8.0 komunikasi berkesan 2014

KOMUNIKASI BERKESAN

Oleh:

D. VASUTHEVANIPG KAMPUS KENT

KOMUNIKASI: APA MAKSUDNYA

Satu Proses Dua Hala di Antara Penyampai dengan Penerima

Proses Perkongsian Maklumat, Idea, Nilai dan Perasaan

Proses Menyampaikan Secara Jelas dan Mendengar Secara

Aktif

KOMUNIKASI BERKESAN:

APA MAKSUDNYA?

Komunikasi Berkesan adalah Satu Kemahiran Hubungan

KemanusiaanYang Mementingkan Peranan

Hubungan Manusia dengan wujudnya Kelancaran dan

Kejelasan Idea dan Objektif

JADI KOMUNIKASI ADALAH:-SATU PROSES PENYAMPAIAN

MAKSUD / MESEJ OLEH INDIVIDU KEPADA INDIVIDU LAIN YANG

MELIBATKAN:* PEMBENTUKAN MESEJ

* PENGHANTARAN MESEJ* PENERIMAAN MESEJ

* PENTAFSIRAN DAN PEMBERIAN MAKNA MESEJ

JENIS KOMUNIKASIKOMUNIKASI INTRAPERSONAL

Adalah komunikasi di dalam diri manusia yang melibatkan kita berfikir, mengingat atau berasaseperti cari jalan untuk menyelesaikan masalah dengan merancang apa yang dilakukan

KOMUNIKASI INTERPERSONALAda komunikasi yang berlaku di antara dua pihak yang berperanan sebagai penghantar dan penerima mesej.

KOMUNIKASI AWAMAdalah komunikasi yang melibatkan individu dengan sebilangan besar manusia lain

seperti memberi taklimat, ucapan, ceramah, media massa.

KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI

Kemahiran menghantar mesej denganMenggunakan perkataan yang mudah dan ringkasMenggunakan kadar pertuturan yang sederhanaMenjawab soalan dengan jelas dan tepatTidak menghukum orang lainSenyum, bernada suara yang menyenangkan

Tingkah laku Yang Menghalang Komunikasi

Bercakap terlalu cepatMengarah, memerintahMemberi amaran, mengancamBerkhutbahMemberi nasihatMengejek, melabelMenuduh, mengkritikMemuji meluluTidak ada kontak mataNada suara marah, masam muka dll.

Kemahiran Mendengar/Menerima Mesej

Memberi perhatianMendengar secara aktifMemberi perhatian kepada verbal dan non-verbalMewujudkan kontak mataBerfikiran terbukaBerminat, jujur dan ikhlasTentukan tempat duduk dan persekitaran yang selesaMembina perasaan empatiTangguhkan penghakiman/kesimpulan awalBertindak balas terhadap mesej bukan terhadap orangnyaMenggunakan maklumbalas

GARIS PANDUAN MEMBAIKI PERHUBUNGAN SESAMA INSAN

1. Ingat dan sebut nama orang itu bila berkomunikasi.

2. Jadikan diri anda seorang yang peramah, mesra dan mudah didampingi.

3. Hormatilah pendapat orang lain walaupun pendapat anda berbeza dari pendapatnya kerana setiap orang melihat sesuatu perkara dari sudut yang berlainan. Ini disebabkan pengalaman dan latarbelakang mereka mungkin berbeza.

4. Jangan berbincang atau membuat orang lain kecewa dengan perkara yang boleh menambahkan kekecewaannya atau membuatkan dirinya rasa terancam. Anda harus pastikan bahawa perkara yang dibincangkan adalah bersesuaian mengikut keadaan.

5. Anda harus sentiasa peka dengan ‘mood’ orang yang berhadapan dengan anda. Sesuaikan perbualan dan kelakuan anda dengan ‘mood’ orang itu.

6. Elakkan berbincang mengenai perkara-perkara yang sensitif seperti politik dan agama.

7. Jaga nama baik orang lain. Setiap manusia ada kelemahan dan kekuatan masing-masing.

8. Sentiasa bersedia untuk membantu orang lain.

9. Selalulah senyum.10. Latihlah diri anda untuk menjadi

seorang pendengar yang peka.

11. Hormatilah orang lain dengan bertanyakan pendapatnya.

12. Sambut dan tunjukkan perasaan gembira apabila menerima tetamu.

13. Rahsiakan perkara-perkara yang sulit.

14. Hormati seseorang itu walaupun dia cacat.

15. Jangan membuat janji jika tidak boleh ditepati.

16. Gunakan bahasa yang mudah dan tepat.

17. Jangan malu mengakui kesilapan sendiri, cepat-cepat betulkan kesilapan yang telah dibuat.

18. Wujudkan tentangan mata yang selesa apabila berkomunikasi dengan orang lain.

19. Wujudkan tanggapan awal (first impression) yang baik untuk mengelakkan prasangka.

20. Beri pendapat atau penerangan secara jujur, jangan cuba berbohong.

PERHUBUNGAN MELALUI BAHASA BADAN

Perhubungan melalui bahasa badan bermaksud anda perlu

mengerakkan anggota-anggota badan seperti muka, kepala, badan dan tangan sewaktu

berinteraksi supaya orang lain seperti pekerja, ketua,

pembekal dan orang ramai merasakan anda memberi

sepenuh tumpuan dan perhatian kepadanya.

HALANGAN-HALANGAN KEPADA KOMUNIKASI

BERKESANPersekitaranBiologikalKosa kataBahasaSusunan/strukturEmosiSosial

HALANGAN-HALANGAN DALAM BERKOMUNIKASI

Halangan Peribadi

Halangan Fizikal

Halangan Semantik

HALANGAN PERIBADI

EmosiNilai dan Sikap

Habit (Kebiasaan)Pengalaman Silam

HALANGAN FIZIKAL

JarakTempat dan SuasanaGaya dan Penampilan

Komunikasi Bukan Lisan

HALANGAN PERIBADI

SimbolMakna

Konteks

SENYUM ITU SATU SEDEKAH

MEMANDANG MATA SEMASAMENYAPA

EKSPRESI MUKA: CERIA1. SENYUM ‘3S’

2. SALAM (jika boleh)3. SENTUH BADAN (jika

boleh)4. SENDENG BADAN KE

HADAPANRAPATKAN JARAK

ANGGUKKAN KEPALA

PERANAN KOMUNIKASI

Mewujudkan Perkongsian Wawasan, Nilai, Misi dan objektif dalam Organisasi

Menterjemahkan Idea, Maklumat dan Kefahaman Menjadi Satu

RealitiMewujudkan Persefahaman,

Keakraban dan Rasa Kekeluargaan dalam Organisasi

MEWUJUDKAN PROSES KOMUNIKASI

DUA HALA

MEWUJUDKAN PROSES KOMUNIKASI

DUA HALA

SIKAP YANG MESTI DIWUJUDKAN

Berhenti BercakapBeri Keselesaan kepada

PenyampaiYakinkan Penyampai bahawa

Anda MendengarHapuskan Gangguan

Berikan Empati

SIKAP YANG MESTI DIWUJUDKAN

Jangan Sekali-kali Naik DarahJangan Kritik dan Bersabar

Jangan Tunjukkan Anda Bersungguh-sungguh Mematahkan Hujah

PenyampaiBanyakkan InteraksiBerhenti Bercakap

KEMAHIRAN MENDENGAR YANG BERKESAN

KEMAHIRAN MENDENGAR YANG BERKESAN

MENGGALAKAN Beritahu saya banyak lagi Apa yang anda cakap itu adalah

penting untuk saya, tolong teruskan Apa lagi yang anda hendak

cakapkan? Bila ia berlaku? Dimana ia berlaku? Bagaimana perasaan anda

terhadapnya?

Menyatakan semula Anda berkata begitu….? Adakah saya memahami anda dengan

betul begitu….? Adakah anda bermaksud berkata

begitu…..? Saya mendapati anda kecewa, adakah

ini tepat? Anda nampak tersinggung, adakah ini

betul? Jadi apa yang anda katakan ialah … dan

perasaan anda terhadapnya ialah….

MERUMUS Jadi apa yang saya dengar setakat ini

adalah…. Biar saya semak jika apa yang saya dapati itu

tepat, buat masa ini anda telah mengatakan bahawa…

Jadi pendapat anda seperti yang saya fahaminya adalah ….

Isu pokok nampaknya.. Adakah ini tepat? Apa yang saya dengar dengan itu

mencadangkan bagi saya perhatian utama anda adalah….

Untuk menamatkan perbualan kita biar saya merumuskan apa yang telah kita bincangkan

MENGAKUI Saya menghargai apa yang telah

katakan Saya memahami bagaimana persaan

anda terhadapnya Saya fikir pandangan anda itu penting Saya menerima persepsi anda terhadap

situasi itu sebagai sah Terima kasih kerana membenar saya

mengetahuinya Terima kasih kerana memberi penuh

kepercayaan kepada saya untuk memberitahu

BERKOMUNIKASI CARA BERKESAN

BERKOMUNIKASI CARA BERKESAN

MEMBERI TINDAKBALAS YANG POSITIF:

MENUMPUKAN PERHATIAN KEPADA ISU

EMPATI MENGGALAKKAN PERBINCANGAN

ISU MENGUPAS ISU DENGAN MENDALAM RUMUSAN YANG KHUSUS DAN

MAMPU MENGGEMBIRAKAN

KEMAHIRAN MELAYANKEMAHIRAN MELAYAN MEMBERI LAYANAN FIZIKAL

KEPADA ORANG LAIN. TUNJUKKAN PENERIMAAN SECARA

TERBUKA. MENGEKALKAN KONTEK MATA DAN

MENUNJUKKAN AIR MUKA DAN PETANDA LAIN YANG MENUNJUKKAN BAHAWA ANDA BERMINAT TERHADAP APA YANG DIPERKATAKAN OLEH ORANG LAIN.

GALAKKAN SITUASI BERIKUT

GALAKKAN SITUASI BERIKUT

MENDENGAR SECARA AKTIFBERUNDING SEBELUM

BERTINDAKMENERIMA PANDANGAN

YANG BERBEZASEMUA MASALAH DIBAWA

BERBINCANG WALAUPUN KURANG MENYENANGKAN

KEMAHIRAN SUSULANKEMAHIRAN SUSULANDENGAN MENCELAH ATAU MENGALIHKAN

PERHATIAN ORANG BERCAKAP ITU KEPADA ORANG LAIN.

GUNAKAN DORONGAN MINIMA RESPON MUDAH AKAN MENGGALAKKAN PIHAK YANG BERKENAAN TERUS MENCERITAKAN MASALAHNYA.

TANYAKAN SOALAN RELEVAN YANG MEMERLUKAN RESPON BUKAN BERBENTUK ‘YA’ ATAU ‘TIDAK’.

TIDAK MEMAINKAN PERANAN SEBAGAI PENYEBUK DAN MENANYA SOALAN YANG BERLEBIHAN.

MENGEKALKAN KESENYAPAN YANG BERMAKNA.

ELAKKAN TINDAKBALAS NEGATIF BERIKUT

ELAKKAN TINDAKBALAS NEGATIF BERIKUT

MENGALIHKAN TUMPUAN KE ISU LAIN

MENGENEPIKAN PERASAAN YANG BERKAITAN DENGAN ISU

ISU MENJADI LEBIH KABURMENIMBULKAN MASALAH

BARU

Amalan Mendengar Yang Buruk:

Amalan Mendengar Yang Buruk:

Tiada tumpuan – tidak menumpukan perhatian kepada pemberi mesej.Sibuk dengan aktiviti lain – seperti menulis.Tidak ada kontak mata – mata tidak bertentang mata semasa bercakap.Prejudis – membuat sangkaan yang buruk tanpa asas logik.Satu hala – hanya mendengar sahaja, tidak memberi maklumbalas.Suka menyampuk dan memotong cakap – tidak sabar untuk mendengar sehingga akhir.

Petua-Petua Berkomunikasi Secara Berkesan

1. Pastikan anda sendiri jelas tentang idea-idea yang ingin disampaikan sebelum berkomunikasi dengan orang lain.

2. Sesuaikan bahasa, nada suara dan pendekatan anda dengan tujuan sebenar komunikasi anda.

3. Ambil kira latar fizikal, iklim sosial dan perkiraan masa (timing) setioap kali anda berkomunikasi.

4. Berunding dengan orang lain dimasa perlu dalam merancangkan komunikasi.

5. Sebutkan perkataan secara jelas dan tepat.

6. Tanyakan soalan jika perlu untuk memastikan anda benar-benar memahami mesej yang ingin disampaikan.

7. Jangan menyampuk semasa orang lain bercakap.

8. Cuba memahami dahulu kemudian cuba untuk difahami.

9. Gunakan perkataan yang tepat serta mudah difahami oleh orang lain.

10. Elakkan ‘verval clutter’ seperti ‘um’, ‘ah’, ‘ada’…, dan sebagainya. Berhenti seketika sekiranya pemikiran anda terganggu.

11. Kekalkan kontak mata semasa bercakap dengan orang lain.

12. Pastikan bahasa, gerak geri anda adalah sehaluan sesuai dengan mesej yang ingin disampaikan.

13. Elakkan bahasa kasar/kesat.

14. Jauhi persekitaran yang boleh mengugat pendengaran sesuatu mesej oleh penerima.

15. Amalkan pendengaran empati yakni mendengar dengan telinga dan hati anda.

16. Susuli komunikasi anda dengan menanyakan soalan atau mengggalakkan penerima menyatakan reaksinya.

17. Jangan memonopoli perbincangan atau perbualan.

MENGGUNAKAN STRATEGI INTERAKSI

BERKESAN

MENGGUNAKAN STRATEGI INTERAKSI

BERKESAN

PARADIGMA DAN KONSEP PERHUBUNGAN YANG BETUL

Tahu Berinteraksi dengan Orang Lain dengan Cara yang Betul

Tahu bagaimana Orang Lain merasa Selesa Berinteraksi dengan Anda

PRINSIP BERHUBUNG DENGAN ORANG LAIN

Sucikan Hati Tuluskan KeikhlasanJangan Kritik, Perjatuhkan Orang atau MerungutBerikan Penghargaan yang Jujur dan IkhlasBangkitkan Minat dan Keinginan yang Tinggi

PRINSIP MENJADIKAN ORANG LAIN SELESA DENGAN ANDA

Senyum, Selesakan Diri, Terbuka dan Berlapang DadaTunjukkan Anda Benar benar MinatTonjolkan Apa yang Paling DisukaiJadi Pendengar yang BaikJangan Terlalu Menjadikan Diri Sebagai TumpuanJadikan Orang Lain Dianggap Penting

MENGGUNAKAN CARA DAN PENDEKATAN

BERKESAN

MENGGUNAKAN CARA DAN PENDEKATAN

BERKESAN

PENDEKATAN AMALAN KOMUNIKASI BERSEPADU

Mulakan dengan Bismillah dan SolawatMulakan dengan Pujian dan Penghargaan yang JujurCuba Sebaik-baiknya untuk Menjauhkan PertengkaranHormati Pandangan Orang LainJangan Sekali-kali Berkata “Awak Salah”Cuba Betulkan Kesilapan Orang Lain Secara Berlapik dan Diplomasi

PENDEKATAN AMALAN KOMUNIKASI BERSEPADU

Bercakap tentang Kesilapan Anda Sebelum Mengkritik Orang LainJika Anda Tersilap, Cepat-cepat Mengaku KesilapanJangan Jatuhkan Air Muka Orang LainBerikan Galakkan. Jadikan Sesuatu Kesilapan itu Sebagai Perkara yang Mudah DiperbetulkanHargai Sekecil Mana Sekalipun Peningkatan yang Telah Dicapai Oleh Orang Lain

PENDEKATAN AMALAN KOMUNIKASI BERSEPADU

Banyakkan Bertanya Secara Bersahaja daripada Bercakap Seolah-olah Memberi ArahanJadikan Orang Lain Merasakan Sesuatu Idea itu Bersumber daripada Dirinya SendiriJangan Gemar Mengaku Sesuatu Idea itu Idea AndaCuba Lihat Sesuatu Idea dari Sudut Pandangan Orang lainBersimpati dan Berempati dengan Idea dan Pandangan Orang Lain

PENDEKATAN AMALAN KOMUNIKASI SECARA BERSEPADU

Jadikan Orang Lain Merasa Gembira Melaksanakan Idea yang Anda CadangkanCuba Bangkitkan Cita-cita dan Aspirasi yang Lebih TinggiBantu Meningkatkan Kewibawaan Orang LainBersyukur dan Beri Pujian kepada AllahBaca Tasbih Kifarah dan Surah Al-’Asr

21 RAHSIA KECEMERLANGAN BERKOMUNIKASI

1. HARGAI KEHADIRAN ORANG. WUJUDKAN KEMESRAAN DI AWAL SETIAP PERHUBUNGAN YANG DIJALIN.

2. JADILAH PENDENGAR YANG BAIK. JANGAN MEMOTONG PERCAKAPAN ORANG.

3. LATIH DIRI SUPAYA MUDAH DAN SERONOK DIDAMPINGI SENYUM DAN MESRA.

4. AMBIL TAHU SEMUA PERKARA BERKAITAN DENGAN KERJA.

5. BERBANGGA DENGAN KETERAMPILAN DIRI. TANGGAPAN PERTAMA ADALAH PENTING.

6. BERSEGERA. JELASKAN KELEWATAN.

7. GUNAKAN BAHASA YANG ORANG LAIN FAHAM. GUNAKAN BAHASA YANG MUDAH DAN TEPAT.

8. JANGAN BERTENGKAR9. PUNYAI SIFAT EMPATI TERHADAP

ORANG LAIN.10. SEDAR KEPADA HAKIKAT BAHAWA

SETIAP MANUSIA DAHAGAKAN “BELAIAN”.

11. AMALKAN SIFAT SOPAN SANTUN SEPERTI UCAPAN “SELAMAT PAGI”, “BOLEH SAYA MEMBANTU”, “MINTA MAAF” DAN “TERIMA KASIH”.

12.ELAKKAN GERAK BADAN YANG TIDAK MESRA. GUNAKAN GERAK BADAN YANG SESUAI YANG MENYOKONG BAHASA LISAN.

13.ELAKKAN DIRI DARI MELEPASKAN KEMARAHAN KEPADA ORANG LAIN.

14.JANGAN MEMBOHONGI DAN MENGELIRUKAN ORANG.

15.TEPATI TEMUJANJI.

16. WUJUDKAN “RAPPORT” DI AWAL PERBUALAN.

17. MENGAKUI KESILAPAN.18. TAMATKAN PERNUALAN DENGAN

BAIK. UCAPKAN TERIMA KASIH.19. BENAR-BENAR MELIBATKAN DIRI

DALAM KOMUNIKASI.20. GUNAKAN GELOMBANG OTAK

UNTUK MENYOKONG KOMUNIKASI.21. BERDOA AGAR ALLAH

MEMBERIKAN HIKMAH DALAM BERKOMUNIKASI.

TERIMA KASIH