26304777 panduan tugas jawatankuasa pertandingan

7/24/2019 26304777 Panduan Tugas Jawatankuasa Pertandingan

1/6

PANDUAN SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KERJA

PERTANDINGAN PERINGKAT DAERAH DAN NEGERI

1. URUS SETIA :

1.1 Menyelaras aktiviti jawatankuasa-jawatankuasa kecil.1.2 Urusan surat menyurat.1.3 Mengurus permohonan pesanan tempatan atau local order

1.4 Merancang dan menguruskan Mesyuarat awatankuasa !erja.1." Menyenaraikan jemputan-jemputan khas.1.# Menyediakan senarai semak aktiviti dan mem$uat pemantauan semasa

aktiviti dijalankan.1.% Menyediakan susun tad$ir aktiviti & aturcara majlis.1.' (ertindak segera kepada perkara-perkara yang tidak dijangka semasa

perjalanan majlis.1.) Menghantar surat penghargaan dan sijil kepada yang terli$at.1.1* Melantik petugas-petugas penda+taran.1.11 Menyediakan tempat khas atau $ilik urus setia di tempat pertandingan.1.12 Menyediakan $e$erapa ,walkie-talkie, semasa raptai pertandingan1.13 Mengumpul maklumat perkem$angan pelaksanaan daripada semua

jawatankuasa kecil.1.14 Menyediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk diserah kepada pegawaimeja.

1.1" Mengadakan mesyuarat post mortem.

2. BENDAHARI

2.1 Menyelaras per$elanjaan semua jawatankuasa kecil.2.2 Memastikan wang diterima dan dikeluarkan mengikut prosedur.2.3 Menyemak $il-$il tuntutan dan mengesahkannya untuk pem$ayaran.2.4 Menyalurkan wang peruntukan untuk tujuan pem$ayaran perkhidmatan.2." Mem$eri talkimat prosedur kewangan.

3. JAWATANKUASA TEKNIKAL

3.1 Menyediakan syarat pertandingan yang terkini.3.2 Memastikan syarat pertandingan telah diterima dan dipatuhi.3.3 Menyediakan +ormat pemarkahan untuk hakim-hakim.3.4 Memastikan kesesuaian tempat peralatan pertandingan.3." (ertanggungjawa$ mem$eri taklimat kepada hakim-hakim.3.# (ertanggungjawa$ mem$eri taklimat kepada engurus asukan.3.% Menguruskan pengundian giliran pasukan $ertanding.3.' Melantik seorang enjaga Masa jika perlu3.) Mencadangkan tempat sesuai $agi hakim-hakim $ertugas3.1* Menyediakan pelan lakar di dalam dewan atau tempat pertandingan.3.11 Menyerahkan keputusan pertandingan kepada urus setia.3.12 Melantik juri rayuan jika diperlukan.

1


2/6

4. HADIAH / CENDERAMATA :

4.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan untuk kelulusan4.2 Menyediakan hadiah-hadiah & cenderamata mengikut persetujuan yang

tercatat dalam minit mesyuarat dan juga had maksima yang di$olehkanoleh pekeliling $erkaitan.

4.3 Mengenalpasti tempat sesuai untuk meletakkan hadiah-hadiah danse$againya

4.4 Menyediakan pelan lakar keluar masuk penerima hadiah.4." Menyerahkan segala $utiran pem$elian kepada $endahari & urus setia.4.# Memastikan hadiah & cenderamata disusun mengikut jadual keputusan.4.% Melantik $e$erapa petugas untuk acara penyampaian hadiah.4.' Menyelaras tugas awal dengan pengacara majlis dan penyelaras

penerima-penerima hadiah.4.) Mengadakan raptai penyampaian hadiah.4.1* Mendapatkan salinan keputusan pertandingan daripada urus setia.4.11 Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

5. BUKU PROGRAM :

".1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.".2 Mendapatkan segala maklumat $erkaitan jawatankuasa/ peserta-peserta

atau pasukan-pasukan yang $ertanding dan aturcara majlis.".3 Menyediakan 0dummy untuk di$entangkan dalam mesyuarat.".4 Memastikan ,dummy, disemak oleh se$uah panel."." Mendapatkan kata-kata aluan daripada engarah& tetamu khas.".# Mendapatkan kelulusan ! !erja se$elum memulakan percetakan.".% Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.".' Melantik petugas-petugas untuk mengedar $uku program.".) Mengedar $uku-$uku program kepada tetamu khas tetamu semasa

pertandingan akhir.

6. PERALATAN & PERSIAPAN DEWAN :

#.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.

#.2 Memastikan tempat yang sesuai untuk peserta di dalam dewan.#.3 Menyusun peralatan dewan seperti yang terdapat pada pelan lakar.#.4 Menyenaraikan peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam dewan.#." Menentukan jenis settee dan menghias tempat tetamu khas.#.# Menyediakan kawasan tertentu $agi peserta-peserta&pasukan-pasukan

yang menunggu giliran persem$ahan.#.% Mengadakan papan tanda arah & makluman.#.' Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.#.) Memastikan tempat pertandingan dewan pentas $ersih se$elum dan

selepas pertandingan.#.1* Mengurus untuk mendapat dan memulangkan peralatan.

7. PENYELARAS MAJLIS :

%.1 Melantik engurus entas & engurus ertandingan dan petugas pentas.%.2 Mendapatkan segala $utiran perjalanana majlis daripada urus setia.%.3 Mem$eri taklimat perjalanan majlis kepada awatankuasa !erja.%.4 Mem$eri taklimat $erkaitan tugas kepada petugas pentas.%." Mengedarkan susun tad$ir tugasan kepada petugas pentas.

2


3/6

. PERSIAPAN & PERHIASAN PENTAS :

'.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.'.2 Menyediakan pelan lakar $ackdrop pentas.'.3 Menghias pentas dan $ackdrop $erdasarkan pelan yang dipersetujui.'.4 Menyediakan pelan lakar pentas.'." Menyenaraikan peralatan $ilangan yang diperlukan di atas pentas.'.# Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

'.% (ekerjasama dengan ! eralatan dan ersiapan ewan.'.' Mengurus untuk mendapat&memulangkan peralatan yang dipinjam&sewa.

!. JAMUAN :

).1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.).2 Mendapatkan $ilangan peserta dan tetamu yang terli$at daripada urus

setia.).3 Mendapatkan pem$ekal makanan.).4 Mem$entang dan mencadang menu-menu.)." Mencadangkan tempat yang sesuai untuk jamuan.

).# Memastikan keperluan persem$ahan selingan di tempat jamuan/ jikaperlu.).% Menyerahkan $il-$il tuntutan kepada (endahari & urus setia.).' Melantik $e$erapa petugas untuk melayan tetamu-tetamu di meja khas.

"#. JEMPUTAN SAMBUTAN & PROTOKOL :

1*.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.1*.2 Menyediakan dera+ kad jemputan dan pelekat kereta untuk diluluskan.1*.3 Mengenalpasti tetamu-tetamu yang akan hadir.1*.4 Melantik egawai erhu$ungan 56 untuk tetamu-tetamu khas dan

engawas eserta untuk pasukan terli$at.1*." Mengadakan taklimat kepada egawai erhu$ungan engawas

eserta.1*.# Menyerahkan $utiran lengkap egawai engiring kepada urus setia.1*.% Mengenalpasti tempat duduk tetamu khas/ jemputan dan peserta.1*.' Menyam$ut dan mengiring tetamu ke tempat duduk.1*.) Menjemput dan mengiring tetamu ke tempat jamuan jika ada 1*.1* Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

"". KAWALAN KESELAMATAN & TRA$IK :

11.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.11.2 Mem$eri taklimat kepada petugas-petugas $erdasarkan pelan lakar.11.3 Mengawal lalulintas di kawasan pertandingan dan tempat letak kereta.11.4 Mendapatkan maklumat $ilangan peserta yang terli$at dari urus setia.

11." Mendapatkan pelan lakar tempat pertandingan dan tempat letak kereta.11.# Mengetahui masa 7etamu !has sampai ke tempat pertandingan.11.% Mengetahui waktu 7etamu !has $erangkat pulang.11.' Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

3


4/6

"2. PERTOLONGAN CEMAS :

12.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.12.2 Menyediakan pelan lakar $agi menunjukkan tempat yang sesuai untuk

tempat rawatan sementara.12.3 Menyediakan kenderaan tertentu sekiranya perlu untuk kes kecemasan

atau menghu$ungi hospital untuk perkhidmatan am$ulan.12.4 Menyediakan peralatan-peralatan di $ilik rawatan sementara.12." Menyenaraikan peralatan-peralatan yang diperlukan.

12.# Mendapatkan surat ke$enaran rawatan daripada pengurus pasukan.12.% Melaporkan keadaan pesakit dan mem$eri cadangan & syor.12.' Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

"%. MINUMAN HAKIM & PESERTA :

13.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.13.2 Mendapatkan pem$ekal makanan dengan kos yang $erpatutan.13.3 Mengetahui $ilangan hakim/ guru pengiring dan peserta pertandingan.13.4 Menyediakan pelan lakar $agi menunjukkan masa dan tempat yang

sesuai untuk pengedaran minuman.13." Melantik $e$erapa petugas-petugas untuk mengedar makanan &

minuman.13.# Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

"4. PERASMIAN PEMBUKAAN / PENUTUP :

14.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.14.2 Mem$uat cadangan acara majlis dan melaksanakan aturcara erasmian &

enutup apa$ila diluluskan.14.3 Menyedia dan mengatur persem$ahan selingan.14.4 Melantik pengacara majlis dan dapatkan skrip pengacara.14." Menentukan cara tetamu khas disam$ut.14.# (ekerjasama dengan ! 8adiah.14.% (ekerjasama dengan ! amuan & Minuman.

14.' (ekerjasama dengan awatankuasa 7eknikal enyelaras Majlis.14.) Menyenaraikan peralatan dan $ahan yang diperlukan.14.1* Mengadakan raptai.14.11 Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

"5. RAKAMAN LIPUTAN & SIARAYA :

1".1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.1".2 Menyenaraikan peralatan & $ahan yang diperlukan.1".3 Menyediakan pelan lakar posisi peralatan dan petugas rakaman.1".4 Mem$uat rakaman peringkat pusingan awal jika ada dan pusingan

akhir.1"." Menyediakan set rakaman yang telah diedit peja$at dan ja$atan.

1".# Mengam$il gam$ar-gam$ar pasukan yang $erjaya untuk media.1".% Menyerah segala liputan/ rakaman dan gam$ar-gam$ar kepada urus

setia.1".' Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

4


5/6

"6. PENGANGKUTAN :

1#.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.1#.2 Menyediakan kenderaan 0stand$y di tempat pertandingan.1#.3 Mengam$il tindakan segera jika mana-mana pasukan memerlukan

perkhidmatan.1#.4 Mengenalpasti 9-9 yang memerlukan kenderaan dari tempat

penginapan atau lapangan ter$ang.

1#." Menyediakan jadual tugasan untuk pemandu-pemandu kenderaanja$atan.

1#.# (ekerjasama dengan pasukan kecemasan .1#.% Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

"7. PUBLISITI & SERANTA :

1%.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.1%.2 Menghe$ah & memaklumkan pertandingan ini di media.1%.3 Menyediakan tempat yang sesuai untuk liputan wartawan.1%.4 Menghu$ungi wartawan-wartawan untuk sidang akh$ar. jika perlu1%." Mendapat maklumat lengkap $erkaitan pertandingan daripada urus setia.

1%.# Menyediakan $anners dan posters dan meletakkannya di tempat-tempatyang strategik setelah mendapat ke$enaran daripada kerajaan tempatan.1%.% Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

". PENGINAPAN / MAKAN PESERTA :

1'.1 Menyediakan anggaran per$elanjaan.1'.2 Mengenalpasti sekolah yang sesuai dijadikan tempat penginapan.1'.3 Mendapat maklumat lengkap daripada urus setia $erkaitan $ilangan

pegawai/ guru peserta yang memerlukan penginapan.1'.4 Menyediakan pelan lakar tempat asrama dan dewan makan.1'." Mengadakan papan tanda tunjuk arah di kawasan penginapan.1'.# Menyediakan peraturan asrama/ jadual makan dan seterusnya mem$eri

taklimat kepada pengurus-pengurus pasukan.1'.% Mendapatkan pem$ekal makanan dengan kos yang $erpatutan.1'.' Menyediakan $ilik penda+taran & penerangan dan petugas-petugas di tiap-

tiap tempat penginapan.1'.) Menyediakan $orang penda+taran yang lengkap dengan $utiran pasukan.1'.1* Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

"!. KEWANGAN :

1).1 Mendapatkan sum$angan & tajaan daripada pel$agai sum$er.1).2 Menyediakan senarai peyum$ang atau penaja untuk tujuan jemputan.1).3 (ekerjasama dengan urus setia dan $endahari.

1).4 (ekerjasama dengan ! (uku rogram.1).4 Menyediakan laporan kutipan derma & penajaan.1)." Menyerahkan segala $il-$il kepada (endahari & urus setia.

"


6/6

2#. JURU ACARA :

2*.1 Menyediakan skrip-skrip untuk pertandingan pusingan awal akhir.2*.2 Menyerahkan skrip kepada pihak Urusetia untuk disemak dan diluluskan

se$elum diguna pakai dalam pengacaraan.2*.3 Mendapatkan jadual penuh aturcara pertandingan.2*.4 Mengenalpasti tetamu-tetamu khas yang hadir.2*." Mendapatkan nama penuh pingat & gelaran $agi tetamu khas.2*.# Mendapatkan maklumat pasukan-pasukan yang $ertanding daripada urus

setia.2*.% Memaklumkan hadiah-hadiah/ sijil-sijil dan se$againya yang akan

diterima oleh johan/ nai$ johan/ tempat ketiga dan peserta lain.2*.' Memperkenalkan hakim-hakim semasa pertandingan dijalankan.2*.) Menyenaraikan perkara-perkara penting yang perlu dimaklumkan

se$elum majlis $ermula dan ini meli$atkan perkara-perkara $erikut:2*.).1 penggunaan tele+on $im$it/2*.).2 pergerakan keluar masuk dewan semasa majlis $erjalan/2*.).3 $erdiri semasa tetamu khas $ergerak masuk/2*.).4 keperluan mem$eri laluan untuk tetamu-tetamu khas keluar

terle$ih dahulu selepas majlis selesai

2". PENYELARAS PENERIMA HADIAH21.1 Mendapat senarai nama penerima daripada pihak urusetia.21.2 Memastikan tempat duduk penerima jika disediakan.21.3 Mem$ariskan penerima mengikut susunan untuk majlis penyampaian

hadiah&sijil ds$.21.4 Memastikan wakil penerima jika penerima tidak dapat naik ke pentas.21." Mem$erikan taklimat&arahan ringkas jika perlu tentang penerimaan

hadiah&sijil ds$.21.# Menyelaras tugasan dengan ! 8adiah dan engacara

#

26304777 panduan tugas jawatankuasa pertandingan

Documents