upt perpustakaan universitas syiah...

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

MANAJEMEN RISIKO

PERPUSTAKAAN UNSYIAH

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Sitti Hajar, S. IP

Badratun Nafis, S.IP

Dr.Taufiq Abdul Gani,

M.Eng.Sc.

Asisten Pustakawan Bidang Manajemen Mutu

Ketua Bidang Manajemen Mutu

Kepala

UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : Manajemen Risiko

Tanggal Efektif : 05 Februari 2018

No. Revisi : 0 Area :

UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

Table of Contents

1 Ruang LINGKUP....................................................................................... 4

2 BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA ....................................................... 4

2.1 LAYANAN INFORMASI ...................................................................... 4

2.2 LAYANAN CHECK-IN ......................................................................... 7

2.3 LAYANAN PEMERIKSAAN BARANG MASUK DAN BARANG

KELUAR ......................................................................................................... 9

2.4 LAYANAN PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN 11

2.5 LAYANAN PEMINJAMAN BUKU SECARA MANDIRI .................. 13

2.6 LAYANAN PENGEMBALIAN BUKU SECARA MANDIRI ............. 15

2.7 LAYANAN PENGECEKAN ETD DAN BEBAS PUSTAKA .............. 17

2.8 LAYANAN REFERENSI DAN ON-RESERVE................................... 19

2.9 LAYANAN KOLEKSI KARYA ILMIAH ........................................... 22

2.10 LAYANAN KOLEKSI SERIAL ........................................................... 24

2.11 LAYANAN DIGITAL CORNER ......................................................... 26

2.12 LAYANAN KOLEKSI DOKUMEN .................................................... 28

3 BIDANG PELAYANAN TEKNIS .......................................................... 29

3.1 PENANGAN KOLEKSI ....................................................................... 30

3.2 PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA .......................................... 32

3.3 PEMELIHARAAN KOLEKSI .............................................................. 34

3.4 STOCK OPNAME DAN WEDDING ................................................... 35

3.5 PENGELOLAAN KOLEKSI ELEKTRONIK ...................................... 37

4 BIDANG LAYANAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN

SISTEM ......................................................................................................... 38

4.1 PROSES PENGEMBANGAN KOLEKSI............................................. 38

4.2 PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUNAN ............. 39

4.3 PROSEDUR PEMELIHARAAN JARINGAN, HARDWARE DAN

SOFTWARE .................................................................................................. 41

4.4 PENGEMBANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN ........................... 42

5 BIDANG LAYANAN ADMINSTRASI DAN TATA USAHA ............... 42

http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37





DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





5.1 PERSURATAN..................................................................................... 42

5.2 SARANA DAN PRASARANA ............................................................ 44

5.3 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN ....................... 45

5.4 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN .............................. 47

6 BIDANG MANAJEMEN MUTU ............................................................ 48

6.1 PENGENDALIAN DOKUMEN ........................................................... 48

6.2 PENGENDALIAN REKAMAN ........................................................... 50

6.3 PROSES PEMBUATAN DOKUMEN RENSTRA ............................... 51

6.4 PROSES KOMUNIKASI INTERNAL ................................................. 52

6.5 PROSES TINJAUAN MANAJEMEN .................................................. 53

6.6 PROSES AUDIT INTERNAL .............................................................. 54

6.7 PROSES PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN ........................... 55

6.8 PROSES ANALISA DATA ................................................................. 56

6.9 PROSES TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN .............. 58

6.10 PROSES SURVEY PERBAIKAN BERKELANJUTAN ..................... 59

6.11 PROSES PENYELESAIAN KOMPLAIN ........................................... 60






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





1 RUANG LINGKUP

Manajemen risiko Perpustakaan Unsyiah dibentuk untuk dapat meminimalisir

risiko-risiko yang dapat terjadi sehingga mempengaruhi proses pelayanan dan

dapat memberikan ancaman terhadap kelancaran proses pelayanan.

Majanemen Risiko Perpustakaan Unsyiah membahas tentang:

a) Risiko yang dapat terjadi pada setiap bagian di Perpustakan Unsyiah.

b) Proses pencegahan yang dapat dilakukan dalam mengantisipasi risiko

yang dapat terjadi pada Perpustakaan.

c) Proses pengendalian yang dilakukan dengan mengendalikan secara

berkesinambungan.

2 BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA

Bidang layanan memiliki peran yang sangat penting dalam hal melayani

kebutuhan pemustaka dikarenakan pada bagian layanan juga merupakan

bagian yang dapat berhadapan langsung/ berkomunikasi secara langsung

kepada pemustaka.

Terdapat beberapa bagian pada pada bidang layanan pemustaka yakni:

pelayanan informasi, pelayanan check-in counter, pemeriksaan barang bawaan

masuk dan keluar, sirkulasi, on-reserve, referensi, digital corner, karya ilmiah,

serial, dan dokumen serta user education. Proses-proses tersebut dapat

dijabarkan sesuai dengan fungsi dan kegunaannya pada Perpustakaan Unsyiah

sebagai berikut:

2.1 LAYANAN INFORMASI

A. DESKRIPSI

Layanan Informasi bertujuan untuk memberikan infomasi bagi pemustaka

yang membutuhkan informasi tentang perpustakaan. Oleh karena itu

pelaksanaannya akan berhubungan langsung dengan pemustaka atau entitas






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





luar dari perpustakaan. Dengan demikian pelayanan ini sangat menentukan

citra atau mutu pelayanan di mata pemustaka atau masyarakat. Sehingga

layanan ini memiliki risiko dan kesempatan yang dapat menurunkan atau

menaikkan citra perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO DAN KESEMPATAN

Risiko yang dapat terjadi yakni:

1. Antrian panjang pemustaka non-civitas

Antrian panjang di counter pelayanan terjadi karena

- ramainya Pemustaka non-civitas yang ingin berkunjung ke Perpustakaan

Unsyiah

- tidak adanya pertugas yang stand-by pada saat jam istirahat.

2. Kehilangan identitas yang dititipkan sebagai jaminan pemustaka saat

meminjam kunci loker

Perpustakaan memberikan pilihan kepada pemustaka untuk dapat

membawa masuk barang bawaan kedalam perpustakaan, maupun dapat

menitipkannya pada loker. Persyaratan yang berlaku pada bagian peminjaman

kunci loker yakni pemustaka wajib menitipkan identitas berupa Kartu Tanda

Penduduk (KTP) maupuan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).

Kehilangan identitas pemustaka bisa jadi disebabkan oleh kelalaian

petugas dalam menempatkan abjad nama pemustaka dalam file-box kartu.

Kelalaian petugas pada counter layanan informasi juga bisa menyebabkan

tertukarnya kartu identitas sesama pemustaka.

3. Pertanyaan pemustaka yang lebih sering ditujukan kepada petugas

counter check-in

Pemustaka yang kerap dan sering langsung bertanya pada bagian

counter check-in menyebabkan atrian pemustaka pada counter check-in harus

menunggu, hal ini terjadi karena petugas counter check-in menjawab terlebih

dahulu pertanyaan dari pemustaka.

4. Pengisian buku tamu yang sering dilupakan oleh pemustaka non-civitas






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Pemustaka yang tidak diingatkan oleh petugas counter layanan informasi

dalam mengisi buku tamu non-civitas, sehingga data-data yang didapatkan

terkait laporan jumlah maupun instansi dari pengunjung non-civitas tidak

valid.

5. Pemustaka yang tidak mengembalikan atau menghilangkan kunci loker.

Pemustaka yang tidak mengembalikan kunci loker atau menghilangkan

kunci loker terjadi karena factor tertentu, dapat menyebvabkan kerugian bagi

pihak perpustakaan terkait asset.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada Peprustakaan Unsyiah, terdapat

beberapa pencegahan yang dapat dilakukan:

- Petugas harus lebih disiplin dalam mejalankan tugas, dan petugas

sirkulasi yang standby ketika jam istirahat

- Petugas harus lebih teliti saat bertugas pada layanan counter informasi

- Petugas check-in dapat mengintruksikan langsung pemustaka untuk

menuju counter informasi agar mendapatkan informasi yang detail dan

menghindari terjadinya antrian panjang pemustaka pada counter check-

in.

- Petugas memberikan informasi bahwa pemustaka wajib mengisi buku

tamu

- Kehilangan kunci loker dapat dicegah dengan tetap menyimpan kartu

identitas pemustaka.

- Memberikan informasi tentang kewajiban pemustaka non-civitas untuk

mengisi buku tamu

- Menetapkan pembayaran denda atau sanksi jika pemustaka

menghilangkan kunci loker






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





D. UPAYA PENGENDALIAN

Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko

yang terjadi pada Perpustakaan Unsyiah, yakni:

- Supervisor/Ka.Bid. Layanan memastikan petugas layanan counter

informasi berada di tempat pada saat bertugas dan pembayaran masuk

non-civitas pada saat petugas beristirahat dialihkan ke petugas bagian

sirkulasi

- Memastikan petugas layanan counter informasi lebih teliti dan berhati-

hati dengan memastikan langsung bahwa identitas yang diterima benar

milik pemustaka tersebut

- Memastikan petugas check-in ramah dan tegas mengarahkan pemustaka

ke layanan counter informasi

- Petugas berhati-hati dan memastikan kembali nama yang tertera pada

identitas ketika pemustaka saat pengembalian kartu

2.2 LAYANAN CHECK-IN

A. DESKRIPSI

Setiap pemustaka yang melintasi counter check-in diharuskan melakukan

melakukan scanning Kartu Tanda Anggota (KTA) atau Kartu Tanda

Mahasiswa (KTM). Sedangkan bagi pemustaka non-civitas hanya

memperlihatkan struk pembayaran dari EDC pada bagian layanan counter

informasi.

Melalui counter check-in ini perpustakaan dapat mengetahui jumlah pemustaka

yang berkunjung ke Perpustakaan melalui database. Pada layanan counter

check-in dapat dilakukan pengukuran capaian salah satu sasaran mutu yang

telah ditetapkan oleh perpustakaan sebelumnya, hal ini merujuk pada hasil

statistik pengunjung.

Layanan counter check-in berdampak pada data statistik, berupa jumlah

kunjungan, lama kunjungan, dan emotikon kepuasan pemustaka selama berada

diperpustakaan.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





B. VARIABEL RISIKO


1. Antrian panjang pemustaka yang ingin melakukan check-in

Hal ini disebabkan oleh:

- minat kunjungan pemustaka ke Perpustakaan meningkat

- terputusnya koneksi internet

- pemadaman listrik

2. Pemustaka menggunakan KTA/KTM pemustaka lainnya.

Pemustaka yang menggunakan KTA/KTM pemustaka lainnya dapat

disebabkan kelalaian petugas counter check-in. Tidak melihat secara teliti

antara pemustaka yang melakukan check-in dengan foto yang tertera pada

layar pc.

3. Pemustaka non civitas yang menggunakan struk pembayaran masuk

yang sudah expired atau milik orang lain.

Hal ini disebabkan oleh:

- Ketidakdisiplinan petugas untuk tepat waktu berada di counter

- Ketidak telitian petugas dalam memperhatikan struk pemustaka non-

civitas

4. Pemustaka yang lolos menggunakan kartu yang sudah habis masa

berlaku, seperti alumni

Pemustaka yang telah melakukan pengurusan surat bebas pustaka telah

dianggap menjadi alumni yang dikategorikan sebagai non-civitas akademika.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Upaya pencegahan yang dapat dilakukan pada bagian ini adalah:

- Petugas harus disiplin dalam bertugas

- Petugas melakukan pengecekan kesesuaian data dengan pemustaka

- Menyediakan line untuk batas antrian agar tertib






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Mengarahkan pemustaka untuk memanfaatkan kedua scanner yang

tersedia

- Menghubungi staf IT jika terjadi putusnya koneksi internet


Pengendalian yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko yang terjadi

pada layanan counter check-in adalah:

- Supervisor/Ka.Bid. Layanan harus melakukan pengawasan berkala

untuk memastikan petugas yang standby

- Petugas memastikan pemustaka yang melakukan scanning sesuai dengan

data yang tertera pada monitor

- Petugas harus teliti dalam mengecek tanggal struk pembayaran masuk

non civitas pada saat check in

2.3 LAYANAN PEMERIKSAAN BARANG MASUK DAN BARANG

KELUAR

A. DESKRIPSI

Perpustakaan memberikan kenyamanan bagi seluruh pemustaka, termasuk

memperbolehkan pemustaka membawa masuk barang bawaan mereka. Hal ini

tertuang dalam peraturan yang dikeluarkan oleh Kepala Perpustakaan Unsyiah.

Setiap permustaka dapat memilih untuk membawa masuk barang bawaan

maupun menitipkannya diloker.

Setiap barang bawaan yang dibawa masuk dan keluar di Perpustakaan harus

melewati gate pemeriksaan barang masuk dan barang keluar.

Hal ini dilakukan agar setiap pemustaka dapat merasakan bahwasanya

perpustakaan unsyiah lebih dari sekedar perpustakaan pada umumnya sesuai

dengan quote perpustakaan unsyiah yakni “More Than Just Library”.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





B. VARIABEL RESIKO

Risiko yang dapat terjadi adalah:

1. Antrian panjang pemustaka yang ingin masuk ke perpustakaan

dikarenakan oleh tingginya minat kunjungan ke Perpustakaan

2. Barang yang tidak diizinkan masuk lolos dari petugas

Pemustaka yang membawa masuk barang terlarang (makanan basah,

berminyak, beraroma dan berbau) disebabkan oleh kelalaian petugas yang

tidak memeriksa dengan seksama barang bawaan pemustaka.

3. Koleksi yang lolos dari pemeriksaan barang keluar terjadi kareana:

- Pemeriksaan barang bawaan yang tidak ketat oleh petugas

- Petugas yang lalai memeriksa struk peminjaman

- Ketidaktelitian petugas dalam mengecek bukti kepemilikan koleksi

perpustakaan

- Petugas sepele dengan alarm yang berbunyi ketika pemustaka melewati

gate

C. UPAYA PENCEGAHAN

Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:


- Supervisor/Ka.Bid. Layanan memastikan petugas yang standby secara

berkala

- Petugas harus teliti dalam bertugas


- Menghubungi dan melakukan konfirmasi kebenaran dari pihak sirkulasi

terkait koleksi yang tidak memiliki struk

- Membuat peraturan yang tertulis tentang larangan barang bawaan masuk







DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu






pada layanan pemeriksaan barang masuk/keluar adalah:

- Petugas melakukan pengecekan langsung barang bawaan pemustaka

- Petugas harus teliti dalam mengecek barang bawaan pemustaka dan

bersikap sopan terhadap pemustaka

- Memastikan koleksi yang dipinjam oleh pemustaka memiliki struk

peminjaman

- Memastikan koleksi yang lolos gate dengan memeriksa bukti

kepemilikan perpustakaan unsyiah yang ditandai dengan stempel

kepemilikan pada halaman judul dan hal rahasia, no inventaris, tag rfid.

- Memastikan informasi yang tertera pada form fotocopy koleksi on-

reserve, referensi, dokumen dan serial) sesuai dengan koleksi yang

dimiliki oleh pemustaka

- Menunjukkan kepada pemustaka peraturan tentang barang bawaan

dengan bersikap sopan

2.4 LAYANAN PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN

A. DESKRIPSI

Perpustakaan memberikan pelayanan pembuatan kartu tanda anggota bagi non-

civitas akademika unsyiah yang berminat untuk menjadi bagian dari anggota

perpustakaan unsyiah. Setiap non-civitas wajib memenuhi syarat dan ketentuan

yang telah berlaku pada perpustakaan unsyiah. Kebijakan ini dikeluarkan

mengingat banyaknya minat dari non-civitas dalam memanfaatkan jasa dan

layanan yang terdapat pada perpustakaan unsyiah.

B. VARIABEL RISIKO

Risiko yang dapat terjadi pada layanan pembuatan kartu tanda anggota adalah:

1. Pemanfaatan kartu tanda anggota oleh pihak lain

2. Pemustaka yang memiliki kartu tanda mahasiswa ganda






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Pemustaka yang kehilangan kartu tanda mahasiswa dapat langsung mengurus

kartu tanda mahasiswa yang terbaru pada bagian kemahasiswaan. Sehingga

ketika kartu yang hilang tersebut ditemukan kembali, mahasiswa memiliki

kartu tanda mahasiswa ganda, hal ini menyebabkan pemustaka dapat

meminjam buku melebihi kuota yang ditetapkan.

3. Kartu Tanda Anggota (KTA) yang hilang

Kartu Tanda Anggota (KTA) yang telah diusulkan oleh pemustaka non-civitas

yang telah selesai dibuatkan, pada waktu yang telah ditentukan

pengambilannya, tidak diambil oleh pemustaka dalam waktu yang lama,

sehingga memiliki risiko kehilangan kartu pada bagian sirkulsai dalam waktu

yang lama. Pemustaka yang kurang teliti menyimpan KTA juga dapat menjadi

risiko kehilangan KTA.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Pencegahan yang dapat dilakukan pada bagian pembuatan kartu tanda anggota

adalah:

- Petugas harus melakukan pengecekan secara teliti pada database

- Petugas menghubungi pemustaka sehari sebelum tempo pengambilan

kartu


Pengendalian dalam menangani resiko yang terjadi adalah:

- Petugas memastikan pemustaka yang mengambil kartu anggota sesuai

dengan yang melakukan pendaftaran

- Petugas memastikan no anggota tidak double pada database (KTM dan

KTA)

- Petugas mengarahkan pemustaka agar mengurus KTM baru di Biro

bagian kemahasiswaan






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





2.5 LAYANAN PEMINJAMAN BUKU SECARA MANDIRI

A. DESKRIPSI

Demi meningkatkan peran perpustakaan bagi universitas, dan juga untuk

mengikuti perkembangan kebutuhan pemustaka yang semakin hari semakin

meningkat, maka perpustakaan unsyiah memberikan kemudahan bagi para

seluruh pemustakanya dalam melakukan peminjaman buku yakni melalui

peminjaman mandiri (self loan station) penggunakan RFID. Layanan

peminjaman buku secara mandiri ini menaikkan kesempatan perpustakaan

dalam meningkatkan pemanfaatan koleksi secara optimal di perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO

Risiko yang terjadi pada layanan peminjaman buku secara mandiri yakni:

1. Antrian yang panjang pada self loan station

Meningkatnya statistika peminjaman koleksi pada perpustakaan dipengaruhi

oleh aktifitas dari keaktifan jadwal perkuliahan. Hal ini berdampak pada

antrian yang panjang pada layanan peminjaman mandiri (self loan station),

dikarenakan banyaknya referensi tugas yang menjadi kewajiban bagi

pemustaka untuk melakukan peminjaman buku. Hal ini menyebabkan antrian

yang panjang pada layanan peminjaman mandiri.

Beberapa hal juga dapat menjadikan antrian yang panjang pada layanan

peminjamanan mandiri, yakni:

- Mati lampu

- Jaringan off-line

2. Penggunaan KTM atau KTA oleh pihak lain

Setiap pemustaka yang telah memiliki kartu tanda anggota wajib melakukan

verifikasi pada bagian sirkulasi. Pada saat verifikasi pemustaka diwajibkan

memiliki password yang dimanfaatkan oleh pemustaka untuk peminjaman

mandiri. Setiap pemustaka wajib merahasiakan password peminjaman buku






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





mandiri dari pemustaka yang lainnya agar tidak salah dipergunakan kartu tanda

anggota nantinya.

3. Failed (kegagalan dalam peminjaman)

Daftar list yang ditampilkan pada mesin peminjaman mandiri tidak sesuai

dengan judul yang dipinjam oleh pemustaka, hal ini disebabkan oleh:

- Kesalahan dalam pengentrian data

- Tag rfid tidak terbaca

- Ketidaktepatan dalam final check

- Pemustaka yang telah melewati batas kuota peminjaman

- Pemustaka lupa password

- Pemustaka yang memasukkan ATM ke mesin RFID

C. UPAYA PENCEGAHAN

Upaya pencegahan yang dapat dilakukan pada layanan peminjaman mandiri ini

adalah:

- Memberikan batas antrian

- Menambah mesin RFID

- Menyediakan cadangan listrik (genset)

- Petugas pengolahan harus teliti dalam bertugas

- Ka.Bid. Layanan harus teliti dalam melakukan final check kesiapan

koleksi

- Ka. Bid. Pengolahan harus teliti dalam melakukan pemeriksaan

kelengkapan dan kesesuaian informasi koleksi

- Mengingatkan pemustaka pentingnya menyimpan password pada saat

verifikasi

- Menyediakan petunjuk penggunaan mesin RFID pada mesin.


Upaya pengendalian yang dapat dilakukan dalam mengatasi risiko adalah:

- Menambah layanan peminjaman secara manual






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Menugaskan staf yang diperbantukan dalam peminjaman manual

- Melaporkan kepada tim IT jika terjadi off-line

- Melakukan pembatalan peminjaman melalui pc petugas

- Mencabut koleksi yang tidak terbaca tag dan melaporkannya pada pihak

pengolahan

- Memastikan pemustaka yang melakukan peminjaman melalui pc

petugas sirkulasi

- Petugas memastikan pemustaka menggunakan password yang mudah

diingat pada saat melakukan reset password

2.6 LAYANAN PENGEMBALIAN BUKU SECARA MANDIRI

A. DESKRIPSI

Perpustakaan unsyiah mengeluarkan kebijakan bagi para pemustaka dengan

memberikan tambahan kuota peminjaman koleksi (7 judul buku), hal ini

memberikan dampak yang sangat signifikan terhadap pemanfaatan koleksi

perpustakaan yang terus meningkat melalui statistika peminjaman koleksi.

Penurunan tingkat statistika denda dipengaruhi oleh pengembalian koleksi

buku secara tepat waktu, hal ini dipengaruhi karena tersedianya aplikasi uilis

yang dapat melakukan perpanjangan koleksi melalui smartphone tanpa harus

ke perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO

Risiko yang dapat terjadi pada bagian layanan pengembalian mandiri adalah:

1. Antrian pemustaka yang panjang

Antrian pemustaka yang panjang disebabkan oleh beberapa faktor, yakni:

- Jaringan off-line

- Pemadaman listrik

2. Koleksi hilang






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Pemustaka yang telah melakukan peminjaman koleksi, namun kehilangan

koleksi tersebut diwajibkan melapor pada bagian sirkulasi agar tidak

bertambahnya denda pemustaka tersebut.

Koleksi yang hilang bisa disebabkan oleh beberapa factor seperti pemustaka

yang meminjamkan KTA maupun KTM kepada pemustaka lainnya, maupun

karena kurang berhati-hatinya pemustaka tersebut dalam menjaga koleksi yang

telah dipinjam.

3. Koleksi rusak

Beberapa faktor yang dapat menyebabkan koleksi rusak yakni dikarenakan

koleksi tersebut merupakan koleksi yang menjadi favorit bagi pemustaka.

Semakin tinggi minat pemustaka dalam melakukan peminjaman koleksi maka

semakin besar risiko koleksi tersebut rusak. Ketidak hati-hatian pemustaka

dalam memanfaatkan koleksi tersebut juga sangat berdampak pada kerusakan

koleksi.

4. Tag rfid rusak

Tag RFID yang rusak dapat disebabkan oleh pemustaka yang tidak berhati-hati

dalam menggunakan koleksi tersebut. Juga bisa disebabkan oleh pemustaka

yang tidak disiplin meletakkan koleksi pada rak pengembalian koleksi yang

tersedia.

5. Keterlembatan pengembalian koleksi

Pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi mendapat sanksi berupa

denda yang wajib dibayar oleh pemustaka, sebagai bentuk tanggung jawab

pemustaka dalam memanfaatkan koleksi tersebut.

6. Pemustaka yang tidak melakukan pembayaran denda

Perpustakaan telah mengeluarkan kebijakan bagi pemustaka yang melakukan

keterlambatan pengembalian koleksi dengan ditetapkannya denda berdasarkan

SK Rektor. Ada beberapa factor yang menyebabkan pemustaka tidak

melakukan pembayaran denda, yakni:






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Pemustaka tidak memiliki ATM (BRI, BNI, MANDIRI) maupun kartu

Brizzi

- Pemustaka tidak setuju dengan pemberlakuan kebijakan pemustaka

tentang pembayaran denda menggunakan mesin EDC

- Pemustaka yang mengabaikan denda yang nominalnya sedikit/kecil

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Menyediakan batas antrian

- Menyediakan mesin pengembalian mandiri

- Mengirim pemberitahuan melalui surat, sms maupun email


- Menyediakan rak tambahan pengembalian koleksi

- Melakukan sinkronisasi dengan pihak puksi terkait pemblokiran

pengisian KRS online pemustaka yang belum mengembalikan buku

maupun belum melakukan pembayaran denda

- Memberikan apresiasi kepada pemustaka yang selalu melakukan

pengembalian koleksi buku yang tepat waktu


Upaya pengendalian yang dpat dilakukan adalah:

- Memberlakukan no antrian

- Menginformasikan langsung kepada pemustaka yang memiliki denda

- Menginstruksikan pemustaka agar meletakkan koleksi pada rak yang

tersedia

- Menghubungi langsung via telpon pemustaka yang belum melakukan

pembayaran denda

- Menugaskan staf yang diperbantukan dalam pengembalian manual

2.7 LAYANAN PENGECEKAN ETD DAN BEBAS PUSTAKA






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





A. DESKRIPSI

Electronic Theses and Dissertations (ETD) merupakan salah satu product

knowledge yang dimiliki perpustakaan yang dihasilkan dari tugas akhir

mahasiswa (D3, S1, S2, dan S3) dan hasil karya ilmiah para civitas unsyiah.

Perpustakaan memberikan layanan yang memudahkan para civitas dalam

menyimpan hasil karya mereka melalui menu ETD pada portal aplikasi

perpustakaan. Proses upload ETD ini juga dapat dilakukan dimana saja, tanpa

harus berkunjung langsung ke perpustakaan. Hal ini memberikan dampak yang

baik bagi perpustakaan karena dengan danya repositori hasil karya ilmiah

civitas unsyiah tersedia dan bisa diakses oleh siapapun dari manapun.

B. VARIABEL RISIKO



Antrian pemustaka yang panjang disebabkan oleh beberapa faktor, yakni:

- Berakhirnya masa pendaftaran siding, yudisium maupun wisuda

- Jaringan off-line

- Pemadaman listrik

- Server down

- Crash Database

2. Tidak terlampir lembaran pengesahan tugas akhir

Pemustaka yang melakukan upload ETD tidak melampirkan lembaran

pengesahan yang menjadi syarat agar mendapatkan surat keterangan bebas

perpustakaan. Kelengkapan upload seluruh hasil karya ilmiah pemustaka

menjadi salah satu syarat dikeluarkannya surat keterangan bebas pustaka.

3. Failed (kegagalan upload)

Kegagalan upload ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor yakni:

- Besarnya ukuran file karya ilmiah

- Pemustaka yang tidak teliti pada saat melakukan login pada laman ETD






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Pemustaka lupa password

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Menyediakan batas antrian


- Melakukan pengecekan server maupun database secara berkala

- Menyediakan flyer berisi informasi tentang tatacara upload karya ilmiah

pada aplikasi ETD


Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:

- Memberlakukan no antrian

- Menyediakan kursi bagi pemustaka

- Menambah petugas yang diperbantukan untuk pengecekan tugas akhir

- Menghubungi pihak IT ketika terjadi crash database maupun server

- Petugas memastikan hasil upload sesuai dengan identitas pembuat surat

keterangan bebas pustaka

- Petugas melakukan pengecekan secara teliti hasil upload pemustaka

mulai dari cover hingga lampiran

- Menginformasikan secara rinci pedoman upload karya ilmiah kepada

pemustaka

- Supervisor/Ka.Bid. Layanan memastikan petugas standby pada bagian

sirkulasi

2.8 LAYANAN REFERENSI DAN ON-RESERVE

A. DESKRIPSI

Perpustakaan Unsyiah memiliki manajemen yang baik terkait dengan koleksi,

salah satunya adalah menyediakan ruang On-Reserve. Ruangan ini bertujuan






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





untuk menyimpan koleksi buku tercetak yang dianggap penting untuk

dicadangkan, sehingga setiap pemustaka tetap mendapatkan informasi yang

terdapat pada koleksi tersebut meskipun koleksi tersebut sedang dipinjam oleh

pemustaka lainnya.

Meskipun koleksi yang terdapat pada ruang on-reserve ini tidak dapat dipinjam

oleh pemustaka, namun dengan tersedianya ruangan on-reserve ini sangat

membantu para pemustaka yang tidak mendapatkan kesempatan dalam

meminjam koleksi yang dibutuhkan. Hal ini dikarenakan oleh adanya

kebijakan dari perpustakaan yang memberikan kesempatan untuk melakukan

foto copy koleksi buku tersebut.

Selain menyediakan koleksi referensi dalam bentuk primer, sekunder dan

tersier, perpustakaan juga menyediakan layanan Literature Searching Services

(LSS), yang memberikan dampak yang baik bagi perpustakaan yang

memberikan layanan tambahan dalam pencarian informasi yang dibutuhkan

oleh pemustaka. Layanan ini juga memberikan kemudahan bagi para

pemustaka yang tidak memiliki banyak waktu dalam penelusuran informasi

seperti halnya peneliti.

B. VARIABEL RISIKO

Risiko yang dapat terjadi pada bagian On-Reserve dan Referensi yakni:

1. Pemustaka tidak mengisi buku pengunjung

Setiap pemustaka yang memasuki ruang On-Reserve dan Referensi diwajibkan

mengisi tabulasi pengunjung. Hal in dianggap penting karena staf dapat

melakukan rekapitulasi untuk laporan pada bagian penjaminan mutu setiap

bulannya, dan juga bermanfaat untuk mengukur keberhasilan Key Performance

Indicator (KPI) yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Koleksi yang tidak dapat ditemukan

Koleksi yang terdapat pada bagian On-reserve dan Referensi yang tidak dapat

ditemukan bisa saja disebabkan oleh:






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- kesalahan dalam proses shelving

Kelalaian kordinator dalam mengawasi shelving crew, juga mempengaruhi

kebenaran penempatan koleksi pada rak.

- Ketidak tepatan pada proses penginputan data

Kelalaian petugas dalam melakukan pengentrian data pada bagian pengolahan

juga berdampak pada ketidak sinkronan koleksi dengan informasi yang

tersedia pada OPAC.

3. Pemadaman listrik

Pemadaman listrik dapat mempengaruhi kehilangan koleksi yang tidak

terdeteksi pada gate yang terdapat pada bagian On-reserve dan Referensi.

Pemadaman listrik juga menunda staf dalam menjawab pertanyaan dan

permintaan LSS pemustaka pada email.

4. Pemustaka yang tidak membawa tanda pengenal

Pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi dapat melakukan foto copy

dengan mengisi form fotocopy dan menitipkan tanda pengenal berupa KTM

maupun KTA.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi

setiap hari kerja

- Menyediakan listrik cadangan (genset)

- Melakukan pembelian gate baru untuk mencegah pemustaka yang

membawa keluar koleksi tanpa sepengetahuan staf

- Memberikan pelatihan-pelatihan kepada staf tentang penelusuran

informasi yang cepat dan tepat

- Staf melakukan pengecekan email terkait LSS pada pagi hari






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu






- Staf memastikan penempatan koleksi oleh shelving crew

- Petugas memberikan pemahaman tentang koleksi On-reserve maupun

Referensi kepada pemustaka

- Memberikan informasi langsung kepada pemustaka untuk mengisi buku

tamu

2.9 LAYANAN KOLEKSI KARYA ILMIAH

A. DESKRIPSI

Perpustakaan memiliki pelayanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) yang

merupakan hasil karya dari civitas akademika unsyiah. Saat ini perpustakaan

juga telah memiliki aplikasi Electronic Theses and Dissertasion (ETD) yang

menampung karya ilmiah dalam bentuk soft copy. Peralihan penerimaan

koleksi karya ilmiah ini juga menjadi salah satu bentuk pencegahan plagiat dan

kehilangan koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO

Resiko yang dapat terjadi adalah:

1. Kehilangan koleksi

Pelayanan KKI bersifat close access (tertutup) dimana pemustaka tidak

diperkenankan memasuki ruang tersebut. Salah satu penyebab terjadinya

kehilangan koleksi pada bagian karya ilmiah yakni dipengaruhi oleh kelalain

staf dalam bertugas. Dimana petugas tidak standby pada jam kerja dan pada

jam istirahat maupun pada saat jam layanan tambahan.

Sehingga hal ini dapat menyebabkan pemustaka membawa keluar koleksi

tersebut tanpa sepengetahuan petugas. Kehilangan koleksi juga dapat

dipengaruhi oleh kelalaian shelving crew yang keliru dalam menempatkan

koleksi.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





2. Pemustaka yang melakukan vandalisme

Salah satu vandalisme yang dilakukan oleh pemustaka seperti merusak koleksi

dapat terjadi jika staf tidak teliti dalam mengecek keutuhan koleksi saat

pengembalian.

3. Pemustaka mengambil gambar (foto) koleksi

Hal ini dapat terjadi dikarenakan kelalain petugas dalam memantau pemustaka

yang memnafaatkan koleksi. Pemustaka melakukan plagiat dalam bentuk

mengambil gambar koleksi karya ilmiah baik sebagian maupun seluruhnya.

4. Pemustaka yang menggunakan identitas lain

Pemanfaatan koleksi dibatasi dengan aturan dan syarat yang berlaku, seperti

peminjaman koleksi untuk dibaca ditempat hanya berlaku 3 judul perharinya

bagi yang memiliki KTA maupun KTM, sedangkan bagi pemustaka non

civitas hanya dibatasi dengan 1 judul perharinya.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Staf harus lebih disiplin dalam mejalankan tugas dan standby ketika jam

istirahat


setiap hari kerja

- Petugas harus lebih teliti saat menerima koleksi yang telah dimanfaatkan

oleh pemustaka

- Menyediakan petunjuk tentang larangan masuk pada ruang koleksi



- Petugas memastikan koleksi yang diterima dari pemustaka dalam

kondisi yang baik






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Petugas memberikan informasi langsung terkait larangan melakukan

pengambilan gambar (foto) kepada pemustaka

- Petugas menunjukkan peraturan tentang layanan fotocopy dan

peminjaman baca ditempat kepada pemustaka

2.10 LAYANAN KOLEKSI SERIAL

A. DESKRIPSI

Koleksi yang terdapat pada layanan koleksi serial merupakan koleksi yang

sanagt terbatas, dikarenakan koleksi hanya didapatkan dari hibah/hadiah baik

dari penerbit, instansi, maupun universitas. Oleh sebab itu petugas yang

terdapat pada bagian ini diharuskan berada ditempat dan disiplin dalam

bertugas, karena pada layanan koleksi serial sangat berisiko kehilangan

koleksi. Hal ini disebabkan oelh minimnya tingkat pengamanan koleksi, seperti

tidak tersedianya gate maupun tag RFID. Namun dalam rangka mengurangi

kehilangan koleksi tersebut, perpustakaan mengeluarkan kebijakan tentang

kewajiban penitipan barang bawaan pada loker yang telah tersedia.

B. VARIABEL RISIKO

Risiko yang dapat terjadi pada bagian serial adalah:

1. Petugas yang tidak standby

Petugas yang memberikan layanan koleksi serial seharusnya berada ditempat

dan disipilin dalam bertugas, karena hal ini bertujuan untuk mencegah

terjadinya vandalisme dan kehilangan koleksi.

Petugas yang tidak disiplin dalam bertugas sangat beresiko kehilangan

koleksi, hal ini disebabkan oleh tidak adanya pengamanan yang tersistem pada

bagian serial (gate maupun tag RFID).

2. Kesalahan penempatan koleksi

Koleksi yang tidak dapat ditemukan disebabkan oleh shelving crew yang tidak

menempatkan koleksi sesuai pada tempatnya. Proses penempatan koleksi pada






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





bagian serial berbeda dengan penempatan koleksi pada umumnya yang

menggunakan DDC, namun pada serial koleksi ditempatkan berdasarkan

subjek.

3. Kehilangan kunci loker

Pemustaka yang memanfaatkan layanan serial diwajibkan untuk menitipkan

barang bawaan pada loker yang tersedia. Kehilangan kunci loker bisa

disebabkan oleh kelalaian pemustaka, dan ketidaktelitian petugas dalam

mengembalikan identitas yang dititipkan.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Petugas harus disiplin dalam bertugas untuk mencegah terjadinya

kehilangan koleksi

- Petugas harus melakukan pengamatan untuk memastikan tidak adanya

tindakan vandalisme dari pemustaka

- Petugas yang berada pada bagian pengecekan barang keluar wajib

melakukan pengecekan secara teliti untuk mencegah hilangnya koleksi

- Menyediakan loker untuk penyimpanan tas dan barang bawaan

- Menetapkan pembayaran denda atau sanksi jika pemustaka

menghilangkan kunci loker



- Petugas memastikan koleksi yang telah difotocopy dalam keadaan baik

- Petugas melakukan pengecekan secara teliti identitas yang dititipkan

dengan pemustaka yang mengembalikan koleksi

- Petugas menunjukkan peraturan tentang penitipan barang bawaan

diloker






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





2.11 LAYANAN DIGITAL CORNER

A. DESKRIPSI

Digital corner merupakan layanan yang memberikan kemudahan bagi

pemustaka dalam mengakses koleksi yang bersifat elektronik. Tingginya

tingkat pemustaka yang memanfaatkan koleksi elektronik dikarenakan adanya

pelayanan akun proxy kampus yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka

dimanapun. Tingginya minat pemustaka dalam mengakses koleksi elektronik

tersebut berdampak pada semakin membaiknya hasil karya ilmiah pemustaka,

dan semakin tingginya kepercayaan pihak rektorat terhadap perpustakaan.

Pemustaka yang membutuhkan informasi tentang koleksi elektronik juga

diberikan pelayanan tambahan berupa kelas literasi informasi yang bertujuan

untuk memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam mendapatkan informasi

yang dibutuhkan. Perpustakaan juga memberikan kesempatan kepada seluruh

civitas untuk mengikuti kelas literasi informasi yang bertujuan untuk

mempermudahkan pemustaka dalam mengakses koleksi elektronik.

Sedangkan bagi para pemustaka yang kesulitan dalam menulis karya ilmiah

yang baik, perpustakaan juga memberikan layanan kelas sitasi kepada seluruh

civitas yang membutuhkan. Semua kemudahan ini bisa didapatkan oleh civitas

tanpa pungutan biaya apapun (gratis).

B. VARIABEL RISIKO



Antrian panjang pemustaka yang ingin mengaktifkan akun proxy disebabkan

oleh ketidak disiplinan petugas dalam bertugas.

Petugas yang tidak standby juga dapat mengakibatkan antrian pemustaka yang

gagal melakukan upload karya ilmiah pada aplikasi ETD.

2. Kegagalan pendaftaran akun ETD






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Kegagalan pendaftaran akun ETD disebabkan oleh kelalaian pemustaka yang

menggunakan no anggota pemustaka yang lainnya. Pemustaka yang tidak teliti

dalam melakukan pengentrian infomasi pada platform registrasi menyebabkan

kegagalan login bagi pemustaka lainnya.

3. Pemustaka yang gagal melakukan settingan akun Proxy

Kegagalan dalam melakukan pengaturan (instalasi) akun proxy pada laptop

pemustaka disebabkan informasi yang disampaikan kepada pemustaka tidak

lengkap, maupun karena disebabkan oleh kelalaian pemustaka dalam melewati

tahapan settingan.

4. Kehilangan koleksi digital (VCD, DVD)

Petugas yang tidak standby pada saat bertugas juga dapat mengakibatkan

kehilangan koleksi digital yang dapat dengan mudah diakses oleh pemustaka di

ruang digital corner.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Petugas memberikan saran kepada petugas IT untuk memasukkan

pemberitahuan “Mohon teliti dalam memasukkan NIM” pada tampilan

awal regsitrasi ETD

- Petugas harus disiplin dalam bertugas untuk mencegah terjadinya

kehilangan koleksi dan antrian panjang pemustaka

- Membuat flyer yang berisi nformasi tentang tatacara upload ETD, dan

pendaftaran akun proxy kampus



- Petugas hadir tepat waktu dan standby pada jam kerja untuk mengatasi

antrian panjang pemustaka






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Petugas menunjukkan flyer yang berisi informasi tentang tatacara

pendaftaran akun proxy dan tatacara upload ETD

- Petugas melakukan registrasi ulang pemustaka yang gagal upload

- Petugas membantu pemustaka melakukan proses instalasi akun proxy

kampus

2.12 LAYANAN KOLEKSI DOKUMEN

A. DESKRIPSI

Perpustakaan juga memberikan layanan koleksi dokumen yang berisi informasi

tentang laporan statistika, sejarah Aceh, prosiding dan hasil seminar.

Ketersediaan koleksi ini sangat membantu para pemustaka terutama bagi para

peneliti yang dalam pembuatan karya ilmiah karena mendapatkan sumber yang

kredibel.

Koleksi yang terdapat pada bagian dokumen dapat dipastikan tersedia jika

dibutuhkan, karena layanan pada koleksi ini berifat semi terbuka, sehingga

pemustaka yang memanfaatkan koleksi pada layanan ini tidak diperkenankan

untuk membawa pulang, karena hanya dapat dibaca ditempat dan difotocopy

saja.

B. VARIABEL RISIKO


1. Koleksi yang tidak tersedia

Koleksi yang tidak tersedia dirak namun pada informasi OPAC tersedia bisa

saja disebabkan oleh kesalahan penempatan oleh shelving crew.

2. Kehilangan koleksi dokumen

Petugas yang tidak standby pada saat bertugas juga dapat mengakibatkan

kehilangan koleksi yang terdapat pada layanan koleksi dokumen, karena

koleksi tersebut dapat mudah diakses oleh pemustaka pada rak yang tersedia.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





3. Pemustaka yang menggunakan identitas pemustaka lain

Pelanggaran yan dilakukan oleh pemustaka seperti penggunaan identitas oleh

pemustaka yang lain dapat disebabkan oleh ketidak telitian petugas dalam

menerima jaminan identitas yang dititipkan oleh pemustaka sebagai syarat

melakukan fotocopy koleksi.

4. Koleksi yang dibawa keluar

Pemustaka yang membawa keluar koleksi dokumen tanpa sepengetahuan

petugas dapat disebabkan oleh kelalaian petu

gas.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Staf harus lebih disiplin dalam mejalankan tugas dan standby ketika jam

istirahat


setiap hari kerja

- Petugas harus lebih teliti saat menerima koleksi yang telah dimanfaatkan

oleh pemustaka



- Petugas memastikan koleksi yang diterima dari pemustaka dalam

kondisi yang baik

- Petugas memastikan penempatan koleksi oleh petugas shelving sesuai

- Petugas menunjukkan peraturan tentang layanan fotocopy dan

peminjaman baca ditempat kepada pemustaka

3 BIDANG PELAYANAN TEKNIS






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Bidang layanan teknis mencakup kegiatan pengadaan, pengkatalogan dan

perawatan koleksi. Mekanisme dan prosedur kerja dari kegiatan tersebut harus

dirumuskan dengan baik agar kegiatan pembinaan koleksi tersebut dapat

berjalan dengan lancar. Standar-standar pengolahan harus ditetapkan fasilitas

serta bahan-bahan yang diperlukan untuk itu harus disediakan.

Bagian layanan teknis merupakan bagian backoffice yang tidak berhadapan

langsung/berkomunikasi secara langsung dengan pemustaka. Terdapat

beberapa sub kegiatan pada layanan teknis yakni Penanganan koleksi,

Pengolahan terbitan berkala, pemeliharaan koleksi, proses weeding dan stock

opname dan pengelolaan koleksi elektronik.

Risiko yang dapat terjadi dan pencegahan serta pengendaliannya tersebut dapat

dijabarkan sesuai pada Perpustakaan Unsyiah sebagai berikut:

3.1 PENANGAN KOLEKSI

A. DESKRIPSI

Kegiatan penanganan koleksi baru dilakukan sesuai dengan posedur yang telah

ditetapkan. Prosesnya dimulai dari verifikasi koleksi yang diterima,

inventarisasi, katalogisasi, input data bibliografi, penempelan tag RFID,

encoding data, pemberian kelengkapan koleksi dan penyampulan. Proses

terakhir dilakukan final check kemudian diserahkan kepada bagian pelayanan

pemustaka.

B. VARIABEL RISIKO


1. Kesalahan katalogisasi

Kesalahan dalam menganalisis subjek merupakan hal yang sering terjadi dalam

proses katalogisasi koleksi, hal tersebut disebabkan oleh proses penganalisaan

dan pengkajian yang berbeda pemahaman terhadap objek kajiannya.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Kesalahan klasifikasi juga dapat terjadi disebabkan petugas klasifikasi tidak

merujuk lagi ke bagan dengan menggunakan nomor klasifikasi yang sudah

unassigned (tidak digunakan lagi), sehingga subjek yang sama menghasilkan

nomor klasifikasi yang berbeda, hal tersebut mempengaruhi penempatan buku

yang sama pada rak yang berbeda.

2. Kesalahan pengentrian data

Kesalahan pada proses entri data seperti kesalahan dalam pengetikan atau entri

data yang tidak pada tempatnya. Sehingga data yang tersimpan dalam database

menjadi tidak valid, dan data bibliografi yang tampil di Opac menjadi tidak

akurat. Padahal peran data bibliografis sangat penting untuk menemukan

kembali koleksi di rak. Hal tersebut juga berguna untuk memastikan

bahwasanya informasi yang disajikan akurat, tepat dan mutakhir serta tersedia

bagi pemustaka.

3. Kesalahan encoding data

Kesalahan encoding data dapat terjadi apabila petugas encoding tidak dengan

seksama melakukan encoding. Pada saat mengetik kode inventaris meskipun

hanya satu kode dapat berakibat fatal terutama pada saat peminjaman koleksi,

data koleksi tersebut akan keluar judul buku yang lain. kesalahan encoding data

dapat terjadi apabila petugas encoding tidak dengan seksama melakukan

encoding.

4. Kesalahan pemasangan label buku

Kesalahan pemasangan label buku dapat terjadi ketika petugas kurang teliti

dalam melakukan melakukan pemasangan label tersebut. Hal tersebut akan

berdampak pada saat temu kembali koleksi yang telah ditempatkan di rak.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada Pepustakaan Unsyiah, terdapat







DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Kesalahan klasifikasi

- Petugas klasifikasi harus lebih meningkatkan kemampuan menganalisa

subjek supaya objek yg dianalisa lebih fokus dan spesifik.

- Petugas klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk indeks relatif dan

subject headings.

- Petugas entri data harus berhati-hati dan memastikan kembali lebih teliti

dalam melakukan pengentrian data

- Petugas encoding data harus teliti dan seksama ketika melakukan encoding

data

- Pemasangan label label buku harus dilakukan dengan teliti supaya tidak

terjadi kesalahan.


Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam mencegah resiko yang

terjadi pada proses penanganan koleksi, yakni:

- Setelah menganalisa subjek dan menentukan nomor klasifikasi melalui

indeks relative atu subject heading Petugas klasifikasi harus kembali

merujuk ke bagan untuk memastikan nomor tersebut di bagan masih

digunakan

- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan validasi terhadap hasil analisis subjek

dan data bibliografi yang sudah dientri sehingga mengurangi kesalahan

dalam menentukan suatu subjek yang dianalisis dan kesalahan pengetikan

data bibliografi.

- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan final check terhadap pemasangan label

dan keakuratan name tag koleksi yang di encoding pada setiap koleksi

sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kesilapan dalam memasang label

dan encoding data koleksi.

3.2 PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





A. DESKRIPSI:

Kegiatan yang berkenaan dengan penanganan koleksi terbitan berkala sejak

diterima oleh perpustakaan samapai selesai diproses.Terbitan berkala biasanya

terbit seara terus-menerus tidak hanya sekali terbit seperti buku. Pengelolaanya

mulai dari menerima koleksi, menginventaris, memberi subjek, memasang

label dan menginput judul artikel kedalam database. Koleksi terbitan berkala

tersebut adalah jurnal, majalah, buletin, dan terbitan harian lainnya.

B. VARIABEL RISIKO


1. Kesalahan menganalisa subjek

Kesalahan menganalisis subjek merupakan hal yang dapat terjadi dalam

proses katalogisasi koleksi terbitan berkala tercetak, hal tersebut disebabkan

oleh proses penganalisaan dan pengkajian yang berbeda pemahaman terhadap

objek kajiannya. Terkadang juga ada koleksi terbitan berkala yang multi-

subyek sehingga susah untuk menentukan subyeknya.

2. Kesalahan pemasangan label tipe dan subyek

Kesalahan pemasangan label buku dapat terjadi ketika petugas kurang teliti

dalam melakukan pemasangan label. Hal tersebut akan berdampak pada saat

temu kembali koleksi di rak yang tidak sesuai tipe dan subyeknya.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Upaya pencegahan yang dapat dilakukan yakni:

- Petugas harus lebih meningkatkan kemampuan menganalisa subjek supaya

objek yg dianalisa lebih fokus dan spesifik.

- Pemasangan label buku harus dilakukan dengan teliti supaya tidak terjadi

kesalahan.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu







- Ka.Bid. Layanan teknis seharusnya melakukan validasi terhadap hasil

analisis subjek dan data bibliografi yang sudah dientri sehingga mengurangi

kesalahan dalam menentukan suatu subjek yang dianalisis dan kesalahan

pengetikan data bibliografi.

- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan final check terhadap pemasangan label

pada setiap koleksi sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kesilapan

dalam memasang label.

3.3 PEMELIHARAAN KOLEKSI

A. DESKRIPSI

Pemeliharaan dan perawatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga

atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan awet

dan terawat dengan baik

B. VARIABEL RISIKO


1. Kesilapan dalam mengaktifkan kembali (Disable dan unnable)

Kesilapan dalam mengaktifkan kembali buku yang sudah dinonaktifkan

merupakan risiko yang bisa terjadi dalam proses pemeliharaan dan perawatan

koleksi, hal ini disebabkan oleh petugas yang kurang teliti sehingga lupa untuk

mengaktifkan kembali, Jika petugas sudah melakukan disable terhadap sebuah

buku untuk dilakukan pemeliharaan dan perawatan kemudian lupa melakukan

unable kembali maka akan berpengaruh terhadap buku tersebut, tidak dapat

dipinjamkan dan ditelusuri di Opac karena datanya dalam pemeliharaan

sedangkan sebenarnya buku tersebut sudah ada dirak siap untuk dimanfaatkan.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





C. UPAYA PENCEGAHAN


- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan disable buku yang akan

dilakukan pemeliharaan dan perawatan.

- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan unable kembali buku yang

sudah dilakukan pemeliharaan dan perawatan.



- Ka.Bid. Layanan teknis seharusnya melakukan validasi terhadap hasil

unable kembali buku yang akan dikembalikan ke rak sehingga mengurangi

kesilapan dalam mengaktifkan kembali koleksi yang sudah selesai dilakukan

pemeliharaan dan perawatan koleksi.

3.4 STOCK OPNAME DAN WEDDING

A. DESKRIPSI

Stock opname adalah penyesuaian koleksi di rak dengan database,

penghitungan ulang jumlah koleksi di perpustakaan. Dengan stock opname,

kita dapat mengetahui jumlah buku yang dipinjam, yang paling diminati

maupun yang tidak diminati oleh pemustaka, buku yang hilang, rusak, dan

yang harus ada dalam perawatan. Semuanya dapat diperoleh dengan data yang

akurat. Weeding adalah proses penyiangan berupa upaya pengeluaran

sejumlah koleksi dari perpustakaan karena dianggap tidak relevan lagi, terlalu

banyak jumlah eksemplarnya, sudah ada edisi baru, atau koleksi itu termasuk

terbitan yang dilarang.

B. VARIABEL RISIKO







DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





1. Ketidak sesuaian data

Koleksi yang telah ditarik dari rak untuk diperbaiki terjadi kesalahan yang

berulang seperti data yang masih tampil di OPAC namun telah dilakukan stock

opname. Kesalahan dalam pengentrian ulang koleksi yang telah di wedding

juga dapat menyebabkan tidak sesuainya data yang terdapat pada database dan

rak.

2. Kesalahan penarikan koleksi yang tidak sesuai kriteria

Kesalahan dalam melakukan wedding menentukan kriteria mengaktifkan

kembali buku yang sudah dinonaktifkan merupakan risiko yang bisa terjadi

dalam proses pemeliharaan dan perawatan koleksi, hal ini disebabkan oleh

petugas yang kurang teliti sehingga lupa untuk mengaktifkan kembali, Jika

petugas sudah melakukan disable terhadap sebuah buku untuk dilakukan

pemeliharaan dan perawatan kemudian lupa melakukan unable kembali maka

akan berpengaruh terhadap buku tersebut, tidak dapat dipinjamkan dan

ditelusuri di OPAC karena datanya dalam pemeliharaan sedangkan sebenarnya

buku tersebut sudah ada dirak siap untuk dimanfaatkan.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Upaya pencegahan yang dapat terjadi adalah:

- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan penarikan koleksi saat wedding

- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan penginputan/ pengetrian ulang

data saat stock opname.


Upaya pengendalian yang dapat terjadi adalah:

- Kordinator melakukan pengontrolan saat proses stock opname dan wedding

berlangsung

- Ka. Bid. Layanan Teknis melakukan validasi dan final check hasil koleksi

yang telah dilakukan wedding dan stock opname






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





3.5 PENGELOLAAN KOLEKSI ELEKTRONIK

A. DESKRIPSI

Proses pengelolaan koleksi elektronik merupakan proses penanganan

berkas-berkas tugas akhir mahasiswa seperti skripsi, thesis dan disertasi dalam

bentuk digital. Kegiatan pengelolaan ETD dilakukan sesuai dengan posedur

yang telah ditetapkan. Prosesnya dimulai dari membuka web ETD yang sudah

diupload, memasukkan data bibliografi (impressum) kemudian melakukan

katalogisasi yaitu menganalisis subyek, menentukan nomor klasifikasi dan

menentukan kata kunci, dan melakukan pengindeksan. Langkah terakhir yang

dilakukan adalah memasukkan data yg telah diproses ke database supaya dapat

diakses pemustaka melalui OPAC, portal aplikasi dan website perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO


1. Kesalahan katalogisasi

Kesalahan menganalisis subjek merupakan hal yang sering terjadi dalam

proses katalogisasi koleksi, hal tersebut disebabkan oleh proses penganalisaan

dan pengkajian yang berbeda pemahaman terhadap objek kajiannya.

Kesalahan klasifikasi juga dapat terjadi disebabkan petugas klasifikasi tidak

merujuk lagi ke bagan dengan menggunakan nomor klasifikasi yang sudah

unassigned (tidak digunakan lagi), sehingga subjek yang sama menghasilkan

nomor klasifikasi yang berbeda.

2. Banyaknya koleksi yang belum terproses

Pelepasan lulusan yang dilakukan empat kali dalam setahun oleh Universitas

Syiah Kuala tentunya menghasilkan karya tulis yang sangat banyak juga untuk

dikelola oleh UPT.Perpustakaan sebagai local content. Banyaknya koleksi

yang masuk membuat petugas tidak mampu menangani proses pengolahannya

dengan baik dan tepat waktu, sehingga masih banyak koleksi tahun

sebelumnya menumpuk karena belum selesai diproses.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





C. UPAYA PENCEGAHAN


- Petugas klasifikasi harus lebih meningkatkan kemampuan menganalisa

subjek supaya objek yg dianalisa lebih fokus dan spesifik.

- Petugas klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk indeks relatif dan

subject headings.



- Setelah menganalisa subjek dan menentukan nomor klasifikasi melalui

indeks relative atau subject heading petugas klasifikasi harus kembali

merujuk ke bagan untuk memastikan nomor tersebut di bagan masih

digunakan

- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan validasi terhadap hasil analisis

subjek dan data bibliografi yang sudah dientri sehingga mengurangi

kesalahan dalam menentukan suatu subjek yang dianalisis dan kesalahan

pengetikan data bibliografi.

4 BIDANG LAYANAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN

SISTEM

4.1 PROSES PENGEMBANGAN KOLEKSI

A. DESKRIPSI

Proses pengembangan koleksi adalah proses yang berkaitan dengan penentuan

keijakan koleksi, menilai kebutuhan pemakai, evaluasi koleksi, identifikasi

kebutuhan koleksi, seleksi kebutuhan pustaka dan kebijakan kerjasama

sumberdaya koleksi.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





B. VARIABEL RISIKO


1. Pembelian koleksi bukan berdasarkan kebutuhan sehingga koleksi tidak

termanfaatkan secara efektif dan efisien.

2. Jumlah pengadaan koleksi yang minim sehingga tidak sesuai dengan

kebutuhan pengguna karena keterbatasan Anggaran.

Proses pengembangan koleksi ini berhubungan langsung dengan bidang tata

usaha. Berdasarkan hasil verifikasi, daftar buku yang diusulkan kemudian

diserahkan ke bidang tata usaha untuk dilakukan pembelian.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Pengembangan koleksi dilakukanberdasarkan analisa hasil survey relevansi

kebutuhan.Memberi kesempatan langsung kepada tenaga pendidik dan

mahasiswa aktif untuk mengusulkan koleksi sesuai dengan mata kuliah yang

relefan, agar koleksi dapat termanfaatkan secara efektif. Pengadaan koleksi ini

berhubungan langsung dengan bidang tata usaha. Berdasarkan hasil verifikasi,

daftar buku yang diusulkan kemudian diserahkan ke bidang tata usaha untuk

dilakukan pembelian.


Pengembangan koleksi dilaksanakan setelah ada hasil analisa survey relevansi

kebutuhan dan selanjutnya melakukan pengecekan kesesuaian pesanan setelah

barang tiba.

4.2 PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUNAN

A. DESKRIPSI

Penyusunan program dan kegiatan tahunan adalah instrumen kebijakan yang

berisi satu atau lebih kegiatan, yang dilaksanakan oleh suatu organisasi sebagai






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





upaya untuk mengimplementasikan strategi dan kebijakan dalam rangka

mencapai tujuan dan sasaran suatu organisasi.

B. VARIABEL RISIKO


1. Permintaan Penyusunan program dan kegiatan tidak terskedul (tiba-tiba)

dan harus diselesaikan dengan waktu singkat sehingga penyusunan

program tidak efektif.

2. Tidak adanya informasi tentang perubahan kebijakan menyangkut

penyelenggaraan rencana Anggaran.

3. Informasi perubahan Kebijakan yang telat diinformasikan oleh pembuat

kebijakan

4. Terjadinya revisi anggaran dan kegiatan seketika tidak terjadwal

5. Kegiatan tidak terlaksanakan tepat waktu

C. UPAYA PENCEGAHAN

Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada perpustakaan Unsyiah, terdapat


- Menyiapkan dan mengusulkan SPK diawal tahun atau dibulan Januari

agar proses kegiatannya dapat dilakukan setelah SPK keluar sehingga

pelaksanaan kegiatan tepat waktu.

- Membuat Plan kegiatan yang Valid diawal tahun (januari) untuk usulan

tahun kedepannya.



yang terjadi pada perpustakaan, yakni :

- Melakukan monitoring terhadap Realisasi Anggaran dan Pelaksanaan

Kegiatan

- Mengintruksikan kepada setiap koordinator kegiatan untuk

melaksanakan kegiatan sesuai jadwalnya.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





4.3 PROSEDUR PEMELIHARAAN JARINGAN, HARDWARE DAN

SOFTWARE

A. DESKRIPSI:

Prosedur pemeliharaan jaringan, hardware, dan software adalah suatu upaya

untuk menjaga, melindungi, mengendalikan, memperbaiki, menanggulangi dan

mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini diperlukan untuk

meningkatkan efisisensi dan efektivitas kinerja sistem yang ada agar

penggunaannya dapat optimal.

B. VARIABEL RISIKO


1. Peretasan ke dalam sistem jaringan

2. Kerusakan hardware

3. Pencurian data kedalam database

C. UPAYA PENCEGAHAN



- Update software

- Mengoperasi UPS

- Membangun koleksi yang aman antara Software dan database

- Membackup Software dan database perhari




- Memonitoring peralatan hardware.

- Membuat Schedule pengecekan hardware.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





4.4 PENGEMBANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN

A. DESKRIPSI:

Pengembangan Aplikasi perpustakaan merupakan proses penyusuaian sistem

yang lama untuk meningkatkan sistem yang sudah ada guna menunjang

kegiatan operasional organisasi.

B. VARIABEL RISIKO


1. Peretasan ke dalam sistem aplikasi

2. Kerusakan software

3. Keterbatasan peralatan

4. Ruang penyimpanan data yang semakin besar

C. UPAYA PENCEGAHAN



- Menggunakan secutiry software yang up to date

- Membuat password yang sulit atau tidak mudah di tebak

- Membackup software

- Membeli peralatan yang up to date

- Menambah ruang penyimpanan aplikasi




- Memonitoring aplikasi yang berjalan.

- Melakukan schedule pengecekan aplikasi

5 BIDANG LAYANAN ADMINSTRASI DAN TATA USAHA

5.1 PERSURATAN






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





A. DESKRIPSI

Surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara

tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan

sebagainya. Pengelolaan surat dalam suatu lembaga dikategorikan atas dua,

yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan surat yang

diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/instansi lain yang

bersifat kedinasan. Dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh

organisas/instansi yang dibuat oleh organisasi yang bersifat kedinasan. Dalam

sebuah lembaga/instansi baik negeri maupun swasta selalu berhubungan

dengan surat menyurat. Pada dasarnya banyak surat masuk maupun keluar

perlu dilakukan penataan yang baik. Tata persuratan yang dilakukan dengan

baik oleh sebuah lembaga/instansi dapat memudahkan lembaga/instansi

tersebut dalam menemukan kembali surat-surat yang telah diarsipkan tersebut.

B. VARIABEL RISIKO

Resiko yang dapat terjadi adalah

1. Surat yang dikirimkan oleh staf tidak diterima oleh yang bersangkutan.

Saat pengiriman surat terdapat alamat atau kode pos yang salah sehingga surat

yang telah dikirim tidak sampai ketujuan yang dimaksud sehingga surat tidak

diterima oleh yang bersangkutan.

2. Surat tidak dapat diproses dengan cepat karena terjadi pemadaman listrik

yang tidak bisa diatasi.

Surat yang telah masuk sesegera mungkin akan diproses jika tidak terjadi

pemadaman listrik yang lama dalam artian tidak bisa diatasi secara internal,

maka surat tidak bisa diproses dengan cepat.

3. Surat rusak






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Surat yang diterima dalam keaadaan rusak sehingga pihak persuratan harus

menghubungi pihak yang bersangkutan jika surat tersebut masih bisa

diidentifikasi.

C. UPAYA PENCEGAHAN

Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah :

- Bagian persuratan harus memfollow up surat ke instansi yang dituju

- Menyediakan listrik cadangan

- Pengarsipan yang rapi akan lebih mudah saat semua surat belum bisa di

balas


Upaya Pengendalian yang dapat dilakukan adalah :

- Bagian persuratan memastikan surat yang diterima dalam kondisi baik

- Bagian persuratan melakukan pengecekan identitas jika surat yang

dikirim tidak jelas alamat yang dituju.

5.2 SARANA DAN PRASARANA

A. DESKRIPSI

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai

maksud dan tujuan. Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan

penunjang utama terselenggaranya suatu proses.Sarana lebih ditujukan untuk

benda-benda bergerak seperti komputer dan mesin. Sedangkan prasarana lebih

ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung.

B. VARIABLE RISIKO







DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





1. Sering terjadinya kerusakan alat-alat listrik seperti AC, pompa air,

lampu atau yang berhubungan dengan mesin-mesin.

2. Kerusakan ruangan seperti kebocoran saat hujan

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Petugas sarpras melalukan pengecekan ketersediaan air dan listrik yang

memadai

- Menyediakan cadangan listrik

- Meriksa keadaan gedung secara berkala agar dapat diketahui kerusakan

yang terjadi


Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah :

- Petugas sarpras harus selalu melakukan pengawasan berkala untuk

menghindari kerusakan alat dan gedung

- Petugas memastikan listrik serta air berjalan dengan lancar pada saat jam

layanan

- Petugas harus teliti dalam mengecek kerusakan atau kebutuhan

pemakaian ruangan dan fasilitas yang ada didalam perpustakaan

5.3 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. DESKRIPSI

Proses pengelolaan administrasi kepegawaian adalah mengelola seluruh

aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan semua staf. Pengelolaan






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





administrasi kepegawaian meliputi, verifikasi data Daftar Penilaian

Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pencatatan

penerimaan paket koleksi dan pengendalian kehadiran serta absensi.

B. VARIABEL RISIKO

Resiko yang dapat terjadi adalah :

1. Daftar pegawai yang sudah berubah tetapi belum terdata di bagian

kepegawaian perpustakaan

2. Pencatatan koleksi yang tidak sesuai dengan koleksi yang diterima

3. Absensi yang tidak terekam

C. UPAYA PENCEGAHAN

Upaya pencegahan yang dapat dilakukan pada bagian ini adalah :

- Bagian kepegawaian harus update tentang daftar pegawai yang sudah

berubah

- Bagian kepegawaian harus teliti dalam pencatatan koleksi yang diterima

- Memeriksa absensi pegawai yang tidak terekam saat melakukam finger

print



pada bagian kepegawaian adalah :

- Bagian kepegawaian harus memeriksa setiap terjadi perubahan data

pegawai

- Bagian kepegawaian harus teliti terhadap pemberian koleksi dari pihak

luar

- Bagian kepegawaian harus selalu mengecek absensi pegawai yang tidak

terekam dikarenakan koneksi internet yang lambat






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





5.4 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN

A. DESKRIPSI

Pengelolaan administrasi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi seluruh

aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan sebuah

organisasi ataupun perusahaan tertentu. Dengan adanya administrasi keuangan

yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif.

Pengelolaan keuangan, dimana pengertian ini merujuk pada administrasi

keuangan secara luas. Proses pengaturan serta penetapan kebijakan yang

berkaitan dengan pengadaan maupun pemanfaatan keuangan, sehingga tugas

pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efisien adalah inti dari

proses pengelolaan keuangan itu sendiri.Tata usaha keuangan, dimana

pengertian ini merujuk pada administrasi keuangan secara sempit. Seluruh

kegiatan yang termasuk dalam proses penerimaan, penyimpanan, dan

pengeluaran uang berdasarkan aktivitas penatabukuan adalah inti dari tata

usaha keuangan.

B. VARIABEL RISIKO


1. Perencanaan RKAKL yang belum sesuai dengan anggaran yang

ditetapkan oleh pihak Biro Unsyiah.

2. Terjadinya kesalahpahaman dalam penyusunan mata anggaran dengan

kegiatan yang akan dilakukan oleh Perpustakaan Unsyiah

3. Ketidak telitian dari petugas keuangan dalam pembuatan kwitansi

pengamprahan

4. Kegagalan saat memasukkan SIMKEU yang telah di buat dikarenakan

jaringan Biro yang lambat






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





C. UPAYA PENCEGAHAN


- Memastikan mata anggaran sehingga kesalahan saat pengamprahan bisa

teratasi

- Menyediakan cadangan listrik

- Lebih teliti dalam pembuatan kwitansi


Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah :

- Petugas keuangan melakukan pengecekan mata anggaran sebelum

memulai pengamprahan

6 BIDANG MANAJEMEN MUTU

6.1 PENGENDALIAN DOKUMEN

A. DESKRIPSI

Pengendalian dokumen bertujuan memastikan bahwa informasi yang

terdokumentasi dikendalikan dengan tepat. Pengendalian dokumen mencakup

kegiatan yang mengkaji dokumen sebelum didistribusikan untuk mencegah

beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek dilapangan,

merevisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis

sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan disetujui oleh

pimpinanagarberkomitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat

dilakukan sepenuhnya.Pengendalian juga dilakukan dengan cara

mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga

dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel

terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





B. VARIABEL RISIKO


1. Adanya ketidaksesuaian antara dokumen hasil revisi dengan proses kerja

terkait.

2. Kesalahan dalam menentukan status nomor revisi dokumen.

3. Staf yang bersangkutan tidak melakukan pelaporan terkait perubahan job

desk kepada MR.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- MR melakukan pembagian dokumen yang dapat dijadikan sebagai acuan

atau cadangan ketika listrik padam maupun database eror.

- MR melakukan verifikasi secara detail terhadap dokumen yang telah

direvisi secara berkala.



- MRmemastikan bahwa dokumen yang diterima sudah final.

- MR memastikan bahwa penomoran terhadap dokumen tersebut sudah

benar baik itu nomor baru ataupun nomor revisi.

- MRmemastikan keamanan dokumen tersebut.

- MRmelakukan pengesahan terhadap dokumen dan segera dipublikasi ke

web sebagai dokumen terkendali. Untuk dokumen eksternal diberikan

stempel “ Dokumen Eksternal” dan disimpan oleh MR.Sedangkan

dokumen lama harus ditarik dan distempel “ Dokumen Kadaluarsa” dan

disimpan ditempat khusus.

- Pimpinan bersama MR menentukan masa simpan dokumen tersebut.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





6.2 PENGENDALIAN REKAMAN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan pemberian standarisasi dalam penanganan

rekaman/catatan untuk menjamin kefektifan pelaksanaan sistem manajemen

mutu perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO

Adapun resiko yang dapat terjadi yakni:

1. Kesalahan dalam penentuan dokumen/catatan yang akan dimusnahkan.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- MR membuat usulan penghapusan rekaman yang disetujui oleh

pimpinan.

- MR membuat daftar rekaman, lokasi penyimpanan dan metode

pemusnahan.

- MR juga melakukan penyimpanan dalam bentuk data elektronik



- MR harus benar-benar melakukan verifikasi terhadap usulan

pemusnahan rekaman sebelum dilakukan pemusnahan.

- MR memastikan rekaman yang akan dimusnahkan telah dilakukan

pendataan.

- MR memastikan list rekaman yang akan dimusnahkan telah

didokumentasikan pada bagian Tata Usaha.

- MR melakukan pengawasan pada saat pemusnahan dokumen

dilakukan.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





6.3 PROSES PEMBUATAN DOKUMEN RENSTRA

A. DESKRIPSI :

Kegiatan ini berkaitan dengan penyusunan dokumen yang berhubungan

dengan visi, misi dan rencana strategis perpustakaan selama 5 tahun kedepan.

B. VARIABEL RISIKO


1. Tidak semua rencana kerja yang ditetapkan dapat terlaksana dengan

baik.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Pimpinan dan MR melakukan evaluasi pada akhir tahun terkait program

kegiatan kerja perpustakaan yang telah ditetapkan pada rencana strategis

perpustakaan.

- Pimpinan dan MR wajib melakukan analisis dan rumusan yang terdapat

pada perpustakaan untuk dijadikan dokumen 5 tahun kedepan.



- MR memastikan setiap kegiatan sesuai dengan visi dan misi

perpustakaan

- MR melakukan monitoring kegitan tahunan yang telah direncanakan

sebelumnya secara berkala






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





6.4 PROSES KOMUNIKASI INTERNAL

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan standarisasi terhadap tugas dan

tanggung jawab dalam proses komunikasi internal sehingga layanan

perpustakaan terlaksana dengan baik.

B. VARIABEL RISIKO


1. Tidak berjalannya komunikasi yang baik antara pimpinan dan staf

sehingga menghambat pencapaian visi dan misi.

2. Staf tidak menginformasikan kepada pihak penjaminan mutu terkait

dikeluarkannya Nota Tugas dari pimpinan kepada staf yang

bersangkutan.

3. Tidak adanya catatan tentang hasil rapat berupa notulen.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Pimpinan mengadakan rapat secara rutin minimal satu (1) kali dalam

sebulan dengan staf maupun ketua bidang.

- Staf penjaminan mutu menyiapkan dokumen rapat berupa absen dan

notulen (keputusan rapat) setiap pimpinan mengadakan rapat baik

dengan ketua bidang maupun dengan seluruh staf.

- Pimpinan menerima masukan dan saran dari setiap staf yang

dipertimbangkan untuk ditetapkan dalam mendukung visi misi

perpustakaan unsyiah.






Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- MR memastikan setiap hasil rapat akan dikomunikasikan kesemua pihak

terkait baik melalui rapat maupun melalui media papan informasi, dll.

- MR memastikan setiap program kerja akan dipublikasikan secara

terbuka.

- Pimpinan memastikan tugas/tanggung jawab dan wewenang masing-

masing posisi struktural dan fungsionalsesuai tupoksi sudah dipahami

oleh staf, kejelasan, persoalan operasional akandiinformasikan pada saat

rapat.

6.5 PROSES TINJAUAN MANAJEMEN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan tinjauan dan evaluasi terhadap kemajuan dan

kelemahan dalam pelaksanaan layanan perpustakaan. Dengan tujuan sebagai

evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen terhadap isu-isu

kualitas, peraturan dan perubahan yang terjadi. Proses tinjauan manajemen ini

pada perpustakaan unsyiah diberlakukan dua kali dalam setahun, yakni pada

saat setelah dilakukannya audit internal.

B. VARIABEL RISIKO


1. Tidak semua kelemahan yang terjadi dapat diselesaikan sesuai harapan.

2. Tidak semua hasil tinjauan manajemen diselesaikan sesuai waktu yang

telah ditetapkan.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- MR melakukan rapat tinjauan manajemen pada waktu yang telah

ditetapkan

- MR membagikan setiap PIC hasil tinjauan manajemen






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- MR menginformasikan hasil rapat pada papan display pengumuman



- MR memastikan semua kelemahan yang terjadi telah terselesaikan

dengan baik.

- MR melaksanakan evaluasi secara berkala setiap bulan pasca tinjauan

manajemen.

6.6 PROSES AUDIT INTERNAL

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem

manajemen mutu yang berhubungan dengan isu kualitas, peraturan dan

perubahan keadaan serta informasi kinerja yang menjadi masukan dan

pembahasan dalam tinjauan manajemen. Audit internal belangsung dua kali

dalam setahun. Audit internal ini dilaksanakan untuk melihat ketidak sesuaian

proses kerja dengan dokumen, maupun hal-hal lainnya yang dianggap perlu

untuk dilakukan perubahan kea rah yang lebih baik.

B. VARIABEL RISIKO


1. Tidak dapat terlaksananya audit internal sesuai dengan ketentuan

2. Laporan hasil audit tidak selesai tepat waktu

C. UPAYA PENCEGAHAN


- MR memonitoring setiap kegiatan audit internal agar berjalan dengan

baik sesuai dengan ketentuan.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Melakukan verifikasi hasil kerja tim audit untuk penyelesaian laporan

audit internal tepat waktu.



- Pimpinan dan MR harus mendiskusikan rencana dan tahapan audit

- Pimpinan harus membentuk dan mengesahkan tim audit

- Ketua tim audit melakukan pengarahan kepada tim audit dan melakukan

audit dan menuliskan temuan audit, kemudian ditandatangani oleh

audite.

- Ketua audit melakukan konsolidasi laporan audit dan memaparkan

dalam rapat penutupan audit

- MR dan ketua tim audit melakukan tindak lanjut laporan hasil audit

sampai selesai

- MR merangkum semua hasil dan menjadi masukan dalam rapat tinjauan

manajemen

6.7 PROSES PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan proses evaluasi terhadap hasil temuan audit

internal maupun laporan dari staf perpustakaan,menjelaskan secara rinci

terhadap uraian ketidak sesuaian dari temuan dan usulan yang disertai rencana

tindakan pencegahan dan perbaikan. Dengan tujuan sebagai evaluasi resmi

mengenai kesesuaian sistem manajemen terhadap isu-isu kualitas, peraturan

dan perubahan yang terjadi.

B. VARIABEL RISIKO







DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





1. Tidak semua laporan ketidak sesuaian dapat diselesaikan sesuai dengan

waktu yang telah ditentukan.

2. Terjadinya ketidaksesuaian pekerjaan dengan prosedur yang telah

berlaku

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Ketua audit melakukan pengecekan semua ketidaksesuaian yang terjadi

benar-benar telah diselesaikan oleh unit yang berkaitan.

- Ketua Audit dan MR mendiskusikan kelayakan penyelesaian laporan

ketidaksesuaian

- MR melakukan verifikasi dan validasi terkait hasil laporan dari ketua

audit

- Setiap laporan audit telah diperiksa sebelumnya oleh MR sebelum

diumumkan pada saat tinjauan manajemen



- MR melakukan analisa terhadap laporan hasil temuan audit internal.

- MR memberikan penjelasan terhadap uraian LKS dari temuan atau

usulan.

- MR membuat rencana mengenai tindakan pencegahan dan perbaikan

terhadap ketidaksesuaian tersebut

- MR memastikan seluruh hasil temuan ketidaksesuaian yang dilaporkan

oleh ketua audit diumumkan pada rapat tinjauan manajemen

6.8 PROSES ANALISA DATA

A. DESKRIPSI :






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





Kegiatan ini berkaitan denganproses mengumpulkan, mengolah dan

menganalisa data-data internal perpustakaan yang berhubungan seluruh aspek

kegiatan perpustakaan. Kegiatan ini bertujuan sebagai sarana pengumpulan

data dan informasi untuk kebutuhan penyelenggaraan dan evaluasi pelaksanaan

kegiatan layanan perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO

1. Tidak semua data dari unit terkait dapat dikumpulkan.

2. Data yang diterima oleh pihak penjaminan mutu tidak sesuai dengan

data yang dibutuhkan

3. Staf tidak memberikan data tepat pada waktu yang telah disepakati

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Staf penjaminan mutu mengintruksikan kepada unit terkait agar

mengirim dan memberikan data yang dibutuhkan oleh penjaminan mutu

setiap akhir bulan.

- Staf penjaminan mutu melakukan pengumpulan data dari unit terkait

setiap awal bulan.

- Staf penjaminan mutu menginformasikan melalui papan pengumuman

dan media social (grup wa Pustaka) secara rutin setiap akhir bulan



- Staf penjaminan mutu meminta langsung secara rutin data yang

dibutuhkan ke semua unit terkait

- Staf penjaminan mutu memastikan setiap unit terkait mengetahui

pengumpulan data rutin setiap bulannya.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- Staf penjaminan mutu menghubungi unit terkait yang belum

mengumpulkan data pada tempo waktu yang telah disepakati.

6.9 PROSES TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan tindakan meminimalisir terhadap ketidaksesuain

yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan, agar kesalahan

yang sama tidak terulang kembali. Kegiatan ini bertujuan untuk mencegah

terulang kembali ketidak sesuain yang yang terjadi dalam proses layanan

tersebut.

B. VARIABEL RISIKO


1. Tidak semua laporan ketidaksesuaian dapat terselesaikan dengan baik

sesuai harapan.

2. Ketidaksesuaian yang telah diperbaiki kembali terulang. Hal ini

disebabkan oleh karena tidak adanya pengontrolan secara rutin baik dari

penganggung jawab counter maupun dari pihak penjaminan mutu.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- MR melakukan pengumpulan keluhan, saran dan kritik baik dari

pemustaka maupun dari staf.

- MR membuat permintaan tindakan koreksi dan pencegahan kepada

pihak terkait

- MR menyimpan dokumen ketidaksesuaian sebagai arsip

- MR melakukan pengontrolan dan pengecekan baik dalam bentuk survey

maupun pengontrolan langsung terhadap proses kerja para staf

- MR dan pimpinan bidang membahas dan memberi arahan penyelesaian

terhadap semua laporan ketidak sesuaian






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu







- MR melakukan identifikasi terhadap ketidak sesuaian yang berhubungan

dengan layanan yang berkaitan, baik berdasarkan laporan

ketidaksesuaian hasil audit

- MR menetapkan tindakan koreksi yang diperlukan utuk menghilangkan

penyebab ketidaksesuaian tersebut.

- MR menerapkan pengendalian untuk menjamin bahwa tindakan koreksi

dilaksanakan dengan baik

6.10 PROSES SURVEY PERBAIKAN BERKELANJUTAN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan proses penelitian baik terhadap pemustaka

maupun staf dengan menggunakan metode penelitian di seluruh aspek di UPT

Perpustakaan. Dengan tujuan sebagai proses pengumpulan data dalam rangka

evaluasi resmi mengenai isu-isu kualitas dalam layanan perpustakaan.

B. VARIABEL RISIKO


1. Responden yang sama dapat terjadi jika pihak yang melakukan survey

tidak teliti dalam memberikan instrument penelitian.

2. Data yang tidak valid dapat terjadi dikarenakan berbagai hal, salah

satunya adalah responden yang tidak jujur menjawab pertanyaan

kuesioner. Hal lainnya yang dapat menyebabkan data tidak valid adalah

proses penyebaran instrument yang dilakukan serentak pada waktu yang

bersamaan.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





C. UPAYA PENCEGAHAN


- Pihak penjaminan mutu melakukan survey secara berkala yang

disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan

- MR dan pimpinan melakukan rapat terkait penetapan tema survey,

menentukan metode,pembuatan instrument survey, proses survey atau

pengumpulan data sesai kebutuhan perpustakaan.

- MR membuatpenyusunan laporan dan analisa survey sebagai laporan

pada saat tinjauan manajemen.



- Pihak penjaminan mutu memastikan analisa kevalidan data yang

diperoleh hasil survey dengan memilih metode yang akurat dalam

pengolahan data.

- Pihak penjaminan mutu memastikan proses survey yang dilakukan

sesuai dengan hasil rapat antara MR dengan pimpinan dengan

melakukan pemantauan (monitoring).

- Pihak penjaminan mutu memastikan semua hasil survey telah dilakukan

pengarsipan.

6.11 PROSES PENYELESAIAN KOMPLAIN

A. DESKRIPSI :

Kegiatan ini berkaitan dengan poses penyelesaian komplain yang disampaikan

pelanggan terhadap kegagalan yang terjadi dalam layanan perpustakaan.

Kegiatan ini bertujuan untuk menanganikeluhan yang disampaikan pelanggan

terhadap ketidaknyamanan dalam layanan perpustakaan.






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





B. VARIABEL RISIKO

Adapun resiko yang mungkin terjadi adalah

1. Tidak semua keluhan yang disampaikan pelanggan dapat terselesaikan

dengan baik.

2. Tidak semua complain yang ada disampaikan kepada bagian penjaminan

mutu.

C. UPAYA PENCEGAHAN


- Staf digital corner melakukan respon terhadap complain yang

disampaikan oleh pemustaka baik melalui web maupun melalui email

perpustakaan.

- Staf digital corner meneruskan hasil complain tersebut kepada bidang

penjaminan mutu.

- Bidang penjaminan mutu melakukan analisa dan identifikasi komplain

untuk diteruskan ke unit kerja terkait.

- Unit kerja terkait menyelesaikan komplain melalui admin yang akan

diteruskan ke pemustaka.

- Meminta persetujuan pelanggan bahwa kasus tersebut telah selesai

seskuai harapan.

- Bidang penjaminan mutu mencari akar permasalah dan koreksi

menyeluruh terhadap komplain yang diterima untuk mencegah

terjadinya komplain yang sama dikemudian hari.



- MR mengidentifikasi dan menganalisa secara mendetail setiap komplain

yang diterima dari staf maupun dari pemustaka

- MR melakukan rapat dengan pimpinan dan unit kerja terkait complain

yang diterima






DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu





- MR memastikan complain yang diterimatelah dilakukan perbaikan dan

diselesaikan dengan baik sesuai dengan komplain yang diterima

- Bidang penjaminan mutu melakukan verifikasi ke unit terkait bahwa

komplain tersebut telah diselesaikan dengan baik.

- MR memastikan proses penyelesaian complain telah diterima oleh phak

yang melakukan complain.



upt perpustakaan universitas syiah...

Documents