viii. pengawasan dan pengambilan keputusan

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

47

BAB VIII PENGAWASAN

PENDAHULUAN

Bab terakhir ini menguraikan prosedur, urut-urutan pelaksanaan

pengawasan. Dalam bab ini berturut-turut kita bicarakan arti dan tujuan pengawasan, prinsip-prinsip pengawasan, jenis-jenis pengawasan, cara mengawasi dan cara membuat laporan dan jenis-jenis laporan guna pengawasan.

Melakukan suatu tugas, hanya mungkin dengan baik bila seseorang yang melaksanakan tugas itu mengerti arti dan tujuan dari tugas yang dilaksanakan. Menerapkan prinsip-prinsip pengawasan dengan baik, akan mengefektifkan pengawasan dalam pelaksanaannya. Pada bagian keempat, kita bicarakan jenis-jenis pengawasan. Keadaan dalam praktek menunjukan bahwa berbagai macam bidang yang diawasi, demikianpun orang melakukan pengawasan, waktu pengawasan dan cara-cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan. Berhubung karena berbagai keadaan khusus badan usaha dan keinginan mereka yang melaksanakan pengawasan, maka terdapat pula perbedaan-perbedaan dalam cara mengawasi. Untuk memudahkan pelaksanaan pengawasan dengan cara pemberian laporan tertulis, pada bagian terakhir kita uraikan cara membuat dan pedoman-pedoman penyusunan laporan guna pengawasan.

1. Arti dan Tujuan Pengawasan

Tak dapat disangkal bahwa masing-masing fungsi pimpinan berhubungan erat satu sama lain. Hal ini akan lebih jelas, bila kita ingat bahwa sesungguhnya fungsi pimpinan yang lima itu, yaitu merencanakan, pengorganisasian, penyusunan, memberi perintah dan pengawasan adalah prosedur atau urut-rutan pelaksanaan dalam merealisasi tujuan badan usaha.

Perencanaan berhubungan erat dengan fungsi pengawasan, karena dapat dikatakan rencana itulah sebagai standar atau alat pengawasan bagi pekerjaan yang sedang dikerjakan. Demikianpun fungsi pemberian perintah berhubungan erat fengan fungsi pengawasan, karena sesungguhnya pengawasan itu merupakan follow up dari perintah-perintah yang sudah dikeluarkan. Pengawasan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan.

2. Prinsip-prinsip Pengawasan

Untuk mendapatkan suatu system pengawasan yang efektif, maka perlu dipenuhi beberapa prinsip pengawasan. Dua prinsip pokok, yang merupakan suatu conditio sine qua non bagi suatu system pengawasan yang efektif. Prinsip pokok pertama merupakan suatu keharusan, rencana itu merupakan standar atau alat pengukur daripada pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan. Demikianpun prinsip pokok kedua merupakan suatu keharusan yang perlu ada agar system pengawasan itu memang benar-benar dapat efektif dilaksanakan. Selain kedua


FMIPA KIMIA - UNMUL

48

prinsip pokok diatas, maka suatu system pengawasan haruslah pula mengandung prinsip-prinsip berikut :

a. Dapat mereflektir sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi.

b. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan –penyimpangan. c. fleksibel. d. Dapat mereflektir pola organisasi. e. Ekonomis. f. Dapat dimengerti. g. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Oleh karenya agar system pengawasan itu benar-benar efektif artinya dapat merealisasi tujuannya, maka suatu system pengawasan setidak-tidaknya harus dapat dengan segera melaporkan adanaya penyimpangan-penyimpangan dari rencana. Oleh karena itulah suatu system pengawasan yang efektif harus dapat segera penyimpangan-penyimpangan, sehingga berdasarkan penyimpagan-penyimpagan itu dapat diambil tindakan untuk pelaksanaan selanjutnya agar pelaksanaan keseluruhan benar-benar dapat sesuai atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya.

Suatu system pengawsan adalah efektif, bilamana system pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa system pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-peruban terhadap rencana diluar dugaan. Misalnya sesuatu pekerjaan direncanakan selesai dalam waktu 25 hari, berarti bahwa ukuran yang dipergunakan disini tidaklah mengandung prinsip fleksibel. Ia baru memenuhi prinsip demikian, jika misalnya direncanakan bahwa pekerjaan itu diselesaikan dalam waktu seratus jam mesin kerja. Berhubung rusaknya mesin-mesin tidak dimasukkan dalam perhitungan, yang berarti bahwa pengawasan itu mengandung prinsip fleksibilitas.

Titik berat pengawasan sesungguhnya berkisar pada manusia, sebab manusia itulah yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam badan usaha atau dalam organisasi bersangkutan. Ini berarti bahwa dengan suatu system pengawasan penyimpangan yang terjadi dapat ditunjukan pada pola organisasi bersangkutan. 3. Jenis-jenis Pengawasan

Ada 4 macam dasar penggolongan jenis pengawasan yakni : a. Waktu pengawasan b. Obyek pengawasan c. Subyek pengawasan d. Cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan

1. Waktu pengawasan

Berdasarkan bila pengawasan dilakukan, maka macam-macam pengawasan itu dibedakan atas :

a. Pengawasan preventif Dimaksudkan pengawasan yang dilakukan sebelum terjadinya penyelewengan - penyelewengan, kesalahan-kesalahan atau deviation.


FMIPA KIMIA - UNMUL

49

b. Pengawasan repressif Dimaksudkan pengawasan setelah rencana sudah dijalankan, dengan kata lain diukur hasil-hasil yang dicapai dengan alat ukur standar yang telah ditentukan terlebih dahulu.

2. Obyek pengawasan

Berdasarkan obyek pengawasan, dapat dibedakan dibidang-bidang sebagai berikut:

1. Produksi 2. Keuangan 3. Waktu 4. Manusia dengan kegiatan-kegiatannya

Menurut Beishline, pengawasan berdasarkan obyeknya dapat dibedakan atas ;

1. Kontrole administrative 2. Kontrole operatif, yang merupakan bagian terbesar berurusan

dengan tindaka, akan tetapi kontrole administrative berurusan baik dengan tindakan maupun pikiran.

Menurut Wiliam R. Spriegel, administrative controls meliputi 5 aktifitas

yaitu : 1. Production planning and control 2. Budgeting 3. inspection and quality control 4. standing orders 5. policies

3. Subyek pengawasan Didasarkan pada penggolongan siapa yang mengadakan pengawasan :

1. Pengawasan intern 2. Pengawasan ekstern

4. Cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan Dapat digolongkan atas:

1. Personal observation ( personal inspection ) 2. Oral report ( laporan lisan ) 3. Written report ( laporan tertulis ) 4. Control by exception

4. Cara-cara Pengawasan Guna maksud pengawasan seperti ini, ada beberapa cara untuk

mengumpulkan fakta-fakta yaitu : 1. Peninjauan pribadi 2. Interview atau lisan 3. laporan tertulis


FMIPA KIMIA - UNMUL

50

4. Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa.

4.1. Peninjauan pribadi Peninjauan pribadi ( personal inspection, personel obsevation ) adlah

mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan. 4.2. Pengawasan melalui laporan lisan

Ialah pengawasan melalui orang report. Pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan. 4.3. Pengawasan melalui laporan tertulis

Adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasannya mengenai pekerjaan yang dilakukannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan atasannya kepadanya. 4.4. Pengawasan melalui laporan kepada hal-hal yang bersifat khusus

Pengawasan yang bedasarkan kekecualian, atau control by exception, adalah suatu system pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan hanya dilakukan bila dityerima laporan yang menunjukan adanya peristiwa-peristiwa yang istimewah. 5. Membuat Laporan Pengawsan

Jhon C. Jhonson, mengemukakan 5 buah pedoman pokok dalam menyusun suatu laporan yaitu :

1. Periksalah semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan

2. Aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin 3. Laporan harus singkat tetapi lengkap 4. pergunakanlah bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti 5. Cantumkanlah badan-badan yang dapat membantu atasan untuk

mendapat gambaran yang lebih jelas Maka Jhon C. Jhonson menjawab dalam 4 hal yaitu :

1. Bilamana pelapor mengambil putusan penting yang secara langsung berpengaruh terhadap atasannya, walaupun pengambilan putusan itu adalah wewenang dan tanggungjawab pelapor sendiri;

2. Bilamana pelapor memerlukan bantuan dalam rangka pengambilan suatu putusan penting atau dalam pemecahan suatu masalah yang sulit;

3. Jika pelapor meramalkan akan timbul kesulitan-kesulitan; 4. Jika terjadi peristiwa yang istimewa atau luar biasa yang perlu

diketahhui atasan; Hal lain yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan laporan adalah

unsure-unsur laporan. Seperti dimuka dijelaskan, laporan itu sebaliknya distandariser. Pada umumnya sudah diterima, bahwa 5 unsur penting dari sesuatu laporan adalah :

1. Judul 2. Daftar isi dan intisari


FMIPA KIMIA - UNMUL

51

3. Ringkasan 4. Tubuh laporan dan 5. Appendix

Judul suatu laporan, haruslah singkat tetapi jelas menunjukan pokok persoalan, tidak boleh terlalu umum atau smpit sifatnya. Daftar isi memuat judul seksi-seksi yang terdapat dalam laporan; Tujuannya agar pembacanya dapat mengetahui seksi-seksi yang terdapat dalam laporan.Intisari memuat penyajian permasalahan.Kesempulan-kesimpilan dan rekomendasi yang penting. Intisari ini ringkasan singkatan isi laporan, berkisar antara 100-125 perkataan. Ringkasan memuat pokok-pokok laporan yang lebih luas daripada intisari, biasanya terdiri dari 2-5 % dari panjang laporan seluruhnya,Tubuh laporan memuat apa yang dilaporkan dengan lebih lanjut sehingga apa yang dikemukakan dalam tubuh laporan semakin jelas atau lebih memperkuat kesimpulan-kesimpulan dan rekomendasi-rekomendasi yang dikemukakan oleh penyusun.

6. Proses Pengawasan

Demikian juga halnya dalam pelaksanaan tugas pengawasan, untuk mempermudah melaksanakan dalam merealisasi tujuan, harus pula dilalui beberapa fase atau urut-urut pelaksanaan. Proses pengawasan dimana pun juga atau pengawasan yang berobyekkan apa pun juga terdiri dari fase sebagai berikut :

1. Menetapkan alat pengukur ( standar ) 2. Mengadakan penilaian ( evaluate ) 3. Mengadakan tindakan perbaikan ( corrective action )

6.1. Menetapkan Alat Pengukur ( Standar ) Bila kita mau mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan

bawahan, kita harus mempunyai alat penilai alat pengukur standar. Alat penilai atau lat pengukur nilai ( kuantitas, kualitas ). Alat penilai itu harus ditetapkan terlebih dahulu sebelum bawahan melaksanakan pekerjaannya ( tugas-tugasnya ) dan bawahan harus mengetahui benar alat penilai ( standar ) yang dipergunakan atasannya untuk menilai pekerjaannya.

Dalam garis besar, jenis-jenis standar itu dapat kita golongkan ke dalam 3

golongan besar yaitu : 1. Standar dalam bentuk fisik ( physical standart )

Adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang.

a. Kuantitas hasil produksi b. Kualitas hasil produksi c. Waktu

2. Standar dalam bentuk uang Adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur

hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang. a. Standar biaya b. Standar penghasilan


FMIPA KIMIA - UNMUL

52

c. Standar inventasi 3. Standar intangible

Adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai kegiatan bawahan yang sukar diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang.

7. MenilaiI (Evaluasi)

Dimaksudkan membandingkan hasil pekerjaan bawahan (actual result ) dengan alat pengukur ( standar ) yang sudah ditentukan.

8. Mengadakan Tindakan Perbaikan (Corrective Action)

Untuk dapat melaksanakan tindakan perbaikan, maka pertama-tama haruslah dianalisa apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu. Harus diketahui lebih dahulu yang menyebabkan terjadinya perbedaan.

Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan diatas. Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau beberapa sebab sebagai berikut :

1. Kekurangan factor produksi, sehingga pengiriman barang-barang dipesan langganan terlambat.

2. Tidak cakap pimpinan penjualan untuk mengorganisir human resources dan natural resources lainnya dalam lingkukangannya.

3. Sikap-sikap pegawai dibagian penjualan menjadi apatis 4. Dan sebagainya.


FMIPA KIMIA - UNMUL

53

BAB IX LINGKUNGAN EKSTERNAL

DAN INTERNAL PERUSAHAAN Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa diharapkan mampu : Mengidentifikasi dan menjelaskan lingkungan eksternal dan internal perusahaan dengan benar. Setelah tujuan perusahaan diletakkan dan kekuatan serta kelemahan perusahaan dianalisa maka perlulah manajemen lebih lanjut menghayati lingkungan di mana perusahaan melaksanakan kegiatan-kegiatnnya, sebelum mengambil keputusan untuk meletakkan dasar-dasar untuk strategi, serta taktik untuk mencapai tujuan-tujuan secara riil. Adapun maksud-maksud menghayati situasi serta kondisi lingkungan perusahaan pada hakikatnya ialah agar manajemen memiliki dasar yang lebih kuat untuk menggariskan kebijaksanaanyang ditempuh dan tindakan pelaksanaan mencapai tujuanperusahaan, mencapai keuntungan maksimal tanpa meninggalkan sama sekali tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat. Situasi dan kondisi lingkungan, seperti diketahui berubah-ubah (dinamis) sehingga manajemen harus mengikuti perubahan ini. Apabila tidak maka putusan –putusan yang diambil tindakan-tindakan perusahaan selalu akan tidak sesuai dengan harapan-harapan oleh karena situasi dan kondisi lingkungan sudah berubah dan ini memerlukan penyesuaian. Dengan demikian manajemen harus selalu waspada bahwa untuk mencapai tujuan harus mengikuti, menghayati serta menganalisa keadaan lingkungan perusahaan sehingga dengan demikian pencapaian tujuan tepat seperti direncanakan. Kemungkinan merubah tindakan atau tujuan itu sendiri selalu ada. Jelas bahwa manajemen yang sifatnya adaftif/dapat menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan akan selamat atau akan terhindar dari bencana (survive). Tentu saja penyesuaian-penyesuaian yang dilakukan sebaiknya tidak menyalahi norma-norma dan etika berusaha. PERUBAHAN TEKNOLOGI Pada dekade ini pada hakikatnya perubahan teknologi dapat Pada dekade ini pada hakikatnya perubahan teknologi dapat dikelompokkan ke dalam :

1. Perubahan teknologi di bidang komputer. 2. Perubahan teknologi di bidang transportasi dan komunikasi. 3. Perubahan teknologi di bidang energi dan sumber daya alam. 4. Perubahan teknologi di bidang proses produksi baru.

Perkembangan komputer begitu cepatnya sehingga kemampuan komputeruntuk tugas-tugas tertentu melebihi perkiraan kita semula. Komputer sangat membantu peletakan srategi, kebijaksanaan dan taktik yang perlu diambil untuk menghadapi keadaan lingkungan yang selalu berubah. Hal ini dibantu oleh


FMIPA KIMIA - UNMUL

54

kemampuan komputer sebagai alat penyimpan serta penganalisa data, sehingga memudahkan manajemen untuk selalu berkonsultasi dengannya. Kemajuan di bidang transportasi dan komunikasi memungkinkan makin cepatnya serta keluwesan arus barang-barang dan jasa-jasa dan ini merupakan faktor utama perkembangan industri. Komunikasi pun berkembang. Penggunaan telepon, telegram, adio dan TV melalui satelit-satelit dapat dilihat secara nyata. Perkembangan proses produksi tidak ada hentinya berkat penemuan-penemuan baru. Penelitian-penelitian ilmiah berjalan terus sehingga dihasilkan proses-proses yang efisien dan efektif yang memungkinkan penekanan biaya walaupun harga barang mentah cenderung naik. PERUBAHAN POLITIK Kita menyadari bahwa segala sesuatu yang terjadi dalam lingkungan perusahaan membawa akibat-akibat baik positif maupun negatif pada perusahaan. Biasanya perubahan-perubahan ini bersifat tidak pasti atau sulit diperkirakan sebelumnya. Kebijaksanaan pemerintah yang berupa peraturan-peraturan yang menyangkut perburuhan, penjualan saham, perpajakan, dan lain-lain setiap kali berubah sehingga perusahaan harus selalu menyesuaikan diri terhadap perubahan ini. PERUBAHAN EKONOMI Kenaikan produksi secara terus menerus hendaknya diteliti lebih lanjut. Kecenderungan produksi naik disebabkan oleh sektor-sektor tertentu, dapat dilihat secara nyata. Denagan demikian, manajemen yang waspada selalu mengikuti perubahan ini dan merubah strategi, kebijaksanaan serta taktiknya atau bahkan merubah lapangan usaha sama sekali untuk memperoleh keuntungan yang lebih besar lagi. Kenaikan penghasilan masyarakat juga perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan perusahaan karena ini akan mempengaruhi pengeluaran-pengeluaran konsumen untuk barang-barang tertentu. Dapat dipastikan bahwa di dalam negara berkembang masyarakat memiliki pola konsumsi yang didasari oleh “demonstration effect”. Selanjutnya distribusi penghasilan pun perlu dianalisa oleh pimpinan perusahaan. Di negara terbelakang distribusi penghasilan itu mempunyai pola tertentu yaitu sebagian kecil dari masyarakat berpenghasilan tinggi, sebagian besar masyarakat berpenghasilan rendah (menceng ke kiri). Oleh karena itu taktik perusahaan perlu diletakkan berdasarkan kenyataan ini. PERUBAHAN SOSIAL Perubahan sosial juga hendaknya diperhatikan oleh manajemen. Dalam hal ini hendaknya dilihat perubahan-perubahan yang terjadi pada jumlah penduduk, tenaga kerja dan pendidikan. Perkembangan penduduk berarti lebih banyak konsumen dan tenaga kerja atau makin banyak orang yang akan membeli dan menghasilkan barang-barang dan jasa-jasa. Diharapkan bahwa jumlah konsumen


FMIPA KIMIA - UNMUL

55

akan naik lebih cepat daripada jumlah tenaga kerja karena perubahan dalam distribusi unsur serta makin panjangnya proses pendidikan . Dengan makin banyaknya orang memperoleh pendidikan maka banyak juga tenaga yang terdidik dan terlatih sehingga produksi barang-barang dan jasa-jasa lebih efesien; akan tetapi di samping itu didapat kecenderungan pada sektor-sektor tertentu kekurangan tenaga kerja kasar atau setengah kasar. Peranan buruh akan makin bertambah besar. Oleh karena itu perlu dan penting perlakuan manusiawi yang diminta dari pihak manajemen terhadap para karyawannya. PERUBAHAN KEBUDAYAAN Kebudayaann negara berkembang juga berubah; biasanya dari kebudayaan yang didasari aspek-aspek nonmateri kepada kebudayaan yang didasari aspek-aspek yang sifatnya materialistis. Orang menjadi bersifat individualistis, rasional, sifatnya yang kolektif dan berdasar kata hati ditinggalkan; orang mengejar tujuan-tujuan duniawi. Oleh karena itu manajemen perlu menyadari hal ini. Sebaliknya perlu pula diketahui bahwa terdapat kemungkinan peralihan dari kebudayaan materialistis ini ke kebudayaan lain karena orang merasa menyimpang dari apa yang dikehendaki masyarakat banyak. PERUBAHAN KEADAAN PERTAHANAN DAN KEAMANAN Negara yang kokoh kuat dalam segi pertahanan dan keamanan akan menjamin kestabilan kegiatan perusahaan sehingga kontuinitas perusahaan berlangsung terus. Oleh karena itu perusahan wajib membantu pemerintah dalam memperkuat pertahanan dan keamanaan negara dengan membayar pajak-pajak yang seharusnya dibayar, karena ini akan berakibat positif pada perusahaan. Kemungkinan strategi pertahanan dan keamanan berubah tentu ada. Perusahaan harus dapat menghayati kemungkinan perubahan ni sehingga pelayanan perusahaan menjadi luwes terhadap perubahan-perubahan ini. PERUBAHAN KEADAAN DALAM INDUSTRI DAN INDUSTRI LAIN Dalam hal ini perlu diperhatikan perubaha-perubahan yang terjadi pada permintaan barang-barang dan jasa-jasa dalam industri dan industri lain. Kegunaan produk serta keinginan konsumen berubah setiap waktu. Penawaran barang dan jasa pun berubah tergantung pada kapasitas industri atau industri lain. Kemungkinan ongkos-ongkos naik. Semua akan mempengaruhikeuntungan dan manajemen harus waspada pada perubahan ini dan selalu harus menelaah posisi relatif perusahaan dalam industri dan dalam industri lain agar dapat diletakkan dasar-dasar strategi untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan posisi perusahaan dalam industri atau industri lain. Yang perlu diperhatikan adalah kemungkinan adanya barang-barang dan jasa-jasa baru yang dihasilkan perusahaan lain. PERUBAHAN KEADAAN INTERNASIONAL Kita mengetahui perubahan dunia internasional terjadi setiap hari, baik di bidang politik, ekonomi, sosial dan lain-lain. Manajemen perusahaan perlu menelaah hal ini terutama hal-hal yang berhubungan atau yang mempengaruhi


FMIPA KIMIA - UNMUL

56

operasi perusahaan. Ketidak stabilan dunia internasional akan mempengaruhi tersedianyan bahan-bahan yang diperlukan perusahaan, mengganggu lalu lintas moneter serta informasi tentang harga-harga, teknologi, dan lain-lain di dunia internasional sehingga menimbulkan ketidakpastian dalam mengambil keputusan-keputusan. PENTING DAN PERLUNYA FORECAST LINGKUNGAN PERUSAHAAN Karena sifat dinamis perusahaan maka pada hakikatnya manajemen dihadapkan pada keadaan tidak pasti yang akan terjadi di dalam lingkungan perusahaan. Apabila manajemen dapat memperkirakan atau memforcast perubahan perubahan penting dalam lingkungan perusahaan, maka tentu saja manajemen mempunyai kedudukan lebih baik dalam menghadapi berbagai persoalan serta kesempatan berusaha akan makin terbuka bagi perusahaan. Manajemen pada hakikatnya harus dapat memperkirakan faktor faktor yang penting yang terjadi dalam lingkungan perusahaan. Oleh karena itu konsentrasi pada faktor faktor tertentu mutlak dilakukan karena seperti kita ketahui manajemen bagaimanapun juga terbatas kemampuannya. Beberapa insikator ekonomi seperti produk nasional bruto, jumlah penduduk, angkatan kerja, konsumsi, investasi masyarakat serta investasi pemerintah, jumlah ekspor dan impor perlu mendapatkan perhatian manajemen dan bila perlu manajemen melakukan forecast sendiri aatau paling tidak memperoleh data forecast dari sumber lain.


FMIPA KIMIA - UNMUL

57

BAB X PENGAMBILAN KEPUTUSAN,

STRATEGI DAN TAKTIK MANAJEMEN Tujuan Instruksional Khusus

Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa diharapkan mampu : 1. menjelaskan pengambilan keputusan 2. menjelaskan strategi dan taktik dalam manajemen 3. menganalisis situasi perusahaan 4. menganalisis kekuatan, kelemahan, tantangan dan peluang perusahaan

1. Pengambilan Keputusan tentang Strategi dan Taktik Manajemen

Adapun strategi manajemen meliputi hal-hal yang berhubungan dengan penentuan:

1. Barang-barang dan jasa apa saja yang akan dijual atau ditawarkan perusahaan dan kepada siapa?

2. Dengan cara apa saja barang-barang dan jasa tersebut diproduksikan? 3. Bagaimana perusahaan berusaha memanfaatkan sumber-sumber daya yang

tersedia sehingga diperoleh keuntungan berganda(synergy-isme)? 4. Langkah-langkah apa saja yang perlu ditempuh perusahan terutama dalam

hal waktu dan urutannya? 5. Tujuan apa saja yang hendak dicapai dan ukuran keberhasilan mana yang

dipakai? Barang-barang dan jasa-jasa yang ditawarkan serta berbagai cara

memproduksikan barang dan jasa tersebut. Penentuan barang-barang dan jasa-jasa yang ditawarkan pada hakikatnya hanyalah merupakan pengarahan tetapi tidak menentukan bagaimana cara kita sampai padanya.Untuk itu maka perlu dipikirkan lebih lanjut tentang hal-hal yang berhubungan dengan:

1. Penggunaan bahan mentah 2. Penentuan tempat berusaha 3. Pemilihan teknologi 4. Penentuan tenaga kerja yang akan dipergunakan 5. Pentingn dan perlunya penelitian dan pengembangan produk Synergy-isme

Synegy-isme merupakan usaha yang tepat memilih faktor-faktor penentu jalannya perusahaan dan mengkombinasikan serta mensinkronkannya sedemikian rupa sehingga faktor-faktor tersebut secara bersama menghasilkan sesuatu yang lebih besar dan hebat dibandingkan bila salah satu daripadanya tidak ada atau faktor-faktor tersebut bekerja sendiri-sendiri.


FMIPA KIMIA - UNMUL

58

Dari berbagai pengalaman dapatlah ditarik kesimpulan bahwa perusahaan akan memperoleh hasil synergy ini dari: 1. Kemampuan produksi

a. sekarang dengan pemanfaatan penuh b. pemanfaatan baru c. teknologi baru yang tentu saja semuanya berkat adanya:

2. Konsumen a. sekarang yang selalu meminta produk b. di daerah baru c. yang menghendaki produk-produk baru

Langkah-langkah yang perlu ditempuh

Langkah-langkah yang akan ditempuh tentu saja didasarekan pada sasaran yang disetujui bersama dalam hal-hal yang berhubungan dengan: 1. Hasil-hasil pemanfaatan dana 2. Resiko yang dihadapi 3. Perkembangan perusahaan 4. Sumbangan pada masyarakat 5. Stabilitas kesempatan kerja

2. Strategi, Kebijaksanaan dan Taktik Manajemen Adapun kebijaksanaan serta taktik manajemen itu meliputi: 1. Kebijaksanaan dan taktik pemasaran 2. Kebijaksanaan dan taktik produksi 3. Kebijaksanaan dan taktik personalia 4. Kebijaksanaan dan taktik pembelanjaan

2.1. Kebijaksanaan dan Taktik Pemasaran

Dalam rangka kebijaksanaan dan taktik pemasaran, manajemen memerlukan pedoman umum dalam segi: 1. Produk yang akan dijual

a. Dalam hal penentuan jenis produk yang akan dijual maka manajemen pada hakikatnya berusaha untuk menanggulangi masalah yang akan timbul karena perubahan pasar, meningkatnya persaingan serta kemungkinan perkembangan teknologi. Adapun faktor –faktor yang perlu diperhatikan adalah:

1. Biaya yang perlu ditanggung sebagai konsekuensi diversitas produk

2. Kelengkapan jenis produk 3. Cara-cara merubah produk sesuaia dengan keinginan pelanggan

b. Diferensiasi produk, perlu diperhatikan: 1. Kualita produk 2. Sikap langganan terhadap mode 3. Pengakuan konsumen tentang apakah produk betul-betul

berbeda


FMIPA KIMIA - UNMUL

59

c. Frekuensi perubahan desain, perlu diperhatikan : 1. Biaya 2. Tekanan konsumen 3. Frekuensi perubahan itu sendiri

d. Kemungkinan merubah kebijaksanaan produk 2. Langganan perusahaan

a. Penentuan konsumen b. Saluran distribusi

1. Distribusi produk melalui pedagang besar 2. Distribusi barang melalui pengecer 3. Penjualan langsung kepada konsumen 4. Distribusi melalui agen/broker yang hanya melakukan satu fungsi

distribusi yaitu penjualan c. Besarnya langganan

3. Penentuan harga Hal-hal yang bersangkut paut dengan kebijaksanaan harga ini adalah: 1. Hubungan harga yang telah ditentukan perusahaan dengan harga yang

ditentukan pesaing 2. Hubungan harga dengan biaya produksi dan distribusi 3. Penentuan harga masing-masing produk perusahaan 4. Kemungkinan adanya diferensiasi harga 5. Bagaimana serta bilamana harga perlu diubah

4. Kebijaksanaan Paduan Pemasaran (Marketing-Mix Policy) Adapun pedoman-pedoman tersebut antara lain:

a. Daya tarik penjualan yang meliputi: 1. Pelayanan pelanggan 2. Kualita 3. Mode dan kemasan 4. Harga 5. Reputasi perusahaan

b. Pemanfaatan pengiklanan c. Pendekatan/penjualan secara perseorangan

2.2. Kebijaksanaan dan Taktik Produksi

Kebijaksanaan dan taktik produksi meliputi hal-hal yang berhubungan dengan:

1. Desain produksi yang mencakup masalah: a. Penelitian dan pengembangan produk b. Penelitian lokasi pabrik c. Penentuan layout fasilitas fisik dalam pabrik d. Lingkungan kerja e. Standar-standar f. Pengendalian bahan

2. Operasional atau proses produksi a. Pembelian bahan-bahan


FMIPA KIMIA - UNMUL

60

b. Perencanaan dan pengendalian produksi c. Pemeliharaan dan penggantian fasilitas

3. Pengawasan khusus, mencakup: a. Pengawasan persediaan barang jadi b. Pengawasan kualita c. Pengawasan ongkos produksi

Berbagai tindakan kebijaksanaan dan taktik manajemen dalam

menghadapi dunia usaha mencakup hal-hal berikut: 1. Penelitian dan Pengembangan

a. Penelitian dasar yang merupakan penyelidikan fisik tanpa dilihat manfaatnya

b. Penelitian diterapkan yang merupakan usaha mengidentifikasi penerapan potensial pengetahuan kita tentang sesuatu

c. Pengembangan yang merupakan pengujian lebih lanjut penerapan pengetahuan kedalam suatu bentuk model tertentu

d. Pengujian atau percobaan pabrik e. Pembuatan nyata f. Bersiap-siap untuk pemasarannya

2. Kasus Komponen Dibuat Sendiri atau Dibeli a. Bila tidak ada pihak yang terpercaya yang dapat menyediakan

komponen yang kita perlukan maka lebih baik perusahaan membuat sendiri komponen yang diperlukannya

b. Bila ada pihak yang terpercaya yang dapat menyediakan komponen yang kita perlukan, maka apabila tidak ada hal-hal yang nantinya akan mengganggu, lebih baik perusahaan membeli komponen dari luar.

3. Kasus Proses Produksi Adapun masalah yang biasanya timbul dan perlu pemecahan adalah hal-hal yang berhubungan dengan:

a. Integrasi b. Proses Produksi

Proses produksi ini mencakup persoalan yang berhubungan dengan: 1. Pilihan teknologi 2. Penentuan besarnya kapasitas 3. Masalah pemeliharaan dan penggantian fasilitas produksi.

2.3. Kebijaksanaan dan Taktik Personalia

Berbagai pedoman yang mungkin dapat diikuti orang dalam menggariskan kebijaksanaan dalan hal yaitu :

1. Seleksi tenaga kerja Kebijaksanaan seleksi tenaga kerja mencangkup : a. Penarikan tenaga kerja b. Promosi ( menaikkan pangkat atau kedudukkan )


FMIPA KIMIA - UNMUL

61

c. Adanya kemungkinan bagi karyawan untuk diturunkan tingkatnya (demosi), ditansfer, atau bahkan dopecat.

2. Pengembangan tenaga kerja 3. Kebijaksanaan kompensasi tenaga kerja

Dalam hal kebijaksanaan terhadap kompensasi tenaga kerja, perusahaan harus memperhatikan hal – hal sebagai berikut : a. Upah – upah yang dibayarkan dan hubungannya dengan pasar tenaga

kerja lokal dan industri. b. Pembayaran upah harus didasarkan pada perhitungan efisiensi dan

pemerataan. 4. Hubungan ( Personalia ) industri

Hubungan perburuhan yang didasari primsip pancasila dapat diterapkan jika :

a. Saling hormat – menghormati b. Sama rasa dan tenggang rasa c. Rela berkorban atau mencintai ( perusahaan ) d. Meletakkan kepentingan negara, masyarakat diatas segala –

galanya e. Berbakti dan berkorban untuk kepentingan bersama.

Penyelesaian peselisihan perburuhan seyogyanya didasarkan pada dasar diatas. Menurut pendapat Rensis Likert yaitu mengenai manajemen partisipasi sesuai dengan prinsip – prinsip pancasila ini. Dinyatakan bahwa di dalam menjalankan kebijaksanaan dan taktik pesonalia, manajemen harus terbukan dan memperlakukan manusia sebagai manusia bukan sebagai pelengkap mesin.

2.4. Kebijaksanaan dan Taktik Pembelanjaan 1. Kebutuhan akan Modal

Didalam perusahaan menjalankan kegiatan diperlukan dana atau modal yaitu untuk membeli aktiva tetap ( tanah, gedung, dan mesin ) dan untuk membelanjai operasi sehari – hari, sehingga perlu diformulasikan berdasarkan aliran kas.

2. Investasi pada Aktiva Tetap Pada hakikatnya investasi pada aktiva tetap merupakan investasi untuk

jangka panjang yang biasanya menggunakan 2 metode pengukuran yaitu metode nilai sekarang netto ( net present value method ) dan rate of return yang akan menghasilkan rengking investasi yang sama.

3. Kebijaksanaan terhadap Aktiva Lancar Kebijaksanaan terhadap aktiva lancar pada hakikatnya meliputi : 1. Kebijaksanaan terhadap besarnya kebutuhan akan kas 2. Kebijaksanaan terhadap besarnya piutang yang tergantung pada

penjualan kredit 3. Kebijksanaan terhadap besarnya kebutuhan akan persediaan yang

tergantung pada kebutuhan operasional. 4. Kebijaksanaan Penarikan/Pengumpulan Dana


FMIPA KIMIA - UNMUL

62

Kebijaksanaan penarikkan atau pengumpulan dana ini pada hakikatnya merupakan putusan yang berhubungan dengan struktur permohonan dalam perusahaan. 4. Pandangan Integratif

Dalam suatu sistem yang integratif akan menimbulkan hubungna dunia lingkungan perusahaan dengan kegiatan – kegiatan di dalam perusahaan. Ada dua hal yang mempengaruhi pandangan integratif kebijaksanaan dan taktik perusahaan yaitu lingkungan ekstern seperti :

1. Situasi internasional politik, hukum, ekonomi, sosial, budaya, dan hankam

2. Situasi nasional politik, hukum, ekonomi, sosial, budaya dan hankam 3. Sektor perekonomian dan arah perekonomian 4. Industri persaingan Sedangkan dari lingkungan intern yaitu prospek perusahaan yang

ditentukan oleh manajemen dengan melihat situasi industri pada waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kekuatan dan kelemahan perusahaan dalam bidang administrasi akuntansi. Dengan menentukan strategi perusahaan serta kebijaksanaan dan taktik perusahaan dalam pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam rangka menjalankan fungsinya yaitu merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan-kegiatan. Semuanya ini memerlukan suatu sisten informasi manajemen termasuk sistem administrasi akuntansi serta sistem pengawasan manajemen (yang baik).

Sistem ini dibutuhkan karena :

1. Menjamin tersedianya informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan dalam jumlah, kualita, waktu, tempat yang tepat dan dengan biaya yang wajar

2. Mencegah kemungkinan kebocoran – kebocoran informasi 3. Memperlihatkan dengan jelas hasil serta tanggungjawab bagian – bagian

dalam menjalankan kegiatan. Dengan sistem ini dijamin kelancaran pembicaraan informasi yang

dibutuhkan dengan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan fungsi manajemen serta penentuan prospek perusahaan, strategi manajemen serta kebijaksanaan dan taktik manajemen. Untuk ini perlu langkah sebagai berikut :

1. Melihat kesempatan berusaha dan strategi perusahaan dengan tiga aspek yaitu aspek kesuksesan, tujuan dan tugas.

2. Melihat karakteristik kebutuhan informasi 3. Menganalisa sumber informasi, batasan - batasan teknologi serta biaya

alternatif sistem informasi yang dibutuhkan 4. Menciptakan administarsi sistem informasi yang baik 5. Sistem administrasi yang telah didisain dengan baik

Dengan sistem informasi manajemen yang baik dijamin sistem pengawasan manajemen yang baik pula sehingga pengambilan keputusan untuk melihat prospek perusahaan, merubah strategi, dan lain – lain dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

viii. pengawasan dan pengambilan keputusan

Documents