tnb r report

Information System In An Organization

1.0 PENGENALAN

Organisasi merupakan satu kesatuan yang terdiri dari bahagian-bahagian dalam sesuatu

pertubuhan (perkumpulan, perbadanan dan lain-lain) untuk tujuan tertentu yang melibatkan

kepentingan bersama dan sebagainya (Kamus Dewan Edisi Keempat, 2005). Secara

umumnya organisasi dapat didefinisikan sebagai satu perkumpulan bersifat sosial yang mana

ahlinya akan melakukan aktiviti bersama dan saling bergantungan dan bekerjasama bagi

mencapai matlamat yang telah dipersetujui bersama.

Sistem maklumat merupakan gabungan sumber dari institusi, perkakasan, perisian,

rangkaian komunikasi dan data yang mengumpul, menukar dan menyebarkan maklumat di

dalam suatu organisasi. Sistem maklumat berasaskan komputer (CBIS) terbahagi kepada

beberapa jenis iaitu Sistem Maklumat Transaksi, Sistem Maklumat Pengurusan, Sistem

Bantuan Keputusan, Sistem Maklumat Eksekutif, Sistem Automasi Pejabat dan Sistem Pakar.

Penggunaan ICT (Information and Communication Technology) di dalam pengurusan

organisasi membantu dalam menguruskan organisasi dengan berkesan. Pengurusan sistem

maklumat yang efektif amat penting bagi memastikan perjalanan pengurusan sesuatu

maklumat lancar. Pengurusan maklumat melibatkan banyak pihak seperti staf, pembekal dan

pengguna. Pengurusan maklumat yang berkesan akan melicinkan pengurusan pentadbiran.

Kumpulan kami telah memilih organisasi Tenaga Nasional Berhad yang terletak di

Jalan Lahat, Ipoh untuk mendapatkan maklumat kajian mengenai sistem maklumat di dalam

organisasi tersebut. Pengumpulan maklumat ini telah dibantu oleh beberapa staf syarikat yang

terlibat dalam pengurusan sistem maklumat di organisasi tersebut.

1


1.1 Objektif Kajian

Terdapat dua objektif yang ingin dicapai melalui kajian ini iaitu:

1. Mengenal pasti keseluruhan sistem maklumat yang terdapat dalam organisasi terbabit.

2. Memilih satu sistem maklumat secara khusus untuk menerangkan mengenai

fungsinya, masalah sistem maklumat yang dihadapi, integrasi dengan sistem

maklumat yang lain dalam organisasi dan kebaikan sistem maklumat tersebut.

1.2 PERNYATAAN MASALAH

Syarikat TNB merupakan syarikat pembekal tenaga elektrik yang terbesar di Malaysia dan

juga di Asia. Sistem yang digunakan semestinya sistem yang terbaik untuk meletakkan

syarikat tersebut sehingga ke tahap ini. Sistem yang dikaji adalah merupakan sistem yang

melibatkan pengguna luaran dan juga pengguna dalaman. Sistem ini digunakan untuk

menyelesaikan beberapa masalah bagi pengguna. Masalah yang dihadapi yang boleh

diselesaikan adalah :

1. Menyimpan semua maklumat mengenai pengguna yang terlalu ramai di seluruh

Negara.

2. Mengira kadar penggunaan tenaga elektrik serta kadar pembayaran dengan lebih

tepat kepada semua pengguna.

2.0 Latar Belakang Organisasi

Pada tanggal 4 Mei 1988, Perdana Menteri Mahathir Mohamad telah mengumumkan

keputusan kerajaan pada dasar penswastaan. Dua undang-undang telah disahkan untuk

menggantikan Electricity Act yang sedia ada serta menyediakan pembentukan sebuah syarikat

baru. Tenaga Nasional Berhad (TNB) ditubuhkan pada 1 September 1990 oleh Syarikat

2


Electricity Supply Successor Company Act, untuk menggantikan National Electricity Board

(NEB) dari Syarikat Malaya. Datuk Hj. Ibak bin Abu Hussein merupakan Timbalan Pengerusi

dan juga Pengurus Besar bagi syarikat NEB telah dilantik sebagai Managing Director

pertama TNB setelah penubuhannya pada tahun 1990.

Tenaga Nasional Berhad adalah merupakan sebuah syarikat bekalan elektrik yang

terbesar di Malaysia. Aset perniagaannya adalah berjumlah melebihi RM 60.0 billion.

Manakala bilangan pelanggan pula adalah lebih daripada 6 juta akaun di sekitar Semenanjung

Malaysia, Sabah dan Sarawak. Perniagaan syarikat ini adalah berteraskan penjanaan,

penghantaran dan pembahagian tenaga elektrik ke seluruh Malaysia. Tenaga Nasional Berhad

(TNB) juga merupakan pengendali Grid Nasional, iaitu talian penghantar elektrik ke seluruh

negara. Talian elektrik yang dibekalkan ini terdiri dari talian 132kV, 275kV dan 500kV yang

khusus untuk beberapa kelas pengguna yang telah ditetapkan oleh pihak syarikat sendiri.

TNB salah satu syarikat utiliti elektrik terbesar di Asia. Walau bagaimanapun, TNB

bukan sahaja memberi khidmat tenaga elektrik, tetapi melalui anak syarikat, TNB juga

terlibat dalam pembuatan alat pembolehubah, alat suis voltan tinggi dan kabel, sebagai pakar

runding di dalam bidang seni bina, awam dan elektrik, menyelenggara dan membaiki

peralatan elektrik dan sebagai pakar pengurusan projek. Selain itu, TNB juga merupakan

pemilik sebuah universiti swasta iaitu Universiti Tenaga Nasional.

Kajian ini telah dilakukan di salah satu cawangan TNB di Perak iaitu di Ipoh. TNB

Ipoh ini terletak di Jalan Lahat, Ipoh Perak. Di kawasan negeri Perak sahaja, syarikat TNB

mempunyai 6 pengurus kawasan yang menjaga operasi di setiap kawasan dan 9 pengurus

cawangan. Di dalam bahagian cawangan pula, terdapat 3 pengurus cawangan kecil yang

mengurus dan mengendalikan bahagian masing-masing. Dalam setiap negeri pula, terdapat

satu pejabat besar yang menguruskan kawasan-kawasan dan cawangan-cawangan yang kecil

yang diurus dan ditadbir oleh seorang pengurus negeri.

3


2.1 Visi

Untuk Menjadi Di Antara Perbadanan Pimpinan Yang Terkemuka Dalam Tenaga Dan

Berhubungan Dengan Perniagaan Global.

2.2 Misi

Kami Komited untuk Mencapai Kecemerlangan Dalam Produk Dan Perkhidmatan Kami

2.3 Moto

Perak Sentiasa Bersinar

2.4 Carta Organisasi

(Rujuk Lampiran 1)

4


3.0 PENGURUSAN MAKLUMAT DI ORGANISASI

Pengurusan maklumat amat penting bagi memastikan data mudah disimpan, diproses dan

dicapai secara sistematik. Bagi memastikan pengurusan maklumat dapat dijalankan dengan

lebih efektif, Tenaga Nasional Berhad (TNB) telah menggunakan beberapa sistem maklumat

bagi memudahkan pengurusannya. Sistem maklumat ini terdiri daripada sistem maklumat

standalone dan online. Sistem maklumat ini terdiri daripada sistem maklumat yang

melibatkan kakitangan syarikat itu sendiri, pembekal dan juga pengguna. Tidak semua

pekerja boleh menggunakan setiap sistem Terdapat pekerja-pekerja tertentu yang mempunyai

kata laluan untuk mengakses sesuatu sistem maklumat tersebut.

Semasa sesi temuramah yang dilakukan untuk mendapatkan maklumat tentang sistem

syarikat tersebut,kami telah memperoleh senarai sistem yang digunakan oleh syarikat tesebut.

Berikut adalah senarai sistem maklumat yang digunakan di TNB Ipoh:

1. Sistem Pendawaian

2. Sistem Kejuruteraan

3. Sistem Pentadbiran (EHRMS)

4. Sistem Pentadbiran Kewangan (ERMS)

5. Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP)

6. Sistem Kenderaan (PERFECTO)

Di antara senarai sistem maklumat yang digunakan di TNB, kami sekumpulan telah

sepakat untuk memilih Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP) atau dikenali sebagai eCIBS

(Enhanced Customer Information Billing System) sebagai sistem maklumat yang dikaji secara

lebih mendalam lagi mengenai fungsinya, integrasi dengan sistem maklumat yang lain dalam

organisasi dan kebaikan sistem maklumat tersebut. Kami memilih Sistem Perkhidmatan

Pengguna (PPP) ini kerana sistem ini melibatkan pekerja dalaman dan juga pengguna.

3.1 Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP)

Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP) atau lebih dikenali sebagai eCIBS (Enhanced

Customer Information Billing System) adalah sistem yang bagus dan penting dalam

5


organisasi TNB. Sistem ini bukan sahaja melibatkan pengguna luaran, malah melibatkan

pengguna dalaman. Bermula daripada seseorang pemohon memohon bekalan elektrik

sehinggalah mendapat bekalan elektrik. Selain itu juga, sistem ini juga penting dalam

pengiraan jumlah penggunaan tenaga elektrik serta pengira jumlah pembayaran yang perlu

dibayar oleh pelanggan.

eCIBS (Enhanced Customer Information Billing System) TNB ini merupakan suatu

sistem yang dikendalikan secara atas talian (online). Sistem ini boleh dicapai di mana-mana

sahaja selagi mempunyai talian internet. Sistem ini boleh diakses oleh mana-mana cawangan

tetapi tidak boleh diubah kerana bagi sistem ini, hanya kakitangan yang mempunyai kata

laluan sahaja yang boleh mengubah sebarang data yang dikehendaki. Kakitangan yang boleh

mengakses adalah seperti kerani kaunter dan juga kerani kawalan kredit.

Kakitangan syarikat boleh menyemak akaun pengguna melalui sistem ini

menggunakan nombor kad pengenalan atau nombor pengguna yang telah ditetapkan. Di

antara maklumat yang disimpan di dalam sistem ini adalah seperti nombor tiang lampu,

cagaran yang diberi, tunggakan dan banyak lagi. Selain itu, sistem ini juga menerima

sebarang aduan tentang perkhidmatan yang diberi sama ada daripada pengguna individu, dari

akhbar dan juga dari pemimpin.

3.1.1 Fungsi Sistem

Terdapat beberapa fungsi eCIBS atau Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP) TNB ini. Di

antara fungsi-fungsi utama sistem ini digunakan ialah memasukkan maklumat pengguna

apabila pengguna sudah mendaftar, pembayaran bil elektrik di kaunter pembayaran dan juga

secara online, pengiraan kadar penggunaan tenaga elektrik, pengiraan jumlah bil yang perlu

dibayar oleh pengguna, pemberian rebat sebanyak 5% pada hujung tahun serta menerima

sebarang aduan berkaitan dengan perkhidmatan yang ditawarkan.

eCIBS adalah satu sistem yang dikendalikan secara online yang boleh digunakan di

seluruh Malaysia. Jadi, sistem ini boleh diakses di mana-mana untuk mendapatkan maklumat

6


semua pengguna di Malaysia. Contohnya maklumat pengguna keseluruhan negeri Perak

boleh diakses dari negeri Johor. Selain itu, sistem ini turut digunakan dalam proses

pembayaran bil. Sekiranya terdapat sebarang pengiraan kadar daripada meter reader, atau

salah pengiraan dari segi jumlah bil yang perlu dibayar, sistem ini akan mendebitkan atau

mengkredit semula pada bil pengguna bulan yang berikutnya.

Dalam eCIBS juga, terdapat sistem aduan sistem yang berfungsi untuk menerima

aduan-aduan daripada pemimpin, pelanggan dan juga dari pihak akhbar. Setiap aduan yang

diterima sama ada secara emel, surat, panggilan telefon mahu pun melalui akhbar akan

direkodkan di dalam sistem untuk penambahbaikan dan juga semakan pada setiap hujung

tahun. Terdapat kakitangan yang bertanggungjawab membalas setiap aduan yang diterima

sama ada secara emel, surat, panggilan telefon dan macam-macam lagi. Biasanya terdapat

kerani yang akan sentiasa peka dengan sebarang aduan khususnya secara online. Sekiranya

terdapat aduan, maka kerani tersebut akan menghubungkannya kepada pihak yang

bertanggungjawab untuk mengendalikan aduan tersebut.

Bagi aduan melalui pihak akhbar pula, terdapat satu unit khas yang mengendalikan

aduan melalui akhbar ini. Unit khas ini akan membaca aduan pelanggan dan merekodkan ke

dalam sistem. Unit khas ini juga akan menjawab segala aduan tersebut melalui akhbar yang

sama juga. Sistem ini mengaplikasikan CRM (Customer Relationship Management) dalam

kategori customer facing applications di mana pelanggan boleh berinteraksi dengan

organisasi samaada di atas talian, panggilan telefon, surat ataupun akhbar. Selain itu, sistem

ini juga mengandungi Sistem Transaksi yang berperanan seperti berikut :

Perkhidmatan pelanggan

Bil dan meter

Transaksi pembayaran

Temporary logout

Pembatalan diterima

Penutupan hari

Menukar kata laluan

7


3.1.2 Integrasi Dengan Sistem Maklumat Yang Lain

Sistem eCIBS ini bukan sahaja sistem online yang boleh digunakan dimana-mana sahaja oleh

kakitangan TNB, malah sistem ini juga telah di integrasi dengan sistem-sistem lain yang

mempunyai kepentingannya tersendiri.

Sistem ini mempunyai hubungan dengan sistem pembayaran di kaunter pembayaran.

Apabila kerani pembayaran memasukkan data bahawa pengguna telah membayar bil, secara

automatik sistem akan mengesan dan mengemaskini akaun pengguna tersebut. Dengan

capaian yang cepat dan mudah ini, kakitangan dapat menjimatkan masa untuk memasukkan

data yang sama ke dalam sistem yang berlainan.

Selain itu, sistem eCIBS ini turut mempunyai hubungan dengan beberapa bank

tempatan iaitu Maybank dan juga CIMB bank. Hubungan yang diwujudkan ini adalah untuk

memudahkan pengguna membayar bil mereka secara online. Maybank2U.com telah

menawarkan perkhidmatan pembayaran bil secara online. Dengan itu, sistem Maybank dan

sistem yang digunakan di TNB ini mempunyai hubungan agar pembayaran bil secara online

ini dapat dikenalpasti dan dapat mengemaskini akaun pengguna yang membayar

menggunakan online. Begitu juga dengan CIMB bank yang mempunyai perkhidmatan

pembayaran bil secara online menggunakan CIMB-clicks. Pembayaran bil akan ditolak

melalui akaun pengguna dalam mana-mana bank yang digunakan untuk membuat

pembayaran. Sistem ini juga mengaplikasikan TPS (Transaction Processing System).

Di samping itu, eCIBS juga mempunyai hubungan atau link dengan akauntan negara.

Namun pihak akauntan negara hanya boleh memasuki eCIBS dan mencetak bil sahaja. Pihak

akauntan negara tidak berkuasa untuk mengubah sebarang data di dalam sistem ini.

Seterusnya system ini berhubung dengan HHC (Held Hand Computer) yang merupakan

pembaca meter yang dibawa oleh pekerja TNB yang ditugaskan untuk membaca bacaan

meter elektrik dari rumah ke rumah.

8


3.1.3 Faedah Sistem Maklumat Kepada Organisasi

Pada pelanggan yang telah mendaftar dan menggunakan elektrik, CIBS menyediakan rebat

sebanyak 5% apabila hujung tahun dari deposit yang disimpan secara tunai jika pelanggan

tidak mempunyai tunggakan pembayaran pada setiap bulan. Jika pengiraan meter reader

salah atau tersalah charge, sistem ini akan mendebitkan atau mengkredit semula pada bil

pengguna pada bulan yang berikutnya. Ini adalah di antara faedah sistem eCIBS kepada para

pelanggan syarikat ini.

Faedah sistem eCIBS ini kepada organisasi pula adalah dari segi menjimatkan masa

kakitangan untuk memasukkan data yang sama ke dalam sistem yang berlainan. Dengan

adanya data pengguna di dalam eCIBS ini, sistem-sistem lain boleh memperoleh data yang

sama dengan mengintegrasi kepada eCIBS.

Selain itu, eCIBS ini juga dapat membantu syarikat dari segi penambahbaikan

sekiranya ada sebarang permasalahan yang terjadi dengan adanya sistem aduan. Segala aduan

atau komen akan dinilai dan diambil kira agar dapat diperbaiki dan secara tidak langsung

akan menaik taraf perkhidmatan yang ditawarkan kepada pengguna.

3.1.4 Proses Pemerolehan Sistem

Sebelum TNB Ipoh menggunakan sistem eCIBS, mereka telah menggunakan suatu sistem

tempatan yang telah dibangunkan oleh sekumpulan pekerja iaitu Customer Application

Program Package (CAPP) terlebih dahulu sehingga tahun 1994. CAPP adalah hasil daripada

inovasi anggota kerja TNB sendiri yang mempunyai kemahiran dalam membangunkan

sistem. CAPP adalah merupakan salah satu sistem standalone.

CAPP dikatakan tidak mempunyai sebarang permasalahan ketika penggunaannya.

Tetapi masalah sistem CAPP ini ialah sistem ini tidak diiktiraf oleh pengurusan tertinggi

kerana ia dikatakan tidak setaraf dengan sistem yang digunakan oleh pengurusan negeri dan

dunia kerana ketika itu perniagaan telah dipengaruhi oleh vandor dari Jerman yang

9


mempromosi sistem mereka yang dikatakan lebih baik dan bagus. Jadi, untuk bersaing

dengan negara lain, pihak TNB telah membeli eCIBS ini dari pada vandor dari Jerman.

eCIBS mula digunakan pada tahun 1995. Sistem ini diimport daripada Jerman. Pada

mulanya sistem ini tidak boleh digunakan di Malaysia kerana tidak sesuai. Cara yang

digunakan berbeza dan sistem yang diperkenalkan juga adalah berlainan dengan sistem yang

pernah digunapakai sebelum ini. Selepas itu, sistem ini telah diubahsuai atau upgrade serta

ditukar (convert) mengikut kesesuaian di Malaysia dan barulah boleh digunakan di Malaysia.

Segala data diperoleh daripada CAPP setelah digabungkan (merge) dengan bahagian CAPP

yang berkaitan untuk mendapatkan maklumat yang diingini.

eCIBS ini menggunakan nombor siri sebagai nombor pengguna yang mana nombor ini

berturutan di antara satu sama lain berbanding dengan CAPP yang mempunyai nombor akaun

pengguna sebanyak 12-digit. 4 digit untuk pengenalan stesen, 2 digit seterusnya untuk

pengenalan daerah, 2 digit berikutnya untuk pengenalan kawasan dan 4 digit terakhir untuk

lokasi.

Setakat penggunaan eCIBS sehingga pada hari ini, sistem ini belum mengalami

masalah besar seperti dicerobohi oleh hackers dan tiada masalah dengan Y2K. Masalah yang

biasa dihadapi adalah seperti tidak boleh log masuk. Tetapi dapat diselesaikan oleh bahagian

ICT. Jika terdapat sebarang masalah pada sistem yang tidak dapat dibaiki oleh bahagian ICT,

pekerja akan membuat panggilan ke ibu pejabat Kuala Lumpur. Pekerja dari ibu pejabat akan

datang dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sehingga selesai.

3.2 Implementasi

Sistem eCIBS paling mudah untuk dilihat penggunaannya dari segi pengguna memohon

untuk bekalan elektrik. Pemohon perlu mengisi borang yang tertentu untuk memohon.

Seterusnya kakitangan akan memasukkan data-data ke dalam eCIBS. eCIBS ini akan

menjana nombor pengguna pemohon tersebut dan membuka akaun untuk pemohon.

10


Kemudian pemohon perlu menunggu untuk pekerja memasang kabel dan seterusnya

penyambungan elektrik ke rumahnya.

Apabila telah genap sebulan, terdapat pekerja yang akan datang dari rumah ke rumah

untuk mengira kadar penggunaan tenaga elektrik serta pengiraan jumlah yang perlu dibayar

oleh pengguna. Pekerja tersebut akan membawa alatan tangan yang dikenali sebagai Held

Hand Computer (HHC). Pekerja TNB tersebut akan menekan nombor meter di rumah dan

mengambil bacaan kadar elektrik terkini. Data-data yang diperoleh akan disimpan di dalam

HHC tersebut. Seterusnya HHC tersebut akan memproses data yang dimasukkan seperti

mengira jumlah kadar penggunaan elektrik bagi rumah tersebut, mengira jumlah yang perlu

dibayar serta mencetak bil. Apabila selesai, pekerja tersebut akan pulang ke pejabat dan akan

memuat turun data yang tersimpan terus ke dalam eCIBS. eCIBS ini akan mengesan dan akan

mengemaskini secara automatik akaun pengguna berdasarkan maklumat terbaru yang

diperoleh melalui HHC tersebut.

Bagi mengira jumlah penggunaan bagi pengguna kuasa besar seperti kilang-kilang,

pekerja TNB tidak pergi ke kilang membawa HHC kerana dikhuatiri merbahaya, tetapi

menggunakan sistem yang lebih efisien. Sistem tersebut menggunakan satelit untuk

mengetahui kadar penggunaan tenaga elektrik di kilang. Apabila telah memperoleh kadar

pengunaan tersebut, data akan terus masuk ke eCIBS. Ini terjadi kerana dengan adanya

integrasi eCIBS dengan sistem perhubungan satelit. Integrasi ini membolehkan eCIBS

mengetahui data-data pengguna yang mempunyai jarak yang jauh.

4.0 REFLEKSI

Hasil kajian yang telah dilakukan di organisasi atau syarikat TNB ini telah memberi

pengalaman bermakna sepanjang kami bersama-sama dengan staf syarikat tersebut untuk

mengumpulkan data yang diingini. Kerjasama yang diberi oleh kakitangan TNB amat

dihargai kerana sudi meluangkan masa untuk ditemuramah.

Dengan adanya setiap sistem, ia membantu pengurusan syarikat dari pelbagai aspek.

Antaranya aspek maklumat staf, pengguna, perkhidmatan, pengurusan dan lain-lain. Di

11


samping itu, kemahiran juga diperlukan pada kakitangan, terutamanya kakitangan yang

bertanggungjawab terhadap sesuatu sistem. Kakitangan tersebut haruslah mahir dalam

penggunaan sistem yang ditetapkan agar tidak mengganggu urusan seharian syarikat ini.

Berdasarkan temuramah daripada para staf yang terlibat ini, mereka mengatakan bahawa

setiap kakitangan baru yang menggunakan sistem, akan diberi latihan dan kursus penggunaan

sistem tersebut. Kakitangan juga akan dibekalkan dengan modul panduan pengguna sistem

yang akan digunakan.

Secara keseluruhannya, teknologi telah membantu para staf dalam melakukan kerja-

kerja pentadbiran dan pengurusan. Oleh itu, persediaan dari segi mental, intelektualan dan

fizikal adalah amat dititik beratkan untuk menjadikan sesuatu tugasan itu sebagai satu kerja

yang tidak membebankan dan memudahkan pelaksanaan tugasan tersebut.

12

tnb r report

Education