3. pengurusan stor

BAHAGIAN KEWANGAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROGRAM KEUTUHAN

PENGURUSAN

TATACARA PENGURUSA

N KEWANGAN

1

Dasar-dasar Pentadbiran Awam

Kerajaan sentiasa berusaha untuk mentadbir negara agar kepentingan rakyat diutamakan.Pihak kerajaan sentiasa peka dan sering mengkaji pelbagai sistem dan cara serta dasar-dasar yang perlu diubahsuai sesuai dengan keadaan semasa.

Bagi melaksanakan dasar-dasar yang telah ditetapkan oleh kerajaan, Jabatan-jabatan serta agensi-agensi kerajaan telah ditubuhkan dengan pelbagai fungsi yang tertentu. Dari segi pengurusan dan pentadbiran, jabatan-jabatan kerajaan ini mempunyai persamaan dalam beberapa ciri pelaksanaan, objektif-objektif serta dasar-dasar yang telah disusun.

PENGURUSAN PENGURUSAN STOR DAN STOR DAN

ASET ASET KERAJAANKERAJAAN

MUKA DEPANMUKA DEPAN

BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR

•BENTUK-BENTUK STOR

•JENIS-JENIS STOR

•FUNGSI-FUNGSI STOR

•ASPEK-ASPEK PENGURUSAN STOR

•PEKELILING/ PERATURAN BERKAITAN

2

TATACARA TATACARA PENGURUSAN STOR PENGURUSAN STOR

Pengurusan stor adalah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat penting seperti pengurusan-pengurusan lain. Stor merupakan wang kerajaan yang tersimpan di dalam bentuk barang-barang.Manakala stok pula boleh disifatkan sebagai wang atau modal kerajaan terikat.

Setiap kementerian/jabatan kerajaan mempunyai stor yang berbeza dari segi saiz dan jenis barang yang disimpan. Bilangan stor kerajaan dibawah Kementerian Pendidikan pula adalah yang paling banyak dan dengan nilai yang paling besar. Memandangkan bilangan stor dan nilai stok yang besar ini, kepentingan pengurusan stor di KPM ini adalah merupakan sesuatu yang tidak boleh dipandang ringan.

Pengenalan




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




3

DEFINISI STOR

Stor adalah tempat penerimaan, perekodan, penjagaan, pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan barang-barang kerajaan.




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




4

BENTUK-BENTUK STOR

Stor Utama/Pusat Berbentuk bangunan/bilik besar

”Yard” Kawasan lapang/Halaman

Stor minyak Bentuk tangki/drum

Kolam Takungan air untuk menternak ikan, udang dan lain-lain.

Kandang Kawasan berpagar untuk menternak ayam, itik, lembu dan kerbau dan lain-lain.




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




5

JENIS STOR KERAJAAN

1. Stor Beruntuk

Barang-barang yang kosnya dipertanggungkan dari mulanya kepada sesuatu peruntukkan (vot) tahunan Jabatan tertentu.

2. Stor Tidak Beruntuk

Barang-barang yang kosnya diperolehi daripada Kumpulan Wang Amanah Pusingan Kerja atau sumber-sumber kewangan selain kerajaan. Kos barang-barang dipertanggungkan terlebih dahulu kepada Kumpulan Wang Amanah Pusingan Kerja berkenaan. Kos barang-barang hanya akan dipertanggungkan kepada vot jabatan tertentu setelah selesai sesuatu perkhidmatan kerja pembaikan atau pembekalan.




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




6

• Melakukan perancangan dan perolehan

• Menerima barang-barang

• Memeriksa dan menguji barang-barang sebelum diterima

• Merekodkan barang-barang dalam daftar/rekod tertentu ketika menerima dan mengeluarkannya

FUNGSI-FUNGSI STOR




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




7

ASPEK-ASPEK ASPEK-ASPEK PENGURUSAN STORPENGURUSAN STOR

– Perolehan – PenerimaanPenerimaan– PendaftaranPendaftaran– PenyimpananPenyimpanan– PengeluaranPengeluaran– Kawalan StokKawalan Stok– Pemeriksaan & Verifikasi StokPemeriksaan & Verifikasi Stok– Keselamatan Stor Keselamatan Stor




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




8

PEROLEHAN BARANG-PEROLEHAN BARANG-BARANGBARANG

• Objektif:– Supaya organisasi dapat berfungsi dengan

sempurna melalui perancangan yang teliti

• pesanan kuantiti yang mencukupi sahaja

• anggaran seberapa tepat yang boleh dilakukan sebelum membuat pesanan




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




9

PENERIMAAN PENERIMAAN (BHG.PENSTORAN)(BHG.PENSTORAN)

• Objektif:– menjamin kuantiti barang-barang adalah betul– barang-barang adalah mengikut spesifikasi,

bermutu dan berkeadaan baik

• Langkah-langkah:– Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan

dan invois – Semak dan hitung kuantiti yang diterima– Memberi akuan terima hanya setelah

dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup kuantitinya.




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




10

– Lapor kepada pegawai atasan dengan serta-merta sekiranya ada barang-barang yang rosak dan kurang bermutu

– Catat dalam baucar penerimaan bagi barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal

– Rekod dalam kad kawalan stok/kad petak/lejar/daftar stok bekalan pejabat dengan secepat mungkin

PENERIMAAN PENERIMAAN (BHG.PENSTORAN)(BHG.PENSTORAN)

-sambungan--sambungan-




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




11

PENDAFTARAN PENDAFTARAN BARANG-BARANG BARANG-BARANG

• Panduan Perbendaharaan:Tatacara Pengurusan Stor:

– KEW 300-J1 - untuk stor pusat

– KEW 300-J2

– KEW 300-J3 - untuk stor negeri/daerah

• Pekeliling Perbendaharaan Bil.02/1991:– KEW 312, 312A - Daftar Harta Modal

– KEW 313 - Daftar Inventori

– KEW 314 - Daftar Stok Bekalan Pejabat

– KEW 315 - Daftar Pergerakan Harta Modal dan

Inventori




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




12

PENYIMPANANPENYIMPANAN

• Objektif:– Tidak mudah rosak/uzur– Mudah diambil– Senang untuk diverifikasi

• Kaedah:– Sediakan carta lokasi stok – Penggunaan ruang stok secara maksimum– Tanda pengenalan pada petak/rak– Pembahagian ruang stor dan melabel rak

mengikut jenis barang• Keadaan barang – mudah rosak/terbakar• Nilai barang – mahal/berharga

– Mengikut pengkelasan barang:• Tidak Menarik • Menarik• Sangat Menarik

– Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu(MDKD)




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




13

PENGELUARAN

• Perlu kebenaran oleh pegawai stor• Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan

dalam kad petak dan kad stor• borang penerimaan dikembalikan

selepas barang-barang diakui terima• barang-barang stor yang dipinjam perlu

direkod dalam daftar pinjaman (Kew 315)– Pengesahan dan simpanan semula

• Pengeluaran dengan cermat bagi barang yang mudah rosak




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




14

KAWALAN STOKKAWALAN STOK

• kawalan stok yang cekap perlu diamalkan setiap masa supaya:– stok berlebihan dan pembaziran

dapat dielakkan – penggunaan ruang stor dijimatkan – stor sentiasa mempunyai stok yang

optimum mengikut keperluan organisasi

(Panduan 95 PP-TPS)




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




15

KAWALAN STOKKAWALAN STOK

• Langkah-langkah– Semua barang-barang hendaklah direkodkan ke

dalam kad kawalan stok– (Kew 300J1,J2 atau J3)

• dikawal dan didaftarkan oleh seorang pegawai lain.• kuantiti stok dan harga, kuantiti stok maksimum, angka

menokok dan stok minimum• Semua penerimaan dan pengeluaran perlu dicatat• Kekurangan/berlebihan perlu diselaraskan dan

disokong oleh penyata perselisihan stok (Kew-300K)– stok hendaklah dikaji dari masa ke semasa

• Panduan 121 PP-TPS– Kad Pusingan Stok perlu dikira setiap tahun– menilai sama ada sesuatu stor itu telah diuruskan

dengan cekap dan mencapai objektifnya




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




16

PEMERIKSAAN DAN PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOKVERIFIKASI STOK

• Panduan 187 PP-TPS:– Bagi mengatasi stok berlebihan/berkurangan.– Mengenalpasti stok rosak, usang, luput.

• Empat (4) jenis:– Pemeriksaan Stok:

• Diuruskan oleh pegawai stor/pegawai-pegawai lain setiap minggu ke atas stok tertentu.

– Pengiraan Stok:• mengira 100% semua barang dalam stor.• Sekali setahun.

– Verifikasi stok:• Dibuat oleh pemverifikasi stok yang dilantik• Verifikasi stok dibuat mengikut pengkelasan

barang (Tidak Menarik;Menarik;Sangat Menarik)

• Sekali setahun.– Pemeriksaan mengejut.

• Diaturkan secara mengejut oleh Ketua Jabatan sendiri.




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




17

KESELAMATAN STOR

• Stor Pusat:– Mempunyai pagar, pintu dan struktur

bangunan yang kuat– Mempunyai Pengawal/Penjaga Stor yang

bertugas mengikut jadual– Mengamalkan sistem pas keselamatan dan

pemeriksaan mengejut– Mempunyai jaringan besi di pintu-pintu dan

tingkap.– Mempunyai Parameter lighting

• Stor Pusat dan Stor Kecil:– Rekod daftar aset sentiasa dikemaskini– Dilengkapi dengan alat pemadam api yang

sesuai dan kakitangan stor yang terlatih dalam penggunaannya.

– Penyimpanan barang-barang mengikut sususan yang teratur dan sesuai




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




18

PERATURAN SEMASAPERATURAN SEMASA

• Panduan Perbendaharaan:Tatacara Pengurusan Stor

• Pekeliling Perbendaharaan Bil.02/1991

– Penggunaan Borang-borang Baru Bagi Pengurusan Harta modal, Inventori dan Bekalan Pejabat

• Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12/1995

– Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor dan Aset di Kementerian/Jabatan dan Badan Berkanun




BAHAGIAN KEWANGAN


•DEFINISI STOR


•JENIS-JENIS STOR




19

Penutup

Tanggungjawab pengurusan stor bukan sahaja terletak di atas bahu penyelenggara stor tetapi juga oleh Ketua Jabatan/Bahagian dan Pengetua/Guru Besar. Manakala, pegawai-pegawai yang diberi kuasa adalah diperlukan bagi menjamin barang-barang stor dan stor sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat.

3. pengurusan stor

Documents