bina table buat query buat report bina form buat menu · pdf fileguru tahu kegunaan perisian...

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

1

3.5 Perisian Pangkalan Data

Tajuk: MEMBINA REKOD MAKLUMAT PELAJAR

Sinopsis: Kemahiran menggunakan aplikasi Microsoft Access 2003 penting untuk membolehkan guru-guru menyimpan rekod-rekod sekolah. Modul ini akan mendedahkan kemahiran asas aplikasi Microsoft Access 2003 untuk membina rekod maklumat pelajar. Hasil Pembelajaran: Dengan mengikuti modul ini anda akan dapat:

Bina Table

Buat Query

Buat Report

Bina Form

Buat Menu

Buat Macros

Kemahiran Diperlukan:

Kemahiran Pedagogi: 1. Guru tahu tentang konsep asas pangkalan data. 2. Guru tahu kegunaan perisian pengurusan pangkalan data dalam

pendidikan.

Kemahiran Teknikal: 1. Guru boleh tahun menggunakan perisian Microsoft Access untuk

memasukkan rekod.

Keperluan Modul:

Sistem komputer yang telah diinstall dengan perisian Microsoft Office System 2003 dengan aplikasi Microsoft Access.

Kandungan: Modul ini akan membimbing anda membina satu ujian berdasarkan aktiviti berikut:

Aktiviti 1: Membina Jadual (Table) Aktiviti 2: Membina Carian (Query)

Aktiviti 3: Membina Laporan (Report) Aktiviti 4: Membina Borang (Form)

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

2

Aktiviti 5: Membina Menu Aktiviti 6 : Membina Macros

Aktiviti 1: Membina Jadual (Table)

1. Mulakan Access. Klik pada Start – Program – Access

2. Klik Blank Database ( Lihat anak panah di atas )

3. Taip nama file : Sistem Maklumat Pelajar

4. Klik Create ( lihat anak panah )

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

3

5. Dwi klik Create table in Design View

6. Sekarang kita akan mula isikan data dalam Field Name bagi table di bawah .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

4

7. Table ini adalah untuk maklumat pelajar . Saya hadkan maklumat pelajar hanya

kepada perkara-perkara di bawah sahaja. Anda boleh tambah jika perlu dan

berkaitan

No Pendaftaran

Nama

Tarikh Lahir

Alamat pelajar

Telefon

Nama penjaga

Pendapatan penjaga

8. Lihat table di bawah .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

5

9. Sekarang klik pada row Alamat Pelajar .Perhatikan pada Field Size . Tukarkan

angka 50 kepada 150 ( supaya alamat dapat ditaipkan lebih panjang )

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

6

10. File – Save As – Maklumat Pelajar. Ok

11. Klik icon View ( lihat anak panah )

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

7

12. Tertinggal maklumat dalam form

Katakan data telefon waris terdekat yang tertinggal

Pastikan dalam Field ada Tel waris

Buka form - Maklumat pelajar

Klik Text box dan bawa ke dalam form

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

8

13. Dwi klik pada unbound

14. Klik Data

15. Klik tanda pilihan ( lihat anak panah )

16. Pilih Tel. Waris

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

9

17. Isikan data dalan table di bawah.

18. Isikan data pelajar seramai 15 orang

19. Data dalam table tidak semestinya sama dengan data dalam contoh di bawah .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

10

20. Sila tutup fail Maklumat pelajar .

21. Buka fail Sistem maklumat pelajar .

22. Dwi klik pada Create table in Design View

23. Isikan table seperti di bawah .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

11

24. File - Save As – AKADEMIK . Ok

25. Pilih NO bila keluar menu tanya tentang primary key.

26. Klik icon View ( lihat anak panah )

27. Isikan data dalam table di bawah . Nombor pendaftaran mesti sama dengan

nombor pendaftaran pelajar sebelum ini . Taipkan seramai 15 pelajar juga .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

12

28. Tutup fail AKADEMIK

29. klik Create table in Design View

30. Isikan table seperti di bawah .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

13

31. File – Save As – Ko –Kurikulum

32. Klik icon View ( lihat anak panah di atas )

33. Isikan data pelajar di bawah. Nombor pendaftaran mesti sama dengan yang

sebelum ini .

34. Lihat data di bawah

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

14

35. Tutup fail Ko-kurikulum

Aktiviti 2: Membina Carian (Query)

1. Buka fail Sistem Maklumat pelajar

89

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

15

2. Klik Query ( Lihat anak panah di atas )

3. Klik Create query in Design View

4. Klik fail Maklumat pelajar

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

16

5. Klik Add

6. KLIK Ko-kurikulum

7. Klik Add

8. Klik Close

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

17

9. Selepas itu klik Close.

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

18

10. Dwi klik Nama dalam Maklumat pelajar (lihat anak panah di atas )

11. Dwi klik Unit Beruniform dalam Ko-kurikulum

12. Lihat table di bawah

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

19

13. Taipkan arahan seperti di bawah ( dalam kurungan ). [ SILA PAPARKAN

NAMA AHLI UNIT UNIFORM ]

14. Sekarang cuba klik icon View ( lihat anak panah di atas )

15. Cuba taipkan PENGAKAP

16. Ok

Icon

View

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

20

17. Lihat apa yang berlaku.

18. Nama ahli pengakap telah dipaparkan . Sungguh menarik sekali.

19. File – Save As

20. Taipkan fail QUNIFORM

21. Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

21

22. Dwi klik Sukan dalam Ko-kurikulum

23. Taipkan arahan di bawah ( dalam kurungan ) – Lihat anak panah di bawah .

[ SILA PAPARKAN AHLI SUKAN ]

24. File – Save As – QSUKAN.Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

22

25. Tutup fail Query

26. Cuba buka file Sistem maklumat pelajar

27. Klik Queries

28. Dwi klik QSUKAN

29. Taipkan : BOLA SEPAK. Ok

30. Ahli BOLA SEPAK telah dipaparkan

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

23

Aktiviti 3: Membina Laporan (Reports)

1. Kita boleh buat report untuk View sahaja dan print jika mahu .

2. Buka fail Sistem maklumat pelajar

3. Klik Reports

4. Dwi klik Create report by using wizard

5. Pilih table : Maklumat pelajar

6. Klik >> untuk Selected fields ( lihat panah di bawah )

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

24

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

25

7. Klik Next

8. Klik Next

9. Pilih Ascending

10. Pilih Nama ( nama yang dipaparkan nanti ikut A to Z )

11. Next

12. Pilih layout : Columnar

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

26

13. Orientation : Portrait ( lihat anak panah )

14. Klik Next

15. Pilih bentuk tulisan : Soft Grey

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

27

16. Next

17. Finish

18. Tutup fail

19. Buka fail Sistem maklumat pelajar

20. Klik Reports

21. Dwi klik fail Maklumat pelajar

22. Inilah Report yang dipaparkan .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

28

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

29

Aktiviti 4: Membina Borang (Form)

1. Buka fail Sistem maklumat pelajar

2. Klik Forms

3. Dwi klik Create form by using wizard

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

30

4. Pilih Maklumat pelajar

5. Klik >> ( lihat anak panah di atas )

6. Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

31

7. Pilih Columnar

8. Next

9. Pilihlah apa saja . Contoh : Sandstone

10. Next

11. Finish

12. File – Save As – Maklumat pelajar

13. Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

32

14. Sekarang cuba buat form untuk fail Ko-kurikulum . Buka fail Sistem maklumat

pelajar

15. Klik Forms

16. Pilih Create form by using wizard

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

33

17. Pilih Ko-kurikulum

18. Klik >>Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

34

19. Pilih Columnar

20. Next

21. Pilihlah apa saja - Sandstone

22. Next

23. Finish

24. File – Save As – Ko-kurikulum

25. Ok

Contoh form

26. BINA FORM DESIGN SENDIRI

Buka fail Sistem maklumat pelajar

Pilih Tables

Dwi klik Create table in Design View

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

35

Isikan data dalam Field name seperti di atas

Save As – Pelajar2

Tutup fail PELAJAR 2

Buka fail Sistem maklumat pelajar

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

36

Klik Table

Dwi klik Create table in Design View

Isikan table seperti di bawah

File – Save As – JANTINA

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

37

Tutup fail JANTINA

Buka fail Sistem maklumat pelajar

Klik Forms

Klik icon New

Pilih PELAJAR 2

Ok

2 klik atas PELAJAR 2 dan tarik ke dalam form

Besarkan sedikit form yang ada

File – Save As – Pelajar 2

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

38

Jauhkan sedikit ruang butiran dalam form di atas ( lihat di bawah )

Taipkan tajuk Form - MAKLUMAT PELAJAR

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

39

Buat Combo JANTINA

Klik icon Combo box dan bawa ke dalan form

Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

40

Pilih JANTINA

Next

Klik >> Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

41

Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

42

Klik JANTINA

Next

Pilih Store that value in this field : JANTINA

Next

Taipkan JANTINA

Finish

Kita perlu adjust semula dan delete mana-mana yang yang tidak perlu dalam

jantina .

Lihat contoh di bawah .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

43

Buat Combo Tingkatan

Buka fail Sistem maklumat pelajar

Klik Tables

2 klik Create table in Design View

Isikan field name seperti di bawah

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

44

Klik icon View dan isikan data seperti di bawah .

Save

Tutup fail Tingkatan

Buka fail Sistem maklumat pelajar

Klik Forms

Klik fail Pelajar

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

45

Klik icon combo dan bawa ke dalam form

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

46

Next

Pilih Tingkatan

Next

Klik >>

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

47

Next

Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

48

Pilih Store that value in this field : Tingkatan

Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

49

Finish

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

50

Adjust form di atas dan delete mana-mana yang tidak perlu .

Form yang telah diperbaiki

Buat combo umur

Kita masih dalam fail pelajar di atas.

Buka Fail Sistem Maklumat pelajar

Klik Form – New

Pilih Fial Maklumat pelajar

Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

51

2 klik Maklumat pelajar di bawah dan drag ke dalam form di sebelahnya.

Adjust table seperti di bawah

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

52

klik icon Text box dan drag ke dalam form

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

53

Taip dalam ruang umur ( lihat anak panah )

=[Text9]/365

Taip dalam Unbound

=#1/1/2003#-([Tlahir]) Delete Text9

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

54

Kecilkan ruang umur ( lihat di atas )

Klik kanan pada formula

Klik All

Visible

Pilih : No

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

55

File – Save As – Borang pendaftaran

Aktiviti 5 Membina Menu

1. Buka fail Sistem maklumat pelajar

2. Klik Forms

3. Klik icon New ( lihat anak panah di atas )

4. Design View

5. Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

56

6. Taipkan tajuk dalam form di bawah (untuk taip tajuk klik Aa dalam Toolbox )

7. SISTEM MAKLUMAT PELAJAR

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

57

8. Klik Command button dan drag ke dalam form dan buat buton

9. Categories : Form Operation

10. Actions : Open Form

11. Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

58

12. Pilih Maklumat pelajar

13. Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

59

14. Pilih Open the form and show all the records

15. Next

16. Pilih Text

17. Taipkan Maklumat pelajar

18. Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

60

19. Taipkan Maklumat pelajar

20. Finish

21. File – Save As - MENU

22. Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

61

23. Buka fail Sistem maklumat pelajar

24. Forms

25. 2 klik fail MENU

26. Klik Command button dan drag ke dalam form

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

62

27. Categiries : Pilih Form Operation

28. Actions : Open Form

29. Next

Pilih Ko-kurikulum

Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

63

30. Pilih Open the form and show all the records

31. Next

32. Pilih Text

33. Taipkan Ko-kurikulum

34. Next

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

64

35. Finish

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

65

36. File – Save As

37. Ok

38. Keluar Menu

Buka fail Menu

Klik dalam form

Pilih Aplication

Quit Aplication

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

66

Next

Pilih Text

Taipkan Keluar

Next

Taipkan Keluar

Finish

Hasilnya akan kelihataan seperti di bawah

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

67

SWITCHBOARD

Buka file Sistem maklumat pelajar

Tools

Database utilities – Switchboard manager

New

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

68

Klik Edit

Taipkan : Sistem Maklumat pelajar

Pilih Maklumat pelajar

Klik Edit

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

69

Text : Taipkan Maklumat pelajar

Command : Pilih Open Form in Add Mode

Form : Pilih Maklumat pelajar

Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

70

Klik Edit

Text : Taipkan Ko-kurikulum

Command : Open Form in Add Mode

Form : Pilih Ko-Kurikulum

Ok

Klik Close

Close

INSERT GAMBAR DALAM FORM

Buka fail Sistem maklumat pelajar

Klik Table

Pilih fail Makluma pelajar

Taipkan gambar dalam Field dan pilih OLE Object dalam Data Type

Klik icon View

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

71

Klik pada hujung nama pelajar iaitu di bawah colum gambar

Klik menu Insert – Object

Pilih Bitmap Image

Create from file

Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

72

Klik Browse

Pilih gambar yang kita hendak insert

Ok

Save As - Maklumat pelajar bergambar

Untuk insert gambar seterusnya – caranya sama sahaja.

Selamat mencuba .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

73

Contoh form setelah kita insert gambar pelajar .

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

74

Aktiviti 6: Membina Macros

1. Tujan kita bina MACRO ialah supaya kita boleh buka bahan Access pada mana-

mana PC yang tiada program Access .

2. Klik Macros

3. Klik icon News

4. Action : OpenForm

5. Form Name : Taipkan FMENU

6. File – Save As - Menu utama Pelajar

7. Ok

Pra PISMP – Kemahiran Generik : Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK)

75

8. Selamat mencuba.

9. Ada masalah :