tatacara pengurusan stor-2.ppt

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2009

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Stor Kerajaan Meliputi:-

Bab A PenerimaanBab B Merekod StokBab C PenyimpananBab D PengeluaranBab E PemeriksaanBab F Keselamatan dan KebersihanBab G PelupusanBab H Kehilangan Dan Hapus Kira

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

1. Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unitbagi menguruskan Aset Kerajaan

(a) Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup(b) Pengurusan Stor

2. Pegawai Aset/Stor hendaklah menjalankan tugassepenuh masa

3. Perjawatan tertakluk kepada beban tugas/nilai sertabilangan Aset di bawah kawalan

4. Pegawai Aset yang telah dilantik boleh meneruskanKerajaan


(a) Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ.

(b) Menentukan ‘Pegawai khusus’ melaksanakan pengurusan StorPusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok.

(c) Memastikan lokasi Stor ditempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan.

(d) Memastikan(i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan(ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.


(e) Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaandan verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama.

(f) Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import.

(g) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkandalam mesyuarat JKPAK dan JPKA.

(h) Meluluskan hapus kira kekurangan stok.


( i ) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

• Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)• Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)• Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor • (KEW.PS-15)• Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)• Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)• Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)


Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya;

(a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok.(b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor

kepada JKPAK.(c) Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok(d) Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan

selepas pengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ.

(e) Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok.(f) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai

Rendah. (g) Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.


Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskanStor seperti berikut:

(a) Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/ Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK/JPKA

setiap 3 bulan sekali.(b) Menguruskan pelupusan Stok.(c) Mengurus kehilangan dan hapus kira stok.(d) Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor.


(e) Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripadaKem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya;

(i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

(KEW.PS-15)(iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)(v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)(vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan

Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)


Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/

Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009.

Semua Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan UnitUnit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiapKementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskanTatacara Pengurusan Stor (TPS) mengikut PP 5/2009melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.


TPS ialah tatacara bagi menguruskan Stor Kerajaanmeliputi:

Bab A : PenerimaanBab B : Merekod StokBab C : Penyimpanan Bab D : PengeluaranBab E : PemeriksaanBab F : Keselamatan dan KebersihanBab G : PelupusanBab H : Kehilangan Dan Hapus Kira


Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,

pengendalian dan pengeluaran stok.


Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk;

Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/Domestik/Dokumen atau Buku Yang Dikawal dan sebagainya


STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT


Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit.

Antara contoh Stor Pusat adalah Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor MaterialSpesifik (SMS) PDRM.


Stor yang menyedia, mengurus dan membekalbarang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi.

Antara contoh Stor Utama adalah Stor Jabatan Kerja Raya Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama BekalanPajabat Kementerian/Jabatan.


Stor yang menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan

penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

Antara contoh Stor Unit adalah stor pejabat,cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal,

dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya.


Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur,cekap dan berkesan bagi memastikan;

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.


Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan Kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut;

(a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal

(b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum

(c) Menjaga, menyelenggara stok(d) Mengeluarkan stok(e) Menyelengara rekod setiap transaksi keluar masuk

stok tepat, teratur dan kemaskini


(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok.(h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang

kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor.

(j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok.(k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.


Bekalan,Kawalan,Akaun TerimaanBungkusan & Penghantaran

• Perbekalan Merancang, mengurus bekalan stok•Kawalan Stok Menyelia, menyemak mengurus laporan• Akaun Mengurus akaun• Pengkalan Data Mengawalselia

MenerimaMemeriksaMengesahkanMerekodBarang-barang

MembungkusMenghantar

Simpanan

MengendaliMenyimpanMengeluar


(A) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun

- Merancang, mengurus bekalan stok- Menyedia, mengemaskini Katalog/Kod Barang, menyemak Borang Pesanan Pengeluaran Barang, menentukan kuantiti, merekod, menguruskan pemeriksaan, pelupusan, kehilangan dan menyedia laporan tahunan- Bertanggungjawab menguruskan akaun- Bertanggungjawab mengawal selia data


(B) Bahagian TerimaanBertanggungjawab menerima, memeriksa dan

mengesahkan barang yang diterima daripadapembekal dengan memastikan mematuhi peraturanpenerimaan sebelum mengesahkan penerimaan.

(C)Bahagian SimpananBertanggungjawab mengendali, menyelenggara,merekod, mengira stok, memastikan keselamatanserta kebersihan stor.

(D)Bahagian Bungkusan Dan PengeluaranBertanggungjawab membungkus dan menghantarkepada pelanggan dengan mematuhi tatacara.


Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stokdapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa.

Kawalan Stok dapat mengelakkan pembaziran seperti stokberlebihan, kos memesan, harga pembelian, modal terlibat,ruang simpanan dapat dielakkan.


Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakanperkara-perkara berikut:

1. Katalog2. Memberi Kumpulan Stok3. Paras Stok4. Prestasi Stor


1. KATALOG

• Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusatdan Stor Utama yang mengandungi maklumat sepertinombor kod, perihal barang, unit pengukuran danharga.

• Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senaraibarang-barang yang terdapat dalam pegangannya.


(a) Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulan barang-barang standard seperti berikut;

(i) Kumpulan A – mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi

(ii) Kumpulan B – mengandungi 70% bakinya


(b) Menentukan Kumpulan A dan B kepada stok adalah seperti berikut;

(i) Stok disenaraikan mengikut seksyen (seperti Alat Tulis, elektrik, bahan kimia, ubat dan lain-lain) dan butiran maklumat stok dilengkapkan dalam borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7).

(ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut pembelian bagi tempoh 2 tahun lepas.

(iii) Senaraikan 30% (Kumpulan A) dan 70% (Kumpulan B)


(iv) Kajian semula Kumpulan A/B pada awal tahun sekiranya ada pertambahan atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru stok berkenaan.

(v) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada barang-barang dalam Kumpulan A bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.


(a) Paras Stok bermaksud jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa seperti berikut;

(i) Paras Stok Maksimum- kuantiti tertingi

(ii) Paras Menokok Stok- kuantiti yang boleh memesan baru

(iii) Paras Stok Minimum- kuantiti terrendah disimpan


(b) Menentu paras stok hendaklah dikira kadar Penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran 12 bulan sebelum membuat pesanan baru.

(c) Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut;

- Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan- Angka Menokok Stok – 2 bulan penggunaan- Kuantiti Stok Minimum – 1 bulan penggunaan


(c) Sekiranya tempoh serahan melebihi 1 bulan, Pegawai Stor boleh menentukan tempoh yang sesuai untuk meminda paras stok.

(d) Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras seperti vaksin, ubat, dan lain-lain.

(e) “Barang Diimport” paras stok adalah mengikut budi bicaraKetua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecualimendapat kelulusan Pegawai Pengawal.


(f) Kajian Semula Paras Stok;

(i) apabila berlaku perubahan tempoh serahan untuk mengelakkan kehabisan stok;

(ii) stok yang dikeluarkan kurang dari 4 kadar pusingan;(iii) membuat pesanan baru; atau(iv) berlaku kecemasan/darurat dimana stok perlu disimpan

berlebihan sekiranya keadaan pulih paras stok hendaklah mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Barang yang mahal dan boleh dibeli dipasaran tempatantidak perlu distok


(h) Pemesanan pertama kali bagi barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja.

(i) Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisanstok.


(a) Prestasi Stor diukur melalui;

(i) Kadar Pusingan Stok - dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat/Utama perlu mencapai sekurang- kurangnya 4 kadar pusingan. - Stor yang baik adalah yang dapat mencapat kadar pusingan tertinggi. - Stok yang aktif adalah yang mengeluarkan 4 kadar pusingan ke atas dalam setahun manakala kurang 4 kadar pusingan adalah stok tidak aktif.


- Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun

selepas penerimaannya.

- Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan kadar pusingan stok.


(b) Paras Simpanan

Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat.

(c) Paras Perkhidmatan

Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.


(e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklahmenggunakan Borang Terimaan Barang-Barang(KEW.PS-1)

(f) Borang KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah.

(g) KEW.PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusatatau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untukdirekodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinanke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petakdan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.


(h) Bagi Stor Unit, penerimaan barang direkod dalam KEW.PS-1 dan direkodkan terus ke Kad Petak

(i) Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jikaterdapat kerosakan, kurang, lebih dantidak mematuhi spesifikasi


(j) Pegawai Penerima hendaklah menyemakPesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatat rujukan penerimaan.

(k) KEW.PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima.Salinan pertama dikemukakan kepadapembekal dan salinan kedua disimpan untuk rujukan Stor.


Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi;

• Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal.• Sampel dihantar untuk diuji.• Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan.• Menuntut penggantian semula mengikut

terma kontrak.


Dilaksana seperti berikut;

• Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor

• Mengikut syarat penyerahan barang yangdipersetujui seperti ditapak projek


(a) Pegawai Penerima Stor Utama memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

(b) Pegawai Penerima Stor Unit memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat/Utama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok


(c) Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang yang diterima sama seperti yang dipesan

(d) Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah merujuk dengan Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Penolakan Barang KEW.PS-2


Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yangDikembalikan oelh pemesan dengan mengambilTindakan seperti berikut;

(a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stokdan Kad Petak asal sebagai barang belum guna

(b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalamborang yang disediakan sendiri oleh Stor bagitujuan kawalan Keluar-Masuk


Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utamahendaklah melabelkan nombor kod dan namabarang kepada semua barang yang diterimaatau bekasnya bagi memnudahkan penyimpanan


Pegawai Penerima memastikan;

(a) Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik

(b) Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta dihadapan agen/wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir penghantaran

(c) Sekiranya berlaku kerosakan/kehilangan/tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil/perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal


Pegawai Penerima memastikan;

Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke storkhas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.


MEREKOD STOK

OBJEKTIF

JENIS-JENIS REKOD

BUTIRAN MAKLUMAT

TATACARA MEREKOD

PENEMPATAN KAD PETAK

REKOD MELALUI SISTEM

REKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG

BOLEH GUNA


Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat

Membolehkan keadaan stok diketahui

Mengawal paras stok


Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan;

(a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)- Untuk Stor Pusat dan Stor Utama- Berwarna Putih

(b) Kad Petak (KEW.PS-4)- Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit- Berwarna Hijau

• Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama


Kad Kawalan Stok (Bahagian A);

- Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok- Maklumat mengenai pembelian/terimaan bagi setiap suku tahun- Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun- Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun

Kad Kawalan Stok (Bahagian B);

- Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa


Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak

Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersamadengan Stok

Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejukBeku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan


Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakanUntuk merekod setiap satu item sahaja

No Kad (Kad Kawalan Stok/Petak) hendaklah berturutan

Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pendakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitamatau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak


Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5)hendaklah disediakan apabila merekod stok

Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya Ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi;

- angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan- angka betul ditulis dibahagian atas angka asal- pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor


Sistem merekod/melapor secara elektronik Hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut;

- format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa


Komponen atau alat ganti yang diluluskan melalui Proses pelupusan kaedah tukar ganti (cannibalize) Hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis atau kegunaannya.

Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod dalaman.


Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s(sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal)

Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terusmenerus supaya stok tidak mudah rosak, senangdikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum


Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor

Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapatmembolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa


Susun atur perlu mengambilkira ruang bagimemudahkan pergerakan kakitangan dan jugaalat-alat pengendalian barang (MHE)

Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakanbagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dankemas

Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling


Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkanpenyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan denganmematuhi perkara berikut;

(a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini

(b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak


Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap

Stor juga boleh mengamalkan Letakan StokSementara dalam keadaan berikut;

(a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan(b) Stok baru diterima, belum disusun(c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat

Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda Pengenalan,perihal stok bagi tujuan memudahkan Penyimpanan dan pengeluaran


1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerjaPengeluaran secara (Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu) MDKD diberi keutamaan

2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum

3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalangPengendalian barang-barang, kerja-kerja kakitangan


4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok;

(a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah

(b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas

(c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara


5. Penyimpanan stok bergantung kepadaa jenis danruang dengan mematuhi perkara berikut;

(a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti)

(b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2

6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbezaberdasarkan jenis, kaandungan dan fizikal


1. Stor hendaklah mengekalkan bekas asal seperti bungkusan/ Kotak/ Tin/ Peti/ dan memastikan label dapat dilihat

2. Setiap bekas asal hendaklah mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama


Stok yang mudah tercerai hendaklah;

(a) Dimasukkan ke dalam bekas standard(b) Disimpan mengikut bilangan/unit bagi

memudahkan pengeluaran(c) Barang tercerai yang tidak boleh dibungkus

hendaklah disusun dengan kemas


Stok berharga dan menarik hendaklah;

1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalanpegawai bertanggungjawab

2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedangberkuatkuasa

3. Mematuhi proses pengeluaran yang dilakukansendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai YangDiberi Kuasa


Stok berharga dan menarik hendaklah;

4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah, racun dan bahan terlarang lain mesti mematuhiperaturan penyimpanan yang berkuatkuasa(Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952, Peraturan Bahan Psikotropik 1989)

5. Stok berunsur keselamatan dengan mematuhiPeraturan Keselamatan yang ditetapkan


Stor hendaklah mengamalkan;

1. Penyimpanan dalam tempat/bilik berhawa dinginatau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal(bahan kimia/baja/racun dll)

2. Stok yang tidak tahan lembab disimpan dibilikkering atau nyah-lembapan(semen/kertas/alatan pejabat dll)


Stor hendaklah mengamalkan;

Penyimpanan stok ini ditempat yang luas atautempat lapang yang berpagar

Kebanyakan stok ini adalah bersaiz besar dan dalamKuantiti yang banyak(Batu-bata, kayu, pasir, besi dll)


Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut;

1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah

2. Susunan/Tindanan tidak terlalu tinggi iaitu;(a) senang dikendali dan mudah dikeluarkan

sistem MDKD diamalkan(b) Peti/Kotak yang berat berada di paling

bawah(c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api


Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut;

(d) memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi

(e) susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan


Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut;

1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuatmelabelkan ‘Tarikh Luput’ stok

2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas,bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stormengenalpasti dan memantau

3. Tag Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok danKad Petak (Merah Jambu)


4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan

5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkandikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapatdilaksanakan

6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapatyang masuk kemudian tetapi tarikh luputnyalebih awal daripada stok yang masuk dahulu


7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput stok

8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan;

- mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat- mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya- memulangkan kepada pembekal ‘mengikut syarat’- melupuskan dengan mengikut peraturan pelupusan


Melabel1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti

diberi tanda pengenalan secukupnya

2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel denganterang dan tidak mudak padam

3. Pelabelan hendaklah dilabelkan denganmenunjukkan jenis kandungan dan langkahkeselamatan yang perlu dipatuhi

4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpansecara berasingan


Menyimpan5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam

bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakisserta melecur hendaklah disimpan di stor yangberasingan lengkap dengan alat pencegahkebakaran dan bantuan kecemasan

6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejaswapnya hendaklah dielak daripada tersentuhdisimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihatbertujuan mencegah tindakbalas


Menyimpan7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak

disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalamtangki bawah tanah

8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan,dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempatberasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatanmengikut arahan berkuatkuasa


Mengendali9. Membuka, membungkus, mengangkut dan

memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati

10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara (astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)


Mengendali11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang

kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar(kalsium karbid, berilium, kalsium fostat

dll)12. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum

sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut.


Mengendali

13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi;

(a) Pakaian keselamatan digunakan(b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukkan

diuruskan diluar bangunan(c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas

asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka secara agihan hendaklah sesingkat mungkin

(d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal


14. Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari baunya maka pemeriksaan segera dilakukan dan bekas yang rosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal


Mengendali gas

1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklahdikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigenhidrogen, nitrogen dll.

2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempatdingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)


Mengendali gas

3. Tabung gas tersebut hendaklah;- dilindungi dari bahang panas- jauh dari minyak, api, bahan mudah terbakar- elakan dari terhempas atau pecah- injap tabung hendaklah ditutup

4. Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding danditegakkan serta dikunci


1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterimahendaklah dihantar terus kepada stor bahanmudah terbakar untuk disimpan

2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stordi tempat simpanannya sahaja


1. Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagimengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan mematuhi perkara berikut;

- menyapu minyak untuk elak karat- mengekalkan bungkusan asal- mengawal dari serangan serangga

2. Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhiperaturan penyelenggaan yang berkuatkuasa


BAB D:PENGELUARAN


PENGELUARAN

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapatkebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberikuasa oleh Ketua Jabatan

KEBENARAN PENGELUARAN STOK


1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Utamamenggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok(KEW.PS-10) dalam 5 salinan

2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no pesanandengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikuttahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Utama diKEW.PS-10

3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakansatu borang KEW.PS-10

4. 1 salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinandikemukakan kepada Bahagian BBKA samada diStor Pusat atau Stor Utama

PEMESANAN STOK


1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam 2 salinan

3. 1 salinan kepada Stor Unit dan 1 disimpan olehpemohon

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)


4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atasKEW.PS-11 seperti berikut;

(a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no permohonan

(b) menentukan kuantiti pengeluaran(c) mendapatkan kelulusan pengeluaran(d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)


Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkanoleh Stor Pusat. Stor pemesan (Utama/Unit) hendaklahmembuat perolehan dengan mengikut tatacaramerolehan semasa yang berkuatkuasa

PESANAN STOK YANG TIDAK DAPAT DIBEKALKAN


Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengankebenaran Pegawai Stor / Pegawai Pelulus yangdiberi kuasa oleh Ketua Jabatan

Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10dan KEW.PS-11

Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantitiyang diluluskan

PENGELUARAN STOK


Barang Gunahabis adalah barang yang ‘kerap guna’atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau aturan manualpenggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna

Dikeluarkan untuk bekalan;Pejabat/ makmal/ asrama/ latihan/ domestik/ bengkel/Dapur/ pembedahan/ pertanian/ penyelidikan/ pameran/keselamatan dan seumpamanya

(Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)

PENGELUARAN BARANG GUNAHABIS


1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuanguna sama hendaklah disimpan semula setelahselesai penggunaannya

2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabishendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan

3. Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau barang terpakai

KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS


1. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut;

(a) barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1ribu kg (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit);

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI


atau

(b) barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi 1 ribu kg (1000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau araha n lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa

2. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI


1. Produk yang dihasilkan bagi tujuan programpembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan,pengembangan dan seumpanya hendaklah direkodsecara berasingan oleh Kem/Jab/PTJ.

Seperti barang kraf tangan/ hiasan/ landskap/pameran/ elektrik/ elektronik/ dll

2. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawaiyang ditetapkan, tidak boleh didaftarkan sebagaiaset kerajaan

PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK


3. Semua produk dihasilkan melalui stok yangmempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikansebelum dijual.

4. Jualan terus boleh dilaksanakan dengan mendapatkelulusan daripada Ketua Jabatan dengan mengikutharga yang ditetapkan oleh Jabatan

5. Hasil jualan produk daripada stok dikreditkanke Akaun Hasil Kerajaan

PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK


PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Bahagian Pembungkusan dan Penghantaranmemastikan urusan pembungkusan/penghantarandijalankan dengan teratur, cermat dan cekapsupaya barang diterima pemesan dalam keadaansempurna

2. Barang yang diterima untuk pembungkusan danpenghantaran hendaklah disemak, diperiksa dandipastikan sama dicatat pada KEW.PS-10

PERATURAN


3. Pegawai Bertanggungjawab hendaklah menurunkantandatangan dan tarikh pada KEW.PS-10

4. Pembungkusan stok hendaklah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian

PERATURAN


1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemasdan betul bagi mengelakkan kerosakan dankecurian semasa penghantaran

2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dansimbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan

TATACARA PEMBUNGKUSAN


3. Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakanmesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian

4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/tanda bagi memudahkan pengendalian

5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjataperalatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturankeselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa



6. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklahdicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkanpengendalian. Pegawai bertanggungjawabhendaklah mengutamakan faktor berikut;

(a) Cara pengangkutan – had berlainan bagi(keretapi-gerabak/ kapal-dek/ pos-bungkusandan pengangkutan lain

(b) Had yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan



(c) jangkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan

(d) Destinasi; dan

(e) kemudahan pengendalian ditempat penghantaran dan penerimaan serta ditempat penukaran pengangkutan. Jika tenaga manusia digunakan beratnya antara 27-36 kilogram(kg)



7. Berat kasar dicatat diluar bungkusan.Bungkusan yang berat 1000kg ke atas hendaklahdicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan



1. Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 hendaklahdisediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran dalam 3 salinan bagi tujuan berikut;

(i) menyenaraikan barang di setiap bungkusan

(ii) mencatat maklumat di borang KEW.PS-12

(iii) nota pembungkusan kepada pegawai pemesan;

(iv) akaun penerimaan oleh pegawai pemesan.

PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN


2. Nombor pemesanan/pengeluaran di KEW.PS-10hendaklah dicatatkan di KEW.PS-12

3. KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 hendaklah disertakanbersama barang yang dimasukan ke dalam petiatau kotak atau seunpamanya denganmengambil langkah berikut;

(a) dokuman tersebut hendaklah dimasukan ke dalam sampul kalis air



(b) sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak

(c) satu (1) salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Pemesan



1. Tanda pengenalan iaitu nombor rujukan, alamatpengirim/penerima hendaklah ditulis dengan terangdan dengan menggunakan dakwat hitam yangkalis air.Langkah berikut dipatuhi semasa menulis tandapengenalan

(a) huruf dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang 5cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakan

TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN


(b) peti, kotak, botol, pasu yang mudah pecah hendaklah ditanda dibahagian atas, tepi dan dikedua-dua belah tepinya

(c) tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau kotak yang digunakan semula hendaklah dipadam

TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN


1. Bagi barang yang tidak boleh dibungkus tindakan berikut hendaklah diambil;

(a) pelekat bersimbol/tag hendaklah dilekat atau di ikat pada sekurangnya 2 unit barang

(b) barang diikat/dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag/dipelekat; dan

(c) jika karung digunakan, tag diikat di cepu karung

BARANG TANPA BERBUNGKUS


1. Bungkusan yang memerlukan perhatian khassemasa pengendalian, penyimpanan, penghantaranhendaklah dicatat/dilekat dengan tanda atau arahanyang mudah dilihat

2. Bungkusan yang mengandungi barang mudah terbakararahan menggunakan simbol/ pelekat/ ditulisdengan ‘warna putih di atas permukaan merah’

ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN


3. Bungkusan barang-barang lain hendaklahmenggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan‘warna merah di atas permukaan putih’

ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN


1. Penghantaran barang seberapa boleh dan praktikhendaklah dalam bekas atau bungkusan asalnyaseperti yang diterima daripada pembekal

Bekas yang bertanda ‘Musnah Selepas IanyaDikosongkan’ jangan diguna semula

Bekas yang dikenakan deposit hendaklah dipulangmengikut perjanjian

ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN


2. Pegawai Stor hendaklah menyelia kerja-kerjamengendali/ memunggah serta menyemakbungkusan dengan merujuk Senarai PembungkusanKEW.PS-12 yang diterima/ dihantar oleh agenpenghantaran/ pembekal

ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN


BAB E:PEMERIKSAAN


PEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa kesemasa untuk mengenalpasti kelemahan yangmenyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supayatindakan susulan dapat diambil

PENDAHULUAN


2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu;

(A) Pengiraan Stok

(B) Pemeriksaan Stok

(C) Verifikasi Stor

PENDAHULUAN


1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semuastor iaitu Stor Pusat/ Stor Utama/ Stor Unitsecara terus menerus sepanjang tahun

Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untukmelaksanakan Pengiraan Stok

(A) PENGIRAAN STOK


2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan PengiraanStok mematuhi perkara berikut;

(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod

(b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangi serta ditarikh oleh Pegawai Stor

PENGIRAAN STOK


1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakandi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yangdiperiksa

(B) PEMERIKSAAN STOK


3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklahmematuhi perkara-perkara berikut;

(a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai Oktober tahun semasa

(b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa



(c) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhirtransaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatanganiserta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksasetelah pemeriksaan dilakukan

(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalamLaporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14)



1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepasPemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksadi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun

(C) VERIFIKASI STOR


3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut;

(a) mengesahkan ketepatan rekod/ stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok

(b) memastikan pelarasan stok diambil tindakan

(C) VERIFIKASI STOR


(c) Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempohdiambil tindakan pelupusan

(d) Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotongditimbang, dibancuh, bocor, sejat atauseumpamanya diambil tindakan hapus kira

(C) VERIFIKASI STOR


1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua SetiausahaKementerian atau Ketua Pengarah/Timbalan KetuaPengarah Jabatan adalah bertanggungjawabmelantik pegawai-pegawai yang sesuai untukmenjalankan Verifikasi Stor

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR


2. Tempoh Pelantikan

Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatandan tempoh pelantikan tidak melebihidua (2) tahun

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR


1. Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada;

(a) sekurang-kurang 2 orang ahli(b) pegawai tidak bertugas di stor yang

diverifikasi(c) pegawai mempunyai pengetahuan serta

pengalaman dalam pengurusan stor(d) pegawai Kumpulan Pengurusan/Profesional

serta Kumpulan Sokongan 1/ setaraf

KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR


1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakanke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut;

(a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan

(b) syor pelupusan/ hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H

(c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN


2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14/KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Asetbagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal

3. Mengambil tindakan ke atas syor PegawaiPengawal di KEW.PS-15

4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut darisemasa ke semasa

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN


1. Pegawai stor hendaklah mengambil tindakanpelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan PenyataPelarasan Stok KEW.PS-17

2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan PelarasanStok di KEW.PS-17

PELARASAN STOK


3. Pegawai stor hendaklah merekod teransaksipelarasan stok di ruang Terima bagi stoklebih atau di ruang Keluar bagi stok kurangpada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) danKad Petak serta ditandatangani.

PELARASAN STOK


1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemakKEW.PS-14, KEW.PS-15

2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuandan tandatangan Pegawai Pengawal

3. Mengemukakan KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahunberikutnya

TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET


1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stortindakan berikut hendaklah diambil;

(a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih

(b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR


(c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan

(d) Pegawai stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok di para 198, jika terdapat stok lebih atau kurang

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR


KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklahsentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatandengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalankeselamatan yang sesuai dan berkesan dalammengawal stor/stok terpelihara

3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak

PERATURAN


4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruangpejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor danlokasinya berhampiran dengan stor

5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaranudara seperti pemasangan alat penghawa dingin,exhaust fan atau kipas

PERATURAN


6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpanstok barang-barang belum guna dan tidakdijadikan tempat penyimpanan barang rosak,usang dan sebagainya

7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklahdilaksanakan dari semasa ke semasa

PERATURAN


1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkansecara berasingan daripada bangunan lain untukmewujudkan sistem keselamatan yang sempurnadan berkesan

KAWALAN KESELAMATAN STOR


2. Sistem keselamatan yang sesuai bergantungkepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/Utama/ Unit dengan mematuhi;

(a) sekeliling stor hendaklah berpagar(b) kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan(c) pemasangan lampu limpah(d) pemasangan alat amaran(e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu(f) penggunaan pas keluar-masuk(g) peraturan penggunaan kunci mematuhi

Arahan Keselamatan

KAWALAN KESELAMATAN STOR


1. Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalankebakaran seperti fire alarm, smoke detector,water sprinkler dll

2. Alat pemadam api ‘fire extinguisher, hose reel’diletakan di tempat yang strategik

3. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkanarah keluar-masuk ‘KELUAR’

KAWALAN KEBAKARAN


4. Mempamerkan tanda amaran seperti ‘DilarangMerokok’ , ‘Mudah Terbakar’ dan sebagainya

5. Ketua Jabatan mendapatkan nasihat JabatanBomba & Penyelamat

6. Mengatur latihan mengawal kebakaran kepadaPegawai-pegawai Stor

KAWALAN KEBAKARAN


1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan storsentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin

2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala

KEBERSIHAN


1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stokyang didapati rosak, luput, tidak boleh guna,tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihikeperluan dan disyorkan selepas pengiraan/pemeriksaan/ verifikasi stor.


2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturanyang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yangsedang berkuatkuasa


1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklahdilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnyatidak lebih daripada RM10,000 bagi nilaiagregatnya dalam satu permohonan


2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yanghendak dilupuskan

3. Pegawai pemeriksa adalah dari KumpulanPengurusan dan Profesional atau KumpulanSokongan 1 atau yang setaraf

4. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidakterlibat dalam menguruskan stok berkenaan


5. Pegawai pemeriksa stok yang hendak dilupuskanhendaklah menggunakan borang LaporanPelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19)

6. Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkankeadaan stok serta memberi syor kaedahpelupusan yang sesuai untuk kelulusanKetua Jabatan

7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini KadKawalan Stok dan Kad Petak di ruang Keluar/Baki stok


Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendahtertakluk kepada Seksyen 5, Akta PerwakilanKuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)


Semua pelupusan stok tidak memerlukanPerakuan Pelupusan (PEP)


Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJadalah bertanggungjawab sebagai UrusetiaPelupusan Stok


Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakanLaporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac padatahun berikutnya


Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian,

kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehilangandan seumpamanya dengan mematuhi peraturan

yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yangsedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok

Yang Bernilai Rendah


Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlahnilai kesluruhan perolehan asalnya tidak lebih

daripada RM250 yang kekurangannyadisebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap

atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapatdielakkan


Kekurangan stok tersebut bukan disebabkankecurian, penipuan atau kecuaian

Pegawai Awam


Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stoktertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan

Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)


1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan LaporanHapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21)dengan merujuk di ruangan syor oleh PegawaiPemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14

2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh KetuaJabatan sebelum dikemukakan kepada KuasaMelulus untuk kelulusan hapus kira


3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini KadKawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petakdi ruang ‘keluar’ dan ‘baki’

4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhirtidak diperlukan bagi kes Kekurangan StokYang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilanganmelibatkan jenayah


Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalahbertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan

Dan Hapus Kira Stok


Pegawai Pengawal hendaklah melaporkansemua kes kehilangan dan hapus kira stokdengan menggunakan Laporan TahunanKehilangan dan Hapus Kira Stokdi KEW.PS-22

KEW.PS-22 hendaklah dikemukakanke Perbendaharaan sebelum 15 Macpada tahun berikutnya


UNIT PENGURUSAN ASET ALIHBAHAGIAN PEROLEHAN & PENGURUSAN ASET (BPPA)

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAARAS 5, BLOK E2, KOMPLEKS E

PUTRAJAYA

No. Tel: 03-8884 6838/ 6922 / 6924


tatacara pengurusan stor-2.ppt

Documents