BAHAGIAN A

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

ASRAMA

1

KANDUNGAN

BAHAGIAN A : PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ASRAMA

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA 3

Carta Organisasi Pengurusan Asrama 4

A. TANGGUNGJAWAB PENGETUA/GURU BESAR 5

B. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN PENTADBIRAN 8

C. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID 8

D. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN KOKURIKULUM 9

E. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN PETANG 9

F. TUGAS KETUA WARDEN 9

G. TUGAS WARDEN 10

H. TUGAS PENYELIA ASRAMA 11

I. TUGAS PEMBANTU PENGURUSAN MURID (PPM) 14

J. TUGAS PEMANDU KENDERAAN ASRAMA 20

K. TUGAS PENGAWAL KESELAMATAN 20

L. TUGAS PEKERJA RENDAH AWAM (PRA) 22

M TUGAS PEKERJA PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN KAWASAN. 22

N. SISTEM FAIL 23

2

Pengetua/Guru Besar

PK HEMPK Pentadbiran PK Kokurikulum PK Petang

Guru Kanan

Ketua PembantuTadbir

Pembantu Tadbir

Ketua Warden

Warden

Guru Disiplin

Penyelia Asrama Kanan

S/U Sukan

S/U Beruniform

S/U Persatuan

Penyelaras HEM

Penyelaras KOKU

Penyelia Asrama

Kontraktor Makanan Bermasak/ Mentah

Kontraktor Kawalan Keselamatan

Kontraktor Pembersihan Kawasan

Pembantu Peng. Murid

Guru Kaunseling

MURID ASRAMA

PAR

Guru Agama

3

PENGURUSAN PENTADBIRAN ASRAMA

Carta Organisasi Pengurusan Asrama Sektor Pembangunan Kemanusiaan

PENGARAH PELAJARAN NEGERI

KETUA SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

PEGAWAI PELAJARAN DAERAH

UNIT HAL EHWAL MURID

PENGETUA/GURU BESAR SEKOLAH BERASRAMA

4

A. TANGGUNGJAWAB PENGETUA/GURU BESAR

Pengetua/Guru Besar perlu melaksanakan/menyediakan perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran asrama iaitu :

1. Dasar

Visi dan Misi

Falsafah dan Matlamat

Peraturan Asrama

Pengambilan dan Pemilihan Murid Asrama

2. Pengurusan dan Pentadbiran Asrama

Penasihat semua jawatankuasa di asrama

Menyediakan struktur organisasi pengurusan asrama

Mengagihkan tugas kakitangan asrama

Mengurus pelantikan warden

Menyediakan dan mengawalselia pejabat pentadbiran asrama dan rumah warden.

Mengurus, memantau dan menguatkuasa Kontrak Bekalan Makanan Bermasak/Mentah, Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dan Perkhidmatan Pembersihan Kawasan

Mengurus pembangunan dan penyelenggaraan fizikal bangunan, peralatan dan kemudahan asrama.

Memaklumkan dan menghantar semua laporan yang berkaitan dengan kes-kes keracunan makanan, dendaan dan kes-kes yang melanggar perjanjian kontrak penswastaan kepada Jabatan Pelajaran Negeri.

3. Pengurusan dan Pentadbiran Kewangan

Menentukan keperluan peruntukan asrama dan anggaran belanja mengurus mencukupi.

Memastikan kewangan asrama diurus mengikut kehendak Pekeliling Kewangan.

Mengawalselia semua pungutan yuran asrama.

5

Mengurus pembayaran tuntutan bekalan makanan bermasak/mentah kepada pembekal setiap dua minggu sekali.

Memastikan semua jenis pembayaran dijelaskan oleh kontraktor atau pihak lain (seperti pihak yang menyewa bangunan asrama) kepada asrama supaya tidak berlaku Akaun Belum Terima (ABT).

Memastikan pihak kontraktor telah menjelaskan semua tanggungan yang berkaitan dengan asrama seperti bil air, bil elektrik, kerosakan peralatan, dan premis sebaik sahaja kontrak tamat.

4. Pengurusan Murid Asrama

4.1 Akademik

Memastikan jadual harian murid asrama dirancang dan disediakan secara sistematik.

Mempastikan jadual ‘prep’ dipatuhi sepanjang masa.

Melantik warden yang bertanggungjawab menyelia perjalanan jadual ‘prep’ setiap hari.

Menyediakan tempat ‘prep’ yang selesa.

Merancang dan melaksanakan kelas tambahan.

Menyediakan perpustakaan, buku rujukan, komputer serta kemudahan pengajaran dan pembelajaran yang mencukupi.

Merangka, merancang, melaksana, memantau dan menilai program peningkatan dan kecemerlangan akademik menerusi perancangan strategik jangka pendek dan jangka panjang.

4.2 Disiplin

Memastikan peraturan asrama dipatuhi oleh murid dan waris serta dikuatkuasakan pelaksanaannya.

Menyediakan sistem pemantauan disiplin yang sesuai dan mampu menangani permasalahan murid asrama.

6

4.3 Kokurikulum dan Sukan

Memastikan semua murid asrama mengambil bahagian di dalam semua aktiviti kokurikulum dan sukan di asrama.

Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.

Menyediakan jurulatih dan pembimbing.

Mengadakan pertandingan antara ‘dormitori’ dan asrama.

Mengadakan lawatan sambil belajar/integrasi/program pertukaran pelajar.

Memastikan murid asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran Pejabat Pelajaran Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi luar.

4.4 Pembangunan Sahsiah

Mengadakan kursus-kursus motivasi, kepimpinan dan ketahanan diri.

Mengadakan kelas Fardhu Ain.

Menganjurkan majlis-majlis sempena hari kebesaran Islam.

Mengadakan program penghayatan sempena hari kemerdekaan/kebesaran negara.

4.5 Kebajikan

Mempastikan kebajikan murid asrama dititikberatkan seperti penyediaan tempat tinggal yang kondusif.

Mempastikan murid asrama yang sakit diberikan rawatan yang sewajarnya.

Mempastikan tempat tinggal warden dalam keadaan yang selamat dan selesa.

Mewujudkan Tabung Kebajikan Murid Asrama (mesti mendapat kelulusan Jabatan Pelajaran Negeri).

Menubuhkan Majlis Perwakilan Ibubapa yang terdiri daripada ibubapa/waris murid.

5. Surat Pekeliling Ikhtisas

Memahami dan melaksanakan Surat Pekeliling Ikhtisas dan arahan berkaitan dengan asrama.

B. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

7

Melaksanakan program peningkatan akademik murid asrama.

Pengurusan kewangan asrama.

Pengurusan kakitangan asrama..

Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

Menjalankan tugas Pengetua/Guru Besar semasa ketiadaannya.

C. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama .

Membantu dalam perlantikan warden asrama.

Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Murid Asrama.

Membantu dan memantau kewangan asrama.

Menyelaraskan semua pungutan wang seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok.

Membantu mengurus kakitangan asrama.

Memastikan pengurusan kesihatan murid asrama dijaga.

Menyemak data SMA.

Menyelia tugas warden, penyelia asrama dan pembantu pengurusan murid.

Memastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual/menu yang ditetapkan.

Memastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat.

Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.

Memastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkanpenyertaan murid asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.

Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama.

Bertanggungjawab atas keselamatan murid, bangunan dan alatan asrama supaya sentiasa dalam keadaan baik.

Menyelia supaya penggunaan air dan eletrik tidak berlaku pembaziran.

Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama.

Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada

8

Pengetua/Guru Besar.

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

D. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

Memastikan semua murid asrama melibatkan diri di dalam semua aktiviti kokurikulum dan sukan di asrama.

Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.

Menyediakan jurulatih dan pembimbing.

Memastikan murid asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran Pejabat Pelajaran Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi luar.

Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

Menjalankan tugas Pengetua/Guru Besar semasa ketiadaannya.

E. TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN PETANG

Membantu pihak pengurusan asrama dalam melaksanakan aktiviti kurikulum dan kokurikulum.

Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

Menjalankan tugas Pengetua/Guru Besar semasa ketiadaannya.

F. TUGAS KETUA WARDEN

Mewakili Pengetua/ Guru Besar/Penolong Kanan Hal Ehwal Murid seperti yang diarahkan.

Menentukan dasar-dasar asrama yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama dilaksanakan sepenuhnya.

Menyelia dan menyelaras tugas-tugas warden.

Memeriksa Buku Laporan Harian Warden dan melaporkannya kepada Penolong Kanan Hal Ehwal Murid.

Mengadakan mesyuarat dengan warden-warden asrama sekurang-kurangnya sebulan sekali dan merekodkan mesyuarat tersebut untuk dikemukakan kepada Pengetua/Guru Besar.

Bertanggungjawab dalam pengurusan disiplin, kaunseling dan program pembangunan insan di asrama.

9

Memastikan warden menjalankan tanggungjawabnya.

Membantu Penyelia Asrama dalam menyediakan data SMA.

Membantu menguruskan kemasukan murid baru seperti penyediaan borang/dokumen, taklimat kemasukan dan orientasi murid baru dan sebagainya.

Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan oleh pihak pentadbir.

G. TUGAS WARDEN

Menguatkuasakan/ mempastikan peraturan asrama dipatuhi dan mengambil tindakan ke atas hal-hal berkaitan disiplin berdasarkan prosedur yang ditetapkan.

Menyemak, menyiasat serta mengambil tindakan susulan ke atas laporan harian pengawas dan Ketua Dormitori.

Menyediakan laporan harian untuk tindakan Pengetua/Penolong Kanan HEM.

Menyelia/memantau aktiviti-aktiviti harian dan berkala; contohnya: Kelas persediaan Waktu Solat Waktu makan Kelas fardhu ain/kelas agama Aktiviti gotong- royong Pertandingan antara dormitori Majlis Makan Beradab Aktiviti Sukan dan Kokurikulum

Memantau pengawas bertugas menjalankan ’roll-call.’

Mengadakan pemeriksaan dan ’roll-call’ .

Menguruskan kebenaran keluar/masuk murid asrama.

Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Lembaga Pengawas Asrama dan Ketua-Ketua Dormitori.

Mengadakan pemeriksaan dan membuat laporan harian dormitori, bilik-bilik khas, tandas, bilik air, persekitaran serta dewan makan.

Mengurus murid sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.

Memantau dan memeriksa laporan prestasi akademik serta mengambil tindakan susulan yang sesuai.

Membuat persediaan untuk mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama: Minit Mesyuarat terdahulu Laporan bulanan asrama Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikutnya.

10

Mesyuarat/Perjumpaan Warden dengan Lembaga Pengawas Asrama sekurang-kurangnya sebulan sekali.

Membantu mengurus kemasukan murid asrama. Penyediaan borang/dokumen Taklimat kemasukan Sesi suai kenal murid baru

Menyediakan Takwim serta Jadual Harian Asrama.

Mengumpul data/maklumat murid untuk: Menganalisa prestasi akademik/peperiksaan Melengkapkan Borang Kutipan Data Asrama ke Jabatan Pelajaran Negeri.

Negeri. Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel.

Mengadakan perjumpaan dengan waris.

Mengadakan Latihan kecemasan.

Memantau peralatan, kemudahan serta perkara-perkara yang berkaitan dengan keselamatan.

Menyelia dan memantau kebajikan murid berkaitan: Makanan Keselesaan di asrama Kesihatan Keselamatan Biasiswa

Membantu Penyelia Asrama dalam urusan : Pungutan yuran asrama Perkhidmatan pembersihan kawasan Kawalan keselamatan Penguatkuasaan kontrak bekalan makanan asrama

Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar dan Penolong Kanan HEM. .

H. TUGAS PENYELIA ASRAMA

1.0 Pentadbiran

Menyelia kakitangan asrama, perkhidmatan keselamatan dan pembersihan.

Mengurus inventori asrama.

Mengurus stor-stor asrama.

Menyediakan rekod-rekod pelajar yang tinggal di asrama.

Menyediakan jadual tugas harian/bulanan bagi kakitangan asrama.

11

Mengurus Pejabat Asrama dan memastikan perkara-perkara berikut teratur dan kemas.

Sistem Fail Data-data Peralatan dan perabot serta susun aturnya Buku Stok/Inventori peralatan,perkakas,perabot, dan lain-lain Pekeliling-pekeliling yang berkaitan asrama Buku Laporan Prestasi Kontraktor Membantu warden dalam urusan/proses pengambilan dan pendaftaran murid

baru.

Memastikan hapuskira peralatan dan perabot asrama / dewan makan diuruskan.

Bertanggungjawab melaporkan sebarang kerosakan kepada Pengetua/Guru Besar dan mengambil tindakan susulan setelah mendapat kebenaran.

Mengumpul maklumat dari pihak yang berkaitan, menyediakan data dan menghantarkannya kepada pihak-pihak yang memerlukan.

Membantu menjayakan sebarang aktiviti asrama.

Menghadiri mesyuarat, taklimat serta kursus yang berkaitan.

Mengurus hal-hal berkaitan penggunaan asrama oleh pihak luar.

Membantu tugas-tugas warden ketika ketiadaannya di asrama.

Bertanggungjawab melengkap dan mengemaskini data SMA.

Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar atau Penolong Kanan HEM.

2.0 Kewangan

Mengurus permohonan pembelian barang dan peralatan asrama untuk kegunaan asrama.

Menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.

Mengurus pembayaran bil-bil asrama.

Mengurus Buku Tunai Asrama.

Menutup akaun asrama setiap hujung bulan.

Membuat penyata audit setiap hujung tahun.

Menuntut Geran Perkapita (PCG) asrama dan pelarasan jika ada.

Membuat kutipan yuran asrama

Membantu memohon kelulusan menggunakan Wang Lebihan Makanan Asrama ke Jabatan Pelajaran Negeri/ Kementerian Pelajaran Malaysia.

12

3.0 Kontrak Penswastaan

3.1 Bekalan Makanan Bermasak

Mengawal kebersihan makanan dan minuman serta pekerja dewan makan mengikut garis panduan kesihatan.

Mengemukakan laporan bulanan makanan ke Jabatan Pelajaran Negeri.

Mengemukakan laporan makanan tahunan ke Kementerian PelajaranMalaysia.

Bertanggungjawab sepenuhnya berkaitan bekalan makanan:

Mengisi Borang Pesanan (Jadual 8) Menerima dan memeriksa bahan mentah Mendapatkan pengesahan atau persetujuan Pengetua/Guru Besar jika berlaku pertukaran bahan/menu. Memantau proses penyediaan makanan. Mengurus buku laporan harian bekalan bermasak. Memastikan kontraktor mematuhi perjanjian kontrak dari aspek

bahan mentah, menu, spesifikasi dan masa yang ditetapkan.

Memastikan premis,perabot dan peralatan selamat digunakan.

Memastikan kontraktor mematuhi peraturan/ garis panduan berkaitan pekerja yang dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran, Kementerian Kesihatan dan Pihak Berkuasa Tempatan.

Memastikan penerimaan bahan mentah mencukupi dan berkualiti.

Membantu menguatkuasakan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan tender bekalan makanan asrama.

3.2 Kawalan Keselamatan

Mempastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas seperti dalam perjanjian kontrak.

Menyediakan jadual bertugas Pengawal Keselamatan.

Menyedia dan menghantar laporan harian/bulanan kepada pihak pengurusan sekolah.

3.3 Pembersihan Kawasan

Mempastikan kerja-kerja pembersihan kawasan dijalankan seperti dalam perjanjian kontrak.

13

Menghantar laporan bulanan kepada pihak sekolah dan kontraktor.

4.0 Kebajikan

Penyeliaan kesihatan murid berkaitan:

Pengurusan bilik sakit. Pengurusan pergerakan murid asrama ke klinik/hospital. Memberi bantuan mula kepada murid asrama. Menyediakan dan mengemaskini rekod kesihatan murid asrama.

5. 0 Fizikal

Menjaga kebersihan kawasan asrama termasuk bangunan-bangunan.

Melaporkan kerosakan harta benda kerajaan.

Menjaga semua alatan dan kemudahan di asrama.

Menjalankan pemeriksaan setiap pagi untuk menentukan kebersihan dormitori, tandas, bilik air, bilik-bilik khas, surau, dewan makan dan persekitaran asrama dalam keadaan bersih , teratur dan diurus rapi.

Menghantar Laporan Bulanan Pembersihan Kawasan Asrama.

6.0 Keselamatan

Memastikan semua peralatan keselamatan di asrama berfungsi dengan baik.

Memastikan keselamatan persekitaran asrama.

Memastikan semua kerosakan di asrama diselenggara dengan segera.

Memastikan semua pendawaian dan peralatan elektrik selamat digunakan.

I. TUGAS PEMBANTU PENGURUSAN MURID (PPM)

Bertanggungjawab dalam pembentukan perkembangan jasmani, emosi, rohani dan intelek murid asrama.

Menjaga hal ehwal murid-murid istimewa/murid-murid sekolah rendah daripada semua aspek pengurusan di asrama.

Membimbing/melatih/mengasuh kanak-kanak istimewa/murid-murid sekolah rendah mengenai semua aspek yang berkaitan dengan tata kelakuan, akhlak, adab sopan, menjaga kebersihan diri/alam sekitar.

Melayan keperluan murid yang sakit atau bermasalah emosi.

Mengawasi keselamatan murid.

Menjadi pengantara dengan ibu bapa dan penjaga murid.

14

Menghadiri dan mengambil bahagian dalam setiap mesyuarat pengurusan asrama.

Membantu pelaksanaan program orientasi murid baru.

Bertanggungjawab melaporkan kepada pihak pentadbir dan pengurusan asrama sebarang perkara yang tidak teratur, tidak mencukupi dan tidak sesuai di asrama.

Menyemak dan memastikan keperluan diri murid asrama terurus.

Menyediakan laporan/rekod kesihatan murid asrama.

Membantu pelaksanaan aktiviti murid asrama.

Memastikan pelaksanaan aktiviti berjalan mengikut jadual:

Aktiviti Umum - membantu melaksana dan memastikan murid mengambil bahagian secara aktif dalam aktiviti seperti berikut:

Perhimpunan Umum Gotong-royong Aktiviti sukan dan rekreasi Kelas Fardu Ain Pemeriksaan mengejut/“roll call” Sambutan Hari Kebesaran Latihan Kecemasan Lawatan Sambil Belajar

Aktiviti Harian – Melaksana serta memastikan aktiviti harian dipatuhi oleh semua murid.

Melatih, mendidik dan memastikan murid ke sekolah mengikut masa yang ditetapkan.

Hadir ke sekolah 15 minit sebelum waktu persekolahan rasmi bermula :

Hari persekolahan harian Kelas bimbingan Persekolahan Gantian Aktiviti Sukan dan Permaianan / kokurikulum Majlis dan Upacara sekolah

Membawa bahan dan peralatan yang selengkapnya ke sekolah.

Memaklumkan kepada guru kelas / pihak pentadbiran jika murid tidak dapat hadir ke sekolah atas sebab-sebab kesihatan.

Kelas Persediaan

Membimbing dan membantu murid belajar selepas waktu persekolahan.

Memastikan murid mempunyai masa rehat yang mencukupi sebelum masuk ke kelas persediaan.

15

Membimbing dan memastikan murid asrama hadir ke kelas persediaan pada waktu yang ditetapkan.

Membaca buku dan membuat kerja sekolah.

Mematuhi disiplin belajar ketika berada di dalam kelas.

Mengemas bahan dan peralatan yang digunakan sebelum meninggalkan bilik kelas persediaan.

Waktu Solat

Membimbing dan menentukan murid Islam bersuci dan bersembahyang lima waktu serta menguruskan kelas Al-Quran.

Membersihkan diri murid sebelum solat dan belajar Al-Quran.

Memakai pakaian yang sesuai, lengkap dan bersih.

Hadir ke surau untuk bersembahyang berjemaah sebelum azan.

Hadir ke kelas Al-Quran selewat-lewatnya 5 minit sebelum kelas bermula.

Mengambil wuduk sebelum solat / kelas Al-Quran.

Tidak melakukan perkara yang dilarang ketika berada di surau/kelas al-Quran.

Sentiasa memelihara kekemasan dan kebersihan surau/ kelas al-Quran.

* Bagi murid bukan Islam, masa ini dipenuhi dengan aktiviti yang boleh meningkatkan kerohanian mengikut kesesuaian amalan dan kepercayaan agama mereka.

Waktu Makan

Melayan, membimbing dan memastikan penghuni asrama mengamalkan cara-cara dan adab sopan ketika makan.

Membasuh tangan dengan sabun sebelum memegang peralatan makan.

Beratur ketika mengambil makanan.

Mengambil makanan mengikut keperluan bagi mengelakkan pembaziran.

Duduk dengan tenang dan sopan.

Membaca doa sebelum makan. Tidak berbual secara keterlaluan dan bermain ketika makan.

Membaca doa selepas makan.

Meletakkan peralatan makan di tempat yang disediakan selepas makan.

16

Membersikan tangan selepas makan.

Keluar dari dewan makan dengan teratur.

Waktu Masuk dan BangunTidur

Melatih murid tidur pada masa yang ditetapkan.

Melatih dan memastikan murid supaya membuang air dan membersih diri sebelum masuk tidur.

Melatih murid supaya mengamalkan adab-adab tidur.

Memastikan lampu ‘dormitori’ dipadamkan semasa waktu tidur.

Memastikan murid membersih dan mengemas tempat tidur setiap masa seperti mengemas katil, melipat selimut bercadar dan bersarung bantal.

Pemeriksaan kesihatan

Melatih murid menjaga kebersihan,keceriaan dan keselamatan di asrama Menjaga kebersihan dormitri, tandas, persekitaran dan bilik-bilik khas Mempastikan tidak ada sampah di persekitaran asrama Bersama bertanggungjawab memelihara kesegaran tumbuhan Sentiasa menggunakan kasut ketika berjalan

Pengurusan diri

Membimbing murid asrama sentiasa memelihara kekemasan dan kebersihan diri Membimbing murid asrama menyesuaikan diri dengan rakan-rakan dalam pergaulan Membimbing murid mengemas diri dengan baik dan memakai pakaian dengan

kemas dan teratur

Membantu dan membimbing penghuni asrama mengurus pakaian – membersih dan

mengemas pakaian pada setiap hari.

Melatih dan membimbing murid mengemas diri dengan baik dan memakai pakaian

dengan kemas dan teratur.

Memakai pakaian dengan kemas dan teratur

Menggunakan minyak rambut dan menyikat dengan rapi

Memakai bedak yang dibenarkan

Membasuh

Menjemur

Mengangkat

Menggosok

Menyimpan

17

Riadah

Melayan dan membimbing penghuni asrama ketika bermain di luar waktu

persekolahan dan waktu kegiatan riadah

Hadir ke padang dan bilik kegiatan pada waktu yang ditetapkan

Memakai pakaian yang sesuai dengan aktiviti yang hendak dilakukan

Bermain di kawasan padang atau ruang-ruang yang dibenarkan

Menjaga keselamatan diri ketika bermain

Tidak begaduh ketika bermain

Pengurusan Disiplin

Membimbing dan mengasuh murid asrama supaya sentiasa berakhlak, berdisiplin, dan mematuhi peraturan yang ditetapkan.

Menguatkuasakan peraturan pada setiap masa.

Dalam pergaulan seharian

Ketika makan

Semasa menyertai kegiatan sukan dan rekreasi

Ketika belajar

Solat

Kebersihan

Membimbing,melatih, mengawasi dan memastikan penghuni asrama menjaga kebersihan dan keceriaan asrama.

Dorm

Persekitaran

Dewan makan

Bilik mandi dan tandas

18

Bilik mencuci pakaian

Kelas persediaan

Bilik rawatan dan rehat

Bilik-bilik khas

Kebajikan dan Keselamatan

Membantu dan melayan keperluan penghuni asrama yang sakit atau menghadapi

masalah emosi.

Menghubungi ibu bapa atau penjaga

Menyediakan rawatan sementara

Pengurusan mendapatkan rawatan di klinik dan hospital

Mengiringi murid balik ke rumah ibu bapa atau penjaga

Mengatur pertemuan murid asrama dengan Guru Kaunseling

Melayan keperluan murid yang sakit menghadapi masalah emosi

Mengawasi murid asrama ketika bermain di luar waktu persekolahan

Memupuk nilai-nilai kasih sayang dan sosial di kalangan murid asrama

Memastikan dan mendidik murid asrama mengamal cara pemakanan yang baik

Pengantara dengan ibu bapa/penjaga

Menjadi pengantara kepada murid yang sakit atau pun menghadapi masalah

disiplin, kesihatan, gangguan emosi dan keperluan lain.

Menghubungi ibu bapa/penjaga bagi murid asrama yang bermasalah.

Mengadakan pertemuan dan perbincangan dengan ibu bapa/penjaga.

Memaklumkan masalah kepada ibu bapa/penjaga murid asrama

Menjalankan tugas dan amanah yang diarahkan oleh pihak Pengurusan Asrama.

19

J. TUGAS PEMANDU KENDERAAN ASRAMA

Mengurus, membawa dan menghantar murid asrama atau pegawai tertentu atas tugas rasmi yang diarahkan.

Merekod setiap perjalanan kenderaan sebaik sahaja bermula dan tamat urusan serta memastikan pegawai yang dibawa menandatangani buku log kenderaan.

Mengurus dan sentiasa bertanggungjawab menjaga keselamatan kenderaan termasuk kunci, kebersihan dan keceriaan kenderaan dari masa ke semasa.

Menguruskan penyelenggaraan/pembaikan/pengisian minyak dan lain-lain berkaitan kenderaan.

Membuat laporan/makluman kepada Ketua Pembantu Tadbir (Unit Khidmat Pengurusan) sekiranya berlaku kehilangan kunci kenderaan dan membuat laporan polis sekiranya berlaku kehilangan/kemalangan/pencerobohan kepada kenderaan.

Mengurus lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa

K. TUGAS PENGAWAL KESELAMATAN

Pengawal keselamatan hendaklah mematuhi waktu bekerja seperti berikut:

Jumlah Jam Bil. Syif Waktu Syif24 Syif 1 7:00 pagi - 7.00 malam

Syif 2 7.00 malam - 7.00 pagi

Pengawal keselamatan hendaklah hadir mengikut waktu yang ditetapkan. Jika pengawal tersebut bercuti, majikannya hendaklah mempastikan ada pengawal yang menggantikannya.

Pengawal keselamatan hendaklah sentiasa memakai pakaian seragam lengkap dan menggunakan peralatan bertugas yang telah ditetapkan seperti ‘watchman clock’, lampu suluh, wisel dan cotar.

Pengawal keselamatan dikehendaki memeriksa sesiapa yang keluar masuk di kawasan asrama.

Menyediakan laporan keselamatan pada setiap jam dan menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar.

Memastikan murid asrama, peralatan dan bangunan sentiasa dalam keadaan selamat.

Melaksana peraturan yang ditetapkan di pos kawalan serta memberi bantuan tunjuk arah kepada ibu bapa dan pelawat.

20

Mematuhi dan melaksanakan Peraturan Umum (General Order) dan Peraturan Tertentu (Special Order).

Melakukan pemeriksaan mengikut tempoh waktu yang tertentu di semua kawasan bagi memastikan keadaan keselamatan terjamin.

Menghubungi Pengetua/ Guru Besar dengan serta merta sekiranya berlaku sebarang kejadian seperti kecurian, pencerobohan dan kebakaran di asrama.

Melapor dan menyerahkan semua barang yang dijumpai kepada Pengetua/ Guru Besar sebelum membuat laporan polis.

Membuat laporan segera kepada pihak pengurusan bagi semua keadaan dan kejadian luar biasa di asrama.

Tidak membawa apa-apa senjata yang berbahaya semasa bertugas.

Membuat rondaan setiap satu jam sekali di bangunan dan kawasan asrama dalam masa bertugas dan merakam “watchman clock” (dibekalkan oleh syarikat) pada setiap jam di tempat yang ditentukan.

Memastikan lampu, paip air, kipas angin, pendingin udara atau sebarang alat elektrik dimatikan apabila tidak diperlukan.

Membuat laporan jika didapati sebarang kerosakan atau keadaan berbahaya tidak kira samada ianya boleh diperbaiki atau tidak.

Melaksanakan kawalan yang rapi terhadap kunci-kunci penggera kebakaran dan keselamatan .

Menyediakan laporan keselamatan pada tiap-tiap jam dan menyerahkan/ melaporkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk ditandatangani setiap hari.

L. TUGAS PEKERJA RENDAH AM (PRA) PEKERJA PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN KAWASAN.

Mematuhi waktu bertugas.

Memastikan kebersihan tandas dan bilik air.

Memastikan kebersihan kawasan asrama.

Membersih dan menyapu sampah di bangunan asrama.

Membersih permaidani dengan menggunakan mesin penyedut hampagas.

Menebas/memotong/memangkas pokok-pokok kecil/renek serta membersih /mengumpul / membuang sampah dan hasil tebasan ke tempat pelupusan sampah.

21

Mencuci serta membersih longkang dan parit di sekitar kawasan asrama.

Menanam, menyiram dan membaja pokok bunga serta menggembur tanah.

Membersih dan mengelap cermin tingkap,kipas angin,lampu ,bingkai gambar dan lain-lain.

Menyedut/membersih semua habuk,kekotoran dan sawang di semua bangunan.

Mengelap lantai (mopping) semua bilik, kaki lima bangunan dan tangga dengan menggunakanbahan pencuci.

Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengetua /Guru Besar/Penolong Kanan HEM/Penyelia Asrama.

M. TUGAS KONTRAKTOR PEMBERSIHAN KAWASAN

Menyediakan tenaga kerja mengikut bilangan yang diperlukan berdasarkan perjanjian kontrak.

Memastikan pekerja bertugas mengikut hari dan waktu yang ditetapkan.

Memastikan sekitar kawasan bangunan, bilik-bilik, longkang dan kawasan yang diarahkan oleh pengurusan asrama sentiasa bersih dan ceria.

Menyediakan tong yang mencukupi dan memasang plastik pada tong-tong sampah tersebut. Sampah hendaklah dibuang dua kali sehari.

Memotong, menyapu, mengumpul dan membuang rumput dua kali sebulan. Panjang rumput melebihi 30.0 mm (3 cm) dari paras tanah.

Menebas, memotong memangkas’hedges’ semak/belukar, pokok-pokok kecil dengan ukuran lilit tidak melebihi 12” serta mengumpul, membuang sampah hasil tebasan di tempat pelupusan sampah selepas kerja-kerja dilaksanakan sekurang-kurangnya dua minggu sekali.

Mencuci serta membersih longkang dan parit di sekitar kawasan bangunan dengan menggunakan dan membuang semua sampah, mendapan dan rumput rampai. Dibubuh kapur pembersih kulat dan kotoran, dua minggu sekali.

Menyiram pokok dalam pasu dan atas tanah, membaja, menanam dan trim/mencantas/membersih dan menggembur tanah di pangkal pokok dua bulan sekali (mengikut keperluan).

Menjalankan kerja-kerja pada cuti semester akhir persekolahan seperti berikut :

Membersih dan mengelap semua cermin tingkap, kipas angin, bingkai gambar dan lain-lain kelengkapan dalam bangunan dengan menggunakan bahan pencuci yang bermutu dan bersesuaian.

Menyedut dan membersih semua habuk, kotoran, sarang labah-labah dan sawang di semua bangunan asrama.

Mengelap lantai (mopping) semua bilik, kaki lima bangunan dan tangga dengan menggunakan bahan kimia yang bermutu.

22

Memastikan semua pekerjanya memakai pakaian seragam yang disediakan kontraktor dengan keadaan yang sempurna serta memakai kad pengenalan diri. Mematuhi dan menghormati peraturan-peraturan semasa asrama, mencatat nama dalam buku kedatangan pada setiap hari dan berperawakan kemas serta bersih.

* Rujuk Dokumen Perjanjian Kontrak Bagi Perkhidmatan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan Sekolah.

N. SISTEM FAIL

Pengkelasan Fail yang dicadangkan:

Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai. Fail disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau dinamakan “Level Pertama”. Tiap-tiap level pertama dipecahkan kepada perkara/tajuk kecil yang dinamakan “Level Kedua” . Seterusnya tajuk-tajuk bagi level kedua dipecahkan pula kepada tajuk-tajuk lebih kecil yang dinamakan “Level Ketiga”.

Oleh sebab semua tajuk besar sama mustahak, adalah lebih baik tajuk-tajuk tersebut disusun mengikut abjad kerana lebih mudah untuk mencari sesuatu fail.

Fail ini diberi nombor kod berdasarkan tajuk-tajuk besar seperti berikut:

01 Asrama 02 Hal Ehwal Murid 03 Kemudahan Fizikal 04 Kewangan dan Akaun 05 Kokurikulum06 Kurikulum07 Pentadbiran08 Perhubungan09 Perjawatan & Perkhidmatan10 Pengauditan

Fail Asrama { 01 }

1. Alat Kelengkapan/Perabot Asrama

Bekalan alat/perabot asrama. Kehilangan dan hapus kira asrama. Sebut harga asrama. Penyelenggaraan alat perkakas/perabot asrama. Surat menyurat asrama.

2. Bekalan Makanan

Pemeriksaan dewan makan. Pesanan makanan harian. Tender makanan asrama. Surat menyurat. Bekalan air/elektrik. Aduan makanan.

23

Laporan/tindakan. Maklumat pekerja.

3. Kemasukan Murid Asrama

Borang permohonan masuk asrama Keputusan peperiksaan murid.

4. Kewangan Asrama

Bantuan kerajaan/LPBT. {asrama} Pekeliling Kewangan Asrama. Yuran asrama/dobi. Lebihan makanan asrama. Permohonan pembelian barang.

5. Pengurusan Dan Pentadbiran Asrama

Retan asrama. Jadual tugas warden. Maklumat data asrama. Laporan prestasi bulanan kontraktor. Pemantauan asrama. Minit mesyuarat asrama.

6. Penyelenggaraan Bangunan/Kawasan Asrama

Sebut harga penyelenggaraan asrama. Kerosakan / baik pulih.

7. Peraturan Dan Disiplin Asrama

Kebenaran keluar. Peraturan tatatertib. Tindakan dan hukuman disiplin asrama.

8. Perjawatan Asrama

Lantikan warden Kakitangan asrama Permohonan kakitangan asrama

9. Dobi

Tender dobi Pelbagai

10. Pekeliling/Siaran

Pekeliling Kementerian Pelajaran, Jabatan Pelajaran, Pejabat Pelajaran Daerah.

24

Hal Ehwal Murid {02}

1. Bantuan Biasiswa {Pentadbiran}

2. Bimbingan Dan Kaunseling

3. Berhenti Asrama

4. Disiplin

Kesalahan dan hukuman.

Lembaga pengawas.

Peraturan sekolah.

Ponteng sekolah.

Surat kepada ibu bapa/penjaga.

Buang Asrama

5. Kesihatan 6. Lawatan/Perkhemahan/Ekspo/Pameran

7. Pelbagai (Hal Ehwal Pelajar)

25