1. pengenalan a) penerangan jabatan / bahagian latar...

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017

1 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )

1. PENGENALAN

a) Penerangan Jabatan / Bahagian

Latar Belakang PERPUSTAM

Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka (PERPUSTAM) telah ditubuhkan melalui

Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka 1975 mengikut Warta Kerajaan No.

3 bertarikh 31 Julai 1975 serta Warta Kerajaan No. 13 bertarikh 16 April 1994 (Pindaan).

Perkhidmatan perpustakaan dibawah Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka bermula

di Tingkat 1, Dewan Hang Tuah, Jalan Hang Tuah Melaka untuk dijadikan sebagai ibu

pejabat dan Perpustakaan Pusat pada tahun 1977.

Perpustakaan Pusat ini kemudiannya berpindah ke bangunan sendiri di Bukit Baru pada

Tahun 1996 dan perkhidmatan dikenali sebagai Perpustakaan Negeri telah dimulakan

pada 1 Julai 1996. Perpustakaan kemudiannya dikembangkan dari semasa ke semasa

diseluruh Negeri Melaka melalui pembukaan Perpustakaan Cawangan, Pekan, Bergerak

dan Desa

Fungsi PERPUSTAM

Menubuhkan, melengkapi, menguruskan dan menyelenggarakan Perpustakaan Awam

(PERPUSTAM).

Membuat semua lain-lain perkara dan hal sebagaimana diperlukan secara berpatutan

bagi semua atau sebarang tujuan Enakmen ini.

Piagam Pelanggan PERPUSTAM

Merancang Dan Melaksanakan Aktiviti-Aktiviti Yang Bersesuaian Bagi Menggalakkan

Minat Membaca Ke Arah Melahirkan Masyarakat Negeri Melaka Yang Berbudaya

Membaca, Berilmu Dan Bermaklumat.

Menyediakan persekitaran yang tenang, selesa dan sesuai untuk aktiviti pembacaan

dan perolehan maklumat.

Objektif & Moto PERPUSTAM

Objektif : - Menyediakan perkhidmatan maklumat dan rujukan terkini

- Mewujudkan masyarakat bermaklumat melalui aktiviti-aktiviti yang

bersesuaian dengan sumber-sumber yang sedia ada di perpustakaan

Moto : Masyarakat Berilmu Penggerak Wawasan



Misi & Visi PERPUSTAM

Misi : Memperkukuhkan Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat

Visi : Peneraju Perkhidmatan Perpustakaan Dan Maklumat Yang Terunggul

Objektif Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan

Mewujudkan masyarakat berbudaya membaca dan berilmu melalui penyediaan

perkhidmatan perpustakaan dan maklumat secara profesional, sistematik, berteknologi

dan cekap

Piagam Pelanggan Bahagian

Memastikan Perpustakaan Dibuka Kepada Pengguna Tepat Seperti Yang Dijadualkan.

Merancang Dan Melaksanakan Aktiviti-Aktiviti Yang Bersesuaian Bagi Menggalakkan

Minat Membaca Ke Arah Melahirkan Masyarakat Negeri Melaka Yang Berbudaya

Membaca, Berilmu Dan Bermaklumat.



b) Pengenalan Inovasi

Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka (PERPUSTAM) dalam usaha memberi nilai

tambah dalam perkhidmatan perpustakaan bagi menjadi one stop centre kepada

masyarakat di negeri Melaka, telah mewujudkan satu Gimnasium Mini. Justeru itu,

tercetus idea untuk membuat satu projek berkaitan dengan perkhidmatan tersebut.

Sistem GAS (Gym Access System) telah dibangunkan pada Oktober 2016 oleh Unit

Teknologi Maklumat, Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka. Sistem ini dibangunkan

dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP dan pangkalan data MY SQL serta

AppServ. Pada awal penghasilan projek, sistem ini hanya mempunyai 3 menu utama

yang terdiri daripada Pendaftaran, Kemasukan, Laporan. Setelah dibuat

penambahbaikan, sistem ini telah mempunyai 2 tambahan menu utama iaitu Carian dan

Ubahsuai.

(i)Tujuan Projek/Inovasi

Tujuan projek ini dihasilkan adalah untuk mengatasi masalah pendaftaran Gimnasium

Mini di PERPUSTAM mengambil masa yang lama. Selain itu juga, ianya bertujuan untuk

mengurangkan kos tenaga kerja serta meningkatkan mutu perkhidmatan yang sedia ada

di PERPUSTAM agar jumlah pengguna dan pengunjung di PERPUSTAM meningkat.

Melalui sistem ini, pengguna boleh mendapatkan statistik jumlah ahli Gimnasium Mini

yang didaftarkan mengikut kategori yang telah ditetapkan. Sistem ini juga dilengkapi

dengan modul “backup” untuk memastikan maklumat yang disimpan selamat jika terjadi

sebarang masalah dengan pangkalan data.

(ii) Objektif Projek/Inovasi

Meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatan

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Memperbaiki keadaan kerja

(iii) Proses Pelaksanaan Inovasi

Projek ini telah dilaksanakan secara in-house. Ini kerana di PERPUSTAM terdapat

kakitangan yang mahir dalam mengendalikan perisian yang digunakan untuk

menghasilkan projek ini.

(iv) Tempoh Pelaksanaan

Projek ini telah dilaksanakan dengan menyediakan pelan tindakan penyelesaian dalam

tempoh 4 bulan iaitu bermula September 2016 sehingga Disember 2016. Berikut

merupakan pelan tindakan penyelesaian yang disediakan :



Aktiviti / Pelaksanaan

September Oktober November Disember

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Mengenalpasti ciri-ciri dan fungsi inovasi

Menentukan jenis bahan yang digunakan untuk

membuat inovasi

Membuat draf/lakaran inovasi

Menguji pengoperasian inovasi

Penambahbaikan inovasi

Latihan penggunaan kepada kakitangan / ahli

kumpulan

(v) Peringkat Pelaksanaan

Kajian – penekanan kepada keperluan inovasi sosial dan membuka peluang baru

bagi menyelesaikan permasalahan tertunggak.

Norma kerja pendaftaran keahlian Gimnasium Mini secara manual diperhalusi dan

melihat kelewatan pendaftaran sebagai satu masalah yang menyebabkan

kecenderungan untuk mewujudkan satu sistem bagi mempercepatkan pendaftaran.

Cadangan – idea dibangunkan dan diketengahkan.

Kakitangan PERPUSTAM merangka butiran yang perlu ada pada pendaftaran

Gimnasium Mini untuk dijadikan kandungan di dalam sistem yang akan dibangunkan.

Cadangan dihasilkan dengan kaedah pencarian contoh sistem pendaftaran yang sedia

ada untuk dijadikan sebagai rujukan serta diketengahkan kepada pihak pengurusan

untuk mendapatkan pendapat dan persetujuan dalam merealisasikan cadangan

tersebut.

Prototaip – idea dibangunkan secara fizikal bagi tujuan ujicuba dan di fasa

pembangunan.

Pada awal penghasilan projek, ianya dibangunkan tanpa mempunyai akses kepada

pangkalan data. Setelah itu, Gym Access System (GAS) diwujudkan dan telah dibuat

percubaan di kalangan kakitangan terlebih dahulu bagi melihat kekurangan untuk dibuat

penambahbaikan. Pada awal percubaan, ianya hanya dihasilkan pada 1 komputer

sahaja.



Pengekalan - Pembangunan idea inovasi dikekalkan dan dijadikan sebahagian

daripada norma harian.

Projek GAS kini telah digunakan sebagai sistem untuk merekod maklumat ahli

gimnasium mini dengan lebih cepat dan teratur. Kini penggunaan GAS boleh digunakan

di beberapa lokasi kaunter yang terdapat di PERPUSTAM untuk memudahkan dan

mempercepatkan proses pendaftaran serta mengurangkan kos tenaga kerja.

(vi) Implikasi Kewangan

Jabatan telah dapat menjimatkan kos sebanyak RM 237, 600.00 bagi tempoh setahun

dengan terhasilnya inovasi ini. Pengiraan implikasi kewangan adalah seperti berikut :

RM1.10 = Gaji Seminit x 10minit(penjimatan masa)

RM1.10 x 20 (purata pengguna gim harian) = RM22.00 (sehari)

RM22.00 x 30 hari = RM 660.00 (sebulan)

RM660.00 x 12 bulan = RM 7 920.00 (setahun) – untuk seorang kakitangan sahaja

RM 7 920.00 x 30 (kakitangan) = RM 237, 600.00

Selain itu juga, sistem ini dibangunkan tanpa menggunakan sebarang kos kewangan. Ini

kerana aplikasi yang digunakan adalah “open source”. Bagi tenaga kerja sumber

manusia pula, pegawai yang bertanggungjawab dalam pembangunan sistem ini adalah

terdiri daripada Penolong Pegawai Teknologi Maklumat di Unit Teknologi Maklumat,

PERPUSTAM.

(vii) Kaedah Pencetusan Idea

Pengurusan atasan dan warga / pelanggan.

- Projek GAS ini terhasil adalah disebabkan rungutan/aduan yang diterima oleh pihak

pengurusan dalam bentuk borang maklumbalas daripada pengguna gimnasium.

Antaranya ialah pendaftaran mengambil tempoh masa yang lama serta kaedah yang

digunakan tidak melambangkan perkhidmatan yang diberikan adalah yang terbaik.

- Beberapa kaedah juga digunakan dalam usaha untuk menghasilkan inovasi dalam

mengatasi masalah yang dihadapi. Kaedah yang dimaksudkan adalah seperti berikut

:



Kaedah PDCA (Plan, Do, Check, Act)

- Tujuan kaedah ini digunakan adalah untuk memastikan agar pencarian masalah

yang dihadapi dapat dilaksanakan serta masalah dapat diselesaikan mengikut

perancangan yang telah ditetapkan.

Kaedah Brainstorming

- Kaedah ini digunakan untuk memastikan agar masalah yang dihadapi adalah

masalah utama serta ianya haruslah mempunyai kaitan dengan misi dan visi

jabatan. Kaedah ini secara tidak langsung memudahkan pihak pengurusan untuk

mengetahui masalah yang sering dihadapi dikalangan kakitangan.

- Ianya juga bertujuan agar masalah yang akan diselesaikan mempunyai kesan

kepada jabatan serta pengguna.

Kaedah 5W+1H juga digunakan untuk mengetahui dengan lebih tepat mengenai

masalah yang dihadapi.

Selain itu juga, Rajah Ishikawa digunakan dengan tujuan untuk menyenaraikan punca-

punca yang utama berlakunya masalah yang dihadapi. Ini memudahkan pihak

pengurusan untuk melihat sejauh manakah masalah yang dihadapi memberi kesan

kepada jabatan mahupun pengguna berdasarkan punca-punca tersebut.

Edaran borang soal selidik juga dilaksanakan dengan tujuan untuk mendapatkan

sokongan daripada pengguna dalam mengetahui samada masalah yang akan

diselesaikan memberi impak/manfaat kepada mereka ataupun tidak.

(viii) Eleman Kolaborasi

Penghasilan GAS bukan sahaja diusahakan oleh Bahagian Perkhidmatan, malah ianya

juga dibantu oleh kakitangan di Unit Teknologi Maklumat dalam merealisasikan projek

ini.

(ix) Kategori Inovasi

Inovasi Penyampaian Perkhidmatan.

(x) Indikator / Ciri-ciri Utama Inovasi

Memberi impak ketara kepada pelanggan.

- Ini merupakan faktor utama inovasi perlu dihasilkan dimasa ianya akan memberikan

kepuasan kepada pelanggan dalam penggunaan perkhidmatan di PERPUSTAM.

Inovasi yang tercipta juga secara tidak langsung memudahkan pengguna untuk

berurusan di PERPUSTAM.



- Projek GAS sememangnya memberikan kesan/impak kepada pelanggan dimana

tempoh pendaftaran gimnasium mini dapat dipendekkan dan proses dapat

dipercepatkan. Ianya juga telah mengurangkan penggunaan tenaga kerja semasa

proses pendaftaran tersebut. Pelanggan juga mudah untuk mengetahui status

keahlian setelah terhasilnya sistem GAS ini.

Memanfaatkan penggunaan teknologi

- Gimnasium Mini mempunyai 1 set komputer yang boleh digunakan oleh kakitangan

untuk melakukan kerja-kerja harian. Untuk itu, pihak pengurusan mengambil

pendekatan untuk memanfaatkan peralatan yang sedia ada agar dapat digunakan

dengan lebih maksimum dalam usaha meningkatkan kualiti penyampaian

perkhidmatan di PERPUSTAM.

- Sistem GAS ini bukan sahaja boleh digunakan di gimnasium mini sahaja, malah

ianya boleh digunakan di semua kaunter didalam rangkaian yang sama agar

perkhidmatan terbaik dapat diberikan kepada pelanggan.

Meningkatkan kecekapan dan mengoptimumkan kos

- Sistem GAS ini telah menyebabkan proses pendaftaran gimnasium mini dapat

dijalankan secara sistematik dan teratur. Ianya juga membantu meningkatkan kualiti

penyampaian perkhidmatan agar pengguna berpuas hati semasa mendapatkan

perkhidmatan di PERPUSTAM.

- Kakitangan juga dapat menjalankan pekerjaan dengan lebih cekap dan pantas. Ini

kerana proses pendaftaran gimnasium mini kini mengambil masa yang singkat

disebabkan tidak perlu untuk merekod pendaftaran pengguna gim didalam buku

pendaftaran serta pencarian maklumat pengguna gim menjadi lebih mudah dengan

terhasilnya sistem GAS.

- Projek GAS ini juga membantu jabatan untuk mengoptimumkan kos yang digunakan

dalam kerja seharian dalam konsep “Rakyat Didahulukan Pencapaian Diutamakan”.

(xi) Input Pelanggan diambil kira dalam peringkat penghasilan inovasi

Semua peringkat

(xii) Mekanisme Maklum balas Pelanggan

Kaedah Borang Soal Selidik / Maklumbalas



2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

Sebelum terhasilnya inovasi GAS, masa yang diambil untuk pendaftaran gimnasium

mini adalah sebanyak 15 minit, tetapi selepas wujudnya GAS, tempoh pendaftaran

dapat dikurangkan iaitu menjadi 5 minit.

Pendekatan analisis punca-punca masalah paling mungkin juga digunakan dalam

mengenalpasti punca-punca utama berlakunya masalah tersebut dalam usaha untuk

menanganinya. Berdasarkan punca-punca tersebut, maklumbalas diperolehi daripada

pengguna berdasarkan borang soal selidik yang diedarkan untuk mengetahui punca

manakah yang paling utama yang menyebabkan berlakunya pendaftaran gimnasium

mini mengambil tempoh masa yang lama.

Berikut merupakan borang soal selidik yang telah diperolehi sebelum dan selepas.

Sebelum Selepas

Perbandingan data yang diperolehi daripada borang soal selidik tersebut ditunjukkan

dalam bentuk rajah pareto.

Sebelum Selepas

A: Pendaftaran Manual B:Lokasi Buku Pendaftaran Tidak Tetap

C:Tenaga Kerja Terhad D:Kertas Yang Banyak



Carta Alir Kerja - Pendaftaran Gimnasium Mini (Sebelum)

Carta Alir Kerja - Pendaftaran Gimnasium Mini (Selepas)



3. IMPAK INOVASI

Agensi / Jabatan

- Keberhasilan projek ini telah meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan di

PERPUSTAM. Ianya juga secara tidak langsung memberi kesan/impak kepada

masalah yang dihadapi, antaranya ialah :

I. Proses pendaftaran gimnasium mini dapat dilaksanakan dengan cepat dan

teratur.

II. Penggunaan kertas dapat dikurangkan/dijimatkan.

III. Memudahkan pencarian maklumat pengguna.

4. ELEMEN INOVASI

(i) Inovatif / Kreativiti

Inovasi GAS ini merupakan penciptaan yang ditambahbaik daripada sistem manual

yang digunakan sebelum ini. Dengan terhasilnya GAS, ianya secara tidak langsung

mempercepatkan proses pendaftaran gimnasium mini yang sebelum ini mengambil

tempoh masa 15 minit, kini sudah menjadi 5 minit.

Projek ini dihasilkan atas usaha sama dengan unit teknologi maklumat untuk

mewujudkan satu sistem yang boleh digunakan pada komputer yang sedia ada di

gimnasium mini. Ianya juga dalam usaha untuk mengelakkan pengeluaran kos dengan

pembelian sistem secara “out-source”.

(ii) Keberkesanan

Penggunaan GAS didalam norma kerja harian memberikan kesan yang cukup positif

kepada agensi,kakitangan dan juga pelanggan. Antaranya ialah dengan peningkatan

produktiviti kerja antara kakitangan serta peningkatan jumlah pengguna gim dari semasa

ke semasa berdasarkan statistik yang diperolehi. Pengguna gim juga memberikan

maklumbalas yang positif berdasarkan borang maklumbalas yang diperolehi oleh agensi

setelah terhasilnya GAS.

Ini membuktikan bahawa sistem GAS memberikan kemudahan kepada pengguna

dengan lebih selesa dalam menggunakan perkhidmatan di PERPUSTAM.

Keberkesanan sistem GAS ini juga dapat dilihat berdasarkan penjimatan yang diperolehi

oleh pihak jabatan iaitu sebanyak RM 237, 600.00 setahun.



(iii) Signifikan

Sistem GAS yang diwujudkan ini merupakan salah satu aplikasi yang mesra pengguna.

Dimana kakitangan mudah memahami prosedur pendaftaran baru yang diwujudkan

berdasarkan sistem ini serta ianya mempercepatkan proses pencarian dan pendaftaran

ahli gimnasium.

Berikut merupakan gambaran sistem GAS yang telah diwujudkan.

“Log In” Halaman Utama

Pendaftaran Laporan



Selain itu juga, penggunaan GAS ini juga dapat menjimatkan penggunaan kertas. Ini

kerana tiada lagi buku pendaftaran yang digunakan semasa proses pendaftaran ahli

gimnasium. GAS juga telah dapat menjimatkan masa semasa waktu pendaftaran iaitu

penjimatan sebanyak 10 minit.

Projek GAS yang dihasilkan berkait secara langsung dengan visi dan misi Perbadanan

Perpustakaan Awam Melaka (PERPUSTAM). Visi dan Misi PERPUSTAM adalah seperti

berikut

o VISI

Peneraju Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat Yang Terunggul

o MISI

Memperkukuhkan Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan dan

Maklumat

Projek ini juga terhasil berdasarkan objektif jabatan iaitu menyediakan perkhidmatan

maklumat dan rujukan terkini, mewujudkan masyarakat bermaklumat melalui aktiviti-

aktiviti yang bersesuaian dengan sumber-sumber yang sedia ada di perpustakaan. Ini

menunjukkan GAS merupakan keperluan yang seharusnya diaptasikan di PERPUSTAM

dalam memenuhi kehendak jabatan dan pelanggan. Ianya juga menyokong seruan

kerajaan „Rakyat Didahulukan Pencapaian Diutamakan.

(iv) Relevan

Projek GAS ini seiring dengan matlamat kerajaan yang menuju kearah Transformasi

Nasional 2050 (TN50), dimana kerajaan menginginkan gerbang maya digunakan dalam

interaksi harian. Penggunaan perkhidmatan melalui platform digital juga menjadi amalan

biasa dikalangan masyarakat.

5. PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Projek GAS telah menerima penganugerahan daripada jabatan berdasarkan potensi

yang ditunjukkan dapat memberi manfaat dan kebaikan kepada semua berdasarkan

pertandingan inovasi yang telah dipertandingkan oleh jabatan secara dalaman.

6. PENUTUP

Secara keseluruhannya, projek inovasi ini memberikan impak yang positif kepada

jabatan khususnya dalam menaik taraf penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

Projek ini juga mencungkil bakat dan kreativiti kakitangan dalam menyelesaikan

permasalahan dalam proses mengurangkan atau sifar aduan pelanggan.

1. pengenalan a) penerangan jabatan / bahagian latar...

Documents