tugas memfail
DESCRIPTION
pengurusan fail - tugas memfailTRANSCRIPT
TUGAS PEMFAILAN
(FILING DUTIES)
BBM 104
DEFINISI FAILAlat yang dinomborkan dan didaftarkan mengikut kaedah tertentu dan digunakan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan sesuatu perkara
SISTEM FAIL DALAM ORGANISASI
Definisi
Proses mengelas, mengindeks, menyusun, menyimpan dan menyelenggara dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan apabila diperlukan.
MATLAMAT SISTEM FAIL
1) MEMBOLEHKAN MAKLUMAT DIRUJUK SEMULA DENGAN MUDAH DAN CEPAT
- Membolehkan segala maklumat yang disimpan dirujuk semula dengan cepat dan mudah.
2) MEMASTIKAN DOKUMEN PEJABAT DAPAT DISIMPAN DENGAN KEMAS DAN SELAMAT.
-Segala dokumen hendaklah disimpan dengan kemas dan selamat terutamanya maklumat yang penting dan sulit.
-Dokumen ini perlu dijaga keselamatannya daripada risiko kebakaran atau diceroboh oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.
3) MEMBOLEHKAN ORGANISASI MEMBUAT LAPORAN DAN KEPUTUSAN.
-Dokumen yang disimpan akan digunakan untuk memudahkan penyediaan laporan kewangan, laporan tahunan dan sebagainya.
-Selain itu, pihak syarikat dapat membuat keputusan dalam usaha meningkatkan produktiviti dan merancang kejayaan organisasi.
Jenis Kulit Fail
Terdapat lima (5) jenis fail yang digunakan oleh pejabat awam
iaitu :
(i) a. TERBUKA :
Kulit fail berwarna putih
b. SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna kuning
(ii) TERHAD :
Kulit fail berwarna putih
dengan cop TERHAD
(iii) SULIT:
Kulit fail berwarna hijau
(iv) RAHSIA :
Kulit fail berwarna merah
jambu berpalang merah
(v) RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna kuning
muda, berpalang merah
KULIT FAIL TERBUKA SAMPUL KECIL
KULIT FAIL TERHAD KULIT FAIL SULIT
KULIT FAIL RAHSIA KULIT FAIL RAHSIA BESAR
KERTAS PEMBAHAGI FAIL
TALI FAIL
Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :-
i) Kertas Pembahagi Fail
ii) Tali Fail iii) Tajuk Fail
CARTA ALIR PENGURUSAN
FAIL
3. Memeriksa
Rekod
4. Memfailkan
rekod
1. Mengumpul Rekod
2. Penyisihan
Rekod
5. Penyimpanan Aktif
Rujuk kepada
rekod
6. Penilaian
semula
7.
Pembangunan
Fail
Penyimpanan
Tidak Aktif
8. Pelupusan FailARKIB
TIDAK
YA
1. Mengumpul Rekod
Rekod dalam bentuk surat, dokumen dll perlu dikumpul terlebih
dahulu pada suatu tempat sebelum memulakan tugas memfail.
2. Penyisihan Rekod
• Rekod yang telah dikumpul perlu diasingkan dan dikelaskan
mengikut sistem pemfailan yang telah ditetapkan oleh
organisasi.
• Rekod pelbagai jabatan boleh disisih atau diasingkan mengikut
jabatan/unit untuk memudahkan penyimpanannya.
3. Memeriksa Rekod
Pegawai hendaklah memeriksa rekod sekali lagi dengan cara :
a) Asingkan kelip kertas/pengikat pada rekod
b) Stapler surat/dokumen
c) Baiki rekod yang koyak
4. Memfailkan Rekod
• Rekod mesti dimasukkan ke dalam fail yang betul untuk
mengelak sebarang kesulitan.
• Rekod perlu disusun dengan dokumen terkini berada di
bahagian atas dalam fail yang berkenaan.
5. Penyimpanan Aktif
• Fail disimpan dalam pejabat atau bilik khas
• Selepas penggunaan fail, iai perlu dikembalikan semula ke
tempat asalnya.
• Setiap 2 minggu fail akan diperiksa.
6. Penilaian semula
• Fail yang tidak digunakan untuk tempoh masa tertentu perlu
diasingkan untuk memastikan statusnya aktif atau tidak.
• Fail perlu dinilai/ditentukan oleh pegawai yang
bertanggungjawab
7. Pembangunan Fail
a) Catat nombor fail pada kulit hadapan fail dan pada kertas
minit fail.
b) Tulis tajuk fail dengan huruf besar dengan tepat, ringkas dan
memberi pengertian yang jelas.
c) Fail baru perlu dibuka setelah fail lama mempunyai 100
dokumen.
d) Dokumen yang dimasukkan dalam fail perlu ditulis nombor
dan dicatat ke dalam kertas minit.
8. Pelupusan Fail
• Sekiranya diperlukan, fail-fail hendaklah disimpan di tempat penyimpanan tidak aktif iaitu di dalam Arkib.
• Sekiranya fail tidak diperlukan lagi, ia boleh dilupuskan dengan cara membakar atau mericih menggunakan mesin ricih.
Sistem Fail Mengikut Abjad
a) Menggunakan nama individu
b) Menggunakan nama syarikat
NAMA FAILKAN
Abdullah bin Ahmad Abdullah Ahmad
Harjit Singh Singh, Harjit
Salina binti Razak Salina Razak
Dr Zadihah binti Aris Zadihah Aris (Dr)
NAMA FAILKAN
Syarikat Seri Pagi Sdn Bhd Seri Pagi
Sistem Fail Mengikut Abjad
c) Menggunakan nama syarikat perkongsian
d) Menggunakan nama syarikat persendirian
e) Menggunakan nama singkatan
NAMA FAILKAN
Syarikat Hanis dan Hanim Sdn Bhd Hanis dan Hanim
NAMA FAILKAN
Harmonis Enterprise Harmonis
NAMA FAILKAN
MAYBANK Malayan Banking Berhad
Latihan cuti sekolahSusun nama di bawah berdasarkan sistem fail mengikut abjad.
Ali bin ArmanJulia binti MohdBadshah bin SaatSalima binti DaliDr. Ahmad bin FaizAmiza binti HamidHalim bin RamliKamalia binti SaidinKasmadiana binti GhaniKamalia binti Kamarudin
Tim Siew LingAli bin AhmadinFarid bin ImranDr Ahmad bin DaudKamsiah binti RamlanSaadiq bin WadiKamil bin TarmiziFarahdiyah binti RahmanHeng Soon Guat