ceramah sistem fail

PENGURUSAN PANITIA & PENGURUSAN PANITIA & SISTEM FAIL SISTEM FAIL

Penceramah:

EN. MOHD HASSANY BIN HASHIM

Ketua Penolong Pengarah Bahasa

Sektor Pengurusan Akademik

Jabatan Pelajaran Kelantan

27 Ogos 2008

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,

MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL

BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA

APABILA DIPERLUKAN

DEFINISI:

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

ARAHAN PERKHIDMATANBAB 4- FAIL MEMFAIL

4

TERBUKATERHADSULITRAHSIARAHSIA BESAR

TARAF KESELAMATAN

FAIL5

TERBUKA - PUTIHTERHAD - PUTIH DAN TERCATIT

PERKATAAN TERHADSULIT - HIJAU DAN TERCATIT

PERKATAAN SULITRAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG

DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA

RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

WARNA KULIT FAIL 6

REKOD HOUSEKEEPING

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:

• PENTADBIRAN AM• HARTA DAN BANGUNAN• ALAT KELENGKAPAN• KEWANGAN• PERSONEL

JENIS KUMPULAN FAIL7

REKOD-REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN / AGENSI KERAJAAN DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.

REKOD OPERATIONAL 8

MENGIKUT SIRIMENGIKUT TAHUNMENGIKUT PENGKELASAN PERKARAMENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

KAEDAH PENDAFTARAN9

MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:• KURIKULUM• KO-KURIKULUM• HAL EHWAL PELAJAR• PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN• KEWANGAN DAN AKAUN• PENTADBIRAN AM SEKOLAH• PERHUBUNGAN MASYARAKAT• KEMUDAHAN FIZIKAL• ASRAMA• AUDIT

PENGKELASAN FAIL 10

01/01/001

Tajuk BesarPerkara

Aktiviti

Contoh:

• Tajuk Besar - Kurikulum• Perkara - Peperiksaan• Aktiviti - PMR

• Kod Fail - 01/01/001

KOD FAIL 11

KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN RUANG

YANG MINIMA

ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK

EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL DENGAN KOS YANG MINIMA

KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN YANG DI HADAPAN

KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK 12

LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DAN

SEGERA DIPEROLEHI TANPA BERLENGAH

RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN

ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK

RETENTION - BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN

KELASFIKASI - UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN

13

KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN

MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG STANDARD.

TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN BERTINDAN.

ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN

14

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK

KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH

KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

KERTAS MINIT KERTAS MINIT (BORANG AM 6)(BORANG AM 6)

15

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT. NOMBOR KANDUNGAN ITU DILETAKKAN DALAM BULATAN CONTOH:

MENGKANDUNGKAN SURAT MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAILDALAM FAIL

16

1

CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH)CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…….

PERKARA................................................................

DIKANDUNGKAN PADA………………………

17

1

BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAMCONTOH:

SURAT BERTARIKH ………………………… DIHANTAR KEPADA ………… PADA………

18

1

KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN

CONTOH 1CONTOH 1PTR.Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan

TK.

PT.10

19

CONTOH 2CONTOH 2PPT (P)Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan

TK.PT.10

CONTOH 3CONTOH 3NP/TT (2)Sila sahkan sama ada penama pernah/tidakdikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TKPen.1

20

FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA

BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE DALAM FAIL TERSEBUT.

SAMPUL KECIL (AM 435A)SAMPUL KECIL (AM 435A)21

FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN

FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI ) KANDUNGAN

APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT: “ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “

MEMBUKA FAIL SAMBUNGANMEMBUKA FAIL SAMBUNGAN22

SEGERASERTA MERTA

PERINGKAT TINDAKAN FAIL23

MEMBERI FAIL YANG BETUL

TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN

TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN

KOS YANG TERENDAH

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN

MATLAMAT SISTEM FAILMATLAMAT SISTEM FAIL 24

FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN

PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

PERGERAKAN FAILPERGERAKAN FAIL 25

Kepada:Unit Fail dan Rekod

Fail No.JPS :Telah saya serahkanKepada ............................

Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................Hari IniSekian.Tandatangan : ........................................Nama : ........................................Unit : ........................................

SLIP TRANSAKSI 26

FAIL 1: PENGURUSAN AM

Buku Pengurusan Panitia– Visi, Misi dan Matlamat– Struktur dan Carta Organisasi– Takwim & Carta Gantt Tahunan– Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

FAIL 2: MESYUARAT PANITIA

1. Takwim Mesyuarat Panitia

2. Surat Panggilan Mesyuarat

3. Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat

4. Buku Catatan Minit

5. Laporan Minit Mesyuarat

FAIL 3: MAKLUMAT AHLI PANITIA

1. Senarai nama ahli panitia2. Biodata Ahli panitia:

- butiran peridabi- kelulusan- pengalaman mengajar- kursus/latihan dihadiri (3 tahun)- tugas-tugas khas (KPM/JPN/PPD/Sek)- pencapaian kendiri

3. Agihan guru mengikut Tingkatan4. Jadual Waktu Peribadi Guru

FAIL 4: SURAT MENYURAT

1. Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)

2. Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)

FAIL 5: DOKUMENTASI PANITIA

1. Pengurusan Strategik (5 tahun)

2. Senarai Buku Rujukan/Teks

3. Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan kurikulum & panitia sahaja)

4. Senarai projek khas/inovasi guru & kertas konsep

5. Borang-borang pengurusan (cth: minit curai)

6. Laporan program/aktiviti panitia

7. Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan Mengajar Tahunan/Harian (contoh)

FAIL 6: PENILAIAN & PEPERIKSAAN

1. Pengurusan Headcount (HC1-HC6)

2. Post Mortem (PM1-PM2)

3. Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU)

4. Laporan Analisa Peperiksaan dalaman & awam

FAIL 7: BANK SOALAN

1. Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman

2. Koleksi Soalan Peperiksaan Awam

3. Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar

SPI BIL. 4/1986 – Panitia Mata Pelajaran

SPI BIL

. 3/199

9 – Pen

yediaan P

&P

(Buku P

ersed

iaan Men

gajar)

SPI BIL. 3/1987 – Penyeliaan P&P

SPI BIL. 5/2000 – Pelaksanaan Komponen

Kesusasteraan Melayu dalam BM

(T1-T5)

SPI BIL

. 4/2

000 –

Pela

ksanaa

n Kom

ponen

Kes

usaste

raan

BI d

lm B

I (T1-

T5)

SPI BIL. 3/2000 – Pelaksanaan Sebutan

Baku dlm P&P Bahasa Melayu

SPI BIL. 12/2001 – Gerakan Membaca

Contoh: Surat Pelantikan

Ketua Panitia