universitas telkom - spmdms.telkomuniversity.ac.id filedokumen umum adalah daftar seluruh dokumen...

UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001

Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257

No. Revisi 04

PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

Berlaku Efektif 25 April 2018

2 / 25

I. KEGUNAAN

Menjelaskan cara pelaksanaan pengendalian dokumen meliputi pembuatan atau

pengajuan draft dokumen mutu, verifikasi, validasi, pengesahan, pendistribusian, dan

pengubahan dokumen mutu di dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015 dan Sistem Manajemen Layanan ISO 20000-1:2011.

II. RUANG LINGKUP

Pengendalian dokumen di Universitas Telkom mencakup seluruh dokumen sistem

manjemen mutu, layanan dan keamanan informasi dan dokumen universitas.

III. PENGECUALIAN

Dokumen universitas dikendalikan dengan menggunakan aplikasi penelusuran

dokumen yang belum diintegrasikan dengan DMS.



No. Revisi 04



3 / 25

IV. DEFINISI

4.1 PPD (Pusat Pengendalian Dokumen) adalah orang yang bertanggung jawab

dalam mengendalikan dokumen mutu dan dokumen Universitas Telkom.

4.2 Penanggung Jawab Proses adalah orang yang bertanggung jawab terhadap

implementasi proses.

4.3 Pemeriksa Dokumen adalah atasan langsung dari penanggung jawab proses,

PPD dan QMR.

4.4 Pengesah Dokumen adalah pihak yang mengesahkan dokumen.

4.5 Dokumen Mutu/Layanan/Keamanan Informasi adalah dokumen yang

digunakan untuk menjamin mutu proses di Universitas yang dikendalikan oleh

Unit Satuan Penjaminan Mutu.

4.6 Dokumen Universitas adalah Dokumen yang dibuat oleh universitas dan

digunakan untuk menjalankan strategi dan operasional universitas dan disimpan

oleh Bagian Public Relation & Sekretariat.

4.7 Dokumen Fakultas adalah Dokumen yang dibuat oleh Fakultas dan digunakan

untuk menjalankan strategi dan operasional Fakultas dan disimpan oleh Urusan

Sekretariat Fakultas.

4.8 DMS (Document Management System) adalah aplikasi yang digunakan untuk

mengendalikan dokumen mutu dan dokumen Universitas Telkom. Dalam

aplikasi DMS ada beberapa definisi yang digunakan, antara lain

a. Dokumen umum adalah daftar seluruh dokumen mutu yang dapat diakses

oleh seluruh pegawai dan dosen tetap Universitas Telkom.

b. Dokumen milik adalah daftar seluruh dokumen mutu yang dibuat pemilik

proses.

c. Dokumen terdistribusi adalah daftar seluruh dokumen mutu yang dibuat

pemilik proses dan yang didistribusikan oleh PPD.

d. Dokumen dalam proses adalah daftar seluruh dokumen mutu yang masih

dalam proses pengesahan dan dikendalikan oleh PPD.



No. Revisi 04



4 / 25

4.9 Dokumen Asli (Master) adalah dokumen yang telah disahkan dan disimpan oleh

PPD dalam bentuk hardcopy

4.10 Dokumen Terkendali (Controlled Document) adalah dokumen yang

didistribusikan kepada pemilik proses, penanggung jawab proses, dan pihak

terkait yang harus mengetahui dokumen tersebut yang dapat diakses melalui

aplikasi DMS.

4.11 Dokumen Tidak Terkendali (Uncontrolled Document) adalah seluruh dokumen

yang tidak sesuai dengan poin 4.10 pada prosedur ini, yaitu dokumen yang tidak

dikendalikan oleh PPD.

4.12 Dokumen Tidak Berlaku/ Kadaluarsa (Obsolete Document) adalah dokumen

yang pernah diterbitkan dan kemudian tidak berlaku. Dokumen kadaluarsa

adalah dokumen yang berada pada aplikasi DMS yang memiliki status

"obsolete".

4.13 Daftar Induk Dokumen/ Materlist Dokumen adalah daftar dokumen yang

dikendalikan oleh Unit Satuan Penjaminan Mutu yang mencakup Dokumen

Internal, Dokumen Eksternal, Prosedur, Instruksi Kerja, Form, dan Rekaman

Mutu.

V. REFERENSI

5.1 ISO 9001:2015 Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

5.2 ISO 20000-1:2011 Klausul 4.3 Pengendalian Dokumen



No. Revisi 04



5 / 25

VI. DESKRIPSI PROSES

A. Uraian Umum

6.1 Dokumen yang diperlukan (required) oleh sistem manajemen mutu berdasarkan

proses pembuatan/ penerbitannya, dokumen mutu dibagi menjadi dua, yaitu;

a. Dokumen Eksternal adalah semua dokumen dari luar Universitas Telkom

yang dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem mutu atau

dalam melaksanakan pekerjaan, misalnya:

Peraturan Presiden

Peraturan Pemerintah

Undang-Undang

Surat keputusan

Permendikbud

JUKNIS, dll

b. Dokumen Internal adalah semua dokumen yang diterbitkan oleh internal

Universitas Telkom. Dokumen Internal terdiri dari beberapa jenis dokumen,

yaitu:

Dokumen Mutu/Layanan/Keamanan Informasi adalah dokumen yang

digunakan untuk menjamin mutu proses di Universitas, yaitu

Pedoman Mutu

Dokumen Layanan/ Keamanan Informasi/SMS Plan

Sasaran Mutu

Service Level Agreement (SLA)

Prosedur

lnstruksi Kerja

Formulir

SK dan Keputusan Rektor

Kebijakan (boleh termasuk visi, misi, tujuan)

Pedoman (Buku Pedoman Akademik, Statuta, RENSTRA)



No. Revisi 04



6 / 25

6.2 Berdasarkan konten informasinya, dokumen diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Informasi Rahasia

Dokumen/Informasi yang sangat peka dan berisiko tinggi yang pembocoran

atau penyalahgunaan akses dapat mengganggu kelancaran usaha institusi

secara temporer atau mengganggu citra dan reputasi institusi. Contoh

Informasi yang termasuk rahasia diantaranya: data wajib pajak, rencana

mutasi, IP address, password komputer, laporan audit, data gaji, dan

penilaian kinerja karyawan serta data kesehatan pribadi yang secara legal

harus dilindungi institusi.

b. Informasi Internal

Dokumen/Informasi yang telah terdistribusi secara luas di lingkungan

internal institusi yang penyebarannya secara internal tidak lagi memerlukan

izin dari pemilik informasi dan resiko penyebarannya bagi yang tak

berwenang tidak menimbulkan kerugian signifikan. Contoh Informasi yang

termasuk Internal di antaranya: kebijakan institusi, panduan kerja, prosedur

kerja, instruksi kerja, memo/publikasi internal, bahan/materi training,

informasi yang disediakan dalam intranet dan data operasional Teknologi

Informasi (TI) lainnya.

c. Informasi Publik

Informasi yang secara sengaja disediakan institusi untuk dapat diketahui

publik. Contoh Informasi yang termasuk terbatas meliputi: brosur marketing,

situs public dan siaran pers, dsb.



No. Revisi 04



7 / 25

6.3 Mekanisme pembuatan dokumen mutu dan approval dokumen

Pemilik Proses

Membuat Dokumen lalu Menyerahkannya ke SPM

PPD (SPM)

Melakukan Verifikasi Dokumen & Menentukan Alur

Pengesahan

Pengesah Dokumen

Melakukan Validasi dengan Melakukan Approval Dokumen

PPD (SPM)

Menerbikan & Mendistribusikan Dokumen

Pemilik Proses & Pihak terdistribusi

Menerima Dokumen

Gambar 6.3.1 Mekanisme Pembuatan dan Approval Dokumen mutu

6.4 Pihak Yang Membuat, Memeriksa dan Mengesahkan Dokumen mutu, diatur

dalam tabel sebagai berikut:

a. Pengesahan Sasaran Mutu

Jenis Dokumen Pembuat Reviewer Pengesah

Sasaran Mutu Universitas

Wakil Rektor QMR Universitas Rektor

Sasaran Mutu Fakultas

Dekan QMR

Fakultas QMR Universitas Rektor

Sasaran Mutu Direktur

Direktur Wakil Rektor QMR Kantor

Warek QMR

Universitas Rektor

Pedoman Mutu (Quality Manual)

Tim QMR Universitas Rektor

b. Pengesahan Service Level Agreement (SLA)

Jenis Dokumen Service

Provider User Reviewer

Pengesa

h

Service Level

Agreement (SLA) -

User Level

Universitas

Manajer Unit

dalam Dir.

Sistem

Informasi

Penanggung

Jawab pengguna

Layanan (Rektor)

QMR

Kantor

Warek

Dir.

Sistem

Informasi

Wakil

Rektor II

Service Level

Agreement (SLA) -

User Level Unit

Manajer Unit

dalam Dir.

Sistem

Informasi

Penanggung

Jawab pengguna

Layanan

(Direktur/ Ka.

Unit)

QMR

Kantor

Warek

Dir.

Sistem

Informasi

Wakil

Rektor II



No. Revisi 04



8 / 25

Jenis Dokumen Service

Provider User Reviewer

Pengesa

h

Service Level

Agreement (SLA) -

User Level Personal

Manajer Unit

dalam Dir.

Sistem

Informasi

Penanggung

Jawab pengguna

Layanan (QMR

Universitas/ Ka.

Mahasiswa)

QMR

Kantor

Warek

Dir.

Sistem

Informasi

Wakil

Rektor II

c. Prosedur dan Instruksi Kerja

Jenis

Dokumen Level Disusun Diperiksa Disetujui Disahkan

PROSEDUR

Direktorat Direktur Wakil Rektor QMR

Universitas

Rektor

Bagian di Level

Rektor

Kepala Bagian Direktur QMR

Universitas

Rektor

Bagian di Level

Wakil Rektor

Kepala Bagian Direktur QMR Kantor

Warek

Wakil

Rektor

Fakultas Direktur

Akademik

Wakil

Rektor 1 Rektor

Program Studi Direktur

Akademik

Wakil

Rektor 1 Rektor

INSTRUKSI

KERJA

Direktorat Direktur Wakil Rektor QMR

Universitas Rektor

Bagian di Level

Rektor Kepala Urusan

Kepala

Bagian

QMR

Universitas Rektor

Bagian di Level

Wakil Rektor Kepala Urusan

Kepala

Bagian

QMR Kantor

Warek Direktur

Fakultas Direktur

Akademik

Wakil

Rektor 1 Rektor

Prodi Direktur

Akademik

Wakil

Rektor 1 Rektor

6.5 Mekanisme penerbitan dokumen mutu (selain formulir)

a. PPD memperbaharui Daftar lnduk Dokumen secara manual;

b. PPD mendistribusikan dokumen baru tersebut kepada pihak-pihak terkait,

sesuai Matriks Distribusi Dokumen dengan menggunakan DMS;



No. Revisi 04



9 / 25

6.6 ldentifikasi Dokumen Mutu terdiri atas Nomor Dokumen, Nomor Revisi

Dokumen, Tanggal Berlaku Efektif, Alamat, Nama Institusi, Nama Dokumen, dan

Logo Institusi.

Gambar 6.6.1 Format Dokumen mutu



No. Revisi 04



10 / 25

Untuk ldentifikasi Penomoran dokumen diatur sebagai berikut;

a. Format penomoran dokumen mutu

Format Penomoran Prosedur

UNIT/ BAG/ AK/

PRODI Format Penomoran Contoh

Direktorat Tel_U-BB-CCC-DDD-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-PR-001

Bagian (Level

Rektor/Level

Wakil Rektor

Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-PR-001

Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-PR-004

Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-PR-002

Format Penomoran Formulir milik Prosedur

UNIT/ BAG/ FAK/


Bagian (Level

Rektor/Level

Wakil Rektor

Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-FMP-001/001

Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-FMP-001/001

Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-FMP-001/002

Format Penomoran Instruksi Kerja

UNIT/ BAG/ FAK/


Direktorat Tel_U-BB-CCC-DDD-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-IK-001

Bagian (Level

Rektor/Level

Wakil Rektor

Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-ASP-IK-003

Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-IK-001

Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-IK-001



No. Revisi 04



11 / 25

Format Penomoran Formulir milik lnstruksi Kerja

UNIT/ BAG/

FAK/ PRODI Format Penomoran Contoh

Bagian (Level

Rektor/Level

Wakil Rektor

Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-ASP-FMI-001/003

Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-FMI-001/001

Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-FMI-001/002

b. Format penomoran dokumen Universitas dan Fakultas adalah

Format Penomoran Pedoman Mutu

UNIT/FAK Format Penomoran Contoh

Universitas Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-REK-DSU-SPM-PM-1.1

Format Penomoran Sasaran Mutu

Sasaran Mutu Format Penomoran Contoh

Universitas Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-REK-SM-001

Direktur Tel_U-BB-CCC-DDD-HHHHH-III Tel_U-UT-WR1-DAK-SM-001

Non Rektorat Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-REK-SPM-SM-001

Fakultas Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-FTE-SM-001

Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-FTE-PDTE-SM-001

Format Penomoran Dokumen Internal

Sasaran Mutu Format Penomoran

Bagian (Level Rektor/Level Wakil

Rektor

Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-HHHHH-III

Non Rektorat/Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-HHHHH-III

Fakultas Tel_U-BB-CCC-GGG-HHHHH-III

Format Penomoran Dokumen Eksternal

Sasaran Mutu Format Penomoran

Bagian (Level Rektor/Level Wakil

Rektor

Tel_U- EEEEE-GGG-III

Fakultas Tel_U-CCC -GGG-III

Prodi Tel_U-CCC-EEEEE-GGG-III



No. Revisi 04



12 / 25

c. Penomoran Dokumen diatur sebagai berikut

Gambar 6.6.2 Penomoran Dokumen mutu

Tel_U adalah identitas organisasi (kependekan dari Telkom University);

BB adalah identitas untuk cakupan dokumen, diatur sebagai berikut :

No. Kode Jenis Cakupan Dokumen

1 AK Akademik

2 NA Non-Akademik

3 UT Dokumen Universitas

4 FAK Dokumen Fakultas

CCC adalah identitas Rektorat/ Fakultas, diatur sebagai berikut :


1 REK Rektor

2 WR1 Wakil Rektor I

3 WR2 Wakil Rektor II

4 WR3 Wakil Rektor III

5 WR4 Wakil Rektor IV

6 FTE Dekan Fakultas Teknik Elektro

7 FIF Dekan Fakultas Informatika



No. Revisi 04



13 / 25

8 FRI Dekan Fakultas Rekayasa Industri

9 FEB Dekan Fakultas Ekonomi & Bisnis

10 FKB Dekan Fakultas Komunikasi & Bisnis

11 FIK Dekan Fakultas Industri Kreatif

12 FIT Dekan FakultasIlmu Terapan

DDD adalah identitas direktorat/ bidang dan wakil dekan, diatur sebagai

berikut :


1 DSU Direktorat Sekretariat Universitas

2 DEA Direktorat Endowment

3 DTP Direktorat Bandung Technopark

4 DAK Direktur Akademik

5 DPC Direktur Pasca Sarjana & Advance Learning

6 DSI Direktur Sistem Informasi

7 KKU Direktur Keuangan

8 KSD Direktur Sumber Daya

9 DLA Direktur Logistik & Asset

10 DPR Direktur Pusat Riset

11 DAD Direktur Admisi

12 DPK Direktur Pusat Pengembangan Karir

13 DPP Direktur Penelitian & Pengabdian Masyarakat

14 DKM Direktur Kemahasiswaan & Alumni

15 WD1 Wakil Dekan 1

16 WD2 Wakil Dekan 2

EEEEE adalah identitas bagian dalam satu Bagian/Program Studi, diatur

sebagai berikut :

No. Kode Identitas bagian dalam satu Bagian/ Program Studi

1 PDTT Program Studi S1 Teknik Telekomunikasi

2 PDTE Program Studi S1 Teknik Elektro

3 PDSK Program Studi S1 Sistem Komputer

4 PDTF Program Studi S1 Teknik Fisika

5 PDPT Program Studi S2 Teknik Telekomunikasi

6 PDIK Program Studi S1 Ilmu Komputasi

7 PDIF Program Studi S1 Teknik Informatika



No. Revisi 04



14 / 25


8 PDPF Program Studi S2 Teknik Informatika

9 PDTS Program Studi S1 Teknologi Informasi

10 PDTI Program Studi S1 Teknik Industri

11 PDSI Program Studi S1 Sistem Informasi

12 PDPI Program Studi S2 Teknik Industri

13 PDMT Program Studi S1 Manajemen

14 PDAK Program Studi S1 Akuntansi

15 PDMM Program Studi S2 Manajemen

16 PDKM Program Studi S1 Ilmu Komunikasi

17 PDAB Program Studi S1 Ilmu Administrasi Niaga

18 PDPR Program Studi S1 Hubungan Masyarakat

19 PDSR Program Studi S1 Seni Rupa

20 PDKT Program Studi S1 Kriya

21 PDDI Program Studi S1 Desain Interior

22 PDDP Program Studi S1 Desain Produk

23 PDVK Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual

24 PDTK Program Studi D3 Teknik Komputer

25 PDDT Program Studi D3 Teknik Telekomunikasi

26 PDDF Program Studi D3 Teknik Informatika

27 PDMP Program Studi D3 Manajemen Pemasaran

28 PDMI Program Studi D3 Manajemen Informatika

29 PDKA Program Studi D3 Komputerisasi Akuntansi

30 PDHT Program Studi D3 Perhotelan

31 PDMT Program Studi D4 Multimedia

30 BPS Bagian Public Relation & Sekretariat

31 SPM Bagian Satuan Penjamin Mutu

32 SAI Bagian Satuan Audit

33 BLG Bagian Legal

34 BPI Bagian Perencanaan, Pengembangan Institusi

35 BAA Bagian Administrasi Akademik

36 PPDU Bagian Program Perkuliahan Dasar Umum

37 PJJ UPT Pendidikan Jarak Jauh

38 ICS International Class

39 BPP Bagian Pengembangan Pembelajaran

40 LOG Bagian Logistik

41 BPA Bagian Pengendalian & Pemanfaatan Asset

42 BAG Bagian Anggaran



No. Revisi 04



15 / 25


43 BTR Bagian Perbendaharaan/Treasury

44 BAK Bagian Akuntansi

45 BSDM Bagian Perencanaan & Pengembangan SDM

46 PSDM Bagian Layanan dan Evaluasi SDM

47 OPSI Bagian Operasional Sistem Informasi

48 KLC Bagian Infrastruktur & Konten

49 RPSI Bagian Riset dan Pengembangan sistem Informasi

50 UAN Bagian Admisi Nasional

51 UIO Bagian Kantor Urusan Internasional

52 PPS Bagian Sumber Daya Keilmuan & Perpustakaan

53 BPB Bagian Pusat Bahasa

54 UPK Bagian Karir

55 UPA Bagian Penyaluran Lulusan & Tracer

56 WKR Wakil Ketua Research Center

57 UPT Bagian Penelitian & Publikasi

58 UPM Bagian Pengabdian Masyarakat & Layanan Bisnis

59 UKK Bagian Pengelolaan Mahasiswa & Kerjasama Alumni

60 BKM Bagian Pengembangan Karakter

FFF adalah identitas Kepala Urusan dalam satu Bagian, diatur sebagai

berikut

No. Kode Identitas Ka.Ur/Asman dalam satu Bagian/Unit

1. USH Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan

2. UPR Kepala Urusan Public Relation

3. UPD Kepala Urusan Pengendalian Dokumen Mutu

4. UPS Kepala Urusan Pengembangan Sistem Mutu

5. UAS Kepala Urusan Analisis Mutu

6. UAA Kepala Urusan Audit Akademik

7. UAP Kepala Urusan Audit Pendukung Akademik

8. UMA Kepala Urusan Monitoring dan Pelaporan Audit Internal

9 UPN Kepala Urusan Perikatan

10 UPE Kepala Urusan Settlement

11 ALA Kepala Urusan Administrasi Akademik & Pelaporan Pendidikan

12 ASP Kepala Urusan Layanan & Fasilitas



No. Revisi 04



16 / 25


13 UPI Kepala Urusan Perencanaan dan Pengembangan Institusi

14 UPF Kepala Urusan Pengendalian dan Pelaporan Performansi

15 AMS Kepala Urusan Pengembangan Model, Standar & Evaluasi

Pembelajaran

16 APT Kepala Urusan Pengembangan Teknologi Pembelajaran

17 APD Kepala urusan Layanan Perkuliahan Dasar dan Umum

18 AMG Kepala Urusan Geladi, Mentoring & Magang

19 APM Kepala Urusan Pengelolaan Materi, Ujian & Perangkat

Pendukung

20 AJK Kepala Urusan Pengelolaan Program Dokumentasi dan

Kebijakan

21 ALF Kepala Urusan Layanan Fasilitas International Class

22 PJR Direktur Pengelolaan Pembelajaran International Class

23 UST Kepala Urusan Pengelolaan Aset

24 USA Kepala Urusan Pemanfaatan Aset dan Ventura

25 UPG Kepala Urusan Pengadaan Logistik

26 UTG Kepala Urusan Rumah Tangga

27 UAD Kepala Urusan Anggaran Pendapatan

28 UAB Kepala Urusan Anggaran Beban

29 UVF Kepala Urusan Verifikasi

30 UCM Kepala Urusan Manajemen Kas

31 UPJ Kepala Urusan Perpajakan dan Analisa

32 UPL Kepala Urusan Pembukuan dan Pelaporan

33 UPY Kepala Urusan Layanan Keuangan Mahasiswa

34 URS Kepala Urusan Perencanaan & Rekrut SDM

35 UKJ Kepala Urusan Pengembangan Karir & JAD

36 UJF Kepala Urusan Pengembangan Kompetensi dan Studi Lanjut

37 UDT Kepala Urusan Data & Evaluasi SDM

38 UJS Kepala Urusan Renumerasi & Kesejahteraan Pegawai

39 UBS Kepala Urusan Budaya & Konseling SDM

40 ASA Kepala Urusan Layanan Sistem Informasi Akademik

41 ASN Kepala Urusan Layanan Sistem Informasi Non Akademik & Enterprise

42 AHC Kepala Urusan Helpdesk dan Sevice Level Management

43 API Kepala Urusan Pengembangan Jaringan



No. Revisi 04



17 / 25


44 APS Kepala Urusan Data Center

42 AMK Kepala Urusan Pengembangan Konten 5

46 ART Kepala Urusan Riset dan Inovasi Teknologi Informasi

47 APA Kepala Urusan Pengembangan Sistem Informasi Akademik

48 APN Kepala Urusan Pengembangan Sistem Informasi Non Akademik

49 APJ Kepala Urusan Pemasaran dan Kerjasama

50 ASC Kepala Urusan Perencanaan dan Seleksi Calon Mahasiswa

51 ASL Kepala Urusan Data & Pelaporan

52 AKI Kepala Urusan Kerjasama International

53 AMI Kepala Urusan Rekrut & Layanan Mahasiswa Internasional

54 UAL Kepala Urusan Administrasi dan Layanan

55 UDB Kepala Urusan Database dan Pengembangan Pustaka

56 UAH Kepala Urusan Administrasi dan Layanan Bahasa

57 UPB Kepala Urusan Database dan Pengembangan Bahasa

58 ASK Kepala Urusan Perencanaan & Evaluasi Karir

59 ATM Kepala Urusan Pengembangan karir

60 APL Kepala Urusan Hubungan Lembaga & Penyaluran Lulusan

61 ALM Kepala Urusan Tracer Study

62 AIN Kepala Urusan Penelitian dan Inovasi

63 APB Kepala Urusan Publikasi & HAKI

64 ALP Kepala Urusan Pengabdian Masyarakat

65 ALB Kepala Urusan Pengelolaan Bisnis

66 AKF Kepala Urusan Kegiatan Mahasiswa

67 AKB Kepala Urusan Beasiswa & Kesejahteraan Mahasiswa

68 AKW Kepala Urusan Pengembangan Karakter & Kemitrausahaan

69 AKP Kepala Urusan Bimbingan & Konseling Mahasiswa

70 KUA Kepala Urusan Asrama

71 USK Kepala Urusan Kesekretariatan

72 UAK Kepala Urusan Akademik

73 UKH Kepala Urusan Kemahasiswaan

74 ULB Kepala Urusan Laboratorium/Bengkel/Studio

75 USD Kepala Urusan Sumber Daya Manusia dan Keuangan

76 URT Kepala Urusan Logistik dan Rumah Tangga



No. Revisi 04



18 / 25

GGG adalah Jenis dokumen, diatur sebagai berikut:

No. Kode Jenis Dokumen Mutu

1. PR Prosedur

2. IK Instruksi Kerja

3. FM Formulir tanpa Prosedur

4. FMP Formulir Milik Prosedur

5. FMI Formulir Milik Instruksi Kerja

6. DI Dokumen Internal

7. DE Dokumen Eksternal

8. KM Kebijakan Mutu

HHH adalah jenis dokumen internal, diatur sebagai berikut:

No. Kode Jenis Dokumen Universitas

1. SOG Struktur Organisasi

2. JDS Job Description

3. RNST Renstra

4. RNSFT Renstra Fakultas

5. RKM Rencana Kerja Manajerial

6. RENIP Rencana Induk Pengembangan

7. PP Peraturan Universitas

8. PPFA Peraturan Fakultas

9. RNT Reneta

10. STA Statuta

11. UAT User Acceptances Test

12. PM Pedoman Mutu/Pedoman Lain

13. SM Sasaran Mutu

14. UM User Manual/Manual

15. TW Laporan Triwulan

16. MD Modul/Materi

17. LP Laporan Lain

18. AG Agreement/Perjanjian

19. RKA Rencana Kerja Anggaran

20. DP Dokumen Proses Layanan IT

21 SMSP Rencana Sistem Manajemen Layanan

22 DT Dokumen Teknis Aplikasi



No. Revisi 04



19 / 25

No. Kode Jenis Dokumen Universitas

23 UMI User Manual

24 SKPL Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

25 SDKPL Spesifikasi dan Desain Kebutuhan Perangkat Lunak

26 SKDPL Spefisikasi Kebutuhan Dan Desain Perangkat Lunak

27 BASKI Berita Acara Serah Terima Eksternal Aplikasi

28 BASTE Berita Acara Serah Terima Aplikasi

29 BASTI Berita acara Serah Terima Internal Aplikasi

III adalah nomor urut dokumen dari 001 s.d. 999, sesuai dengan

klasifikasi dokumen terkecil.

Khusus Untuk Manual Mutu III adalah nomer klausul

JJJ adalah kode dokumen tertentu (seperti pedoman atau prosedur) yang

menjadi referensi (acuan) oleh formulir dan atau lampiran terkait.

d. Penomoran Revisi Dokumen diatur sebagai berikut

Revisi awal diberi kode Rev. 00, seterusnya diberi kode Rev 01, dan

seterusnya

e. Pengendalian Dokumen Mutu Kadaluarsa (Obsolete Document)

Pembuat Dokumen/ Penanggung Jawab

Review Dokumen Mutu

PPD (SPM)

Menerima Permintaan Pengajuan

Obsolete Document

PPD (SPM)

Melakukan Validasi dengan Melakukan Approval Dokumen

PPD (SPM)

Melakukan Obsolete Document pada Dokumen yang telah Terdistribusi

(Penarikan) Sesuai dengan Matriks Dokumen

Pemilik Proses & Pihak Terdistribusi

Menerima Status Dokumen yang telah di-obsolete-kan

Gambar 6.6.3

Mekanisme Pengendalian Dokumen Mutu Kadaluarsa (Obsolete Document)

1. Berdasarkan hasil review dokumen mutu, apabila diputuskan bahwa

suatu dokumen sudah tidak digunakan kembali (kadaluarsa) maka



No. Revisi 04



20 / 25

pembuat dokumen/penanggung jawab dokumen memberitahukan

kepada PPD;

2. Setelah Proses Validasi, PPD mengubah status dokumen kadaluarsa

tersebut menjadi obsolete pada DMS.

3. PPD meng update Daftar lnduk Dokumen Mutu.

f. Pengendalian Dokumen Eksternal

1. Dokumen Eksternal Dipelihara oleh Penanggung Jawab Dokumen

Eksternal sesuai dengan identifikasi dokumen eksternal;

2. Setiap penanggung jawab Dokumen Eksternal memelihara Daftar

Dokumen Eksternal;

3. Setiap tiga bulan, penanggung jawab Dokumen Eksternal memastikan

kepada pihak eksternal terkait bahwa dokumen eksternal yang

dimilikinya adalah valid;

4. Penanggung jawab dokumen eksternal memberikan salinan dari Daftar

lnduk Dokumen Eksternal kepada PPD setelah dilakukan pemastian

validasi dokumen eksternal tersebut;

5. Penomoran dokumen diatur dengan mengindentifikasi No Dokumen,

Pemilik Dokumen, dan Tahun Terbit;

g. Penyimpanan Dokumen

1. Seluruh dokumen mutu disimpan pada database DMS dan dipelihara

oleh PPD dengan menggunakan DMS. Dokumen mutu ini hanya dapat

diubah/dihapus oleh PPD atau orang yang diberi wewenang khusus oleh

PPD.

2. Seluruh dokumen Universitas adalah dokumen yang disimpan oleh

Bagian Public Relation dan Sekretariat.

3. Seluruh dokumen Fakultas adalah dokumen yang disimpan oleh Urusan

Sekretariat Fakultas.



No. Revisi 04



21 / 25

B. Uraian Proses

- Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu (Prosedur & Instruksi Kerja)

Flow Proses Deskripsi Proses RekamanWaktu

Mulai

1. Pemilik Proses

Membuat Dokumen Mutu

2. PPD

Melakukan Pemeriksaaan Dokumen Mutu dan

Menentukan Alur Validasi

1. Pemilik Proses membuat Dokumen mutu

2.a PPD menerima perubahan/ penambahan dokumen dari Pemilik Proses dan menentukan alur validasi dokumen.

2.b Apabila Dokumen sudah sesuai, maka PPD akan mengatur alur pengesahan dokumen dan menginformasikannya kepada Pemilik Proses terkait.

2.c Apabila Dokumen belum sesuai maka PPD akan menginformasikan ke Pemilik Proses terkait.

3.a Apabila Pemeriksa 1 menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen maka Pemeriksa 1 (satu) memeberikan approval untuk diteruskan kepada Pemeriksa 2

3.b Apabila Pemeriksa 1 (satu) tidak menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen, maka dokumen dikembalikan kembali kepada pemilik proses untuk dilakukan perbaikan kembali sesuai alasan ketidaksetujuan dari Pemeriksa 1 (satu).

1. Dokumen Mutu berstatus draft

2. Dokumen Mutu berstatus On Progress

3. Dokumen Mutu berstatus On Progress

3. Pemeriksaan 1(Penyusun)

Melakukan Review Dokumen Mutu

2 hari

2 hari

A



No. Revisi 04



22 / 25

- Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu (Prosedur & Instruksi Kerja)

Flow Proses Deskripsi Proses RekamanWaktu

Total Waktu 14 Hari

6. PPD

Distribusi Dokumen1

6. a Dokumen Mutu berstatus DIstributed

7. b Dokumen Mutu berstatus Obsolete

6.a PPD Melakukan distribusi dokumen dengan menggunakan DMS berdasarkan aturan penomoran dan Matriks Distribusi Dokumen.

6.b PPD melakukan penarikan dokumen kadaluarsa apabila ada dokumen baru dengan menggunakan DMS dan mendistribusikan dokumen baru atau dokumen yang sudah direvisi.

2 hari

Selesai

4.a Apabila Pemeriksa 2 menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen maka Pemeriksa 2 (dua) memeberikan approval untuk diteruskan kepada Pengesah

4.b Apabila Pemeriksa 2 (dua) tidak menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen, maka dokumen dikembalikan kembali kepada pemilik proses untuk dilakukan perbaikan kembali sesuai alasan ketidaksetujuan dari Pemeriksa 2 (dua).

4. Dokumen Mutu

berstatus On

Progress

5. Pengesahan Dokumen

Melakukan review Dokumen Mutu

5. Dokumen Mutu

berstatus need to

distribute

5.a Apabila Pengesah menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen maka Pengesah memeberikan approval untuk diteruskan kepada PPD

5.b Apabila Pengesah tidak menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen, maka dokumen dikembalikan kembali kepada pemilik proses untuk dilakukan perbaikan kembali sesuai alasan ketidaksetujuan dari Pengesah

2 hari

2 hari

4. Pemeriksa 2 (Pemeriksa)

Melakukan review Dokumen Mutu

A



No. Revisi 04



23 / 25

- PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN INTERNAL

WaktuFlow Process Deskripsi Proses Rekaman

Mulai

1. Pihak yang terkait melakukan

pencatatan daftar dokumen serta

Melakukan update kepada PPD untuk

daftar Dokumen internal, dokumen

Eksternal, Rekaman ( masterlist

document )

2. PPD melakukan Pencatatan dan

update daftar dokumen ( masterlist

document ) untuk seluruh Dokumen

Universitas

2. masterlist

document

1. PPD & Pihak yang

Terkait

Update Dokumen

2. PPD

Penomoran dan

Distribusi Dokumen

3. PPD

Penarikan Dokumen

Kadarluasa &

Mendistribusikan

Dokumen Baru

3. PPD melakukan penarikan dokumen

apabila ada dokumen yang telah

kadarluasa

Selesai

6 hari

2 hari

2 hari

2 hari

Total Waktu



No. Revisi 04



24 / 25

VII. UKURAN KINERJA

Proses Indikator Kinerja Media

Pengukuran

Frekuensi

Pengukuran

Pendistribusian

Dokumen

Semua dokumen yang didistribusikan oleh

PPD ke fungsi terkait 100% terkendali

Status Dokumen

pada DMS

Setiap 6

Bulan

VIII. REKAMAN TERKAIT

8.1 Usulan Penambahan/ Perubahan Dokumen

8.2 Dokumen Mutu Berstatus “On Progress”

8.3 Dokumen Mutu Berstatus “Distributed”

8.4 Dokumen Mutu Berstatus “Obsolete”

8.4 Dokumen Mutu Berstatus “Need to Distribute”

8.5 Dokumen Mutu Berstatus “Draft”

8.6 Masterlist Dokumen

IX. DOKUMEN TERKAIT

9.1 Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu (Tel_U-REK-SPM-PR-002)

X. LAMPIRAN

Riwayat Perubahan Dokumen

No. Rev. Tanggal Revisi Uraian Perubahan

00 02 Juni 2014 Terbitan Pertama

01 04 Mei 2015 Perubahan prosedur pengendalian dokumen tentang: a. Definisi b. Deskripsi proses c. Uraian proses d. Penomoran dokumen

02 22 Desember 2016 Penambahan klasifikasi dokumen untuk memenuhi persyaratan ISO 20000-1:2011, dan ISO 9001:2015.

Penyesuaian Pengesahan Dokumen Mutu



No. Revisi 04



25 / 25

No. Rev. Tanggal Revisi Uraian Perubahan

03 03 Januari 2017 Penyesuaian Pengesahan Dokumen Mutu

Penghapusan format penomoran Dokumen Mutu di level Universitas serta penambahan format penomoran Dokumen Mutu di level Direktorat dan Bagian di level Rektorat

Penyeuaian identitas Direktorat, Bagian dan Urusan

04 25 April 2018 Penambahan kolom waktu

Perubahan pengesahan Prosedur dan Instruksi kerja di level Fakultas serta Prodi

Perbaikan & penambahan klasifikasi dokumen

universitas telkom - spmdms.telkomuniversity.ac.id filedokumen umum adalah daftar seluruh dokumen...

Documents