laporan audit dalam eksa bil. 1/2020

1

Laporan Audit Dalam EKSA Bil. 1/2020 07 – 09 September 2020

2 2

Tadbir Urus Slogan ● Polisi ● Zon EKSA ● Ketua Zon ● Champion Jabatan

2

3

Slogan EKSA Hospital Kemaman

EKSA Menjana Kesempurnaan

4

Polisi EKSA Hospital Kemaman

Membudayakan Amalan EKSA ke Arah Mewujudkan Persekitaran Kerja yang Selamat,

Berkesan dan Berkualiti

5

Mewujudkan suasana kerja yang

berkualiti dan profesional ke arah

melahirkan penjawat awam yang

produktif

Objektif Pelaksanaan EKSA di Hospital Kemaman

Mewujudkan persekitaran

tempat kerja yang selamat dan

mesra pelanggan

Meningkatkan infrastruktur untuk

memberikan perkhidmatan yang

berkualiti kepada pelanggan

Meningkatkan semangat kerja

berpasukan

6

Zon EKSA (17 Julai 2018)

Zon 1 – KP2 KP2, Q, UKKP, Daycare,

JKSP Zon 11 – W1 Wad 1

Zon 2 – ADM Admin, Hasil, PKP Zon 12 – W2 Wad 2

Zon 3 – EDT ED, Forensik, Dekon Zon 13 – W3 Wad 3

Zon 4 – FAR FPD, FPL, Pandu Lalu Zon 14 – W4 Wad 4

Zon 5 – KP1 KP1, Oftalmologi, Stress

Test Zon 15 – REK Rekod, IT

Zon 6 – REH Rehab Zon 16 – DIET Dietetik

Zon 7 – O&G LR, Klinik O&G Zon 17 – HDU HDU

Zon 8 – OT OT, ICU, CSSU Zon 18 – PSI Psikiatri, Metadon

Zon 9 – PAT Patologi Zon 19 – AWAM Persekitaran

Zon 10 – RAD Radiologi Zon 20 – MAT Matron, DIS, UKI,

PS, K. Respi, B.

Echo

7

Ketua Zon EKSA (16 November 2020)

Zon 1 – KP2 Mr. Khairuddin Zon 11 – W1 Dr. Zahar Azuar

Zon 2 – ADM En. Mohd Healmie Zon 12 – W2 Dr. Hasaruddin

Zon 3 – EDT Dr. Mariyam Zon 13 – W3 Mr. Mohd Faiz

Zon 4 – FAR Pn. Noraliza Zon 14 – W4 Dr. Mohd Yusof

Zon 5 – KP1 Mr. Mohd Hafizi Zon 15 – REK Pn. Noor Ashikien

Zon 6 – REH Dr. Jihan Zon 16 – DIET Pn. Shaheeda

Zon 7 – O&G Dr. Zahar Azuar Zon 17 – HDU Dr. Shahnon

Zon 8 – OT Dr. Ahmad Nizam Zon 18 – PSI Dr. Zaliha

Zon 9 – PAT Dr. Zakiah Nurasyikin Zon 19 – AWAM PPP Mohd Zulkifli

Zon 10 – RAD Dr. Wan Daizyreena Zon 20 – MAT Matron Norlian

8

Champion Jabatan EKSA (09 Februari 2020)

Zon 1 – KP2 JT Mushidah Zon 11 – W1 JT Wan Rohana

Zon 2 – ADM Pn. Zarifah Zon 12 – W2 JT Zaimawati

Zon 3 – EDT PPP Ahmad Syukri

JT Malihah Zon 13 – W3 JT Normiza

Zon 4 – FAR Pn. Fatimah Zahra Zon 14 – W4 JT Norosmawati

Zon 5 – KP1 Dr. Ainatul Mardhiah Zon 15 – REK Pn. Norhelmiliana

Zon 6 – REH Pn. Maisarah Zon 16 – DIET Pn. Nurul Fatiha

Zon 7 – O&G JT Nurhasimah Zon 17 – HDU PPP Tuan Mohd

Naqib

Zon 8 – OT Dr. Norhayati

JT Yuhanis Zon 18 – PSI JT Anita

Zon 9 – PAT Pn. Raja Siti Norzakiah Zon 19 – AWAM PPK Ranuar

Zon 10 – RAD Pn. Nor Azizah Zon 20 – MAT Matron Sabariah

9 9

Audit Dalam EKSA Pensijilan ● Evolusi ● Markah ● Star Rating

9

10 10

Pensijilan EKSA

• Syarat Permohonan:

• Markah keseluruhan > 80% sekurang-

kurangnya 2 kali audit dalam.

• Tiada sebarang bayaran.

• Kos tuntutan perjalanan, penginapan dan

elaun makan/minum Juruaudit perlu

ditanggung.

• Tempoh sah laku sijil EKSA : 2 tahun.

• DIY-EKSA : pensijilan dilaksanakan oleh agensi yang dilantik oleh

MAMPU. Hospital Kemaman > JKNT.

11

Evolusi Audit Dalam EKSA

Tarikh 16 – 20 April

2017

11 – 13

Mei 2018

08 – 10

Okt. 2018

01 – 04

Apr. 2019

02 – 04

Nov. 2019

07 – 09

Sept. 2020

Zon 19 20 20 20 20 20

Juruaudit Dilatih oleh Fasilitator EKSA

Negeri Dilatih oleh AJK Pelaksana EKSA Hospital Kemaman

Borang

Asal oleh

MAMPU

(skala 1 – 5)

Dipermudah

(Excel,

portrait,

skala 1 – 3)

Kriteria tidak berkaitan

digelapkan

Borang (sheet) bagi setiap

Jab./Unit

Tatacara Memo makluman audit

dan audit terus dijalankan

Notis audit (tarikh audit

mendapat persetujuan

auditee)

Memo makluman audit.

Laporan Markah & Star Rating

Report Card Report Card dan Laporan Auditor

12 12

Bil 1/2017: 74.98 %

Bil. 1/2018: 85.57 %

Bil. 2/2018: 88.92 %

Bil. 1/2019: 84.65 %

Bil. 2/2019: 88.07 %

Bil.

1/2020:

87.14 %

13

Perbandingan Markah Keseluruhan

Bil. 1/2017 Bil. 1/2018 Bil. 2/2018 Bil. 1/2019 Bil. 2/2019 Bil. 1/2020

Purata 74.98 84.57 88.92 84.65 88.07 87.14

Tertinggi 97 99.3 99.61 99.54 98.07 98.92

Terendah 55 65.4 70.61 71.25 64.47 66.19

0

20

40

60

80

100

120

14

Markah mengikut Zon (Audit Dalam bil. 1/2020)

87.08 87.19

66.19

98.92

87.31

74.94

95.43 95.76

82.37

98.2

81.52 81.19 77.33 78.22

98.44 96.52

85.66

93.96

74.24

94.61

0

20

40

60

80

100

120

15

Perbandingan Star Rating Keseluruhan

Markah Star Jumlah Zon mengikut Star Rating

1/2017 1/2018 2/2018 1/2019 2/2019 1/2020

90 – 100 2 5 11 8 11 8

80 – 89.9 5 10 6 7 6 7

70 – 79.9 5 3 3 5 2 4

50 – 69.9 7 2 2 1 1

30 – 49

0 – 29.9

73.5 88

100 91.5 93 90.5

0

20

40

60

80

100

120

1_2017 1_2018 2_2018 1_2019 2_2019 1_2020

16

Star Rating mengikut Zon (Audit Dalam bil. 1/2020)

1-

KP2

2-

ADM3-EDT

4-

FAR

5-

KP1

6-

REH

7-

O&G8-OT

9-

PAT

10-

RAD

11-

W1

12-

W2

13-

W3

14-

W4

15-

REK

16-

DIET

17-

HDU

18-

PSI

19-

AWA

M

20-

MAT

1_2019 4 4 4 5 4 4.5 5 4 5 5 5 5 4.5 4.5 5 5 5 4.5 4.5 4.5

2_2019 4.5 4.5 4 5 4 4.5 5 5 4.5 5 5 5 4.5 4.5 5 5 5 5 5 5

1_2020 4.5 4.5 3 5 4.5 4 5 5 4.5 5 4.5 4.5 4 4 5 5 4.5 5 4 5

0

1

2

3

4

5

6

17 17

Komponen Penilaian Kriteria Utama ● Pejabar ● Umum ● Keselamatan ● Persekitaran ● Khusus

17

18

Komponen Audit EKSA

A: Keperluan Utama

B: Ruang Pejabat

C: Tempat Umum

D: Keselamatan

E: Kawasan Persekitaran

F: Khusus (Hospital)

F: Umum

19 19

Komponen A: Keperluan Utama

• Polisi

• Jawatankuasa

• Pengurusan Atasan

• Audit Dalam

• Pengiktirafan

• Pembudayaan Kreativiti & Inovasi

• Amalan Hijau

20 20

Komponen B: Ruang Pejabat (1)

• Lantai, dinding, siling

• Lampu, soket

• Peralatan – susun atur, keadaan

• Label, papan tanda

• Perhiasan

• Meja kerja, kubikel

• Stor

• Bilik pegawai, bilik fail

• Sudut/bilik cetak

• Bilik pemandu, bilik server

21 21

Komponen B: Ruang Pejabat (2)

Keperluan Umum:

• Pelan lantai

• Pelan lampu

• Senarai aset alih

• PIC bagi setiap ruang / bilik gunasama

• Etika penggunaan bilik gunasama

22 22

Komponen C: Tempat Umum

• Lobi utama / ruang hadapan

• Kaunter utama

• Ruang menunggu

• Koridor

• Bilik mesyuarat

• Perpustakaan

• Surau / bilik solat

• Lif

• Pantri

• Tandas

23 23

Komponen D: Keselamatan

• Pelan tindakan kecemasan

• Pendawaian

• Peralatan pencegah kebakaran

• Laluan / tangga kecemasan

• Kunci

24 24

Komponen E: Kawasan Persekitaran

• Parkir

• Arah laluan, jalan

• Lampu jalan

• Taman permainan

• Tanaman, kawasan berumput

• Tong sampah

• Kawasan pengumpulan sampah

• Pondok pengawal , sistem kawalan laluan

25 25

Komponen F: Khusus (Hospital)

• Bilik rawatan

• Peti sejuk

• Wad

• Klinik Pakar

• Bilik Fisioterapi

• Bilik Bersalin

• Bilik X-ray

• Farmasi, Stor

• Makmal

• Rekod Perubatan

26 26

Komponen F: Umum

• Dewan

• Kantin

• Garaj

• Premis perniagaan

• Bilik Rehat

• Gelanggang

27 27

Penemuan Markah mengikut Komponen ● Peluang Penambahbaikan

27

28

Purata Markah mengikut Komponen

A: Keperluan

Utama

B: Ruang

Pejabat

C: Tempat

Umum

D:

Keselamata

n

E:

PersekitaranF: Khusus F: Umum

1_2018 86.3 82.9 90.5 82.5 93.6 88.7 80.6

2_2018 87.1 88.3 90.39 85.69 85.72 93.66 96.83

1_2019 79.8 82.54 90.63 84.04 96.4 86.81 80.95

2_2019 91.44 87.45 89.03 90.39 88.89 91.86 66.67

1_2020 86.96 88.31 90.02 86.58 77.78 90.23 78.79

0

20

40

60

80

100

120

29

Komponen A: Keperluan Utama (86.96 %)

90.28

66.67

96.3 96.3

66.67 69.44

100

88.89 88.89

100

77.78

66.67 66.67

66.67

100 100

88.89 97.22

0

95.83

0

20

40

60

80

100

120

30

Penemuan Komponen A (Keperluan Utama)

1. Sudut EKSA

2. Pembudayaan inovasi / best practice

3. Program kreativiti & inovasi – contoh: menggunakan barang terpakai

31

CONTOH SUDUT EKSA YANG BAIK

ZON 10 (Sudut secara fizikal)

ZON 1 (Sudut secara fizikal

- Banner)

ZON 4 (Sudut secara Alam Maya)

ZON 15 (Sudut secara fizikal

– memenuhi kriteria )

32

A6- INOVASI DAN KREATIVITI

Kitar semula guna kotak

Zon 20

Zon 4

Zon

15 Zon 1

33

Komponen B: Ruang Pejabat (88.31 %)

87.28 88.22

61.25

99.65

88.89

72.77

96.58 94.78 81.2

97.92

80.34 81.2

72.81 76.07

98.53 94.79 87.1 90.1

67.97

94.41

0

20

40

60

80

100

120

34

Penemuan Komponen B (Ruang Pejabat)

1. Bilik Fail

2. Lantai – tidak kotor, tidak berlubang

3. Dinding, siling – program pemantauan

4. Susunan peralatan

5. Tanda / label bersesuaian bagi barang yang

disimpan

6. Penanda aras minima (Stor Peralatan)

35

Label bersesuaian

pada peralatan

36

Penanda

aras

minimum

37

Zon 19

38

Komponen C: Tempat Umum (90.02 %)

71.11

98.29

68.89

98.64 93.94 89.66

95.93

96.02

89.66 98.25

86.67

85.33 85.33 85.33

98.41 97.62

86.36

100

83.33

100

0

20

40

60

80

100

120

39

Penemuan Komponen C (Tempat Umum)

1. Carta alir perkhidmatan (Kaunter)

2. Tandas OKU

40

Komponen D: Keselamatan (86.58 %)

86.02 80

67.44

97.56

84.62

66.67

91.36

97.5 97.44 97.62

79.49

79.49 79.49 79.49

97.22 97.44

81.82

92.75

72.22

92.2

0

20

40

60

80

100

120

41

Penemuan Komponen D (Keselamatan)

1. Plag dilabel ikut kesesuaian

2. Kunci

42 Label plag

43

D5 : Kunci

No. 11 : Anak kunci dilabel & memenuhi tatacara keselamatan

No. 12 : Ruang penyimpanan yang selamat

No. 13 : Senarai anak kunci disimpan oleh pegawai yang

bertanggungjawab

No. 14 : Buku log peminjaman kunci dikemaskini

X

44

Komponen E: Persekitaran (77.78 %)

70.83

85.71

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

3-EDT 19-AWAM

45

Penemuan Komponen E (Persekitaran)

1. Tunjuk arah laluan pelawat yang jelas

2. Tong sampah

46

Komponen F: Khusus Hospital (90.23 %)

86.27

0

88.89

100

86.67 76.19

93.33

100

58.82

100

79.63

81.48 77.78

75.93

100 100

83.33

100

0

100

0

20

40

60

80

100

120

47

Penemuan Komponen F (Khusus: Hospital)

1. Fisioterapi, Rekod Perubatan

2. Makmal

3. Bilik Rawatan, Peti Sejuk (Wad)

4. Stor (Wad) F1 : Bilik Rawatan

No. 1 : Bersih, kemas dan selamat

No. 2 : Peralatan dilabel & disusun

kemas

F2 : Peti Sejuk

No. 6 : Setiap bahan dilabel, disusun kemas &

berada dalam keadaan baik

No. 7 : Suhu peti sejuk direkod

48

Komponen F: Umum (78.79 %)

66.67

83.33

80.95

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

3-EDT 8-OT 19-AWAM

49

Penemuan Komponen F (Umum)

1. Bilik Pemandu

2. Etika dan peraturan yang perlu dipatuhi

penyewa

50 50

Isu dan Cadangan Penambahbaikan

50

51

Isu 1 : Akauntabiliti Kawasan Persekitaran

• Pada masa ini, Zon 19-AWAM mengawal selia persekitaran di seluruh

kawasan hospital.

• Kekangan yang dihadapi adalah anggota zon yang sedikit bagi

memastikan persekitaran yang selamat, bersih dan berkualiti.

• Cadangan: meletakkan akauntabiliti kawasan persekitaran kepada

semua zon. Setiap zon akan diberikan ‘kawasan persekitaran’ (yang

berhampiran) untuk dikawal-selia.

• Bilik Penyelia akan dimasukkan dibawah Zon 1-KP.

52

Cadangan Pengambilalihan Kawasan Persekitaran kepada Zon EKSA

Bil. Kawasan Persekitaran Zon

Parkir

1. Sekitar Jabatan Kecemasan & Trauma sehingga tempat basuh kenderaan 3-EDT

2. Perkarangan Jabatan Psikiatri & Kesihatan Mental 18-PSI

3. Antara Kantin dan Klinik Pergigian dan Forensik 2-ADM

4. Hadapan Dewan Bersalin 7-O&G

5. Di hadapan Forensik 3-EDT

6. Di hadapan Klinik Metadon 18-PSI

7. Di hadapan Unit Hemodialisis 17-HDU

8. Di hadapan Dewan Ibnu Sina 15-REK

9. Antara Stor Farmasi dan Klinik Respiratori 4-FAR

10. Perkarangan Jabatan Patologi 9 -PAT

53

Bil. Kawasan Persekitaran Zon

Taman

11. Antara Bilik Pemandu dan Unit Kualiti 1-KP2

12. Taman Permainan 5-KP1

13. Taman Herba 20-MAT

14. Sebelah /belakang HDU 17-HDU

Lain-lain

15. Pondok Pengawal 1-KP2

16. Laluan utama dari Jabatan Kecemasan hingga ke Jabatan Dietetik 2-ADM

17. Kantin dan Premis Perniagaan 2-ADM

18. Musolla Hospita 1-KP2

19. Gelanggang 3-EDT

20. Bilik Rehat Pelawat 7-O&G

21. Lif 2-ADM

22. Kawasan Pengumpulan Sampah 17-HDU

23. Laluan, jalan, longkang, lampu, tong sampah sekitar jabatan/unit berkaitan – Zon berkaitan

54 54

Zon EKSA

Zon 1 – KP2 Zon 11 – W1

Zon 2 – ADM Zon 12 – W2

Zon 3 – EDT Zon 13 – W3

Zon 4 - FAR Zon 14 – W4

Zon 5 – KP1 Zon 15 – REK

Zon 6 – REH Zon 16 – DIET

Zon 7 – O&G Zon 17 – HDU

Zon 8 – OT Zon 18 – PSI

Zon 9 – PAT Zon 19 – AWAM

Zon 10 – RAD Zon 20 – MAT

55

Isu 2 : Sesi Audit Dalam melibatkan Auditee

• Terdapat beberapa aduan yang diterima berkaitan dengan sesi aduan:

1. Auditee tidak dimaklumkan ketika auditor datang melakukan audit.

2. Auditee meletakkan penemuan yang tidak dinyatakan (dengan jelas) di dalam

Garis Panduan yang ditetapkan.

3. Auditee yang terlalu rigid dalam melakukan audit.

• Cadangan: Mohon untuk maklumkan dengan segera semasa tempoh sesi audit (3

hari) kepada urusetia / Jawatankuasa Pelaksana, atau ajukan semasa Mesyuarat

Penutup.

• Semua Juruaudit telah diingatkan untuk mematuhi ‘code of conduct’ auditor ketika

melakukan audit.

• Garis Panduan EKSA akan dikemaskini dan diedar dalam masa terdekat.

56

Isu 3 : Amalan Hijau

• Semua zon telah mempunyai sudut kitar semula masing-masing. Selain itu, pihak

syarikat konsesi (dibawah Program Sustainability) saban tahun melaksanakan kempen

dan kursus penjimatan dan kitar semula kepada anggota hospital.

• Namun begitu, pelaksanaan sebenar di peringkat jabatan / unit tidak dapat

dipastikan.

• Cadangan: Exco Go Green EKSA dengan kerjasama Radicare telah mengesyorkan

Pertandingan Kitar Semula antara Zon yang mana antara kriteria yang akan diambil

kira adalah:

• Sudur kitar semula yang menarik dan berkesan.

• Proses kerja / carta alir penghantaran barang kitar semula ke Tong Kitar Semula yang

disediakan oleh pihak hospital.

• Jumlah barangan kitar semula yang dapat dikumpul (3R For Money).

57

Isu 4 : Kurang Kesedaran berkaitan Program Kreativiti dan Inovasi (Best Practice)

• Setiap kali sesi audit dilaksanakan, kebanyakan zon tidak memperolehi

markah penuh bagi kriteria ini.

• Ia disebabkan oleh kurang pengetahuan dan kesedaran dalam

kalangan anggota.

• Cadangan: Menambah slot ‘Inovasi Best Practice’ semasa Perhimpunan

Bulanan (oleh jabatan terlibat) untuk dikongsi bersama anggota

hospital.

58

Isu 5 : Pelaksanaan Aktiviti EKSA di Zon tidak dilakukan bersama-sama (kerja berpasukan)

• Setiap zon perlu melantik pasukan latihan, promosi, audit dan go green

masing-masing. Setiap pasukan ini mempunyai tugas yang berbeza-beza

bagi memastikan kesinambungan EKSA di setiap zon.

• Aktiviti EKSA di zon perlu diselaraskan oleh Champion Zon yang telah

dilantik, dengan mendapatkan nasihat dan bimbingan oleh Ketua Zon.

• Cadangan: Semua zon perlu melantik seorang penyelaras Latihan,

Promosi, Audit dan Go-Green di setiap zon masing-masing. Lantikan ini

perlu dimaklumkan kepada urusetia sebagai rujukan.

59 59

Terima Kasih