taklimatmpkfm-090310060651-phpapp01

8/8/2019 taklimatmpkfm-090310060651-phpapp01

1/55

[email protected] 1


2/55

[email protected] 2

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

FAIL MEJA (FM)

* Untuk memberi kefahaman kepada peserta mengenai Konsep

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)

* Untuk memberi pengetahuan dan kemahiran kepada peserta

untuk mendokumentasi MPK dan FM

* Untuk memberi kefahaman mengenai keperluan MPK dan FM

sebagai panduan utama dalam menjalankan rasmi organisasi


3/55

[email protected] 3


{Manual Of Work Procedures - MWP}

FAIL MEJA (FM){Desk Files - DF}

RujukanPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bil. 8 Tahun 1991

(Development Administration Circular No. 8/91)


4/55

[email protected] 4


FAIL MEJA (FM)

Latarbelakang Sebelum MPK dan FM Diperkenalkan

Biasanya pekerja-pekerja dalam Jabatan/Pejabat

melaksanakan tugas masing-masing berasaskan kepada

pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajarpekerja-pekerja lama.

Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara

bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada

kefahaman pegawai-pegawai lama. Akibatnya terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas

tanpa mengetahui cara-cara bekerja yang betul dan tidak jelas

dengan bidang kuasa masing-masing.


5/55

[email protected] 5


FAIL MEJA (FM)

MPK FM

Dokumen rujukan

peringkat Jabatan

Dokumen rujukan

peringkat individu/jawatan

Berasaskan fungsi dan

bidang tugas Jabatan

Satu MPK untuk

satu Jabatan

Mengandungi maklumat

menyeluruh mengenai

semua aktiviti Jabatan

Berasaskan tugas dan

tanggungjawab individu

Satu FM bagi

satu Jawatan

Mengandungi maklumat/

panduan untuk mengendalikan

tugas yang ditetapkan @ jawatan


6/55

[email protected] 6

1. KONSEP MPK

MPKadalah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/

Pejabat mengandungi fungsi dan objektif resmi pejabat, prosedur-

prosedur yang perlu dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan

aktiviti dan operasi sesebuah Jabatan/Pejabat.

(i) Dokumen rujukan diperingkat Jabatan/Pejabat

(ii) Memberi gambarajah menyeluruh mengenai Jabatan/

Pejabat(iii) Merekodkan cara bekerja secara sistematik; dan

(iv) Satu MPK untuk satu Jabatan/Pejabat.



7/55

[email protected] 7

2. KANDUNGAN MPK

MPKmengandungi (8)perkara utama saperti berikut:

(i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat

(ii) Objektif Jabatan/Pejabat(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan

(iv) Fungsi-fungsi utama

(v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama

(vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama

(vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama(viii) Senarai borang-borang yang digunakan



8/55

[email protected] 8

(i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat

Sejarah penubuhan sesebuah Jabatan/Pejabat dan juga

maklumat saperti tujuan dan matlamat penubuhannya.

Maklumat-maklumat ini dijadikan asas untuk membentuk

strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk

dan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan/

Pejabat


Contoh: Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA)

telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawahAkta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141

(Pindaan) 1974.

Strategi: jika ada


9/55

[email protected] 9

(ii) Objektif Jabatan/Pejabat

Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh

sesebuah Jabatan/Pejabat selaras dengan matlamat

penubuhannya. Tujuannya adalah:

a) Memberi halacara yang jelas kepada Jabatan supaya

usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan,

b) Asas perancangan dan pembangunan program, projekdan aktiviti Jabatan

c) Asas penilaian keberkesanan Jabatan



10/55

[email protected] 10

d)Asas pembentukan objektif secara khusus di peringkat

dalaman

e) Keutamaan jangka panjang


Contoh: Objektif Jabatan Kastam dan Eksais DiRaja

Untuk memungut cukai-cukai langsung Persekutan serta

mengawal dengan cekap dan berkesan pengimpotan,pengilangan dan perkhidmatan tertentu dan mencegah

semua kegiatan penyeludupan


11/55


(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi,

aktiviti dan hiraki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Ianya

menjelaskan aktiviti-aktivit yang dijalankan oleh

Jabatan/Pejabat.


Tujuan Carta Organisasi:

a) Pembahagian dan pengumpulan aktiviti berdasarkan

kepada unit/seksyen/bahagian;

b) Rantaian perintah (chain of command) yang

menunjukkan peringkat hiraki, kuasa dan

tanggungjawab


12/55



Tujuan Carta Organisasi:

c) Perancangan untuk mengkaji saiz organisasi dan

kakitangan

d) Perancangan Latihan

e) Saluran maklumat berkesan


13/55


(iv) Fungsi Utama Jabatan/Pejabat

Tugas-tugas utama yang menjalankan bagi membolehkan

Jabatan/Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ianya

bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan/Pejabat. Kegiatan-kegiatan ini ada yang khusus untuk

Jabatan/Pejabat berkenaan dan ada yang biasa (common

activity)

Contoh : Jabatan Perkhidmatan Awam

Fungsi Utama : Perkhidmatan



14/55


(v) Aktiviti-aktiviti bagi setiap fungsi utamaAktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi

utama. Perlaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga

manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M)

Contoh:

Jabatan Perkhidmatan Awam

Fungsi Utama: Perkhidmatan

Aktiviti :

(a) Urusan Pengisian Jawatan(b) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

(c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen

(d) Urusan Penanggungan Jawatan



15/55


(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti

Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan

mengikut peraturan yang ditetapkanbagi melaksanakan

sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenarai-

kan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan

yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti.

(a) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan

semasa menjalankan tugas(b) Memperlihatkan tindakan-tindakan yang lengkap

(c) Membantu kerja penyeliaan

(d) Memudahkan semakan dan pindaan keatas proses

kerja apabila urusan kemaskini



16/55



(e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang

(f) Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja

(g) Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan

seseorang pekerja

(h) Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat

(i) Memastikan pencapaian kualiti kerja melalui

standard kerja yang telah ditetapkan



17/55



Contoh format dan proses kerja


Jawatan Proses

Kerani Perkhidmatan

Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap

bulan dan pastikan pegawai/staf yangbelum disahkan dalam jawatan


18/55


(vi) Proses Kerja Bagi Setiap aktiviti

a) Semak senarai aktiviti/pastikan jenis kerja yang

diperlukan penyediaan proses kerja

b) Sediakan turutan tindakanbagi melaksanakan aktivititersebut

c) Mulakan dengan perkataanperbuatan bagi setiap

proses

e) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil

tindakan keatas langkah-langkah berkenaan



19/55


(vii) Carta Aliran Kerja

Gambaran secara grafikkeatas tindakan-tindakan yang

terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur ;

Memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakanyang perlu diambil mengikut turutan yang betul ;

Memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat tamat

secara ringkas ;

Memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan

tanggungjawab masing-masing.



20/55


(vii) Carta Aliran KerjaContoh simbol-simbol yang digunakan:


Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Aliran

Pilihan/Keputusan

Mula/Tamat


21/55


(vii) Carta Aliran Kerja

Contoh simbol-simbol yang digunakan:


TindakanSerentak

Penyambung


22/55


viii) Senarai borang-borang


Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan

jentera sesuatu pejabat;

a) Menyimpan dan merekod maklumat

b) Maklumat direkod dengan cara teratur

c) Maklumat yang perlu/mustahak sahaja direkod.


23/55


Faedah-faedah Menggunakan Borang


a) Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang

diterangkan

b) Semua borang yang digunakan boleh dijadikansebagai bahan rujukan

c) Pegawai dapat memahami prosedur dalam

menjalankan tugas masing-masing.


24/55


Rumusan

Dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah

Jabatan/Pejabat ;

Menyumbang kepadapeningkatan produktiviti dan kualiti

Jabatan Gambaran secara grafikkeatas tindakan-tindakan yang

terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur.

Memperlihatkan denganjelas setiap langkah atau tindakan

yang perlu diambil mengikut turutan yang betul. Memperlihatkan peringkatpermulaan dan peringkat selesai

secara ringkas.

Memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan

tanggungjawab masing-masing.



25/55


1. KONSEP FM

FM adalah satu dokumen yang mengandungi peraturan-

peraturan dan maklumat lengkap dan terperinci mengenai

tugas dan tanggungjawab bagi sesuatu jawatan

Dokumen rujukan diperingkat individu/jawatan

Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu

Satu FMbagi satu jawatan

Mengandungi maklumat/panduan untukmengendalikan

tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

FAIL MEJA (FM)


26/55


2. KANDUNGAN FMFM mengandungi (14)perkara utama:

(i) Objektif Jabatan/Pejabat

(ii) Objektif Bahagian/Unit

(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan

(iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

(v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan

(vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran

FAIL MEJA (FM)


27/55


2. KANDUNGAN FM(vii) Proses Kerja

(viii) Carta Aliran Kerja

(ix) Senarai Semak Checklist

(x) Senarai Undang-undang Peraturan

(xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai - jika ada

(xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan

(xiii) Norma Kerja

(xiv) Senarai Tugas Harian

FAIL MEJA (FM)


28/55


(i) Objektif Jabatan/Pejabat

Penerangan mengenai objektif Jabatan/Pejabat

sama saperti yang dijelaskan didalam kandungan MPK

FAIL MEJA (FM)


29/55


FAIL MEJA (FM)


Adalah pecahan kepada objektif Jabatan/Pejabat dan dinyatakan

dalam bentuk objektif jangkapendek yang perlu dicapai oleh

bahagian.

Setiap aktiviti yang yang dijalankan oleh bahagian menjurus

kepada pencapaian objektif Jabatan/Pejabat pada

keseluruhannya

Objektif bahagian/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas

dan boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan

boleh membuat keputusan danpenilaian


30/55


FAIL MEJA (FM)


Contoh Objektif Unit Sistem, Bahagian Pencen JPA

Untuk memastikan sistem pembayaran pencenberjalan dengan cekap dan berkesan supaya

faedah tamat perkhidmatan di bawah skim pencen

dibayar kepada mereka yang layak dengan

secepat mungkin


31/55


FAIL MEJA (FM)

(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Carta organisasi Jabatan/Pejabat yang menunjukkan

fungsi Jabatan/Pejabat adalah sama yang dijelas-

kan di dalam MPK


32/55


FAIL MEJA (FM)

(iv) Carta Bahagian/Unit

Pecahan dari carta organisasi Jabatan/Pejabat

Carta bahagian/unit yang ada kaitan dengan individu/pekerja sahaja perlu ditunjukkan;

Kedudukan individu perlu ditandakan dalam carta organisasi

Bahagian/Unit

Aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian/Unit

Rakan-rakan sejawat


33/55


FAIL MEJA (FM)

(iv) Carta Bahagian/Unit

Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya individumenghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugas

harian; dan

Kedudukan diri individu/jawatannya ditempatkan di

Bahagian/Unit


34/55


FAIL MEJA (FM)


Senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperincimengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang

pegawai/staf untuk menjalankan tugas-tugasnya.

Setiap pegawai/staf perlu mempunyai satu senarai tugas

Memaklumkan kepada penyandang jawatan mengenai

tanggungjawab,pengetahuan kemahiran yang diperlukan


35/55


FAIL MEJA (FM)


Contoh:Jawatan: Kerani Perkhidmatan

Tugas dan Tanggungjawab:

(a) Mengurus rayuan penyelarasan gaji

(b) Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyataperkhidmatan


36/55



FAIL MEJA (FM)


Hubungan: (a) Hubungan kerja dengan pegawai atasan

(b) Hubungan kerja dengan pegawai bawahan

(c) Hubungan kerja dengan rakan sejawat

(d) Hubungan kerja dengan pegawai dari

agensi-agensi luar


37/55


FAIL MEJA (FM)


Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran

yang perlu diketahui oleh pegawai/staf yang ada di dalam

Jabatan/Pejabat

Peraturan-peraturan tersebut mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti/tugas


38/55


FAIL MEJA (FM)


Contoh-contoh Peraturan-peraturan Pentadbiran

Pengesahan dalam jawatan telah berkhidmat (3) tahun

mengikut skim perkhidmatan

Diperakukan oleh Ketua Jabatan

Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat

kepada pihak yang berkuasa melantik melalui Ketua

Perkhidmatan


39/55


FAIL MEJA (FM)

(vii) Proses Kerja Senarai jawatan pegawai/staf yang meluluskan tindakan

dan senarai undang-undang dan peraturan-peraturan yang

berkaitan dengan proses kerja

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan Seksi/Undang-undang


40/55


FAIL MEJA (FM)

(vii) Proses Kerja Kaedah menyediakan proses kerja

(a) Kenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan proses kerja

(b) Catitkan turutan (sequence) tugas

(c) Mulakan dengan perkataan perbuatanbagi menyenaraikan

setiap proses

(d) Senaraikan nama jawatan pegawai yang perlu dirujuk

(e) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan

dengan tugas


41/55


FAIL MEJA (FM)

(viii) Carta Aliran Kerja

Hendaklah diambil daripada carta aliran FM bagi aktiviti

yang berkaitan dengan pegawai berkenaan.

Langkah-langkah dalam aktiviti yang yang melibatkan

pegawai berkenaan perlu ditandakan

Dengan menandakan langkah-langkah memberi petunjuk

kepada pegawai berkenaan mengenai tanggungjawab dan

peranan dalam menyelesaikan sesuatu aktiviti


42/55


FAIL MEJA (FM)

(ix) Senarai Semak(Checklist)

Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat

mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam

mengendalikan sesuatu aktiviti;

Berfungsi sebagai Pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu

aktiviti

Memberi peringatan dan semakan keatas tindakan yang diambil

dalam melaksanakan aktiviti harian


43/55


FAIL MEJA (FM)

(ix) Senarai Semak(Checklist)

Dapat mengelakkan berlaku kecuaian, lupa, kesilapan dan

pertindihan kerja

Alat kawalan keselamatan terutama melibatkan aktiviti

teknikal saperti perjalanan udara & laut, prosesan peralatan

kepastian kualiti perkhidmatan

Menggalakan penilitian dalam menjalankan kerja-kerja harian


44/55


FAIL MEJA (FM)

(x) Senarai Undang-undang/Peraturan

Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk

oleh pegawai yang menjalankan sesuatu aktiviti dan perlu

dikandung dalam FM

Faedah-faedahnya saperti sebagai bahan rujukan, penjimatan

masa dalam membuat keputusan


45/55


FAIL MEJA (FM)

(x) Senarai Undang-undang/Peraturan

Kaedah menyediakan senarai undang-undang dan peraturan

Kumpul perundangan-perundangan dan peraturan yangberkaitan dengan tugas jawatan pegawai berkenaan

Sediakan senarai dengan mencatitkan nombor bilangan,

tahun dikeluarkan, tarikh dan tajuk ringkas

Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan

yang berkaitan dengan jawatan-jawatan berkenaan


46/55


FAIL MEJA (FM)

(xi) Senarai Jawatankuasa Yang DiAnggotai

Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendak

lah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh (6)bulan

Tujuan disenaraikan dalam FM bagi membolehkan pegawaiberkenaan membuat persediaan dan perancangan awal untuk

hadir kemesyuarat jawatankuasa tersebut. Disamping itu

membolehkan pegawai yang mengambilalih tugas

mengetahuinya

Di dalam senarai tersebut perlu dicatit nama, kekerapan

mesyuarat dan jenis keanggotaannya saperti Pengerusi dsb.


47/55


FAIL MEJA (FM)

(xii) Senarai Borang-borang yang digunakan

Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan

pentadbiran sesuatu pejabat

Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang lebih cekapdan berkesan

Contoh-contoh borang:

Borang Daftar Permohonan Kad Pengenalan (JPN1/1), BorangPermohonan Kad Pengenalan (JPN 1/2), Borang Permohonan

Gantian Kad Pengenalan (JPN 1/3)


48/55


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma Kerja Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan

sesuatu kerja;

Panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supaya

tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya;

Asas pengukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja

Norma kerja perlu diubahsuai selaras dengan usaha-usahapenambaikan yang telah dijalankan

Membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan

mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja


49/55


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma KerjaKaedah pengukuran dan cara-cara menentukan norma kerja

Definisi:

Pengukuran kerja (work measurement) bermaksud

penggunaan teknik-teknik untuk menetapkan masa kepada

seorang pekerja yang mahirmenjalankan sesuatu tugas

tertentu pada tahap prestasi yang telah ditetapkan.


50/55


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma Kerja

Formula Pengukuran:

(i) Observed Time - masa yang diambil untuk

menjalankan sesuatu tugas

(ii) Pekerja - Pekerja yang mahir bermaksud

boleh menjalankan sesuatu tugas

melalui kaedah-kaedah yang

berlainan(iii) Rating Technique - Kaedah untuk mendapatkan

kaedah yang Standard atau

average atau representative


51/55


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma KerjaFormula Pengukuran:

(i) Standard Rate - Mengikut Sistem British bekerja

pada standard rate diberi skel

100. Jika 0bererti tiada aktiviti

dan jika lebih 100 pekerja

bekerja lebih kadar standard;

(ii) Basic Time - Masa yang dikehendaki untuk

menjalankan tugas atau kadarstandard dipanggil Basic Time

Basic Time = observed time x observed rating

standard rating = (100)


52/55


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma KerjaContoh: Jika sesuatu tugas itu mengambil masa 20 saat untuk

menjalankannya dan kadar pekerja menjalankan

tugas (observed time) ialah 90 sahaja, jadi basic

time ialah:

Basic Time = Observed time X Observed rating

Standard rating

= 20 X 90 = 18 saat

100


53/55


FAIL MEJA (FM)

(xiv) SENARAI TUGAS HARIAN

Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti

utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan;

Perlu diletakkan diatas meja supaya mudah dirujuk

Menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan

berkesan

Disediakan sama ada disebelah petang selepas waktu

pejabat atau sebelum mula bekerja disebelah pagi


54/55


FAIL MEJA (FM)

Contoh Senarai Tugas Harian

Nama:

Jawatan:

Tarikh

Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan


55/55


SEKIAN

Terima Kasih

taklimatmpkfm-090310060651-phpapp01

Documents