pengurusan mesyuarat

PERATURAN DAN PROTOKOL

PENGURUSAN MESYUARAT BERKESAN

TUJUAN MESYUARAT

PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT KERJASAMA, PENYELARASAN DAN KOMUNIKASI PENYELESAIAN KONFLIK HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

APAKAH MESYUARAT?

MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU PERHIMPUNAN TIGA ATAU LEBIH ORANG YANG MEMPUNYAI MATLAMAT YANG SAMA DIMANA KOMUNIKASI MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.

KATEGORI MESYUARAT

MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT MESYUARAT MEMBUAT

KEPUTUSAN GABUNGAN KEDUA-DUANYA.

MESYUARAT BERKUALITI

OBJEKTIF JELAS MEMPUNYAI AGENDA PEMILIHAN AHLI KESESUAIAN TEMPAT,

TARIKH DAN MASA SURAT JEMPUTAN AWAL MEMPASTIKAN

PERSEDIAAN BAHAN RUJUKAN KEMUDAHAN FIZIKAL

MENENTUKAN KEHADIRAN

PERBINCANGAN PRA-MESYUARAT

PENGURUSAN MASA KEBERKESANAN PESERTA

PENGERUSI SETIAUSAHA AHLI

PERBINCANGAN POSITIF MENCAPAI OBJEKTIF PENYEDIAAN MINIT SUSULAN BERKESAN

KOMPONEN UTAMA MESYUARAT

KANDUNGAN maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat,

idea, dongeng, sikap dan harapan peserta

INTERAKSI cara peserta memproses kandungan mesyuarat;

termasuk kerjasama, mendengar, meluah, melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.

STRUKTUR cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai

objektif mesyuarat.

APAKAH MESYUARAT BERKESAN

APABILA MESYUARAT ITU MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM JANGKAMASA YANG PALING SINGKAT SERTA DAPAT MEMUASKAN PESERTA.

MASALAH MESYUARAT

ISU % TERGANGGU

KELUAR TAJUK 83%

KURANG PERSEDIAAN 77%

KURANG TUMPUAN 68%

DOMINASI PESERTA TERTENTU 62%

TERLALU PANJANG 60%

KURANG PENGLIBATAN 51%

KURANG TINDAKAN SUSULAN 74%

MESYUARATMESYUARAT

MENGAPAMENGAPA SIAPASIAPA

DI MANADI MANA

APA PERATURANAPA PERATURAN BILABILA

BAGAIMANABAGAIMANA

PENDEKATAN “TAM”

Tujuan

Agenda

Masa

Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Urusetia perlu nyatakan tujuan Urusetia perlu nyatakan tujuan

mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.

Senaraikan perkara yang hendak Senaraikan perkara yang hendak dibincang.dibincang.

Nyatakan tempoh masa perbincangan Nyatakan tempoh masa perbincangan setiap agenda.setiap agenda.

Tetapkan masa mula.Tetapkan masa mula. Tetapkan jangkaan tamat.Tetapkan jangkaan tamat.

PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN

Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan

Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan

Agenda dibincangkan satu persatu Had waktu perbincangan bagi setiap

isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan

dari masa ke semasa

CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI Pendek (2 – 3 jam) Memberi banyak maklumat Keputusan dibuat dengan

persetujuan terbanyak Keputusan dibuat dengan tegas Setiap keputusan diambil tindakan

segera

CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN

PERKARA √

Jelaskan objektif mesyuarat

Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat

Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai

Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat

Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara

Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan

Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang

Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat

Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan

PERANAN DANTUGAS PENGERUSI

PERANCANGAN APAKAH ISU/MASALAH YANG

HENDAK DIBINCANGKAN HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH TENTUKAN KEUTAMAAN

ISU/MASALAH

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

MERANCANG Mengapa mesyuarat perlu diadakan Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan Tentukan keutamaan isu/masalah Apakah objektif mesyuarat Apakah keputusan yang hendak dicapai Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Semasa Mesyuarat Awal Mesyuarat

• Datang awal sebelum waktu mesyuarat• Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya• Wujudkan suasana mesyuarat yang

harmoni• Maklumkan tujuan/agenda yang hendak

di capai

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI Semasa Mesyuarat

Semasa Perbincangan• Beri peluang sama rata kepada ahli• Galakkan penyertaan• Kawal perbincangan• Kawal perjalanan masa• Kekalkan suasana harmonis• Beri kesimpulan dari masa ke samasa

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Semasa Mesyuarat Di akhir mesyuarat

• Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui/diputuskan

• Maklumkan keputusan yang telah diambil• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil• Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat

akan datang• Tamatkan mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Selepas Mesyuarat Menyemak draf minit mesyuarat; Menandatangani Minit Mesyuarat

bersama Setiausaha; Mempastikan Setiausaha membuat

follow-up dan follow-through; dan Menetapkan mesyuarat susulan.

PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA Tindakan Semasa Mesyuarat

Mengambil kehadiran Mencatat Minit Mesyuarat

Tindakan Selepas Mesyuarat Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari

selepas mesyuarat Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda

mesyuarat Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut

kekananan Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas Mengambil tindakan follow up & follow through

PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT Tindakan Sebelum Mesyuarat

Membuat persiapan awal Tiba awal

Tindakan Semasa Mesyuarat Memberi sumbangan yang berkesan Mematuhi peraturan dan tatacara

mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT

Tindakan Selepas Mesyuarat Memaklumkan kepada pihak

pengurusan / pihak tertentu mengenai keputusan mesyuarat

Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai

Memberi laporan maklumbalas kepada Urusetia secepat mungkin

MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA

Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:- Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu Senarai perkara-perkara baru yang hendak

dibincangkan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup

MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA Agenda ini hendaklah ditentukan

bersama-sama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.

Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi

CONTOH AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA,

JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL

TARIKH: 8 Mei 2008 (Khamis)MASA: 8.30 – 11.30 PAGIPENGERUSI: PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER

MANUSIATEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A,

KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL

AGENDA MESYUARAT

1. Perutusan Pengerusi.2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.3. Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.4. Pembentangan kertas kerja:

i. Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika Selatan – Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan.

ii. Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding Imej – Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal Ehwal Wanita.

iii. Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan Sokongan JTEN – Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua Unit Pembangunan Kompetensi.

5. Hal-hal lain.6. Penutup.

SURAT JEMPUTAN

Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: nama jawatankuasa/mesyuarat tarikh dan tempat mesyuarat masa mula dan masa dijangka tamat agenda mesyuarat nama Pengerusi jenis pakaian

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil.

PERBEZAAN JENIS-JENIS MESYUARAT

ASASJENIS MESYUARAT

Mendapatkan Maklumat & Memberi Maklumat

Membuat Keputusan & Menyelesai Masalah

Bilangan ahli Tidak terhad Tidak melebihi 12 orangSiapa perlu hadir Mereka yang perlu tahu Yang bertanggungjawab &

boleh memberi sumbanganProses Komunikasi Satu hala Dua hala & interaktif

Persediaan Bilik Lecture style/ bilik darjah

Berhadapan / Bertentangan

Gaya Kepimpinan Autokratik / Autoritatif Penyertaan

Penekanan Isi Kandungan Menyelesaikan MasalahAsas Kejayaan Perancangan &

Penyediaan MaklumatSuasana pertukaran idea / pandangan

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

FLIP CHART/WHITE

BOARD

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

REFRESHMENTS

FLIP CHART/WHITE

BOARD

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARATBERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN

REFRESHMENTS

FLIP CHART/WHITE

BOARD

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

REFRESHMENTS

FLIP CHART/WHITE

BOARD

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU RAMAI

SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT

PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR

Dari segi penggunaannya alat pandang dengar adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut boleh membantu untuk: Menimbulkan minat terhadap persembahan Menjelaskan maklumat dan penerangan

seseorang Membantu seseorang pendengar lain

memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah

ALAT PANDANG DENGAR

Alat pandang dengar yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk: Flipcharts Papan putih (whiteboard) Projektor ‘overhead’ Alat perakam video dan TV Tayangan filem/video Model atau contoh projek

CHECKLIST PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR

Apakah saiz kumpulan? Apakah jenis alat-alat yang ada?

Apakah saiz bilik yang akan

digunakan? Apakah media yang biasa anda

gunakan semasa pesembahan?

CHECKLIST TEKNIK PERSEMBAHAN

Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan?

Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik?

Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan?

Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan?

CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

P

P

S/U

S/U

Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat

Tetapkan tarikh/masa/tempat ahlidan agenda mesyuarat

Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada

Sediakan tempat dan peralatan

Sebelum Mesyuarat

Pengerusikan Mesyuarat• Buka Mesyuarat• Mengawal

perbincangan• Merumus mesyuarat

SemasaMesyuarat

- Catatkan kehadiran ahli-ahli- Catatkan butir-butir

perbincangan- Berikan perjelasan yang perlu

S/UP

S/U

P

S/U* P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat

Semak & Luluskan deraf Minit Mesyuarat

- Edarkan minit mesyuarat- Ambil tindakan “follow-up”- Mengadakan “post mortem”

Sediakan deraf Minit MesyuaratSelepasMesyuarat

MINIT MESYUARAT

IANYA MERUPAKAN SATU REKOD BERTULIS MENGENAI PERKARA-PERKARA YANG DIBINCANGKAN DI DALAM SESUATU MESYUARAT

Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang Baik Tulin :

Ringkas dan Padat• Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)

Lengkap• Boleh memberi kefahaman jelas

Tepat• Butir perbincangan di catat dengan tepat

Bebas dari keraguan• Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain

Panduan Penulisan Minit Mesyuarat Peringkat Persediaan

Mengetahui agenda Mengetahui minit mesyuarat lepas Membaca semua kertas kerja

Semasa Mesyuarat Tumpukan perhatian kepada perbincangan

Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari

selepas tarikh mesyuarat Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh

mesyuarat

MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan: senarai kehadiran mesyuarat perkara-perkara penting yang

dibincangkan di dalam mesyuarat keputusan-keputusan yang dibuat tindakan-tindakan susulan yang perlu

diambil oleh agensi

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT ………(Catatkan Nama Mesyuarat)Bil ……………. Tahun …..

(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :Masa :Tempat:

HADIR(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan)HADIR BERSAMA(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)URUSETIA(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSIRuangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARATCatatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKITa) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang

dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepasb) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah

dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan

c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGANa) Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh

ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.

V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJABagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-

• Tajuk kertas kerja berkenaan.• Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.• Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.• Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja

berkenaan.• Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu

yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.• Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan

serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

VI. HAL-HAL LAINRuangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VII. PENUTUP

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-

Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah

ditentukan

URUSETIA(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

Tarikh(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINITMESYUARAT YANG BERKUALITI1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit

3. Perkara-perkara Berbangkit

3.1. (Perkara) para … m.s. ….

3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa….

3.1.2. Mesyuarat memutuskan …….

Tindakan: ______________

4. Pembentangan kertas-kertas kerja

4.1. (Tajuk Kertas Kerja)

4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

(i) …….

(ii) ……..

4.1.2. Mesyuarat memutuskan …………..

Tindakan:_____________

5. Hal-hal lain

6. Penutup

TATASUSILA BERMESYUARAT

Jangan lewat tiba Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan

menunjukkan kurang minat Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian Memberi sumbangan idea Mencari perkara-perkara yang positif Jadilah ahli mesyuarat yang aktif

PROTOKOL SUSUNATUR

Susunan Keutamaan Ahli Pengerusi merupakan orang terutama

memimpin mesyuarat Ahli yang bergelar mendahului

mereka yang tidak bergelar Mereka yang berpangkat lebih kanan

mendahului mereka yang lebih rendah pangkatnya

PROTOKOL SUSUNATUR

Susunan tempat Duduk Ahli yang tinggi statusnya duduk

paling hampir dengan pengerusi Ahli yang membuat persembahan

duduk di kerusi terakhir bertentangan dengan Pengerusi

Setiausaha duduk di sebelah kiri Pengerusi / di meja khas

TERIMA KASIH