upt perpustakaan universitas syiah kuala konteks...

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH

NO. LAM- QM-01-05

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Sitti Hajar Badratun Nafis Dr. Taufiq Abdul Gani,

M.Eng.Sc.

Staf Bidang Manajemen

Mutu

Ketua Manajemen Mutu Kepala Perpustakaan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

Lampiran

JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah

Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 27 Mei 2019

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 05

2

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Halaman Pengesahan Revisi

Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa

oleh Disetujui oleh

0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

1 27 Maret 2018 Update Dokumen Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

2 19 April 2018 Penambahan kebutuhan dan harapan

eksternal/internal terhadap scope ISMS Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

3 15 Januari 2019 Perubahan format dokumen dan update isu

eksternal/internal terhadap scope Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

4 22 Maret 2019 Penambahan lisensi creative commons pada

dokumen

Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

5 27 Mei 2018 Update Dokumen Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37



Lampiran




No. Revisi : 05

3



Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah

TABLE OF CONTENTS

1 PENDAHULUAN .............................................................................................. 4

2 KONTEKS ORGANISASI .................................................................................. 4

2.1 ISU EKSTERNAL DAN INTERNAL......................................................................... 4

2.1.1 ISU EKSTERNAL .............................................................................................. 4

2.1.2 ISU INTERNAL ................................................................................................. 8

2.2 KEGIATAN ............................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

2.3 FUNGSI...................................................................................................................... 12

2.4 LAYANAN ................................................................................................................ 13

2.5 KEMITRAAN ............................................................................................................ 14

3 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN ..............................15

4 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN ........................................................18

4.1 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU ............................................. 18

4.2 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN INFORMASI ........... 21

4.3 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN SERVICE ........................................ 26

5 PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH ...................................................29

5.1 PROSES BISNIS ........................................................................................................ 29




Lampiran




No. Revisi : 05

4



1 PENDAHULUAN

Perpustakaan Unsyiah berkomitmen untuk memastikan kualitas produk dan layanannya dan

meningkatkan kepuasan pelanggan serta menjamin keamanan informasi terhadap scope yang

telah ditetapkan. Perpustakaan Unsyiah telah menerapkan beberapa standar internasional untuk

sistem manajemen yang terdiri dari:

a) Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan ISO 9001:2015

b) Sistem Manajemen Keamanan Informasi (ISMS) yang sesuai dengan ISO 27001:2013,

dan

c) Sistem Manajemen Layanan (SMS) yang sesuai dengan ISO20000, standar internasional

untuk sistem manajemen layanan.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menggambarkan cara bisnis beroperasi, faktor-faktor

internal dan eksternal yang memengaruhinya dan untuk menyoroti secara umum arah

organisasi. Ini akan memungkinkan ruang lingkup SMM, ISMS dan SMS ditetapkan secara

tepat.

2 KONTEKS ORGANISASI

UPT. Perpustakaan Unsyiah memperhatikan dan mengidentifikasi isu eksternal dan internal

yang dapat mempengaruhi dalam pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran (VMTS)

perpustakaan yang telah di rencanakan.

Mengingat sifat bisnis yang bergerak cepat dan beroperasi mengikuti perubahan yang up to

date, maka konteksnya akan berubah seiring waktu. Dokumen ini akan ditinjau setiap tahun dan

setiap perubahan signifikan dimasukkan. SMM, ISMS dan SMS juga akan diperbarui untuk

memenuhi implikasi dari perubahan tersebut.

2.1 ISU EKSTERNAL DAN INTERNAL

2.1.1 ISU EKSTERNAL

a) Relevansi Koleksi

Justifikasi:Koleksi yang relevan merupakan salah satu isu eksternal yang dapat mempengaruhi

dalam pencapaian VMTS perpustakaan. Oleh karena itu Perpustakaan Unsyiah menyediakan

koleksi/koleksi yang relevan dengan kebutuhan kurikulum.

Untuk memastikannya, UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan survey relevansi koleksi paling

kurang sekali dalam setahun, dan menyediakan aplikasi pengadaan buku yang dapat diisi secara

online oleh Pemustaka sehingga pengadaan koleksi dapat disesuaikan dengan kurikulum.




Lampiran




No. Revisi : 05

5



Perpustakaan juga melanggan e-book dan e-journal dari penerbit terkemuka di dunia dan yang

kredibel setiap tahunnya.

Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan pengaksesan koleksi meliputi penelusuran,

peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan booking koleksi.

Koleksi baik tercetak maupun digital terjaga kelestarian, dan terhindar dari ancaman keamanan

seperti kerusakan dan kepunahan. Pemanfaatan koleksi tersebut juga di bawah pengendalian

supaya penggunaan optimal dan memenuhi persyaratan keamanan.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki dana tahunan untuk pembelian. Perpustakaan

Unsyiah mampu menyediakan pertambahan koleksi kurang lebih 5000 eks per tahun sesuai

dengan Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi. Perpustakaan Unsyiah memiliki

fasilitas pengaksesan informasi yang memadai berupa mobile application, OPAC, serial dan

lainnya.

Kelemahan; Dana untuk pembelian tidak mencukupi terhadap pertambahan kebutuhan koleksi.

Banyak koleksi baru (tercetak dan elektronik) yang dibutuhkan oleh civitas tidak dapat dipenuhi

karena keterbatasan dana. Walaupun pertambahan koleksi sesuai dengan standar, kebutuhan

koleksi untuk program studi baru belum terpenuhi dengan maksimal. Fitur-fitur aplikasi baru

terus bermunculan, sementara jumlah anggota tim developer terbatas.

b) Literasi dan Aktivitas Mahasiswa

Justifikasi; Pemustaka utama UPT Perpustakaan Unsyiah adalah mahasiswa. Isu ini

merupakan salah satu komponen yang penting dalam memajukan dan meningkatkan citra

perpustakaan. Banyaknya mahasiswa yang beraktifitas dan mencari literatur di perpustakaan

salah satu bukti bahwa perpustakaan tersebut diminati. Oleh karena itu penyediaan koleksi dan

fasilitas baca untuk memenuhi kebutuhan dan meningkatkan minat baca dan literasi mahasiswa.

Saat ini terlihat kecenderungan mahasiswa unsyiah menggunakan perpustakaan sebagai tempat

beraktivitas, berkreasi dan berekspresi yang berhubungan dengan literasi informasi. UPT

Perpustakaan Unsyiah menggunakan konsep “more than just a library”, yang bermakna UPT

Perpustakaan Unsyiah lebih dari sekedar perpustakaan, yang dulunya hanya dikenal

berorientasi pada buku dan penyebaran informasi. Melalui buku, informasi dan aktifitas UPT

Perpustakaan Unsyiah berupaya memotivasi dan menginspirasi mahasiswa, dosen untuk

pencapaian visi unsyiah.

UPT Perpustakaan Unsyiah menyediakan wadah untuk mahasiswa yang kreatif dan inovatif,

sehingga mereka dapat memanfaatkan wadah tersebut dalam berkreasi dan berekspresi.




Lampiran




No. Revisi : 05

6



Beberapa bentuk kreatifitas yang disalurkan oleh mahasiswa pada perpustakaan adalah Relax &

Easy, Unsyiah Library Fiesta (ULF), Duta Baca Unsyiah, Librisyiana, Shelving Crew dan

Volunteer yang terangkum dalam Student Assistant Library.

Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan kelas literasi informasi untuk menambah wawasan

dalam menelusuri informasi yang ada di Perpustakaan Unsyiah.

Perpustakaan Unsyiah menyewa server yang berada di Singapura yang bertujuan agar

pelayanan yang diberikan tetap berjalan, serta penelusuran literatur tetap dapat di akses.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah menyediakan kelas khusus dalam hal literasi informasi yang

dapat di ikuti secara gratis oleh civitas akademika Unsyiah. Perpustakaan Unsyiah memiliki

banyak kegiatan untuk peningkatan minat baca dan penyaluran minat, bakat dan kreativitas

dalam bidang literasi informasi. Tingkat partisipasi mahasiswa dalam program literasi dan

kreativitas terlihat tinggi.

Kelemahan; Dana untuk penyelenggaraan kegiatan kreativitas mahasiswa sangat besar, tetapi

dana yang dimiliki Perpustakaan untuk kegiatan tersebut masih terbatas. Ketersediaan

mahasiswa volunteer, duta baca tidak dapat standby sepanjang tahun, karena faktor liburan dan

kegiatan akademik.

c) Dukungan Penelitian dan Proses Mengajar (Dosen/Peneliti)

Justifikasi; Dosen sebagai tenaga pengajar dan peneliti memerlukan koleksi yang ada di

Perpustakaan sebagai pegangan mengajar dan referensi penelitian. dosen dan peneliti

memerlukan bantuan pustakawan untuk meningkatkan soft-skill mahasiswa dalam penelusuran

informasi serta penyusunan sitasi dan referensi untuk karya tulis akhir. Dosen dan peneliti

membutuhkan fasilitas diskusi, pelatihan dan seminar. Perpustakan Unsyiah sudah berupaya

untuk memenuhi kebutuhan tersebut secara periodik dengan menambah koleksi yang relevan

sesuai dengan kebutuhan kurikulum.

Perpustakaan Unsyiah memberikan layanan kelas literasi informasi dan referensi manager bagi

dosen guna membantu dalam penelusuran informasi. Dosen dapat meminjam atau

menggunakan ruangan untuk kegiatan belajar mengajar.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah melanggan E-Jurnal dan E-Book Internasional yang dapat di

akses sebagai pendukung penelitian dan proses mengajar dosen. Perpustakaan Unsyiah

menyediakan aplikasi form pengadaan buku yang dapat diisi secara online untuk mengusulkan

buku pegangan dosen yang belum tersedia di Perpustakaan Unsyiah.




Lampiran




No. Revisi : 05

7



Kelemahan; Masih terdapat dosen/peneliti civitas akademika Unsyiah yang belum

memanfaatkan kemudahan layanan penelusuran informasi serta fasilitas yang disediakan untuk

menunjang penelitian dan proses mengajar. Dana untuk pembelian buku yang di usul secara

online terbatas, sehingga buku harus di filter pembelian berdasarkan kebutuhan dan dana yang

tersedia.

d) Akreditasi Program studi

Justifikasi; Isu eksternal ini berpengaruh terhadap fungsi perpustakaan yang merupakan salah

satu penunjang terhadap akreditasi prodi di unsyiah. Perpustakaan berperan penting terhadap

pencapaian akreditasi program studi melalui penyediaan koleksi yang relevan dengan disiplin

ilmu prodi yang bersangkutan. Perpustakaan menyediakan koleksi yang sesuai dengan

kebutuhan, oleh karena itu perpustakaan memastikan bahwa setiap program studi mengisi form

usulan koleksi secara online yang terdapat pada portal aplikasi perpustakaan.

Dalam persiapan akreditasi, program studi membutuhkan data terkait koleksi yang relevan dan

tingkat penggunaan dari program studi tersebut, melalui bagian Penjaminan Mutu yang terdapat

pada Perpustakan Unsyiah bertugas membantu setiap kebutuhan data dari prodi tersebut.

Perpustakaan Unsyiah menjaga keamanan data-data perpustakaan dengan melakukan back up

secara rutin yang dilakukan oleh staf bagian teknologi informasi.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah menyediakan link pencarian data untuk memudahkan civitas

dalam persiapan akreditasi program studi yang dapat di akses pada laman:

http://uilis.unsyiah.ac.id/akreditasi-prodi/.

Kelemahan; Ketersediaan koleksi untuk program studi baru masih minim, sehingga data buku

yang dapat diberikan Perpustakaan Unsyiah sedikit.

e) Pengelolaan Manajemen Unsyiah

Justifikasi; Manajemen Unsyiah sangat mendukung terlaksananya segala proses pengelolaan

yang berlangsung di UPT Perpustakaan Unsyiah. Oleh karena itu, pengelolaan perpustakaan

mengikuti prosedur dari manajemen unsyiah. Saat ini unsyiah banyak melakukan perubahan

terhadap manajemen keuangan dan barang, tentu saja perubahan yang sedang berlangsung ini

momentum yang tepat untuk perpustakaan dalam mengelola manajemen internalnya.

Kekuatan; Pengelolaan Manajemen Unsyiah sudah terkelola dengan baik menggunakan

aplikasi-aplikasi yang bagus dan terus dikembangkan berdasarkan kebutuhan untuk

memudahkan civitas akademika termasuk Perpustakaan Unsyiah dalam mengelola manajemen.


http://uilis.unsyiah.ac.id/akreditasi-prodi/



Lampiran




No. Revisi : 05

8



Kelemahan; Dana untuk pengelolaan manajemen masih terbatas, sehingga banyak hal yang

direncanakan pada tahun ini tertunda dan diagendakan untuk tahun berikutnya.

f) Level Penyediaan Layanan

Justifikasi; Perpustakaan Unsyiah menjamin atas layanan yang diberikan kepada pemustaka,

sehingga pemustaka tersebut puas atas layanan yang diberikan. Untuk menjamin layanan

tersebut, Perpustakaan Unsyiah telah membuat dokumen SLA (Service Level Agreement),

OLA (Operational Level Agreement) dan Service Catalog untuk memenuhi keefektifan

layanan.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah telah menjamin tingkat layanan untuk Internet untuk

Pemustaka, Aplikasi UILIS-Mobile, Pelayanan Aplikasi ETD, OPAC, OER dan pelayanan

RFID dengan jaminan layanan 95% dan terpenuhi 100%.

Kelemahan; Perpustakaan Unsyiah belum dapat menjamin kepuasan terhadap semua layanan

yang tersedia, hanya layanan urgen yang berbasis IT yang telah dijaminkan tingkat layanannya.

2.1.2 ISU INTERNAL

a) Kompetensi Pustakawan dan Staf:

Justifikasi; Kompetensi pustakawan dan staf merupakan salah satu isu internal yang sangat

mempengaruhi terhadap tercapainya VMTS perpustakaan. Dengan adanya pustakawan dan staf

yang kompeten, maka akan menghasilkan pekerjaan dan memberikan pelayanan yang baikdsn

profesional. Kompetensi pustakawan dan staf dalam profesinya dibuktikan dengan adanya

sertifikasi untuk menunjukkan bahwa pustakawan tersebut ahli dalam bidangnya dan dibuktikan

dengan adanya sertifikat-sertifikat pelatihan yang di ikuti pustakawan dan staf.

Saat ini sudah diterbitkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) bidang

perpustakaan yang menjadi tuntutan bagi pustakawan mendapat kompetensi minimal sesuai

jabatan fungsionalnya. Secara internal Perpustakan Unsyiah berkewajiban membina para

pustakawan dan stafnya untuk mencapai kompetensi yang dimilikinya.

Demikian juga halnya dengan kinerja pustakawan dan staf, UPT Perpustakaan Unsyiah sudah

mulai menerapkan penilaian kinerja. Kinerja menyangkut pada kompetensi dan job description

per-orang. UPT Perpustakaan Unsyiah terus melakukan pembinaan peningkatan kompetensi

dan desain job description untuk mendapatkan kinerja staf yang lebih optimal.




Lampiran




No. Revisi : 05

9



Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki dua pustakawan yang tersertifikasi berdasarkan

bidangnya serta tiga tenaga teknologi informasi yang berkompetensi dan telah tersertifikasi

internasional untuk hal mikrotik. Perpustakaan Unsyiah terus mengirim pustkawan/staf untuk

mengikuti pelatihan-pelatihan guna meningkatkan kompetensi.

Kelemahan; Pustakawan yang tersertifikasi berdasarkan keahliannya masih sedikit dan perlu

ditingkatkan. Perpustakaan Unsyiah masih kekurangan tenaga teknologi informasi dibanding

aplikasi-aplikasi baru yang terus bermunculan.

b) Penyediaan Sarana Prasarana:

Justifikasi; Sarana dan prasarana yang prima sangat dibutuhkan untuk mempertahankan

kenyamanan dan daya tarik pemustaka untuk tetap datang ke perpustakaan. Oleh karena itu,

perpustakaan berupaya terus menerus melakukan renovasi yang kekinian untuk perbaikan dan

meningkatkan kenyamanan pemustaka.

Gedung Perpustakan Unsyiah tergolong gedung lama, sehingga kondisi utilitas seperti toilet,

saluran air, AC membutuhkan perawatan yang lebih optimal dan berkala. Disamping itu

masalah lain adalah skill teknisi internal yang terbatas, sehingga menggunakan teknisi eksternal

yang membutuhkan biaya lebih besar/ekstra. Pihak perpustakaan terus melakukan pengecekan

rutin terhadap sarana dan prasarana di perpustakaan secara berkala untuk memastikan

kelayakan pakai dan memenuhi kebutuhan pemustaka dan staf.

Perpustakan Unsyiah telah membenahi fasilitas untuk keselamatan dan keamanan kerja dengan

merapikan kabel-kabel dan membuat pengaman pada colokan listrik.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki aplikasi room booking yang dapat di akses pada

laman http://uilis.unsyiah.ac.id/booked/. Perpustakaan Unsyiah meningkatkan pendapatan

melalui room booking yang digunakan oleh non civitas.

Kelemahan; Perpustakaan Unsyiah memiliki keterbatasan dana dalam merenovasi dan

melakukan penambahan pada sarana prasarana.

c) Pengembangan Sistem

Justifikasi; Pengembangan sistem perpustakaan merupakan proses penyesuaian sistem yang

lama untuk meningkatkan sistem yang sudah ada guna menunjang kegiatan operasional

organisasi.

Pengembangan sistem merupakan salah satu isu internal yang mempengaruhi perubahan-

perubahan pada manajemen perpustakaan, karena semakin kompleksnya suatu organisasi maka

semakin bertambahnya kebutuhan terhadap pengembangan sistem.


http://uilis.unsyiah.ac.id/booked/



Lampiran




No. Revisi : 05

10



Perpustakaan Unsyiah melakukan pengembangan system jika terdapat permasalahan-

permasalahan yang timbul dari sistem lama, permintaan pimpinan dan adanya penambahan

system baru pada aplikasi Perpustakaan Unsyiah.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah telah mengembangkan aplikasi lebih dari 20 aplikasi yang

dapat di akses pada portal aplikasi Perpustakaan Unsyiah http://uilis.unsyiah.ac.id/

Kelemahan; Masih terdapat aplikasi perpustakaan yang belum sepenuhnya dijalankan atau

digunakan oleh staf. Terbatasnya jumlah staf pengembangan dan sarana.

d) Perpanjangan Koleksi via Aplikasi Mobile

Justifikasi; Peminjaman dan pengembalian koleksi merupakan rutinitas dalam sebuah

perpustakaan. Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan peminjaman dan pengembalian

secara mandiri. Hal ini dilakukan guna mengefesienkan pemustaka dan staf dalam proses

tersebut.

Perpustakaan Unsyiah telah melakukan pengembangan aplikasi UILIS Mobile, guna

memudahkan pemustaka dalam memanfaatkan layanan perpustakaan, di antaranya

perpanjangan koleksi yang dapat dilakukan menggunakan UILIS Mobile tanpa harus ke

perpustakaan.

Perpanjangan koleksi via aplikasi mobile menjadi isu yang dapat memunculkan perubahan-

perubahan terutama pada jumlah pengunjung fisik. Berdasarkan data, pengunjung fisik

perpustakaan mengalami penurunan. Penurunan ini terjadi dikarenakan pemustaka

memperpanjang koleksi menggunakan aplikasi UILIS Mobile tanpa harus ke perpustakaan.

Kekuatan; Proses pelayanan perpanjang koleksi di Perpustakaan Unsyiah lebih efisien dan

memudahkan pemustaka.

Kelemahan; Perpustakaan Unsyiah mengalami penurunan kunjungan fisik dari pemustaka

yang memperpanjang koleksi.

e) Down Time Server

Justifikasi; Server merupakan sumber dari segala aktivitas pelayanan yang ada di Perpustakaan

Unsyiah, karena server memudahkan segala hal yang berkaitan dengan kinerja perpustakaan.


http://uilis.unsyiah.ac.id/



Lampiran




No. Revisi : 05

11



Server memudahkan para pegawai untuk berbagi fasilitas secara bersama-sama, mulai dari

akses internet, printer, dan mesin faks. Siapapun dapay mengaksesnya langsung dari meja kerja

masing-masing sehingga turut meningkatkan efisiensi kerja, sekaligus menghemat biaya

pembelian hardware.

Down time server merupakan salah satu resiko yang menjadi isu internal yang dapat

menghambat segala proses pelayanan di Perpustakaan, sehingga harus di minimalisir factor

terjadinya.

Perpustakaan Unsyiah melalui staf teknologi informasi melakukan pengecekan server dan

melakukan back up data secara rutin. Perpustakaan Unsyiah berkomitmen terhadap business

continuity management dengan menyewa server yang berada di Singapura bertujuan agar

pelayanan yang diberikan tetap berjalan.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki server yang berada di Singapura dan Tangerang

yang bertujuan agar pelayanan tetap berlangsung walaupun terjadi insident.

Kelemahan; Dana terbatas untuk penambahan server di Perpustakaan Unsyiah.

f) Penyediaan Layanan Secara Cepat

Justifikasi: Impelementasi sistem manajemen layanan TI yang baik dapat meningkatkan

kualitas layanan perpustakaan dan meningkatkan efisiensi serta mengurangi risiko yang

mungkin ditimbulkan oleh proses TI serta mendorong peningkatan dan perbaikan layanan TI

secara terus-menerus. Dalam meningkatkan layanan yang berbasis TI, Perpustakaan berusaha

menyediakan layanan yang dapat di akses secara cepat oleh pemustaka seperti adanya UILIS

Mobile, Self Loan RFID, Literature Searching Service, dan lain sebagainya.

Kekuatan: Perpustakaan Unsyiah telah merilis Aplikasi UILIS Mobile untuk pemustaka agar

dapat mencari dan menggunakan koleksi secara cepat. UILIS Mobile Versi 3.2.0 telah

menambahkan perpanjangan koleksi secara online, untuk versi 3.3.0 Perpustakaan Unsyiah

telah menambahkan fitur Booking Book secara online untu pemustaka yang sering mengeluh

kehabisan stok koleksi yang ingin dipinjam.

Perpustakaan memiliki Layanan LSS (Literature Searching Service) yang melayani secara

online permintaan pemustaka maupun stakeholders non Unsyiah.

Peminjaman dan pengembalian koleksi telah dilakukan secara cepat dengan penggunaan mesin

RFID (Radio Frequency Identification)

Kelemahan: Terbatas nya sumber daya manusia dalam pelayanan cepat, seperti pada pelayanan

LSS dan IT. Dana untuk program pengembangan layanan juga terbatas.




Lampiran




No. Revisi : 05

12



2.2 KEGIATAN

Perpustakaan Unsyiah melakukan berbagai kegiatan bisnis di dalam sektor sasarannya dan

secara konstan mengembangkan layanan baru untuk dapat digunakan oleh pemustaka.

Berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia

Nomor 48 Tahun 2015 TENTANG Organisasi Dan Tata Kerja Universitas Syiah Kuala,

Perpustakaan Unsyiah merupakan Sebuah Unit Pelaksana Teknis yang merupakan jantung

Universitas Syiah Kuala yang bertugas melaksanakan layanan kepustakaan.

UPT Perpustakaan menyelenggarakan fungsi fungsi:

a. Penyusunan Rencana, program, dan anggaran UPT;

b. Perencanaan kebutuhan dan penyediaan bahan pustaka;

c. Memproses bahan pustaka;

d. menyediakan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka;

e. Pemeliharaan bahan pustaka; dan

f. Pelaksanaan urusan tata usaha.

2.3 FUNGSI

Fungsi-fungsi organisasi yang terdapat di Perpustakaan Unsyiah terdiri dari:

• Perencanaan, Literasi dan Hubungan Masyarakat

• Administrasi/ Tata Usaha

• Pelayanan Teknis

• Pelayanan Pemustaka

• Teknologi Informasi, dan

• Manajemen Mutu

Berikut Fungsi Bagian pada lingkup Service Management Perpustakaan Unsyiah:




Lampiran




No. Revisi : 05

13



2.4 LAYANAN

Perpustakaan Unsyiah menawarkan layanan utama berikut kepada pemustaka yang berupa:

No Jenis Layanan

Pengguna Layanan Layanan yang

Menghasilkan

Pendapatan Umum Civitas

Unsyiah

Staf/

Karyawan

1 Layanan Frontdesk Ya Ya Ya Ya

2 Layanan Check In dan

Check Out Ya Ya Ya Tidak

3 Layanan Helpdesk/OPAC Ya Ya Ya Tidak

4 Layanan Sirkulasi/ RFID Ya Ya Ya Ya

5 Layanan Digital Tidak Ya Ya Tidak

6 Layanan On Reserved Ya Ya Ya Tidak

7 Layanan Referensi Ya Ya Ya Ya

8 Layanan Serial Ya Ya Ya Tidak




Lampiran




No. Revisi : 05

14



9 Layanan Karya Ilmiah Ya Ya Ya Ya

10 Layanan Dokumen Ya Ya Ya Tidak

11 Layanan Literasi Informasi Tidak Ya Ya Tidak

12 Layanan Teknis Tidak Ya Tidak Tidak

13 Layanan Penggunaan

Ruangan Ya Ya Ya Ya

14 Layanan Teknologi

Informasi Tidak Ya Ya Tidak

15 Layanan Libry Coffee Ya Ya Ya Ya

16 Layanan Man Corner Ya Ya Ya Ya

17 Layanan Administrasi Ya Ya Ya Tidak

Layanan yang memiliki persyaratan/ketergantungan dengan pihak lain (prasyarat) adalah:

• Layanan Front desk; memerlukan mesin EDC untuk pembayaran tiket masuk non

civitas.

• Layanan Sirkulasi; memerlukan mesin EDC untuk pembayaran denda.

• Layanan Libry Coffee; dioperasikan oleh pihak ketiga atas dasar kerjasama.

• Layanan Snack Corner dioperasikan oleh pihak ketiga atas dasar kerjasama.

Layanan sirkulasi merupakan layanan yang paling banyak dimanfaatkan oleh pemustaka.

Layanan tersebut memberikan pelayanan keanggotaan, peminjaman koleksi, pengembalian

koleksi dan pengurusan surat keterangan bebas pustaka.

2.5 KEMITRAAN

Perpustakaan Unsyiah memiliki kebijakan untuk membentuk kemitraan dengan organisasi lain

yang melengkapi penawarannya sendiri dan membawa manfaat lebih bagi pelanggannya.

Berikut kemitraan utama saat ini di tempat:

No. Nama Kemitraan Lokasi Jasa yang diberikan Tahun Kemitraan

1

Penerbit Internasional

(Sciencedirect,

Springerlink, IEEE)

Jakarta Penyediaan E-

Journal dan E-Book 2013 s/d Sekarang




Lampiran




No. Revisi : 05

15



No. Nama Kemitraan Lokasi Jasa yang diberikan Tahun Kemitraan

2

Penerbit nasional

(Erlangga, Pustaka

Paramita,Gramedia)`

Cabang

Banda

Aceh

Distributor koleksi

buku 2017 s/d Sekarang

3 UPT. Teknologi

Informasi Komputer Darussalam

Penyimpanan data

web service 1976 s/d Sekarang

Penyediaan jaringan

Internet

4 Perpustakaan

Nasional RI Jakarta

Penyediaan E-

resources 1976 s/d Sekarang

Penyelenggaraan

Diklat dan pelatihan

5 Library gift shop Darussalam Penyediaan Souvenir

Unsyiah 2016 s/d Sekarang

6 Libry coffee Darussalam Penyediaan minuman

kopi 2016 s/d Sekarang

7 Man corner Darussalam Layanan fotocopy

dan snack 2000 s/d Sekarang

8 Bank mandiri, Bank

BNI, Bank BRI Darussalam

Menyediakan

rekening koran,

Mesin EDC

2016 s/d Sekarang

9 Digital Ocean Singapure Cloud Server 2018 s/d sekarang

10 Telkom Sigma Tangerang Cloud Server 2019 s/d sekarang

3 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN

Pihak berkepentingan adalah mereka yang memberikan risiko signifikan terhadap keberlanjutan

perpustakaan jika kebutuhan dan harapan mereka tidak terpenuhi. Untuk mengetahui

tercapainya kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan di UPT Perpustakaan Unsyiah, maka

perlu adanya pemahaman serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan pihak

berkepentingan serta tindak pengendaliannya. Adapun identifikasi pihak-pihak berkepentingan

tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:

NO. Pihak

Berkepentingan Kebutuhan dan Harapan Tindakan Pemenuhan




Lampiran




No. Revisi : 05

16



NO. Pihak


1. Pemustaka 1. Perpustakaan mampu

menyediakan koleksi yang

relevan dan fasilitas yang

memenuhi kebutuhan

pemustaka.

2. Perpustakaan dapat

menyediakan akses

layanan yang cepat

3. Perpustakaan merjanjikan

tingkat level layanan

yang diberikan

1. Perpustakaan melakukan survey

kebutuhan dan relevansi koleksi

dan penyediaan fasilitas yang

mendukung minimal sekali

pertahun.

2. Perpustakaan merilis UILIS

Mobile untuk memudahkan

pemustaka dalam mengakses

informasi dan transaksi layanan

3. Perpustakaan membuat Service

Level Agreement (SLA) dan

mengukur level ketersediaan

layanan yang diberikan.

2. Pustakawan dan

Staf

Pustakawan dan staf bekerja

dengan aman dan nyaman,

mendapat pelatihan dan

sertifikasi sehingga dapat

memberikan pelayanan yang

prima dan profesional dalam

mewujudkan VMTS

perpustakaan yang mendukung

tri darma perguruan tinggi.

Perpustakaan mengikutsertakan staf

dan pustakawan untuk mengikuti

training, seminar, workshop, dan

sertifikasi untuk meningkatkan skill

dan profesionalisme kerja staf dan

pustakawan.

3. Dosen Penyediaan koleksi relevan

dengan buku pegangan dosen,

sehingga memudahkan dosen

dan mahasiswa dalam proses

belajar mengajar.

Perpustakaan Unsyiah

menyediakan form pengusulan

koleksi secara online yang dapat di

isi oleh dosen untuk mengusulkan

koleksi buku pegangan, agar dapat

dilakukan pengadaan koleksi yang

sesuai dengan kebutuhan dosen

tersebut.

4. Peneliti Penyediaan koleksi dapat

mendukung penelitian yang

dilakukan oleh peneliti.

Perpustakaan Unsyiah melanggan

E-journal internasional, penyediaan

koleksi yang open access,

menyediakan form pengusulan

koleksi yang dapat diisi oleh peneliti untuk mengusulkan koleksi

buku maupun jurnal yang

dibutuhkan. Perpustakaan juga

menyediakan form (LSS)




Lampiran




No. Revisi : 05

17



NO. Pihak


Literature Searching Service yang

dapat diisi secara online untuk

membantu para peneliti.

5. Rektorat Perpustakaan sebagai

penunjang tri darma perguruan

tinggi dan dapat menjadi

sumber utama mahasiswa

dalam mencari referensi serta

sebagai wadah untuk

mengembangkan kreatifitas

mahasiswa

Perpustakaan menyediakan sumber

referensi yang relevan dengan

kurikulum, melanggan e-journal

internasional, penyediaan fasilitas

baca yang mencukupi sesuai

kebutuhan dan wadah untuk

mengembangkan kreatifitas

mahasiswa.

6. Fakultas/ Prodi Perpustakaan mendukung

pencapaian akreditasi fakultas/

prodi melalui penyediaan

koleksi yang relevan dengan

disiplin ilmu prodi yang

bersangkutan.

Perpustakaan menyediakan form

usulan koleksi secara online yang

terdapat pada portal aplikasi

perpustakaan. oleh karena itu

perpustakaan memastikan bahwa

setiap program studi mengisi form

usulan koleksi secara online sesuai

dengan kebutuhan.

7. UPT. TIK Perpustakaan dapat mengelola

kestabilan jaringan dan meng-

back up seluruh data

perpustakaan.

Perpustakaan memeriksa kestabilan

jaringan secara rutin dan meng

back up data setiap hari.

8. Penerbit Perpustakaan menambah

koleksi baik elektronik

maupun non elektronik untuk

meng update koleksi

berdasarkan kebutuhan.

Perpustakaan melanggan koleksi

elektronik dari penerbit

internasional dan membeli koleksi

buku dari penerbit terkait dengan

mengadakan kerjasama

9. Perpustakaan

Nasional RI

Perpustakaan unsyiah

diharapakan mengikuti Standar

Nasional Perpustakaan

Perguruan Tinggi ( SNP PT )

dan berpartisipasi dalam setiap

diklat dan pelatihan yang di

adakan oleh perpustakaan nasional RI.

Perpustakaan mengikuti SNP PT

yang berlaku dan mematuhi segala

syarat dan ketentuan perpustakaan

perguruan tinggi dan melakukan

kerjasama dengan perpusnas serta

mengirimkan staf dan pustakawan

untuk berpartisipasi dalam kegiatan diklat dan pelatihan yang diadakan

perpusnas.

10. Perpustakaan

eksternal

Perpustakaan dapat menjalin

kerjasama antar perpustakaan

Perpustakaan menjalin kerjasama

antar perpustakaan yang dibuktikan




Lampiran




No. Revisi : 05

18



NO. Pihak


dalam memajukan

perpustakaan.

dengan adanya penandatanganan

MOU.

11. Man corner,

libry coffee dan

library gift shop

Perpustakaan menyediakan

tempat yang strategis agar

dapat mendukung pelayanan

dari pihak eksternal yang di

sediakan.

Perpustakaan melakukan

penandatangan MOU dengan pihak

penyedia ekternal dan menyediakan

tempat yang strategis.

4 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN

4.1 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU

UPT Perpustakaan Unsyiah menyusun tata-kelola operasional dan pelayanan dalam sebuah

organisasi fungsional, dalam beberapa bidang yaitu:

a) Bidang Pelayanan Pemustaka

Jenis pelayanan bidang ini adalah pelayanan keanggotaan, penelusuran informasi, sirkulasi,

referensi, on reserve, karya ilmiah, dokumen dan serial. Bidang ini yang melayani pemustaka

baik secara langsung (face-to-face) maupun melalui online.

Bidang pelayanan pemustaka memiliki peran yang sangat penting dikarenakan staf/pustakawan

berinteraksi secara langsung dengan pemustaka, sehingga pemustaka dapat memberikan kesan

langsung terhadap mutu pelayanan UPT Perpustakaan Unsyiah.

Adapun proses yang dilakukan oleh bidang pelayanan pemustaka adalah:

➢ Penitipan barang di loker

➢ Pemeriksaan barang yang dibawa masuk ke ruang oleh pemustaka

➢ Peminjaman buku secara mandiri

➢ Pengembalian buku secara mandiri

➢ Pengecekan ETD dan bebas pustaka

➢ Penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang data

➢ Pelayanan referensi dan on-reserve

➢ Pelayanan koleksi ilmiah

➢ Pelayanan koleksi serial

➢ Pelayanan digital corner

➢ Pelayanan koleksi CD-ROM

➢ Pembuatan Video

➢ Pengendalian pelayanan lembur sore, hari sabtu dan malam

➢ Pengendalian pelayanan masuk pemustaka

➢ Proses shelving koleksi

➢ Layanan print center




Lampiran




No. Revisi : 05

19



➢ Pelayanan koleksi dokumen

➢ Pelayanan complain pelanggan

➢ Layanan counter informasi

➢ Pengangan pelanggaran

b) Bidang Pelayanan Teknis

Jenis pelayanan bidang ini adalah memproses semua jenis koleksi yang masuk ke perpustakaan.

Koleksi tersebut melewati beberapa proses seperti inventarisasi dan katalogisasi. Proses

tersebut dilakukan sebelum koleksi tersebut dimanfaatkan oleh pemustaka. Bidang ini juga

melakukan perawatan dan preservasi terhadap koleksi, sehingga informasi yang terdapat pada

koleksi tersebut tetap dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.

Bidang pelayanan teknis menangani proses:

➢ Penanganan koleksi baru

➢ Pengolahan terbitan berkala

➢ Pemeliharaan dan perawatan koleksi

➢ Stock opname

➢ Pengelolaan koleksi elektronik

➢ Pengelolaan koleksi unsyiana

Setiap proses yang terdapat pada pelayanan ini harus dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan

sistematika serta aturan yang berlaku, agar informasi pada koleksi tersebut mudah ditelusuri

atau ditemukan kembali oleh pemustaka.

c) Bidang Perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat

Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat bertugas:

i. Membuat perencanaan program kegiatan perpustakaan baik strategis jangka panjang dan

menengah, maupun jangka pendek atau tahunan. Perencanaan yang dibuat mengikuti

penganggaran yang telah ditetapkan.

ii. Melakukan publikasi dan promosi mengenai perpustakaan, kegiatan di perpustakaan dan

segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan. Misalnya publikasi mengenai

layanan yang disediakan serta syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengakses

layanan tersebut. Kegiatan kelas literasi dan hubungan masyarakat juga dikelola oleh

bidang ini.

Ada pun kegiatan dibidang ini meliputi:

➢ Pengembangan koleksi perpustakaan

➢ Penyusunan rencana program dan kegiatan tahunan

➢ Persiapan kegiatan literasi informasi

➢ Pengembangan sumberdaya manusia

d) Bidang pengembangan sistem

Bidang pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem perpustakaan berbasis

elektronik baik yang baru atau memperbaiki yang sudah ada. Beberapa contoh misalnya tata

cara pelayanan di counter sirkulasi, pengolahan koleksi dan sebagainya. Pengembangan disini




Lampiran




No. Revisi : 05

20



maksudnya bisa melibatkan pembuatan dan perbaikan aplikasi sistem informasi ataupun kerja

sama dengan pihak ketiga.

Bidang pengembangan sistem, meliputi:

➢ Pemeliharaan jaringan, hardware dan software

➢ Pengembangan aplikasi perpustakaan

➢ Wewenang atas pengendalian aplikasi

➢ Pengendalian remote access

➢ Wewenang atas pengendalian jariangan

➢ Penanganan insiden keamanan informasi

e) Bidang administrasi dan tata usaha

Bidang administrasi dan tata usaha bertugas menjalankan administrasi umum, arsip dan

persuratan, kepegawaian, keuangan, barang persediaan dan inventaris. Bidang ini akan

mendukung terlaksananya fungsi dari semua bidang yang ada di perpustakaan.

Bidang adaministrasi dan tata usaha menjalankan proses untuk:

➢ Pengelolaan surat masuk dan surat keluar

➢ Proses penerimaan paket koleksi

➢ Manajemen agenda kegiatan pimpinan

➢ Perencanaan pengadaan asset dan bahan

➢ Pelayanan penggunaan asset dan bahan

➢ Perbaikan sarana dan prasarana

➢ Pengendalian kehadiaran dan absensi

➢ Pengendalian DP-3 pegawai

➢ Prosedur kenaikan pangkat pegawai

➢ Proses pengamprahan pembelian barang

➢ Proses pengamprahan honor kegiatan

➢ Proses pengamprahan honorarium operasional kantor

➢ Pengendalian pembuatan SPPD

➢ Proses pencatatan tupoksi

➢ Prosedur peminjaman ruangan

f) Bidang Manajemen Mutu

Bidang manajamen mutu bertugas melakukan monitoring terhadap kebijakan yang

berhubungan dengan operasional perpustakaan agar berjalan sebagai mana mestinya secara

berkelanjutan.

Proses yang dilakukan oleh bidang penjaminan mutu adalah:

➢ Pengendalian dokumen

➢ Pengendalian rekaman

➢ Pembuatan dokumen renstra

➢ Tanggungjawab wewenang dan komunikasi internal




Lampiran




No. Revisi : 05

21



➢ Tinjauan manajemen

➢ Internal audit

➢ Pengendalian layanan tidak sesuai

➢ Analisis data

➢ Tindakan perbaikan dan pencegahan

➢ Survey perbaikan berkelanjutan

Proses lebih detail dimasing masing pelayanan dan operasional dapat dilihat pada dan dokumen

operasional perpustakaan (terlampir).

4.2 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN

INFORMASI

Perpustakaan Unsyiah berkomitmen menjaga dan mengendalikan informasi yang dimiliki dari

akses dan operasi yang dilakukan oleh internal/external stake holder dan pihak

berkepentingan.Untuk mencapai tujuan tersebut Perpustakaan Unsyiah mengimplementasikan

Sistem Manajemen Keamanan Informasi dengan standar ISO 27001:2013, yang melingkupi

pengendalian akses dari informasi, data dan aset utama IT di Perpustakaan Unsyiah.

Dalam mengimplementasikan SMKI, Perpustakaan Unsyiah mengendalikan aplikasi, yaitu:

OPAC (Online Public Access Catalogue), ETD (Electronic Theses Disertation), OER (Open

Educational Resources), dan Booking Room.

OPAC adalah OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan search engine publik

perpustakaan untuk menemukan data koleksi (aset perpustakaan) dan pengguna juga dapat

memperoleh Informasi penggunaan terhadap bahan perpustakaan. Pengendalian data di aplikasi

OPAC sangat penting karena data buku sebagai asset utama perpustakaan tersimpan disitu.

Keakuratan data OPAC sangat mempengaruhi kualitas layanan, yaitu kemudahan dalam

penelusuran buku, sirkulasi, akses ke proxy. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan

baik.




Lampiran




No. Revisi : 05

22






Lampiran




No. Revisi : 05

23



OER (Open Educational Resources) merupakan suatu portal berbasis website publik dari hasil

kerja sama antara Perpustakaan dan UKM Literasi Informasi Unsyiah yang menyimpan ajar

untuk rujukan seperti audio, video, image dan buku teks yang belisensi Creative Commons By.

Dalam aplikasi ini sangat menjunjung tinggi dan menjaga hak cipta dari karya yang kami

publis. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.




Lampiran




No. Revisi : 05

24



Room Booking merupakan aplikasi untuk manajemen peminjaman ruangan pada perpustakaan

oleh pihak civitas akademik Unsyiah. Aplikasi ini diimplementasikan agar mempermudah

pelayanan peminjaman ruangan akses secara publik tentu dengan ketentuan dan syarat tententu.

Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.




Lampiran




No. Revisi : 05

25



Adapun Pengakses, cara akses, risiko, pengendalian dan pengendali terhadap aplikasi tersebut

dapat dilihat pada tabel berikut:

No Aplika

si

Pengguna/

pengakses

Kebutuhan

dan Harapan

terhadap

Scope ISMS

Cara Akses Risiko Pengend

alian

Pengen

dali

1 OPAC • Eksternal:

Mahasiswa

Dosen

Peneliti

Masyarakat

sekitar

• Internal :

Karyawan/

pegawai/ staf

Penggunaan

Aplikasi

OPAC

mudah dan

cepat.

Aplikasi

OPAC

terkoneksi

cepat

• Opac dapat di access

melalui situs

uilis.unsyiah.ac.id/opac

/

• Tuliskan “Kata kunci”

buku yang diinginkan.

• Pilih judul buku dari

hasil pencarian

• Catat No. Kelas/ DDC/

No. Panggil.

• Setelah dicatat, cari

bukunya di rak.

Apabila ada kendala

dengan letak No.

Kelas/ DDC/ No.

Panggil, hubungi

Helpdesk.

• Bencana

alam

• Kebakra

n

• Hacker/

malware

• Data

rusak

• Data

tidak

falid

• Listrik

padam

• Backup

Database

• Backup

Data

Aplikasi

• Pustak

awan

• Staf IT

2 OER • Eksternal:

Mahasiswa

Dosen

Peneliti

Masyarakat

sekitar

• Internal :

Karyawan/

pegawai/ staf

Pengaksesan

mudah dan

penambahan

bahan ajar

terus

ditingkatkan

Pengaksesan

OER terus

meningkat

http://uilis.unsyiah.ac.id/oe

r/ • Bencana

alam

• Kebakara

n

• Hacker/

malware

• Data rusak

• Data tidak

valid

• Listrik

padam

• Backup

Databas

e

• Backup

Data

Aplikas

i

• Pustak

awan

• UKM

Literasi

Inform

asi

• Staf IT

3 Room

Bookin

g

• Eksternal:

Civitas

Akademika

Unsyiah dan

masyarakat

umum

Pembookinga

n ruangan

mudah dan

cepat dalam

proses

mendapatkan

ruangan

http://uilis.unsyiah.ac.id/#

popup_booking • Bencana

alam

• Kebakara

n

• Hacker /

malware

• Data rusak

• Backup

Databas

e

• Backup

Data

Aplikas

i

• Pustak

awan

• Staf IT




Lampiran




No. Revisi : 05

26



No Aplika

si

Pengguna/

pengakses

Kebutuhan

dan Harapan

terhadap

Scope ISMS

Cara Akses Risiko Pengend

alian

Pengen

dali

• Internal :

Karyawan/

pegawai/ staf

Pembooking

ruangan harus

mematuhi

aturan tata

cara booking

room

• Data tidak

falid

• Listrik

padam

4.3 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN SERVICE

Perpustakaan Unsyiah berkomitmen memberikan pelayanan prima yang berbasis teknologi

informasi untuk kepuasan pelanggan.Untuk mencapai tujuan tersebut Perpustakaan Unsyiah

mengimplementasikan Sistem Manajemen Service dengan standar ISO 20000:2018.

Dalam mengimplementasikan SMS, Perpustakaan Unsyiah telah membuat dokumen-dokumen

baru yang yang merupakan mandatory. Salah satunya dengan membuat dokumen-dokumen

kebijakan terhadap service, service katalog, Service Level Agreement (SLA) dan lainnya.

Berikut layanan-layanan yang terdapat di Perpustakaan Unsyiah:

• Layanan Frontdesk

• Layanan Check In dan Check Out

• Layanan Helpdesk

• Layanan Sirkulasi

• Layanan Digital

• Layanan On Reserved

• Layanan Referensi

• Layanan Serial

• Layanan Karya Ilmiah

• Layanan Dokumen

• Layanan Literasi Informasi

• Layanan Penggunaan Ruangan

• Layanan Teknologi Informasi

• Layanan Libry Coffee

• Layanan Man Corner

• Layanan Teknis

• Layanan Administrasi




Lampiran




No. Revisi : 05

27



Sistem layanan Perpustakaan Unsyiah menggunakan pendekatan ITIL (IT Infrastructure

Library) Contiunal Service Improvement yaitu: Service strategy, design, transition, operation

dan continual improvement.

a) Service Strategy Perpustakaan Unsyiah Mencakup:

1) Service portfolio (Portfolio Layanan)

Perpustakaan Unsyiah membentuk dan mengidentifikasi layanan-layanan berbasis TI

yang diberikan kepada pemustaka.

2) Financial management

Perpustakaan Unsyiah memastikan kecukupan dana serta risiko yang terkait dengan

penyediaan layanan melalui proses service strategy.

3) Demand Management

Perpustakaan Unsyiah berusaha memenuhi permintaan-permintaan para pemustaka

baik dalam perbaikan layanan maupun dalam penyediaan kapasitas. Dalam upaya

pemenuhan tersebut Perpustakaan Unsyiah memiliki aplikasi complaint untuk




Lampiran




No. Revisi : 05

28



pemustaka yang dapat di akses pada laman:

http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php dan Aplikasi GLPI untuk internal yang

digunakan apabila terjadi insident atau problem terkait pelayanan berbasis TI serta

request pada layanan TI.

b) Service Design

Dalam proses service design ini Perpustakaan Unsyiah telah membuat dokumen service

catalog, service level management, membuat kebijakan terkait, manajemen pemasok,

manejemen kapasitas, manajemen ketersediaan, manajemen ketersediaan, manajemen

keamanan informasi serta kebijakan manajemen kontinuitas layanan TI atau Business

Continuity Management (BCM). Dalam menyikapi kontinuitas layanan apabila

terjadinya insiden, Perpustakaan Unsyiah telah menjalankan Cloud System berlokasi di

Singapure dan Tangerang (PT Telkom).

c) Service Transition

Perpustakaan Unsyiah melakukan pengujian terhadap layanan baru atau layanan lama

yang di ubah maupun pengembangan system aplikasi dengan simulasi atau roleplay, hal

ini untuk menguji apakah perubahan tersebut dapat memenuhi harapan pemustaka,

selanjutnya Perpustakaan memberlakukan masa trial untuk melihat respon para

pemustaka.

d) Service Operation

Dalam menjalankan layanan, Perpustakaan menjaga kestabilan layanan dengan

menyewa server di Singapore untuk mengatasi apabila terjadinya insident. Perpustakaan

juga mengidentifikasi resiko pada setiap layanan yang terdokumentasi pada Dokumen

Risk Assesment dan Treatment Perpustakaan Unsyiah (NO.LAM-QM-01-08)

e) Continual Service Improvement

Perpustakaan Unsyiah melakukan peninjauan dan analaisis terhadap layanan yang

diberikan untuk meningkatkan layanan agar lebih efktif dan efesien.


http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php



Lampiran




No. Revisi : 05

29



5 PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH

5.1 PROSES BISNIS

Proses bisnis perpustakaan dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini:

Gambar 1 Proses Bisnis

Dapat juga dipresentasikan dalam skema input – activities – output, pada gambar 2 dibawah ini.




Lampiran




No. Revisi : 05

30



Gambar 2 Skema Inputs – Activities - Outputs

Adapun Input, Activities dan Output yang dimaksud adalah:

Input: berupa pustakawan dan staf, pemustaka dan koleksi

Activities:

- Proses dimulai dari bidang administrasi dan tata usaha melaksanakan tugas untuk semua

kegiatan administrasi umum seperti: persuratan, keuangan dan arsip untuk mendukung

terlaksananya perencanaan kegiatan dan pembelian asset perpustakaan untuk menunjang

pelaksaaan proses bisnis semua bidang yang ada di perpustakaan.

- Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat melakukan proses penyusunan

anggaran, pembelian koleksi dan fasilitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses

bisnis perpustakaan, dibagian ini juga mengelola kelas literasi dan hubungan

masyarakat.

- Selanjutnya bidang Pelayanan teknis melakukan tugas operasional yang bersifat teknis

seperti: inventarisasi, katalogisasi, menentukan tajuk subjek dan nomor klasifikasi.

Bidang ini juga melakukan perawatan dan pemeliharaan koleksi.

- Selesai proses dari pelayanan teknis selanjutnya output yang berupa koleksi diserahkan

ke pelayanan pemustaka untuk dapat dimanfaatkan ke pemustaka.

- Semua Bidang tersebut didukung oleh bidang pengembangan sistem untuk menjalankan

proses bisnisnya.

- Selanjutnya bidang penjaminan mutu melakukan monitoring dan evaluasi terhadap hasil

kinerja semua bidang untuk menjamin kelancaran proses kerja dan menilai output yang

dihasilkan dapat memuaskan pemustaka.




Lampiran




No. Revisi : 05

31



Output: berupa jasa dan pengetahuan dari pemanfaatan koleksi, penelusuran informasi,

kegiatan literasi informasi, kreatifitas, pelatihan dan seminar.

Manajemen Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah juga menetapkan control, kriteria, metode

otoritas untuk menjamin INPUT – ACTIVITIES – OUTPUT di atas dapat berjalan dengan

efektif, kebutuhan sumber daya terpenuhi, terkendali resiko, kesempatan dan terevaluasi semua

tahapannya.

Manajemen mutu yang diterapkan UPT Perpustakaan Unsyiah akan terus tumbuh berkembang

dan disesuaikan dengan kondisi terkini dari perpustakaan, permintaan dari pemustaka dan

civitas unsyiah serta standar manajemen yang diterapkan.


upt perpustakaan universitas syiah kuala konteks...

Documents