bahagian Lejar

• Bahagian Penstoran

• Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran

• Bahagian Akaun

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

1. Bahagian Kawalan Stok

i. Perancangan dan organisasi

ii. Menentukan Baucer Pemesanan danPengeluaran Barang-barang (BPPB) adalahteratur

iii. Menentukan kuantiti yang akan dikeluarkan

iv. Menentukan kod barang-barang

v. Mengusaha dan menguruskan perolehan

2.BahagianLejari. Merekod/mencatat butir-butir yang perlu terhadap

barang-barang yang diterima dalam kad-kad lejar/ kawalan stok

ii.Mengurus dan mengendalikan lejar dengan teratur danselamat

3.Bahagian Penstorani. Menerima barang-barang

ii. Menyimpan barang-barang

iii.Mengeluarkan barang-barang

4.Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran

i. Membungkus barang-barang mengikut kaedah tertentu

ii.Menghantar ke destinasi selaras dengan peraturan/

prosedur

5.Bahagian Akaun

i. Menguruskan hal ehwal akaun dan kewangan barang-

barang

PENERIMAAN BARANG ( BAHAGIAN PENSTORAN)

• Pegawai Stor/penerima hendaklah:-

i. Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois

ii. Semak dan menghitung kuantiti yang diterima

iii.Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barangyang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaanbaik dan cukup kuantitinya

iv.Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantianhendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaanbarang-barang

v. Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kad kawalan stok/ kadpetak/ lejar dengan secepat mungkin.

PENYIMPANAN BARANG(BAHAGIAN PENSTORAN)

Cara-cara penyimpanan yang baik, tersusun, teratur danselamat:-1. Sediakan carta lokasi stok

2.Ruang stor hendaklah digunakan secara maksimum

3.Gunakan petak/rak yang mudah diubah-ubah dan tandapengenalan

4.Gunakan pelet kayu bagi barang-barang besar dan berat

5.Membahagikan ruang stor kepada beberapa seksyen mengikut jenis stordan menyusun mengikut susunan abjad dan tiap-tiap rak, pallet diberinombor.

6. Nombor ini juga perlu direkod dalam kad stok

7.Satu bekas hendaklah digunakan untuk satubarang dan simpan mengikut unit kuantiti bagimemudahkan pengeluaran

8.Pastikan tindanan barang-barang tidak terlalutinggi

9.Barang-barang berharga/ menarik hendaklahdisimpan di dalam almari berkunci/ sangkarkeselamatan

PENGELUARAN BARANG ( BAHAGIAN PENSTORAN)

i. Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah

dibuat hanya setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor.

ii.Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kadpetak dan kad stok dengan serta merta supaya bakisentiasa kemaskini.

iii.Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai denganborang permintaan barang -barang dan Pegawai Storhendaklah memastikan borang penerimaandikembalikan selepas barang-barang diakui terima.

iv.Semua barang-barang stor yang dipinjamsementara

hendaklah didaftarkan didalam daftarpinjaman

v.Barang-barang yang dipulangkan hendaklahdisahkan dan dimasuk balik kedalam kadkawalan stok.

KAWALAN STOK1. Kawalan stok merupakan nadi dalam Pengurusan Stor

bagi mengawal dari berlakunya stok berlebihan ataukehabisan stok.

2. Nombor Baucer Pengeluaran Pemesanan Barang-barang perlu dicatat pada kad kawalan stok.

3.Semua penerimaan dan pengeluaran perlu dicatatdalam kad petak(KEW-300J4).

4.Pembetulan atas kad kawalan stok hendaklahdibuatoleh pegawai yang bertanggungjawab danditandatangani ringkas

TUJUAN KAWALAN STOK

i. Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan

ii.Penggunaan ruang stor dapat dijimatkan.

iii.Stor sentiasa mempunyai stok yang optimum

mengikut keperluan organisasi

PEREKODAN( BAHAGIAN LEJAR)JENIS-JENIS REKOD1. Kad kawalan stok KEW PA-12. Kad kawalan stok KEW PA-23. Kad kawalan stok KEW PA-34. Kad kawalan stok KEW PA-45. Kad kawalan stok KEW PA-56. Kad kawalan stok KEW PA-67. Kad kawalan stok KEW PA-78. Kad kawalan stok KEW PA-89. Kad kawalan stok KEW PA-910.Kad kawalan stok KEW PA-1011.Kad kawalan stok KEW PA-11

12. Kad kawalan stok KEW PA-12

13. Kad kawalan stok KEW PA-13

14. Kad kawalan stok KEW PA-14

15. Kad kawalan stok KEW PA-15

16. Kad kawalan stok KEW PA-16

17. Kad kawalan stok KEW PA-17

18. Kad kawalan stok KEW PA-18

19. Kad kawalan stok KEW PA-19

20. Kad kawalan stok KEW PA-20-32

21. Kad kawalan stok KEW 300.J-4

KEW.PA-8

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN ………

KEMENTERIAN : _______________________________

BIL. KEMENTERIAN/JABATAN

DI BAWAHNYA

BILANGAN

KEW.PA-2

JUMLAH NILAI HARTA

MODAL (RM)

BILANGAN

KEW.PA-3

JUMLAH NILAI

INVENTORI (RM)

JUMLAH

……………………………………………..

Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama : __________________________

Jawatan : __________________________

Tarikh : __________________________

* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun semasa.

KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)

1. Jenis Aset :

2. Keterangan Aset :

3. Nombor Siri Pendaftaran :

4. Kos penyelenggaraan

terdahulu (jika ada) :

5. Pengguna Terakhir :

6.Tarikh Kerosakan :

7. Perihal Kerosakan

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

8. Syor Pegawai Aset

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

Nama:…………………………………………………………………..

Jawatan:……………………………………………………………….

Tarikh:………………………………………………………………….

Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)

Diluluskan / Tidak Diluluskan*

………………………………….

Tandatangan

Nama:……………………………………………

Jawatan:…………………………………………

Tarikh:…………………………………………..

Nota: * Potong mana yang berkenaan

KEW.PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Tahun 2010

Kementerian :Kementerian Pelajaran Malaysia

______________________________________

______________________________________

______________________________________

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di

SMK Lubok Buntar/ Panitia PJPK

__________________________________________________________

(Jabatan/Bahagian/PTJ)

telah diperiksa pada

(tarikh pemeriksaan)

Tandatangan :……………………………………………

Nama Pegawai Pengawal :

Tarikh :

Cop Kementerian/Jabatan :

KEW.PA-15No. Rujukan:Tarikh:

Kepada:……………………………………………………(Nama Pegawai yang dilantik)

LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSaya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagaiPengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untukdilupuskan bagi tempoh selama ……………… (tahun) mulai dari ……………...hingga ………………. .

2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borangLaporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) dan dikemukakan kepada UrusetiaPelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.……………………………………….(Tandatangan Pegawai Pengawal)Nama:…………………………………Jawatan:………………………………Cop:

KEW.PA-18

KEMENTERIAN/JABATAN:________________________________SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN

Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.

Jenis Aset :…………………………………..Kuantiti :…………………………………..Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)*Tarikh :…………………………….…….Tempat :……..………………………………………….…………………. ………………………………Tandatangan TandatanganNama: ……………………. Nama: ……………………….Jawatan: …………………… Jawatan: ……………………..Cop: Cop:* Pilih mana yang berkenaan

KEW.PA-19KEMENTERIAN/JABATAN:____________________________________________SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANMerujuk surat kelulusan No. Rujukan ………………………………………………..……. bertarikh………….…………, saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut :-1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah.Bilangan item ………….………………………………………… dipindahkan/hadiahkepada…………………..…………………………………………………………………(Surat Akuan Terima disertakan)2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual.Bilangan item ….………………………… No.Resit ……..………………………..(salinan resit disertakan)3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah.Bilangan item: …………………….……………………………………………………..

Cara dimusnahkan: ……………………………………………………………………..(Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.Bilangan item: ………………………………...Kaedah pelupusan: ……………………………...(Dokumen berkaitan disertakan)5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok.Bilangan item ..…………………………………………………………………………..(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan)Tandatangan Ketua Jabatan : ……………………………………Nama : …………………………..……….Jawatan : ……………………………………Tarikh : ……………………………………Cop Jabatan/Bahagian :

PEMERIKSAAN STOK

• Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada 4:-1. Pemeriksaan Stoki. Diuruskan oleh pegawai stor sendiri atau pegawai-pegawai lain yang dipilih

untuk memeriksa stok.

ii. Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stoksecara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa.

iii. Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarangtransaksi berlaku

iv. Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam borang LaporanPemeriksaan dan disimpan untuk disemak dan disahkan oleh PegawaiPemverifikasi Stor.

v. Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok

2.PengiraanStok

i. Pegawai Stor hendaklah melaksanakanpengiraan stok

apabila berlaku transaksi penerimaan danpengeluaran bagi memastikan baki stok fizikalsentiasa

bertepatan dengan rekod

ii.Diuruskan oleh pegawai penjaga stor denganmengira 100% semua barang dalam storsekurang-kurangnya sekali setahun

3. Verifikasi Stoki. Dibuat oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik oleh Pegawai Pengawal .

ii.Terdiri daripada pegawai-pegawai yang tidak bekerja dalam organisasistor.

iii.Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok olehPegawai Pemeriksa sekurangkurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember.

iv.Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut :-(a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus

(100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki diKad Kawalan Stok

(b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan

c. Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosakatau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambiltindakan pelupusan

(d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanyadiambil tindakan hapus kira

(e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan

(f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakanLaporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

4.Pemeriksaaan Mengejut

i. Diatur secara mengejut oleh Ketua Jabatansendiri dari masa ke semasa

ii. Pemeriksaan- PPD/JPN

CIRI PENGURUSAN STOR EFEKTIF

1.Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan

2.Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.

3.Tiada berlaku kekurangan/kehilangan keatas barang-barang kecualikekurangan yang dibenarkan.

4. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan-pelanggan dan Bhg. Kewangan/ Perolehan dan pembekal-pembekal.

5.Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.

6. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecualikekurangan yang dibenarkan.

7.Pegawai/kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalahpengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.

SUSUN ATUR PERALATAAN

PERHATIKAN SUSUN ATUR

PERALATAN BERIKUTNYA

BERI KOMEN ANDA?????

SUMBER RUJUKAN

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009

– TATACARA PENGURUSAN STOR

(http://www.treasury.gov.my)