TAKLIMAT & KURSUS PENGENDALIAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

PERSATUAN/KELAB PELAJAR 2016

30 MAC 2016

TATACARA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PERSATUAN/KELAB PELAJAR 2015

1. Mesyuarat Agung Tahunan perlu diadakanpada setiap sesi/tahun dan Bahagian HalEhwal Pelajar (BHEP) akan menyelaras tarikhuntuk mengadakan mesyuarat agung kepadasemua persatuan/kelab.

18 April 2016 hingga 17 Mei 2016

2. Persatuan/Kelab perlu mengemukakanpermohonan kepada BHEP untukmengadakan mesyuarat agung tahunantersebut berdasarkan kaedah yangditetapkan. Semua borang permohonantersebut hendaklah dihantar selewat-lewatnya @ pada 15 April 2016 (Jumaat)sebelum jam 12.00 tengahari

3. Agenda mesyuarat agung tahunan hendaklahpada dasarnya mengandungi;

3.1 Ucapan Pengerusi/Presiden

3.2 Pengesahan Minit MesyuaratAgung Tahunan yang lepas

3.3 Pembentangan & PengesahanLaporan Aktiviti Tahunan Persatuan

3.4 Pembentangan & PengesahanLaporan Kewangan Persatuan

3.5 Pemilihan Ahli JawatankuasaPengurusan/ EXCO seperti dinyatakandibawah Seksyen 6.0 PerlembagaanPersatuan/ Kelab Pelajar

3.6 Pindaan Perlembagaan (jika ada)

4. Setiausaha Agung persatuan/kelabhendaklah mengedarkan notis kepada setiapahli persatuan/kelab tidak kurang daripadasepuluh (10) hari mengenai mesyuarat agungtersebut.

5. Mesyuarat agung hendaklah dihadiri olehPenasihat atau Pegawai PenyelarasPersatuan/ Kelab sebagai syarat menjalankanmesyuarat agung. Sila jemput Penasihat atauPenyelaras Persatuan/ Kelab melalui suratrasmi.

6. Mesyuarat agung hendaklah dihadiri olehsekurang-kurang 2/3 (dua pertiga)daripada ahli persatuan/kelab sebagaisyarat memenuhi korum. Hanya ahliberdaftar sahaja dibenarkan menghadirimesyuarat agung tersebut.

7. Keputusan mesyuarat agung hendaklahdibuat secara undi terbanyak dengantidak kurang daripada 2/3 jumlah ahlihadir dan mengundi.

8. Pegawai/ Staf BHEP atau Pegawai Universiti yangdilantik dibenarkan menghadiri mesyuarattersebut bagi tujuan pemantauan danpengawasan ataupun menangguhkan/membatalkan mesyuarat agung tersebut jikadidapati mesyuarat agung berkenaan tidak cukupkorum, melanggar peraturan yang berkuatkuasa diuniversiti, mempunyai unsur-unsur ugutan,rasuah, kekerasan dan pergaduhan semasamesyuarat dilangsungkan.

9. Laporan Mesyuarat Agung Tahunanhendaklah dihantar dalam tempoh tujuh(7) hari bekerja selepas mesyuaratdiadakan kepada Bahagian Hal EhwalPelajar berdasarkan kaedah yangditetapkan.

10. Persatuan/ kelab yang gagal mengadakanmesyuarat agung dalam tempoh yangditetapkan, melantik EXCO baru dan tidakmematuhi arahan yang dinyatakan di atasboleh menyebabkan pendaftaranpersatuan/kelab dibatalkan atau digantung.Lantikan terus ahli EXCO boleh dibuat olehBahagian Hal Ehwal Pelajar.

DOKUMEN MESYUARAT AGUNG

A. SEBELUM MESYUARAT AGUNG DIJALANKAN

B. SEMASA MESYUARAT AGUNG DIJALANKAN

C. SELEPAS MESYUARAT AGUNG/ LAPORAN

A. SEBELUM MESYUARAT AGUNG DIJALANKAN

1. Borang Permohonan Mesyuarat Agung TahunanPersatuan/ Kelab 2016 - Borang 1

2. Senarai Ahli Terkini - bertaip

(Mengandungi nama, no. matrik, program, alamat semasa terkini dan no. telefon bimbityang boleh dihubungi) - Borang 2

3. Perlembagaan Persatuan yang dikemaskini - bertaip

B. SEMASA MESYUARAT AGUNG DIJALANKAN

1. Senarai Kehadiran Ahli Ke Mesyuarat AgungTahunan – Borang 3

- tulisan tangan dan tandatangan ahli yanghadir

C. SELEPAS MESYUARAT AGUNG/ LAPORAN

Laporan Mesyuarat Agung Tahunan hendaklahmengandungi perkara-perkara berikut;

i. Minit Mesyuarat Agung Tahunan

C. SELEPAS MESYUARAT AGUNG/ LAPORAN

ii. Senarai Kehadiran Ahli Ke Mesyuarat AgungTahunan- Bertaip (Lampiran A Minit Mesyuarat)- Borang 3 (tulisan tangan dan tandatangan ahli yanghadir)

DOKUMEN MESYUARAT AGUNG

C. SELEPAS MESYUARAT AGUNG/ LAPORAN

iii. Pembentangan & Pengesahan Laporan AktivitiTahunan Persatuan

iv. Pembentangan & Pengesahan Laporan KewanganPersatuan

C. SELEPAS MESYUARAT AGUNG/ LAPORAN

v. Senarai dan Maklumat Ahli Jawatankuasa Pengurusan/EXCO 2016/2017- Borang 4- Bertaip

(Mengandungi nama, no. matrik, jawatan, program, alamatsemasa terkini, dan no. telefon bimbit yang boleh dihubungi)

C. SELEPAS MESYUARAT AGUNG/ LAPORAN

vi. Borang Cadangan Penasihat (jika berkaitan) - Borang 5

vii. Borang Maklumat Jurulatih (jika berkaitan) – Borang 6

viii. Perlembagaan Persatuan/ Kelab - Bertaip

• Presiden dan Setiausaha Agung (LantikanLama) hendaklah bertanggungjawab danmemastikan Laporan dan Dokumen/ BorangMesyuarat Agung Persatuan/ Kelab yang dihantar ke BHEP adalah mengikut format ditetapkan, lengkap dan betul.

• Borang-borang boleh dimuat turun di lamansesawang BHEPhttp://www.hep.upm.edu.my mulai 31 Mac 2016 (Khamis), jam 12.00 tengahari

• Sila emailkan juga softcopy borang-borangbertaip; Borang 2, Borang 4 danPerlembagaan Persatuan yang telah diisilengkap kepada bhep.aktiviti@upm.edu.my.

JADUAL PELAKSANAANMESYUARAT AGUNG TAHUNAN PERSATUAN MAHASISWA FAKULTI DAN PERSATUAN / KELAB

BERDAFTAR DI BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR 2016/2017

KURSUS INDUKSI

27 – 29 Mei 2016

LAPORAN AGM

7 Hari Selepas AGM

PELAKSANAAN AGM

18 APRIL 2016 17 MEI 2016

PERMOHONAN MENGADAKAN AGM

Sebelum 15 April 2016, jam 12.00 pm

TAKLIMAT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

30 MAC 2016 DEWAN CANSELOR, KC

Terima Kasih | Thank You