SURAT SURAT RASMIRASMI

Kandungan surat rasmi• Logo, nama dan alamat persatuan• Nombor fail• Tarikh• Alamat penerima• Pembuka surat• Perkara (Tujuan surat ditulis)• Kandungan surat (ringkas tetapi lengkap)• Ucapan penghargaan dan terima kasih• Motto (jika perlu)• Tandatangan• Nama dan jawatan

Panduan menulissurat rasmi :

1. Hanya helaian pertama surat sahaja yang menggunakan kepala surat

2. Tulis nombor rujukan fail pada Rujukan Kami, jika menjawab surat catat nombor rujukan surat pengirim (rujukan tuan) di bahagian atas rujukan kami.

3. Tarikh: tulis terus seperti 24 Disember 2002

Politeknik Kota BharuKm. 24 Pangkal Kalong,16450 Ketereh, KelantanTel: 09-7888433 fax: 09-7888236

Rujukan Tuan:JBS/09/005/Jld.2 (45)Rujukan Kami:PKB.06/02/004 Jld. 2 (27)Tarikh: 24 Disember 2002

PKBPKB

Panduan menulissurat rasmi (samb.):4. Alamat penerima:

a) Tidak perlu ditulis perkataan “Kepada”b) Taipkan (u.p………) untuk tindakan

pegawai berkenaanc) Semua baris ditaip dari tepi

5. Melaluia) Surat keluar dari organisasi kepada agensi

luar mesti melalui Ketua Jabatanb) Melalui ditulis di sebelah bawah alamat

penerima

Politeknik Kota BharuKm. 24 Pangkal Kalong,16450 Ketereh, KelantanTel: 09-7888433 fax: 09-7888236

Ketua SetiausahaKementerian Belia dan SukanJalan Dato Onn15700 Kuala Lumpur(u.p : Pengarah Cawangan Rakan Muda)

Melalui, PengarahBahagian Pengurusan PoliteknikJabatan Pendidikan TeknikalKementerian Pendidikan MalaysiaPusat Bandar Damansara15200 Kuala Lumpur

PKBPKB

Panduan menulissurat rasmi (samb.):

6. Pembukaan surata) Gunakan perkataan penghormatan,

contoh Tuan/puan, Dato’, Yang Berhormat.

b) Jarak antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing)

Panduan menulissurat rasmi (samb.):

7. Tajuk surata) Jarak antara tajuk surat ialah dua

spacing di bawah pembukaan suratb) Memadai garis di bawah tajuk atau

perkarac) Tidak perlu ditaip huruf besar,

huruf besar untuk huruf pertama setiap perkataan

Panduan menulissurat rasmi (samb.):8. Pembukaan dan kandungan surat

a) Jarak dua spacing antara pembukaan surat dengan tajuk

b) Paragraf pertama tidak perlu ditulis nombor, mula ditulis dari tepi sebelah kiri surat

c) Paragraf seterusnya ditulis nombor 2, 3 dan seterusd) Jarak dua spacing antara paragrafe) Perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat

pecahan gunakan nombor untuk menunjukkan pecahan seperti 2.1, 2.2, dan 2.3

f) Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan

g) Ayat tidak panjang, berbunga-bunga dan meleret

Politeknik Kota BharuKm. 24 Pangkal Kalong,16450 Ketereh, KelantanTel: 09-7888433 fax: 09-7888236

Yang Berbahagia Dato’

Mohon Bantuan Program Kembara Jelajah Kinabalu

Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Kelab Kembara Politeknik Kota Bharu akan mengadakan Program Kembara Jelajah Kinabalu pada 25 hingga 30 April 2003. Tujaun program ini di adakan ialah

2.1 Menanam sikap jati diri dikalangan peserta2.2 Memupuk semangat kerjasama dan tolak ansur 2.3 Integrasi nasional

3. Sehubungan dengan itu, pihak kami amat berbesar hati kiranya Yang Berbahagia Dato’ dapat menghulurkan bantuan kepada pihak kami bagi menjayakan program tersebut. Bersama ini disertakan kertas cadangan mengenai program tersebut

PKBPKB

Panggilan HormatPanggilan Hormat Jawatan Isteri/Suami

Yang Amat Berhormat(Y.A.B.)

Perdana MenteriTimbalan Perdana MenteriMenteri BesarKetua Menteri

Yang Amat Berbahagia(Y.A.Bhg.)

Yang Berhormat(Y.B.)

MenteriTimbalan MenteriAhli Dewan Negara/RakyatAhli Dewan NegeriSemua Ahli Parlimen

Yang Berbahagia

Yang Amat Arif (Y.A.A.) Ketua Hakim Negara Yang Berbahagia

Yang Arif (Y.A.) Ketua Hakim Mahkamah RayuanHakim BesarHakim mahkamah Persekutuan

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia(Y.Bhg.)

Ketua Setiausaha NegaraPeguam NegaraPanglima Angkatan TenteraKetua Polis NegaraKetua Setiausaha KementerianKetua Pengarah Jabatan Persekutuan

Yang Berbahagia(Y.Bhg.)

Panggilan Hormat

Darjah/Kebesaran Gelaran Lelaki/Perempuan

Gelaran Isteri Panggilan Hormat

Darjah Utama Seri Mahkota Negara(D.M.N.)

Tiada Tiada Yang Amat Dimuliakan

Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.)Seri Setia Mahkota(S.S.M.)

Tun Toh Puan Yang Amat Berbahagia

Panglima Mangku Negara (P.M.N.)Panglima Setia Mahkota (P.S.M.)

Tan Sri Puan Sri Yang Berbahagia

Panglima Jasa Negara (P.J.N.)Panglima Setia Diraja (P.S.D.)

Datuk Datin Yang Berbahagia

Panduan menulissurat rasmi (samb.):9. Cogan kata

a) Gunakan huruf besar bagi setiap huruf

10. Penutupa) Ditulis ‘Saya yang menurut

perintah’ atau lain-lain yang sesuaib) Gunakan jarak dua spacing dari

cogan kata

Panduan menulissurat rasmi (samb.):11. Tandatangan, nama dan gelaran

jawatana) Jaraknya empat spacing di bawah ‘Saya yang menurut perintah’

b) Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan ( )

c) Gelaran jawatan memadai huruf besar di permulaan ejaan.

d) Nama dan gelaran tidak perlu indensi.

Panduan menulissurat rasmi (samb.):

12. Surat-surat salinana) Ditaip perkataan ‘s.k.’ untuk surat-surat

salinanb) Tidak perlu tulis turutan nombor jika

salinan surat lebih daripada satuc) Tidak perlu indensi

Panduan menulissurat rasmi (samb.):

12. Kependekan (initial) penulis dan jurutaip

a) Gunakan huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip surat dengan huruf kecil

b) Di bahagian bawah sebelah kiri surat

Politeknik Kota BharuKm. 24 Pangkal Kalong,16450 Ketereh, KelantanTel: 09-7888433 fax: 09-7888236

4. Semoga permohonan kami ini mendapat perhatian yang sewajarnya dari Yang Berbahagia Dato dan diucapkan ribuan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

(CHE KU MAMAT BIN CHE KU ABDULLAH)Pengarah,Politeknik Kota Bharu.

PKBPKB

s.kYang Berhormat Dato’ Hishamuddin bin Tun HusainMenteri Belia dan Sukan Malaysia

Yang BerbahagiaDato’ Dr. Ahamad bin SiponTimbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia

CMCA/zm

Politeknik Kota BharuKm. 24 Pangkal Kalong,16450 Ketereh, KelantanTel: 09-7888433 fax: 09-7888236

Rujukan Tuan:JBS/09/005/Jld.2 (45)Rujukan Kami:PKB.06/02/004 Jld. 2 (27)Tarikh: 24 Disember 2002

Ketua SetiausahaKementerian Belia dan SukanJalan Dato Onn15700 Kuala Lumpur(u.p : Pengarah Cawangan Rakan Muda)

Melalui, PengarahBahagian Pengurusan PoliteknikJabatan Pendidikan TeknikalKementerian Pendidikan MalaysiaPusat Bandar Damansara15200 Kuala Lumpur

Yang Berbahagia Dato’

Mohon Bantuan Program Kembara Jelajah Kinabalu

Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Kelab Kembara Politeknik Kota Bharu akan mengadakan Program Kembara Jelajah Kinabalu pada 25 hingga 30 April 2003. Tujaun program ini di adakan ialah

2.1 Menanam sikap jati diri dikalangan peserta2.2 Memupuk semangat kerjasama dan tolak ansur 2.3 Integrasi nasional

3. Sehubungan dengan itu, pihak kami amat berbesar hati kiranya Yang Berbahagia Dato’ dapat menghulurkan bantuan kepada pihak kami bagi menjayakan program tersebut. Bersama ini disertakan kertas cadangan mengenai program tersebut

PKBPKB

4. Semoga permohonan kami ini mendapat perhatian yang sewajarnya dari Yang Berbahagia Dato dan diucapkan ribuan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

(CHE KU MAMAT BIN CHE KU ABDULLAH)Pengarah,Politeknik Kota Bharu.

s.kYang Berhormat Dato’ Hishamuddin bin Tun HusainMenteri Belia dan Sukan Malaysia

Yang BerbahagiaDato’ Dr. Ahamad bin SiponTimbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia

CMCA/zm

Terima kasih