sokongan halaman: 1/15 kewangan no. semakan: 03...

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR

Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012

Halaman: 1/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 05/06/2015

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Aset Universiti

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua aktiviti di dalam pengurusan aset universiti yang meliputi urusan penerimaan dan perekodan, verifikasi aset, pelupusan dan kehilangan, pengiraan susutnilai dan penutupan tahunan modul susutnilai FAMS.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2008

Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Putra Malaysia

Terkini Manual FAMS Modul Susutnilai

Terkini Peraturan Kewangan dan Perakaunan

Terkini Minit Mesyuarat Pengurusan Universiti, Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang berkaitan

SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP019/AST Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset

SOK/KEW/GP020/AST Garis Panduan Pelupusan Aset

SOK/KEW/GP026/AST Garis Panduan Pindahan Pembinaan Dalam Kemajuan ke Aset

SOK/KEW/GP028/AST Garis Panduan Pengendalian Kehilangan Aset

SOK/KEW/GP029/AST Garis Panduan Penyediaan Laporan JKPAU dan JKTK

UPM/SOK/KEW/AK004/AST Arahan Kerja Pendaftaran Aset

UPM/SOK/KEW/AK005/AST Arahan Kerja Penyediaan Work Order

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 2/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


UPM/OPR/BEN/AK006/AST Arahan Kerja Asset Disposal

UPM/OPR/BEN/AK007/AST Arahan Kerja Penyesuaian Amaun Aset Dengan Lejar Am

OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan

OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

ID : Identifikasi NC : Naib Canselor TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W52, dan W52 di

bawah Skim Perkhidmatan SSM KPB : Ketua Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W48, dan

W48 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PB : Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W41 dan W44 di

bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan, Pejabat Bendahari PTK : Pembantu Tadbir Kewangan, Pejabat Bendahari SAGA : Standard Accounting For Government Agencies FAMS : Fixed Asset Management System JKPP : Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan BA : Bahagian Audit Dalaman PO : Pesanan Belian Manual FAMS UAD

: Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) yang disediakan oleh Bahagian Audit Dalaman

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PTJ : Pegawai Aset Pusat Tanggungjawab Aset : Barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan

bernilai RM3,000 ke atas seunit dan inventori bagi barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan bernilai kurang dari RM3,000 seunit

Pembinaan Dalam Kemajuan : Kerja yang masih belum disempurnakan pada akhir tahun kewangan JKTK : Jawatankuasa Tetap Kewangan JKPAU : Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 3/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


5.0 TANGGUNGJAWAB

NC, Bendahari, KPTJ, PTJ, TB, KPB,PB, PA, PTK dan BA bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan aset di Universiti Putra Malaysia.

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 4/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


6.0 CARTA ALIR

Jana daftar aset

FAMS

Pendaftaran

aset manual

Pendaftaran

aset secara

interface

daripada

SAGA

Pengesahan

terimaan aset

Selenggara aset

Verifikasi aset

Tindakan?

Perlu selenggara

Perlu kemaskini

Kehilangan Pelupusan

Perlu lupusBerlaku kehilangan

Kemaskini rekod

aset lupus/hilang

Laporan verifikasi

Sediakan jernal

Laporan Akhir

TahunTamat

mula

Laksana tindakanAset elok

Kelulusan

Kelulusan

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 5/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Penerimaan Barang

7.2.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.

7.2.2 Pemeriksaan fizikal oleh pegawai yang bertauliah hendaklah

dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian. 7.2.3 Patuhi langkah-langkah berikut semasa menerima aset :

(a) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul;

(b) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;

(c) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”;

(d) Pegawai penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; dan

(e) Pegawai penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.

7.2.4 Sahkan semua terimaan aset daripada pembekal dengan

mematuhi Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)

PTJ

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 6/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.3 Pendaftaran Aset ID

7.3.1 Semua aset yang dibeli hendaklah didaftarkan di dalam

Sistem FAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST)

7.3.2 Semua aset yang diperolehi melalui Pembinaan Dalam

Kemajuan hendaklah didaftarkan ke dalam Sistem FAMS berdasarkan Garis Panduan Pindahan Pembinaan Dalam Kemajuan ke Aset (SOK/KEW/GP0026/AST)

PTJ

7.4 Penggunaan, Penyimpanan dan Penyelenggaraan Aset 7.4.1 Penggunaan aset hendaklah bagi tujuan rasmi dan mengikut

fungsi sebenar. 7.4.2 Aset hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan

sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.

7.4.3 Panduan penggunaan dan penyimpanan aset boleh dirujuk

kepada Pekeliling Bendahari Bilangan 1 Tahun 2008 Bab C- Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.

7.4.4 Bagi penggunaan dan penyimpanan kenderaan universiti

dengan merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa-

7.4.5 Laksanakan penyelenggaraan aset dengan mengikuti:

(a) Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001)

(b) Prosedur Baikpulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002) (c) Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih

(UPM/SOK/PYG/P001) (d) Prosedur Penyelenggaraan Berkala

(UPM/SOK/PYG/P002) (e) Prosedur Penentukuran/Verifikasi Peralatan

(UPM/SOK/CAL/P001)

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

PTJ

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 7/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.4.4 Rekod penyelenggaraan menggunakan Workorder di dalam

FAMS merujuk kepada Arahan Kerja Penyediaan Work Order (UPM/SOK/KEW/AK005/AST).

PTJ

7.5 Verifikasi Aset 7.5.1 Aset hendaklah diverifikasi untuk memastikan aset itu ada

dan dalam keadaan yang baik serta mempunyai rekod yang kemaskini dan terdapat di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar.

7.5.2 Laksanakan verifikasi dengan merujuk Prosedur Pengauditan Verifikasi Aset/Inventori(UPM/OPR/PNC-AD/P002)

7.5.3 Laksanakan verifikasi kendiri dengan merujuk Garis

Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST)

7.5.4 Terima laporan verifikasi daripada Bahagian Audit Dalam dan PTJ.

BA

PTJ

PTK

7.6 Laporan Verifikasi Daripada verifikasi yang dilakukan, bagi aset yang : 7.6.1 dikenalpasti untuk dilupuskan teruskan ke proses 7.7; 7.6.2 dilaporkan hilang, teruskan ke proses 7.8; 7.6.3 didapati perlu diselenggara, rujuk proses 7.4; 7.6.4 sekiranya terdapat perubahan lokasi secara perpindahan,

pengguna dan barkod, kemaskini FAMS dengan merujuk Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST); dan

7.6.5 didapati berada dalam keadaan yang baik, proses tamat

PTJ

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 8/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.7 Tindakan Pelupusan

7.7.1 Proses pelupusan aset dengan merujuk kepada Garis

Panduan Pelupusan Aset (SOK/KEW/GP020/AST). 7.7.2 Mesyuarat JKPP diadakan dalam tempoh 25 hari bekerja

daripada tarikh terima Daftar Format Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST) yang lengkap.

PTJ

PA/PTK

7.8 Pengendalian Kehilangan 7.8.1 Lapor Kehilangan Aset PTJ mengikut Garis Panduan

Pengendalian Kehilangan Aset (SOK/KEW/GP028/AST) 7.8.2 Terima Laporan Awal (SOK/KEW/LP005/AST) daripada PTJ

dan rekodkan di dalam Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST)

7.8.3 Ambil tindakan keatas laporan kehilangan aset berdasarkan Garis Panduan Pengendalian Kehilangan Aset (SOK/KEW/GP028/AST)

KPTJ

PTK

PTK/PB/PA

7.9 Kemaskini Rekod Aset Yang Dilupuskan/Hilang Kemaskini semua rekod aset yang telah diluluskan untuk pelupusan dan hapuskira . Rujuk Arahan Kerja ‘Asset Disposal’ (UPM/OPR/BEN/AK006/AST) 7.9.1 kemaskini rekod di dalam FAMS bagi aset yang dilupuskan

dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan pelupusan; dan

7.9.2 kemaskini rekod di dalam FAMS bagi aset yang hilang

dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan

PB

PB

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 9/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.10 Penyediaan Laporan Berkala untuk JKPAU dan JKTK

7.10.1 Sediakan Laporan Berkala untuk Mesyuarat JKPAU dan JKTK

dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyediaan Laporan JKPAU dan JKTK (SOK/KEW/GP029/AST)

7.11 Jernal Pelarasan 7.11.1 Sediakan jernal pelarasan bagi aset-aset yang dihapuskira

atau yang dilupuskan berdasarkan laporan yang dikeluarkan daripada FAMS. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN).Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun

PA/PB/PBK/TB

7.12 Sediakan Laporan Akhir Tahun. 7.12.1 Laksanakan pengiraan susutnilai aset pada setiap hujung

tahun 7.12.2 7.12.3 7.12.3 7.12.4

Laksanakan tindakan penyesuaian sebelum melakukan proses pengiraan susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyesuaian Amaun Aset Dengan Lejar Am (UPM/OPR/BEN/AK007/AST). Lakukan proses perkiraan susutnilai aset melalui FAMS. Rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai Cetak laporan susutnilai dan sediakan jernal susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN).Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun Lakukan proses penutupan Modul Susutnilai (End Year Roll Over) rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai

PA/PB

PA/PB/PBK/TB

PA

PA

7.13 Tamat

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 10/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan

PTK PKD Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

2 OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan

PTK PKD Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

3 SOK/KEW/DF026/AST Daftar Pelupusan PTJ

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

4 UPM/400/AST/01/TAHUN Fail Pelupusan Aset

Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Aset Alih

UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan

Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST)

Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST)

Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)

Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan)

Borang Permohonan Pelupusan Aset/Inventori (SOK/KEW/DF025/AST)

PTK/PA PKD Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 11/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02





Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

5 UPM/400/AST/01(i)/TAHUN Fail Pelupusan Aset di PTJ

Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan



PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)

Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan)

Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST)

6 UPM/400/AST/02/TAHUN Fail Pelupusan Inventori

Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Aset Alih

UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan

Surat Kelulusan Pelupusan(SOK/KEW/DF028/AST)


PTK/PA PKD Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 12/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02





Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

7 UPM/400/AST/02(i)/TAHUN Fail Pelupusan Inventori di PTJ

Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan



Surat lantikan AJKPP dan surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)

Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST)

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

8 UPM/400/AST/03/TAHUN Fail Kehilangan untuk hapuskira

Laporan Disposal aset hilang

Kertas kerja dan minit mesyuarat JKTK

Surat daripada Urusetia Kehilangan dan Hapuskira dan dokumen sokongan

Surat makluman kepada PTJ (jika berkaitan)

Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST)dandokumen sokongan

PTK/PA PTK/PA Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 13/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02





Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

9 UPM/400/AST/03(i)/TAHUN Fail Kehilangan untuk JKPAU

Surat maklumbalas daripada PTJ (jika berkenaan)

Surat tindakan kepada PTJ/Pejabat Bendahari

Petikan minit JKPAU/JPU Laporan AJK Penyiasat Surat lantikan AJK

Penyiasat LaporanAwalKehilangan

(SOK/KEW/LP005/AST) dandokumensokongan

PTK PTK Seksyen Pengurusan

Aset

5 Tahun

PTK

10 UPM/400/AST/03(ii)/TAHUN Fail Kehilangan untuk PTJ

Surat maklumbalas kepada PPPA/Pejabat Bendahari (jika berkenaan)

Surat tindakan daripada PPPA/Pejabat Bendahari dan dokumen sokongan

Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

11 UPM/400/AST/04/TAHUN Laporan Verifikasi Bahagian Audit Dalam Berkala di PTJ

PTK PTK Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

12 UPM/400/AST/04(i)/TAHUN

Senarai Aset/Inventori Yang Diverifikasi Bahagian Audit Dalam

Laporan verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 14/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02





Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

13 UPM/400/AST/05/TAHUN Fail Jernal

Multiple Journal Listing / General Journal Listing

LaporanSusutnilaiTahunan

PA PA/PB Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

14 UPM/400/AST/06/TAHUN Penyata Penyesuaian Aset

PA PA/PB Seksyen Pengurusan

Aset

2 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 15/15

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disediakan dan

Disemak

Diluluskan/ Diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama Untuk

Satu Persijilan

Bendahari WP 03/01/2011

02 01 SOK:Kew 11/2011

Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011


02 02 SOK:Kew 4/2012

Mesyuarat Pengurusan kali ke-6 /2012


02 03 SOK:Kew 1/2015

Mesyuarat Pengurusan kali ke-4 /2015

Bursar WP 05/06/2015

sokongan halaman: 1/15 kewangan no. semakan: 03...

Documents