INTEROPERABILITAS

DOKUMEN PERKANTORAN

DALAM e-GOVERNMENT

Oleh :Tasdik Kinanto

Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi Birokrasi

Reformasi Birokrasi

Reformasi Birokrasi merupakan transformasi segenap aspek dalam manajemen pemerintah menuju pemerintah berkelas dunia

AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN

ORGANISASI

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

SDM APARATUR

PENGAWASAN

AKUNTABILITAS

PELAYANAN PUBLIK

MIND SET DAN CULTURE SET

ORGANISASI YANG TEPAT FUNGSI DAN TEPAT UKURAN

REGULASI YANG LEBIH TERTIB, TIDAK TUMPANG TINDIH DAN KONDUSIF

SDM APARATUR YANG BERINTEGRITAS, NETRAL, KOMPETEN, CAPABLE, PROFESIONAL, BERKINERJA TINGGI DAN SEJAHTERAH

MENINGKATNYA PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN YANG BERSIH DAN BEBAS KORUPSI, KOLUSI DAN NEPOTISME

MENINGKATNYA KAPASITAS DAN AKUNTABILITAS KINERJA BIROKRASI

PELAYANAN PRIMA SESUAI KEBUTUHAN DAN HARAPAN MASYARAKAT

BIROKRASI DENGAN INTEGRITAS DAN KINERJA TINGGI

TATALAKSANA SISTEM, PROSES DAN PROSEDUR KERJA YANG JELAS, EFEKTIF, EFISIEN, TERUKUR DAN SESUAI DENGAN PRINSIP-PRINSIP GOOD GOVERNANCE

Sistem Seleksi CPNS dan Promosi PNS secara Terbuka

Penataan Jumlah dan Distribusi PNS

Penataan Struktur Birokrasi

Profesionalisasi PNS

Pengembangan Sistem Elektronik

Pemerintah (E-Government)

Penyederhanaan Perizinan Usaha

Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri

Efisiensi Penggunaan Fasilitas,

Sarana dan Prasarana Kerja

Pegawai Negeri

Peningkatan Transparansi dan

Akuntabilitas Aparatur

9 (SEMBILAN) PROGRAM PERCEPATAN REFORMASI BIROKRASI

e-Government

Pemerintahan Elektronik (e-Government)mengacu pada penggunaan teknologi informasi di lingkungan instansi pemerintah, antara lain melalui intranet dan internet.

Integrated Government

(Visi E-Gov Kominfo)

Many Agencies, One

Government

(Visi Singapura)

E-GOV ADALAH PILAR KEBERHASILANREFORMASI BIROKRASI

PERANAN

E-GOV

Efektifitas

Efisiensi

Transparansi

Akuntabilitas

Pesannya adalah penerapan E-Gov is a must and must be

accelerated

PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (e-GOV)

Pemerintahan berbasis elektronik terdiri dari:

1. Berbasis internet / IT/ ICT / web-based techSalah satu aplikasi terpadu adalah “GRMS”

2. Berbasis non-internet(Otomatisasi proses administrasi, mesin absensi, telepon, fax, sistem tata suara, alarm, mesinantrian, fotocopy, sms, mms, wireless, cctv, teleconference, dan kartu elektronik)

Manfaat e-Government :

1. Meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada

masyarakat dan komunitas negara lainnya

2. Memperbaiki proses transparansi dan akuntabilitas di

kalangan penyelenggara pemerintahan

3. Mereduksi biaya transaksi, komunikasi, dan interaksi

yang terjadi dalam proses pemerintahan

4. Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi

yang lebih berkualitas

Sumber: United Nations E-Government Survey 2012

Penyelenggaraan

Pemerintahan

Secara

MANUAL

Penyelenggaraan

Pemerintahan

Berbasis ICT

TRANSFORMASI

Government to e-Government

Pemanfaatan ICT

Penggunaan Internet

Penggunaan Infrastruktur Telematika

Penggunaan Sistem Aplikasi

Standarisasi Metadata

Transaksi dan Pertukaran Data

Elektronik

Sistem Dokumentasi Elektronik

Transformasi

Perubahan Budaya Kerja

Perubahan Proses Kerja

(Bisnis Proses)

SOP dan Kebijakan Politik

Peraturan dan Perundangan

Leadership

Transformasi Menuju e-Government

PENGELOLAAN DOKUMEN PERKANTORAN SECARA ELEKTRONIK

Pengelolaan dokumen perkantoran secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi akan memberikan kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan

KONDISI SAAT INI

• Pulau-pulau informasi

• Data tersedia tetapi susah (tidak dapat) diakses

• Heterogenitas sistem informasi

Interoperabilitas memungkinkan data yang dikelola oleh lembaga yang berbeda dapat

digunakan bersama untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Potensi Penerapan

• One-stop services membutuhkan interoperabilitas mengingat layanan pemerintah yang beragam dan disediakan oleh berbagai instansi.

• Pemerintah dapat mengganti satu bagian piranti lunak dari satu vendor ke vendor lainnya tanpa harus membeli lebih banyak hardware dan software dan/atau beralih ke sistem baru.

Tantangan Penerapan

Leadership SDM IT-Awareness

Resistance to Change

Culture of Documentation

Proses yang belum mapan

Ketersediaan infrastruktur

Tantangan: Leadership

• Visi yang jelas dan tegas

• Komunikasi kepada bawahan

• Goal/objective dan cara mencapainya

• Rumusan strategi

• Usaha terus menerus dalam impelementasi

• Komitmen yang kuat

Tantangan: SDM

• Kompetensi yang diperlukan

• Semangat untuk berkembang

• produktivitas

Tantangan: Kesadaran tentang IT

• Arti penting implementasi IT dalam mendukung pemerintahan dan peningkatan potensi dan pengelolaan sumber daya masih rendah

• Prioritas pengembangan IT di pemerintahan, terkait langsung dengan program-program dan dana yang dialokasikan untuk IT

• Perlu ada kebijakan jelas dan tegas untuk membangkitkan kesadaran secara luas

Tantangan: Keengganan untuk berubah

• Sifat yang manusiawi

• Khawatir dalam menghadapi ketidakpastian (uncertainty)

• Memerlukan perhatian khusus

• Perlu program/aktivitas tertentu (change management)

Tantangan: Culture of Documentation

• Perlu strategi pencerahan dan pengembangan

• Kebiasaan yang perlu dikembangkan

• Bisa dikaitkan dengan konsep pemeliharaan mutu dalam syarat mendokumentasi

Langkah yang Dapat Dilakukan

• Perencanaan tentang:

–Waktu

–Pengembangan infrastruktur

–Penyiapan SDM

–Perubahan metoda komunikasi personel (atasan-bawahan, antar atasan, umum)

Langkah yang Dapat Dilakukan

• Pengembangan sistem:

– Infrastruktur (hardware dan software)

– Sistem penilaian SDM (reward/recognition)

–Pengendalian proses pendokumentasian

–Penetapan proses dan aturan