pengurusan majlis rasmi - · pdf fileaturcara majlis pengerusi ... buku cenderamata ... majlis...
Post on 04-Feb-2018
385 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PENGURUSAN MAJLIS RASMI
Anwar Mohd ZainUnit Komunikasi Korporat
Jenis Majlis
Majlis Penuh Istiadat Majlis Rasmi dan Formal Majlis Rasmi tetapi Tidak
Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Majlis Tidak Rasmi dan Tidak
Formal
Majlis Rasmi Kerajaan
Istiadat atau majlis yang dipertanggungjawabkan kepadakementerian, jabatan, agensiPersekutuan
Perbelanjaan bagi membiayainyadikenakan kepadavot anggaranpersekutuan
Protokol
Peraturan yang diterima oleh semuapihak dalam:
Hubungan antarabangsa Hubungan harian dalam masyarakat Istiadat atau majlis
Elemen-elemen Protokol
Susunan Keutamaan Darjah Kebesaran Panggilan Hormat Susunan Tempat Duduk Susunan Bendera
Susunan Keutamaan
Senarai yang disusun mengikutkedudukan kekananan antara pelbagaigolongan masyarakat termasuk pegawaikerajaan, bukan pegawai kerajaan danorang awam
Susunan KeutamaanPersekutuan
Susunan Keutamaan Persekutuan masakini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) –22 Januari 1998
Kedudukan Datuk Bandar dalam SusunanKeutamaan Persekutuan ialah ke ?
KepentinganSusunan Keutamaan Menyusun tempat duduk Menyusun atur cara majlis Tertib ketibaan tetamu kenamaan Tertib kepulangan tetamu Penyampaian ucapan Pengacaraan majlis Susunan bendera
Asas MenentukanSusunan Keutamaan
Pegawai Kerajaan Jenis jawatan yang disandang Gred jawatan Anugerah kebesaran
Bukan Pegawai Kerajaan Anugerah kebesaran Kedudukan dalam masyarakat
Panggilan sewajarnya terhadaptetamu kehormat dan dif
Diguna pada kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teksucapan
Panggilan hormat meliputi panggilanturun-temurun diraja, jawatan, anugerah dan keagamaan
Panggilan Hormat
Panggilan Hormat
Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar
Yang Amat Berhormat
Panggilan Hormat
Menteri Timbalan Menteri Ahli Dewan Rakyat Ahli Dewan Negara Ahli Dewan Undangan Negeri
Yang Berhormat
Panggilan Hormat
Pengerusi Majlis Ketua Jabatan Ketua Bahagian
Yang BerusahaYang Berbahagia
Yang Mulia
Susunan Tempat Duduk
Bilangan Ganjil
Bilangan terhad kepada bilanganyang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9
Susunan tempat duduk atas pentasmengikut susunan keutamaan ataukekananan
Pengukuran kekananan dikira daritengah-tengah
Susunan Tempat Duduk
Bilangan Genap
Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16 Susunan tempat duduk atas pentas
mengikut susunan keutamaan ataukekanan
Pengukuran kekananan di kirasecara dibahagi dua
Mengadakan mesyuarat denganmenjemput pihak-pihak yang terlibat
Menubuhkan jawatankuasa kecil danmelantik petugas
Menetapkan tarikh, masa dan tempat Menetapkan aturcara/program Menentukan tetamu kehormat Menentukan senarai jemputan
Tindakan-tindakan bagipenganjuran majlis
Menyediakan senarai semak Melawat tapak atau tempat majlis Menyediakan anggaran perbelanjaan
dan menentukan sumber peruntukan Memohon kelulusan pihak Pengurusan Melaksanakan raptai Taklimat kepada tetamu kehormat
Tindakan-tindakan bagipenganjuran majlis
Jawatankuasa Kecil
Pengagihan tugas mengikutbidang tanggung jawab/ kepakaran
Bidang tugas jawatankuasaberdasarkan keperluan danaturcara majlis
Pengerusi Jawatankuasa kecilakan melantik ahli-ahli bagimelaksanakan tugasan/tanggungjawab
Senarai Semak
Dokumen disediakan oleh setiausahaatau sekretariat mengandungi perkara-perkara yang perlu diambil tindakan
Panduan di dalam mesyuarat untukmeneliti tahap persiapan atau kemajuansesuatu tugasan
Mengelak tertinggalnya perkara-perkarapenting yang perlu diambil tindakan
Senarai Jemputan
Senarai Ringkas(mengikut kumpulan jemputan)
Senarai Penuh(mengikut Susunan Keutamaan)
Senarai Susunan Abjad(mengikut abjad)
Jenis Jemputan
Seorang Berpasangan Campuran (seorang dan
berpasangan)
Kad Jemputan
Kad jemputan Logo organisasi Jawatan tuan rumah Nama Majlis Tarikh, Tempat, Masa Pakaian Aturcara No. telefon dan nama pegawai untuk
memaklumkan kehadiran Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan
Pakaian Menghadiri Majlis
Pakaian istiadat Pakaian Kebangsaan Hitam Pakaian Kebangsaan Lounge Suit Batik Pakaian Pejabat
Aspek-aspek penting Jemputan
Senarai tetamu jemputan Pengedaran kad jemputan Pengesahan kehadiran Senarai kehadiran tetamu jemputan
Sambutan
Tetamu disambut oleh PenyambutTetamu yang mudah dikenali
Siap sedia dengan senarai kehadiranjemputan untuk semakan
AJK Induk/Sambutan turut samamenyambut tetamu
Tetamu kehormat disambut oleh tuanrumah
Tugas Penyambut Tetamu
Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis Mengiringi dan menunjukkan tempat
duduk tetamu Melayan sebarang pertanyaan tetamu Menyerahkan buku aturcara/program
kepada tetamu Sentiasa menunggu tetamu di pintu
masuk dewan majlis
Bilik Menunggu
Memudahkan penyelarasan danpersediaan dewan
Memperkenal dif yang akan beradadipentas
Menunggu tetamu kehormat (VVIP) oleh tetamu jemputan (VIP)
Menyampaikan cenderamata Taklimat kepada tetamu kehormat
mengenai perjalanan majlis
Pengacara Majlis (MC)
Mengawal majlis Membuat pengumuman Memberi panduan kepada
hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan
Teks disediakan/disemak olehpenganjur
Aturcara Pentadbiran
Dokumen panduan disediakan penganjuruntuk AJK dan petugas
Catatan terperinci termasuk masa, perkara, nama pegawai,pelan, pegawaipenyelaras, aktiviti pergerakan dsb.
Dokumen rujukan utama penguruspentas (stage/floor manager) bagimengendalikan majlis bersama-samapetugas-petugas lain
Aturcara Majlis
Panduan kasar kepada tetamu Ringkas Makluman kepada tetamu ~ waktu
ketibaan tetamu kehormat, acarautama dimulakan, majlis dijangkatamat
Dimasukkan dalam buku cenderamatadan kad jemputan
Buku Cenderamata
Mengandungi ~ butiran mengenaimajlis, kata-kata aluan, aturcara, penghargaan
Diletak lebih awal di meja bagi tetamukehormat
Bagi tetamu jemputan biasadiserahkan oleh penyambut tetamusemasa memasuki dewan majlis
PENGURUSAN MAJLIS RASMI
Semoga berjaya denganCEMERLANG
Rujukan
top related