pengajian perniagaan semester 2 - topik 1.4 pengorganisasian
Post on 15-Apr-2017
553 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PENGAJIAN PERNIAGAAN1.4 PENGORGANISASIAN
MAKSUD PENGORGANISASIAN • Pengorganisasian merupakan proses pengurusan yang
kedua selepas perancangan.• Elemen-elemen yang terdapat dalam fungsi
pengorganisasian merangkumi definisi dan kepentingan,carta organisasi,proses penjabatanan dan pembentukan carta organisasi.• Pengorganisasian mewujudkan beberapa konsep penting
dan beberapa jenis manual organisasi bagi memudahkan pengurus memahami dan melakukan fungsi pengorganisasian.
1.4.1 REKA BENTUK ORGANISASI
• Reka bentuk organisasi terdiri daripada aspek berkaitan dengan maksud organisasi dan kepentingannya.• Reka bentuk organisasi meliputi carta organisasi, proses
pengorganisasian yang membentuk beberapa jenis penjabatanan organisasi, di samping terdapat bentuk-bentuk lain struktur sesebuah organisasi.
DEFINISI PENGORGANISASIAN• Pengorganisasian merupakan proses penyusunan & penyelarasan yang
melibatkan pengagihan sumber dan tugas dalam organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
• Dilakukan supaya pekerja dapat menjalankan tugas dengan berkesan dalam usaha mencapai matlamat organisasi.
• Selain itu, pengorganisasian dikaitkan dengan perkara yang berikut :(a) Pembentukan struktur organisasi(b) Pengagihan tugas (c) Pengkhususan kerja(d) Pembentukan peraturan(e) Tatacara dan dasar(f) Proses membuat keputusan
Membentuk struktur
organisasi
Mewujud-Kan
rantaian arahan
Menetap-kan
bidang tugas
Memboleh-kan
penyelarasan antara bahagian
Mengagih-kan
sumber dengan cekap KEPENTINGAN
PENG-ORGANISASIAN
1. MENGAGIHKAN SUMBER DENGAN CEKAP
• Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut jumlah atau tahap keperluan setiap bahagian atau unit dalam organisasi.• Pengagihan sumber mengikut keperluan secara sistematik dapat
membantu organisasi mengelakkan berlaku masalah pembaziran. • Hal ini secara tidak langsung akan membantu organisasi
menjimatkan kos pengeluaran.• Contoh ; hanya pekerja yang mahir sahaja dibenarkan mengendali
sesuatu mesin.
2. MEMBOLEHKAN PENYELARASAN ANTARA
BAHAGIAN• Memandangkan setiap bahgian atau unit dalam organisasi
mempunyai objektif yang berlainan, penyelarasan antara bahagian adalah sangat penting bagi menyatukan aktiviti-aktiviti tertentu agar selari dengan matlamat organisasi secara keseluruhan. • Tindakan ini membolehkan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan
dengan lancer tanpa sebarang gangguan.• Di samping itu, tindakan ini juga berfungsi untuk mengelakkan
berlaku sebarang masalah pertindihan dalam pembahagian tugas.
3. MENETAPKAN BIDANG TUGAS• Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada
seseorang pekerja.• Setiap tanggungjawab perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin
oleh pekerja mengikut bidang masing-masing.• Oleh itu, pengorganisasian membolehkan pekerja mengetahui
tugas yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.
4. MEWUJUDKAN RANTAIAN ARAHAN
• Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja tertentu diwujudkan dan seorang ketua akan dilantik mengendalikan bahagian atau bidang kerja tersebut bagi memastikan objektif yang ditetapkan tercapai.• Melalui pengorganisasian, seorang ketua dapat bekerja bersama-
sama pekerjanya untuk menjayakan aktiviti yang telah dirancang.• Setiap ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada
pekerja. • Manakala pekerja akan melaksanakan tugas yang diberikan kepada
mereka berdasarkan arahan tersebut.
5. MEMBENTUK STRUKTUR ORGANISASI
• Dapat menghuraikan kedudukan setiap individu dalam organisasi dengan jelas.• Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk
membentuk sistem komunikasi yang berkesan dan proses membuat keputusan yang efektif.• Hal ini secara tidak langsung akan membantu
mewujudkan sistem pelaporan yang lebih sistematik, jelas dan teratur dalam organisasi.
CARTA PENGORGANISASIAN• Merujuk sumber struktur organisasi yang dipamerkan
dalam bentuk rajah.• Carta organisasi menunjukkan jabatan atau unit utama
yang terdapat dalam sesebuah organisasi.• Lazimnya, kerja atau tugas yang sepadan dan berkaitan
akan dikelompokkan dalam satu jabatan.• Jabatan dan unit yang berasingan diwakili kotak-kotak
yang dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan.• Garisan lurus menggambarkan rantaian arahan dan
saluran rasmi komunikasi antara jabatan.
RAJAH CARTA ORGANISASI Ketua
Eksekutif
Pengurus Pemasaran
Pengurus Pengeluaran
Penyelia Kilang
Pengurus Kewangan
MAKLUMAT PENTING YANG DITUNJUKKAN CARTA ORGANISASI
Pembahagian kerja
Hubungan ketua dengan pekerja
Kotak di dalam carta organisasi
Jenis tugas
Tahap pengurusan
1) Pembahagian kerja
- Merujuk kpd jawatan yang ditunjukkan di dalam kotak seperti jawatan ketua eksekutif & pengurus bahagian
2) Hubungan antara ketua dengan pekerja
- Menunjukkan bahawa ketua mempunyai kuasa mengarah kepada pekerja dibawahnya.
3) Jenis tugas
- Jenis tugas yang djalankan adalah berkaitan dengan tanggungjawab yang diberikan oleh ketua (bergantung pada jawatan dalam carta)
4) Kotak di dalam carta
- Menggambarkan kerja yang dilakukan mempunyai kaitan antara satu sama lain yang boleh dilakukan oleh pekerja yang menyandang jawatan tersebut.
5) Tahap pengurusan
- Merupakan peringkat pengurusan yang terdapat dalam pengurusan, iaitu pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.
PENJABATAN ORGANISASI1. Asas pembentukan carta organisasi ialah melalui proses penjabatanan.2. Konsep penjabatan lahir daripada perkataan dasar “jabatan” yang
bermaksud “mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja berkaitan.
3. Penjabatanan melibatkan pembahagian kerja dan segala tugas yang terdapat dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing.
4. Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian pada sebilangan tugas yang saling berkaitan.
5. Oleh itu,penjabatan dapat mengelakkan pekerja daripada cuba melakukan semua jenis tugas yang ada sehingga menyebabkan mereka hilang tumpuan terhadap tugas yang lebih penting.
6. Organisasi yang berlainan cenderung mengamalkan penjabatanan yang berlainan, bergantung pada jenis perniagaan yang dijalankan.
7. Bentuk atau jenis penjabatanan ialah dalam suatu organisasi boleh diwujudkan mengikut fungsi, divisyen (produk,pasaran,geografi) dan matriks.
8. Setiap jenis penjabatanan mempunyai kelebihan masing-masing dan rasional penubuhan penjabatanan tersebut.
Penjabatanan Organisasi
Penjabatanan organisasi
mengikut fungsi
Pejabatanan organisasi mengikut devisyen
Penjabatanan organisasi
mengikut matriks
PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI
• Melibatkan pengelompokan aktiviti atau tugas mengikut fungsi asas organisasi perniagaan,iaitu pemasaran, pengeluaran, sumber manusia dan kewangan.
• Lazimnya diamalkan oleh organisasi kecil yang mempunyai sumber terhad.
• Contoh carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut fungsi : Ketua
Eksekutif
Pengurus Pemasaran
Pengurus Pengeluaran
Pengurus Kewangan
Pengurus Sumber Manusia
KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI
i. Mudah membuat penyeliaan- Pengurus atau ketua mudah menyelia pekerja bawahan kerana pengurus
melakukan tugas yang sama.- Pengetahuan & pengalaman kerja yang sama memudahkan penyeliaan
dijalankan dengan berkesan.
ii. Menggalakkan penggemblengan kepakaran khusus- Aktiviti yang sama yang dilakukan oleh pekerja membawa kepada
peningkatan kecekapan pekerja.- Kecekapan pekerja boleh meminimumkan kos aktiviti disamping
mengekalkan tahap kualiti produk. - Sesuai bagi organisasi kecil.
KELEMAHAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI
Menyukarkan proses
akauntabiliti dan menilai
prestasi
Melambatkan proses membuat keputusan
Boleh menimbulkan masalah dari segi
penyelarasan
Sukar memupuk kerjasama
antara jabatan
PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DEVISYEN
• Melibatkan pembahagian organisasi kepada 3 divisyen iaitu :
Divisyen Produk
Divisyen Pasaran
Divisyen Geografi
1. PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN PRODUK
• Bermaksud pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yang dihasilkan oleh perniagaan.• Penjabatanan mengikut produk juga boleh diamalkan oleh
perniagaan yang menghasilkan satu barisan keluaran yang berbeza.• Lazimnya diamalkan oleh organisasi besar dan setiap keluaran
yang dihasilkan mempunyai fungsi perniagaan masing-masing seperti fungsi pengeluaran dan pemasaran.
Ketua Eksekutif
Pengurus Produk Beras
Pengurus Produk Tepung
Eksekutif Pemasaran
Eksekutif Pengeluaran
Eksekutif Kewangan
Pengurus Produk Jagung
• Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut devisyen produk dapat dilihat pada rajah dibawah :
• Organisasi ini diketuai seorang pengurus atasan yang dikenali sebagai ketua eksekutif.• Ketua bagi setiap jabatan pula dikenali sebagai pengurus yang
bertanggungjawab membantu ketua eksekutif untuk mengendalikan urusan jabatan.• Hal ini bermakna, jangkauan kawalan ketua eksekutif adalah
terhadap pengurus yang mengetuai setiap jabatan.• Setiap produk memerlukan fungsi perniagaan sendiri.• Contohnya; jabatan produk tepung mempunyai fungsi perniagaan
sendiri, iaitu pengeluaran,pemasaran dan kewangan.• Setiap fungsi akan dikenali sebagai eksekutif.
KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN PRODUK
Mempercepat proses membuat keputusan terutama dari segi pengeluaran kerana setiap bahagian boleh membuat keputusan berdasarkan produk masing-masing.
Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yang menghasilkan produk yang berlainan kerana ukuran jualan mengikut produk masing-masing.
Sesuai diamalkan oleh organisasi besar kerana setiap bahagian produk boleh memberi fokus dan membuat keputusan berdasarkan pengeluaran produk.
Mengurangkan bebanan tugas yang dipikul oleh pihak pengurusan atasan terutama dalam pembuatan keputusan.
Penyelidikan terhadap setiap produk mudah dijalankan kerana setiap bahagian memberi fokus kepada suatu produk dan tidak berkaitan dengan bahagian lain.
PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN PASARAN
• Amat sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhi kepuasan pengguna berdasarkan keperluan pasaran pelanggan yang berbeza dalam pasaran tersebut.• Membolehkan kehendak pelanggan dalam pasaran dipenuhi
dengan cepat dan tepat.• Kesannya, jualan dan tahap kebesaingan dalam perniagaan
meningkat.• Produk yang dihasilkan dapat dibezakan mengikut sasaran pasaran
pelanggan yang menggunakan setiap produk tersebut.
• Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut divisyen pasaran :
Ketua Eksekutif
Pengurus Pasaran
Perdagangan
Pengurus Pasaran
Pengguna Akhir
Eksekutif Pemasaran
Eksekutif Pengeluaran
Eksekutif Kewangan
Pengurus Pasaran
Pengguna Industri
• Organisasi ini membahagikan jabatannya mengikut jenis pasaran pelanggan yang menggunakan produknya iaitu pasaran pelanggan produk pengguna akhir, iaitu pasaran pelanggan produk pengguna industri dan pasaran pelanggan produk pengguna perdagangan. • Untuk memudahkan pengendalian urusan perniagaan, organisasi
akan diketuai seorang ketua eksekutif.• Tiga pengurus bahagian yang dikenali sebagai pengurus pasaran
akan melaporkan kepada ketua eksekutif tersebut. • Hal ini bermakna,ketua eksekutif mempunyai autoriti untuk
memberi arahan kepada pengurus pasaran berdasarkan rantaian arahan yang diwujudkan oleh organisasi.• Dalam memenuhi keperluan pasaran pelanggan, setiap pelanggan
mungkin mengharapkan perkhidmatan dan layanan yang berbeza.
KEBAIKAN PENJABATANAN MENGIKUT DIVISYEN PASARAN
Memberi tumpuan terhadap memenuhi
keperluan pasaran tertentu dengan memenuhi kehendak
pelanggan yang berbeza
Meningkatkan keyakinan & kepuasan pasaran
pelanggan melalui layanan istimewa yang diberi oleh
pengeluar berdasarkan ciri-ciri khusus pelanggan
Mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggan kerana setiap
pasaran berbeza memerlukan pengetahuan
yang khusus bagi setiap jenis pelanggan dalam pasaran
tersebut.
Memudahkan proses pemberian perkhidmatan
selepas jualan kerana pasaran yang berbeza–beza memerlukan perkhidmatan
selepas jualan yang berbeza-beza.
KEBURUKAN PENJABATANAN MENGIKUT PELANGGAN
Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang
mengendalikan permintaan pelanggan yang bersaing.
Melibatkan kos pengurusan yang tinggi
dan tidak sesuai diamalkan oleh organisasi
yang kecil yang mempunyai bilangan
pelanggan yang sedikit.
Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat
dibezakan secara nyata dan jelas.
Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri dengan
kemahiran maklumat pelanggan untuk
menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan.
PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI
• Amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yang memiliki pelanggan mengikut geografi yang luas dan berselerak seperti perniagaan antarabangsa. Hal ini membolehkan perniagaan memenuhi kehendak pelanggan yang berada di kawasan atau lokasi yang berbeza.
• Seorang ketua organisasi akan dilantik untuk mengetuai pejabat pengurusan utama atau dikenali sebagai ibu pejabat yang terletak di suatu kawasan yang strategik.
• Kawasan atau cawangan lain pula akan diketuai seorang pengurus bahagian yang bertanggungjawab melaporkan segala maklumat dan laporan kepada pengarah di ibu pejabat.
• Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut geografi dapat dilihat pada rajah di bawah :
PENGARAH
Penolong Pengarah
Kawasan Selatan
Penolong Pengarah
Kawasan Tengah
Penolong Pengarah
Kawasan Utara
Penolong Pengarah
Kawasan Timur
• Organisasi diketuai seorang pengurus yang dikenali sebagai pengarah.• Jabatan dibahagikan mengikut empat geografi utama iaitu kawasan
selatan, kawasan tengah, kawasan timur dan kawasan utara.• Seorang penolong pengarah dilantik mengetuai setiap jabatan
tersebut.• Pengarah mempunyai autoriti untuk memberi arahan kepada
penolong pengarah yang mengetuai setiap wilayah tersebut. • Relatifnya, pengarah akan ditempatkan di ibu pejabat yang terletak
berhampiran dengan setiap kawasan pasaran tersebut.
KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI
Melibatkan peruntukan tanggungjawab yang lebih rendah kerana pembahagian pengurusan dilaksanakan mengikut suatu
pasaran
Pihak pengurus mampu memberi penekanan pada ciri-ciri kawasan & masalah yang mungkin dihadapi
oleh pengguna tempatan
Pengurus tempatan lebih memahami masalah
masing-masing mengikut lokasi
Menikmati faedah ekonomi daripada operasi tempatan
kerana boleh menggunakan sumber
yang tersedia
Membantu pihak pengurusan mengenal
pasti citarasa pelanggan di kawasan tersebut
Kos pengangkutan untuk mengangkut bahan ke
tempat pengeluaran akan dapat dijimatkan ke tahap
yang paling minimum
KEBURUKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI
Organisasi perlu mengambil lebih banyak pekerja yang mempunyai kemahiran pengurusan
Menyukarkan penyelenggaraan
perkhidmatan pada peringkat pusat
Menyukarkan pengawalan pada peringkat
pengurusan atasan
Perhubungan antara pekerja di kawasan yang
berlainan mungkin kurang rapat dan mesra
Pekerja akan lebih tertumpu pada usaha
untuk mencapai matlamat bahagian masing-masing
dan mengabaikan matlamat organisasi
top related