nota pengurusan prestasi

PENGURUSAN PRESTASI

ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM

BAHAGIAN PERKHIDMATANBAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAMJABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIAMALAYSIA

KE ARAH PENGURUSAN SUMBER MANUSIABERASASKAN KOMPETENSI DI BAWAH SISTEM SARAAN

MALAYSIA

PETER F. DRUCKER

MANAGEMENT CHALLENGES FOR THE 21ST CENTURY

The most valuable assets of a 20th – century company were its

production equipment. The most valuable assets of a 21st

century institution, wheather business or nonbusiness, will be

its knowledge workers and their productivity

Konsep Dan Falsafah Pengurusan Prestasi

Penambahbaikan Sistem Penilaian Prestasi Di

bawah Sistem Saraan Malaysia

Proses dan Kaedah Penilaian Prestasi

Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

KANDUNGAN TAKLIMAT

KONSEP & FALSAFAH KONSEP & FALSAFAH PENGURUSAN PRESTASIPENGURUSAN PRESTASI

KONSEP & FALSAFAH KONSEP & FALSAFAH PENGURUSAN PRESTASIPENGURUSAN PRESTASI

ENABLERSENABLERS

THE MODEL OF BUSINESS EXCELLENCETHE MODEL OF BUSINESS EXCELLENCE

RESULTSRESULTS

LEDERSHIP

PEOPLE MANAGEMENT

PP

RR

OO

CC

EE

SS

SS

BU

SIN

ES

S R

ES

ULT

KEY

PER

FO

RM

AN

CE

IND

ICA

TO

RS

PEOPLE

SATISFACTION

CUSTOMER

SATISFACTION

IMPACT ON

SOCIETY

POLICY AND STRATEGY

RESOURCES

Sistem Penilaian Prestasi adalah suatu sistem instrumen penting pengurusan sumber manusia bagi menilai pencapaian prestasi anggota perkhidmatan awam dan pencapaian matlamat organisasi

SISTEM PENILAIAN PRESTASI

MENGAPA PENGURUSAN PRESTASI

• Menghubungkaitkan anggota dgn. rancangan / tindakan kerja organisasi (SKT)

• Maklumbalas

• Membuat petunjuk prestasi, pengukuran dan penilaian

• Kaunseling, motivasi dan insentif

• Menerapkan budaya kerja berprestasi cemerlang

SISTEM PENGURUSAN PRESTASISISTEM PENGURUSAN PRESTASI Perancangan Prestasi Penetapan piawaian prestasi Komunikasi

(pemantauan/coaching) Penilaian prestasi anggota

PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIASUMBER MANUSIA

PERANCANGAN PERANCANGAN STRATEGI ORGANISASISTRATEGI ORGANISASI

KERJAYAKERJAYAANUGERAH (REWARD)ANUGERAH (REWARD)

HUBUNGKAIT PERANCANGAN STRATEGI, PERANCANGAN KERJA AGENSI DAN PERANCANGAN PRESTASI ANGGOTA

KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI

BAHAGIAN

CAWANGAN

UNIT-UNIT

MA

KLU

MB

ALA

S

PERANCANGAN KERJA

PERANCANGAN PRESTASI PERINGKAT ANGGOTA UNIT

PERANCANGAN STRATEGIK & PERANCANGAN KERJA

PERANCANGAN STRATEGIK

PROSES PERANCANGAN KERJA/SASARAN KERJA TAHUNAN

MAKLUM

BALAS

KEMENTERIAN/

JABATAN/AGENSI

BAHAGIANBAHAGIAN

CAWANGAN CAWANGAN CAWANGAN

PERANCANGAN STRATEGI

(a) ……………………..(b) ……………………..

PERANCANGAN STRATEGI & KERJA

(a) ………………………………….(b) ………………………………….

PERANCANGAN KERJA

(a) ……………………(b) ……………………

UNIT UNIT UNIT UNITPERANCANGAN PRESTASI

ANGGOTA (AKTIVITI/PROJEK)

(a) ………………………………….(b) ………………………………….(c) ………………………………….

DISKRIPSI TUGAS & TANGGUNGJAWAB

PENETAPAN PRESTASI

• Penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil dan telus

• Penialaian prestasi hendaklah berasaskan kepada kompetensi (penghasilan kerja dan tingkahlaku) yang ditunjukkan oleh PYD ke arah pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan; dan

• Menggalakkan persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti

PRINSIP

CIRI-CIRI SPP

Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

Perancangan Tahunan Jabatan/Bahagian/

Cawangan/Unit

Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi

Kajian Semula SKT

Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar

Aspek dan Kriteria penilaian berasaskan kepada peranan setiap kumpulan perkhidmatan serta petunjuk umum yang diterima sejagat

Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Menyelaras markah penilaian prestasi

Pembangunan sumber manusia (latihan, penempatan dan penganugerahan)

CIRI-CIRI SPP

TANGGUNGJAWAB KETUA Jab tan, PEGAWAI PENILAI DAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)

Keberkesanan pelaksanaan SPP bergantung kepada komitmen Ketua Jabatan memastikan sistem ini dilaksanakan mengikut panduan

Pegawai Penilai dan PPSM hendaklah memastikan

penilaian prestasi dilaksanakan secara objektif,

adil dan telus mengikut panduan yang ditetapkan

PENAMBAHBAIKAN SPP PENAMBAHBAIKAN SPP DI BAWAH SISTEM DI BAWAH SISTEM SARAAN MALAYSIASARAAN MALAYSIA

PENAMBAHBAIKAN SPP PENAMBAHBAIKAN SPP DI BAWAH SISTEM DI BAWAH SISTEM SARAAN MALAYSIASARAAN MALAYSIA

FOKUS PENAMBAHBAIKAN

Kriteria Penilaian & Wajaran Markah Prestasi

Format dan Kandungan Borang LNPT

Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

Penubuhan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Aspek penilaian dan wajaran markah prestasi adalah berasaskan peranan dan tanggungjawab setiap kumpulan perkhidmatan (JUSA, Gred Khas, P&P dan Sokongan)

ASPEK PENILAIAN DAN WAJARAN MARKAH PRESTASI

kepimpinan yang strategik dan menjadi role model

KUMPULAN

JUSA

GRED KHAS

PENGURUSAN &

PROFESIONAL

SOKONGAN I

SOKONGAN II

menerajui R & D

merancang, menggubal, mengurus, melaksana, mengesan, menilai dasar dan penguatkuasaan

mengurus kerja operasi, menyelia dan penguatkuasaan

tugas-tugas berbentuk fizikal dan rutin

Aspek dan kriteria Penilaian

Di ubahsuai mengikut peranan dan tanggungjawab setiap kumpulan pegawai

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

Nota:

Kumpulan Sokongan (I) ialah kelayakan masuk Diploma/STPM/SPM (Gred 17 hingga 40)

Kumpulan Sokongan (II) ialah kelayakan masuk PMR/SRP dan kebawah (Gred 1 hingga 16)

5 Borang LNPT mengikut kumpulan perkhidmatan

JUSA

Gred Khas

P & P

Sokongan I

Sokongan II

KRITERIA PENILAIAN YANG DI GUGURKAN

Kriteria penilaian yang subjektif dan sukar dinilai digugurkan seperti:

Keberkesanan kos

Kebolehan membuat keputusan

Ikram, adil dan saksama

Integriti

Iltizam

Kebolehpercayaan

Perawakan diri

Bertanggungjawab

Aspek Penilaian

PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI

JUSA

SSB SSM

Penghasilan Kerja

Kepimpinan

Pengetahuan & Kemahiran

Kualiti Peribadi

Jalinan Hubungan & Kerjasama

Kegiatan & Sumbangan

60%

-

15%

15%

5%

5%

-

60%

-

35%

-

5%

Aspek Penilaian

PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI

Gred Khas

SSB SSM

Penghasilan Kerja

Kepimpinan

Pengetahuan & Kemahiran

Kualiti Peribadi

Jalinan Hubungan & Kerjasama

Kegiatan & Sumbangan

60%

-

15%

15%

5%

5%

-

15%

50%

30%

-

5%

Aspek Penilaian

PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI

P & P

SSB SSM

Penghasilan Kerja

Kepimpinan

Pengetahuan & Kemahiran

Kualiti Peribadi

Jalinan Hubungan & Kerjasama

Kegiatan & Sumbangan

70%

-

10%

10%

5%

5%

50%

-

25%

20%

-

5%

Aspek Penilaian

PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI

Kumpulan Sokongan I

SSB SSM

Penghasilan Kerja

Kepimpinan

Pengetahuan & Kemahiran

Kualiti Peribadi

Jalinan Hubungan & Kerjasama

Kegiatan & Sumbangan

75%

-

10%

10%

-

5%

50%

-

25%

20%

-

5%

Aspek Penilaian

PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI

Kumpulan Sokongan II

SSB SSM

Penghasilan Kerja

Kepimpinan

Pengetahuan & Kemahiran

Kualiti Peribadi

Jalinan Hubungan & Kerjasama

Kegiatan & Sumbangan

75%

-

10%

10%

-

5%

50%

-

20%

25%

-

5%

PROSES DAN KAEDAH PROSES DAN KAEDAH PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASIPROSES DAN KAEDAH PROSES DAN KAEDAH PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI

Setiap elemen dalam aliran proses pengurusan penilaian prestasi hendaklah di laksanakan dan mengikut jadual masa yang ditetapkan.

Perancangan Tahunan Jabatan

( Dis – Jan)

Penyimpanan Maklumat Prestasi

( Mac )

Penyelarasan Penilaian Prestasi

( Jan - Feb )

Penyediaan LNPT

( Dis – Jan )

Penetapan Rancangan Kerja Bhg.

( Dis – Jan)

Penetapan SKT PYD

( Jan )

Pelaksanaan Kerja & Pengesanan

( Jan – Jun )

Kajian Semula Pertengahan Tahun

(Jun – Julai )

Pelaksanaan Kerja & Pengesanan

( Julai – Dis )

ALIRAN PUSINGAN PROSES PENGURUSAN PRESTASI

PENILAIAN PRESTASI

Penilaian yg. Objektif, Adil dan Telus Penilaian secara berterusan berdasarkan

pencapaian kerja sebenar PYD sepanjang tahun yg. dinilai

Pegawai penilai (PPP dan PPK) hendaklah memastikan penilaian dibuat secara

teratur mengikut panduan

PYD hendaklah dinilai berasaskan Aspek dan Kriteria yg. ditetapkan

Menggunakan Skala Penilaian yang ditetapkan

KUANTITI HASIL KERJA

Kuantiti hasil kerja seperti jumlah, bilangan, kadar, kekerapan dan sebagainya berbanding dengan sasaran kuantiti kerja ditetapkan

PPP PPK

CONTOH PENILAIAN PRESTASI MENGIKUT ASPEK DAN KRITERIA PENILAIAN (KUMPULAN

SOKONGAN I)

PENGHASILAN KERJA (Wajaran 50%)

KUALITI HASIL KERJA

• Dinilai dari segi kesempurnaan, teratur dan kemas

• Dinilai dari segi usaha dan inisiatif untuk mencapai kesempurnaan hasil kerja

TAHAP SKALA PENJELASAN

Sangat Tinggi

Tinggi

Sederhana

Rendah

Sangat Rendah

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah ditentukan

Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah ditentukan

Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah ditentukan

Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah ditentukan

Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah ditentukan

Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah ditentukan

Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah ditentukan

Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah ditentukan

Hasil kerja kerapkali dibawah tahap minimum yang telah ditentukan

Hasil kerja sentiasa dibawah tahap minimum yang telah ditentukan

SKALA PENGHASILAN KERJA

Panel Pembangunan Sumber Manusia

PPSM menggantikan Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi dan

Pergerakan Gaji (PPG)

Tanggungjawab

• Mengesahkan markah penilaian prestasi• Mengesyor atau menentukan penempatan dan

pembangunan kerjaya anggota• Mengesyor bimbingan dan kaunseling

Panel Pembangunan Sumber Manusia

Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan gaji, pingat bintang kebesaran dan surat penghargaan

Mengenalpasti keperluan latihan anggota

PENETAPAN SASARAN PENETAPAN SASARAN KERJA TAHUNAN KERJA TAHUNAN

(SKT)(SKT)

KEPENTINGAN SKT

Sasaran Kerja Tahunan (SKT) penting dalam membantu Pegawai Penilai menilai hasil kerja PYD

SKT memberi gambaran sebenar tahap pencapaian prestasi kerja PYDPenyediaan SKT yang teratur membolehkan penilaian prestasi pegawai dapat dilaksanakan dengan objektif, adil dan telus

Ketua Jabatan hendaklah memastikan SKT dilaksanakan dengan teratur

PENENTUAN AKTIVITI DAN PROJEK

Senaraikan aktiviti/ projek yang akan dilaksanakan selaras dengan perancangan strategi/ perancangan kerja Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

Pelaksanaan aktiviti/ projek bersesuaian dengan peranan dan tanggung jawab

PETUNJUK PRESTASI

Petunjuk prestasi merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos. Setiap aktiviti/ projek sekurang-kurangnya mempunyai satu petunjuk prestasi

S. M. A. R. T (Specific, Measureable, Achieveable, Realistic, Timebound)

PROSES PENYEDIAAN SKT

PERANCANGAN TAHUNAN ORGANISASI/ AGENSI

PERANCANGAN TAHUNAN ORGANISASI/ AGENSI

PENETAPAN SKT PYD

PENETAPAN SKT PYD

PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANAN

PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANANKAJIAN SEMULA

PERTENGAHAN TAHUNKAJIAN SEMULA

PERTENGAHAN TAHUN

PENETAPAN RANCANGAN KERJA JABATAN/ BAHAGIAN/

CAWANGAN/ UNIT

PENETAPAN RANCANGAN KERJA JABATAN/ BAHAGIAN/

CAWANGAN/ UNIT

PENYEDIAANPENYEDIAANSKTSKT

PENYEDIAANPENYEDIAANSKTSKT

PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANAN

PELAKSANAAN KERJA DANPENGESANAN

PENILAIAN PANCAPAIANKERJA

PENILAIAN PANCAPAIANKERJA

BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan petunjuk prestasinya)

2.

1.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /

projek)

Bil.

3.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /

projek)

Bil.

Tandatangan PPP

Tarikh:………………………

Tandatangan PYD

Tarikh:……………………

BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja TahunanPertengahan Tahun

1.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti /

Masa / Kos

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /

projek

Bil.

1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk

prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

1.

Aktiviti / ProjekBil.

2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP

1. Laporan / Ulasan Oleh PYD

2. Laporan / Ulasan Oleh PPP

Tandatangan PPP

Tarikh:………………………

Tandatangan PYD

Tarikh:……………………

CONTOHCONTOH SASARAN KERJA SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT)TAHUNAN (SKT)

 OPERATOR TELEFON KEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIA

BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan

(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan petunjuk prestasinya)

Kualiti

Merekodkan semua nombor panggilan yang dipinta dengan tepat

Merekodkan nombor telefon yang dipinta sama ada rasmi atau persendirian

2.

Kualiti

Panggilan dijawab tidak melebihi 3 deringan

Mengendalikan operator console (Papan switch)

1.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek)

Bil.

Kualiti

Melayan panggilan dengan mesra dan berhemah

Masa

1 – 5 minit setiap permohonan

Melayan permohonan dari pegawai dan kakitangan untuk mendapatkan panggilan keluar (Tempatan / Jauh / Seberang Laut) dan menghantar Phonogram

3.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti /

projek)

Bil.

Tandatangan PPP

Tarikh:………………………

Tandatangan PYD

Tarikh:……………………

T.T T.T

BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja TahunanPertengahan Tahun

Tiada1.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek

Bil.

1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk

prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Tiada1.

Aktiviti / ProjekBil.

2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP

1. Laporan / Ulasan Oleh PYD

SKT dapat dicapai sepenuhnya.

2. Laporan / Ulasan Oleh PPP

Bersetuju dengan ulasan PYD.

Tandatangan PPP

Tarikh:………………………

Tandatangan PYD

Tarikh:……………………

T.T T.T

 PEMBANTU AM RENDAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIA

BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan

(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan petunjuk prestasinya)

Masa

10 minit selepas menerima arahan

Mendapatkan fail yang telah dikenalpasti oleh Pembantu Tadbir Fail

2.

Kuantiti

4 kali sehari

Menghantar dan mengambil fail ke / dari bilik pegawai

1.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek)

Bil.

Kualiti

Mengikut arahan dan spesifikasi oleh pegawai.

Membuat salinan dokumen 3.

Kualiti

Semua fail disimpan di rak fail

Menyimpan semua fail yang telah selesai tindakan di rak fail

4.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa /

Kos )

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek)

Bil.

Tandatangan PPP

Tarikh:………………………

Tandatangan PYD

Tarikh:……………………

T.T T.T

BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja TahunanPertengahan Tahun

Tiada1.

Petunjuk Prestasi ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos

Ringkasan Aktiviti / Projek (Senaraikan aktiviti / projek

Bil.

1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk

prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Tiada1.

Aktiviti / ProjekBil.

2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan (PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP

1. Laporan / Ulasan Oleh PYD

Semua aktiviti dapat dilaksanakan dengan baik.

2. Laporan / Ulasan Oleh PPP

Bersetuju dengan ulasan PYD.

Tandatangan PPP

Tarikh:………………………

Tandatangan PYD

Tarikh:……………………

T.T T.T