pengurusan mesyuarat

WELC

OM

E

PENGURUSAN MESYUARAT

BAB 7

DEFINISI• 1 perundingan yang bertujuan membincangkan atau

mencapai sesuatu keputusan (kamus dewan)

• 1 perhimpunan manusia untuk tujuan penting atau utama yang ingin dibincangkan (Oxford Advanced Lerner’s Dictionary of Current English)

• Sekumpulan manusia yang berfikir dengan 1 tujuan secara bersama-sama (Barker, 2002)

• Mesyuarat atau persidangan adalah satu keperluan dalam perniagaan dan aktiviti sosial (Seeking,1999)

• Satu majlis perhimpunan ahli2 dalam sesebuah organisasi untuk menjalankan urusan pentadbiran dan perniagaan.(Pohl, 1990)

KEPENTINGAN MESYUARATMenjimatkan masaPeluang memberi dan mendengar pandangan dari semua

pihak Menggalakkan komunikasi, koordinasi, hubungan dan

kerjasama antara satu sama lainIdea dan proposal dapat dinilai sebelum disokong dan

diluluskanMenggalakkan ahli memberi penerangan atau justifikasi

dalam pandangan merekaMembolehkan perkongsian pintarProses pembahagian tugas dijalankan dengan efektifMerangsang proses pemikiran ahli yang terlibatMewujudkan keseragaman atau persamaan (sikap dan

tindakan)Membantu meningkatkan keyakinan kendiri dan kreativiti

individu

JENIS2 MESYUARATMesyuarat Penerangan

M. Arahan Diadakan antara ketua dan sesebuah kumpulan

M. Penasihat Ahli2 mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang masing2 dan boleh berhujah dan memberikan pendapat

M. Demokratik Keputusan yang dibuat adalah secara kolektif

M. Penerangan Mesyuarat ini bertujuan untuk memberikan penerangan dan tiada sebarang keputusan yang diambil

M. Campuran Membincangkan 2 atau lebih agenda dan lebih kepada taklimat

M. Jawatankuasa Perlu mengikut tatacara yang ditetapkan Jika berlaku perubahan, ia bergantung kepada budi bicara pengerusi mesyuarat tersebut

CONT… Jenis Mesyuarat Penerangan

M. Agong Diadakan sekali dalam setahun Tujuan: membentangkan laporan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira2 dan cadangan2, merancang kegiatan tahun hadapan dan memilih ahli2 jawatankuasa kerja yang baruJika berlaku ketidaksetujuan mengenai sesuatu perkara, mesyuarat Agong Luar Biasa akan diadakan

M. Tergempar Membincangkan isu yang memerlukan kata putus yang segera

M. Pagi Dikenali juga sebagai Morning PrayersBertujuan untuk menyelesaikan masalah secara segera mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permitMerupakan forum setempat antara jabatan dan ia dapat membuat keputusan dengan kadar segera

LANGKAH2 PENGENDALIANS

ediakan agenda

Edarkan agenda lebih awal

Pandangan ahli sebelum mesyuarat

Pastikan ahli menyemak agenda

Tetapkan masa yang spesifik

Cont….Galakan & hargai penyertaan semua ahli

Kekalkan gaya yang seimbang

Hargai pertentangan idea

Sekat perselisihan antara idea

Jadikan diri seorang pendengar yang baik

Akhiri mesyuarat dengan sebaiknya

KELEBIHAN MESYUARAT• Jimatkan Masa• Penyelarasan• Penyebaran Maklumat• Percambahan Idea• Penyelesaian Konflik• Mewujudkan Hubungan Kerja yang Baik• Komunikasi• Meningkatkan Keyakinan • Kendiri dan Kreativiti

KELEMAHAN MESYUARAT

Tujuan yang Tidak JelasMaklumat Tidak LengkapAgenda dalam MesyuaratMasa yang PanjangKeputusan Tidak Dapat Dibuat

KESIMPULANMesyuarat perlu diurus dengan baik dan sempurna bagi menjamin perjalanan serta keputusan mesyuarat mencapai objektif mesyuarat diadakan. Kegagalan berbuat demikian akan menyebabkan kesukaran ahli2 mesyuarat untuk berbincang mengenai sesuatu perkara. Oleh yang demikian sebagai seorang yang bertanggungjawab, anda seharusnya mengaplikasikan teknik2 pengurusan mensyuarat yang telah dipelajari supaya mesyuarat yang diadakan itu berkesan dan ini akan menentukan kejayaan atau kegagalan organisasi mencapai objektif.

THANK YOU

by:UMAR MAQSOOD