jadual pelupusan rekod kewangan dan perakaunan

Arkib Negara Malaysia

PERKARA MUKA SURAT

1. Prakata i

2. NotaPenjelasan ii

3. PengenalanJadual iii-vi

3.1. Tujuan 3.2. Skop 3.3. PengecualianPemakaianJadual 3.4. KajianSemulaJadual 3.5. TanggungjawabPegawaiPengawal 3.6. Tafsiran/Definisi 3.6.1.JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunan 3.6.2.TajukSiri 3.6.3.PerihalRekod 3.6.4.TamatTindakan 3.6.5.TindakanPelupusan 3.6.6.Pelupusan 3.6.7.Pemusnahan

4. TatacaraPelupusanRekodKewangandanPerakaunan vii-x 4.1. PermohonanPelupusanSecaraPemusnahanBagi Kumpulan1RekodKewangandanPerakaunan 4.2. PermohonanPelupusanSecaraPemusnahanBagi Kumpulan2RekodAmKewangandanPerakaunan 4.3. KaedahPemusnahanRekod 4.4. PermohonanPelupusanRekodSecaraPemindahan 4.5. KaedahPemindahanRekod

5. JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunan Kumpulan 1 : Rekod Kewangan dan Perakaunan 5.1. LejardanRekodKhas 1-2 5.2. LejardanRekodPerakaunanUtamaPerbendaharaan,Buku 2-12 Tunai,JurnalBesar,RingkasandanLejarKecil 5.3. SistemPerakaunan 5.3.1.SistemManual 12-19 5.3.2.SistemElektronik 19-20 5.4. PenyataPemungutTermasukResitRasmiPendua 20-21 5.5. BukuWangTunaiHarian,BukuBayaranPosdansebagainya 22 5.6. PenduaatauKaunterfoildalambentukbuku 22 5.7. LaporanatauSenaraiKecilKomputerataumaklumat 22-42 berkenaanyangdirekoddandisimpansecaramikrografikatau mediaelektronik 5.8. AsetdanInventori 42-43

KANDUNGAN


PERKARA MUKA SURAT Kumpulan 2 : Rekod Am Kewangan dan Perakaunan 5.9. Akaun 5.9.1.AcaraPerakaunan 44 5.9.2.AkaunAntaraJabatan 44 5.9.3.AkaunDeposit 44 5.9.4.AkaunTerimaan 44 5.9.5.AkaunPendahuluan 45 5.9.6.AkaunPanjar 45 5.9.7.PenutupanAkaun 45 5.9.8.AkaunAwam 45 5.9.9.JawatankuasaPengurusanKewangandanAkaun 46 5.10. SistemAplikasi 5.10.1.SistemPerakaunanBerkomputer 46 5.10.2.SistemPerolehanBerkomputer 46 5.11. Audit 5.11.1.JawatankuasaAudit 46 5.11.2.Pemerhatian/PertanyaanAudit 47 5.12. Bank 5.12.1.AkaunBank 47 5.13. Bayaran 5.13.1.UrusanEmolumen 47 5.13.2.BayaranPerbelanjaandibawahAP58(a)dan59 47 5.12.3.AkaunPukal 48

5.14. Bajet 5.14.1.BajetMengurus 48 5.14.2.BajetPembangunan 48 5.14.3.WaranPeruntukanMengurus/Pembangunan 49 5.15. BonPelaksanaan 49 5.16. UrusanCek 49 5.17. Aset 5.17.1.UrusanAsetdanInventori 49 5.18. KumpulanWangDisatukan 5.18.1.AkaunHasil 50 5.18.2.AkaunAmanah 50 5.18.3.AkaunPinjaman 51 5.19. PenurunanKuasa 5.19.1.AP11danAP69 51 5.19.2.SuratKuasaMenandatanganiDokumenKontrak 51


PERKARA MUKA SURAT

5.20. PerolehanBekalan,PerkhidmatandanKerja 5.20.1.PembelianTerus 52 5.20.2.Sebutharga 52 5.20.3.JawatankuasaSebutharga 52 5.20.4.Tender 52 5.20.5.JawatankuasaTender 53 5.20.6.LembagaPerolehan 53 5.20.7.KontrakPusat 53 5.20.8.PembelianDarurat 53 5.20.9.PembelianGotong-Royongdanlain-lainjenis 54 pembeliansepertiundian,pusingandansebagainya 5.21. YuranKeahlian 546. Lampiran

Lampiran1:BorangPermohonanBagiPemusnahan 55 RekodKewangandanPerakaunan (Kewangan-Arkib4/08)

Lampiran2:BorangPenentusahanPemusnahanRekod 56 KewangandanPerakaunan (Kewangan-Arkib13/08)

Lampiran3:BorangPermohonanBagiPemindahan 57 RekodAwam(Arkib11/08)

Lampiran4:CartaAliranPelupusanRekodKewangan 58 danPerakaunan Lampiran5:CartaAliranPelupusanRekodAmKewangandan 59 Perakaunan


1. PRAKATA

Rekod kewangan dan perakaunan yang terdapat d Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan adalah dalam pelbaga jens dan meda. Jumlah rekod-rekod n sentasa bertambah dsebabkan penngkatan aktvt dan transaks kewangan dan perakaunan kerajaan yang dlaksanakan secara konvensonal dan elektronk melalu sstem aplkas kewangan dan perakaunan.

Rekod n perlu dsmpan untuk tempoh waktu yang tertentu bag keperluan perakaunan, pengaudtan dan mematuh peraturan dan perundangan berkatan dengan pengurusannya. Keperluan penympanan n memerlukan ruang smpanan tambahan serta kaedah pelupusan yang cekap dan teratur. Oleh yang demkan, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan perlu dsedakan bag menetapkan tempoh penympanan rekod serta penetapan tndakan pelupusannya.

Bag tujuan n, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan n telah dsedakan oleh Jawatankuasa Penyedaan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan yang danggota oleh pegawa-pegawa darpada Arkb Negara; Bahagan Pengurusan Audt Dalam, Jabatan Akauntan Negara; Bahagan Khdmat Nashat Pengurusan Kewangan, Kementeran Kewangan Malaysa; Jabatan Audt Negara dan Bahagan Sasatan, Badan Pencegah Rasuah. Tanpa penglbatan dan kerjasama yang erat n, saya percaya jadual yang komprehensf n tdak dapat dsedakan dengan sempurna.

Saya mengucapkan tahnah dan syabas kepada semua phak yang terlbat dalam penyedaan Jadual n. Dengan terhaslnya Jadual n, satu kaedah pelupusan rekod yang efektf dapat dsedakan untuk pelupusan hampr keseluruhan rekod kewangan dan perakaunan. Adalah menjad harapan saya, Jadual Pelupusan Rekod n dgunakan supaya rekod yang telah tamat tndakan dapat dmusnahkan dengan segera manakala yang bernla kekal atau mash pentng bag pentadbran jabatan dsmpan dan dkendalkan dengan bak. Penggunaan Jadual Pelupusan Rekod n juga akan menngkatkan kecekapan Penyampaian Perkhidmatan bag urusan kewangan dan perakaunan d Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan d Malaysa.

SIDEK BIN JAMILKetua PengarahArkib Negara Malaysia

November 2008


2. NOTA PENJELASAN

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan adalah satu jadual yang umum (generic) bag pelupusan rekod kewangan dan perakaunan d semua Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan d seluruh Malaysa. Jadual n dsedakan untuk memudahkan dan menyelaras pelupusan rekod kewangan dan perakaunan. Jadual n mengamblkra peraturan-peraturan dan keperluan-keperluan berkut:

() Akta Arkb Negara 2003 [Akta 629]; () Arahan Perbendaharaan (AP) 150 - Surat Pekellng Perbendaharaan Bl. 4 Tahun 2007; () Keperluan pengaudtan Jabatan Audt Negara; dan(v) Keperluan sasatan Badan Pencegah Rasuah.

Jadual n melput dua (2) kumpulan Rekod Kewangan dan Perakaunan :

Kumpulan 1: Rekod Kewangan dan Perakaunan adalah rekod awam yang dwujudkan dan dterma, hasl darpada transaks dan pelaksanaan aktvt pengurusan kewangan dan perakaunan Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan dalam pelbaga bentuk atau meda. Kumpulan n melput lapan (8) tajuk sr utama.

Kumpulan 2: Rekod Am Kewangan dan Perakaunan adalah rekod awam yang dwujudkan dan dterma untuk menyokong transaks pengurusan kewangan dan perakaunan Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan dalam pelbaga bentuk atau meda. Kumpulan n melput tga belas (13) tajuk sr utama.

Jadual n telah dkemukakan oleh Jawatankuasa Penyedaan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan untuk kelulusan Ketua Pengarah, Arkb Negara, dan dluluskan pada 27 Disember 2007 selaras dengan Seksyen 27 (2), Akta Arkb Negara 2003 (Akta 629).


3. PENGENALAN JADUAL

3.1. Tujuan

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan n adalah untuk menetapkan tempoh smpanan rekod kewangan dan perakaunan sebelum dlupuskan secara pemusnahan atau pemndahan ke Arkb Negara setelah tamat tndakan. Oleh tu Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan hendaklah memohon pelupusan bag rekod yang telah tamat tndakan dan mematuh tempoh smpanan yang dtetapkan

3.2. Skop

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan n hendaklah dgunapaka oleh Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan. Ianya melput semua rekod- rekod kewangan dan perakaunan yang dwujudkan secara konvensonal atau secara elektronk dalam apa jua bentuk dan meda.

3.3. Pengecualian Pemakaian Jadual

3.3.1. Jadual n tdak terpaka bag pelupusan:

() Rekod kewangan fungsian yang mengawalsela urusan kewangan, perakaunan dan penyelaan projek-projek pembangunan jabatan lan; dan

() Rekod Kewangan dan Perakaunan serta Rekod Am Kewangan dan Perakaunan yang dwujudkan pada dan sebelum 31 Dsember 1948 d Kementeran, Jabatan dan Agens d Semenanjung Malaysa, serta bertarkh pada dan sebelum 30 September 1963 bag rekod-rekod Persekutuan d Sabah dan Sarawak. Rekod-rekod n hendaklah dsmpan kekal d Arkb Negara (bu pejabat) atau Arkb Negara Cawangan Neger selaras dengan keputusan yang dbuat oleh Lembaga Penashat Arkb Negara pada 15 November 1974 (Mnt Mesyuarat Ketujuh Lembaga Penashat Arkb Negara).

3.4. Kajian Semula Jadual

Jadual n boleh dkaj semula dan dkemaskn apabla tmbul keperluan. Sebarang pndaan kepada Jadual n hendaklah drujuk semula kepada Jawatankuasa Penyedaan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan.

v


3.5. Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Pegawa Pengawal adalah bertanggungjawab terhadap permohonan pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan serta Rekod Am Kewangan dan Perakaunan yang telah tamat tndakan dan mematuh tempoh smpanan yang dtetapkan dalam Jadual.

3.6. Tafsiran/Definisi

3.6.1 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

Jadual Pelupusan Rekod bermaksud Jadual yang mengenalpast rekod yang mempunya nla arkb untuk dpelhara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tnggal selepas luput tempoh pengekalan yang dtentukan [Seksyen 27(3), Akta Arkb Negara 2003].

3.6.2 Tajuk Siri

Merujuk kepada buku atau rekod yang berkatan dengan sesuatu fungs atau aktvt pengurusan kewangan dan perakaunan dalam pelbaga format/bentuk.

3.6.3. Perihal Rekod

Perhal rekod merujuk kepada kod dan nombor borang, buku, laporan atau penjelasan rngkas tentang s kandungan, konteks pewujudan dan sfat sr rekod. Perhal rekod n juga merujuk kepada pewujudannya dar seg perundangan dan peraturan kewangan dan perakaunan yang dgunapaka oleh Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan.

3.6.4. Tamat Tindakan

Penetapan yang menjelaskan penyelesaan segala urusan atau tada tndakan lanjut dkehendak dambl tentang rekod tersebut. Dalam jadual n, tamat tndakan merujuk kepada segala tndakan telah selesa yang bermaksud sama ada:

() Penyelesaan akhr segala urusan; () Penutupan akaun terakhr; (iii) Telahselesaikerjapenyalinan(mikrofilemdsb);dan (v) Tdak lag dperlukan sebagai bukti oleh phak-phak berkepentngan sepert Ketua Audt Negara, Pols Draja Malaysa, Badan Pencegah Rasuah, Jawatankuasa Kra-Kra Wang Awam, Parlmen atau Dewan Undangan Neger.

vArkib Negara Malaysia

3.6.5. Tindakan Pelupusan

Penetapan tempoh smpanan sesuatu tajuk sr rekod bermula darpada tamat tndakan sebelum pemusnahan atau pemndahan rekod kewangan dan perakaunan dlaksanakan. Rekod dmusnahkan apabla tdak dperlukan lag oleh Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan atau dpndahkan ke Arkb Negara jka mempunya nla kearkban.

3.6.6. Pelupusan Cara menguruskan pengasngan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemndahan atau selannya [Seksyen 2, Akta Arkb Negara 2003].

3.6.7. Pemusnahan

Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jens rekod mengkut prosedur yang dtetapkan.

v


4. TATACARA PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

Kementeran, Jabatan dan Agens Kerajaan hendaklah membuat pengasngan bag rekod-rekod yang telah tamat tndakan serta telah mematuh tempoh smpanan yang dtetapkan dalam jadual dan memohon untuk pelupusan sepert berkut:

4.1. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemusnahan Bagi Kumpulan 1 - Rekod Kewangan dan Perakaunan

4.1.1. Rekod-rekod yang telah dkenalpast untuk permohonan pelupusan secara pemusnahan, hendaklah dsenarakan dalam Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan - Arkib 4/08) sepert d Lampiran 1. Sesalnan borang n hendaklah dkemukakan kepada Ketua Pengarah Arkb Negara dan Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger. Setelah mendapat kebenaran darpada kedua-dua Jabatan tersebut, kemudannya dmajukan kepada Akauntan Negara atau Bendahar Neger untuk kelulusan muktamad. Ketua Pengarah Arkb Negara, Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger dan Akauntan Negara atau Bendahar Neger hendaklah membuat semakan dan pengesahan fizikal ke atas rekod sekranya perlu.

4.1.2. Surat Kebenaran Pemusnahan darpada Ketua Pengarah Arkb Negara dan Surat Kelulusan Pemusnahan darpada Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger dkemukakan kepada pemohon dan satu salnan surat n dkemukakan kepada Akauntan Negara atau Bendahar Neger. Seterusnya Akauntan Negara, Akauntan Neger atau Bendahar Neger akan member Surat Kelulusan Pemusnahan kepada pemohon. Rujuk Carta Alran Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan d Lampiran 4.

4.2. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemusnahan Bagi Kumpulan 2 - Rekod Am Kewangan dan Perakaunan

4.2.1. Rekod-rekod yang telah dkenalpast untuk permohonan pelupusan secara pemusnahan, hendaklah dsenarakan dalam Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan - Arkib 4/08) sepert d Lampiran 1. Sesalnan borang n hendaklah dkemukakan kepada Ketua Pengarah Arkb Negara dan Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger secara serentak. Ketua Pengarah Arkb Negara dan Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Negeri hendaklah membuat semakan dan pengesahan fizikal ke atas rekod sekranya perlu.

v


4.2.2. Surat Kebenaran Pemusnahan darpada Ketua Pengarah Arkb Negara dan Surat Kelulusan Pemusnahan darpada Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger dkemukakan kepada pemohon. Rujuk Carta Alran Pelupusan Rekod Am Kewangan dan Perakaunan d Lampiran 5.

4.3. Kaedah Pemusnahan Rekod

Setelah memperoleh Surat Kebenaran Pemusnahan darpada Ketua Pengarah Arkb Negara / Surat Kelulusan Pemusnahan darpada Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger dan Akauntan Negara atau Bendahar Neger bag rekod-rekod Kumpulan 1 dan 2, Pegawa Pengawal hendaklah mengambl tndakan berkut:

4.3.1. Rekod hendaklah dmusnahkan dalam tempoh tga (3) bulan dar tarkh Surat Kebenaran Ketua Pengarah Arkb Negara / Surat Kelulusan Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger dan Akauntan Negara atau Bendahar Neger.

4.3.2. Sekranya pemusnahan tdak dapat djalankan dalam tempoh tga (3) bulan yang dtetapkan, permohonan secara bertuls hendaklah dbuat kepada Ketua Pengarah Arkb Negara dan dsalnkan kepada Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger dan Akauntan Negara, Akauntan Neger atau Bendahar Neger untuk lanjutan tempoh pemusnahan rekod.

4.3.3. Kaedah pemusnahan rekod hendaklah dlaksanakan sama ada secara drnch, dtanam, dktar semula atau apa-apa cara yang bersesuaan, berdasarkan gars panduan yang telah dtetapkan oleh Surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jilid. 4 (47) bertarikh 3 November 1993.

4.3.4. Kaedah pemusnahan rekod elektronk hendaklah mengkut peraturan, arahan dan panduan yang dtetapkan oleh Arkb Negara.

4.3.5. Pengesahan pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan hendaklah dkemukakan kepada Ketua Pengarah Arkb Negara, Ketua Audt Negara atau Ketua Audt Neger, Akauntan Negara, Akauntan Neger atau Bendahar Neger dalam tempoh (1) satu bulan selepas pemusnahan dlaksanakan dengan menggunakan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan - Arkib 13/08) sepert d Lampiran 2.

4.4. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemindahan

4.4.1. Rekod-rekod yang telah dkenalpast untuk permohonan pelupusan secara pemndahan, hendaklah dsenarakan dalam Borang

v


Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08) sepert d Lampiran 3. Dua salnan borang n hendaklah dkemukakan kepada Ketua Pengarah Arkb Negara bag mendapatkan Surat Kebenaran Pemndahan.

4.4.2. Surat Kebenaran Pemindahan Rekod darpada Ketua Pengarah Arkb Negara dkemukakan kepada pemohon.

4.5. Kaedah Pemindahan Rekod

Setelah mendapat Surat Kebenaran Pemindahan Rekod darpada Ketua Pengarah Arkb Negara, Pegawa Pengawal hendaklah mengambl tndakan berkut :

4.5.1. Rekod berkenaan hendaklah dpndahkan ke Arkb Negara (Pusat Perkhdmatan Rekod d Petalng Jaya) /Arkb Negara Cawangan Neger atau mana-mana tempat yang dtetapkan oleh Ketua Pengarah Arkb Negara; dan

4.5.2. Rekod berkenaan hendaklah dpndahkan dalam tempoh satu (1) bulan dar tarkh Surat Kebenaran Pemindahan Rekod atau tempoh lan yang dtetapkan oleh Ketua Pengarah Arkb Negara. Sekranya pemndahan tdak dapat djalankan dalam tempoh satu (1) bulan yang dtetapkan, permohonan secara bertuls hendaklah dbuat kepada Ketua Pengarah Arkb Negara untuk lanjutan tempoh pemndahan rekod.

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

BIL TAJUK SIRI PERIHAL REKOD TAMAT TINDAKAN TINDAKAN PELUPUSAN


KUMPULAN 1: REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Lejar dan Rekod Khas

DaftarPeganganCukaiTaksiran

DaftarPindahMilik

DaftarPinjamanPejabatHutangAwam

LejarSubsidiariPinjamanLuarNegeri/Persekutuan(ZFLLJR)

LaporanTerperinciPinjamanDalamNegeri(ZRLMLTDL)

LaporanPenerimaanDanPembayaranPinjamanLuarNegeri(ZPYTTNB)

LejarSubsidiariPinjamanPersekutuan(ZFLLJR)

Sistem SPEKS

KedudukanStatusMatangPinjamanKerajaanNegeridenganKerajaan Persekutuan(KSMP)

KedudukanTanggunganHutangKerajaanNegeri denganKerajaan Persekutuan (KTKN)Persekutuan(KTKN)

KedudukanTanggunganHutangKerajaanNegeri denganAgensi/Badan Berkanun(KTKB)

PenyataHutangKerajaanNegeridenganKerajaanPersekutuan(PHKN)

Selepaspenyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaunterakhir.

Selepaspenyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaun

terakhir.

Rekoddimusnahkanselepastamattindakandantempohsimpanan20tahundiKementerian/Jabatan/Agensidipatuhi.


2Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan


2.

( sambungan )

Lejar Dan Rekod Perakaunan Utama Perbendaharaan, Buku Tunai, Jurnal Besar, Ringkasan dan Lejar Kecil

PenyataHutangKerajaan NegeridenganAgensi/Badan Berkanun(PHAB)

PenyataLengkapPinjamanBolehDituntut

PenyataLengkapHutangKerajaanNegeri

PenyataBayaranBalikTerkumpulKerajaanNegeri(PBBTKN)

LaporanUrusniagaTerimaanPinjamanTanpaMaklumatYangLengkap(LUTP)

LaporanAkaunLejarSubsidiariPinjaman(LALPD)

LaporanAkaunLejarPinjaman(Pinjamanyangdiberi)(LALP)

SenaraiPinjaman(PinjamanYangDiberi)(SP)

SenaraiPinjaman(PinjamanYangDiterima)(SP)

AkaunTerimaanyangbelumdijelaskan

BelanjaMengurus-Objek LanjutdanObjekSebagai (KK004)

BelanjaMengurusSubsidi(KK022)

BelanjaMengurusVot(KK020)

BelanjaMengurusMengikutSektor(KK008)


Selepaspenyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaun

terakhir.





( sambungan ) BelanjaPembangunan ObjekLanjut(KK004P)

BelanjaPembangunan Subsidi(KK022P)

BelanjaPembangunan MengikutSektor(KK00)

BorangPemadananRekod Bank(Dokumen92)

BorangPindahanFailBank (Dokumen9)

BorangPindahanWang AntaraAkaunBank (Dokumen90)

BukuTunaiCerakinan (Kew248/249)

BukuTunaiHarian BayaranC400 (ZRGL0)

BukuTunaiHarian TerimaanC40 (ZRGL024)

BukuVot(Kew88)

C/FTrans.C49

CekAsalTelahDitunaikan

CekYangTerbatal/Rosak

Cek-cekTidakDiambilkira olehPejabatPerakaunan C45(CekTerbatal)

DaftarBil(Kew296)

DaftarPembatalanCek

KedudukanSimpananTetap MengikutAmanah (ZRTR006)





( sambungan ) LaporanAmanahAKB (ZRCC045)

LaporanBayaranBaki Tertunggak(ZAL009)

LaporanBukuTunai (ZRGL0)

LaporanBukuVot(BV8)

LaporanDaftarBil(BV40)

LaporanHasilPejabat Perakaunan(KK04A)

LaporanHasil(KK05)

LaporanHasilPerubahan SimpananTetap (ZRTR05)

LaporanHasilSukuTahun PejabatPerakaunan (KK04B)

LaporanHasil/FaedahYang Diterima(ZRTR009)

LaporanJumlahSimpanan Tetap(ZRTR08)

LaporanKedudukanAmanah Berperuntukan AB(ZRCC00)

LaporanKedudukanBaki Pinjaman(ZAL0008)

LaporanKedudukan SimpananTetap(ZRTR007)

LaporanKhasKelebihan AkaunDepositDanWang AmanahYangLain(A464)

LaporanKhasKelebihan PerbelanjaanAkaunAmanah Berperuntukan(A46)





( sambungan ) LaporanLengkapSimpanan Tetap(ZRTR07/ZRTR09)

LaporanPemindahanC40

LaporanPenyataBayaran (ZALCHO)

LaporanPenyataBayaran PinjamanBerhenti/Bersara (ZARL0)

LaporanPindahCatat C440(ZRGL0)

LaporanPindahanKe AkaunHasil(ZAL0)

LaporanRingkasanAmanah (JAB)C6(ZRGL007)

LaporanStatusBayaran Peminjam/Pendahuluan Dikeluarkan(ZAL007)

LaporanSukuTahunBelanja MengurusObjekLanjut (KK006)

LaporanSukuTahunBelanja MengurusSubsidi(KK024)

LaporanSukuTahunBelanja MengurusVot(KK020A)

LaporanSukuTahunBelanja PembangunanObjekLanjut (KK007)

LaporanSukuTahun PembangunanSubsidi (KK024P)

LaporanSukuTahunHasil (KK02)

LaporanTerperinciAmanah C50(ZRGL02)





( sambungan ) LaporanTerperinciAmanah MengikutKodAmanah C5(ZRGL02)

LaporanTerperinciHasil C0(ZRC002)

LaporanTerperinciHasil MengikutKodHasilC (ZRC004)

LaporanTerperinci PerbelanjaanMengurus C2B(ZRFM08)

LaporanTerperinci PerbelanjaanVotC29 (ZRFM008)

LaporanTerperinci PerbelanjaanVot Pembangunan C22P(ZRF08)

LaporanTerperinciVot TertanggungC20 (ZRF08)

LejarBankC420

MaklumatIndukPinjaman/ Pendahuluan(ZAL022)

PembatalanAutomatik Cek-cekTamatTempohLaku C525

PenyataAkaunAmanah mengikutPejabatPerakaunan (A442)

PenyataBankHarian

PenyataGajiBulanan (salinanjabatan)(R4)

PenyataPenyesuaianBank





( sambungan ) PenyataPenyesuaianBuku Vot/Hasil/Amanah/Deposit

PerbelanjaanPerjalananDan SaraHidup(KK002)

ResitRasmiKerajaanMalaysia

SenaraiCek-cek&EFTYang Dikeluarkanmengikut KelompokmengikutPTJ C600(ZAP002)

SenaraiCek-CekYang DibatalkanC60(ZRAP0)

SijilGajiAkhir(LPC) Kew0(ZRPY0)

SenaraiKod(ZRPY054)

SuratPelepasanTuntutan HakMilik(ZRAL00)

WaranPeruntukan (Kew08/08E)

Laporan SPEKS

BukuTunaiHarian Bayaran(L00)

BukuTunaiHarian Terimaan(L0)

ButirButirHasilMengikut ObjekLanjutFormatAH2

LaporanBakiAmanahYang DibawaKeHadapan(L70)

LaporanBakiDibawa KehadapanAkaunAmanah

LaporanBakiSemasaAkaun Amanah







( sambungan ) LaporanBakiSemasa AkaunAmanah(L702)

LaporanBayaranKemajuan Kontrak

LaporanBukuTunai CerakinanMengikutTarikh

LaporanDaftarCekTakLaku

LaporanHarianBukuVot

LaporanKedudukanPinjaman MengikutJAB(SL40R)

LaporanKumpulanWang AmanahAwam(M007)

LaporanKumpulanWang AmanahKerajaan(M006)

LaporanKumpulanWang BekalanAir(M008)

LaporanPenyataBayaran Kontrak

LaporanPenyataTerimaan DanBayaranAkaunAmanah PTJ

LaporanPenyesuaianAkaun LejerKecilMengikutJAB (SL02)

LaporanPenyesuaianAkaun LejerKecilMengikutPTJ (SL0)

LaporanPenyesuaianAkaun Vot(FormatA)

LaporanPenyesuaianAkaun Vot(FormatA)





( sambungan ) LaporanPenyesuaian AkaunVot(FormatA2)

LaporanPenyesuaianBank

- SenaraiCekEFTYang Ditunaikan(L500)

- SenaraiUrusniagaBank TiadaDalamBukuTunai (L50)

- SenaraiUrusniagaKontra Bank(L55)

- SenaraiCekLuputYang BelumDitunaikan(L520)

- SenaraiCekYang DibatalkanSecaraAutomatik (L525)

- SenaraiCek/EFTBelum Ditunaikan(L50)

- SenaraiCek/EFTYang Dibatalkan(L540)

- SenaraiCekLuputYang DitunaikanOlehBank (L54)

- SenaraiCekYang DibatalkanTetapiDitunaikan OlehBank(L542)

- SenaraiEFTDitolak/ DipulangkanOlehBank (L555)

- SenaraiPenyataPemungut YangDiambilkira(L560)

- SenaraiPenyataPemungut DiBukuTunaiTiada DiBank(L580)



0



( sambungan ) - PenyataPenyesuaianBank (L590)

- RekodYangDitolakDariPita Bank(L59)

- LaporanRingkasanPenyata PitaBank(L595)

LaporanPerbelanjaan PembangunanMengikut Jabatan(M027)

LaporanSenaraiCekTak LakuYangBelumDiganti

LaporanSenaraiPerubahan MaklumatDaftarBayaran Kontrak

PenyataAkaunAmanah (L40)

PenyataAkaunAmanah MengikutJab/PTJ(L405)

PenyataLengkapAkaun AmanahMengikutKod (L402)

PenyataPerbelanjaanBagi Projek-ProjekTahapYang Dilaksanakan

PenyataPinjamanKenderaan/ Komputer/Perumahan (SlBAKI)

PenyataRingkasan PemberianTahap PembangunanEkonomi InfrastrukturDan KesejahteraanHidup

RingkasanHasilMengikut ObjekSebagaiFormat AH





( sambungan ) SenaraiCekMengikut Jabatan/PTJ(L009)

SenaraiKedudukanPinjaman Kenderaan/Komputer/ Perumahan(SL2R)

SenaraiRekodPinjaman MengikutNo.Akaun (SL4R)

UrusniagaAkaunBank (L70)

Waran

- Pra-CetakWaran Peruntukan

- WaranAmKumpulan PembangunanBil.()

- WaranAmKumpulan PembangunanBil.(2)

- WaranAmKumpulan PembangunanBil.()

- WaranAmKumpulan WangPinjamanBil.(2)

- WaranAmKumpulan WangPinjamanBil.()

- WaranAmBil.()

- WaranAmBil.(2)

- WaranAmBil.()

- WaranAmBil.2()

- WaranAmBil.2(2)

- WaranAmBil.2()

- WaranPerbekalanAir()



2



3.

( sambungan )

Sistem Perakaunan

a) Sistem Manual

i) Baucar Bayaran Dengan Kontrak

ii) Baucar- baucar Lain

- WaranPerbekalanAir(2)

- WaranPerbekalanAir()

BaucarBayaran (Kew04)

BaucarBayaran (L00/L00T)

BaucarBayaran (PerihalCekBerganda) (Kew04A)

BaucarBayaran (PerihalDrafBank/T.T) (Kew04B)

BaucarJurnal(Kew06)

Bonpelaksanaan/insuran keatasjaminankontrak

BorangKawalanKelompok (Kew02)

BorangPerihalPenerima (Kew0)

JurnalSemua(L0/L0T)

BaucarBayaran (L00/L00T)

BaucarBayaranBagi Potongan(G020)

BaucarBayaranBagi PotonganDanKreditKe Bank(G02)


Selepaspenutupanakaun.

Segalatindakantelahselesai.

Rekoddimusnahkanselepastamattindakandantempoh simpanan7tahundiKementerian/Jabatan/Agensidipatuhi.





( sambungan ) BaucarBayaran(Kew04)

BaucarBayaran (PerihalCekBerganda) (Kew04A)

BaucarBayaran (PerihalDrafBank/T.T) (Kew04B)

BaucarBayaranGaji (PAP052)R2(ZRCC009)

BaucarBayaranuntuk PotongandanKreditkeBank (PAP056)R56

BaucarJurnal(PAP055)R55

BaucarJurnalPukal(BP0)

BilRasmiKerajaanAm5

BorangA(KWSP)& Ringkasan(SalinanJabatan)

BorangKawalanKelompok (Kew02)

BorangPelarasan(Pick Up Form)(Kew2/SG50)

BorangPerihalPenerima (Kew0)

BorangPermintaan(Kew44) (PAP05)R

BorangPermintaanKew44 (G022)

BorangPerubahanGaji (Kew20/SG20)

BukuPesananKerajaan(LO) Am75/Am75E

Butir-ButirBorangPermintaan CekR00A



4



( sambungan ) IndenMinyakAm67

JurnalBayaranGaji (G07&08)

JurnalPelarasanGaji (G09)

JurnalSemua(L0/L0T)

LaporanBaucarBayaran YangDisediakan/ Dikeluarkan

LaporanBayaranPukal BP(ZRAP00/ZRAP0026)

LaporanDaftarCekTerbatal- DaftarAkaunPenyelesaian CekTerbatal(L05)- LaporanBakiIndividu AkaunPenyelesaianCek Terbatal(L07)- LaporanAkaun PenyelesaianCekTerbatal (L05)

LaporanEFT- LaporanPerbandingan FailEFTDenganFailAK (AK0)- SenaraiEFTYangTelah DihantarKeBank(M02)- LaporanPembayaranBagi Tempoh(M04)- LaporanEFTDitolak/ DipulangkanBank

LaporanPenyataBayaran PanjarWangRuncit

LaporanPenyesuaian TransaksiBank

LaporanPerbezaanGaji- LaporanMaklumat Pekerja



5



( sambungan ) LaporanPukal(BP0BP08)- LaporanAuditPembayaran (Debit) -Diterima(BP0)

- LaporanAuditPembayaran (Debit) - Ditolak(BP02)

- LaporanBaucarJurnal (BP0)

- LaporanRingkasan BaucarJurnal(BP04)

- LaporanBilBayaran (BP05)

- LaporanBilYangDibayar (BP06)

- LaporanBilYangDitolak (BP07)

- LaporanTerperinci (BP08)

LaporanRingkasanSenarai Bil-BilPembekalTerlewat Bayar

LaporanSenaraiBaucar JurnalDikeluarkan

LaporanSenaraiProses

LaporanTerperinciPukal BP2

Last Pay Certificate (SlipGajiAkhir)

LembaranGaji(G025)

PanduanRingkasanGaji (PAP009)R24(ZRPY02)



6



( sambungan ) Pay Slip

Payroll Master Listing (PAP078)R2(ZRPY025)

PengemaskinianFailPusat BayaranR00

PenyataPendapatan Tahunan(UntukLembaga Hasil)R82(ZRPY024)

PenyataPerubahan Pendapatan(Kew8)

PenyataTahunan(G027)

PermintaanCekTunai (R00B)

RingkasanGajiDan KeperluanTunai(G024)

RingkasanPotonganGaji KWSPMengikutJabatan/ PTJ(G007)

RingkasanPTJMengikut Potongan(G006)

SenaraiBankKreditR68 (ZRPY09)

SenaraiBaucarBayaran KeFI

SenaraiBaucarGantian

SenaraiBaucarJurnal DiprosesC260 (ZRGL006)

SenaraiBayaranGaji YangDikreditKeBank (G06)

SenaraiCekKeBank (L00A)



7



( sambungan ) SenaraiCekImbuhan Pengerusi/Timbalan Pengerusi/SetiausahaJSR MengikutKodKampung (G02)

SenaraiCekImbuhan Pengerusi/Tim.Pengerusi/ SetiausahaJSRMengikut Cek(G0)

SenaraiCekUntuk TandatanganKeTiga (L02)

SenaraiImbuhanPengerusi/ TimbalanPengerusi/ SetiausahaJSR(G00)

SenaraiInputBorangGaji YangDiterima(G005)

SenaraiKedudukan PendahuluanDiri/Pelbagai (SLR)

SenaraiNamaPenerima Nafkah(G00)

SenaraiPekerja-Pekerja DibayarGaji(PAP058) R5(ZRPY09)

SenaraiPenerimaNafkah MengikutCaraBayaran (G002a)

SenaraiPenerima-Penerima DibayarGajiDikreditkan TeruskeAkaunBank MengikutJabatan/ PTJ(G0)

SenaraiPenerima-Penerima GajiDibayarSecaraCek (G05)

SenaraiPenerima-Penerima GajiDibayarSecaraTunai (G04)



8



( sambungan ) SenaraiPotonganBulanan DariGaji(SL0R)

SenaraiPotonganCukai Pendapatan(PAP066) R2(ZRPY046)

SenaraiPotonganCukai Pendapatan(G00)

SenaraiPotonganGaji MengikutNo.Gaji(G028)

SenaraiPotonganKWSP (PAP065)R22(ZRPY047)

SenaraiPotonganLembaga TabungHajiMengikutNo. Rujukan(G009)

SenaraiPotongan PendahuluanKerajaan, PinjamanPerumahan,BPA danLain-lain(PAP062/06) R7/R9(ZRPY02)

SenaraiPotonganSewa RumahdanPerabut (PAP064)R2(ZRPY028)

SenaraiRingkasan PotonganBulananYang ManaKadLejarBelum Diwujudkan(SL6R)

SenaraiSemakan/Edit BayaranTunggakanGaji (R620)

SijilPenerimaandan PembayaranGaji (PAP052)R

UrusniagaBiroPerkhidmatan Angkasa(BPA)YangDiterima (G0)

UrusniagaBiroPerkhidmatan Angkasa(BPA)YangDitolak (G02)



9



iii) Bayaran di bawah AP 96

b) Sistem Elektronik

i) Dokumen Secara Hardcopy

Penyataperakuanterimaan wang

BaucarBayaran(Kew04E)

BaucarBayaran(Perihal Cek/EFTBerganda) Kew04AE

BaucarBayaran(Perihal DrafBank/Pindahan Telegraf)Kew04BE

BaucarJurnal(Kew06E)

Bil/Invois

Cek-cekDipersetujuiC500

LaporanCek-cekTidak DipersetujuiC50

LaporanResit-resit DipersetujuiC520

LaporanTerperinciPukal BP2

LaporanCek-cekTamat TempohC520

NotaMinta

NotaPelarasanKredit/Debit

NotaTerimaBarang

PenyataPenyesuaianBank BagiAkaunTerimaanC59





20



4.

(sambungan)

ii) Dokumen Secara Softcopy

Penyata Pemungut Termasuk Resit Rasmi Pendua

PenyataPenyesuaianBank C590

Back-UpdataurusniagaperakaunanyangdijanaolehsistemelektronikyangdiluluskandalambentuksoftcopybagisistemPAYROLL,BAS,eSPKB,ePerolehan,SPHT,SAGA,SPEKS,ePBTdansebagainya.

Download File ForeSPKB (ZRPY056)

LaporanHRCek(ZRPY057)

Cheque PrintingHR (ZRPY059)

TabungHaji(ZRPY0060)

SenaraiCek-Cekyangdibuka

e Terimaan

Kira-KiraDiserahkanUntuk Audit(Kew.25)

LaporanKutipanSewa RumahAwamKosRendah MengikutDaerah

LaporanKutipanSewa RumahAwamKosRendah MengikutProjek

LaporanMaklumatJualan SPS2

LaporanNotaKontrak

LaporanPengagihanHasil JualanSPS2






RekoddimusnahkanselepastamattindakandantempohsimpanantahundiKementerian/Jabatan/Agensidipatuhi.

2



.

(sambungan) LaporanPenyataPemungut

LaporanSenaraiResitYang Dibatalkan

LaporanTerimaanHasil Jualan(PosKeFI-AR)

LejarIndividuBayaranSewa RumahAwamKosRendah

PenyataMengenaiBorang HasilYangDikawal (Kew.67/68)

PenyataPemungut (Kew05/05E)

Resit(salinanjabatan) (Kew.8)&resitdari PejabatPerakaunan

Resit-ResitKhasJabatan (atauseumpamanya)

SenaraiJualanSPS2

SenaraiJualanHakSaham (Right)

SenaraiJualanPukal

SenaraiMaklumat TerimaanTT

SenaraiPungutanSecaraElektronikTiadaDiBank

SenaraiPungutanSecaraElektronikTiadaDiPTJ Kewangan

SenaraiSPSyangdipindah keWTD



22



5.

6.

7.

Buku Wang Tunai Harian, Buku Bayaran Pos dan sebagainya

Pendua atau Kaunterfoil dalam bentuk buku

Laporan atau Senarai Kecil Komputer atau maklumat berkenaan yang direkod dan disimpan secara mikrografik atau media elektronik lain.

Audit Roll

BukuWangRuncit(salinan) (Kew.249A)

Doketpengeposanmel francking(PosMel5-0)

DutiSetem

BukuLogKenderaan (Am62)

PenyataGajiBulanan (salinan)

WaranPerjalananFeri,Bas dansebagainya.

WaranPerjalananUdara Awam(salinan) (Kew0/0E)

WaranTiketKeretapi (salinan)Am55

Laporan BAS/GFMAS

BAOCodes and Description TablesV

Cash Flow

DataValidation For SG20 Form ZRPY042

Departmental Coding Profiles Table V9

Document Codes and Description TableV0

Document MonitoringC780

Economic Object Codes and Description TableV

Economic Sector Codes and Description TableV8







2



( sambungan ) HasilC480(ZRGL05)

ImbanganDugaA45 (ZRGL022-ZRGL029)

ImbanganDuga C450(ZRGL0)

JadualAkaun/KodYang DipertanggungkanBP20

LaporanBil-BilYang DibayarBP2

LaporanBil-BilYang DitolakBP

LaporanCatatanSebelah KesalahanImbanganDuga (JikaImbanganDugaTidak Sama)450B(ZRGL0)

LaporanEditBaucar BayaranE02

LaporanEditBaucar BayaranE202

LaporanEditBaucar JurnalE04

LaporanEditPenyata PemungutE0

LaporanEditPindahanWang AntaraAkaunBankE06

LaporanEditWaran PeruntukanE0

LaporanKedudukanBaucar BayaranC90

LaporanKedudukan KelompokC900

LaporanKedudukan PeruntukanDidahulukan daripadaKWLJ-Mengurus A46(ZRFM027)



24



( sambungan ) LaporanKedudukan PeruntukanDidahulukan daripadaSLJ- Pembangunan(A46P)

LaporanKedudukan PeruntukanMengurus A4(ZRFM08)

LaporanKedudukan Peruntukan PembangunanA4P (ZRFM08)

LaporanKedudukan PeruntukanVot

LaporanKedudukan PeruntukanVotMengurus 0B(ZRFM00)

LaporanKedudukan PeruntukanVotMengurus B(ZRCC005)

LaporanKedudukan PeruntukanVotMengurus YangDiwujudkanTanpa Amaun00B(ZRFM007)

LaporanKedudukan PeruntukanVotPembangunan 0P(ZRFM00)

LaporanKedudukan PeruntukanVotPembangunan CP(ZRCC005)

LaporanKedudukan PeruntukanVotPembangunan yangdiwujudkantanpaamaun C00P(ZRFM007)

LaporanKedudukan PeruntukanVotTertanggung CT(ZRCC005)

LaporanKedudukan PeruntukanVotTertanggung 0T(ZRFM00)

LaporanKedudukan PeruntukanVotTertanggung YangDiwujudkanTanpa Amaun00T(ZRM007)



25



( sambungan ) LaporanKenaikanGaji(R77A)

LaporanPengagihanHasil Pengambilalihan

LaporanPenolakan PembayaranEFTZRAP00

LaporanPenyataPemungut YangDiprosesC20

LaporanPerbelanjaanArahan Perbendaharaan58(A)C240 (ZRCC00)

LaporanPerbelanjaan MelebihiPeruntukanMengurus A462A(ZRFM024)

LaporanPerbelanjaanMelebihi PeruntukanPembangunan A462A2(ZRFM025)

LaporanPerbelanjaan MengurusMengikutProgram/ AktivitiA424(ZRCC0)

LaporanPrestasiBaucar BayaranDiprosesZRAP020/ ZRAP050

LaporanRingkasanAmanah C62

LaporanRingkasanAmanah MengikutJabatanC6

LaporanRingkasanAmanah MengikutPTJ/PKC60 (ZRGL008)

LaporanRingkasanHasil MengikutJabatan C4(ZRFM009)

LaporanRingkasanHasil MengikutPejabatPerakaunan C42(ZRGL05)

LaporanRingkasanHasil MengikutPTJC40 (ZRFM009)



26



( sambungan ) LaporanRingkasan PerbelanjaanZRCC006 (C2-27)

LaporanRingkasanTempoh BaucarBayaranDiproses ZRAP09/ZRAP049

LaporanRingkasanTempoh ProsesBaucarBayaran MengikutPejabatPerakaunan C782B

LaporanRingkasanTempoh ProsesPenyataPemungut MengikutPejabatPerakaunan C782C

LaporanStatusPermohonan SPS2

LaporanTerimaanHasilA42 (ZRGL00)

LaporanTerperinciBayaran PukalZRAP006

LaporanUpdateBaucar JurnalE204 LaporanUpdatePemindahan WangAntaraAkaunBank E206

LaporanUpdateWaran PeruntukanE20

LaporanVot

LejarPerbelanjaanMengurus A42(ZRFM0)

LejarPerbelanjaan Pembangunan (P42/ZRFM0)

List of Rate Payment VouchersC78

Ministry/Department Codes and Description TableV2



27



( sambungan ) PenghantaranDataKeIbu PejabatW00

PenyataAZRGL05

PenyataAkaunAmanah DisatukanEZRGL04

PenyataAkaunAmanah, Tunai,Pelaburandan PinjamanJabatanA44/ KodAkaunA44 (ZRFM02)

PenyataAkaunHasilAkaun A4(ZRGL00)

PenyataAkaunHasilJabatan A4(ZRCC007)

PenyataAkaunHasilDisatukan CZRGL020

PenyataAkaunMemorandum PelaburanF2ZRTR020

PenyataAkaunPinjaman DisatukanDZRTR046

PenyataHasilC(ZRGL02)

PenyataHasilTerperinci

PenyataKumpulanAmanah KerajaanEZRGL08

PenyataKumpulanWang AmanahAwamE2- ZRGL06

PenyataKumpulanWang PembangunanEa ZRGL06

PenyataKumpulanWang PinjamanPerumahan Eb-ZRGL049

PenyataLengkapPerbelanjaan MengurusA499(ZRCC008)

PenyataLengkap PerbelanjaanPembangunan A499P(ZRFM029)



28



( sambungan ) PenyataPelaburanB ZRGL0

PenyataPelaburanB ZRTR022

PenyataPelaburanB2 ZRTR02

PenyataPelbagaiKumpulan WangAmanahKerajaanEc -ZRGL09

PenyataPenerimaan& PembayaranWangTunai ZRGL04

PenyataPerbelanjaan MengurusC2ZRGL040

PenyataPerbelanjaan PembangunanEai ZRGL042

PenyataPerbelanjaan PembangunanTerperinci

PenyataWangDepositE ZRGL04

PenyataWangTunaiA ZRGL07

Program/Activity Codes and Description TableV5

PTDDetail Trial Balance

RCCC/Collector Codes and Description TableV4

Reporting The Duration of Unprocessed Payment Vouchers C920

RingkasanAkaunBankC460

RingkasanAkaunVotC470 (ZRFM0)

RingkasanBASkeCISD005A

RingkasanPerbelanjaan MengurusdanPembangunan mengikutObjekAm/Objek Sebagai-ZZRFM02(A425)



29



( sambungan ) SenaraiArahanPotonganKe HRZRAL0028

SenaraiBaucarIndukDipos C760

SenaraiBaucarJurnalDiproses C260

SenaraiBaucar-Baucar MelebihiPeruntukanDiluluskan C250(ZRFM006)

SenaraiCek-CekDiminta UntukDibukaC770

SenaraiEditR0/

SenaraiPembayaranProjek PinjamanLuarNegaraC280

SenaraiTerperinciBaucar BayaranDiprosesDalamMasa 5HariZRAP08/ZRAP048

Setia/Project Codesand Description TableV7

SistemBayaranPukal:Bil-bil YangDitolakZRAP028

StatusFail-failDipancarkanke IbuPejabatD008

Status of Batches 4 Days Not Processed and 6 Days with AEF or But NotJC90

Subsidiary Reconciliation Transaction ListC800 System Message and Codes TableV2

Transaction Codes and Description TableV

Trust Code and Description TableV6

Trust Revenue OverallLTC



0



( sambungan ) Trust/Revenue Debit Sample List LV-2C

Trust / Revenue High / Low / Overall Sample ListLV-2C

Trust / Revenue High-Risk / Low RiskLV7A/7B

Votehead Overall LV-C

Votehead Overall Sample AnalysisLV-6A/6B

YTDTrial Balance

Laporan SPEKS

RingkasanPerbelanjaan Program/AktivitiMengikut ObjekSebagaiFormatBM5

PrestasiPerbelanjaan MengurusMengikutSektor

PrestasiPembangunan MengikutSektor

PenyataBelanjawanProjek

PenyataBelanjawanProjek YangDiluluskan

RingkasanBaucarBayaran (L008)

ImbanganDugaHarian MengikutJenisAkaun(L600)

ImbanganDugaHarian MengikutJenisTransaksi (L602)

CetakBaucar

PrestasiBaucarBayaran (L900)







( sambungan ) LembaranImbangan

LaporanBulanan(KodAG)

LaporanIntegrasie-Syariah

LaporanPemungutYang Diterima

LaporanBilYangDiterima

LaporanJurnalYangDiterima e-Tanah

LaporanJurnalYangDiterima

LaporanPerbelanjaan Pembangunan(A499)

LaporanPerbelanjaan Pengurusan(A499P)

PenyataRingkasan Peruntukan/Perbelanjaan MengikutVot(L200)

LaporanUrusniagaAkaun PerbelanjaanVot(L20)

PenyataRingkasan Peruntukan/Perbelanjaan MengikutVot/Jab(L20)

PenyataPrestasiPerbelanjaan PembangunanMengikutVot/ Projek(L204)

PenyataAkaunBelanja Mengurus(L205)

LaporanUrusniagaHasil (L00)

PenyataAkaunHasil(L0)

PenyataLengkapAkaunHasil MengikutKod(L02)



2



( sambungan ) ImbanganDugaBulanan (L60)

PerbelanjaanMengurus (JadualC)

PerbelanjaanPembangunan (JadualD)

AkaunAmanah(E)

TerimaanHasilPada /Mm/Yyyy(JadualB)

TerimaanHasil(JadualB)

ImbanganDugaPada Xx/Xx/XxLengkap(Jadual)

LaporanWangTunaiDalam TanganDanBank(JadualA)

KutipanHasilNegeriBerakhir (L605)

PerbelanjaanMengurus Berakhir(L606)

PerbelanjaanMengurus NegeriBerakhir(L607)

PerbelanjaanPembangunan Berakhir(L608)

SenaraiPeruntukanBulanan PerbelanjaanMengurus (L609)

SenaraiPeruntukanBulanan PerbelanjaanPembanguan (L60)

PenyataLengkapPerbelanjaan Mengurus(L6)

KedudukanHasilNegeri Amanah(L62)

KedudukanHasilNegeri Hasil(L6)





( sambungan ) LaporanBakiAmanahYangDi BawaKeDepan(Ringkasan) (L70)

LaporanBakiSemasaAkaun Amanah(Ringkasan)(L702)

LaporanEditNotaMinta

LaporanEditDaftarBayaran TanpaPT/PenyataTuntutan

LaporanEditPesanan Tempatan

Laporan EditBilInvois DenganPesananTempatan

SenaraiNotaDebit/Kredit/ Diskaun

SenaraiUrusniagaHarian BukuVot

LaporanBulananVot Mengurus

LaporanBulananVot Pembangunan

LaporanTanggunganBelum Selesai

LaporanKutipanHarian MengikutOperator

LaporanKutipanHarian MengikutJenis

LaporanKutipanHarian MengikutResit

LaporanKutipanHarian MengikutBentukBayaran

LaporanPenyataAkaun AmanahTerpilih

LaporanAkaunAmanahDan Hasil

LaporanPenyataBakiIndividu AkaunDepositPTJ



4



( sambungan ) LaporanLejarAkaunDeposit PTJ

LaporanPenyataTahunan SewaBeliRumahAwam

SenaraiEditPembayaran Bonus(G004)

SenaraiEditPotonganCukai BagiBonus(G)

Senarai EditKenaikanGaji

SenaraiEditMaklumat PinjamanKenderaan/ Komputer

SenaraiEditMaklumat Perumahan

SenaraiEditMaklumat Pendahuluan

SenaraiEditMaklumatSewa Rumah/Perabot

SenaraiEditAkaunPinjaman

SenaraiEditAkaun Pendahuluan

SenaraiEditAkaunSewa Rumah/Perabot

SenaraiRingkasanPotongan BulananYangTidak Dipotong(SL5R)

SenaraiEditPendaftaran Pinjaman(PinjamanYang Diberi)(SEPYD)

SenaraiEditPendaftaran Pinjaman(PinjamanYang Diterima)(SEPP)

PrestasiPengeluaran Pinjaman(Pinjamanyang diberi)(PPP)

PrestasiPengeluaran Pinjaman(Pinjamanyang diterima)(PPPYD)



5



PrestasiBayaranBalik Pinjaman(Pinjamanyang diberi)(PBBP)

PrestasiBayaranBalik Pinjaman(Pinjamanyang diterima)(PBPYD)

SPEKS Pelaburan

LaporanBonusDanTerbitan Hak(LBT08)

LaporanCadanganDeposit DanPasaranWang (DPWA-0)

LaporanCadanganDeposit DanPasaranWangAkan Matang(DPWB04)

LaporanCadanganDeposit DanPasaranWangBelum Matang(DPWB0)

LaporanCadanganDeposit DanPasaranWangMatang (DPWA-02)

LaporanCadanganJualan Saham(LA0)

LaporanCadanganPembelian Saham(LA09)

LaporanCadanganTerbitan Hak/Bonus(LA)

LaporanDepositDanPasaran WangBelumDikemaskini (DPWA-0)

LaporanDepositDanPasaran WangMengikutAkaun Pelaburan

LaporanDepositDanPasaran WangMengikutBank (DPWA-04)





6



( sambungan ) LaporanDepositDanPasaran WangMengikutBankDan Tempoh(DPWB0)

LaporanJumlahPelaburan Keseluruhan(SP0)

LaporanKedudukanBelian SahamYangBelum Dikemaskini(LA06)

LaporanKedudukanJualan SahamYangBelum Dikemaskini (LA07)

LaporanKedudukanPelaburan MengikutPengurusDana (LBT04)

LaporanKelayakanDividen, TerbitanBonusDanTerbitan HakBagiBulanBerakhir (LBT06)

LaporanKemaskini PendapatanPortfolio PengurusanPelaburan (LA4)

LaporanKemaskini PerbelanjaanPortfolio PengurusanPelaburan (LA5)

LaporanKeuntungan Diterima(DPWB05)

LaporanKeuntunganKeatas Pelaburan(SP02)

LaporanPendapatanDividen (LA0)

LaporanPendapatan PengurusDana(LBT05)

LaporanPengeluaranDeposit DanPasaranWang

LaporanPenilaianPelaburan (LBT07)



7



( sambungan ) LaporanPesananBelian/ JualanHarian(LA04)

LaporanPortfolioPengurusan Pelaburan(LA6)

LaporanPrestasiPelaburan MengikutPengurusDana (LBT0)

LaporanRingkasan KedudukanPelaburanSaham KeseluruhanMengikutSektor (LBT0)

LaporanRingkasanKedudukan PelaburanSahamKeseluruhan MengikutSektor(LBT02)

LaporanStatistikPelaburan Keseluruhan(LA05)

LaporanTahunanPendapatan PengurusanSaham (LBT09)

LaporanTuntutanBalikCukai AtasDividenPasaranSaham (LA08)

LaporanUrusniagaBelian Saham(LA0)

LaporanUrusniagaJualan Saham(LA02)

LaporanPergerakanDeposit DanPasaranWang (DPWB02)

NotisDepositDanPasaran Wang(NotisCadanganBaru)

NotisDepositDanPasaran Wang(NotisPembaharuan)

NotisDepositDanPasaran Wang(NotisPengeluaran)

NotisPelaburanSaham (NotisBelianSaham)



8



( sambungan ) NotisPelaburanSaham (NotisJualanSaham)

PenyataMemorandum Pelaburan(LBT2)

PenyataPelaburanAm- DepositDanPasaranWang (DPWB06)

PenyataPelaburanAm Saham(LBT0)

PenyataPelaburanKumpulan AmanahKhas(LBT)

PenyataPelaburanKumpulan WangAmanahKhas- DepositDanPasaranWang (DPWB07)

SenaraiMaklumatDividen Saham(LA2)

SenaraiMaklumatTerbitan Hak/Bonus(LA)

SPEKS-MIS

APenyataWangTunai

AnalisaKontraktor/ PembekalM0

AnalisaKontraktor/Pembekal MengikutJabatan/PTJM00

AnalisaKontraktor/Pembekal MengikutObjekSebagaiM02

AnalisaKontraktor/Pembekal MengikutProjekM0

BPenyataPelaburan

CPenyataAkaunHasil Disatukan

CPenyataHasil





9



( sambungan ) C2PenyataPerbelanjaan Mengurus

DPenyataAkaunPinjaman Disatukan

EPenyataAkaunAmanah Disatukan

EPenyataKumpulanWang AmanahKerajaan

EaPenyataKumpulanWang Pembangunan

EaiPenyataPerbelanjaan Pembangunan

EbPenyataKumpulanWang AmanahBekalanAir

EcPenyataPelbagai KumpulanWangAmanah Kerajaan

E2PenyataKumpulanWang AmanahAwam

EPenyataAkaunWang Deposit

FPenyataAkaunMemorandum Aset

FPenyataAkaun MemorandumPinjamanBoleh Dituntut

F2PenyataAkaun MemorandumPelaburan

GPenyataAkaunMemorandum Liabiliti

GPenyataAkaun MemorandumHutangAwam

ImbanganDugaM00

LaporanAliranWangTunai NegeriM002



40



( sambungan ) LaporanAnalisaPinjaman MengikutJenisM028

LaporanAnalisaSistemLejar SubsidiariM029

LaporanAnalisisKenaikan GajiM07

LaporanAnalisisPembayaran BonusM08

LaporanAnalisisPrestasi KutipanHasilM02

LaporanAnggaranKedudukan Tunai

LaporanAnggaranTunaiM005

LaporanBelanjaMengurus M026

LaporanDaftarBayaranLewat M04

LaporanEkonomiNegeri

LaporanKumpulanWang AmanahAwamM007

LaporanKumpulanWang AmanahKerajaanM006

LaporanKumpulanWang BekalanAirM008

LaporanKumpulanWang HasilYangDisatukan M09

LaporanKumpulanWang PembangunanNegeriM009

LaporanKutipanHasil MengikutJabatanM020

LaporanPeganganSaham M02

LaporanPenyataHasilDan PerbelanjaanM025



4



( sambungan ) LaporanPerbelanjaanBekalan AirM02

LaporanPerbelanjaanGaji, ElaunDanPerjawatanNegeri M0

LaporanPerbelanjaan MengurusDanTanggungan MengikutJabatanM024

LaporanPerbelanjaan PembangunanMengikut JabatanM027

LaporanPeruntukan, TanggunganDan PerbelanjaanM005

LaporanPrestasiBaucar BayaranM05

LaporanPrestasiPungutan/ TerimaanM06

LaporanSenaraiBaucarYang DibayarMengikutAP58(A) M0

LaporanSenaraiBaucarYang DibayarMengikutAP96(A) M04

LembaranImbangan

PenyataAkaunMemorandum

PenyataPenerimaanDan PembayaranWangTunai

RingkasanHasilMengikut SumberM022

SenaraiPerjawatanNegeri MengikutSkimM00



42



8.

( sambungan )

Aset dan Inventori

Laporan e-SPKB

LaporanBaucar-BaucarYang BelumDibayarolehPejabat PembayaranBV50

LaporanUrusniagaDiAkaun VotYangTidakTerdapatDi LaporanTerperinci PerbelanjaanBV502

LaporanUrusniagaDiLaporan TerperinciperbelanjaanYang TidakTerdapatDiAkaunVot BV50

LaporanPerbezaanAmaunDi BP2danAkaunVotDebit BV504

LaporanPerbezaanAmaunDi BP2danAkaunVotKredit BV505

Laporanataulistingkecil komputersepertidiatasyang dijanaolehsistemperakaunan elektronikyangdiluluskanoleh Perbendaharaanseperti SPEKS,SPHT,SAGA,ePBT dansebagainya.

DaftarHartaModal (KEW.PA2)

DaftarInventori(KEW.PA)

LaporanTahunanHartaModal DanInventori(KEW.PA8)

DaftarPenyelenggaraanHarta Modal(KEW.PA4)

PerakuanPelupusanAsetAlih Kerajaan(KEW.PA6)

LaporanLembagaPemeriksa AsetAlihKerajaan (KEW.PA7)


Asetdaninventoridilupuskan.



4



( sambungan ) LaporanLembagaPemeriksa

AsetAlihKerajaan (KEW.PA.20)

KenyataanTawaranTender PelupusanAsetAlihKerajaan (KEW.PA2)

BorangTenderPelupusan AsetAlihKerajaan (KEW.PA22)

JadualTenderPelupusan AsetAlihKerajaan (KEW.PA2)

KenyataanTawaran SebuthargaPelupusanAset AlihKerajaan(KEW.PA24)

BorangSebutharga PelupusanAsetAlihKerajaan (KEW.PA25)

JadualSebutharga PelupusanAsetAlihKerajaan (KEW.PA26)

SenaraiAsetYangDilelong [KEW.PA27(A)]

Asetdaninventoridilupuskan.


44




KUMPULAN 2 : REKOD AM KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Akaun

.. Acara Perakaunan

.2. Akaun Antara Jabatan

.. Akaun Deposit

.4. Akaun Terimaan

Surat-menyuratmengenai pentadbirankewangan, peraturan-peraturan perakaunandan sistem-sistemperakaunan.

Surat-menyuratdaripada AkauntanNegaramengenai kod-kodakaunbagiJabatan/ PTJdanlain-lainurusanyang berkaitandengannya.

Surat-menyuratmengenai terimaandanbayaranantara Kementerian/Jabatan/Agensi.

Surat-menyuratmengenai pewujudan,pengauditan akaun,cagaranwangdeposit, penyatapenyesuaian,sijil danlaporanpengesahan.

Suratmenyuratberkaitan denganaktivitiakaun terimaanpersendirian, kutipanpembayaran,bil-bil, akaun-akaunyangbelum dijelaskansertaurusan yangberkaitandengannya.

Surat-menyuratberkaitan denganbayaranbalikgaji, votdanlain-lainterimaan.









45



.5. Akaun Pendahuluan

.6. Akaun Panjar

.7. Penutupan Akaun

.8. Akaun Awam

Surat-menyuratmengenaipembiayaandanoperasiwangpendahuluanyangbelum/sudahdijelaskanberkaitandenganwangpanjar,pendahuluanpelbagaidanurusanlainyangberkaitandengannya.

Surat-menyuratberkaitanakaunpanjar,mengenaipembiayaandanoperasiwangpendahuluanyangbelum/sudahdijelaskanberkaitandenganwangpanjar,laporandanlain-lainurusanberkaitandengannya.

Surat-menyuratberkaitan ArahanAkauntan/APbagi penutupanakaunbulanan/ tahunan.

Surat-menyuratberkaitan maklumathasildan perbelanjaanbagi penyediaanbuku AkaunAwam.



Akaunditutupdansegalatindakantelahselesai.

Akaunditutupdansegalatindakantelahselesai.





46



2.

3.

.9. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan danAkaun

Sistem Aplikasi

2.. Sistem Perakaunan Berkomputer

2.2. Sistem Perolehan Berkomputer

Audit

.. Jawatankuasa Audit

Surat-menyurat,laporan kewanganbulanan,suku tahunJabatan,minit mesyuarat,laporan maklumbalasdansebagainya.

Surat-menyuratmengenai kawalan,penggunaandan perlaksanaansistem perakaunanberkomputer eSPKB/SPEKS/SAGA dansistem-sistem berkomputeryanglain.

Surat-menyuratmengenai kawalan,penggunaandan perlaksanaansistemperolehan berkomputerseperti ePerolehan.

Surat-menyuratmengenai pengurusanJawatankuasa Audit.









47



4.

5.

.2. Pemerhatian/ Pertanyaan Audit

Bank

4.. AkaunBank

Bayaran

5..Urusan Emolumen

5.2. Bayaran Perbelanjaan dibawah AP58(a) dan59

Surat-menyuratdanlaporan pemerhatian/pertanyaanyang dikeluarkanolehKetuaAudit Negara/KetuaAuditDalam, permohonankelulusanharga, penurunankuasauntukAP69 danAP70danurusanlainyang berkaitandengannya.

Surat-menyuratmengenai urusanbanksepertikebenaran membukaakaunsimpanan/ tetap,contohtandatangan untukmenandatanganicek, kawalanpengeluaran, penyimpanandanpelupusan bukucekdankuasatetap menguruskira-kirakewangan bank.

Surat-menyuratmengenai urusanpembayarangajidan semuajeniselaun, pembayaranKWSP,kadar carumanpekerja,sumbangan majikan,potongan pemberhentiancarumandan sebagainya.

Surat-menyuratmengenai pembayarandibawah AP58(a)danAP59,seperti pembayaransucihati,khidmat pakarrunding,penceramah, penterjemahdll.









48



6.

5..Akaun Pukal

Bajet

6.. Bajet Mengurus

6.2.Bajet Pembangunan

Surat-menyuratmengenai pewujudanakaununtuk syarikat-syarikatpembekal sepertiMAS,TNB,SPANCO, TM,SYABASdansegala urusanyangberkaitan dengannya.

Surat-menyuratmengenai garispanduan,arahan penyediaandankelulusan anggaranbelanjawan mengurus.

Surat-menyuratmengenai permohonantambah/pindah dankelulusanperuntukan mengurus.

Surat-menyuratmengenai garispanduan,arahan penyediaandankelulusan anggaranperbelanjaan pembangunan.

Surat-menyuratmengenai permohonantambah/pindah dankelulusanperuntukan pembangunan.











49



7.

8.

9.

6..Waran Peruntukan Mengurus/ Pembangunan

Bon Pelaksanaan

Urusan Cek

Aset

9..Urusan Asetdan Inventori

Surat-menyuratdanborang permohonanserta perbelanjaanwaranperuntukan mengurus/pembangunandan waranperuntukantambahan.

Surat-menyuratmengenai cagaran,jaminanbankdan jaminaninsuran.

Surat-menyuratmengenaiurusancek,termasuksemakanpenyerahancek,pemulangancekyangtidaklaku,pembatalancek,laporandanmaklumatkehilangancek,cekpalsudanlain-lainurusanyangberkaitandengannya.

Surat-menyurat,arahan, peraturandanlaporan pengurusanasetdaninventori.









50



10. Kumpulan Wang Disatukan

0.. Akaun Hasil

0.2. Akaun Amanah

Suratmenyuratmengenai pengurusanKumpulan WangHasilDisatukan berasaskanFasal97 dan04Perlembagaan Persekutuan.

Suratmenyuratberkaitan pengendalianpinjaman/ pembiayaankenderaan, perumahan,komputer, pendahuluandiri (Seksyen0,AktaAcara Kewangan957) danpenyatapenyesuaian bakiakaunamanahserta arahanpemotongangaji bagimendapatkanbaki danpelarasan.

Surat-menyuratberkaitan pengendalianakaunamanah (Seksyen9,AktaAcara Kewangan)sepertipenyata kira-kiraakaun,salinan penyatapemungutdanaudit, penyataterimaandanbayaran akaundansegalaurusanlain yangberkaitandengannya.

Penyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaunterakhir.

Segalatindakantelahselesai,telahdiauditdantiadalagitindakanlanjutkeatasnya.

Akaunditutupdandisifarkan.




5



11.

0..Akaun Pinjaman

Penurunan Kuasa

..APdan AP69

.2.Surat Kuasa Menanda- tangani Dokumen Kontrak

Suratmenyuratmengenai pengendaliandankawalan AkaunPinjamanyang digunakanuntukmembiayai programdanaktiviti Kementerian/Jabatan/Agensi.

Surat-menyuratmengenai tanggungankewangandan bayaranbalikolehKementerian /Jabatan/Agensi,surat- menyuratberkaitandengan perjanjian-perjanjiankewangan sertaaturan-aturanantara kerajaan-kerajaan persekutuan,kerajaan- kerajaannegeri,agensi-agensi danorganisasilain.

Surat-menyuratpenurunan kuasadaripadaPegawai Pengawalkepadapegawai/ kakitanganmengenaiurusan pengambilancek, menandatanganiBaucar, Resit,PesananTempatan WaranPerjalananUdara, meluluskanPindahPeruntukan /PendahuluanDiri/Perolehan TerusdanPembelianRuncit.

Surat-menyuratmengenai penurunankuasadaripada MenterikepadaPegawai untukmenandatangani dokumenkontrak.

Penyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaunterakhir.

Suratbarupemberiankuasadikeluarkan.

Suratbarupemberiankuasadikeluarkan.




52



12. Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

2..Pembelian Terus

2.2.Sebutharga

2..Jawatankuasa Sebutharga

2.4.Tender

Surat-menyuratmengenai perolehanbekalan, perkhidmatandankerja mengikuthadyang ditetapkan.

Surat-menyuratmengenai perolehanperkhidmatandan bekalan,dokumensebutharga, jadualsebutharga,laporan sebuthargadanlampiranQ sertaurusanperlanjutan/ perubahankontraktermasuk urusanpenyewaan.

Suratperlantikanjawatankuasa berkaitansebutharga,laporan, minitmesyuaratdan keputusanjawatankuasa sebutharga.

Surat-menyuratmengenai perolehanperkhidmatandan bekalan,iklan,dokumen tender,jadualtenderdan laporantender.

Surat-menyuratmengenai dokumenperjanjiankontrak sertaurusanperlanjutan/ perubahankontrak, termasukurusan penyewaan.









5



2.5.Jawatankuasa Tender

2.6.Lembaga Perolehan

2.7.Kontrak Pusat

2.8.Pembelian Darurat

Surat-menyuratperlantikan jawatankuasaberkaitan tender,laporan,minit mesyuaratdankeputusan jawatankuasatender.

Surat-menyuratperlantikan Lembagaberkaitan perolehan,laporan, minitmesyuaratdan keputusanLembaga Perolehan.

Surat-menyuratmengenai perolehanbarang-barang gunasamayangmerujuk kepadaPekelilingKontrak Perbendaharaandan suratpermohonan pengecualianpembelian kontrakpusat.

Surat-menyuratpembelian segeraatauserta-merta yangmanakelewatan perolehanakanmemudaratkan danmenjejaskanperkhidmatan dankepentinganawam, laporanpembelian darurat,penyiasatan danpengauditan.









54



13.

2.9. Pembelian Gotong- Royong dan lain-lain jenis pembelian seperti undian, pusingan dsb.

Yuran Keahlian

Surat-menyuratmengenai perolehanbagiprojek-projek kecilmengikuthadperolehan dantempohsiapkerjayang ditetapkanyangmelibatkan penduduktempatan& bercorakkemasyarakatan, kertaskerja,minitmesyuarat danlaporan.

Surat-menyuratdan pembayaranyuran keahliandansumbangan tahunankepadapertubuhan, persatuandanlain-lain dalamdanluarnegeri.





55


Lampiran 1

Kewangan Arkib 4/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHANREKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

BIL.(3)

Tajuk Siri(4)

Tahun Diliputi(5)

Tempoh Pengekalan yangditentukan dalam Jadual

(6)

Meter PanjangRekod

(7)

Daripada Kepada

(8) Mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara 2003 [ Akta 629 ] dan Arahan Perbendaharaan 150, saya mengemukakanpermohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas.

Nama Pegawai : Tandatangan dan Meteri / Cap Jabatan :

Jawatan : Tarikh :

Lampiran 1

Kewangan - Arkib 4/08

56


Lampiran 2

Kewangan Arkib 13/08

PENENTUSAHAN PEMUSNAHANREKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit

MAKLUMAT MENGENAI PERMUSNAHAN

(3) Kelulusan bagi PemusnahanArkib Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :Audit Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :Akauntan Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :

(4) Meter Panjang Rekod yang Dimusnahkan :

(5) Kaedah Pemusnahan : (6) No. Resit ( Jika Dijual ) : ___________

Dibakar Dirincih Dikitar semula Dipadamkan

(7) Tarikh Pemusnahan : (8) Tempat Pemusnahan :

PEGAWAI YANG MENJALANKAN PEMUSNAHAN

(9) Nama Pegawai :Tandatangan :Jawatan :

(10) Nama Saksi :Tandatangan :Jawatan :

PENENTUSAHAN

(11) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara2003 [ Akta 629 ] dan Arahan Perbendaharaan 150.


Jawatan : Tarikh :

Dijual

Lampiran 2

Kewangan - Arkib 13/08

57


Lampiran 3

Arkib 11/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMINDAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit :

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) No. Penerimaan : (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod :

(5) Tarikh Diliputi :(6) Ukuran Rekod : __________

( meter panjang / unit / lembar )

(7) Peringkat Keselamatan : (8) Jenis dan Format Rekod :

Tarikh(12)Bil.

(9)No. Fail / Rujukan / No. Siri

(10)Tajuk / Perkara

(11)

Daripada Kepada

Bil.Lampiran/ Lembar

/ Unit(13)

(14) Mengikut seksyen 28 (1) dan (2) Akta Arkib Negara 2003 [ Akta 629 ], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemindahanrekod di atas.


Jawatan : Tarikh :

Untuk Kegunaan Arkib Negara

Tarikh Terima :

Jumlah Rekod :

No. Penerimaan :

Lampiran 3

Arkib 11/08

58


Lampiran 4

CARTA ALIRAN PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNANDI PUSAT TANGGUNGJAWAB ( PTJ )

Arkib Negara /Arkib Negara

Cawangan Negeri

Audit Negara /Audit Negeri

Akauntan Negara /Akauntan Negeri /Bendahari Negeri

PTJ Mengasingkan Rekod Kewangan danPerakaunan yang telah tamat tindakan dan telahmemenuhi tempoh pengekalan dalam jadual

PTJ Mengisi Borang Permohonan BagiPemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan Arkib 4/08 )

PTJ Menghantar Borang Permohonan keAgensi yang berkaitan

PTJ Menerima Surat Kebenaran / SuratKelulusan Daripada Ketua Pengarah ArkibNegara / Arkib Negara Cawangan Negeridan Ketua Audit Negara / Audit Negeri

PTJ memajukan Surat Kebenaran / Surat Kelulusan Arkib Negara / ArkibNegara Cawangan Negeri dan Audit Negara / Audit Negeri ke AkauntanNegara / Akauntan Negeri / Bendahari Negeri untuk Kelulusan Muktamad

PTJ melaksanakan Pemusnahan Rekod setelah menerimaKelulusan muktamad daripada Akauntan Negara / AkauntanNegeri / Bendahari Negeri

PTJ menghantar Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan Arkib 13/08 ) ke Akauntan Negara / Bendahari Negeri,Arkib Negara / Arkib Negara Cawangan Negeri dan Audit Negara / Audit Negeri

Sesalinan Borang Penentusahan Pemusnahan RekodKewangan dan Perakaunan Disimpan Di dalam Fail PTJ

PTJ Mengisi BorangPermohonan Bagi PemindahanRekod Awam ( Arkib 11/08 )

Surat Kebenaran ArkibNegara kepada PTJ bagikebenaran pemindahanrekod

Rekod Dipindahkan keArkib Negara atau tempatlain yang ditetapkan olehKetua Pengarah ArkibNegara

Sesalinan DokumenKebenaran disimpan didalam Fail PTJ

PELUPUSAN SECARA PEMUSNAHAN PELUPUSAN SECARA PEMINDAHAN

59


Lampiran 5

CARTA ALIRAN PELUPUSAN REKOD AM KEWANGAN DAN PERAKAUNANDI PUSAT TANGGUNGJAWAB ( PTJ )

Arkib Negara /Arkib Negara

Cawangan Negeri

Audit Negara /Audit Negeri

PTJ Mengasingkan Rekod Am Kewangan danPerakaunan yang telah tamat tindakan dan telahmemenuhi tempoh pengekalan dalam jadual

PTJ Mengisi Borang Permohonan BagiPemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan Arkib 4/08 )

PTJ Menghantar Borang Permohonan keAgensi yang berkaitan

PTJ Menerima Surat Kebenaran / SuratKelulusan Daripada Ketua Pengarah ArkibNegara / Arkib Negara Cawangan Negeridan Ketua Audit Negara / Audit Negeri

PTJ melaksanakan Pemusnahan Rekod

PTJ menghantar Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan Arkib 13/08 ) ke Arkib Negara / Arkib Negara CawanganNegeri dan Audit Negara / Audit Negeri

Sesalinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod AwamDisimpan Di dalam Fail PTJ

PTJ Mengisi BorangPermohonan Bagi PemindahanRekod Awam ( Arkib 11/08 )

Surat Kebenaran ArkibNegara kepada PTJ bagikebenaran pemindahanrekod

Rekod Dipindahkan keArkib Negara atau tempatlain yang ditetapkan olehKetua Pengarah ArkibNegara

Sesalinan DokumenKebenaran disimpan didalam Fail PTJ

PELUPUSAN SECARA PEMUSNAHAN PELUPUSAN SECARA PEMINDAHAN

jadual pelupusan rekod kewangan dan perakaunan

Documents