TAKLIMAT

SISTEM PROSES PERKHIDMATAN

(ePROPER)

PEKELILING SPP 1/2017

1

PENGENALAN

Sistem ePROPER (Proses Perkhidmatan)

Dilancarkan: 6 Mei 2016 (Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2016 (Projek Rintis))

Pekeliling SPP Bil 1 Tahun 2017 (Projek Rintis) batalkan Pekeliling SPP Bil 1 Tahun 2016

Kaedah: Perakuan urusan perkhidmatan Anggota

Perkhidmatan Pendidikan (APP) secara

dalam talian

4 modul:

PPT, PDP, PTP dan PTB P.U.(A)1/2012 – Peraturan Pegawai Awam

(Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan

Penamatan Perkhidmatan) 2012

Objektif: mempercepat urusan perkhidmatan APP,

kurang penggunaan kertas dan memberi

kepercayaan kepada Ketua Jabatan

membuat perakuan

Pengesahan Pelantikan

Tetap (PPT)

Pengesahan Dalam

Perkhidmatan (PDP)

Pelanjutan Tempoh

Percubaan (PTP)

Pemberian Taraf

Berpencen (PTB)

2

FASA PELAKSANAAN PROJEK RINTIS

FASA 1 24 sekolah di WP Putrajaya

Dilaksanakan mulai 6 Mei 2016

Tarikh Lantikan APP - semua

2016

FASA 2 • Agensi di bawah Kementerian

Pendidikan dan Kementerian

Pendidikan Tinggi berstatus PTJ bagi

negeri WP Putrajaya, WP K.Lumpur,

N.Sembilan, Melaka, P.Pinang, Kedah,

Perlis, Sabah, WP Labuan dan

Sarawak

Tarikh Lantikan APP mulai 1 Januari

2014 dan ke atas

Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017

2017

* Takrifan PTJ - agensi yang mengendali dan

mengemas kini Buku Perkhidmatan Kerajaan bagi APP 3

PERBANDINGAN

Dihantar secara manual/ biasa

Berstatus PTJ

• Lengkapkan dokumen (hardcopy) mengikut senarai semak

•Hantar dokumen lengkap (hardcopy) kepada SPP

Berstatus Bukan PTJ

• Lengkapkan dokumen (hardcopy) mengikut senarai semak

•Hantar dokumen lengkap (hardcopy) kepada PPD/ JPN/ PTJ

• PPD/ JPN/ PTJ peraku dan hantar dokumen lengkap (hardcopy) kepada SPP

Dihantar secara dalam talian Sistem ePROPER

Berstatus PTJ

•Lengkapkan dokumen (hardcopy) mengikut senarai semak

•Hantar perakuan secara dalam talian melalui ePROPER terus kepada SPP

Berstatus Bukan PTJ

• Lengkapkan dokumen (hardcopy) mengikut senarai semak

•Hantar dokumen lengkap (hardcopy) kepada PPD/ JPN/ PTJ

• PPD/ JPN/ PTJ peraku dan hantar secara dalam talian melalui ePROPER kepada SPP

4

KATEGORI PENGGUNA SISTEM

Pegawai Penyedia

• Bertanggungjawab memasukkan maklumat perkhidmatan pegawai ke dalam sistem ePROPER

• Peranan : Pembantu Tadbir (P/O) N19

Pegawai Penyemak

• Bertanggungjawab menyemak maklumat perkhidmatan yang dimasukkan oleh Pegawai Penyedia ke dalam sistem ePROPER.

• Peranan : Ketua Sektor/ Penolong Kanan/ Penolong Pegawai Tadbir/Ketua Pembantu Tadbir

Pegawai Peraku

• Bertanggungjawab memperaku urusan perkhidmatan pegawai kepada SPP adalah betul dan teratur.

• Peranan : Ketua Jabatan sepertimana ditakrifkan di perenggan 4, Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017

5

PENGURUSAN ID PENGGUNA

• Ketua Jabatan perlu tentukan peranan kepada Pegawai Bertanggungjawab sama ada:

i) Pegawai Penyedia

ii) Pegawai Penyemak

iii) Pegawai Peraku

• Mengemukakan permohonan kepada SPP untuk mewujudkan ID Pengguna dan kata laluan dengan menggunakan Borang Pendaftaran ID Pengguna Sistem ePROPER.

• Proses yang sama perlu dilaksanakan sekiranya terdapat pertukaran Pegawai Bertanggungjawab.

• Memaklumkan kepada SPP melalui emel eproper@spp.gov.my sekiranya terdapat pengguna yang tidak lagi menjalankan peranan sebagai

Pegawai Bertanggungjawab untuk penyahaktifan ID pengguna.

6

TATACARA PELAKSANAAN

Pengguna

(Pegawai Penyedia/

Penyemak/ Peraku)

Sistem ePROPER

Sistem eSPP

(sistem dalaman SPP)

KELULUSAN

semak/cetak

Menepati senarai semak setiap urusan perkhidmatan

Buku Perkhidmatan yang lengkap dan kemaskini

Dokumen lengkap dalam fail pegawai

Bertanggungjawab dengan peranan pengguna

7

SENARAI SEMAK URUSAN

PENGESAHAN PELANTIKAN (PPT)

•Surat Setuju Terima Tawaran Pelantikan

• Surat Akuan Berkanun (Akta Akuan Berkanun 1960)

•Borang Pemeriksaan Perubatan untuk Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2013)

•Surat Aku Janji (Jadual Pertama, subperaturan 20(3), P.U.(A) 1/2012)

• Salinan Kad Pengenalan

• Salinan sijil Ijazah/ Diploma

• Penyata Perubahan (Kew. 8)

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN (PDP)

•Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Ketiga, subperaturan 29(2),P.U.(A) 1/2012

•Melengkapkan Borang opsyen Skim KWSP Jadual Kelima, Peraturan 37 P.U.(A) 1/2012

• Hadir dengan jaya Program Transformasi Minda/ Kursus Induksi/ Pengecualian PTM

•Lulus Peperiksaan Perkhidmatan yang disyaratkan (bagi AKP)

• Berkhidmat minimum 1 tahun (termasuk Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)

8

SENARAI SEMAK URUSAN

PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN (PTP)

•Surat permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan daripada pegawai

•Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keempat, subperaturan 30(3) P.U.(A) 1/2012 dan dinyatakan sebab pegawai tidak dapat disahkan dalam perkhidmatan serta syor sama ada pelanjutan dengan denda atau tanpa denda

PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (PTB)

• Pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan dan menolak opsyen Skim KWSP

•Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keenam, Peraturan 38 P.U.(A) 1/2012

• Berkhidmat genap tempoh 3 tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira (termasuk Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)

•bagi pegawai yang memilih KWSP, perakuan PTB tidak perlu dikemukakan

9

PELAKSANAAN SISTEM ePROPER KE

AGENSI BERSTATUS PTJ

Pemilihan ini atas asas perakuan perkhidmatan pada masa ini yang

dilaksanakan oleh agensi (sekolah) secara terus kepada SPP.

Agensi ini menyimpan Buku Perkhidmatan dan mudah disemak oleh

pengguna serta boleh dirujuk semasa SPP semasa naziran/ pemantauan.

Surat kelulusan boleh dicetak melalui Sistem ePROPER dan mudah

disimpan dalam fail peribadi pegawai serta direkodkan terus ke dalam

Buku Perkhidmatan.

Sistem ePROPER Projek Rintis (Fasa 2) dipanjangkan juga kepada JPN dan

PPD tapi hanya melibatkan perakuan urusan perkhidmatan ke atas

pegawai dalaman JPN dan PPD sahaja. Perakuan yang diterima oleh JPN

dan PPD dari sekolah yang bukan berstatus PTJ masih kekal dihantar

secara hard copy kepada SPP.

10

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL

PERHATIAN OLEH KETUA JABATAN Dokumen asal perakuan urusan perkhidmatan seseorang pegawai

perlu disimpan dengan teratur dalam fail peribadi pegawai. Buku

Perkhidmatan pegawai perlu dikemaskini sebelum urusan perkhidmatan

dibuat melalui ePROPER.

ID Pengguna yang diberi kepada pegawai tertentu (Pengguna) perlu

dijaga keselamatan dan tidak diberi kepada pegawai lain yang boleh

membuka ruang penyalahgunaannya.

Ketua Jabatan boleh memuat turun surat keputusan untuk

pemakluman dan simpanan dalam fail peribadi pegawai. Kelulusan SPP

perlu direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai.

Naziran dan pemantauan akan dilaksanakan oleh SPP bagi

memastikan perakuan Ketua Jabatan teratur. Penyelewangan atau

salah guna kuasa boleh diambil tindakan tatatertib.

11

BIL. SOALAN JAWAPAN

1. Adakah pegawai yang dilantik pada

tahun 2013 boleh mengemukakan

permohonan PDP melalui Sistem

ePROPER?

Pegawai yang dilantik mulai 1 Januari 2014

dan ke atas sahaja perlu mengemukakan

perakuan urusan perkhidmatan melalui

Sistem ePROPER. Pegawai yang dilantik

sebelum itu, perlu mengemukakan

perakuan secara manual/ hardcopy

kepada SPP.

2. Bagaimanakah status permohonan

urusan perkhidmatan pegawai yang

dilantik pada tahun 2014 yang telah

dikemukakan kepada SPP?

Permohonan yang telah dihantar kepada

SPP akan diproses secara manual/ biasa.

Walau bagaimanapun, permohonan yang

baru bagi lantikan 2014 dan ke atas perlu

dihantar melalui Sistem ePROPER.

3. Sekiranya pegawai lantikan tahun

2014 masih belum mohon PDP tetapi

telah memenuhi syarat PDP pada

tahun ini (2017), dan telah genap 3

tahun perkhidmatan, bolehkah

permohonan PTB dibuat bersekali

melalui sistem eProper?

Permohonan PDP perlu dibuat dahulu

melalui Sistem ePROPER. Setelah kelulusan

PDP diperolehi, permohonan PTB boleh

dikemukakan melalui Sistem ePROPER.

SOAL JAWAB

12

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

4. Bagi pegawai yang sedang dalam

prosiding tatatertib dan keputusan

masih belum diperolehi,

bagaimanakan dengan urusan PTP

pegawai yang telah berkhidmat

selama 5 tahun tanpa sebarang

pelanjutan?

Pihak PTJ perlu menunggu keputusan

Lembaga Tatatertib terlebih dahulu

sebelum mengemukakan permohonan

urusan perkhidmatan kepada SPP secara

manual/ hardcopy.

5. Bagi pegawai yang dilantik pada awal

bulan Januari 2014 dan ditempatkan

di Sekolah A dan bertukar ke Sekolah B

selepas sebulan berkhidmat, siapakah

yang sepatutnya melaksanakan

urusan perkhidmatan pegawai

berkenaan?

Adalah menjadi tanggungjawab Ketua

Jabatan pegawai untuk membuat urusan

perkhidmatan pegawai sebaik sahaja

pegawai telah memenuhi semua syarat

skim perkhidmatan yang ditetapkan.

Dalam kes ini Pengetua Sekolah B wajar

menguruskan perkhidmatan pegawai.

13

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

6. Pegawai telah mengambil Cuti

Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji

dalam tempoh percubaan. Adakah

tempoh tersebut diambil kira untuk

tujuan PDP dan PTB?

Berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 4 Tahun 2009, tempoh percubaan

pegawai akan dibekukan bagi pegawai

yang mengambil Cuti Separuh Gaji dan

Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang belum

disahkan dalam perkhidmatan.

Untuk tujuan PTB pula, tempoh Cuti Tanpa

Gaji tidak diambil kira sebagai sebahagian

daripada tiga (3) tahun perkhidmatan

yang boleh dimasuk kira.

7. Pegawai telah dilantik mulai 20 Januari

2014 sebagai PPP Gred DG41. Walau

bagaimanapun, pegawai masih

belum dipanggil untuk menghadiri PTM

selepas tamat tempoh percubaan

maksimum 3 tahun walau pun

pegawai telah memohon. Apakah

yang perlu dibuat oleh pihak sekolah?

Ketua Jabatan perlu melaksanakan urusan pelanjutan tempoh percubaan (PTP) pegawai setelah pegawai berkhidmat genap 3 tahun mengikut senarai semak yang ditetapkan iaitu:

(a) Surat permohonan pelanjutan tempoh percubaan daripada pegawai ;

(b) Melengkapkan Jadual Keempat P.U.(A) 1/2012.

14

SOAL JAWAB BIL. SOALAN JAWAPAN

8. Apakah kategori Pelanjutan Tempoh

Percubaan dan sebabnya?

Terdapat 2 kategori Pelanjutan Tempoh

Percubaan (PTP) iaitu PTP Tanpa Denda dan PTP Dengan Denda. Berdasarkan Pekeliling SPP Bil. 3 Tahun 2013, Suruhanjaya boleh mempertimbangkan PTP Tanpa Denda dalam situasi berikut: (a) Kegagalan Ketua Jabatan mengadakan

peperiksaan/ kursus yang berkaitan; dan (b) Tidak dapat menduduki/ hadir

peperiksaan/ kursus yang berkaitan disebabkan faktor luar jangkaan seperti kesihatan, keselamatan dan Bencana Alam

PTP Dengan Denda pula disebabkan faktor berikut: (a) Anggota yang gagal peperiksaan yang

disyaratkan dalam tempoh percubaan; (b) Anggota yang tidak menduduki

peperiksaan yang disyaratkan; (c) Tidak mendapat sokongan Ketua

Jabatan walaupun telah penuhi syarat utk PDP; dan

(d) Anggota yang dikenakan hukuman tatatertib/ prosiding tatatertib.

15

SOAL JAWAB

BIL. SOALAN JAWAPAN

9. Apakah kesan sekiranya pegawai

dikenakan Pelanjutan Tempoh

Percubaan Dengan Denda?

Peraturan 32, P.U. (A) 1/2012):

(a) hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan itu;

(b) tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya dengan denda;dan

(c) diubah tarikh pergerakan gajinya mengikut tarikh pengesahannya berkuat kuasa.

10. Jika Pengetua sekolah bersara wajib

dan tiada pengganti dalam tempoh

masa lama, persoalannya bagaimana

perakuan urusan perkhidmatan

pegawai yang telah layak hendak

dibuat melalui sistem ePROPER?

Tindakan memaklumkan kepada SPP perlu diambil bagi:

(a) ID Pengetua berkenaan hendaklah

dibatalkan.

(b) ID Pengguna baru perlu diwujudkan

secara sementara kepada Guru

Penolong Kanan yang menanggung

tugas Pengetua.

16

SEKIAN, TERIMA KASIH

17