pelupusan rekod ~ modified okt 09

Download Pelupusan Rekod ~ Modified Okt 09

Post on 04-Jul-2015

462 views

Category:

Documents

7 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

PELUPUSAN REKOD AWAMARKIB NEGARA MALAYSIA CAWANGAN TERENGGANU

1

KANDUNGAN

Pengenalan Peraturan akta dan surat pekeliling Takrif pelupusan dan pemusnahan Keperluan pelupusan rekod Kaedah (tools) dalam pelupusan rekod Tatacara pelupusan rekod mengguna Senarai

Pemindahan Rekod dan Jadual Pelupusan Rekod Faedah pengurusan rekod yang cekap dan berkesan

2

PENGENALANDefinasi Rekod: Bahan bertulis / dalam bentuk lain Menyatakan fakta, peristiwa, merakam maklumat Dalam benrtuk kertas,dokumen, daftar dllSeksyen 2 Akta Arkib Negara 2003

3

REKOD AWAM definasi: Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan

oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmatan awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 1966(Akta 511)Seksyen 2 Akta Arkib Negara 2003

4

REKOD AWAMPERBAGAI JENIS / BENTUK DAN MEDIA: Fail Terbitan & bahan bercetak Laporan Borang Gambar foto Rekod elektronik disket,CD, DVD, email, magnetic tape Filem, kaset, mikrofilem Peta, pelan & rekod rekod senibina

5

REKOD KEWANGAN definasi:Rekod kewangan adalah rekod / dokumen yang diterima / dikeluarkan oleh Kerajaan, bagi kakitangan awam dalam menjalankan urusan rasmi kerajaan. (mempunyai nilai RM) Contoh: Lampiran M Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2007

6

PERATURAN MENGENAI PELUPUSAN REKOD:Akta Arkib Negara 2003 i) Seksyen 25 Larangan terhadap pemusnahan rekod awamSeksyen 25(1) larangan memusnah rekod kecuali dengan kebenaran KP ANM Seksyen 25(2) untuk memusnah rekod perlu maklumkan ANM dalam borang yang ditetapkan dengan menyatakan sifat rekod awam berkenaan Seksyen 25(3) Jabatan perlu menyediakan rekod awam berkenaan untuk pemeriksaan Seksyen 25(5) penalti: RM 5000 / 1 tahun penjara / kedua-keduanya sekali

ii) Seksyen 26 Pelupusan rekod awam iii)Seksyen 27 Jadual Pelupusan Rekod7

sambungan:Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997 - Peraturan pemeliharaan rekod-rekod Kerajaan Surat Kementerian Kewangan ruj. KB 557/97/54 bertarikh 3 Nov. 1993 - Pelupusan bahan-bahan bercetak/kertas terpakai daripada Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun.

8

sambungan: Rekod Kewangan:S Arahan Perbendaharaan 150 dan Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2007) - Pemusnahan buku akuan dan rekod kewangan S Arahan Perbendaharaan 299 - Dokumen/buku kewangan yang belum digunakan/usang

9

AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)Definasi: Pelupusan Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan / selainnya. Pemusnahan Perbuatan memusnahkan / menghapuskan apa-apa jenis rekod dengan apa-apa cara.

10

Definasi: Tamat Tindakan Berhubung dengan rekod awam, ertinya tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod itu.

11

KEPERLUAN PELUPUSAN REKODMenjimatkan kos dan kesesakan ruang pejabat / registeri Memastikan rekod semasa disimpan ditempat selamat dan diselenggara dengan baik Mengwujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan

12

KAEDAH PELUPUSAN REKOD AWAMSenarai Pemindahan Rekod (SPR) - mengikut format Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997 - borang terbatal dengan pengwartalan Borang-borang Pelupusan Rekod pada 13 Oktober 2008 Jadual Pelupusan Rekod (JPR) i) JPR Housekeeping - Jadual pelupusan bagi rekod-rekod pentadbiran disediakan oleh ANM ii) JPR Functional - Jadual pelupusan bagi rekod-rekod fungsi dan aktiviti yang disediakan oleh Jabatan - dilulus oleh Ketua Pengarah ANM

13

Sambungan.

iii) Jadual Pelupusan Rekod Kewangan Dan Perakuanan - Jadual sebagai panduan pemusnahan rekod kewangan danperakuanan - disediakan oleh Jawatankuasa Penyediaan JPR Kewangan dan Perakuanan - Jawatankuasa terdiri - Arkib Negara; Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara; Bahagian Khidmat Nasihat Pengurusan Kewangan, Kementerian Kewangan Malaysia: Jabatan Audit Negara dan Bahagian Siasatan, Suruhanjaya Pencegah Rasuah Malaysia (SPRM).

14

SENARAI PEMINDAHAN REKOD (SPR) (BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM)

Definasi: Satu senarai yang disediakan mengikut format yang ditetapkan untuk mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah ANM bagi pemusnahan rekod-rekod jabatan atau pemindahannya ke ANM. - Format dalam Surat Pekeliling Am Bil.1/1997 - Senarai setiap unit fail

15

Arkib 5/08

16

17

TATACARA PELUPUSAN REKOD KAEDAH SENARAI PEMUSNAHAN REKOD (SPR):PROSEDUR PERMOHONAN: Dapat khidmat nasihat dari ANM Pengasingan fail separa aktif & tidak aktif bilik rekod Penutupan fail i) 100 lampiran ii) 4 sm (1.5 inci) iii) tamat tindakan Penilaian rekod dibuat oleh Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Susun rekod tidak aktif (selepas 5 tahun ditutup) mengikut kumpulan/siri rekod (housekeeping / functional), mengikut nombor seturut dan tahun dibuka Senaraikan dalam SPR 3 salinan (Borang Permohonan Pelupusan Fail (yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod) Arkib 5/0818

19

sambungan:PROSES KELULUSAN: Majukan 2 salinan SPR ke ANM Terima no. penerimaan SPR sebagai rujukan Jabatan Penilaian rekod pegawai ANM boleh menjalankan pemeriksaan ke atas rekod Dapatkan keputusan penilaian (pindah/musnah) daripada ANM

20

sambungan:

PROSES PEMINDAHAN REKOD KE ANM: Sediakan 2 salinan borang Permohonan Bagi Pemindahan

Rekod Awam (baru) Arkib 11/08 untuk rekod diputuskkan pindah Maju SPR baru ke ANM untuk kelulusan & pengesahan Buat pengkelas semula (turun taraf) rekod terperingkat Maklumkan tarikh pemindahan rekod ke ANM Pemindahan wakil Jabatan perlu hadir untuk semakan bersama & pengesahan

21

FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH SIMPANAN DI JABATAN TELAH DISENARAI DAN DIIKAT BUNDLE

22

CARA-CARA PEMUSNAHANSurat Kementerian Kewangan ruj. KB. 557/97/54 Jld.4 (47) bertarikh 3 November 1993 Jualan melalui sebutharga Dibakar jika kuantiti rekod kecil Pembakar melalui incinerator ikut peraturan

mengenai kualiti alam sekitar Rincih / tanam - tujuan menhilangkan segala maklumat rasmi kerajaan23

TINDAKAN SELEPAS PEMUSNAHAN Kembalikan borang Penentusahan Pemusnahan

Rekod Awam Arkib 12/08 dalam tempoh (1) satu bulan dari kelulusan Sertakan pengesahan jualan (jika dijual secara sebutharga) - salinan resit rasmi kerajaan Hantar penyata pelupusan kepada: - Kementerian sendiri - Kementerian Kewangan (setiap 6 bulan)

24

25

PEMINDAHAN / PEMUSNAHAN REKOD PERIBADISimpan 10 tahun di Jabatan dari tarikh tutup fail Kategori fail peribadi untuk di pindah ke ANM: i) bersara wajid / pilihan ii) meninggal dunia iii) berpindah pejabat Senaraikan berasingan dari kumpulan rekod lain dalam Borang Permohonan bagi Pelupusan Fail Arkib 5/08 (2 salinan) Buat catatan status penama diruangan - catatan (14)

26

CIRI-CIRI REKOD YANG BOLEH DIMUSNAHKAN Rekod yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai

arkib (kebangsaan dan rujukan) Rekod yang rosak alam sekitar, manusia dan serangga dan tidak boleh digunakan lagi - maklumkan kpd ANM untuk kelulusan pemusnahan Rekod yang dicadang musnah JPR Am dan JPR Funtional Jabatan Rekod Kewangan mengikut jadual dalam AP 150 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986

27

ADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR)Definasi: Satu jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara/disimpan dan membenarkan pemusnahan rekod yang telah memenuhi tempoh simpanan yang ditetapkan / ditentukan

28

CONTOH JADUAL PELUPUSAN REKOD HOUSEKEEPINGTajuk Siri Laporan Kemajuan Kerja 1. Laporan kemajuan kerja bulanan Mengandungi laporan dan perangkaan kemajuan/aktiviti pegawai/kakitangan jabatan dan hal-hal yang berkaitan Tidak ada tindakan lanjut Rekod dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan 2 tahun di jabatan dipatuhi. Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan

Perhubungan Kakitangan 1. Perhubungan kakitangan Majlis Bersama Jabatan Mengandungi surat panggilan mesyuarat, minit-minit mesyuarat, usul-usul yang dibawa oleh wakil-wakil pekerja, ulasan kepada usul-usul yang dikemukakan oleh wakil-wakil pekerja serta hal-hal berkaitan. Tidak ada tindakan lanjut

Rekod dipindahkan ke Arkib Negara setelah tamat tempoh simpanan 5 tahun di jabatan dipatuhi.29

JADUAL PELUPUSAN REKOD FUNCTIONAL PEJABAT TANAHBil. 2. Tajuk SiriPermohonan Tukar Syarat Tanah

Deskripsi RekodFail mengandungi:Surat permohonan artikel syarikat/borang 49 salinan hakmilik/carian rasmi pelan kawasan resit-resit salinan resit bayaran cukai tanah laporan pelukis pelan laporan penolong pegawai tanah laporan jabatan teknikal kertas MMK/Pihak Berkuasa Negeri Notis bayaran surat-menyurat

Tamat TindakanSetelah tukar syarat diluluskan dan didaftarkan dalam hakmilik

Tindakan PelupusanRekod dimusnahkan dengan percontohan selepas tamat tempoh simpanan 1 tahun di Jabatan dipatuhi

30

Jadual Pelupusan Functional Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia (JKSM)Bil. Tajuk Siri SIRI KES MAL 1. Kod 010 Permohonan Pengesahan/ Perintah Nikah Mengandungi nama pihak pemohon, salinan sijil nikah, affidavit, notis permohonan, wakalah peguam syarie, catatan hakim, perintah dan alasan penghakiman. Keputusan mahkamah difailkan Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 10 tahun di Jabatan dipatuhi kecuali perintah dan alasan penghakiman disimpan kekal di Pusat Rekod JKSM Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan

SIRI KES JENAYAH 1. Megdgi nama OKT, Pendak