mengurus mesyuarat yang effektif dan panduan...

MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN

MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT

OLEHMOHD. FARID BIN RAHMAT

PENOLONG PENDAFTAR

TUJUAN

• Menguruskan mesyuarat denganlebih cekap dan berkesan.

• Menyelesaikan atau menyelarasusaha sesuatu program.

• Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukandibuat dengan jayanya.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA

• Tindakan Pra-Mesyuarat

• Tindakan SemasaMesyuarat

• Tindakan SelepasMesyuarat

Tindakan Pra-Mesyuarat

• Menentukan agenda, tarikh, masadan tempat mesyuarat.– Berunding dengan Pengerusi

Mesyuarat.– Tentukan tarikh, masa dan tempat

yang sesuai.– Tentukan agenda mesyuarat dan

peruntukan masa setiap agenda.

Tindakan Pra-Mesyuarat

• Membuat tempahan BilikMesyuarat.– Tempahan secara bertulis / borang.– Kemudahan Dewan Kuliah sila isi

borang di Pejabat PengurusanAkademik dan lain-lain dewan sila isiborang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat

• Menentukan bahan rujukan– Sediakan minit terdahulu (jika ada)

atau bahan rujukan dengansecukupnya.

– Gunakan kertas pelbagai warnauntuk mengasingkan bahan-bahanrujukan.

Tindakan Pra-Mesyuarat

• Menghantar Surat JemputanMesyuarat.– Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10

hari sebelum mesyuarat.– 10 hari adalah masa norma yang baik untuk

hantar surat.– Kandungan surat; Nama mesyuarat, Tarikh,

Masa, Tempat, Agenda, Nama Pengerusidan Lampiran (jika ada)

– Sebaik-baiknya jangan menghantar wakilke mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat

• Persediaan kemudahan di BilikMesyuarat.– Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli

mesyuarat.– Bilik bersih dan kemas.– Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat.– Alat pembesar suara.– Alat multimedia atau over-head projector– Tempahan minum ringan.

Tindakan Pra-Mesyuarat

• Menentukan kehadiran– Urusetia berhubung dengan ahli

mesyuarat untuk menetukan senaraiahli mesyuarat yang hadir.

– Tempoh yang sesuai ialah 2 harisebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat

• Memberitahu ahli mesyuaratmengenai etiket mesyuarat.– Cara memberi penghormatan kepada

Pengerusi.– Menghadiri mesyuarat menepati

masa.– Memberitahu Pengerusi / Setiausaha

jika berhajat untuk meningggalkanmesyuarat.

Tindakan Semasa Mesyuarat

• Catatan Minit– Minit hendaklah direkodkan:-

• Senarai kehadiran.• Perkara penting yang dibincangkan.• Keputusan-keputusan yang dibuat.• Tindakan-tindakan susulan yang perlu

diambil.

Tindakan Selepas Mesyuarat

• Penyediaan Minit– Draf minit untuk kelulusan Pengerusi

selewat-lewatnya 3 hari selepastarikh mesyuarat.

– Minit mesyuarat diluluskan olehPengerusi dan diedarkan kepada ahlimesyuarat 1 minggu selepas tarikhmesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat

• Format Minit– Format minit disusun mengikut

agenda mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat

• Susunan nama ahli-ahli mesyuarat– Catatan nama ahli mesyuarat

disusun mengikut kekananan ahliyang hadir.

Tindakan Selepas Mesyuarat

• Catatan Perbincangan– Minit mesyuarat hendaklah

direkodkan secara padat, tepat dan jelas.

– Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklahmenunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja.

– Contoh: (Catatan Minit)Tindakan: (nama)

Tindakan Selepas Mesyuarat

• Pengesahan maklumbalasperlaksanaan keputusanmesyuarat.– Pihak yang telah diberi

tanggungjawab melaksanakansesuatu keputusan mesyuarathendaklah memberi maklumbalaskepada urusetia mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat

• Laporan maklumbalas olehUrusetia.– Maklumbalas yang diterima

hendaklah diedarkan untuk perhatianahli-ahli mesyuarat.

– Urusetia hendaklah membuatriangkasan dan penganalisaanterhadap maklumbalas yang diterima.

Tindakan Selepas Mesyuarat

• Penyediaan laporan maklumbalas.– Tanggungjawab Urusetia

menyediakan laporan maklumbalaskepada pihak yang bertanggungjawab menyelarasperlaksanaan program mereka.

Format Minit Mesyuarat

• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.

• Tarikh, masa dan tempat.• Kehadiran.• Hadir bersama (nama jemputan

yang bukan ahli mesyuarat).• Senarai Urusetia.

Format Minit Mesyuarat

6. Aluan Pengerusi Mesyuarat.7. Pengesahan minit terdahulu dan

pindaan.8. Perkara-perkara berbangkit.9. Pembentangan dan

perbincangan.10. Hal-hal lain.11. Penutup dan masa tamat.

Format Minit Mesyuarat

12. Urusetia (Nama pencatat)13. Tarikh minit disediakan.

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat

-Kawal emosi dan janganbertindak kasar.-Ambil fakta yang bergunasahaja.-Setuju pada fakta yang berguna.

Agresif

TINDAKANPERANGAI

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat

-Mencelah bila dia ‘pause’bercakap dan ajukan soalankepada ahli yang lain.-Bagi soalan yang susahuntuk dia menjawab.-Minta komen ahli mesyuaratterhadap penjelasan dia.

Banyak cakap

TINDAKANPERANGAI

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat

-Terangkan tujuan mesyuaratuntuk berbincang dan menyelesaikan masalahsecara muzakarah.-Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain darianda.

Suka komplain

TINDAKANPERANGAI

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat

-Tanya pandangan mereka.-Tanya pengalaman merekamengenai perkara yang dibincangkan.-Menggalakkan merekamemberi komitment ketikamesyuarat.

Senyap

TINDAKANPERANGAI

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat

-Minta mereka memberitumpuan untuk mencari jalanpenyelesaian.-Tumpukan kepadapandangan yang membina.-Alihkan fokus kepada ahlilain dengan menanyakansoalan.

Pertembunganpersonaliti

TINDAKANPERANGAI

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat

-Ajukan soalan jika merekaada pandangan yang bolehdikongsikan.-Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / faktayang dibincangkan dan meminta pendapat merekamengenainya.

Cakap belakang

TINDAKANPERANGAI

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat

-Ulangi pandangan anda atauahli mesyuarat anda denganlebih jelas.-Kalau ahli atau anda tersilapmemberi maklumat, berikanpujian kepada mereka.

Kebingungan

TINDAKANPERANGAI

Peranan Pengerusi Mesyuarat

• Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan.

• Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat.• Mendapatkan / mendengar cadangan,

pandangan dan komen ahli mesyuarat.• Membuat keputusan dengan persetujuan

sebulat suara ahli-ahli mesyuarat.• Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak

difikirkan biadap dalam mesyuarat.

Peranan Setiausaha Mesyuarat

• Menganjurkan mesyuarat.• Menyediakan keperluan mesyuarat.• Mencatatkan Minit Mesyuarat.• Mengedarkan Minit Mesyuarat.

Peranan Ahli Mesyuarat• Hadir mengikut tarikh, masa dan tempat yang telah

ditetapkan.• Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha

mesyuarat.• Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada

setiausaha sebelum mesyuarat.• Boleh memberi pandangan, cadangan komen, sokongan

atau mengundi dalam mesyuarat, dengan keizinanPengerusi.

• Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap.

• Ahli mesyuarat yang ingkar, biadab dan berbahasakasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit didalam minit mesyuarat.

SOALAN

RujukanPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, JabatanPerdana Menteri.

Modul 4, Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis MinitMesyuarat, Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-UniversitiAwam Malaysia (MAKLUM).

How To Organise An Effective Meeting and Conference, David Seekings, 1992.

Effective Meeting Skills, Marion E.Haynes, 1988.

Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat, KursusPengurusan Persatuan, 2003.