standard operating procedure · v. perosakmenyebarkan kod seperti virus, worm, trojan horse dan...

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Seksyen Teknologi Maklumat, Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia

Jalan Cenderasari, 50646 Kuala Lumpur

VERSI 1.0.0

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK 1GOVUC April 1, 2015

Seksyen Teknologi Maklumat | Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia 1

ISI KANDUNGAN

KETERANGAN MUKASURAT

1. KAWALAN VERSI .............................................................................................................................. 2

2. TAJUK ............................................................................................................................................... 3

3. TUJUAN ............................................................................................................................................ 3

4. LATAR BELAKANG ............................................................................................................................ 3

5. RASIONAL ........................................................................................................................................ 3

6. TANGGUNGJAWAB PELAKSANAAN ................................................................................................. 4

7. STRUKTUR STORAN, PAKEJ DAN PERKHIDMATAN TAMBAHAN ..................................................... 5

7.1 STRUKTUR STORAN ................................................................................................................. 5

7.2 STRUKTUR PAKEJ ..................................................................................................................... 5

7.3 PERKHIDMATAN TAMBAHAN .................................................................................................. 6

8. PROSES TINDAKAN & CARTA ALIR ................................................................................................... 7

8.1 PERMOHONAN E-MEL ............................................................................................................. 7

8.2 PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENGGUNA E-MEL ............................................................. 10

8.3 PERMOHONAN NAIK TARAF E-MEL ....................................................................................... 12

8.4 PENUTUPAN E-MEL ............................................................................................................... 14

8.5 PENUTUPAN E-MEL TIDAK AKTIF ........................................................................................... 15

8.6 PERMOHONAN E-MEL KUMPULAN ....................................................................................... 17

8.7 PENGEMASKINIAN E-MEL KUMPULAN .................................................................................. 20

8.8 PENUTUPAN E-MEL KUMPULAN ........................................................................................... 21

9. MEJA BANTUAN............................................................................................................................. 23

10. GLOSSARI ....................................................................................................................................... 24

11. LAMPIRAN ..................................................................................................................................... 25

11.1 BORANG PENGURUSAN E-MEL.............................................................................................. 26

11.2 BORANG PENGURUSAN NAIKTARAF E-MEL .......................................................................... 28

11.3 BORANG PENGURUSAN E-MEL KUMPULAN ......................................................................... 30

11.4 MANUAL PERTAMA KALI LOG MASUK .................................................................................. 32

11.5 MANUAL PENGEMASKINIAN MAKLUMAT ............................................................................. 36

11.6 SENARAI SEMAK PEWUJUDAN E-MEL ................................................................................... 39



1. KAWALAN VERSI

BIL VERSI TARIKH DISEDIAKAN SEMAKAN KELULUSAN

1. 1.0.0 1 April 2015

Mohd Husaiful bin Hamzah Shukor

Hasreen binti Mohd Rauf

Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT JPBDSM Bilangan 2 Tahun 2015



2. TAJUK

Standard Operating Procedure Pengurusan Mel Elektronik 1GovUC.

3. TUJUAN

Tujuan penyediaan SOP E-mel 1GovUC adalah sebagai panduan kepada pegawai dan

kakitangan JPDBSM, PPZ, URP dan OSC dalam membuat permohonan / pengemaskinian /

penutupan e-mel rasmi 1GovUC.

4. LATAR BELAKANG

Kerajaan sentiasa berusaha meningkatkan kecekapan dalam proses komunikasi di kalangan

anggota-anggotanya dan juga di antara agensi Kerajaan dengan swasta dan orang ramai.

Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah membuka peluang kepada

komunikasi yang lebih cepat dan mudah. Salah satu kaedah komunikasi yang semakin luas

penggunaannya dalam sektor awam ialah Internet dan mel elektronik (e-mel).

Selain daripada memudah dan mempercepatkan komunikasi, kaedah ini dapat mengurangkan

penggunaan kertas dan akhirnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti

perkhidmatan.

5. RASIONAL

Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan pengguna

berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik. Aplikasi e-mel ini

digunakan secara meluas dan membenarkan komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara

yang pantas dan lebih sesuai untuk penulisan yang ringkas.

Setiap penjawat awam (gred 17 dan ke atas) disediakan e-mel rasmi yang digunakan untuk

tujuan rasmi dan didaftarkan di bawah agensi Kerajaan. Bagaimana pun, penjawat awam (gred

15 ke bawah) boleh disediakan e-mel rasmi sekiranya mempunyai keperluan. Salah satu

contoh alamat e-mel rasmi ialah [email protected]

Oleh itu, STM telah dipertanggungjawabkan untuk membekalkan kemudahan komunikasi e-

mel rasmi kepada pegawai dan kakitangan yang berkhidmat di JPBDSM, PPZ, URP dan OSC.

mailto:[email protected]



6. TANGGUNGJAWAB PELAKSANAAN

STM bertanggungjawab ke atas e-mel rasmi 1GovUC dalam aspek pelaksanaan, penggunaan

dan pemantauan.

Pengguna yang telah disediakan kemudahan komunikasi e-mel rasmi adalah tertakluk kepada:

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003 – Garis Panduan i.

Mengenai Penggunaan Internet dan Mel Elektronik.

Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 1 Jun 2007 – Langkah-langkah ii.

Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di agensi-agensi kerajaan.

Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 23 November 2007 – Langkah-langkah iii.

Pemantapan Pelaksanaan Sistem Mel Elektronik di agensi-agensi Kerajaan.

Edar E-mel Arah Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 1 Julai 2010 – Pemantapan iv.

Penggunaan E-mel di agensi-agensi Kerajaan.

Dasar Keselamatan ICT Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan versi 3.0 v.

bertarikh 11 Jun 2012.

Garis Panduan Keselamatan ICT JPBDSM versi 2.0 bertarikh 27 Januari 2015. vi.

Pengguna yang telah disediakan kemudahan komunikasi e-mel rasmi adalah dilarang daripada

melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan e-mel rasmi Kerajaan iaitu:

Menggunakan kemudahan e-mel rasmi Jabatan untuk tujuan peribadi, aktiviti komersial i.

dan politik;

Menggunakan akaun e-mel orang lain atau berkongsi e-mel atau memberi kata laluan ii.

akaun e-mel kepada orang lain;

Menghantar e-mel rasmi menggunakan akaun selain akaun e-mel rasmi Jabatan; iii.

Membuka e-mel dari penghantar yang tidak dikenali yang berkemungkinan iv.

mengandungi virus;

Menyebarkan kod perosak seperti virus, worm, Trojan horse dan trap door yang v.

boleh merosakkan sistem komputer dan maklumat pengguna lain;

Menyebarkan gambar-gambar lucah, e-mel berunsurkan fitnah, perkauman, vi.

gangguan seksual atau yang berkaitan dengannya;

Membenarkan pihak ketiga untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal bagi vii.

pihaknya; dan

Membuka e-mel yang mengandungi fail kepilan (attachment file) seperti viii.



*.scr, *.com, *.exe, *.dll, *.pif, *.vbs, *.bat, *.asd, *.chm, *.ocx, *.hlp, *.hta, *.js, *.shb, ix.

*.shs, *.vb, *.vbe, *.wsf, *.wsh, *.reg, *.ini, *.diz, *.cpp, *.cpl, *.vxd, *.sys dan *.cmd. Ia

berkemungkinan akan menyebarkan virus apabila dibuka.

Pemilikan akaun e-mel bukanlah hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk

kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.

Akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan sahaja boleh digunakan.

Penggunaan akaun milik orang lain adalah dilarang.

7. STRUKTUR STORAN, PAKEJ DAN PERKHIDMATAN TAMBAHAN

7.1 STRUKTUR STORAN

Struktur storan e-mel 1GovUC bagi setiap pengguna adalah berbeza bergantung kepada gred

seperti berikut:

Jadual 7.1.1 : Struktur storan e-mel 1GovUC

BIL STORAN GRED

1. 500 MB Gred 40 dan ke bawah

2. 1 GB Gred 41 – 44

3. 2 GB Gred 48 – 53

4. 4 GB Gred 54 dan ke atas

7.2 STRUKTUR PAKEJ

Pihak MAMPU telah menetapkan struktur pakej e-mel 1GovUC bagi setiap pengguna adalah

berbeza bergantung kepada keperluan seperti berikut:

Jadual 7.2.1 : Struktur pakej e-mel 1GovUC

BIL PAKEJ PERATUS (%) JUSTIFIKASI

1. Pakej A

Webmail

Anti-virus dan Spam

50 % daripada

jumlah pengguna

dalam satu agensi

Semua pengguna

2. Pakej B

Webmail

30 % daripada

jumlah pengguna

Bergantung kepada keperluan

dan kelulusan Ketua Jabatan.




Anti-virus dan Spam

Mobile

Microsoft Outlook

dalam satu agensi

3. Pakej C

Webmail

Anti-virus dan Spam

Mobile

Microsoft Outlook

Microsoft Lync

Instant

Messaging

Voice Call

Video Call

Desktop Sharing

20 % daripada

jumlah pengguna

dalam satu agensi



7.3 PERKHIDMATAN TAMBAHAN

Terdapat beberapa perkhidmatan tambahan yang telah disediakan (hanya diberi kepada

pengguna yang telah dikenal pasti dan diluluskan oleh ketua jabatan) seperti berikut:

Jadual 7.3.1 : Nilai tambah e-mel 1GovUC


1. Microsoft Lync

Penyelarasan

Persidangan

20 % daripada

jumlah pengguna

pakej C dalam satu

agensi



2. Big Mail Transfer

Penghantaran

lampiran sehingga

2GB.

10 % daripada

jumlah pengguna

dalam satu agensi



3. Tambahan storan

Per 1GB setiap

tambahan





8. PROSES TINDAKAN & CARTA ALIR

8.1 PERMOHONAN E-MEL

Semua permohonan e-mel hendaklah dikemukakan ke STM menggunakan borang “Borang

Pengurusan E-mel” yang boleh dimuat turun di portal jabatan http://www.townplan.gov.my.

Jadual 8.1.1 : Proses Tindakan Permohonan E-mel

LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

LANGKAH 1 Permohonan oleh pengguna

Pengguna hendaklah mengisi Borang Pengurusan E-

mel. (borang boleh dimuat turun di portal jabatan

http://www.townplan.gov.my/ di ruangan Muat

Turun) (Rujuk Lampiran 11.1: Borang Pengurusan E-mel)

Borang yang telah siap diisi, perlulah ditandatangani

oleh Ketua Jabatan untuk pengesahan.

Borang yang telah ditandatangani oleh Ketua

Jabatan, hendaklah dihantar ke STM melalui tangan

atau faks (03-22650713) atau e-mel

([email protected])

Pengguna

Ketua Jabatan

Pengguna

LANGKAH 2 Semakan permohonan

STM akan menyemak permohonan yang diterima.

STM akan menentukan storan dan jenis pakej

berdasarkan gred dan justifikasi yang telah

ditetapkan.

STM akan meluluskan / tidak meluluskan

permohonan berdasarkan syarat-syarat yang telah

ditetapkan.

Pentadbir E-mel

Pentadbir E-mel

Pentadbir E-mel

LANGKAH 3 Mencipta E-mel

STM akan mencipta maklumat pengguna e-mel

berdasarkan penamaan id e-mel. (Rujuk Lampiran 11.6:

Senarai semak pewujudan e-mel)

Pentadbir E-mel

LANGKAH 4 Pemberitahuan e-mel diwujudkan

STM akan memaklumkan kepada pengguna terbabit

melalui panggilan telefon setelah e-mel diwujudkan.

Pentadbir E-mel

http://www.townplan.gov.my/






LANGKAH 5 Manual Penggunaan E-mel

STM akan menghantar manual pengguna terus

kepada pemohon secara e-mel.

Pentadbir E-mel

LANGKAH 6 Penggunaaan kali pertama e-mel

Pengguna hendaklah log masuk ke dalam e-mel

melalui pautan http://webmail.1govuc.gov.my

menggunakan nama pengguna dan kata laluan yang

telah dibekalkan. (Rujuk Lampiran 11.4: Manual Pertama Kali Log

Masuk)

Pengguna hendaklah mengubah kata laluan lalai

(default) untuk menggelakkan ia disalahgunakan.

Kata laluan yang baik dengan ciri-ciri keselamatan

yang bersesuaian ialah:

Kata laluan baru mesti tidak boleh sama dengan

nama akaun pengguna atau sebahagian nama

penuh pengguna melebihi 2 aksara berturut-

turut.

Kata laluan hendaklah mempunyai saiz

sekurang-kurangnya dua belas (12) aksara

dengan gabungan huruf besar (A-Z), huruf kecil

(a-z), nombor (0-9) dan simbol khas (!, @, #, $,

%, &). Contoh kata laluan yang baik adalah “j2-

yU!pa”. (AMARAN: Jangan guna kata laluan ini

kerana ianya telah diketahui umum)

Kata laluan hendaklah diubah sekurang-

kurangnya sekali dalam 6 bulan.

Elakkan dari menggunakan semula empat (4)

kata laluan yang terdahulu.

Kata laluan hendaklah dihafal dan jangan sekali-

kali disalin di mana-mana media.

Pengguna

Pengguna

http://webmail.1govuc.gov.my/



Carta Alir 8.1.2 : Carta Alir Kerja Permohonan E-mel



8.2 PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENGGUNA E-MEL

Pengemaskinian maklumat pengguna seperti nama penuh, jawatan, nombor telefon dan

pertukaran kata laluan hendaklah dibuat oleh semua pengguna setelah e-mel baru dicipta.

Pengemaskinian boleh dibuat menggunakan portal IPMS melalui pautan

http://ipms.1govuc.gov.my/user.

Jadual 8.2.1 : Proses Pengemaskinian Maklumat Pengguna E-mel


LANGKAH 1 Log masuk ke dalam portal IPMS

Pengguna hendaklah log masuk ke dalam portal

IPMS (http://ipms.1govuc.gov.my/user)

menggunakan nama pengguna dan kata laluan yang

telah dibekalkan.

Pengguna

LANGKAH 2 Mengemas kini maklumat

Pengguna hendaklah mengemas kini maklumat

seperti berikut (Rujuk Lampiran 0: Manual Pengemaskinian

Maklumat ) :

Nama Penuh (Display Name)

Jabatan (Department)

Gelaran Jawatan (Job Title)

Jawatan (Job)

Gred (Gred)

Bahagian (Division)

Seksyen (Section)

No Telefon Pejabat (Office Phone)

Pengguna

LANGKAH 3 Menyimpan maklumat

Pengguna hendaklah memastikan semua maklumat

telah diisikan. Tekan butang “Update” untuk

menyimpan maklumat berkenaan.

Pengguna

http://ipms.1govuc.gov.my/user

http://ipms.1govuc.gov.my/user



Carta Alir 8.2.2 : Carta Alir Kerja Pengemaskinian Maklumat Pengguna E-mel



8.3 PERMOHONAN NAIK TARAF E-MEL

Semua e-mel baru yang diwujudkan akan diberi pakej A (Webmail) dan tiada perkhidmatan

tambahan akan diberikan. Sekiranya pengguna mempunyai keperluan pakej B / pakej C serta

perkhidmatan tambahan, satu permohonan naik taraf e-mel perlu dikemukakan kepada STM

melalui ketua jabatan masing-masing menggunakan borang “Borang Pengurusan Naik Taraf E-

mel” yang boleh dimuat turun di portal jabatan http://www.townplan.gov.my.

Jadual 8.3.1 : Proses Tindakan Permohonan Naik Taraf E-mel


LANGKAH 1 Permohonan naik taraf oleh pengguna

Pengguna hendaklah mengisi Borang Pengurusan

Naik Taraf E-mel. (borang boleh dimuat turun di

portal jabatan http://www.townplan.gov.my/ di

ruangan Muat Turun) (Rujuk Lampiran 11.2: Borang Pengurusan

Naik Taraf E-mel)






([email protected])

Pengguna

Ketua Jabatan

Pengguna



STM akan menentukan jenis pakej dan

perkhidmatan tambahan berdasarkan gred dan

justifikasi yang telah ditetapkan.



ditetapkan.

Pentadbir E-mel

Pentadbir E-mel

Pentadbir E-mel

LANGKAH 3 Naik taraf E-mel

STM akan mengemas kini pakej dan perkhidmatan

tambahan yang telah diluluskan.

Pentadbir E-mel

LANGKAH 4 Pemberitahuan naik taraf e-mel berjaya

STM akan memaklumkan kepada pengguna terbabit

Pentadbir E-mel







melalui panggilan telefon setelah naik taraf berjaya.

Carta Alir 8.3.2 : Carta Alir Kerja Permohonan Naik Taraf E-mel



8.4 PENUTUPAN E-MEL

Sekiranya pengguna yang telah dibekalkan e-mel 1GovUC berpindah keluar / bersara, SSM

hendaklah memaklumkan kepada STM untuk tujuan penutupan e-mel.

Ini kerana, semua e-mel yang dibekalkan adalah tertakluk kepada peraturan yang telah

ditetapkan dan setiap alamat e-mel yang wujud, kosnya adalah ditanggung dan dibayar oleh

pihak Kerajaan Malaysia.

Penutupan e-mel akan dilaksanakan oleh STM setelah dimaklumkan oleh pihak SSM seperti

berikut:

Pengguna bertukar keluar dari JPBSM selepas sebulan (30 hari) pertukaran berkuat i.

kuasa; atau

Pengguna yang bersara ditutup serta merta; ii.

Jadual 8.4.1 : Proses Penutupan E-mel


LANGKAH 1 Memaklumkan pengguna yang berpindah keluar /

bersara

SSM hendaklah memaklumkan kepada STM melalui

memo atau emel kepada

([email protected]), maklumat

pengguna yang berpindah keluar / bersara.

SSM

LANGKAH 2 Penutupan akaun e-mel

STM akan membuat penutupan akaun e-mel

berdasarkan maklumat yang telah diberikan oleh

SSM dalam tempoh 30 hari (sebulan) pengguna

bertukar keluar dan serta merta bagi pengguna yang

bersara.

Pentadbir E-mel




Carta Alir 8.4.2 : Carta Alir Kerja Penutupan E-mel

8.5 PENUTUPAN E-MEL TIDAK AKTIF

MAMPU telah mengarahkan STM untuk memastikan e-mel yang telah diwujudkan digunakan

sepenuhnya kerana setiap akaun e-mel dibayar secara bulanan oleh pihak Kerajaan.

Sehubungan dengan itu, STM akan memantau penggunaan e-mel 1GovUC dari semasa ke

semasa bagi memastikan penggunaan sepenuhnya oleh semua pengguna.

Penutupan akaun e-mel yang tidak aktif (tidak log masuk lebih dari 3 bulan) akan dibuat

setelah dua (2) kali pemberitahuan kepada Ketua Jabatan semasa Mesyuarat JPICT.

Jadual 8.5.1 : Proses Penutupan E-mel Tidak Aktif


LANGKAH 1 Pemantauan dilaksanakan

STM akan memantau penggunaan e-mel 1GovUC

dan satu senarai pengguna yang tidak pernah log

masuk dalam tempoh tiga (3) bulan akan

dikeluarkan.

Pentadbir E-mel

LANGKAH 2 Pembentangan dapatan pemantauan

STM akan membentangkan dapatan pemantauan di

dalam Mesyuarat JPICT.

Pentadbir E-mel




LANGKAH 3 Pemberitahuan kepada pengguna

Ketua Jabatan memaklumkan kepada pegawai

terbabit supaya menggunakan e-mel 1GovUC.

Ketua Jabatan

LANGKAH 4 Penutupan akaun tidak aktif

STM akan membuat penutupan terhadap akaun

yang tidak aktif. (Hanya akaun e-mel yang tersenarai

lebih dari sekali akan dibuat penutupan akaun)

Pentadbir E-mel

Carta Alir 8.5.2 : Carta Alir Kerja Penutupan E-mel Tidak Aktif



8.6 PERMOHONAN E-MEL KUMPULAN

E-mel Kumpulan (Group Email) diwujudkan untuk memudahkan penghantaran e-mel kepada

lebih daripada satu penerima tanpa perlu memasukkan kesemua alamat penerima.

Pemohon akan diberi peranan sebagai pemilik e-mel kumpulan manakala STM adalah

berperanan untuk menambah / mengurangkan ahli di dalam kumpulan. Tanggungjawab ke

atas e-mel kumpulan adalah seperti berikut:

Jadual 8.6.1 : Tanggungjawab ke atas E-mel Kumpulan

BIL TANGGUNGJAWAB PERANAN

1. Memastikan semua ahli dalam senarai kumpulan adalah yang

terkini.

Pemilik

2. Memaklumkan kepada STM sekiranya terdapat penambahan /

pengurangan ahli di dalam senarai kumpulan.

Pemilik

3. Menambah / mengurangkan ahli di dalam senarai kumpulan. STM

Permohonan E-mel Kumpulan hendaklah dikemukakan ke STM menggunakan borang “Borang

Pengurusan E-mel Kumpulan” yang boleh dimuat turun di portal jabatan

http://www.townplan.gov.my.

Jadual 8.6.2 : Proses Permohonan E-mel Kumpulan


LANGKAH 1 Permohonan oleh pengguna yang telah mempunyai e-

mel rasmi

Pengguna hendaklah mengisi Borang Pengurusan E-

mel Kumpulan. (borang boleh dimuat turun di portal

jabatan http://www.townplan.gov.my/ di ruangan

Muat Turun) (Rujuk Lampiran 11.3: Borang Pengurusan E-mel

Kumpulan)





Pengguna

Ketua Jabatan

Pengguna







([email protected])



STM akan menentukan sama ada e-mel kumpulan

yang dipohon telah wujud atau tidak.



ditetapkan.

Pentadbir E-mel

Pentadbir E-mel

Pentadbir E-mel

LANGKAH 3 Mencipta Emel Kumpulan

STM akan mencipta e-mel kumpulan berdasarkan

penamaan id e-mel kumpulan. Contohnya e-mel

kumpulan BKP ([email protected]) / SSM

([email protected])

Pentadbir E-mel

LANGKAH 4 Pemberitahuan e-mel kumpulan diwujudkan

STM akan memaklumkan kepada pemilik (pemohon)

e-mel kumpulan terbabit melalui e-mel setelah e-

mel kumpulan diwujudkan.

Pentadbir E-mel






Carta Alir 8.6.3 : Carta Alir Kerja Permohonan E-mel Kumpulan



8.7 PENGEMASKINIAN E-MEL KUMPULAN

Pengemaskinian maklumat senarai pengguna di dalam e-mel kumpulan hendaklah dibuat

sekiranya terdapat pertukaran / penambahan / penutupan pengguna.

Jadual 8.7.1 : Proses Pengemaskinian E-mel Kumpulan


LANGKAH 1 Menyemak senarai pengguna

Pemilik e-mel kumpulan menyemak senarai

pengguna secara berkala.

Pemilik

LANGKAH 2 Memaklumkan pertambahan / pengurangan

Pemilik memaklumkan kepada STM mengenai

pertambahan / pengurangan senarai pengguna.

Pemilik

LANGKAH 3 Pengemaskinian senarai pengguna

STM akan mengemas kini e-mel kumpulan


pemilik.

Pentadbir e-mel

LANGKAH 4 Pemberitahuan pengemaskinian e-mel kumpulan

STM akan memaklumkan kepada pemilik terbabit

melalui e-mel setelah pengemaskinian dibuat.

Pentadbir E-mel



Carta Alir 8.7.2 : Carta Alir Kerja Pengemaskinian E-mel Kumpulan

8.8 PENUTUPAN E-MEL KUMPULAN

Penutupan e-mel kumpulan hendaklah dibuat sekiranya tiada lagi penggunaan e-mel

kumpulan.

Jadual 8.8.1 : Proses Penutupan E-mel Kumpulan


LANGKAH 1 Memaklumkan penutupan e-mel kumpulan

Pemilik memaklumkan kepada STM mengenai

penutupan e-mel kumpulan.

Pemilik

LANGKAH 2 Penutupan e-mel kumpulan




STM akan membatalkan e-mel kumpulan


pemilik.

Pentadbir e-mel

LANGKAH 3 Pemberitahuan penutupan e-mel kumpulan

STM akan memaklumkan kepada pemilik terbabit

melalui e-mel setelah penutupan dibuat.

Pentadbir E-mel

Carta Alir 8.8.2 : Carta Alir Kerja Penutupan E-mel Kumpulan



9. MEJA BANTUAN

Sekiranya pengguna JPBDSM / PPZ / URP / OSC mempunyai sebarang pertanyaan, sila

kemukakan kepada :

Bantuan Am & Teknikal

Seksyen Teknologi Maklumat, Bahagian Khidmat Pengurusan,

Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia

Jalan Cenderasari, 50646 Kuala Lumpur

Telefon : 03-2265 0600 (Am)

Faks : 03-2265 0713

E-mel : [email protected]




10. GLOSSARI

BIL SINGKATAN KETERANGAN

1. 1GovUC 1 Government Unified Communication

2. BKP Bahagian Khidmat Pengurusan

3. E-mel Mel Elektronik

4. ICT Information and Communication Technology

5. JPBDSM Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia

6. JPICT Jawatankuasa Pemandu ICT

7. Ketua Jabatan Ketua Pengarah / Timbalan Ketua Pengarah / Pengarah / Timbalan

Pengarah / Ketua Bahagian / Ketua PPZ / Ketua Seksyen / Ketua Unit

8. MAMPU Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning

Unit

9. OSC One Stop Center

10. Pengguna Pegawai / Kakitangan

11. PPZ Pejabat Projek Zon

12. SOP Standard Operating Procedure

13. SSM Seksyen Sumber Manusia

14. STM Seksyen Teknologi Maklumat

15. URP Unit Rancangan Pembangunan

16. Webmail Penggunaan e-mel menggunakan pelayar (browser)



11. LAMPIRAN



11.1 BORANG PENGURUSAN E-MEL

BORANG PENGURUSAN

E-MEL

A. MAKLUMAT PERMOHONAN (DIISI OLEH PEMOHON)

1) Nama :

2) No. Kad Pengenalan :

3) Jawatan dan Gred :

4) Bahagian & Unit :

5) No. Tel. Pej. / HP : 6) No. Faks :

7) Jenis Permohonan : (Sila tandakan (X) yang berkenaan)

Permohonan Baru

Hapus ( Sebab : _________________________________________________ )

Reset password ( Sebab : ________________________________________ )

8) Saya dengan ini mengesahkan bahawa kesemua

maklumat yang diberi adalah benar. Saya berjanji akan

menggunakan emel 1GovUC mengikut yang digariskan

PKPA Bil. 1 Tahun 2003.

9) Permohonan *disokong / tidak disokong.

T/tangan Pemohon : T/tangan Ketua Jabatan :

Tarikh : Tarikh :

Nama dan cop jawatan : Nama dan cop jawatan :

E-mel Ketua Jabatan :

B. MAKLUMAT PELAKSANAAN (DIISIKAN OLEH STM)

Storan: 500 MB 1 GB 2 GB 4 GB

Pakej : Pakej A Pakej B Pakej C

Nilai tambah : Lync (Persidangan) Big Mail Transfer Tamb. Storan ( _____ GB)

Permohonan Diluluskan Ditolak ( Sebab: ________________________ )

T/tangan Pentadbir E-mel : Alamat e-mel diwujudkan :

Tarikh : Tarikh e-mel diwujudkan :

Pentadbir e-mel :

Peringatan :

1. Penggunaan emel Jabatan adalah tertakluk di bawah Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2003 dan

Dasar Keselamatan ICT Jabatan.

2. Emel yang disediakan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.

3. Menggunakan emel Jabatan bukan untuk tujuan lain seperti menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang yang

berupa gangguan, menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat yang mengandungi unsur-unsur lucah

atau sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan menjatuhkan imej Kerajaan, atau menggunakan

emel untuk tujuan komersial, politik, perjudian dsb.

4. Kegagalan mematuhi kepada perkara tersebut di atas membolehkan Tuan/Puan diambil tindakan.



11.2 BORANG PENGURUSAN

NAIKTARAF E-MEL

BORANG PENGURUSAN

NAIK TARAF E-MEL


1) Nama :




5) Alamat e-mel :

6) Jenis Naik taraf : (Sila tandakan (X) yang berkenaan)

Pakej : Pakej B (Webmail, Outlook dan

Mobile)

Pakej C (Webmail, Outlook, Mobile dan

Microsoft Lync)



maklumat yang diberi adalah benar. Saya berjanji akan

menggunakan emel 1GovUC mengikut yang digariskan

PKPA Bil. 1 Tahun 2003.



Tarikh : Tarikh :


E-mel Ketua Jabatan :


Pakej : Pakej B Pakej C


Permohonan Diluluskan Ditolak ( Sebab: ________________________ )

T/tangan Pentadbir E-mel :

Tarikh :

Peringatan :

1. Penggunaan emel Jabatan adalah tertakluk di bawah Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2003 dan


2. Emel yang disediakan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.

3. Menggunakan emel Jabatan bukan untuk tujuan lain seperti menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang yang

berupa gangguan, menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat yang mengandungi unsur-unsur lucah

atau sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan menjatuhkan imej Kerajaan, atau menggunakan

emel untuk tujuan komersial, politik, perjudian dsb.




11.3 BORANG PENGURUSAN E-MEL

KUMPULAN

BORANG PENGURUSAN

E-MEL KUMPULAN


1) Nama :




5) Alamat e-mel pemohon : 6) No. Tel. Pej. / HP :

7) Jenis Permohonan : (Sila tandakan (X) yang berkenaan)

Permohonan Baru Pengemaskinian Senarai

8) Tujuan pewujudan (jika permohonan baru) :

9) Senarai alamat e-mel pengguna (masukkan catatan “tambah / hapus” jika pengemaskinian)

(sertakan lampiran jika tidak mencukupi)

a) b)

c) d)

e) f)

g) h)

i) j)


maklumat yang diberi adalah benar.



Tarikh : Tarikh :



Permohonan : Diluluskan Ditolak ( Sebab: _______________________________ )

T/tangan Pentadbir E-mel : Alamat e-mel kumpulan diwujudkan :

Tarikh :

Pemilik e-mel kumpulan :

Peringatan :

1. Penggunaan emel kumpulan adalah tertakluk di bawah Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2003 dan


2. Emel kumpulan yang disediakan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.

3. Pemohon hendaklah memastikan semua ahli dalam senarai kumpulan adalah yang terkini.

4. Pemohon hendaklah memaklumkan kepada STM sekiranya terdapat penambahan / pengurungan ahli di dalam senarai

kumpulan.




11.4 MANUAL PERTAMA KALI LOG

MASUK



LOG MASUK PERTAMA KALI

1. Pada pelayar (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome), taip

https://webmail.1govuc.gov.my/owa.

2. Masukkan nama pengguna dan kata laluan yang diberikan seperti contoh di bawah:

User name: 1GOVUC\pentadbir.townplan

Password: ************

3. Kemudian, klik “Sign In”.

4. Pada paparan di bawah, klik “OK”.

https://webmail.1govuc.gov.my/owa



TUKAR KATA LALUAN

1. Klik “Options” (sebelah kanan atas), dan pilih “Change Your Password”.

2. Pada paparan berikut, masukkan kata laluan yang lama diikuti dengan kata laluan yang

baru.

3. Klik “Save” untuk mengemas kini kata laluan yang baru. Mesej berjaya akan dipaparkan

seperti di bawah.



4. Log masuk semula menggunakan kata laluan yang baru.



11.5 MANUAL PENGEMASKINIAN

MAKLUMAT



PENGEMASKINIAN PROFIL PENGGUNA

1. Pada pelayar (Internet Explorer / Mozilla Firefox / Google Chrome), taip

https://ipms.1govuc.gov.my/User/Login.aspx

2. Masukkan nama pengguna dan kata laluan yang diberikan seperti contoh di bawah:

User name: 1GOVUC\pentadbir.townplan

Password: ************

3. Kemudian, klik “Sign In”.

4. Kemas kini maklumat seperti berikut:

Nama Penuh (seperti dalam kad pengenalan)

Nama Kementerian (KPKT)

Jabatan (Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia)

Gelaran Jawatan

Jawatan

Gred

Bahagian

Seksyen

o Sekiranya di JPBDSM, masukkan nama seksyen, contohnya Seksyen Sumber

Manusia

o Selain daripada di JPBDSM, masukkan nama lokasi, contohnya Pejabat Projek

Zon Timur

Unit

No Telefon Pejabat

https://ipms.1govuc.gov.my/User/Login.aspx



5. Klik “Update” untuk mengemas kini maklumat profil.



11.6 SENARAI SEMAK PEWUJUDAN E-

MEL

SENARAI SEMAK PEWUJUDAN E-MEL 1GOVUC SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

BIL TINDAKAN () CATATAN

1. Borang Permohonan lengkap.

2. Semak profil pengguna wujud atau tidak

dalam IPMS.

3. Penentuan

Storan

Pakej

Nilai tambah

4. Semak samada alamat e-mel yang hendak

diwujudkan boleh digunakan.

5. Mencipta Access Code bagi pengguna

6. Mendaftarkan pengguna baru

7. Memasukkan storan dan pakej pengguna

8. Mengesahkan pengguna baru

9. Memasukkan e-mel kumpulan

[email protected]

Lain-lain (jika ada ______________________)

10. Menghantar manual kepada pengguna.

11. Memaklumkan kepada pemohon bahawa e-

mel telah diwujudkan.

Pengesahan Pentadbir E-mel,

_____________________________________

Nama :

Tarikh :

Cop Jawatan :

standard operating procedure · v. perosakmenyebarkan kod seperti virus, worm, trojan horse dan...

Documents