pelupusan rekod ~ modified okt 09
TRANSCRIPT
1
PELUPUSAN REKOD AWAM
ARKIB NEGARA MALAYSIA CAWANGAN TERENGGANU
2
KANDUNGAN
Pengenalan Peraturan – akta dan surat pekeliling Takrif pelupusan dan pemusnahan Keperluan pelupusan rekod Kaedah (tools) dalam pelupusan rekod Tatacara pelupusan rekod mengguna Senarai
Pemindahan Rekod dan Jadual Pelupusan Rekod Faedah pengurusan rekod yang cekap dan
berkesan
3
PENGENALAN
Definasi Rekod:
Bahan bertulis / dalam bentuk lain Menyatakan fakta, peristiwa, merakam maklumat Dalam benrtuk kertas,dokumen, daftar dll
Seksyen 2 Akta Arkib Negara 2003
4
REKOD AWAM definasi:
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmatan awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 1966(Akta 511)
Seksyen 2 Akta Arkib Negara 2003
5
REKOD AWAM
PERBAGAI JENIS / BENTUK DAN MEDIA: Fail Terbitan & bahan bercetak Laporan Borang Gambar foto Rekod elektronik – disket,CD, DVD, email, magnetic tape Filem, kaset, mikrofilem Peta, pelan & rekod –rekod senibina
6
REKOD KEWANGAN definasi:
Rekod kewangan adalah rekod / dokumen yang diterima / dikeluarkan oleh Kerajaan, bagi kakitangan awam dalam menjalankan urusan rasmi kerajaan. (mempunyai nilai RM)
Contoh: Lampiran “M” – Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2007
7
PERATURAN MENGENAI PELUPUSAN REKOD:
Akta Arkib Negara 2003
i) Seksyen 25 – Larangan terhadap pemusnahan rekod awam
Seksyen 25(1) – larangan memusnah rekod kecuali dengan kebenaran KP ANM
Seksyen 25(2) – untuk memusnah rekod perlu maklumkan ANM dalam borang yang ditetapkan dengan menyatakan sifat rekod awam berkenaan
Seksyen 25(3) – Jabatan perlu menyediakan rekod awam berkenaan untuk pemeriksaan
Seksyen 25(5) – penalti: RM 5000 / 1 tahun penjara / kedua-keduanya sekali
ii) Seksyen 26 – Pelupusan rekod awam
iii)Seksyen 27 – Jadual Pelupusan Rekod
8
sambungan:
Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997
- Peraturan pemeliharaan rekod-rekod Kerajaan
Surat Kementerian Kewangan ruj. KB 557/97/54 bertarikh 3 Nov. 1993
- Pelupusan bahan-bahan bercetak/kertas terpakai daripada Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun.
9
sambungan:
Rekod Kewangan: Arahan Perbendaharaan 150 dan Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2007)
- Pemusnahan buku akuan dan rekod kewangan
Arahan Perbendaharaan 299
- Dokumen/buku kewangan yang belum digunakan/usang
10
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)
Definasi: Pelupusan
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan / selainnya.
Pemusnahan
Perbuatan memusnahkan / menghapuskan apa-apa jenis rekod dengan apa-apa cara.
11
Definasi:
Tamat Tindakan
Berhubung dengan rekod awam, ertinya tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod itu.
12
KEPERLUAN PELUPUSAN REKOD
Menjimatkan kos dan kesesakan ruang pejabat / registeri
Memastikan rekod semasa disimpan ditempat selamat dan diselenggara dengan baik
Mengwujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan
13
KAEDAH PELUPUSAN REKOD AWAM
Senarai Pemindahan Rekod (SPR) - mengikut format Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997
- borang terbatal dengan pengwartalan Borang-borang Pelupusan Rekod pada 13 Oktober 2008
Jadual Pelupusan Rekod (JPR) i) JPR Housekeeping
- Jadual pelupusan bagi rekod-rekod pentadbiran disediakan oleh ANM
ii) JPR Functional- Jadual pelupusan bagi rekod-rekod fungsi dan aktiviti yang disediakan oleh Jabatan - dilulus oleh Ketua Pengarah ANM
Sambungan.
14
iii)Jadual Pelupusan Rekod Kewangan Dan Perakuanan
- Jadual sebagai panduan pemusnahan rekod kewangan dan perakuanan
- disediakan oleh Jawatankuasa Penyediaan JPR Kewangan dan Perakuanan
- Jawatankuasa terdiri - Arkib Negara; Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara; Bahagian Khidmat Nasihat Pengurusan Kewangan, Kementerian Kewangan Malaysia: Jabatan Audit Negara dan Bahagian Siasatan, Suruhanjaya Pencegah Rasuah Malaysia (SPRM).
15
SENARAI PEMINDAHAN REKOD (SPR)
(BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM)
Definasi:
Satu senarai yang disediakan mengikut format yang ditetapkan untuk mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah ANM bagi pemusnahan rekod-rekod jabatan atau pemindahannya ke ANM.
- Format dalam Surat Pekeliling Am Bil.1/1997 - Senarai setiap unit fail
16
Arkib 5/08
17
18
TATACARA PELUPUSAN REKOD KAEDAH SENARAI PEMUSNAHAN REKOD (SPR):
PROSEDUR PERMOHONAN:
Dapat khidmat nasihat dari ANM Pengasingan fail separa aktif & tidak aktif – bilik rekod Penutupan fail – i) 100 lampiran ii) 4 sm (1.5 inci)
iii) tamat tindakan Penilaian rekod – dibuat oleh Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Susun rekod tidak aktif (selepas 5 tahun ditutup)
– mengikut kumpulan/siri rekod (housekeeping / functional), mengikut nombor seturut dan tahun dibuka
Senaraikan dalam SPR – 3 salinan (Borang Permohonan Pelupusan Fail – (yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod) – Arkib 5/08
19
20
sambungan:
PROSES KELULUSAN:
Majukan 2 salinan SPR ke ANM Terima no. penerimaan SPR sebagai rujukan
Jabatan Penilaian rekod – pegawai ANM boleh menjalankan
pemeriksaan ke atas rekod Dapatkan keputusan penilaian (pindah/musnah)
daripada ANM
21
sambungan:
PROSES PEMINDAHAN REKOD KE ANM:
Sediakan 2 salinan borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam (baru) – Arkib 11/08 untuk rekod diputuskkan pindah
Maju SPR baru ke ANM untuk kelulusan & pengesahan Buat pengkelas semula (turun taraf) rekod terperingkat Maklumkan tarikh pemindahan rekod ke ANM Pemindahan – wakil Jabatan perlu hadir untuk semakan
bersama & pengesahan
22
FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH
SIMPANAN DI JABATAN TELAH DISENARAI DAN DIIKAT BUNDLE
23
CARA-CARA PEMUSNAHAN
Surat Kementerian Kewangan ruj. KB. 557/97/54 Jld.4 (47) bertarikh 3 November 1993
Jualan melalui sebutharga Dibakar – jika kuantiti rekod kecil Pembakar melalui “incinerator” – ikut peraturan
mengenai kualiti alam sekitar Rincih / tanam
- tujuan menhilangkan segala maklumat rasmi kerajaan
24
TINDAKAN SELEPAS PEMUSNAHAN
Kembalikan borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam – Arkib 12/08 dalam tempoh (1) satu bulan dari kelulusan
Sertakan pengesahan jualan (jika dijual secara sebutharga)
- salinan resit rasmi kerajaan Hantar penyata pelupusan kepada:
- Kementerian sendiri
- Kementerian Kewangan (setiap 6 bulan)
25
26
PEMINDAHAN / PEMUSNAHAN REKOD PERIBADI
Simpan 10 tahun di Jabatan – dari tarikh tutup fail Kategori fail peribadi untuk di pindah ke ANM:
i) bersara wajid / pilihan
ii) meninggal dunia
iii) berpindah pejabat Senaraikan berasingan dari kumpulan rekod lain dalam
Borang Permohonan bagi Pelupusan Fail – Arkib 5/08 (2 salinan)
Buat catatan status penama diruangan - catatan (14)
27
CIRI-CIRI REKOD YANG BOLEH DIMUSNAHKAN
Rekod yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai arkib (kebangsaan dan rujukan)
Rekod yang rosak – alam sekitar, manusia dan serangga dan tidak boleh digunakan lagi
- maklumkan kpd ANM untuk kelulusan pemusnahan Rekod yang dicadang musnah – JPR Am dan JPR
Funtional Jabatan Rekod Kewangan mengikut jadual dalam AP 150 dan
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986
28
JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR)
Definasi:
Satu jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai
arkib untuk dipelihara/disimpan dan membenarkan pemusnahan
rekod yang telah memenuhi tempoh simpanan yang ditetapkan /
ditentukan
29
CONTOH JADUAL PELUPUSAN REKOD HOUSEKEEPING
Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
Laporan Kemajuan Kerja
1. Laporan kemajuan kerja bulanan
Perhubungan Kakitangan
1. Perhubungan kakitangan – Majlis Bersama Jabatan
Mengandungi laporan danperangkaan kemajuan/aktivitipegawai/kakitangan jabatandan hal-hal yang berkaitan
Mengandungi surat panggilan mesyuarat, minit-minit mesyuarat, usul-usul yang dibawa oleh wakil-wakil pekerja, ulasan kepada usul-usul yang dikemukakan oleh wakil-wakil pekerja serta hal-hal berkaitan.
Tidak ada tindakan lanjut
Tidak ada tindakan lanjut
Rekod dimusnahkansetelah tamattempoh simpanan 2tahun di jabatandipatuhi.
Rekod dipindahkanke Arkib Negarasetelah tamat tempoh simpanan5 tahun di jabatandipatuhi.
30
JADUAL PELUPUSAN REKOD FUNCTIONAL PEJABAT TANAH
Bil. Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
2. PermohonanTukar SyaratTanah
Fail mengandungi:-- Surat permohonan- artikel syarikat/borang 49- salinan hakmilik/carian rasmi- pelan kawasan- resit-resit- salinan resit bayaran cukai tanah- laporan pelukis pelan- laporan penolong pegawai tanah- laporan jabatan teknikal- kertas MMK/Pihak Berkuasa
Negeri- Notis bayaran- surat-menyurat
Setelah tukar syarat diluluskan dan didaftarkan dalam hakmilik
Rekod dimusnahkan dengan percontohanselepas tamat tempohsimpanan 1 tahun diJabatan dipatuhi
31
Jadual Pelupusan Functional Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia (JKSM)
Bil. Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
1.
1.
SIRI KES MAL
Kod 010Permohonan Pengesahan/Perintah Nikah
SIRI KES JENAYAH
Memberi Syarahan Dlm. Masjid Tanpa Kebenaran
Mengandungi nama pihak pemohon,salinan sijil nikah, affidavit, notis permohonan, wakalah peguam syarie, catatan hakim, perintah dan alasan penghakiman.
Megdgi nama OKT, Pendakwa Syarie, wakalah Peguam Syarie, kertas pertuduhan, saman, dokumen dan barang kes, ekshibit, nota keterangan kes, keputusan, sabitan, hukuman, bon jaminan, resit, waran dan alasan penghakiman
Keputusan mahkamah difailkan
Keputusan mahkamah diberi dan dilaksanakan
Rekod dimusnahkan selepas tempohsimpanan 10 tahun diJabatan dipatuhi kecuali perintah dan alasan penghakiman disimpan kekal di Pusat Rekod JKSM
Rekod dimusnahkan selepas tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi kecuali perintah dan alasan penghakiman disimpan kekal di Pusat Rekod JKSM
32
TATACARA PELUPUSAN REKOD MELALUI JPR
pastikan hanya rekod yang mempunyai PJR
tamat tempoh simpanan yang ditetapkan
mengasingkan rekod yang dicadangkan musnah
pastikan nombor dan tajuk/perkara rekod seperti dalam JPR Jabatan, JPR Am / borang inventori rekod
isi Borang Pemusnahan JPR – mengikut siri
maklumkan jumlah dan jenis rekod yang dimusnah ke ANM
rekod yang perlu dipindah ke ANM – senaraikan dalam Senarai Pemindahan Rekod
pindah rekod ke ANM – wakil Jabatan perlu hadir untuk proses semakan dan pengesahan
33
Arkib 2/08
34
Arkib 10/08
35
KELEBIHAN KAEDAH PELUPUSAN MELALUI JPR
Mendapat kelulusan pemusnahan atau memindahkan rekod ke ANM – cepat secara blanket approval
Rekod yang bernilai kekal dikenalpasti awal untuk pemindahan ke ANM
Rekod yang tidak bernilai / kekal diberi kebenaran pemusnahan segera.
36
Faedah Pengurusan Rekod Yang Cekap dan Berkesan
Dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesanDapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan adilBerupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat dan berkualiti Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa) Dapat meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan (service delivery system)
37
Pemangkin kepada pengwujudan pentadbiran yang baik (good governance)
Dapat menzahirkan kecekapan, ketelusan, keutuhan dan akauntabiliti) melalui pengendalian rekod yang baik.
Memenuhi tanggungjawab sosial kepada jabatan, kerajaan dan Negara
Memelihara memori dan imej Jabatan
sambungan:
